談創(chuàng)新人事檔案管理制度模式

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摘要：企業(yè)的人事檔案管理制度和管理模式需要迎合社會的發(fā)展趨勢才能夠更好的發(fā)揮出作用，為企業(yè)的管理工作和健康發(fā)展提供更具價值的幫助。現(xiàn)如今，我國的經(jīng)濟(jì)水平已經(jīng)取得了質(zhì)的飛躍，進(jìn)一步推動了國家的發(fā)展和進(jìn)步，在這種情勢下對人事檔案管理制度與模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化是必不可少的一項重要任務(wù)，以此為依據(jù)才能對保證企業(yè)的人事管理工作能夠更加科學(xué)化和規(guī)范化的開展。人事檔案管理制度和管理模式的創(chuàng)新需要加強(qiáng)對先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的運用，從而對人事檔案進(jìn)行高效的管理。本文主要分析了我國人事檔案管理制度的現(xiàn)狀，并探究了對人事檔案管理制度和管理模式進(jìn)行創(chuàng)新的意義和所應(yīng)遵守的原則，結(jié)合自身經(jīng)驗提出了幾點建議供作參考。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新；人事檔案管理制度；模式

人事檔案管理是企業(yè)管理工作中的一項重點內(nèi)容，在調(diào)節(jié)企業(yè)內(nèi)部員工之間的關(guān)系和人員變動的過程中起到極為關(guān)鍵的作用，確保管理工作的質(zhì)量才能為企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展提供源源不斷的人力支持，而人事檔案管理制度和管理模式則是保證人事檔案管理工作規(guī)范進(jìn)行的重要前提條件。結(jié)合我國人事檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，管理制度和管理模式方面依然存在著一些問題，其最主要的原因就是人事檔案管理制度與模式相對落后，無法和社會發(fā)展接軌，自然也難以為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)利益和發(fā)展空間。所以針對這一問題，加快人事檔案管理制度的創(chuàng)新具有重要意義，能夠有效提升企業(yè)人事檔案的管理水平和管理效率，強(qiáng)化高水平專業(yè)人才的輸送和培養(yǎng)，進(jìn)而有利于企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

一、人事檔案管理制度與模式的現(xiàn)狀

我國人事檔案制度的發(fā)展和社會的發(fā)展趨勢相比處于比較滯后的階段，這也是國家主張對人事檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新和完善的重要原因，但是由于其發(fā)展水平較低，相關(guān)的管理制度和管理模式尚不成熟，其中很多內(nèi)容都缺乏一定的科學(xué)性和適用性，這也從一定程度上制約了人事檔案管理工作的有效性，使企業(yè)的人事檔案管理水平受到了一定程度的影響，其中主要存在的問題有以下三個方面。

1.“棄檔”現(xiàn)象較為嚴(yán)重“棄檔”現(xiàn)象在目前的人事檔案管理工作中并不少見，很多企業(yè)和管理人員沒有意識到檔案管理工作的重要性。個人檔案中記載的往往是一些工作人員的個人信息、工作經(jīng)歷、家庭背景、所獲榮譽(yù)等內(nèi)容，雖然表面上來看這些內(nèi)容沒有什么實質(zhì)上的價值，但正是這些內(nèi)容能夠反應(yīng)出人才在學(xué)習(xí)中以及在工作中的表現(xiàn)。這些個人檔案都屬于原始資料，但是在這類人群進(jìn)行工作變更的時候，沒有將個人檔案轉(zhuǎn)移到新的企業(yè)當(dāng)中，再加上管理人員對人事檔案管理制度當(dāng)中的內(nèi)容不明確，致使“棄檔”的現(xiàn)象在我國的發(fā)生頻率越來越高。而目前來看，各行各業(yè)的人員流動性極大，如果沒有對人事檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，就會為管理人員開展工作帶來更大的難度和挑戰(zhàn)。

2.人事檔案內(nèi)容不夠全面就我國現(xiàn)階段的人事檔案來看，其中工作人員的個人信息，工作經(jīng)驗和家庭背景占據(jù)了大部分的內(nèi)容，對于個人專業(yè)水平、工作能力等方面的介紹卻極為缺乏。這樣一來，無法對人員的實際情況進(jìn)行全面的了解和掌握，人事檔案管理工作也缺乏實質(zhì)性的意義，使企業(yè)內(nèi)部的人才利用率大大降低，讓企業(yè)和很多優(yōu)秀的專業(yè)人才失之交臂，無法為企業(yè)發(fā)展提供更多的優(yōu)質(zhì)人才。針對這種情況，企業(yè)和管理人員需要意識到問題所在，對其中存在的缺陷進(jìn)行及時的改進(jìn)和完善，并加快人事檔案管理制度和模式的創(chuàng)新，提升人力資源管理的水平和效率。

