人力資源管理中人事檔案管理分析

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［摘要］人事檔案管理實(shí)際上屬于人力資源管理中的一部分，對于已經(jīng)進(jìn)行收集的個人材料，不僅應(yīng)該規(guī)范、細(xì)致地安排與歸類，還要進(jìn)行嚴(yán)格的篩選與校對，必須做到細(xì)致地分類、編碼以及記錄編排、裝訂。整理的過程中要用心，規(guī)范地核對與篩選，認(rèn)真地研究，并且根據(jù)內(nèi)容加以適度調(diào)整，及時將那些出現(xiàn)破損或者有內(nèi)容缺失的檔案資料進(jìn)行規(guī)范與完善。

［關(guān)鍵詞］人力資源；人事檔案；作用；管理

一、人力資源和人事檔案兩者的分析

人力資源管理是與一定物力與人力有效進(jìn)行結(jié)合，用最為合理的方式去安排調(diào)控、合理培訓(xùn)，能夠使物力與人力實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)一致，能做到唯才是用。人事檔案為人力資源管理提供基本信息，人事檔案管理能夠直接影響人力資源管理的工作效率。

二、人事檔案管理對人力資源管理會產(chǎn)生負(fù)面作用

人事管理方面的資料的準(zhǔn)確性至關(guān)重要。一些人對于自己個人信息的完整性并不重視，由此或者出現(xiàn)信息偏差，或者出現(xiàn)基本資料失真的情況，內(nèi)容可能前后不一，也可能對于年齡、工齡、黨齡以及學(xué)歷方面的信息并未確定，只為應(yīng)付而填滿。在現(xiàn)實(shí)生活中也出現(xiàn)過很多這樣的現(xiàn)象：某些干部或者職員的工齡越填越大，年齡卻越填越小，或者某些資料不夠完整、細(xì)致，在進(jìn)行資料考核的時候，普遍出現(xiàn)了只有優(yōu)點(diǎn)卻沒有缺點(diǎn)的問題?，F(xiàn)代化的檔案管理工作，是在網(wǎng)絡(luò)上建立一個完整規(guī)范的檔案資料庫，讓人可以及時了解檔案的動態(tài)，并及時更新信息。運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)對檔案進(jìn)行分類規(guī)范與調(diào)整，使歸檔、查詢、變更、存檔等工作能夠運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)來體現(xiàn)，在相關(guān)資料的查詢方面有著系統(tǒng)性與高效性，改變了傳統(tǒng)的只能夠運(yùn)用紙張與書本記錄的方式。

三、人事檔案管理對人力資源管理的正面作用

人事檔案記錄了員工一生的個人經(jīng)歷及發(fā)展過程，企事業(yè)單位通過人事檔案，能真正了解一位員工的過去，從而通過檔案來衡量一名員工真正的發(fā)展?jié)摿?，進(jìn)而有效避免人才被埋沒。企事業(yè)單位還可以通過人事檔案中的有效信息，最大限度地了解人才能否為自己的企業(yè)效力。人力資源對于企事業(yè)單位的發(fā)展所起的作用日益明顯?，F(xiàn)階段的人才流動非常頻繁，促進(jìn)了人才質(zhì)量的提高。而隨著政治體制的改革與深化，人事檔案的社會化開發(fā)式管理模式將更加普及與通用。

四、人力資源管理需要完善的人事檔案管理

應(yīng)該努力實(shí)現(xiàn)檔案的搜集，保證查詢工作的系統(tǒng)性。相關(guān)的管理人員的職責(zé)與工作分配等制度應(yīng)該完善并且上墻細(xì)化，要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)匕凑障嚓P(guān)制度和程序來完成管理工作。當(dāng)有人需要查詢或者查閱完整的檔案資料，必須出示相關(guān)證件以及相關(guān)許可，缺少程序的人員，堅(jiān)決不可以隨意查找、翻閱檔案。只有正規(guī)黨員才有對相關(guān)檔案材料翻閱的資格，如果查找的資料中有涉及本人的部分，亦不能進(jìn)行查詢，牽涉到與本人先關(guān)的親屬人員時候，查詢行為也要被禁止。遵循“三不轉(zhuǎn)”的基本工作要求。對于已經(jīng)進(jìn)行收集的個人材料，不僅應(yīng)該規(guī)范細(xì)致地安排與歸類，還要進(jìn)行嚴(yán)格的篩選與校對，必須做到細(xì)致分類、編碼以及記錄編排，裝訂整版。整理的過程中要用心核對與篩選，認(rèn)真研究，并且根據(jù)內(nèi)容加以適當(dāng)?shù)姆诸惡驼{(diào)整。及時將那些出現(xiàn)破損或者有內(nèi)容缺失的檔案資料進(jìn)行規(guī)范與完善。保證裝訂的規(guī)整，文字要完整，不可以被遮擋，材料的內(nèi)容不可以隨便加以變動，要保證原版的內(nèi)容。只有這樣，才能最終達(dá)到對檔案整理工作的終極目標(biāo)，即為檔案的完整、細(xì)致、分明，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作體系的完整化與規(guī)范化。人事檔案管理人員要具備較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德，要拓寬檔案管理人員的知識領(lǐng)域，提高人事檔案管理人員的工作能力，使檔案管理人員能夠很好地適應(yīng)全新的檔案管理方式。同時，我們要提高檔案管理人員的服務(wù)意識，更好地為人力資源管理和高層決策提供有效的服務(wù)。

五、人事檔案管理對于提高人力資源管理的作用分析

人事檔案檢索工具要具備多種類、高功能、檢索效率快的特點(diǎn)，要滿足檔案信息保存的需要。為了滿足檔案管理的與日劇增的需求，我們要建立檔案數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)數(shù)據(jù)庫的情況建立檔案的檢索目錄。檢索工具要設(shè)計(jì)得簡單快捷、方便使用，這樣才符合人事檔案使用的習(xí)慣，符合檔案內(nèi)容資料和形式特征。在檔案的管理方面工作，如果有領(lǐng)導(dǎo)的重視，將能夠更好地進(jìn)行檔案的管理。在此基礎(chǔ)之上，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該有針對性地對檔案采取日益重視的方略，同時應(yīng)該將檔案的管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)干部的日常工作中，實(shí)行有領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制的檔案管理。

作者：闞旭紅 單位：鎮(zhèn)賚縣人力資源和社會保障局