7S現(xiàn)場管理在醫(yī)院辦公室中的實踐

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【摘要】目的：探討醫(yī)院辦公室工作中應(yīng)用“7s”現(xiàn)場管理的效果。方法：運用7S現(xiàn)場管理對醫(yī)院辦公室區(qū)域環(huán)境進(jìn)行管理，對各類文件、文檔、合同及協(xié)議等資料進(jìn)行整理、歸類和歸檔。評價醫(yī)院辦公室工作應(yīng)用“7S”現(xiàn)場管理的實施成效。結(jié)果：經(jīng)過“7S”現(xiàn)場管理，醫(yī)院辦公室工作規(guī)范性、完整性和系統(tǒng)性得到加強，工作效率及部門形象得到提升；工作人員已基本養(yǎng)成良好工作習(xí)慣，個人綜合素質(zhì)不同程度提高，工作主動性和計劃性增強；辦公室工作環(huán)境明顯改觀，各類歸檔資料放置妥善且得到有效管理，取用方便及時。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；辦公室；“7S”現(xiàn)場管理；應(yīng)用效果

醫(yī)院辦公室是在院長領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)醫(yī)院各職能科室綜合協(xié)調(diào)的重要部門，它從屬組織決策層并為其提供必要服務(wù)，具有參與政務(wù)、協(xié)調(diào)事物、做好服務(wù)的重要職能，日常工作核心圍繞“辦文、辦會、辦事”，具有事務(wù)性、中樞性、機要性的特點。醫(yī)院辦公室工作綜合性很強，涉及臨床眾多科室，需溝通、協(xié)商并組織落實，因此該部門需要有規(guī)范化的管理、高效的工作狀態(tài)及良好的工作作風(fēng)?！?S”管理法源于日本，即整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全和節(jié)約，主要指對人員、機器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行管理評價，從而優(yōu)化生產(chǎn)，提高效率。我院是二級甲等綜合性醫(yī)院，近年在醫(yī)院辦公室采用“7S”現(xiàn)場管理后，在改善現(xiàn)場環(huán)境、改變工作作風(fēng)、減少或消除差錯方面取得明顯效果，現(xiàn)對此進(jìn)行分析探討：

一、資料與方法

（一）一般資料。

我院辦公室除本部門各類文件、合同、協(xié)議、各類總結(jié)報告等資料的儲存之外，還承擔(dān)其他職能部門重要歸檔資料的收集，是對過去工作和歷史痕跡的記錄，是歷史資料的傳承和還原。由于未及時對各部門提交的大量基礎(chǔ)資料進(jìn)行整理歸檔，導(dǎo)致出現(xiàn)工作環(huán)境雜亂無章，所需資料查找不見或記錄不完整等資料管理效果不佳的狀況，給歸檔整理工作帶來一定的難度，也給提交材料的部門之間造成工作不力的印象。2017年5月初，鎮(zhèn)江市丹徒區(qū)人民醫(yī)院院部下發(fā)《關(guān)于開展“7S”現(xiàn)場管理活動的通知》（鎮(zhèn)徒人醫(yī)〔2017〕30號），在全院開展“7S”現(xiàn)場管理工作，旨在培養(yǎng)員工良好工作習(xí)慣及團(tuán)隊意識，提升醫(yī)院整體形象，進(jìn)一步為患者提供整潔、舒適、安全的診療環(huán)境。

（二）方法。

1.“7S”現(xiàn)場管理實施方案。成立醫(yī)院“7S”管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)“7S”現(xiàn)場管理工作的組織、籌劃和檢查。各分管院長負(fù)責(zé)檢查各分管職能條口“7S”工作落實情況，并定期在院行政辦公會上通報。各職能部門負(fù)責(zé)督查、指導(dǎo)、落實本部門區(qū)域“7S”工作任務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)“7S”管理辦公室，工作職責(zé)：負(fù)責(zé)相關(guān)行政文書工作；負(fù)責(zé)評比分?jǐn)?shù)的統(tǒng)計和公布；負(fù)責(zé)全程檢查、執(zhí)行和監(jiān)督、負(fù)責(zé)“7S”檢查結(jié)果的獎懲。

