談風(fēng)電企業(yè)物資管理內(nèi)部控制優(yōu)化策略

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［摘要］在風(fēng)電企業(yè)管理中，物資管理可有效降低生產(chǎn)成本，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)目標(biāo)，創(chuàng)設(shè)更高的經(jīng)濟(jì)效益?；诖耍疚囊阅筹L(fēng)電企業(yè)為例，闡述其物資管理內(nèi)部控制存在的問題，分析該企業(yè)采取的內(nèi)部控制優(yōu)化策略，為其他風(fēng)電企業(yè)開展物資管理提供經(jīng)驗(yàn)參考，保障風(fēng)電行業(yè)健康發(fā)展。

［關(guān)鍵詞］風(fēng)電企業(yè)；物資管理；內(nèi)部控制

引言

為緩解能源供應(yīng)緊張問題，國務(wù)院在《能源發(fā)展戰(zhàn)略行動(dòng)計(jì)劃》中明確指出，各地區(qū)需大力發(fā)展可再生能源。該文件提到，預(yù)計(jì)到2020年，我國風(fēng)電裝機(jī)量達(dá)兩億千瓦?？梢?，我國風(fēng)電項(xiàng)目規(guī)模不斷擴(kuò)大，帶動(dòng)風(fēng)電企業(yè)發(fā)展，提高風(fēng)電企業(yè)的市場競爭力，有效的內(nèi)部控制是保障風(fēng)電企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。

1風(fēng)電企業(yè)物資管理內(nèi)部控制問題

A風(fēng)電企業(yè)為某發(fā)電企業(yè)的子公司，于2011年建成，以建設(shè)風(fēng)力發(fā)電場項(xiàng)目、制造風(fēng)力發(fā)電設(shè)備及銷售電力等業(yè)務(wù)為主。截至2019年底，該風(fēng)電企業(yè)共建成7個(gè)風(fēng)電項(xiàng)目，共有職工160名。在生產(chǎn)管理中，風(fēng)電企業(yè)的物資包括備品備件、工具、防護(hù)用品等，具有種類繁多、技術(shù)含量高等特點(diǎn)，且物資需求較集中，對物資安全性要求較高?？梢姡镔Y管理難度較高，A風(fēng)電企業(yè)在物資管理內(nèi)部控制中表現(xiàn)出如下問題。

1.1物資管理工具不完善

在風(fēng)電企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)量增多、規(guī)模擴(kuò)大后，各部門在物資管理方面的協(xié)調(diào)性偏低，且風(fēng)電場與本部距離較遠(yuǎn)、比較分散。風(fēng)電企業(yè)并未在風(fēng)場設(shè)立專門的物資管理人員，另外本部物資管理人員較少，不能對各個(gè)風(fēng)場的物資管理開展有效監(jiān)控，易引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，在每年年初開展采購計(jì)劃審定時(shí)，未設(shè)專人負(fù)責(zé)各風(fēng)場物資定額審批界定，物資采購數(shù)量型號不準(zhǔn)確，導(dǎo)致資金積壓。

1.2物資采購管理不精細(xì)

物資采購是物資管理的基礎(chǔ)，A風(fēng)電企業(yè)的物資采購管理相對粗放，表現(xiàn)出采購計(jì)劃的前瞻性較差、物資需求計(jì)劃與生產(chǎn)實(shí)際不符、預(yù)算目標(biāo)不合理等問題，不僅影響風(fēng)電企業(yè)的正常生產(chǎn)，還會(huì)造成資金浪費(fèi)現(xiàn)象，降低企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，A風(fēng)電企業(yè)在采購合同的承辦、歸檔及審批等環(huán)節(jié)周期較長，影響項(xiàng)目正常開展。

1.3物資日常管理不到位

在物資日常管理中，A風(fēng)電企業(yè)的資產(chǎn)清查與廢舊、閑置物資管理存在不足。在資產(chǎn)清查中，A風(fēng)電企業(yè)的物資清查流于形式，物資盤點(diǎn)現(xiàn)狀堪憂，并未定期開展物資盤點(diǎn)工作，引發(fā)資產(chǎn)損失風(fēng)險(xiǎn)；在廢舊與閑置物資管理中，A風(fēng)電企業(yè)廢舊與閑置物資管理流程較長，物資臺賬不夠準(zhǔn)確，導(dǎo)致企業(yè)固定資產(chǎn)積壓，占用倉庫空間。

