生產(chǎn)型企業(yè)采購(gòu)與銷售的內(nèi)部管控

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有些企業(yè)在采購(gòu)價(jià)格上過分追求低價(jià)，缺乏專門對(duì)物資質(zhì)量檢驗(yàn)的部門，使得假貨、次貨進(jìn)入原料當(dāng)中，直接導(dǎo)致生產(chǎn)的產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題，繼而影響產(chǎn)品銷售，損害企業(yè)及客戶經(jīng)濟(jì)利益，甚至?xí)l(fā)訴訟賠償。

加強(qiáng)生產(chǎn)型企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制策略研究

1．采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)。內(nèi)部控制環(huán)境是指“對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)和實(shí)施產(chǎn)生重大影響的各種環(huán)境因素的總稱。它反映了企業(yè)管理人員、董事、企業(yè)所有者對(duì)內(nèi)部控制及內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)重要性的全面態(tài)度”。良好的內(nèi)部控制環(huán)境可以保證生產(chǎn)型企業(yè)采購(gòu)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，從而實(shí)現(xiàn)預(yù)期的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)主要有：建立獨(dú)立的董事會(huì)和內(nèi)部審計(jì)委員會(huì)；構(gòu)建誠(chéng)信和道德的員工價(jià)值觀；加強(qiáng)培訓(xùn)員工勝任能力；設(shè)立合理的組織管理結(jié)構(gòu)。

2．采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度建立。《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》規(guī)定“企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)、本規(guī)范及其配套方法，制定本企業(yè)內(nèi)部控制制度并組織實(shí)施”。采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制應(yīng)該遵循相互牽制原則、成本效益原則、崗位責(zé)任原則及協(xié)調(diào)配合原則。具體制度建立建議如下。不相容職務(wù)崗位分離制度。嚴(yán)格控制一人多崗情況的出現(xiàn)，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。預(yù)算控制制度。預(yù)算是采購(gòu)的前提，對(duì)預(yù)算內(nèi)的采購(gòu)需要加以審核，對(duì)預(yù)算外的采購(gòu)需要嚴(yán)格控制，建立完善的預(yù)算管理體系。授權(quán)審批控制制度。明確采購(gòu)員和審批員的權(quán)限責(zé)任，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生，建立嚴(yán)格的授權(quán)審批控制制度。請(qǐng)購(gòu)詢價(jià)控制制度。需求部門應(yīng)將所需物資的詳細(xì)信息及注意事項(xiàng)開具請(qǐng)購(gòu)單，由審批部門批準(zhǔn)后方可交由采購(gòu)部門采購(gòu)。采購(gòu)部門應(yīng)盡量使采購(gòu)程序透明，可采用公開招標(biāo)或詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)方式，確定供應(yīng)商。

合同管理制度。對(duì)于大宗訂單合同，需經(jīng)過法律顧問審核，嚴(yán)格按照《合同法》相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，并一式多份，留給財(cái)務(wù)部門以供結(jié)算控制。驗(yàn)收控制制度。應(yīng)設(shè)立獨(dú)立部門或?qū)Ｈ诉M(jìn)行驗(yàn)收環(huán)節(jié)，對(duì)物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等方面進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。付款控制制度。財(cái)務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)對(duì)訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、供應(yīng)商發(fā)票等資料進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保采購(gòu)付款的安全合法性。

