大型水利水電工程檔案收集難點(diǎn)與對(duì)策

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摘要：本文主要分析大型水利水電工程檔案收集整理過程中的難點(diǎn)，結(jié)合筆者工作實(shí)際，提出了相應(yīng)對(duì)策與措施。

關(guān)鍵詞：水電工程檔案;難點(diǎn);對(duì)策;檔案管理

大型水利工程是一個(gè)地區(qū)乃至國家發(fā)展的戰(zhàn)略工程，是保障國家水安全、促進(jìn)結(jié)構(gòu)調(diào)整和民生改善、推動(dòng)區(qū)域協(xié)調(diào)發(fā)展、增加有效投資需求、保持經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定增長的一項(xiàng)重要舉措?！笆濉逼陂g，我國將集中力量建設(shè)一批重大水利水電工程。目前，172項(xiàng)重大水利水電工程正分步建設(shè)，金沙江、瀾滄江等流域也將陸續(xù)開發(fā)。工程檔案管理對(duì)于整個(gè)工程的建設(shè)、施工等各個(gè)環(huán)節(jié)的進(jìn)行與施工優(yōu)化都有著重要的意義和作用。在工程建設(shè)過程中形成的各類文件資料記錄了工程建設(shè)中出現(xiàn)的各種問題及工程建設(shè)流程，對(duì)于以后工程的維護(hù)與檢修有著重要的參考作用，大型水利水電工程關(guān)系國計(jì)民生，尤其需要做好工程檔案資料的收集整理。

一、大型水利水電工程檔案收集整理難點(diǎn)

1.大型水利水電工程建設(shè)周期長，大多需要5~10年建設(shè)期，期間由于管理人員的更替等原因，很難使竣工檔案達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求2.檔案資料含蓋專業(yè)廣。大型水利水電工程除了水利水電主體工程，一般還含有永久（臨時(shí)）生活營地房建、公路、橋梁、隧道、供水供電等輔助工程項(xiàng)目建設(shè)，是許多單項(xiàng)工程的綜合，工程龐大。因此，整個(gè)工程建設(shè)中所形成的科技檔案種類就不像一般工程那樣單一，檔案管理人員對(duì)各專業(yè)的了解有限，很難做到科學(xué)合理的分類組卷。3.檔案數(shù)量大。大型水利水電項(xiàng)目歸檔資料會(huì)達(dá)上萬盒，數(shù)量浩大，整理繁瑣。4.檔案載體形式多樣。歸檔資料除了以普通紙張作為載體材料外，還有制成原圖的繪圖紙，數(shù)碼照片、音/視頻的磁性材料，還有獲獎(jiǎng)項(xiàng)目的獎(jiǎng)杯、錦旗、巖芯實(shí)物檔案等。

二大型水利水電工程檔案收集整理對(duì)策

1.做好項(xiàng)目實(shí)施前的檔案準(zhǔn)備工作

1.1項(xiàng)目籌建或啟動(dòng)時(shí)，及時(shí)建立檔案管理組織機(jī)構(gòu)，明確檔案管理分管領(lǐng)導(dǎo)，制定檔案管理相關(guān)制度（至少應(yīng)制定檔案管理辦法、項(xiàng)目劃分檔案編碼規(guī)則、檔案整理規(guī)則、檔案借閱利用規(guī)則等）及工作流程，將檔案工作納入工程建設(shè)的全過程。1.2配備專兼職檔案管理人員，專職人員負(fù)責(zé)對(duì)各科室及參建單位資料收集的指導(dǎo)工作，兼職人員主要負(fù)責(zé)各部門（科室）及對(duì)口施工單位資料的收集、審核工作。

2.做好歸檔計(jì)劃并跟蹤落實(shí)

根據(jù)工程進(jìn)度和實(shí)際情況，可將施工周期較長（兩年以上）的合同項(xiàng)目采取分階段歸檔的辦法。如導(dǎo)流隧洞、大壩澆筑等單位工程，在每項(xiàng)分部（分項(xiàng)）工程完工時(shí)，由檔案人員參加驗(yàn)收并接收該部分施工過程記錄檔案，合同項(xiàng)目完工驗(yàn)收后，移交全部工程檔案，確保該工程檔案的齊全完整。對(duì)于周期短的合同項(xiàng)目，如小型房建、橋梁等工程，在檔案管理人員了解工程進(jìn)展情況下，及時(shí)掌握工程信息并指導(dǎo)相關(guān)單位做好施工過程資料整理，在合同工程完工驗(yàn)收后一次歸檔。