2.“7S”現(xiàn)場管理實施方法。實施流程：（1）組織開展學(xué)習(xí)活動，讓辦公室工作人員充分了解“7S”現(xiàn)場管理的理念、方法、步驟及要求等。（2）分析醫(yī)院辦公室管理現(xiàn)狀，利用頭腦風(fēng)暴法收集并梳理問題，制作“7S”現(xiàn)場管理問題收集表，羅列辦公室日常工作中存在的問題及不良工作習(xí)慣等。（3）根據(jù)辦公室現(xiàn)狀問題及不足，制定管理方案并有效組織實施管理。將辦公室工作劃分成若干責(zé)任區(qū)，明確責(zé)任人，有計劃地實施“7S”經(jīng)典七步驟。（4）經(jīng)合理測算后，購置一定數(shù)量的透明整理箱和倉儲貨架。實施內(nèi)容。辦公室的核心工作圍繞“辦文、辦會、辦事”，“7S”現(xiàn)場管理主要運用于辦公室區(qū)域環(huán)境和各類資料管理中，各類文件、文檔、合同或協(xié)議、工程或設(shè)備招投標(biāo)材料、員工人事檔案、醫(yī)療糾紛涉及賠償相關(guān)資料、員工醫(yī)德醫(yī)風(fēng)相關(guān)資料等的整理歸類和歸檔。1S-整理（SEIRI）：制定辦公室物品“需要”和“不需要”判別基準(zhǔn)，清除一切與辦公室工作無關(guān)的物品并制定廢棄物品處理辦法，將“空間”騰出來活用，對于與辦公室工作有關(guān)的物品，則根據(jù)日常使用頻度及辦公室空間設(shè)計擺放。隨著辦公自動化的普及，現(xiàn)代醫(yī)院辦公室除傳承紙質(zhì)文檔資料檔案的保管外，還需將現(xiàn)代化信息技術(shù)合理運用于資料管理工作中，通過“7S”管理將需要留存的電子文件及時歸檔、整理與儲存?zhèn)浞?，建立歸檔資料信息庫，實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化與信息化的資料管理，提高歸檔資料管理工作的安全性和便捷性。2S-整頓（SEITON）：固定位置擺放物品，使合理有序，不隨意移動或使用后及時歸位，以便于下次使用的可及性，消除因混放而文件錯拿造成的差錯，同時物品擺放目視化，日常工作中主要使用文件檔案柜和在倉儲貨架上放置透明整理箱來做收納，定點定位存放，標(biāo)識清楚，觸手可及。3S-清掃（SEISO）：清掃現(xiàn)場環(huán)境，清除職場環(huán)境可見臟污，徹底清潔衛(wèi)生死角，消除細(xì)菌生存的營地，保持良好、整潔、明亮的工作環(huán)境。4S-清潔(SEIKETSU)：將上面“3S”實施的管理方法制度化、規(guī)范化，認(rèn)真維持“整理”“整頓”“清掃”效果，使其保持理想狀態(tài)并不斷深入優(yōu)化。5S-素養(yǎng)（SHITSUKE）：辦公室工作人員培訓(xùn)后具備良好的個人職業(yè)素養(yǎng)，做到人人按章操作、按規(guī)行事，形成良好的工作習(xí)慣，營造良好的團(tuán)隊作風(fēng)。6S-安全（SAFELY）:消除安全隱患，清理辦公室用電設(shè)備和其他障礙，減少因安全事故帶來的損失，保障員工人身安全。7S-節(jié)約（SAVING）:是對時間、空間和能源等方面合理利用，以發(fā)揮最大功效，創(chuàng)造高效、物盡其用的工作場所。實施要求：（1）2017年6月6日前，責(zé)任部門以及相關(guān)責(zé)任人制定本部門“7S”現(xiàn)場管理要求及培訓(xùn)科室成員，將“7S”檢查考核成績納入科室二次分配內(nèi)容。對所管轄的區(qū)域開展整理工作，按照物品是否可使用及使用頻率進(jìn)行整理工作，對已經(jīng)損壞及使用頻率較小的非必需物品集中移交總務(wù)科或設(shè)備科入庫管理。對各科相關(guān)文檔資料，按相關(guān)規(guī)定移交職能科室進(jìn)行歸檔處理。（2）2017年6月15日前，責(zé)任部門以及相關(guān)責(zé)任人對必需物品進(jìn)行定點歸置并實行畫線定位管理，在此基礎(chǔ)上開展大清掃活動，確保全院面貌有較大改觀。（3）2017年6月25日后，醫(yī)院將開展檢查評比公布成績，并給予獎罰。

（三）觀察指標(biāo)。

依據(jù)《丹徒區(qū)人民醫(yī)院7S核評標(biāo)準(zhǔn)》（甲類），評價醫(yī)院辦公室工作應(yīng)用“7S”現(xiàn)場管理的實施成效。核評內(nèi)容包括整理整頓30分（其中標(biāo)示18分，定位12分）、清掃清潔30分（其中桌上物品4分，置物柜和檔案柜4分，設(shè)備12分，垃圾桶外表2分，周邊環(huán)境清潔8分）、安全性15分（其中緊急照明裝置3分，電線3分，電壓超載2分，干粉滅火器7分）、節(jié)約能源12分（其中節(jié)能執(zhí)行情況8分，節(jié)能標(biāo)示4分）、紀(jì)律性13分（其中責(zé)任區(qū)劃分和責(zé)任人制度3分，環(huán)境維護(hù)、安全和節(jié)能的推廣和認(rèn)知10分），滿分100分，得分越高，“7S”現(xiàn)場管理實施效果越理想，評價考核如實記錄實施7S管理前后成績計分對比。

