水利檔案管理信息化建設淺議

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摘要：檔案管理工作是影響水利部門運行管理的重要環(huán)節(jié)，對于水利工作的開展有著一定的支持和參考價值，信息化建設對于提高水利檔案管理工作的質(zhì)量和效率有著積極作用?；诖?，本文簡要分析了水利檔案管理信息化建設的重要性及其意義，并就當前水利檔案管理信息化建設過程中存在的問題展開分析，最后結(jié)合相應問題，有針對性地提出了檔案管理信息化建設策略。

關鍵詞：水利；檔案管理；信息化建設

水利工程是我國的基礎設施工程，水利事業(yè)的發(fā)展對于我國社會經(jīng)濟的發(fā)展有著重要影響，是保障我國社會生產(chǎn)生活正常運轉(zhuǎn)的基礎。近年來，隨著我國水利事業(yè)的不斷發(fā)展，與之相關的檔案信息數(shù)量也在不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理方式，不僅有著較大的管理壓力和復雜性，而且難以滿足當前水利事業(yè)發(fā)展需求，因此加強對于水利檔案管理信息化建設的研究是十分有必要的。

一、水利檔案管理信息化建設的重要性

隨著的社會不斷發(fā)展，水利工程項目數(shù)量不斷提升，水利檔案的數(shù)量也在急劇增加，作為國家資源信息的重要部分，水利檔案資源的管理水平也需要不斷提升，數(shù)字化管理方式的實施就成為水利檔案管理的必然發(fā)展方向。信息化建設下的水利檔案管理工作，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)空間的節(jié)約，而且能夠進一步提高檔案管理、調(diào)取的效率，為水利工程項目的實施提供科學、可靠的支持，能夠為我國水利事業(yè)的進一步發(fā)展奠定良好基礎。

二、水利檔案管理信息化建設的意義

通常情況下，水利工程規(guī)模相對較大，建設項目較多，涵蓋的土地范圍較廣，在實際進行水利建設過程中，還可能會涉及移民安置、機電、房建以及綠化等多項內(nèi)容。因此，水利檔案管理內(nèi)容復雜，數(shù)量眾多，工作量十分繁重，而信息化建設下的檔案管理工作能夠有效解決此類問題。首先，檔案管理信息化能夠有效提高檔案的立卷效率。傳統(tǒng)檔案管理收集、歸檔需要進行目錄、頁碼以及封面的編錄和打印，流程具有一定復雜性，而檔案管理信息化能夠在信息系統(tǒng)中實現(xiàn)檔案的自動編目和封面打印。其次，檔案信息化建設能夠提高檢索速度，可在信息系統(tǒng)中通過關鍵字、時間、單位信息以及工程信息等直接進行檢索，有較高的效率。再次，數(shù)字化檔案信息的應用可通過信息平臺進行，不僅減少了對紙質(zhì)檔案資料的查閱和翻看，還有利于紙質(zhì)檔案的保存，減少檔案破損率。此外，還能夠?qū)崿F(xiàn)對紙質(zhì)檔案、照片檔案以及聲像檔案的統(tǒng)一保存，便于管理以及后續(xù)檔案的檢索利用。最后，對于水利檔案管理而言，其主要作用在于為后續(xù)水利工程建設提供可靠信息，其價值在于檔案的利用，而信息化建設極大減少了檔案借閱流程，提高了檔案利用率，還能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和挖掘，同時具備借閱登記、催還等相應功能，即提高了檔案的規(guī)范化管理水平，又能夠有效避免檔案丟失，實現(xiàn)了檔案借閱的可追溯管理。

三、水利檔案管理信息化建設過程中的問題所在

1.投入力度有待提升

水利檔案管理信息化建設不僅對于檔案管理工作人員有更高要求，還對相應的軟硬件設施有一定需求，因此需要相關部門加強對于水利檔案管理工作的重視，并加強相應的投入力度。但是，就目前情況而言，我國水利工程檔案管理信息化建設方面，資金投入力度仍然相對較弱，導致很多專業(yè)信息設備的配置較低，而且網(wǎng)絡環(huán)境建設、信息安全等方面都缺乏一定保障，即便水利部門已經(jīng)啟用信息化管理措施，但是仍然難以有效保障檔案管理的效率和安全性。