1.4物資庫存管理不規(guī)范

A風(fēng)電企業(yè)的物資庫存管理問題體現(xiàn)在物資出入庫與賬實(shí)核對管理方面。在物資出入庫中，物資管理人員的相關(guān)單據(jù)填寫不規(guī)范，物資賬實(shí)管理不到位，且在各項(xiàng)單據(jù)歸檔中，存在丟失或損毀等問題，影響財(cái)務(wù)核算及庫存盤點(diǎn)，導(dǎo)致物資管理混亂。同時(shí)，風(fēng)電企業(yè)采用人工庫存管理方式，存在諸多風(fēng)險(xiǎn)漏洞，導(dǎo)致各風(fēng)場間不能進(jìn)行有效平衡，加大風(fēng)電企業(yè)的投入成本，不利于風(fēng)電企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

2風(fēng)電企業(yè)物資管理內(nèi)部控制優(yōu)化策略

結(jié)合上述問題，A風(fēng)電企業(yè)采取針對性優(yōu)化策略強(qiáng)化物資管理內(nèi)部控制，加強(qiáng)信息化建設(shè)，完善物資管理工作，保障自身經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。細(xì)化來說，A風(fēng)電企業(yè)采取的優(yōu)化策略涉及以下幾點(diǎn)，可為其他企業(yè)提供經(jīng)驗(yàn)參考。

2.1創(chuàng)設(shè)良好的物資管理環(huán)境

針對物資管理人員不足、物資管理信息化水平不足的問題，A風(fēng)電企業(yè)創(chuàng)設(shè)良好的物資管理環(huán)境，引入更多物資管理人員，加強(qiáng)物資管理信息系統(tǒng)建設(shè)，為物資管理內(nèi)部控制提供人員與技術(shù)支持。

2.1.1引入物資管理人員A風(fēng)電企業(yè)根據(jù)各個(gè)風(fēng)場的工作現(xiàn)狀與物資管理需求，招聘生產(chǎn)知識與信息素養(yǎng)兼?zhèn)涞奈镔Y管理人員，為風(fēng)場開展物資管理提供人員保障，提高風(fēng)場物資管理水平，發(fā)揮物資管理信息系統(tǒng)的自動(dòng)化、智能化優(yōu)勢。

2.1.2物資管理信息系統(tǒng)建設(shè)為實(shí)現(xiàn)風(fēng)場間的合理物資調(diào)配、企業(yè)年度物資的定額預(yù)控，A風(fēng)電企業(yè)開展物資管理信息系統(tǒng)建設(shè)，引入ERP系統(tǒng)，全面收集各個(gè)風(fēng)場的物資數(shù)據(jù)信息，涵蓋物資采購、供應(yīng)商供貨、物資備庫計(jì)劃、物資需求計(jì)劃提報(bào)、物資內(nèi)轉(zhuǎn)儲、物資庫存管理、物資盤點(diǎn)、物資報(bào)廢管理等多項(xiàng)工作流程，提高物資管理內(nèi)部控制的全面性與有效性，不僅可規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)，也可及時(shí)發(fā)現(xiàn)物資管理的異常，明確物資管理存在的問題，提高物資管理水平。同時(shí)，ERP系統(tǒng)可整合物資管理、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)運(yùn)營等工作，協(xié)調(diào)本部各職能部門及各個(gè)風(fēng)場的管理工作。在風(fēng)場物資出現(xiàn)變化時(shí)，ERP系統(tǒng)可自動(dòng)生成相關(guān)財(cái)務(wù)憑證，保障物資與財(cái)務(wù)對賬的一致性，減輕物資管理人員及財(cái)務(wù)人員的工作量，為企業(yè)管理者決策提供真實(shí)可靠的信息，提高內(nèi)部控制水平。另外，A風(fēng)電企業(yè)構(gòu)建集體協(xié)商決策機(jī)制，在各個(gè)風(fēng)場安裝網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，支持實(shí)時(shí)視頻會(huì)議，為各個(gè)風(fēng)場協(xié)調(diào)物資管理工作提供技術(shù)支持，實(shí)現(xiàn)各個(gè)風(fēng)場全面有效的物資監(jiān)控，避免物資管理決策風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)。

