事業(yè)單位人事檔案管理特點(diǎn)研究

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摘要：在事業(yè)單位發(fā)展過程之中，人事檔案管理是一項(xiàng)重要工作，是企業(yè)開展人事管理工作的主要依據(jù)。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)快速發(fā)展背景下，事業(yè)單位面臨著新的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。因此，事業(yè)單位人事管理部門當(dāng)下主要任務(wù)是落實(shí)人事工作，尤其是要加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，從而為事業(yè)單位人事工作順利進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。本文主要研究事業(yè)單位人事檔案管理特點(diǎn)與問題，并提出有效的解決措施，希望為有關(guān)專業(yè)人士帶來一定的思考與啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；特點(diǎn)；問題

事業(yè)單位是國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主要力量，在推進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展上發(fā)揮著重大作用，其中，人事檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作重要內(nèi)容，對(duì)于事業(yè)單位人事工作有著直接影響。首先，人事檔案管理管理工作要負(fù)責(zé)管理人才資源信息；其次，人事檔案管理工作為企人才的選拔與晉升等提供主要依據(jù)。然而，當(dāng)前人事檔案管理工作中面臨著許多方面問題，具體如下：

一、人事檔案管理工作的主要特征

(一)現(xiàn)實(shí)性特點(diǎn)

人事檔案管理是事業(yè)單位中一項(xiàng)重要工作，主要作用是為事業(yè)單位人事管理提供重要的管理依據(jù)。比如，提供人事管理所需要的人員考核、鑒定等方面資料信息。通過查看這些資料內(nèi)容，便于事業(yè)單位全面了解與考察個(gè)人情況。事業(yè)單位只有在全面了解個(gè)人情況后，才能夠進(jìn)一步客觀的、合理的對(duì)個(gè)人經(jīng)歷進(jìn)行分析，既實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人內(nèi)在潛能的發(fā)掘，又可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的優(yōu)化配置。

(二)機(jī)密性特點(diǎn)

事業(yè)單位人事檔案工作的主要特點(diǎn)是保密性強(qiáng)，為此，事業(yè)單位開展人事檔案管理工作之中，務(wù)必要嚴(yán)格的執(zhí)行保密制度，要切實(shí)保證人事檔案管理工作機(jī)密性，避免出現(xiàn)機(jī)密泄露的問題，最大程度的減少事業(yè)單位的損失。

(三)真實(shí)性特點(diǎn)

真實(shí)性是對(duì)人事檔案資料的基本要求，只有保障了人事檔案資料的真實(shí)性，才能夠準(zhǔn)確的反映出人才的經(jīng)歷。為此，作為檔案管理工作人員，要認(rèn)真細(xì)致的做好自身的工作，對(duì)資料的整理與鑒別務(wù)必要秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，切實(shí)保證材料具有足夠的真實(shí)性與權(quán)威性，嚴(yán)厲禁止隨意篡改人事檔案資料的行為。

(四)動(dòng)態(tài)化特點(diǎn)

人事檔案資料主要是對(duì)當(dāng)事人經(jīng)歷的記錄，為此，在當(dāng)事人的經(jīng)歷發(fā)生變化時(shí)，要相應(yīng)的對(duì)人事檔案資料做出調(diào)整與更新。為此，對(duì)于人事檔案管理工作的開展，要堅(jiān)持動(dòng)態(tài)化的原則，實(shí)時(shí)更新人事檔案資料，確保能夠充分發(fā)揮人事檔案資料作用。

二、事業(yè)單位開展人事檔案管理工作需要注意的問題

(一)完善相關(guān)制度，明確崗位職責(zé)

為了保障人事檔案管理工作的質(zhì)量，事業(yè)單位應(yīng)重視完善相關(guān)制度，明確各個(gè)崗位的工作職責(zé)。因此，事業(yè)單位應(yīng)立足于自身發(fā)展情況，根據(jù)調(diào)查的結(jié)果，改進(jìn)工作方式并建立規(guī)范化制度。除此之外，事業(yè)單位要做好整理、審查、歸檔以及收集人事檔案資料工作，落實(shí)清理與鑒定人事檔案工作，充分發(fā)揮自身服務(wù)職能。

