醫(yī)院檔案管理的措施

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【摘要】伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，在醫(yī)院檔案管理工作中，要積極整合管理路徑和管理機(jī)制，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)核心技術(shù)體系的優(yōu)勢(shì)，為醫(yī)院常規(guī)化檔案管理工作效率的優(yōu)化奠定基礎(chǔ)。因?yàn)獒t(yī)院檔案信息量較大，且存儲(chǔ)時(shí)間較長(zhǎng)，因此，傳統(tǒng)信息收集機(jī)制和管理工作模式已經(jīng)不能順應(yīng)其發(fā)展的要求?；诖?，要建立健全“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下的醫(yī)院檔案管理機(jī)制，確保能為檔案管理提供更加便捷化的檢索路徑，維護(hù)醫(yī)院檔案資源的完整性和使用價(jià)值。文章簡(jiǎn)要分析了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)，并對(duì)管理工作中存在的問(wèn)題和對(duì)應(yīng)處理措施展開(kāi)討論，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】“互聯(lián)網(wǎng)+”；醫(yī)院；檔案管理；特點(diǎn)：?jiǎn)栴}；對(duì)策

1“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)

1.1便捷化查找檔案

在“互聯(lián)網(wǎng)+”體系下建立檔案管理工作流程，主要是借助計(jì)算機(jī)科學(xué)信息技術(shù)，將零散的信息進(jìn)行整合處理，形成電子檔案文件，其中涉及醫(yī)務(wù)信息、護(hù)理信息、網(wǎng)絡(luò)信息以及人事信息等[1]。借助數(shù)字化檔案能在醫(yī)院各個(gè)科室之間建立資源數(shù)據(jù)共享的管理體系，有效整合并建構(gòu)搜索引擎，維護(hù)檔案資料的應(yīng)用效率。

1.2全面收集檔案

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，醫(yī)院檔案管理要對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)、行政工作中的文件、影像等資料信息進(jìn)行集中收集。在醫(yī)院檔案管理工作中，信息收集工作和管控流程十分關(guān)鍵，是提升檔案使用價(jià)值的根本，能在節(jié)約存儲(chǔ)空間的基礎(chǔ)上，確保信息處理和甄別工作更加有效。需要注意的是，在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，醫(yī)院利用計(jì)算機(jī)科學(xué)信息技術(shù)就能對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理，維護(hù)其全面性、流動(dòng)性以及機(jī)密性，也為及時(shí)優(yōu)化信息記錄和信息管控效率奠定基礎(chǔ)。也就是說(shuō)，借助電子化信息處理工作能夠在節(jié)約人力資源成本的同時(shí)，確保信息的全面性。

1.3管理服務(wù)的多元化

借助“互聯(lián)網(wǎng)+”模式能有效建立全過(guò)程化信息收集機(jī)制，在查找檔案信息的同時(shí)，確保能提高檔案工作的服務(wù)職能和應(yīng)用綜合價(jià)值[2]。應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)管理體系構(gòu)建信息處理平臺(tái)，確保信息收集、信息歸納以及分類(lèi)工作的完整性，也為資料存儲(chǔ)和檔案管控提供保障，有效借助信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)線上線下資源共享管理，為充分提高檔案資源價(jià)值性奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

