人事檔案姓名不一致問題探討

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人的姓名，由姓和名組成。姓名是人類為區(qū)分個體，給每個人特定的名稱符號，是通過語言文字信息區(qū)別人群個體差異的標志。有了姓名，大家才能正常有序地交往，因此每個人都有一個屬于自己的姓名。姓名也是人事檔案中最為關鍵和重要的內(nèi)容，容不得絲毫的錯誤。在人事檔案管理中，我們有時會遇到檔案中當事人姓名不一致的情況，同一個人檔案材料中出現(xiàn)兩個甚至多個不同的名字，給管理工作帶來了不少的困擾，現(xiàn)結合工作實踐對這一問題進行粗淺的探討。

一、出現(xiàn)姓名不一致問題的原因

近年來，我們在工作實踐中發(fā)現(xiàn)，人事檔案中姓名不一致的原因很多，但主要包括以下幾種情況:

1.原單位負責同志疏忽造成姓名不一致。這一問題在一些大齡人員檔案中經(jīng)常出現(xiàn)。這部分人上世紀五六十年代出生，由于大家當時文化水平普遍不高，像招工表、定級表等許多檔案資料都由單位負責同志代為填寫，再加上當時還沒有建立身份證制度，就出現(xiàn)了同音不同字、簡化字、錯別字、甚至還有姓名中某個字寫一半的情況，隨著檔案資料的增多，姓名不一致的問題就出現(xiàn)了。

2.他人造成姓名不一致。有些檔案材料，比如年度考核登記表等，當時由于本人沒有上班、外出學習等原因，本人委托他人代為填寫，導致有時填寫姓名時同音不同字錯誤的出現(xiàn)。

3.本人填寫造成姓名不一致。檔案本人在填寫一些入檔材料時，重視程度不夠，在填寫姓名或簽名時比較隨意，為了圖方便，寫簡化字造成同音不同字。

4.改名造成姓名不一致。實踐中我們發(fā)現(xiàn)有多人由于改過名字而導致人事檔案中姓名不一致。如某企業(yè)職工在前些年辦理身份證時對名字進行更改，但改名后沒有通知單位和相關部門，到退休時查找檔案找不到，后來按原來的姓名才找到。還有一位同志，人事檔案中出現(xiàn)多個姓名，經(jīng)聯(lián)系本人，他說由于嫌父母給起的名字不好聽，自己改了姓名，改名后也沒有提交相關的證明材料。

5.書寫潦草無法確認。工作中發(fā)現(xiàn)，一些人在填寫入檔資料時，姓名或簽字時書寫不認真，龍飛鳳舞，字跡潦草，導致無法確認。

二、解決姓名不一致問題的措施

工作實踐中發(fā)現(xiàn)，人事檔案中存在姓名不一致的問題，主要是客觀原因造成的，這就要求檔案管理部門進一步加強對檔案資料中姓名的審核，并根據(jù)實際情況具體問題具體處理。

1.對姓名寫成簡化字的處理。在檔案管理中，對將姓名寫成簡化字造成的姓名不一致，以歷史檔案和戶籍材料及身份證為依據(jù)，予以確認。

2.對姓名同音不同字的處理。如果是組織填寫的，由組織部門在履歷表的審核欄作出說明；如果是本人填寫的，必須由檔案管理部門核實，經(jīng)本人確認后，出具相關姓名認定材料。

3.對姓名不同音不同字的處理。首先看材料的基本信息是否都一致，排除不是本人的檔案資料。如果基本信息一致，只有姓名不同，必須查清本人歷史材料，包括戶籍變更檔案等，必要時查閱其他檔案資料予以佐證。在工作實踐中，我們就遇到了這樣一個案例，某企業(yè)失業(yè)人員在補交社會保險時，偶然發(fā)現(xiàn)自己檔案中招工表和定級表的姓名與實際不一致，他姓名中有一個“殿”字，當時原單位負責同志給他填寫時只寫了左邊的一半。而招工表和定級表是將來辦理退休手續(xù)的重要依據(jù)。為了不影響退休，他去找原單位出具證明材料，可企業(yè)早就倒閉了；去公安機關添加曾用名，微機里打不出“殿”字的左側，辦不成。這時社會保險所檔案管理人員發(fā)現(xiàn)他是上世紀八十年代接的他父親的班，于是從單位去世人員檔案中找出了他父親的檔案，在家庭成員一欄中找到了他的名字，與他戶籍和身份證上的姓名一致。于是將相關材料進行了復印，并讓本人寫了說明材料，放入了本人檔案，使困擾他多日的問題得到了解決。因此，所有人都要提高對人事檔案材料中姓名書寫的重視，所有入檔材料都要嚴格按照戶籍材料和身份證件上的名字認真規(guī)范填寫，以保持人事檔案中姓名的準確性、一致性。

作者：耿寶輝 單位：衡水市冀州區(qū)人力資源和社會保障局