3.人事檔案管理人員專業(yè)水平低下缺乏專業(yè)的、高水平的管理人員已經(jīng)成為當(dāng)下檔案管理中普遍存在的一項問題，一方面對人事檔案管理制度的認(rèn)知不夠全面和清晰，另一方面也導(dǎo)致人事檔案管理工作缺乏規(guī)范性。為了迎合社會快節(jié)奏的發(fā)展趨勢，檔案管理人員提升自身的管理水平和專業(yè)素養(yǎng)是需要嚴(yán)格落實的。就現(xiàn)階段企業(yè)的人員情況來看，很多管理人員的文化水平和專業(yè)水準(zhǔn)都需要大幅度提升，但是想要在短時期內(nèi)實現(xiàn)這一效果幾乎是不可能的，這樣的情況也為人事檔案管理工作科學(xué)化的進(jìn)行增添了一定的阻礙。就修復(fù)人事檔案來說，修復(fù)工作較保存檔案和管理檔案還是有一定區(qū)別的，需要管理人員具備較高的專業(yè)能力和實踐技能，這樣才能夠?qū)ぷ髦写嬖诘膯栴}進(jìn)行及時正確的處理。通過以上這些問題也能夠發(fā)現(xiàn)，管理人員的個人能力對人事檔案管理的效果具有緊密的聯(lián)系，所以要求管理人員提升自身的專業(yè)能力和管理水平也是無可厚非的。

4.人事檔案管理模式的信息化程度較低很多企業(yè)的人事檔案依舊是紙質(zhì)版的，這樣在對人事檔案進(jìn)行查閱的時候就會花費大量的時間和精力，導(dǎo)致人事檔案管理工作的效率低下。尤其是在對人事檔案進(jìn)行記錄和整理的過程中，人工的方式會為管理人員帶來較大的工作壓力，并且工作中出現(xiàn)錯誤的幾率也會有所提升。所以為了解決這一問題，則需要管理人員對人事檔案的管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和管理手段提升管理工作的信息化水平。但其中有需要注意的一點，對于一些需要進(jìn)行重點保存的檔案應(yīng)該采用紙質(zhì)版和電子版兩種保管方式進(jìn)行管理。

二、對人事檔案管理制度與模式進(jìn)行創(chuàng)新的意義

人事檔案管理制度和管理模式的落后難以為企業(yè)發(fā)展提供更大的幫助。眾所周知，人才是推動企業(yè)更穩(wěn)定發(fā)展的重要前提，能夠在企業(yè)經(jīng)營和建設(shè)的過程中提供極具價值的建議和實質(zhì)上的助力，如果人事檔案管理制度和管理模式缺乏合理性和適用性就會使企業(yè)的人力資源管理工作面臨較大的難題，無法對工作人員進(jìn)行科學(xué)化和統(tǒng)一化的管理，人力資源的利用率也會大大降低，導(dǎo)致企業(yè)喪失了很多高水平的專業(yè)人才。所以說對人事檔案管理制度和模式進(jìn)行創(chuàng)新是非常有必要的，能夠保證企業(yè)的人事檔案管理模式和企業(yè)的發(fā)展需求高度契合，從而促進(jìn)企業(yè)管理水平的提升，對推進(jìn)企業(yè)核心競爭力的提升具有重要意義。

三、創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的原則

人事檔案管理制度和管理模式的改革不應(yīng)該是漫無目的的，需要確保其具有極強(qiáng)的目的性和針對性，以此為前提才能保證人事檔案管理制度與模式在企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮更大的應(yīng)用價值。對人事檔案管理制度和管理模式進(jìn)行創(chuàng)新主要應(yīng)遵循以下幾點原則。