盡管醫(yī)院已經(jīng)認(rèn)識(shí)到“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理工作的重要性，但是在具體執(zhí)行體系建立的過(guò)程中依舊存在一些亟待解決的問(wèn)題，需要引起相關(guān)部門(mén)的高度關(guān)注[3]。第一，檔案管理理念的滯后性。信息技術(shù)在不斷發(fā)展，但是，由于醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作人員依舊存在觀念落后的問(wèn)題，所以還存在利用傳統(tǒng)方式和理念進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)象，管理工作沒(méi)有得到改善，就算是將檔案信息收錄在電腦中，也僅僅只是更換了數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)位置，沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理和電子信息庫(kù)的應(yīng)用，數(shù)據(jù)依舊無(wú)法發(fā)揮其實(shí)際價(jià)值，也不能對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的全面優(yōu)化提供保障。第二，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)用完整度缺失，在醫(yī)院內(nèi)應(yīng)用電子化產(chǎn)品對(duì)于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備資源有著較高的要求，但是，因?yàn)槎鄶?shù)醫(yī)院更加關(guān)注醫(yī)療業(yè)務(wù)，往往對(duì)檔案管理工作較為忽視，就會(huì)造成自身管理模式不能完全順應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的問(wèn)題出現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配置不足、存儲(chǔ)功能欠缺、分析合理性不足、醫(yī)院信息檔案提取滯后等現(xiàn)象較為明顯，使得醫(yī)院人員管理和檔案管控工作效率難以得到有效提升，都會(huì)對(duì)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展造成制約。第三，管理人員綜合素質(zhì)較低。在醫(yī)院檔案管理部門(mén)，多數(shù)工作人員的年齡較高，對(duì)于新技術(shù)和信息處理操作流程的認(rèn)知度不足，加之自身專(zhuān)業(yè)能力和理論水平受到限制，就會(huì)出現(xiàn)實(shí)踐操作較差的問(wèn)題。“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下醫(yī)院檔案管理專(zhuān)業(yè)化人才數(shù)量不足，技術(shù)水平和操作體系不能滿(mǎn)足實(shí)際需求，就會(huì)導(dǎo)致發(fā)展模式落實(shí)不到位。另外，因?yàn)闄n案管理工作人員的綜合素質(zhì)較低，創(chuàng)新意識(shí)不足，就造成患者檔案管理和醫(yī)生檔案管控體系不能發(fā)揮其時(shí)效性，間接造成了“看病難”“看病貴”等醫(yī)療問(wèn)題[4]。

3“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理的路徑

3.1優(yōu)化管理意識(shí)

在醫(yī)院檔案管理工作中，檔案管理觀念滯后是較為關(guān)鍵的問(wèn)題，需要引起醫(yī)院管理層的高度關(guān)注，管理層要在集中優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)體系的基礎(chǔ)上，對(duì)醫(yī)院自身檔案管理工作給予一定的重視，確保能推動(dòng)醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新水平[5]。第一，領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)要認(rèn)識(shí)到“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理體系對(duì)于醫(yī)院全面化管理的重要性，從而建立常態(tài)化管理監(jiān)督機(jī)制，確保檔案管理工作能被納入到日常工作體系中，一定程度上制定檔案管理的常態(tài)化運(yùn)維機(jī)制。第二，相關(guān)人員要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況和發(fā)展目標(biāo)制定檔案管理規(guī)章制度，并且定期開(kāi)展相應(yīng)的督查工作，有效在檢查中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題，提高檔案管理工作的常態(tài)化水平。針對(duì)整改流程要進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督和管理，保證監(jiān)管流程更加貼合醫(yī)院的發(fā)展需求。第三，醫(yī)院要組織內(nèi)部檔案管理人員參與常規(guī)化培訓(xùn)，不僅要提升其檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也要優(yōu)化其崗位意識(shí)，合理性明確檔案管理部門(mén)中各個(gè)管理人員、科室部門(mén)的職責(zé)和任務(wù)。最重要的是，要確保管理人員能對(duì)相關(guān)檔案法律知識(shí)予以了解，利用定期考核和獎(jiǎng)懲機(jī)制提高其工作積極性，形成良好的管理氛圍。第四，在信息化管理工作體系建立的過(guò)程中，檔案管理體系要將人員培訓(xùn)項(xiàng)目、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備購(gòu)置項(xiàng)目和信息安全防護(hù)項(xiàng)目等進(jìn)行聯(lián)合管理，建構(gòu)一體化監(jiān)督管理體系，維護(hù)管控流程的完整性[6]。與此同時(shí)，醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也要將其納入到醫(yī)院基礎(chǔ)性預(yù)算體系內(nèi)，確保能從根本上提升管理工作的節(jié)本水平和工作效率，維護(hù)管理流程的合理性。