2.管理制度尚不完善相較于傳統(tǒng)水利檔案管理方式，新時期檔案管理信息化建設過程中，水利檔案管理的方式、流程等都發(fā)生了一定程度改變，傳統(tǒng)管理制度難以適應當前信息化管理模式。在此情況下，要想進一步保障檔案管理工作的質(zhì)量和效率，就必須要加強對檔案管理制度的完善和優(yōu)化。目前，我國水利檔案管理制度尚不完善，缺乏一定針對性和指導性，與實際檔案管理工作之間存在脫節(jié)情況，導致相應管理制度難以發(fā)揮自身作用，無法起到規(guī)范以及指導作用，嚴重影響了檔案管理工作的有效性。

3.收集、整合水平較低

傳統(tǒng)水利檔案管理過程中，檔案的收集難度相對較大，不僅存在部門或者單位拖延的情況，檔案的填寫缺乏規(guī)范性，還存在缺少文件的情況。此外，為保障檔案的安全性，一些關鍵性科研成果資料掌握在少數(shù)人手中，收集起來較為困難，還有一些檔案存在丟失情況，嚴重影響了檔案管理質(zhì)量效果。在實際進行信息化建設過程中，還需要對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，但是由于檔案硬件設施不健全、管理人員技術水平較低等因素，當前水利部門檔案收集、整合水平仍然相對較低，影響了檔案信息的利用。

4.檔案應用效率低下檔案應用效率低下是我國水利檔案管理過程中存在的主要問題，由于檔案管理水平較低，檔案調(diào)取流程相對較為復雜等原因，導致我國水利檔案的應用效率處于較低水平。雖然當前檔案管理信息化建設正在逐步推進，但是由于各方面服務尚不完善，水利檔案的應用效率低下問題仍然較為明顯。

四、加強水利檔案管理信息化建設策略

1.加大信息化建設投入力度

水利檔案管理信息化建設，對于相應硬件設備、軟件工程以及網(wǎng)絡傳輸通道等都有著較高要求。因此，想要進一步保障信息化建設質(zhì)量的效果，需要加強對于水利檔案信息化建設的重視，同時提高信息建設投入力度和資金支持。一方面，管理部門需要能夠正確認識信息化建設對于水利檔案管理、水利事業(yè)發(fā)展的重要性，并結(jié)合當前我國水利事業(yè)以及檔案管理實際發(fā)展情況，優(yōu)化檔案管理相關工作，為水利檔案信息化建設構(gòu)建良好的環(huán)境。另一方面，要加強信息化建設方面的資金投入，結(jié)合實際情況，配備專業(yè)信息設備，為檔案管理工作的信息化提供良好條件。此外，檔案管理信息化與網(wǎng)絡之間有著密不可分的關系，因此還需要加強對于網(wǎng)絡傳輸通路的管理和完善，確保信息傳輸效率，并做好相應網(wǎng)絡安全維護工作。例如，安裝防火墻、VPN等，以此確保水利檔案信息的安全性。除此之外，為進一步保障檔案管理信息化建設的經(jīng)濟效益，避免出現(xiàn)資源、資金浪費情況，在進行水利檔案信息化建設的過程中，還需要結(jié)合實際情況，統(tǒng)籌規(guī)劃、精心布局，避免出現(xiàn)重建、盲建等情況，確保項目資金得以高效利用。在實際進行信息化建設的過程中，還需要考慮到后續(xù)擴容、系統(tǒng)改造等需求，盡最大可能提高檔案資源利用率。

