高職院校人事管理信息化探究

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1前言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，方便快捷的信息技術(shù)對(duì)人們生活工作的影響越來(lái)越大。以來(lái)，黨中央、國(guó)務(wù)院對(duì)信息化工作高度重視，現(xiàn)階段的“放管服”的一個(gè)重要部分就是信息化，很多高職院校也都啟動(dòng)了“數(shù)字化校園”、“智慧校園”等信息化工程。在這樣新的形勢(shì)下，人事管理的信息化如何高效進(jìn)行是一個(gè)值得思考的問(wèn)題。長(zhǎng)期以來(lái)，由于高職院校規(guī)模、編制、去行政化等原因?qū)е氯耸鹿芾聿块T(mén)人手并不充裕，而人事管理工作的特點(diǎn)又是事務(wù)性工作繁多，政策性強(qiáng)，關(guān)注度高，信息量大，涉及面廣，需要和其他部門(mén)緊密聯(lián)系；信息高度共享且實(shí)時(shí)變化，準(zhǔn)確性要求高，經(jīng)常需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行大量的錄入、核驗(yàn)、統(tǒng)計(jì)分析，導(dǎo)出上報(bào)等工作。如何在人手少、業(yè)務(wù)繁多的情況下，高效地完成人事工作是高校人事管理工作的長(zhǎng)期難題。要根本解決這一問(wèn)題，就必須要加快推行和實(shí)現(xiàn)高校人事管理信息化，而在各高職院校推行人事管理信息的過(guò)程中，不可避免地出現(xiàn)了一些問(wèn)題。

2高職院校實(shí)現(xiàn)人事管理信息化的意義

2．1人事管理信息化為高校改革發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)

人事管理信息化可以把教職工的所有信息整合到一起，通過(guò)數(shù)據(jù)分析等信息化手段快速地為教職工提供全面、準(zhǔn)確、及時(shí)的信息資料，按照要求生成各種需要的分析數(shù)據(jù)表，為學(xué)校各項(xiàng)工作的高效開(kāi)展提供數(shù)據(jù)支持。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也可以自己進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢(xún)和數(shù)據(jù)分析，掌握第一手資料，根據(jù)數(shù)據(jù)做出科學(xué)客觀的決策。

2．2人事管理信息化實(shí)現(xiàn)信息共享，提高工作效率

人事管理信息化通過(guò)整合教職工各類(lèi)信息，把人事工作人員從以往的翻檔案、查電子表格等低效的重復(fù)性工作中解放出來(lái)，讓管理人員可以更加專(zhuān)注于提升服務(wù)質(zhì)量和制度建設(shè)，優(yōu)化工作流程，提高人事管理人員的工作效率。人事管理信息化也可以實(shí)現(xiàn)信息共享，如線上辦事、信息查詢(xún)等，節(jié)約教職工時(shí)間，讓教職工“少跑腿”，提高教職工的辦事效率，且線上辦事流程更加透明，規(guī)范化。人事管理信息化可以整合人事部門(mén)各項(xiàng)工作流程，把人事，師資，勞資等工作有機(jī)統(tǒng)一，解決人事工作的錯(cuò)綜復(fù)雜的問(wèn)題，提高人事工作效率，還可以整合不同部門(mén)的各類(lèi)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，快速進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，且可以由學(xué)院，部門(mén)，二級(jí)學(xué)院，秘書(shū)，個(gè)人等多方面進(jìn)行維護(hù)，大大提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，提高了學(xué)校各部門(mén)的工作效率。

2．3人事管理信息化促進(jìn)管理工作規(guī)范化，提高管理人員信息化水平

人事管理信息化不僅僅是人事部門(mén)的工作，而是需要所有行政部門(mén)通力合作，才能實(shí)現(xiàn)信息共享。信息共享就需要統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)，完善的的工作流程和規(guī)范，這會(huì)促使各部門(mén)加強(qiáng)合作，互通有無(wú)，統(tǒng)一制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和工作流程，使管理工作規(guī)范化。同時(shí)，隨著對(duì)新的信息技術(shù)的不斷使用，促使管理人員轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的工作習(xí)慣，在實(shí)踐中提高了自身的管理化水平。