3.明確歸檔責(zé)任和歸檔范圍，避免重復(fù)歸檔

施工過程中形成的文件資料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員較多，稍有疏忽就可能遺漏。加上施工文件資料往往一式幾份，參建各方均有留存，沒有明確各方的歸檔責(zé)任和歸檔范圍，很容易造成同一文件大量重復(fù)歸檔。為盡可能減少重復(fù)歸檔的情況，可采取各方“聯(lián)合歸檔”的方式，即：以施工單位為歸檔責(zé)任主體，將建設(shè)單位和監(jiān)理單位與其來往的文函按事件類型一并組卷歸檔（來文與復(fù)文為一件），建設(shè)、監(jiān)理單位歸檔自身形成且不需要印送至施工單位的文件，如監(jiān)理日志、監(jiān)理規(guī)劃大綱、旁站記錄、試驗(yàn)抽檢等文件由監(jiān)理單位歸檔。為保證施工單位移交的檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，在移交檔案時(shí)，建立施工單位（立卷人）對(duì)歸檔的每盒文件進(jìn)行自查，監(jiān)理單位逐盒復(fù)查，建設(shè)單位再次核查的三級(jí)審查制度，審查無誤后，各方代表在每盒文件備考表中簽字確認(rèn)。

4.做好檔案業(yè)務(wù)考核，增強(qiáng)管控手段

目前國內(nèi)的很多施工企業(yè)對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不夠充分，在施工過程中，更加重視質(zhì)量、安全、成本和進(jìn)度等。為增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)管控手段，在對(duì)參建單位進(jìn)行的考核中，應(yīng)加入文件整理歸檔情況考核，促使文件材料歸檔整理與工程建設(shè)同步有序進(jìn)行，避免在項(xiàng)目竣工后臨時(shí)抽調(diào)人員收集整理，造成前期大量文件收集不全，歸檔文件質(zhì)量差（簽字手續(xù)不到位、復(fù)印件多、漏項(xiàng)等）。另外，在尾款結(jié)算或履約保證金退還申請(qǐng)時(shí)，履行檔案管理人員會(huì)簽手續(xù)，實(shí)行“不歸檔不結(jié)算”的方式，督促資料整編單位盡快整理歸檔。

5.加大指導(dǎo)力度，定期檢查培訓(xùn)

參與大型水利水電工程建設(shè)的單位眾多，管理人員來自全國各地，其中很多員工是第一次接觸工程檔案，業(yè)務(wù)水平參差不齊，為加強(qiáng)工程建設(shè)各階段檔案工作的有序管理，可有計(jì)劃的邀請(qǐng)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的政府部門（所在省或國家檔案局）的專家進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，詳細(xì)介紹項(xiàng)目檔案工作的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)習(xí)檔案基礎(chǔ)知識(shí)和施工過程原始憑證文件的填寫方法，增強(qiáng)相關(guān)人員做好檔案工作的責(zé)任感，提高業(yè)務(wù)水平，為保證竣工檔案的案卷質(zhì)量打下良好的專業(yè)基礎(chǔ)，

6.大膽創(chuàng)新，推動(dòng)大型水利水電工程檔案業(yè)務(wù)快速發(fā)展

在網(wǎng)絡(luò)化、信息化的新時(shí)期，提高檔案現(xiàn)代化管理水平，需要不斷的創(chuàng)新和探索新的管理模式、管理手段。隨著科技的發(fā)展，如今傳統(tǒng)的檔案手工管理模式，應(yīng)逐步向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變，利用互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫，在檔案形成期，由檔案收集責(zé)任人員及時(shí)在系統(tǒng)中著錄檔案文件信息，并與實(shí)體檔案相對(duì)應(yīng)，這種方式簡化和規(guī)范了日常各種目錄的錄入并及時(shí)實(shí)現(xiàn)在線的文件統(tǒng)計(jì)查閱，提高工作效率。探索無紙化檔案管理，在有條件的項(xiàng)目中，優(yōu)化工程管理系統(tǒng)，使用手機(jī)和平板電腦APP管理方式，做到工序記錄、質(zhì)量評(píng)定等在施工現(xiàn)場用數(shù)字設(shè)備記錄（自動(dòng)生成記錄時(shí)間），經(jīng)認(rèn)證的電子簽名后，生成電子報(bào)表歸檔。該方式能避免施工單位先施工，后補(bǔ)資料的問題，保證了過程記錄文件的原始性。這種方式大大縮減了紙質(zhì)文件的歸檔保管數(shù)量，方便查詢利用。

三、結(jié)語

相比一般的檔案管理，重大水利水電工程項(xiàng)目的檔案管理更加具有系統(tǒng)性和專業(yè)性，其檔案貫穿于工程實(shí)施的全過程。因此，在工程建設(shè)管理過程中，需要提前規(guī)劃，統(tǒng)一指導(dǎo)，梳理歸檔過程中遇到的難點(diǎn)，制定對(duì)策，進(jìn)一步完善建設(shè)工程檔案管理工作，為保障國家水安全，改善民生做出切實(shí)努力。

作者:陳龍 龔子楨 單位:中國三峽建設(shè)管理有限公司白鶴灘工程建設(shè)部