醫(yī)院庫存物資管理論文

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一、庫存管理要點

1.庫房的選址就很重要。醫(yī)院尤其是門診量大住院病人多的大醫(yī)院每天要進(jìn)行大量頻繁的物資領(lǐng)用，一個方便位置的選擇可以為醫(yī)護(hù)人員節(jié)省大量的時間與精力，使醫(yī)療資源更加有效的運(yùn)用于服務(wù)病患。而實際上，基于種種原因，各醫(yī)院的庫房并不受重視，那些方便地點的房間優(yōu)先安排給了病房或檢查室等，而庫房往往被安排在比較邊角位置，這樣做的后果是要么長路線的領(lǐng)用物資耗去了大量的人力物力，要么是一次性大量領(lǐng)走物資造成后期管理失控。

2.庫房的物理條件也是保證醫(yī)療物資安全的重要保障，不可掉以輕心。基于醫(yī)療物資的特殊性，對醫(yī)院物資庫的要求尤其應(yīng)該提高。便現(xiàn)狀是庫房一般不受重視，有的醫(yī)院甚至只能擠出年久失修的地下室作為庫房，下雨漏，熱天悶，平時不透氣，這樣的庫存條件如何保證醫(yī)療物資的安全有效性？

3.物資的擺放。庫存物資應(yīng)該進(jìn)行分類擺放，在庫房內(nèi)劃分區(qū)域，某類物資固定存放在某一區(qū)域，并在各個區(qū)域張貼明顯標(biāo)識。在區(qū)域內(nèi)對各個貨架進(jìn)行編號，物資進(jìn)行固定位置擺放。例如某一貨架的某一位置固定擺放某一物資，并在明顯位置上擺放標(biāo)簽，進(jìn)行標(biāo)簽管理。標(biāo)簽上應(yīng)有相關(guān)的貨位號，物資的名稱、物資編號、廠家甚至數(shù)量信息，庫存賬上對應(yīng)物資應(yīng)記錄相應(yīng)的貨位號。上述管理方法，我稱之為“貨位標(biāo)簽”管理，所有的標(biāo)簽匯總出來，就是全部的庫存物資。目前醫(yī)院普便還是庫管員管理，一個大庫由某一庫管員管理，物資放哪了，怎么放，根據(jù)庫管員的個人習(xí)慣，一個優(yōu)秀負(fù)責(zé)的庫管員腦子里就是庫存圖，想找什么，只要找到他立刻就能搞定，但是一旦這個同志不在，其他代班人員找起來可就困難重重了。更何況，隨著醫(yī)療物資的豐富，物資種類越來越多，單憑個人大腦恐怕是不現(xiàn)實的，而貨位標(biāo)簽管理則沒有這方面的問題，把物資擺放制度化信息化必須提到日程上來了。

4.收發(fā)管理。應(yīng)形成完整的收發(fā)物資管理系統(tǒng)，建立健全存貨的驗收、倉儲、領(lǐng)用和記賬功能。做到入有規(guī)，出有矩，中間有盤點。即入庫時進(jìn)行點驗并編制入庫單，出庫時依據(jù)經(jīng)審批的出庫單，并定期對庫存物資進(jìn)行盤點，盤盈盤虧物資及時入賬。

5.對長期不流動物資的處置。醫(yī)療產(chǎn)業(yè)是個物資更新比較快的行業(yè)，各類新的藥品及器械層出不窮，部分曾經(jīng)頻繁大量使用的物資，可能很快就失去價值，成了“庫底子”。這部分物資，長期積壓，年深日久之下，牢牢占據(jù)倉庫一角，并有越來越多的趨勢。對此部分資產(chǎn)，從物理上應(yīng)及時處理，讓出已經(jīng)很緊張的庫存面積；從賬務(wù)上應(yīng)及時處置，減少占用資金。例如某已經(jīng)基本實現(xiàn)無紙化管理的醫(yī)院的庫房，管得真不錯，各類物資齊全，甚至還能找到很多幾十年前手開處方的底單，手工檢查的檢查報告單，并保存完好，再過幾年絕對可以送進(jìn)博物館。詢問庫存管理人員，緣何不處理？答曰沒有政策，沒有領(lǐng)導(dǎo)批。資產(chǎn)處置的方案很早就形成，但此問題涉及國有資產(chǎn)減值處置問題，一旦處置，這個責(zé)任應(yīng)由誰來負(fù)？因此，例任領(lǐng)導(dǎo)均未對此進(jìn)行處置。的確，國有資產(chǎn)的處置和減值要慎重，為此有關(guān)部門下了很多文件對此進(jìn)行約束，但過猶不及，矯枉過正還是需要避免的，在此呼吁廣大有關(guān)部門重視正常的資產(chǎn)處置減值問題。