2.2優(yōu)化物資采購管理

針對物資需求問題，A風(fēng)電企業(yè)在物資管理中實(shí)施儲備定額控制機(jī)制，要求風(fēng)電場根據(jù)庫存狀況，明確消耗定額，起草物資需求方案；生產(chǎn)運(yùn)營部門根據(jù)消耗定額數(shù)值進(jìn)行定額備案，并根據(jù)物資需求方案，進(jìn)行物資審核工作（審核內(nèi)容包括物資種類、物資數(shù)量等），再交由上級領(lǐng)導(dǎo)審批；通過審批的物資交由物資管理部門審核，確保無誤后制訂物資需求計(jì)劃，統(tǒng)一分配各個(gè)風(fēng)電場的物資，并由生產(chǎn)運(yùn)營部備案。通過上述流程，可開展有效物資需求管理，為物資預(yù)算奠定基礎(chǔ)。針對物資預(yù)算問題，財(cái)務(wù)人員結(jié)合上一年的成本與支出狀況，與各個(gè)職能部門交流溝通，明確本年度的物資采購預(yù)算，開展全面預(yù)算管理。在保障風(fēng)電企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，細(xì)化預(yù)算目標(biāo)，為各職能部門提供月度與季度預(yù)算指標(biāo)，提高預(yù)算控制水平，節(jié)約生產(chǎn)成本。針對物資合同問題，A風(fēng)電企業(yè)開展歸口管理，在合同付款與履行環(huán)節(jié)，風(fēng)電企業(yè)的財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門等共同參與審核與監(jiān)管，強(qiáng)化成本控制成效，避免違約、變更等問題出現(xiàn)。

2.3優(yōu)化物資日常管理

2.3.1做好物資盤點(diǎn)工作A風(fēng)電企業(yè)的盤點(diǎn)工作頻率為日、月和年，盤點(diǎn)流程如下：由物資管理部門制訂物資盤點(diǎn)計(jì)劃，選擇物資盤點(diǎn)時(shí)間與盤點(diǎn)隊(duì)伍，收集物資盤點(diǎn)相關(guān)的庫存資料、盤點(diǎn)表單等，根據(jù)物資類別逐一盤點(diǎn)，結(jié)合盤點(diǎn)結(jié)果填寫盤點(diǎn)表單，如呆滯品統(tǒng)計(jì)表等；再將表單內(nèi)容與臺賬登記的記錄對比，找出是否存在出入部分，查明出入原因，調(diào)整相關(guān)環(huán)節(jié)。在上述流程中，控制要點(diǎn)在于表單的準(zhǔn)確填寫及相關(guān)記錄的仔細(xì)核對，信息系統(tǒng)可協(xié)助盤點(diǎn)人員開展相關(guān)工作，保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與真實(shí)性。

2.3.2做好廢舊與閑置物資回收對于風(fēng)電企業(yè)的廢舊或閑置物資，物資管理部門定期開展物資鑒定、分析及分類工作，結(jié)合廢舊及閑置物資的特征與性質(zhì)，進(jìn)行分區(qū)域管理，并統(tǒng)計(jì)廢舊及閑置物資的狀況，如型號、數(shù)量等，由總公司安排專業(yè)人員對廢舊與閑置物資進(jìn)行評價(jià)，明確可重復(fù)利用或具有修復(fù)價(jià)值的廢舊與閑置物資。A風(fēng)電企業(yè)的物資管理部門根據(jù)評價(jià)結(jié)果，開展資產(chǎn)再核定工作，實(shí)現(xiàn)廢舊及閑置物資的規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)風(fēng)電企業(yè)固定資產(chǎn)最大化利用。