2.實現(xiàn)規(guī)范化、制度化管理

科學有效的管理制度不僅能夠約束檔案管理相關行為，同時還能夠為檔案管理工作的開展提供標準化、規(guī)范化的指導和支持，對于保障檔案管理工作的有序性、高效性有著重要意義。尤其在當前信息化建設背景之下，傳統(tǒng)檔案管理制度已經(jīng)難以滿足新時期檔案管理的需求，相關部門需要結(jié)合當前實際情況，有針對性地制訂檔案管理制度。在實際制定檔案管理制度過程中，需要加強對于以下幾方面的重視：第一，制度的制定不僅要結(jié)合水利行業(yè)自身特點，同時還需要充分考慮到國家相關政策以及行業(yè)實際發(fā)展需求，結(jié)合當前檔案管理問題，有針對性地制定檔案信息化管理制度。第二，采取精細化管理措施，明確檔案管理過程中的重要細節(jié)，強化細節(jié)管理，確保相應制度的有效落實。第三，建立相應的監(jiān)管制度，結(jié)合信息系統(tǒng)以及先進技術手段，實現(xiàn)對于檔案管理相關操作的記錄和分析，明確實際進行管理過程中存在的主要問題，并有針對性地對相應規(guī)章制度進行調(diào)整和優(yōu)化，以此確保檔案管理制度的科學性、有效性。第四，結(jié)合實際情況，建立長效管理機制，要具有一定的前瞻性以及動態(tài)性，使管理制度能夠隨著檔案工作的不斷改善和調(diào)整而進行優(yōu)化。

3.做好檔案收集、處理工作

檔案的收集和處理是檔案管理信息化建設過程中的基礎環(huán)節(jié)，檔案的收集、處理質(zhì)量、效率等都會對水利檔案的管理和應用產(chǎn)生不同程度的影響，并且在當前水利事業(yè)得以蓬勃發(fā)展的情況下，水利檔案的數(shù)量正在不斷增加，為進一步提升水利檔案的管理水平，確保信息化建設的作用得以充分發(fā)揮，必須要做好檔案的收集、處理等相關工作。第一，要加強水利工程建設過程中檔案的管理工作，首先，在水利工程建設前期就要加強對于相關信息資料的收集、整理，并明確資料的收集、整理要求；其次，在對水利工程進行進度和質(zhì)量檢查過程中，同時對相關資料的收集情況進行檢查；最后，在項目完成之后，進行成果評審、鑒定以及驗收等工作時，還需要同時進行檔案收集情況檢驗。第二，還需要加強對參與水利工程建設單位的管理，確保各個單位能夠明確自身在檔案信息收集中的責任，并做好相應收集管理以及移交等工作，確保歸檔材料的全面性以及準確性。此外，在當前信息化建設背景下，還需要做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，并強化數(shù)字檔案的管理和收集，建立相應檔案數(shù)據(jù)庫，保障數(shù)字化檔案具備相應檢索、復制功能，為后續(xù)檔案資料的應用提供便利。

4.完善檔案信息管理系統(tǒng)