3高職院校人事管理信息化存在的問(wèn)題

3．1對(duì)人事管理信息化不夠重視，觀念落后

現(xiàn)階段，高職院校陸陸續(xù)續(xù)開(kāi)展了人事管理信息化工作，但大多是盲目跟風(fēng)去做，缺乏對(duì)人事管理信息化的全面理解，只注重人事管理信息化的形式，沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到人事管理信息化的重要性和必要性，對(duì)人事信息化建設(shè)的目的，結(jié)果，如何使用，維護(hù)等問(wèn)題都沒(méi)有清晰的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致人事管理信息化工作沒(méi)有起到應(yīng)有的效果。

3．2信息冗余現(xiàn)象嚴(yán)重

信息冗余主要指在管理系統(tǒng)中相同或者相似信息的重復(fù)出現(xiàn)。人事部門(mén)的信息化工作沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，各項(xiàng)人事工作對(duì)應(yīng)了不同的信息系統(tǒng)，如人事系統(tǒng)，工資系統(tǒng)，培訓(xùn)系統(tǒng)等等，有些是自己開(kāi)發(fā)，有些是上級(jí)部門(mén)開(kāi)發(fā)。不僅如此，人事工作和教學(xué)，科研等工作均緊密相連，而各個(gè)部門(mén)又都有自己的系統(tǒng)，這些大大小小的系統(tǒng)形成了一個(gè)個(gè)的信息孤島，互不相連，使得各部門(mén)工作人員需要在不同系統(tǒng)中錄入大量重復(fù)性數(shù)據(jù)，增加了人力資源成本和維護(hù)的成本，信息也很難共享和交流，信息的準(zhǔn)確性更無(wú)法保證。這種信息冗余現(xiàn)象使得信息化工作不僅沒(méi)有提高工作效率，反而從一定程度上降低了工作效率。而且這些大大小小的系統(tǒng)功能簡(jiǎn)單，不易使用，往往對(duì)工作的幫助有限，使得工作人員認(rèn)為信息化對(duì)工作的幫助并不大，從一定程度上阻礙了信息化的發(fā)展。

3．3人事管理信息化制度不完善

人事管理信息化不僅僅體現(xiàn)在信息技術(shù)上，同樣也需要配套的管理制度來(lái)保障信息化的正確運(yùn)行。但高職院校的信息化進(jìn)程還處于初級(jí)階段，重建設(shè)，輕維護(hù)。大多數(shù)高職院校并未及時(shí)制定完善的管理制度，嚴(yán)重阻礙了信息化的建設(shè)。信息系統(tǒng)沒(méi)有專(zhuān)人進(jìn)行維護(hù)，且沒(méi)有和其他部門(mén)，二級(jí)學(xué)院間建立起共同使用，共同維護(hù)的體制機(jī)制，使得信息化的成果無(wú)法真正轉(zhuǎn)化，無(wú)法最大化地利用人事管理信息化建設(shè)的成果。且人事信息有安全性的要求，沒(méi)有規(guī)范的制度約束，完善的密碼管理和系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置，就無(wú)法保證信息的安全，容易導(dǎo)致信息泄露事件的發(fā)生。

3．4信息系統(tǒng)建設(shè)落后，實(shí)用性不高

人事管理信息化建設(shè)不僅僅是設(shè)備、硬件的建設(shè)，同樣也是應(yīng)用軟件的建設(shè)，各高職院校普遍注重硬件上的投入，而輕視應(yīng)用軟件的建設(shè)，缺乏一整套完善的人事管理系統(tǒng)，或已有的人事管理系統(tǒng)已經(jīng)使用很多年，明顯滯后。且很多信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)由信息中心主要來(lái)負(fù)責(zé)，人事部門(mén)與信息中心間溝通不暢，導(dǎo)致開(kāi)發(fā)工作脫離人事工作實(shí)際需求，人事管理信息系統(tǒng)實(shí)用性不高。

3．5業(yè)務(wù)人員信息化水平不高

人事管理信息化最終落到實(shí)處需要人事部門(mén)工作人員的不斷參與，信息系統(tǒng)再好，不去使用或者不會(huì)使用，最終都無(wú)法產(chǎn)生作用，因此對(duì)相關(guān)工作人員的信息化水平提出了更高的要求。高職院校大多都是由中專(zhuān)校合并升格而成，管理人員層次相對(duì)較低，自身業(yè)務(wù)水平和信息化水平不高，且習(xí)慣傳統(tǒng)的工作方式，對(duì)信息化的工作方式不適應(yīng)，這些阻礙了人事管理信息化的建設(shè)，降低了信息化帶來(lái)的優(yōu)越性。

