企業(yè)管理費(fèi)用支出內(nèi)部控制建設(shè)

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[摘要]有的企業(yè)在管理費(fèi)用的內(nèi)控方面做得不到位，管理費(fèi)用的相關(guān)流程存在不合理的因素，使得管理費(fèi)用居高不下，嚴(yán)重影響了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高，加強(qiáng)費(fèi)用管理是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的手段之一，通過費(fèi)用內(nèi)部控制管理減少支出，有利于降低產(chǎn)品價(jià)格，從而獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)企業(yè)有序發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]管理費(fèi)用；內(nèi)控流程；控制水平；審核監(jiān)督；費(fèi)用控制績效評(píng)價(jià)

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下樹立企業(yè)控制管理費(fèi)用的整體觀念，建立和完善管理費(fèi)用控制體系形成一項(xiàng)系統(tǒng)工程，對(duì)企業(yè)管理費(fèi)用全方位的分析研究，加強(qiáng)管理費(fèi)用審核監(jiān)督，提高企業(yè)管理費(fèi)用控制水平。

1.費(fèi)用管理的目標(biāo)

費(fèi)用是指公司各部門在經(jīng)營管理過程發(fā)生的銷售費(fèi)用、管理費(fèi)用。內(nèi)部控制的內(nèi)容主要涵蓋：費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)與業(yè)務(wù)流程、費(fèi)用的審核與審批、費(fèi)用的入賬與核算，費(fèi)用預(yù)算控制評(píng)價(jià)等。控制目標(biāo)包括：明確各項(xiàng)費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn)與業(yè)務(wù)流程，確保費(fèi)用的產(chǎn)生是必需的、合理的、真實(shí)的；正確核算費(fèi)用支出，確保費(fèi)用支出能夠規(guī)范記錄與反映。定期開展費(fèi)用控制績效的評(píng)價(jià)，提高費(fèi)用控制管理水平。

2.費(fèi)用支出審批流程

費(fèi)用支出實(shí)現(xiàn)審批手續(xù)，以出差實(shí)行審批制度為例，外出辦事凡不能當(dāng)天返回以及私車公用出差的，出差前需填寫《出差審批單》，未經(jīng)審批的，不得報(bào)銷差旅費(fèi)及車輛補(bǔ)貼。特殊情況下或有緊急任務(wù)需出差的，事后由總經(jīng)理審批方可報(bào)銷。一般員工、主管、科長填寫《出差審批單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字，主管副總審批。在濰坊范圍內(nèi)出差且當(dāng)天返回的，由部門負(fù)責(zé)人審批?？崎L以上人員出差由分管副總審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3.費(fèi)用管理職責(zé)分工

財(cái)務(wù)部：一是審核、辦理費(fèi)用審核與支付。二是負(fù)責(zé)制定費(fèi)用核算辦法與費(fèi)用日常賬務(wù)處理。三是負(fù)責(zé)費(fèi)用的日?？刂?，定期對(duì)費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析與通報(bào)。四是參與費(fèi)用支付標(biāo)準(zhǔn)的合理性、費(fèi)用報(bào)銷流程的評(píng)估，提出調(diào)整意見。各部門：一是確保業(yè)務(wù)的合理性。二是負(fù)責(zé)對(duì)本部門費(fèi)用的預(yù)算控制。三是負(fù)責(zé)本部門費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況的分析與評(píng)估。經(jīng)辦人：一是負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的真實(shí)性。二是負(fù)責(zé)取得報(bào)銷票據(jù)，保證其票據(jù)的真實(shí)性與合法性。三是負(fù)責(zé)按規(guī)范要求填寫費(fèi)用報(bào)銷憑證，在規(guī)定的期限內(nèi)履行報(bào)銷的職責(zé)。行政人事部：負(fù)責(zé)組織相關(guān)費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn)的確定、評(píng)估，提出調(diào)整意見。