1.完整性原則首先，管理人員需要根據(jù)社會的發(fā)展趨勢對人事檔案中的信息和內(nèi)容進(jìn)行及時的更新和調(diào)整，將個人的實際情況通過人事檔案更加全面的呈現(xiàn)出來，有利于更直觀的獲知人員信息。其次，管理人員需要在人事檔案中添加一些其他的內(nèi)容作為人員的考核指標(biāo)，如工作能力、專業(yè)技能、特長等方面，從而對人員的專業(yè)水平進(jìn)行更深層次的掌握，確保能夠為企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的專業(yè)人才，提升人事檔案管理工作的有效性。

2.標(biāo)準(zhǔn)化原則人事檔案管理制度的創(chuàng)新和制定需要嚴(yán)格遵守標(biāo)準(zhǔn)化的原則，從而才能為人事檔案管理工作提供依據(jù)，保證管理工作的規(guī)范化開展。在人事檔案管理工作實踐當(dāng)中，管理制度需要能夠符合國家的相關(guān)法律標(biāo)準(zhǔn)，管理人員應(yīng)該按照人事檔案管理制度中的內(nèi)容執(zhí)行工作，堅決杜絕工作中存在一些徇私舞弊的現(xiàn)象。另外，管理人員需要對人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格的保密，不能出現(xiàn)變賣個人檔案信息等的情況。

3.服務(wù)性原則人事檔案是人員在求職過程中應(yīng)用到的重要文件，其中對人員的工作經(jīng)驗和社會實踐等都有明確的記錄，具有較強(qiáng)的真實性。管理人員有責(zé)任對求職者的個人信息進(jìn)行合理的保存和管理，從而便于及時的適應(yīng)市場的變動，強(qiáng)化對人員的流動性管理。4.統(tǒng)一化原則管理人員需要對求職人員進(jìn)行合理的分類，如自由職業(yè)者需要劃分為一類，應(yīng)屆畢業(yè)生需要劃分為另外一類等等，從而保證各類人群的信息資料等都能夠得到統(tǒng)一化的管理。人事檔案管理制度和管理模式的創(chuàng)新對提升管理工作的效率具有重要意義，并且也能夠從一定程度上緩解由于人才流動較大造成的檔案跟進(jìn)不及時的相關(guān)問題。通過對人群的科學(xué)分類，能夠消除對檔案管理條件的身份限制，從而為更多的人員謀取更大的社會福利。

四、創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索

1.提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)基于很多管理人員對人事檔案管理工作的認(rèn)識不夠明確、管理水平和專業(yè)技能欠缺等情況，企業(yè)需要針對性的對其進(jìn)行教育培訓(xùn)工作。首先，要讓管理人員意識到人事檔案管理工作的重要性，從而讓管理人員的管理觀念得到轉(zhuǎn)變。為了達(dá)到這一目的，則需要加大宣傳教育工作的力度，從而端正管理人員的工作態(tài)度。其次，需要加強(qiáng)對管理人員專業(yè)技能方面的培訓(xùn)，如針對管理工作經(jīng)常出現(xiàn)的問題需要進(jìn)行重點講解，讓管理人員能夠以正確的方式對其進(jìn)行及時有效的處理，提升管理人員的辦事能力。企業(yè)需要不定期組織管理人員去一些大型的企業(yè)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)和管理手段，并將其應(yīng)用到實際的管理工作當(dāng)中，充分提升人事檔案管理水平。除此之外，人事檔案管理工作和人力資源管理工作本身就具有密切的聯(lián)系，所以企業(yè)需要加快兩者的高度融合，不僅能夠從一定程度上減少人員的使用情況和工作成本，也有利于對企業(yè)內(nèi)部等的人力資源進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)一的管理，通過對當(dāng)前的人力資源分布情況進(jìn)行合理化的分析，便于對其中存在不足的地方進(jìn)行及時的調(diào)整和改進(jìn)，從而提升人力資源的利用率。在人事檔案管理制度和管理模式的創(chuàng)新當(dāng)中，管理人員發(fā)揮著不可替代的作用，所以為了確保管理工作能夠取得更好的效果，需要管理人員能夠與時俱進(jìn)，不斷豐富自身的管理經(jīng)驗和管理技巧，使人事檔案管理工作能夠發(fā)揮出更加積極的作用。

