高等院校人事檔案面臨問題及對策

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新時(shí)代的到來，使我國高等院校的發(fā)展如火如荼，教學(xué)和研究工作也在世界上不斷地嶄露頭角。例如，隨著我國教育事業(yè)的快速發(fā)展，高等院校執(zhí)教人員和工作人員的數(shù)量日益增加，給高校的人事檔案管理工作帶來了很大的壓力，使其面臨著很多新的問題亟待解決。這首先體現(xiàn)在作為展現(xiàn)高等院校管理水平的人事檔案管理工作與我國高等院校的實(shí)際發(fā)展不相適應(yīng)。并且由于受到重視程度不夠、資金不足等諸多因素的影響，很多高等院校的人事檔案管理工作仍處于基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、管理模式傳統(tǒng)化、人才隊(duì)伍不足等亟須提升的階段。因此，要加強(qiáng)對高校人事檔案管理工作的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和研究，為新時(shí)代高校的人事檔案管理工作提供改革的方向，為高等院校的長遠(yuǎn)發(fā)展提供保障。

一、高等院校人事檔案管理面臨的問題

1.管理模式有待創(chuàng)新。目前，我國高等院校的人事檔案管理模式較為傳統(tǒng)化，仍以簡單機(jī)械的方式為主，主要是以檔案管理人員人工方式查檔、翻檔、摘錄和分析，這既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，還極易出現(xiàn)差錯(cuò)。學(xué)校的人事檔案歸入學(xué)校管理之后，由于受到諸多因素的限制，一般不對外開放，服務(wù)單一。人事檔案只向本單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員提供查閱等相關(guān)服務(wù)，這雖然有利于檔案的保密和保護(hù)，但也會(huì)導(dǎo)致檔案的利用率低下。在傳統(tǒng)的管理模式下，一是會(huì)導(dǎo)致檔案查閱效率不高。如，當(dāng)查閱檔案的時(shí)候，需要經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的層層審批，或者向管理人員出示查閱信息，程序比較繁瑣，等候時(shí)間長，導(dǎo)致管理效率不高。二是會(huì)導(dǎo)致檔案流轉(zhuǎn)速度較為緩慢。如人事檔案在流轉(zhuǎn)過程中沒有及時(shí)地補(bǔ)充和更新，對高校人員的未來發(fā)展會(huì)產(chǎn)生一定的影響。

2.管理標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一。我國部分高等院校在人事檔案管理工作中，沒有制定統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，也沒有具體的規(guī)章制度可以遵循，致使人事檔案管理人員在檔案管理過程中缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，更多地依據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)或習(xí)慣進(jìn)行人事檔案管理，使得人事檔案管理工作顯得較為雜亂。當(dāng)高等院校教職工需要查詢檔案信息時(shí)，無法在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行準(zhǔn)確搜集定位，在很大程度上降低了高等院校人事檔案的整體管理水平。

3.檔案利用率需要提高。目前，人事檔案的利用率偏低，一般用于工資調(diào)整、職務(wù)變動(dòng)、政審、財(cái)產(chǎn)繼承及為個(gè)人提供基本情況等材料證明，在利用上是較為簡單和低級的。有些單位為了留住人才，對人事檔案進(jìn)行某些限制和扣留，致使部分人事檔案被棄檔或重新建檔。這不僅不利于人才的合理流動(dòng)和社會(huì)人力資源的合理分配及使用，而且更是極大地降低了人事檔案的利用率。從長遠(yuǎn)來看，這種被動(dòng)的人力資源管理模式，不適應(yīng)當(dāng)今高等院校的發(fā)展需要，而且給人事檔案的管理工作帶來了極大的不便。

4.無頭檔案有所增多。隨著高等院校人事制度改革和人才競爭加劇，無頭檔案和空頭檔案有所增多。這種現(xiàn)象的發(fā)生最主要是由于一些高校為了限制和留住人才，扣留其人事檔案不放；某些高等院校為了吸引高端人才，對其人事檔案并不作要求，導(dǎo)致棄檔現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。久而久之，無頭檔案和空頭檔案形成，非常不利于高等院校高端人才的管理和人事檔案的建立。

5.基礎(chǔ)設(shè)施稍顯薄弱。由于很多高等院校撥付資金有限，再加上院校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作沒有足夠的重視，導(dǎo)致人事檔案管理工作長期投入不夠。很多高等院校的人事檔案管理室面積不符合要求，檔案柜、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施相對落后，人事檔案防水、防潮、防火、防蟲等措施也有待加強(qiáng)，這些都使高等院校人事檔案工作難以跟上當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展的步伐。由于很多高等院校的人事檔案管理工作模式仍處于傳統(tǒng)化水平，高校雖然在老師的培訓(xùn)教育上十分到位，但對于檔案管理人員的培訓(xùn)還不到位，使得學(xué)校內(nèi)部缺少檔案管理素養(yǎng)高能力強(qiáng)且信息技術(shù)優(yōu)秀的綜合性人才，更無法促使學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)。