4人事管理信息化的建議

4．1轉(zhuǎn)變觀念，重視人事管理信息化

現(xiàn)今是信息化的社會(huì)，各種信息技術(shù)日新月異，線上線下協(xié)同辦公，云辦公，手機(jī)辦公等新技術(shù)不斷出現(xiàn)，高職院校要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，積極去適應(yīng)新的信息技術(shù)，擁抱新的信息技術(shù)，利用新的信息技術(shù)來(lái)提高自己的工作效率，而人事工作是高職院校的一項(xiàng)重要工作，高職院校要重視人事管理工作，重視人事管理信息化，不斷提高人事管理效率，這樣才能為學(xué)校的改革發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力支撐。

4．2打通信息孤島，實(shí)現(xiàn)信息共享

高職院校要從全局出發(fā)，整合資源，統(tǒng)籌規(guī)劃，制訂完善的信息化建設(shè)計(jì)劃，整合全校力量進(jìn)行信息化工作，統(tǒng)一制定規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，打通各部門(mén)間的信息孤島，實(shí)現(xiàn)全校范圍內(nèi)的信息共享和流轉(zhuǎn)，減少信息冗余現(xiàn)象，提高管理工作效率。

4．3規(guī)范人事管理信息化制度

人事管理信息化的高效運(yùn)轉(zhuǎn)同樣離不開(kāi)配套的制度。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作習(xí)慣需要強(qiáng)有力的制度支持，通過(guò)制度倒逼管理人員去使用信息化，去適應(yīng)信息化，去改變工作習(xí)慣，學(xué)習(xí)新的工作思路和流程，以此來(lái)提高管理水平。高職院校要及時(shí)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，加強(qiáng)規(guī)范化管理，建立整套的信息化建設(shè)、使用，維護(hù)等制度，讓二級(jí)學(xué)院，不同部門(mén)，教職工個(gè)人都充分參與到人事管理信息化工作中來(lái)，有效保障信息的時(shí)效性，安排專(zhuān)人進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)更新信息，并合理分配權(quán)限，保障信息的安全性，使得人事管理工作可以高效、協(xié)同、安全地進(jìn)行。

4．4完善并有效利用人事信息系統(tǒng)

人事管理信息化系統(tǒng)需要高職院校統(tǒng)籌規(guī)劃，不止是人事部門(mén)的一個(gè)系統(tǒng)，而是在全校建立起統(tǒng)一的信息共享平臺(tái)，信息中心要和人事管理部門(mén)深入對(duì)接，確定需求，因地制宜地開(kāi)發(fā)適宜的信息系統(tǒng)，并不斷利用新的信息技術(shù)去完善，改進(jìn)系統(tǒng)，做到與時(shí)俱進(jìn)，提高系統(tǒng)的可用性，安全性等，讓所有教師崗都能方便快捷的使用信息系統(tǒng)，提高學(xué)校服務(wù)水平和管理效率。

4．5加強(qiáng)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)人員信息化水平

人事管理信息化只是輔助工具，起決定性作用的還是使用的人員。因此，高職院校要定期對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)人員開(kāi)展培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，加強(qiáng)信息化的業(yè)務(wù)水平，學(xué)習(xí)新的工作規(guī)范和流程，適應(yīng)人事管理信息化，并不斷進(jìn)行安全教育，提高安全意識(shí)，建立起一支適應(yīng)現(xiàn)代高職發(fā)展的高水平管理隊(duì)伍，為高職院校的持續(xù)發(fā)展提供支持。

5結(jié)語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，競(jìng)爭(zhēng)的不斷加劇，高職院校實(shí)施人事管理信息化是必然的趨勢(shì)。高職院校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要轉(zhuǎn)變觀念，重視信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)為學(xué)校的發(fā)展添磚加瓦。人事管理信息化同樣是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，高職院校一定要合理規(guī)劃，統(tǒng)籌實(shí)施，切實(shí)保障人事管理信息化的有序運(yùn)行，提高工作效率，提升學(xué)校的競(jìng)爭(zhēng)力。

主要參考文獻(xiàn)

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作者：余晨曄 單位：蘇州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院