2.強(qiáng)化人事檔案管理制度的社會化我國人事檔案管理制度發(fā)展的起步相對較晚，這也是導(dǎo)致人事檔案管理制度缺乏全面性和科學(xué)性的重要因素之一，所以仍需人們不斷通過實踐去摸索和總結(jié)出一條有效的管理途徑。就我國目前企業(yè)的人事檔案管理工作來看，很多企業(yè)人事檔案管理制度當(dāng)中的一些內(nèi)容都過于狹隘，只適用于企業(yè)內(nèi)部。這樣的情況導(dǎo)致企業(yè)的人力資源共享和流通等方面受到了制約。所以針對這一問題，則需要保證人事檔案制度的創(chuàng)新應(yīng)該充分體現(xiàn)社會化的內(nèi)容。企業(yè)需要根據(jù)社會的經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢以及人力資源的需求情況對人事檔案管理制度做出相應(yīng)的調(diào)整和創(chuàng)新，將社會管理中的一些內(nèi)容和細(xì)則添加到人事檔案管理當(dāng)中，從而保證企業(yè)的人事檔案管理制度能夠符合當(dāng)今社會對人力資源的需求，有利于實現(xiàn)人力資源的共享和高效利用。

3.強(qiáng)化人事檔案管理的信息化上文曾經(jīng)提到過，“棄檔”現(xiàn)象是目前人事檔案管理工作中普遍存在的一個問題，究其根本則是管理模式比較落后，管理制度也缺乏科學(xué)性和合理性，其中的管理內(nèi)容無法為開展人事檔案管理工作提供依據(jù)，這樣就導(dǎo)致在管理工作中出現(xiàn)各種各樣的不良情況。隨著我國信息技術(shù)的高速發(fā)展，為開展人事檔案管理工作提供了有利的幫助，管理人員需要合理的將信息技術(shù)和人事檔案管理相融合，從而促進(jìn)人事檔案管理工作向更加現(xiàn)代化和信息化的方向發(fā)展。通過利用信息技術(shù)能夠加強(qiáng)對各項資源開發(fā)和高效應(yīng)用，使管理人員的工作質(zhì)量和工作效率大幅度提升。另外，企業(yè)需要借助信息技術(shù)的優(yōu)勢建立完整的人力資源管理系統(tǒng)，將人員的信息錄入到管理系統(tǒng)當(dāng)中，從而對工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的管理，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對人員信息的及時查找和修改，也能夠?qū)崿F(xiàn)跨地區(qū)的信息共享。紙質(zhì)版的人事檔案具有一些顯著的缺陷，如保存起來比較麻煩，不僅會占用較大的空間，也無法保證檔案的安全性，并且會為管理人員增加一部分工作量，而電子檔案則能夠避免以上這些情況的發(fā)生，有利于促進(jìn)人事檔案管理工作更加高效的開展。

4.消除人事檔案管理的身份限制現(xiàn)如今，我國企業(yè)人事檔案管理條件具有一定身份的限制，如針對高學(xué)歷的人員、政府機(jī)關(guān)部門的人員等才能夠擁有建立人事檔案的資格，然而針對農(nóng)民工這一類人卻不具備建立人事檔案的資格，這樣對維護(hù)人員的社會利益來說是極度不公平的，前者在社會上享有的福利待遇等比較豐厚，但是后者幾乎不能享用社會所提供的福利待遇，這樣的情況體現(xiàn)了社會對人員的不平等對待。所以針對這種情況，企業(yè)需要消除人事檔案管理當(dāng)中的身份限制，每個人都擁有建立人事檔案的資格，必須讓人員的利益能夠得到良好的保障。首先，可以盡量將人事檔案歸屬地設(shè)置在戶籍所在地，避免由于檔案流動過大增加管理的難度。其次，針對一些小型的民營企業(yè)，可以由管理人員對員工的人事檔案進(jìn)行保存，這樣也會大大提升檔案管理工作的便捷性?？偟膩碇v，針對目前人事檔案管理中身份限制的情況，不僅會使管理人員的工作難度大大提升，也無法為人員提供一定的社會福利，對此需要采取及時有效的措施消除人事檔案對身份的限制。

五、結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理工作在企業(yè)管理和企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著不可忽視的作用，管理人員對此應(yīng)該引起重視。為了和時代的發(fā)展趨勢保持一致，對人事檔案和管理制度和管理模式進(jìn)行創(chuàng)新是非常有必要的，不僅能夠提升企業(yè)的人事檔案管理水平，對企業(yè)的健康發(fā)展也具有積極的推進(jìn)作用。

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作者：苗菁 單位：武漢工程大學(xué)