4.費(fèi)用管理控制措施

與個(gè)人相關(guān)的費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn)和流程：管理干部及各職系職級(jí)員工出差住宿費(fèi)、私家車汽油費(fèi)補(bǔ)貼、通訊費(fèi)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)按股份公司人力資源部頒布的《福利待遇一覽表》執(zhí)行。第一條交通費(fèi)開支：員工（含干部，下同）因公出差交通費(fèi)按出差往返地點(diǎn)，應(yīng)合理選擇公共交通工具，憑票據(jù)按規(guī)定審核報(bào)銷。公司總經(jīng)理（含隨行人員）因工作需要，可乘坐飛機(jī)（限經(jīng)濟(jì)艙）、火車軟臥、動(dòng)車組、高鐵一等座。總助（含）以上人員（含隨行人員）因工作需要，可乘坐飛機(jī)（限經(jīng)濟(jì)艙）、火車軟臥、動(dòng)車組、高鐵（限二等座）。其他人員可乘坐快旅大巴、動(dòng)車組（限二等座）、高鐵（限二等座）和火車硬臥，超限乘坐的，就近路線有高鐵、動(dòng)車組的可按高鐵二等座、動(dòng)車組二等座票價(jià)結(jié)算，超出部分自負(fù)。機(jī)票價(jià)格低于同線路高鐵二等座價(jià)格的，無需另行審批。其他人員因工作急需或出差往、返遇法定節(jié)假日等特殊情況，可能超過標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)事先經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可報(bào)銷。普通職員出差在攜帶有較重物品、大額現(xiàn)金或銀行匯票等、辦急事等情況下可乘坐出租車。其他人員因公出差乘坐出租車，日平均出租車費(fèi)最高不得超過本人住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的30%。多人一同出差的，四人以下按一人標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算，依次類推。當(dāng)天來回除濰坊市外等地區(qū)的，按標(biāo)準(zhǔn)比例提高一倍。參加會(huì)議人員、實(shí)驗(yàn)人員出差做實(shí)驗(yàn)或做技術(shù)交接的和外派培訓(xùn)學(xué)習(xí)人員去、回途中的出租車費(fèi)用可報(bào)銷。出差目的地距機(jī)場(chǎng)、車站無公共交通線路而又未安排車輛接、送場(chǎng)（站）的，區(qū)間出租車費(fèi)用可全額報(bào)銷。員工以公車或自備車出差的，不予報(bào)銷出租車費(fèi)。員工因公出差，經(jīng)批準(zhǔn)后乘坐自備車的，允許用過路費(fèi)或汽油費(fèi)等其他票據(jù)按里程數(shù)1元/公里計(jì)算予以報(bào)銷。多人次出差同一目的地共用自備車輛的可按私車公用標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。自備車出差里程核定及補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)按《車輛管理內(nèi)部控制實(shí)施細(xì)則》規(guī)定執(zhí)行。員工出差期間發(fā)生的特殊交通費(fèi)用如包車費(fèi)、代駕費(fèi)、退票費(fèi)等費(fèi)用等須經(jīng)公司總經(jīng)理審批后方可憑票據(jù)報(bào)銷。員工出差濰坊市區(qū)期間或?yàn)H坊回?；某霾钯M(fèi)用，單程不超過30元，晚上七點(diǎn)以后單程不超過60元。員工根據(jù)崗位需要外派參加的技能提升培訓(xùn)，資格考試、持證上崗、職稱考試、證書年審、繼續(xù)教育、學(xué)歷提升期間的差旅費(fèi)（含住宿），按出差的標(biāo)準(zhǔn)核定報(bào)銷。國/境外出差住宿費(fèi)限額及補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)：第二條住宿費(fèi)開支：員工因公出差，按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷，超標(biāo)自負(fù)。特殊情況可能超過標(biāo)準(zhǔn)，如遇節(jié)假日或應(yīng)急事件處理等，須提前報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。第三條出差伙食補(bǔ)貼開支：員工出差給予出差伙食補(bǔ)貼，但出差期間有餐費(fèi)報(bào)銷當(dāng)天不享受伙食補(bǔ)貼。出差補(bǔ)貼按40元/日計(jì)?？傊?總工（含）以上干部出差不計(jì)伙食補(bǔ)貼。員工在普洛藥業(yè)所屬企業(yè)間出差由目的地企業(yè)安排工作餐，伙食補(bǔ)貼按20元/日計(jì)。員工探親、婚假、喪假，學(xué)歷提升教育期間，不計(jì)發(fā)伙食補(bǔ)貼。員工參加各類會(huì)議，培訓(xùn)如會(huì)務(wù)費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)中包含餐費(fèi)或有招待費(fèi)報(bào)銷的，不計(jì)發(fā)伙食補(bǔ)貼。第四條通訊費(fèi)開支：通訊費(fèi)指手機(jī)通訊費(fèi)。通訊費(fèi)用報(bào)銷僅限報(bào)銷本人使用的一個(gè)移動(dòng)電話號(hào)碼，家庭固定電話、寬帶費(fèi)用不列入報(bào)銷范圍。各職級(jí)員工通訊費(fèi)補(bǔ)貼或報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)由公司行政人力資源部根據(jù)《薪酬福利職級(jí)對(duì)照表》核定具體金額，公司總經(jīng)理審批并報(bào)股份公司人力資源部備案。各職級(jí)職工在限額內(nèi)憑票按實(shí)報(bào)銷，每半年報(bào)銷一次。由行政人事部負(fù)責(zé)人審核、公司總經(jīng)理審批報(bào)銷。特殊崗位由公司配備防爆手機(jī)的員工，使用第二個(gè)號(hào)碼的，該號(hào)碼每年可在120元限額內(nèi)憑票報(bào)銷，人員及號(hào)碼由公司EHS部確認(rèn)。第五條業(yè)務(wù)招待費(fèi)：業(yè)務(wù)、事務(wù)宴請(qǐng)?jiān)瓌t上安排在公司小餐廳招待，餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由行政人力資源部酌情在40-80元/客標(biāo)準(zhǔn)間制定；日常事務(wù)性接待用餐一般安排員工餐廳工作客餐；同一批次客人需安排多場(chǎng)次宴請(qǐng)的，可適當(dāng)安排在社會(huì)賓館、飯店接待，標(biāo)準(zhǔn)不超過100元/人；重大客戶宴請(qǐng)可安排星級(jí)酒店接待，標(biāo)準(zhǔn)不超過150元/人。