3.2完善網(wǎng)絡(luò)設(shè)施

為了順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下的管理趨勢(shì)，醫(yī)院要整合網(wǎng)絡(luò)設(shè)施管控工作流程，積極建立健全統(tǒng)籌性較好的監(jiān)督機(jī)制，確保能依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開(kāi)展具體的工作，從而有效了解工作的進(jìn)度和實(shí)踐要求[7]。一方面，醫(yī)院要加大管理力度和資金投入力度，確保能建立醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的專(zhuān)項(xiàng)部門(mén)，及時(shí)進(jìn)行設(shè)備設(shè)施的引進(jìn)和改善，對(duì)一些陳舊的設(shè)備予以及時(shí)更換，以保證檔案數(shù)字化管理工作的完整程度貼合實(shí)際需求。另一方面，臨時(shí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)要強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的重視程度，確保能結(jié)合醫(yī)院實(shí)際需求進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)設(shè)施架構(gòu)體系的處理，落實(shí)具體的實(shí)施方案，維護(hù)設(shè)計(jì)檔案信息管理工作的流程。并且，要聘請(qǐng)或者是培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)工作人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)軟件、硬件設(shè)施等進(jìn)行應(yīng)用性管理和創(chuàng)新性升級(jí)改革，從而順應(yīng)時(shí)展要求，提高醫(yī)院檔案管理工作的基本水平[8]。

3.3優(yōu)化管理水平

對(duì)于醫(yī)院檔案管理項(xiàng)目而言，管理人員的綜合素質(zhì)和管理機(jī)制較為關(guān)鍵，也就是說(shuō)，醫(yī)院檔案管理體系和信息資源結(jié)構(gòu)受到限制，只有及時(shí)更新要求才能有效提升管理工作的基本效率。因此，醫(yī)院要在“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下積極建構(gòu)資源為本、依法治檔的管理準(zhǔn)則，確保能向患者和醫(yī)生提供有價(jià)值且具有實(shí)時(shí)更新優(yōu)勢(shì)的檔案，維護(hù)醫(yī)療服務(wù)需求[9]。在醫(yī)院檔案中，檔案資源和信息資源較多，要建立健全互聯(lián)網(wǎng)+檔案的管控平臺(tái)，確保管理流程和管理效果能滿(mǎn)足實(shí)際需求，也為信息檔案共享體系和遠(yuǎn)程體系維護(hù)提供保障，為提高服務(wù)工作的實(shí)時(shí)性和便捷化程度奠定基礎(chǔ)[10]。醫(yī)院檔案管理工作要將提高服務(wù)水平作為管理根本，借助信息系統(tǒng)技術(shù)建設(shè)醫(yī)院檔案控制平臺(tái)體系，為患者設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案“身份證”，一定程度上將信息化記錄和常規(guī)化健康管理結(jié)合在一起，保證就醫(yī)診斷單元、體檢過(guò)程以及轉(zhuǎn)診等基礎(chǔ)信息都能得到及時(shí)的收錄和處理，維護(hù)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理的整體效果[11]。例如，在“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理控制工作中，從架構(gòu)體系層面對(duì)其進(jìn)行分析，要將患者電子健康檔案作為基礎(chǔ)，一方面整合醫(yī)院科室信息，另一方面對(duì)信息進(jìn)行收集和整理，從而形成健康體檢信息、電子病歷信息、婦保信息、計(jì)劃免疫信息以及藥品管理信息等模塊，從而保證電子檔案的完整性，也為后續(xù)提供良好的醫(yī)療服務(wù)奠定基礎(chǔ)。若是從檔案實(shí)際操作的層面進(jìn)行分析，則要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)患者信息、醫(yī)生信息等進(jìn)行檔案平臺(tái)的監(jiān)督和處理，對(duì)醫(yī)療記錄予以有效管理，確保能解決看病難的問(wèn)題[12-13]。

4結(jié)束語(yǔ)

總而言之，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下醫(yī)院檔案管理工作要重提高管理時(shí)效性，確保能建構(gòu)全滲透全紀(jì)錄的管理機(jī)制，從根本上提高監(jiān)管體系的時(shí)效性，為服務(wù)效果的全面優(yōu)化提供保障，維護(hù)醫(yī)療民生管理工作的水平，構(gòu)建更加和諧的醫(yī)患關(guān)系，為醫(yī)療事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

作者：章馨 單位：上海市第三康復(fù)醫(yī)院檔案室