二、結(jié)果

經(jīng)共同努力，醫(yī)院辦公室目前已完成“7S”現(xiàn)場管理模式的創(chuàng)建?！?S”管理實施后，辦公室“7S”核評得分95分。通過“7S”管理實施，醫(yī)院辦公室各類歸檔資料保管有了明顯成效，存放有序，標(biāo)識清楚，取用便捷，省時省力，資料規(guī)范性與科學(xué)性得到加強，工作效率及部門形象得到提升；工作人員已基本養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，個人綜合素質(zhì)不同程度提高，工作主動性和計劃性增強；辦公室工作環(huán)境明顯改觀，各類檔案資料放置妥善且得到有效管理及使用，為醫(yī)院辦公室工作的順利開展提供了有效保障。

三、討論

現(xiàn)階段，“7S”管理在醫(yī)院管理中應(yīng)用廣泛，通過“7S”管理的培訓(xùn)、貫徹與實施，能創(chuàng)造明朗有序的工作環(huán)境，激發(fā)工作人員的向心力和歸屬感，從而減少無效作業(yè)時間，提高工作效率、降低工作成本。另外，“7S”管理能使管理活動從復(fù)雜、隨意走向簡單、規(guī)范，有助于提高管理人員管理能力，從而提升人的職業(yè)素養(yǎng)，塑造一流單位形象?！?S”現(xiàn)場管理雖然簡單，但卻實用、高效，不僅可以減少浪費、損壞及節(jié)能，還能改善工作環(huán)境，提升員工和患者精神愉悅感，增進(jìn)集體榮譽感、提高工作效率及服務(wù)質(zhì)量。通過管理實施，醫(yī)院辦公室工作環(huán)境改善，工作人員綜合素質(zhì)提升，工作效率提高，檢查評核結(jié)果成效顯著。針對醫(yī)院辦公室導(dǎo)入“7S”現(xiàn)場管理，體會如下：

（一）“7S”管理的實施能夠使醫(yī)院辦公室整齊劃一。能夠為工作人員營造一個高品質(zhì)、高效率、人際和諧的工作環(huán)境及氛圍，環(huán)境明亮、整潔、賞心悅目，辦公室是單位的窗口部門，擔(dān)負(fù)著對內(nèi)和對外的聯(lián)絡(luò)工作，從而樹立起醫(yī)院辦公室良好形象。

（二）“7S”管理能推進(jìn)醫(yī)院辦公室管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。通過“7S”活動給工作人員不斷灌輸責(zé)任感和紀(jì)律性，提高個人自主管理能力，能提升員工個人素養(yǎng)，從而實現(xiàn)對部門工作及管理的長效貢獻(xiàn)。

（三）“7S”管理有整頓“三要素”及“三定”原則。對物品的擺放要求分門別類、明確有序、有效表示、及時歸位和取用便捷，能有效避免人力查找浪費時間，提高工作效率，避免人為因素造成差錯，影響工作順利性及安全性。

（四）我院“7S”現(xiàn)場管理設(shè)立了管理活動評核標(biāo)準(zhǔn)。采用計分制，通過明確檢查項目及分值，開展檢查評比公布成績，并予以獎罰制度的方法來推進(jìn)管理的持續(xù)開展，能鼓勵先進(jìn)，鞭策落后，在全院形成爭優(yōu)創(chuàng)優(yōu)的良好氛圍，同時推動醫(yī)院質(zhì)量考評體系日趨完善。此外，通過“7S”現(xiàn)場管理實踐，我們應(yīng)該認(rèn)識到，“7S”管理是全員參與、自行管理、人人互督互查的管理模式?？剖衣殕T既是管理者，同時也是參與者。只有將質(zhì)量管理與科室每一位工作者的責(zé)任、權(quán)力和義務(wù)聯(lián)系起來，才能充分調(diào)動其積極性和創(chuàng)造性，從而確保各項規(guī)章制度有效落實。同時，我們也應(yīng)該認(rèn)識到，“7S”并不等同于部門的一次絕對“大掃除”，不是通過簡單的物資整理、淘汰更新來推進(jìn)管理，它需要將現(xiàn)場管理活動與個人具體工作緊密結(jié)合，通過不斷固化形成制度與流程，來實現(xiàn)管理的長期堅持與持續(xù)改進(jìn)，從而更好地發(fā)揮“7S”現(xiàn)場管理的作用與優(yōu)勢。綜上所述，“7S”現(xiàn)場管理應(yīng)用于醫(yī)院辦公室資料管理中可實現(xiàn)管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化，對改善工作環(huán)境、提高工作效率、優(yōu)化工作作風(fēng)具有積極作用，能夠為醫(yī)院辦公室工作的順利開展提供有效保障，值得推廣實施。

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作者：眭春芳 單位：鎮(zhèn)江市丹徒區(qū)人民醫(yī)院