生產(chǎn)型企業(yè)銷售內(nèi)部控制的研究

1．銷售內(nèi)部控制的重要性。銷售，是指“企業(yè)出售商品、提供勞務(wù)、收取貨款等行為”。銷售環(huán)節(jié)是生產(chǎn)型企業(yè)運(yùn)營(yíng)最終獲取利潤(rùn)的重要環(huán)節(jié)，屬于核心環(huán)節(jié)。企業(yè)的銷售業(yè)務(wù)基本包括：接收客戶訂單、洽談?dòng)唵问乱恕⒇浳锝唤?、貨款支付等。在此過程中，企業(yè)不僅需要與客戶進(jìn)行價(jià)格協(xié)商談判，還要組織貨物給客戶。由此，銷售是相當(dāng)繁復(fù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)。生產(chǎn)型企業(yè)加強(qiáng)銷售部門的內(nèi)部控制，規(guī)范銷售業(yè)務(wù)行為，不僅可以提高業(yè)務(wù)效率，防止?fàn)I銷人員的差錯(cuò)和舞弊，還可以保證銷售業(yè)務(wù)流程中會(huì)計(jì)記錄的真實(shí)可靠，最終增加企業(yè)盈利。

2．生產(chǎn)型企業(yè)銷售內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析。某些生產(chǎn)型企業(yè)的銷售部和財(cái)務(wù)部缺乏系統(tǒng)的應(yīng)收賬款控制流程及審核制度。某些銷售人員權(quán)利過大，如果其離職，必將引起客戶流失，之前的賬款也會(huì)淪為壞賬，造成損失。不完善的審核制度也會(huì)誘發(fā)挪用、侵占公款等違法行為。多數(shù)生產(chǎn)型企業(yè)對(duì)客戶缺乏系統(tǒng)性評(píng)價(jià)，僅僅憑借銷售人員的經(jīng)驗(yàn)確定客戶付款能力，造成賒賬情況越來越多，由此產(chǎn)生一些賬齡過長(zhǎng)，債券不明確的應(yīng)收賬款。這些應(yīng)收賬款實(shí)際已無法回收，為企業(yè)造成虧損。

3．加強(qiáng)生產(chǎn)型企業(yè)銷售內(nèi)部控制策略研究。銷售業(yè)務(wù)的目標(biāo)不是僅僅為企業(yè)提供利潤(rùn)最大化，也要保證客戶較高的滿意度，并且要與企業(yè)的整理戰(zhàn)略保持一致。合理的銷售業(yè)務(wù)目標(biāo)才能為企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展提供前進(jìn)動(dòng)力。加強(qiáng)銷售業(yè)務(wù)訂單簽訂、審核、發(fā)貨到收取貨款等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制。組織部門設(shè)置需要遵循職責(zé)分工，相互牽制原則。與此同時(shí)，合理的考核獎(jiǎng)勵(lì)制度也會(huì)減少銷售人員的離職舞弊行為，對(duì)銷售員工起到獎(jiǎng)勵(lì)和制約雙重作用。應(yīng)收賬款內(nèi)部控制可以分為前期和后期兩個(gè)階段。前期控制主要強(qiáng)調(diào)的是預(yù)防機(jī)制，將應(yīng)收賬款的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)降低到最低。具體措施有，建立系統(tǒng)的客戶信用的評(píng)價(jià)體系及賒賬額度控制制度。應(yīng)收賬款后期控制則是對(duì)應(yīng)收賬款的追蹤和記錄控制。具體操作有，設(shè)置相關(guān)責(zé)任人及時(shí)追賬，催收賒銷賬款。對(duì)于欠款預(yù)期客戶，則要通過控制發(fā)貨速率等其他手段來約束其回款。并且在追款過程中要留下書面申請(qǐng)等合法材料做記錄及日后索寬證據(jù)。對(duì)于拖延付款的客戶則要實(shí)施取消信任、收取違約金等懲罰。

結(jié)語(yǔ)

采購(gòu)和銷售作為生產(chǎn)型企業(yè)重之又重的運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)其內(nèi)部控制可以大幅度提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)效率和盈利能力。在當(dāng)下越來越激烈的競(jìng)爭(zhēng)中，建立健全采購(gòu)和銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制對(duì)生產(chǎn)型企業(yè)是至關(guān)重要的。（本文作者：劉艷梅 單位：大化集團(tuán)有限責(zé)任公司供銷公司財(cái)務(wù)部）