(二)構(gòu)建完善的管理組織體系

在事業(yè)單位的整體檔案管理工作中，人事檔案管理工作屬于重要組成部分。為此，針對(duì)于人事檔案管理工作，事業(yè)單位要合理分配管理責(zé)任與權(quán)限，采用統(tǒng)一化管理模式，既可以有效提升人事檔案管理質(zhì)量與效率，而且可以節(jié)約人事檔案管理成本，促進(jìn)信息容量的提升，保障檔案信息管理工作全面性。通過構(gòu)建一體化的管理組織體系，可以提升人事檔案管理工作地位，使其獲得多方面的支持與配合。

(三)改進(jìn)人事檔案工作方式

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作忽視信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，既無法提升檔案查閱與利用的效率，又加大了檔案管理的壓力，無法滿足如今檔案管理工作需要。因此，針對(duì)于這一問題，事業(yè)單位應(yīng)加快改進(jìn)檔案管理方式，采用新型的檔案管理方式，推進(jìn)檔案管理工作效率提升，促進(jìn)自身的服務(wù)職能的提升。

(四)加大開發(fā)檔案資料的力度

人事檔案管理工作要充分考慮事業(yè)單位發(fā)展需要，做好收集各種人事檔案資源的工作，不斷的充實(shí)檔案的內(nèi)容。然而，就傳統(tǒng)檔案資料內(nèi)容來看，其主要存在的問題是忽視整合人事管理工作所需的德、能、勤以及績等方面材料，無法有效反映與體現(xiàn)人才實(shí)際情況。此外，為了提升檔案信息時(shí)效性，人事檔案管理工作中要融入動(dòng)態(tài)化管理思想，為事業(yè)單位進(jìn)行人才考察、選拔與培養(yǎng)等工作提供重要參考依據(jù)。

(五)建設(shè)一支高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍

管理人員作為人事檔案管理工作主要執(zhí)行者與實(shí)施者，其個(gè)人素質(zhì)高低直接影響著工作質(zhì)量。為此，高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍是保障人事檔案管理工作落實(shí)的基礎(chǔ)。因此，作為一名合格的檔案管理人員，不僅要具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，而且要擁有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。檔案管理人員在平時(shí)工作生活中要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，全面的了解先進(jìn)的管理思想與技術(shù)，并且積極采取科學(xué)的管理方式。此外，事業(yè)單位應(yīng)組織檔案管理人員參與組織建設(shè)與思想作風(fēng)活動(dòng)，強(qiáng)化全體人員對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮工作人員的作用，保障事業(yè)單位各項(xiàng)工作的推進(jìn)落實(shí)。

(六)加強(qiáng)信息化的建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理主要是補(bǔ)充人事檔案管理，避免由于信息癱瘓而造成檔案數(shù)據(jù)的損壞，然而，在信息化時(shí)代背景下，人事檔案管理要加強(qiáng)信息化建設(shè)，積極構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，從而保障人事檔案管理的安全性與便捷性。因此，有必要對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化建設(shè)，建立起完善的檔案信息平臺(tái)，提高信息平臺(tái)的管理功能，在符合檔案數(shù)據(jù)信息共享同時(shí)，確保各個(gè)部門具有不同的操作權(quán)限。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化平臺(tái)維護(hù)，促進(jìn)信息化管理水平的提升。

三、結(jié)語

總而言之，隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，事業(yè)單位的人事檔案管理工作的多元化發(fā)展趨勢愈加明顯。為此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的改革，采用開放化與社會(huì)化的發(fā)展思想，充分的發(fā)揮出人事檔案自身的服務(wù)功能，從而推進(jìn)事業(yè)單位健康、快速、可持續(xù)的發(fā)展。

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作者:高媛 單位:吉林省四平市市政設(shè)施維護(hù)管理中心