隨著水利工程復雜性的不斷提升，其檔案數(shù)據(jù)的種類和特點也呈現(xiàn)出多樣化趨勢，數(shù)字化檔案中不僅包括文字檔案、科技檔案、照片檔案，還包括聲像檔案等，因此為進一步提高檔案信息化管理水平，在實際進行信息化建設過程中，需要結(jié)合當前行業(yè)發(fā)展需求以及檔案管理需求，合理進行信息管理系統(tǒng)的設計和優(yōu)化，確保管理系統(tǒng)的作用能夠得到充分發(fā)揮。首先，結(jié)合水利檔案管理需求，建立自定義功能。由于水利工程建設本身具備一定復雜性，檔案信息所涉及的門類以及檔案類型各有不同，而且文字、照片以及聲像檔案等立卷方式存在一定差異，若針對不同檔案類型專門進行系統(tǒng)開發(fā)，那么將會給整個信息管理系統(tǒng)帶來極大壓力，無論是系統(tǒng)開發(fā)還是后期維護難度都會非常大，難以有效保障系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性。因此，可以在原系統(tǒng)的基礎上，開發(fā)檔案自定義功能，在進行歸檔的過程中，能夠先通過字段定義、目錄定義、權(quán)限管理等多個方面對水利檔案進行分析，并以此確定檔案要素及其管理模式，再進行檔案的歸類管理。這種歸類方式不僅能減輕系統(tǒng)運行壓力，還為后續(xù)系統(tǒng)的升級和優(yōu)化提供了一定發(fā)展空間。其次，數(shù)據(jù)庫與檔案庫房連接。當前我國水利檔案管理正處于發(fā)展階段，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式與現(xiàn)代化檔案管理并行，在此過程中經(jīng)常會因為過于偏向信息化管理模式，而忽略了紙質(zhì)檔案的管理，導致在進行原檔案查閱過程中，難以直接明確檔案位置。對此，可在進行水利檔案信息化建設過程中，融入檔案庫房管理功能，通過對實體檔案庫房的模擬，展現(xiàn)出檔案在庫房當中的具體存儲位置，以便于檔案的查閱，提高后續(xù)檔案調(diào)取速率。最后，建立電子檔案共享平臺。在現(xiàn)代化背景之下，信息資源的共享是保障檔案信息利用率的重要途徑，科學有效的檔案共享平臺不僅能夠有效簡化檔案檢索、借閱流程，提高檔案利用效率，還能夠通過數(shù)字化系統(tǒng)實現(xiàn)對于檔案數(shù)據(jù)信息的深入挖掘和應用，進一步提高水利檔案的價值。

5.提升檔案管理服務水平

水利檔案的價值主要體現(xiàn)在其利用情況方面，良好、高效的利用率能夠為水利工程的建設提供相應參考依據(jù)，對于我國水利事業(yè)發(fā)展有著積極作用。檔案管理信息化建設的主要目的之一在于提高水利檔案的利用率，因此在實際進行信息化建設過程中，需要從以下幾方面入手，提高檔案管理服務水平，進而促進檔案管理利用率的有效提升。第一，加強數(shù)據(jù)庫建設與應用。檔案信息的數(shù)字化加工，為檔案數(shù)據(jù)資料庫的建立奠定了良好基礎，通過水利檔案數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)對相應數(shù)據(jù)信息的深入應用和挖掘，為用戶提供更加精準、全面的數(shù)據(jù)支持。第二，優(yōu)化系統(tǒng)檢索功能。結(jié)合用戶的檢索情況，對用戶需求進行深入分析，并提供多樣化檢索服務，以及個性化推薦，以此滿足用戶需求。第三，為保障水利檔案安全，還需要根據(jù)用戶等級設置檢索權(quán)限，在滿足遠程資料檢索和調(diào)取應用需求的同時，保障檔案安全。第四，提高水利檔案管理工作人員專業(yè)能力和服務水平。信息化建設對檔案管理人員提出了更高要求，為進一步提高水利檔案管理服務水平，就必須要強化隊伍建設，不僅要積極引進高素質(zhì)的檔案管理人才以及信息技術人才，同時還需要加強對于人才的培養(yǎng)和管理。一方面，結(jié)合當前檔案管理情況建立相應培訓機制，加強信息化管理模式培訓，對信息化管理需求、知識技能等進行系統(tǒng)科學地規(guī)劃，做好培訓工作，提高管理人員的專業(yè)能力水平；另一方面，建立相應考核體系，根據(jù)不同崗位工作內(nèi)容和職責，制定考核標準，提高檔案管理人員的責任意識。

五、結(jié)語

首先，在進行水利檔案管理信息化建設過程中，需要加大信息建設投入力度，規(guī)范相應管理制度。其次，加強對于檔案信息的收集以及數(shù)字化處理，并進一步完善檔案信息管理系統(tǒng)。最后，提升檔案管理服務水平以及利用率，促使水利檔案的作用得以充分發(fā)揮。相信隨著信息化建設的逐漸成熟，我國水利檔案管理水平也將會得到進一步提升。

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作者:田偵 單位:水利部珠江水利委員會檔案館