2.4優(yōu)化物資庫存管理

在物資管理系統(tǒng)支持下，A風(fēng)電企業(yè)構(gòu)建平衡利庫信息平臺，實(shí)現(xiàn)風(fēng)場間的有效平衡，提高物資管理信息化水平，為企業(yè)創(chuàng)造更多收益。具體而言，A風(fēng)電企業(yè)以ERP系統(tǒng)為基礎(chǔ)，連接庫存模塊及物資需用計(jì)劃提報(bào)模塊，在系統(tǒng)內(nèi)開設(shè)平衡利庫模塊，展示各個(gè)風(fēng)場的庫存信息，為物資調(diào)度提供便利，實(shí)現(xiàn)三級平衡利庫。其中，一級平衡利庫指風(fēng)場在填寫采購申請時(shí)，需考慮現(xiàn)有的庫存量、風(fēng)場倉庫的存儲總量及預(yù)計(jì)收發(fā)量等參數(shù)，明確最佳的采購數(shù)量，實(shí)現(xiàn)風(fēng)場倉庫的平衡；二級平衡利庫指企業(yè)的預(yù)算與核算要求，對倉庫采取相應(yīng)調(diào)撥措施，使其達(dá)到?jīng)_銷申請數(shù)量；三級平衡利庫指在集團(tuán)公司范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)不同子公司間的物資調(diào)撥。在平衡利庫的基礎(chǔ)上，A風(fēng)電企業(yè)利用信息系統(tǒng)提升物資入庫、賬實(shí)核對及出庫的管理水平，具體工作要點(diǎn)如下。

2.4.1做好物資入庫管理在供應(yīng)商將物資運(yùn)輸至風(fēng)電場后，物資管理部門需組織財(cái)務(wù)部門、生產(chǎn)運(yùn)營部門及風(fēng)電場相關(guān)人員，共同進(jìn)行物資驗(yàn)收工作，結(jié)合《送貨單》《裝箱單》及采購合同等材料，逐一核對物資的型號、數(shù)量及規(guī)格等參數(shù)。對于采購的備品備件，需重點(diǎn)核對圖紙及說明書等材料，確保物資符合風(fēng)電企業(yè)生產(chǎn)需求。在各部門工作人員確保驗(yàn)收合格后，由物資管理部門填寫驗(yàn)收證明及入庫單，明確物資的存放區(qū)號及庫號。

2.4.2做好物資賬實(shí)核對物資管理部門需結(jié)合入庫單，為每項(xiàng)物資填寫物資明細(xì)卡，標(biāo)注物資的名稱、編號、型號等信息，為后續(xù)核對提供參考資料。風(fēng)電企業(yè)的倉庫保管員需結(jié)合入庫單及領(lǐng)用申請單，做好存貨臺賬記錄工作；實(shí)物保管員需定期進(jìn)行賬實(shí)核對，確保物資明細(xì)卡、存貨臺賬與實(shí)物相匹配，保障企業(yè)資產(chǎn)安全。

2.4.3做好物資出庫管理風(fēng)電場在領(lǐng)用物資時(shí)，需填寫存貨領(lǐng)用申請單，明確物資領(lǐng)用的數(shù)量、規(guī)格及型號等參數(shù)，交由物資管理部門審核。在通過審核后，倉庫保管員結(jié)合申請單中的物資領(lǐng)用需求，進(jìn)行物資發(fā)放，做好出庫記錄。同時(shí)，物資管理部門需定期向財(cái)務(wù)部門提供出庫單據(jù)，為財(cái)務(wù)人員進(jìn)行賬務(wù)處理提供資料。

3結(jié)語

風(fēng)電企業(yè)在物資管理工具、物資采購管理、物資日常管理及物資庫存管理方面存在不足。風(fēng)電企業(yè)需培養(yǎng)更多物資管理人才，加強(qiáng)物資管理信息系統(tǒng)建設(shè)，規(guī)范物資采購的需求制定、物資預(yù)算與合同管理工作，加強(qiáng)物資盤點(diǎn)及廢舊閑置物資管理，做好物資出入庫管理及賬實(shí)核對工作，保障企業(yè)資產(chǎn)安全。

參考文獻(xiàn)

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作者：趙祖龍 單位：大唐山東清潔能源開發(fā)有限公司