6.人才隊(duì)伍存在不足。當(dāng)前，我國很多高等院校人事檔案管理人員存在不足，專業(yè)技術(shù)人員嚴(yán)重缺乏。隨著新時(shí)代的到來，高等院校的人事檔案電子信息化迫在眉睫，這不僅需要人事檔案從業(yè)人員具有較高的職業(yè)素養(yǎng)，而且要具備較高的專業(yè)技能。由于很多高等院校的人事檔案管理工作模式仍處于傳統(tǒng)化水平，院校對人事檔案管理人員提供的相關(guān)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)有限，導(dǎo)致精通人事檔案管理業(yè)務(wù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的復(fù)合型人才少之又少，無法促進(jìn)高等院校人事檔案的管理工作和人事檔案的電子信息化建設(shè)。

二、高等院校人事檔案管理的對策與途徑

1.重視改變管理理念。高等院校的人事檔案是十分重要的，我國高校人員的流動(dòng)需要以人事檔案為基礎(chǔ)，因而它也是高校管理工作的重要基礎(chǔ)，作為人才學(xué)習(xí)成長的重要地方，所有的表現(xiàn)都會(huì)體現(xiàn)在檔案當(dāng)中。這就要求高等院校的管理人員要高度重視人事檔案工作，做好管理工作，進(jìn)而促使學(xué)校管理的正常開展，并為高校深化管理體制改革提供一定的依據(jù)。另外，由于時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，人才流動(dòng)變得更為頻繁，這就要求高等院校的管理者要改變自身管理模式，注重人事檔案管理工作，保障檔案應(yīng)用到位，注重人才全面發(fā)展，高質(zhì)量服務(wù)師生，變控制型管理為服務(wù)型管理。這更利于人才的管理和高校未來的發(fā)展。

2.加快構(gòu)建管理體系。隨著電子技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案逐漸向電子信息化發(fā)展，這需要高等院校的管理者在加大人事檔案電子信息化的同時(shí)，加快構(gòu)建人事檔案的管理體系。充分發(fā)揮人事檔案在人才交流、宣傳、把關(guān)、使用等方面的重要作用，提高人事檔案的利用率，保障人事檔案的安全性。另外，構(gòu)建完善的管理體系，使人事檔案工作規(guī)范化、合理化運(yùn)行，檔案能夠做到有跡可循，提高工作質(zhì)量與效率，并極大提升高等院校人事管理工作的總體水平。

3.不斷完善管理手段。要深化人事檔案重在服務(wù)、重在人的發(fā)展、以人為本的理念，就要不斷完善人事檔案的管理手段，充實(shí)教職人員和工作人員的檔案材料。如對高校的教師隊(duì)伍人員，注重教師的科研成果與教學(xué)成績、業(yè)績，檔案管理人員能夠及時(shí)將其記錄在人事檔案中，為教師的晉升發(fā)展提供充足依據(jù)，有利于教師的發(fā)展。對行政管理人員，重視其工作表現(xiàn)與工作成績，將其所有工作表現(xiàn)及時(shí)記錄在冊，總結(jié)及年度工作報(bào)告及時(shí)匯總在人事檔案，為以后工作提供科學(xué)依據(jù)。此外，還要加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程，便于高校人員流動(dòng)，促使高校與工作人員的良好發(fā)展。

4.加強(qiáng)電子信息化管理。人事檔案的電子信息化是未來人事檔案發(fā)展的趨勢。使用掃描儀、計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的設(shè)備，將人事檔案信息儲(chǔ)存到專門的人事管理系統(tǒng)中，不僅可以有效地避免檔案的損壞、遺失，而且有利于人事檔案長久保存。人事檔案的電子信息化可以使人事檔案的查詢、交流和使用變得更為方便和快捷，從事人事檔案管理的人員也可以從重復(fù)、繁瑣的傳統(tǒng)工作中解脫出來，把更多的精力用到人事檔案的創(chuàng)新工作中去。

5.提高管理人員素質(zhì)。由于高等院校人事檔案管理工作的特殊性，要求其從業(yè)人員要有過硬的職業(yè)素養(yǎng)，較高的專業(yè)技能，這樣才能貫徹黨的方針、路線和各項(xiàng)政策，嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，滿足人事檔案保密性、安全性的基本要求。建立人事檔案從業(yè)人員崗前培訓(xùn)和持證上崗制度，并不斷提升個(gè)人水平，以適應(yīng)人事檔案電子信息化的要求，使其成為具有專門人事檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、法律知識(shí)，以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息知識(shí)的復(fù)合型人才，使人事檔案管理工作更科學(xué)、更智能、更有效。

三、結(jié)語

在高等院校人事檔案管理過程中，要認(rèn)識(shí)到其中存在的各種問題，采取有效的措施加以應(yīng)對，比如重視改變管理觀念，加強(qiáng)現(xiàn)代化、電子信息化建設(shè)，發(fā)揮電子信息化應(yīng)用的優(yōu)勢，并且不斷完善管理手段，確保人事檔案的全面性、真實(shí)性，為高等院校未來的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

作者：王芳 單位：河南工業(yè)貿(mào)易職業(yè)學(xué)院