6.對最佳物資儲備量進(jìn)行合理估計，利用科學(xué)數(shù)理的統(tǒng)計方法，結(jié)合以往的經(jīng)驗及用量，合理計算出最佳物資的儲備量，并隨著情況變化而不斷調(diào)整，在保證臨床供應(yīng)的同時盡量減少庫存量，節(jié)約庫存管理成本。

二、相關(guān)的財務(wù)管理要點

1.把好出入庫關(guān)，實物流轉(zhuǎn)必須配有票據(jù)流轉(zhuǎn)。入庫必須有驗收入庫單據(jù)，出庫必須有出庫領(lǐng)用單據(jù)，驗收單必須經(jīng)由檢驗人員及庫管人員簽字，出庫單據(jù)必須有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。出入庫單的數(shù)量、日期必須同實物收發(fā)存登記簿記錄、存貨明細(xì)賬記錄相一致。謝絕白條抵庫的現(xiàn)象。

2.把好盤點關(guān)，必須建立定期盤點制度。無論實物賬還是財務(wù)賬都要如實反映盤點結(jié)果，對庫存物資盤盈和盤虧進(jìn)行及時的賬務(wù)處理?，F(xiàn)代的財務(wù)工作不僅僅是賬務(wù)記錄，更兼有財務(wù)管理職責(zé)，針對庫存物資而言，抓好盤點工作，監(jiān)督物資主管部門對物資的管理不失為些項財務(wù)監(jiān)督管理職責(zé)的重中之重。通過盤點，不僅可以檢查物資的實際數(shù)量，也可以發(fā)現(xiàn)日常管理中的漏洞，及時查找原因并解決問題。實際操作中，財務(wù)人員基本可以做到定期盤點，一般一年一到兩次，有力的推動了物資管理部門自查并加強(qiáng)管理。但是不得不說的是，對于盤盈盤虧物資不能及時處理的現(xiàn)象普遍存在。庫管員有個普便的心理現(xiàn)象，東西一定不能少了，少了就是丟了，要賠償?shù)?，但東西多了就無所謂了。所以除非個別管理很混亂的單位外，物資普便是多了。多了往往未記錄，其實尤如形成了一個另類的小金庫小儲備。少了固然不美，但是多了同樣有錯，也要查找原因，力爭做到不多不少剛剛好

3.把好資產(chǎn)處置關(guān)，建立定期盤查制度，對于長期不流動的物資從財務(wù)角度分析原因，督促相關(guān)部門及時處理，節(jié)約存庫成本。

4.幫助物資管理部門建立最佳物資儲備量，利用財務(wù)分析的各種手段及各種財務(wù)數(shù)據(jù)，計算出最佳存貨模型，指導(dǎo)物資儲備。這部分一般醫(yī)院都能夠做得比較規(guī)范。

5.最后，也是最為關(guān)鍵的一點，實物管理與財務(wù)管理相銜接，財務(wù)賬目如實反映實物流轉(zhuǎn)。即使財務(wù)物資賬簿記錄得再完美，實物管理不好也毫無意義；相反，即使實物管理得非常好，也不能替代財物賬如實反映物資情況的實際作用。兩者相輔相成，不可或缺。要想做到“無縫”銜接，必須真正做到幾個相符。①單據(jù)相符，出入庫單據(jù)與實際出入庫情況相符。②賬實相符。物資賬簿記錄必須與實際庫存物資相一致，出入庫的實際數(shù)量必須與物資賬簿記錄相一致。③賬賬相符。財務(wù)賬必須與物資賬簿記錄相一致，借貸方數(shù)量金額必須與物資賬簿相一致。

三、小結(jié)

在實際工作中經(jīng)常出現(xiàn)物資到貨驗收時由于供貨方未能及時開據(jù)發(fā)票，等開發(fā)票不能入賬，造成未達(dá)項目。這種未達(dá)，有的單位庫管員為達(dá)到倉庫數(shù)據(jù)跟財務(wù)數(shù)據(jù)一致，也就暫時未曾記入物資賬簿，等票據(jù)收到時再行入賬；有的單位據(jù)實錄入物資賬簿，造成實物賬與財務(wù)賬不一致。雖然前者看起來賬賬相符了，卻違背了最基本的賬實相符原則，一定不可取。第二種處理，雖然短時間看起來賬賬不相符，但如果能在月底結(jié)算時達(dá)到一致，出于簡化原則也是可行的。此外，引入先進(jìn)技術(shù)，無論對對于實物層面還是財務(wù)層面，也都是行之有效的優(yōu)化手段。如利用條形碼技術(shù)對物資進(jìn)行分類電子化管理，節(jié)約了庫管人員錄入數(shù)據(jù)的大量時間。利用計算機(jī)建立數(shù)學(xué)模型，計算最佳存貨庫存量，節(jié)約不必要的存貨成本，節(jié)約成本占用等等，不一而足。

作者：楊蕾 單位：北京協(xié)和醫(yī)院審計處