人事檔案管理信息化建設分析

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摘要:當前社會經濟快速發(fā)展,人們的生活方式也發(fā)生了變化,信息技術給人們的生產、生活提供了便利的條件,也是衡量經濟以及社會發(fā)展的重要標志。在企事業(yè)單位發(fā)展中,人事檔案是十分重要的組成部分,人事檔案管理的效果將直接影響企事業(yè)單位的發(fā)展與建設,因此在現(xiàn)代社會中,應積極發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢作用,實現(xiàn)人事檔案的信息化管理,促進管理效果的提升。本文就新時期人事檔案管理的信息化建設進行分析和研究。

關鍵詞:新時期;人事檔案管理;信息化建設

人事檔案就是對企事業(yè)單位的信息資源進行管理,當前社會經濟以及信息技術快速發(fā)展,企事業(yè)單位要實現(xiàn)良好的發(fā)展就應積極加強人才的管理,認識管理是人力資源管理的重要組成部分,對于促進人才的穩(wěn)定、高效發(fā)展具有積極地意義。在現(xiàn)代化發(fā)展的今天,傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經不適應當前社會發(fā)展的實際需要,因此應積極轉變人事檔案的管理方法,促進人事檔案實現(xiàn)信息化的管理與建設,更好的適應社會以及單位發(fā)展的實際需要。

一、人事檔案管理信息化建設的意義

當前信息技術發(fā)展迅速,人類活動主要通過信息資源來承載,人事檔案是對人的成長以及社會經歷進行記載,在人力資源管理中有著十分重要的作用,隨著科學技術的快速發(fā)展,人事檔案的信息化管理建設成為發(fā)展的必然趨勢。人事檔案的信息化建設需要以信息技術為依托,不再是傳統(tǒng)的紙質管理,將人事檔案信息錄人到計算機中,利用計算機進行管理,保證人事檔案信息的全面、真實,避免出現(xiàn)信息丟失的情況。利用計算機進行人事檔案管理有助于提高檔案信息的安全性和完整性,有助于檔案信息的開發(fā)和利用。人事檔案中的信息數(shù)量比較大,利用網絡技術進行管理有助于提高信息的更新速度,強化信息資源的共享,避免傳統(tǒng)紙質管理中復雜的工作環(huán)節(jié),減少勞動力的支出。通過及時更新人事檔案信息資料,企事業(yè)單位領導能夠更加全面、及時、準確的了解員工的工作情況,為人事變動提供了科學的依據(jù)。同時,實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設,能夠促進人事檔案管理效率以及效果的實現(xiàn),促進管理水平的提升。信息化的人事檔案管理是在計算機上對檔案信息進行查詢、修改和更新的,能夠避免破壞原始檔案資料,保證檔案信息資源的權威性。人事檔案信息的建設應尊重員工,保證員工的知情權,這樣人事檔案才有利用的價值,對人事檔案進行信息化建設,員工能夠通過網絡查詢了解自己的檔案信息,為員工解疑答惑,體現(xiàn)人性化服務。因此應加強人事檔案的信息化建設,促進人力資源管理效果和水平的提高。

二、新時期人事檔案管理的信息化建設對策

1.提高對人事檔案信息化管理的重視程度

當前信息化建設逐漸推進,人事檔案管理的信息化建設也得到了一定的發(fā)展,人事檔案的信息化建設就是利用信息管理系統(tǒng)進行動態(tài)化、即時性的建設,促進人事檔案管理水平的提高。因此應提高對人事檔案信息化建設的重視程度,了解信息化建設的作用和意義。人事檔案管理的信息化建設不是一朝一夕就可以實現(xiàn)的,應將人事檔案管理信息化建設納人到日常管理工作中,從企事業(yè)單位的實際情況出發(fā),循序漸進,不斷提升人事檔案信息化的建設效果和水平,對人事檔案的信息化建設進行綜合的研究和分析,及時發(fā)現(xiàn)存在的問題,并積極采取措施加以解決2j[,使人事檔案管理信息化建設能夠實現(xiàn)高效、順利的建設與發(fā)展。

2.加強信息化軟件的開發(fā)力度

人事檔案管理的信息化建設需要利用信息管理平臺來實現(xiàn),因此應檔案管理以及科學技術人員應加強對人事檔案管理信息化軟件的開發(fā)和利用,對各種操作系統(tǒng)進行升級,建立完善的人事檔案信息管理數(shù)據(jù)系統(tǒng),實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設的有效推進,在人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設時,應注重管理系統(tǒng)的功能實現(xiàn),數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)應具有一定的查詢、傳輸、處理等功能3j[,在人事檔案信息化管理建設中,數(shù)據(jù)庫中包含著大量人員信息,這些信息數(shù)據(jù)是需要重復利用的,因此要以人事檔案管理信息化建設為核心,促進信息資源的利用效率,實現(xiàn)信息的共享,保證信息資源的科學性、安全性,提高人事檔案的信息服務質量,促進人事檔案管理信息化建設的高效推進。

3.提高檔案管理人員的素質能力

人事檔案管理的信息化建設最終還是由人來完成的,因此在人事檔案管理的信息化建設中,應努力提高人事檔案管理人員的素質能力,提高人事檔案管理人員的服務水平。在人事檔案信息化管理中,需要利用計算機對文字、圖像、聲音等進行加工處理,實現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化存儲,并通過人事檔案管理平臺實現(xiàn)人事檔案的傳輸和共享,以便滿足人們的人事檔案需求。檔案管理人員應掌握一定的信息處理基礎,明確檔案管理的相關知識,以高度的責任感投人到人事檔案管理信息化建設中,促進人事檔案管理水平的提高。

4.做好人事檔案的安全管理工作

由于計算機本身的局限性,使得在人事檔案管理信息化建設中,應加強對人事檔案信息安全的管理,在做好人事檔案信息資源共享的同時,也應注重檔案信息的安全問題,避免由于檔案信息泄露造成嚴重的損失。因此人事檔案管理部門應努力強化檔案信息的安全管理工作,做好安全保護措施,保證人事檔案的真實性和科學性。對計算機中的人事檔案做好備份工作,并明確人事檔案數(shù)據(jù)庫的使用權限,保證人事檔案的管理能夠按照相關的制度進行,實現(xiàn)人事檔案的安全管理。

三、結束語

當前社會經濟以及信息技術快速發(fā)展,計算機技術被廣泛的應用到社會生產及生活的各個領域,在人事檔案管理中,計算機技術也得到了普及,實現(xiàn)了紙質檔案向信息化檔案管理的轉變,促進了人事檔案管理效率的提升。

參考文獻:

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作者：劉慧超 單位：安圖縣機構編制委員會辦公室