人事檔案管理信息化研究

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【文章摘要】人事檔案管理工作是一項長期性、歷史性工作，檔案工作者需在發(fā)展中認(rèn)清變化，不斷轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，不斷加強(qiáng)信息化的管理力度，勇于改革創(chuàng)新，不斷促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)蓬勃發(fā)展，更好地為國家服務(wù)、為人民服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；管理系統(tǒng)信息化

在我國，信息公開化已經(jīng)越來越多的融入到各項活動中，政府在信息發(fā)展中起到宏觀的指導(dǎo)作用，公眾對信息的整體性、全面性要求越來越突出。尤其是人事檔案的管理。

1人事檔案管理問題

人事檔案來源于基層的各項人力資源管理活動，它是國家在人事管理、機(jī)構(gòu)設(shè)置、社會管理活動中形成的，記錄和反映干部職工學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、社會經(jīng)歷和表樣獎勵等等，是以個人為單位、可以有效查閱、依據(jù)的原始記錄，又是在干部任用時的重要依據(jù)。在新形式下，在社會發(fā)展進(jìn)程中，越來越多地需要建立健全個人人事檔案中各項數(shù)據(jù)的變化，系統(tǒng)地、全面地體現(xiàn)干部職工的個人成長軌跡，并從中發(fā)現(xiàn)個人價值，進(jìn)行大數(shù)據(jù)的匯總，進(jìn)行資源的有效整合。

2人事檔案管理信息化問題

傳統(tǒng)的人事檔案管理緊緊將個人的資料以紙質(zhì)形式存在于檔案袋中，在翻閱或查找時需要大量的人力物力。由于長時間的翻閱和管理條件的限制，造成紙質(zhì)檔案損毀或字跡模糊不清。這就需要在今后的檔案管理工作中加強(qiáng)人事檔案的信息化管理。（1）在檔案形成初期，用電子設(shè)備將信息錄入到存儲設(shè)備中進(jìn)行存檔，即使紙質(zhì)出現(xiàn)問題，還有電子檔案可以進(jìn)行查閱。可以使干部任免更加科學(xué)化、人性化，拓寬了用人視野，適應(yīng)新形式下的用人需求。（2）由于信息系統(tǒng)的全球化，在查詢?nèi)耸滦畔?、進(jìn)行干部任免、到齡退休等工作時，可以最大限度地縮短翻閱時間，提升工作效率。尤其是在跨區(qū)域查詢時，按照一定編號可以對人事檔案進(jìn)行查閱，減輕距離帶來的壓力。

3人事檔案管理信息化人才配備需求

在發(fā)展人事檔案管理和信息化相匹配的工作中，需要管理者具有專業(yè)素質(zhì)，可以在管理、保護(hù)紙質(zhì)檔案同時進(jìn)行科學(xué)化、系統(tǒng)化的電子管理水平，并可以很好地將二者融合。要在借鑒本行業(yè)成功經(jīng)驗基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新，在不斷加強(qiáng)自身隊伍建設(shè)基礎(chǔ)上提升人事檔案管理能力，加強(qiáng)信息化管理力度，從而達(dá)到人事檔案管理信息化的質(zhì)的飛躍，為更好地加強(qiáng)管理奠定基礎(chǔ)。

4人事檔案管理與信息化匹配措施

（1）以電子信息技術(shù)構(gòu)建整個系統(tǒng)，建立多媒體網(wǎng)絡(luò)平臺，構(gòu)建用人數(shù)據(jù)庫，以優(yōu)質(zhì)、安全網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建發(fā)展空間，提供高效服務(wù)。

（2）一人一檔，紙質(zhì)檔案與電子檔案相符。將干部職工檔案進(jìn)行拍照登記，始終保持紙質(zhì)檔案與電子檔案相符，在新增加檔案同時，電子檔案相應(yīng)生成。按照表格形式，進(jìn)行分級管理，使資料一目了然、便于檢索。在電子檔案管理系統(tǒng)和紙質(zhì)管理體系相融合基礎(chǔ)上，加強(qiáng)視頻圖像檔案的積累，在有效條件下，進(jìn)行專門設(shè)備存儲，保證視覺、聽覺、紙質(zhì)三位一體化管理。

（3）加強(qiáng)存儲設(shè)備管理，優(yōu)化管理資源，提升存儲系統(tǒng)，加強(qiáng)系統(tǒng)安全。為確保紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理，提高其安全性，可根據(jù)管理內(nèi)容多少提升存儲設(shè)備，進(jìn)行量化管理，定期對存儲設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、更新，不斷與時展相結(jié)合，從而達(dá)到信息存儲的可控性和發(fā)展性。

（4）在人事檔案管理中，加強(qiáng)人為因素的控制，并將這種可控性保持在一定程度內(nèi)，在過程中保質(zhì)保量。檔案資料從形成到歸檔，其中經(jīng)歷學(xué)習(xí)、單位等等，在多個部門協(xié)調(diào)工作中，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確職責(zé)，加強(qiáng)監(jiān)控，專人負(fù)責(zé)，最大程度保證人事檔案可靠性，以防止出現(xiàn)檔案管理不善問題，造成不可挽回的損失。

5人事檔案管理信息化為信息共享提供服務(wù)

人事檔案管理在基于服務(wù)基礎(chǔ)上進(jìn)行資源整合，在大數(shù)據(jù)前提下，提高了資源的整合利用率，開發(fā)人事檔案的信息化管理是發(fā)展的必然。在檔案管理中，發(fā)現(xiàn)隱藏的數(shù)據(jù)，并為基層工作提供有效服務(wù)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的流通，有的放矢。

6實行人事檔案信息化的跟蹤問效

在發(fā)展過程中，不斷增強(qiáng)個人信息的完善程度，不斷對數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合整理，并進(jìn)行數(shù)據(jù)回訪，保證其數(shù)據(jù)的真實性，全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地反映個人生存狀態(tài)。在新形式下，人事檔案管理信息化是社會發(fā)展的必然要求，是一項長期而艱巨的發(fā)展性任務(wù)，需要所有檔案人員在加強(qiáng)自身素質(zhì)建設(shè)同時，抓住機(jī)遇、跟上時展步伐，不斷融合新的發(fā)展理念，不斷創(chuàng)新，并把這種創(chuàng)新很好地融合到實際工作中，使檔案管理服務(wù)提升，使改革充滿活力，不斷為干部群眾提供貼心服務(wù)，達(dá)到檔案管理的新發(fā)展。

作者：吳希瓊 單位：伊春市金山屯區(qū)人力資源和社會保障局