小餐廳指定專人每月做好接待用餐臺(tái)賬，注明日期、接待部門、費(fèi)用金額，每月末交財(cái)務(wù)部分解攤銷接待部門費(fèi)用。來客接待需安排由公司支付費(fèi)用的游覽景區(qū)、住宿、餐飲等消費(fèi)，有權(quán)簽單掛賬消費(fèi)的僅限公司總經(jīng)理及其授權(quán)的人員。其他人員因接待需要可經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)到行政人力資源部領(lǐng)取“來賓接待通知單”或“景區(qū)簽字單”后掛賬消費(fèi)。公司各部門、各車間因業(yè)務(wù)招待需要從行政人力資源部領(lǐng)取的預(yù)算內(nèi)香煙、酒水、禮品等費(fèi)用，每月末由行政人力資源部按部門匯總后，交財(cái)務(wù)部按采購價(jià)計(jì)入各部門招待費(fèi)用。在公司協(xié)議酒店及影視城、圓明園各景點(diǎn)簽單消費(fèi)的，由行政人力資源部統(tǒng)一結(jié)算，財(cái)務(wù)部按消費(fèi)清單分解攤銷費(fèi)用。在非公司協(xié)議單位接待消費(fèi)的，一律由招待人結(jié)算，憑票據(jù)按報(bào)銷流程審批報(bào)銷。第六條員工養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、婚產(chǎn)保險(xiǎn)費(fèi)開支：按《人力資源內(nèi)部控制實(shí)施細(xì)則》執(zhí)行。第七條培訓(xùn)及職稱評(píng)審費(fèi)用：按《人力資源內(nèi)部控制實(shí)施細(xì)則》規(guī)定的審批流程審批及報(bào)銷費(fèi)用。第八條公車費(fèi)用開支：各部門、各車間因公使用公車，實(shí)行有償使用原則。按出車目的地里程標(biāo)準(zhǔn)，以小轎車2.0元/公里、大客車5.5元/公里，由車隊(duì)每月進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，交財(cái)務(wù)計(jì)入部門或個(gè)人費(fèi)用。第九條探親路費(fèi)：因路途遙遠(yuǎn)或工作需要，員工在休息日及節(jié)假日不能回家與配偶或父母、岳父母團(tuán)聚的員工，在本企業(yè)工作滿一年后，每年可享受一次春節(jié)期間返鄉(xiāng)探親往返路費(fèi)報(bào)銷，企業(yè)所屬地級(jí)市地區(qū)外省內(nèi)職工可報(bào)銷二次探親往返路費(fèi)。工作未滿一年的，可報(bào)銷單程探親路費(fèi)。當(dāng)年春節(jié)因工作需要不能返鄉(xiāng)的，在當(dāng)年內(nèi)可報(bào)銷一次探親路費(fèi)。員工返鄉(xiāng)實(shí)行“分區(qū)域限額報(bào)銷”的原則核定報(bào)銷。每位員工每年只能憑票報(bào)一處探親路線的路費(fèi)，因交通便捷，不足以上報(bào)銷限額的，按實(shí)報(bào)銷。分區(qū)域限額標(biāo)準(zhǔn)為所屬地級(jí)市外，省內(nèi)，往返180元/人/次；周邊省份，河北、山西、天津、北京往返400元/人；河南往返500元/人；安徽、江蘇往返600元/人；上海、內(nèi)蒙古往返700元/人；江西往返800元/人；湖南、吉林、遼寧、寧夏往返900元/人；青海、甘肅、福建、黑龍江、陜西、湖北、浙江往返1000元/人；廣東、四川、重慶、貴州往返1100元/人；云南、廣西往返1200元/人；西藏、新疆往返1300元/人。自駕車返鄉(xiāng)探親的可憑路橋費(fèi)、加油費(fèi)票據(jù)按上述限額報(bào)銷。每年4月份報(bào)銷春節(jié)返鄉(xiāng)車費(fèi)，由部門主管審核后，到行政人事部門審核登記，經(jīng)財(cái)務(wù)審核后，報(bào)公司總經(jīng)理審批后報(bào)銷。特殊引進(jìn)人才可按引入時(shí)約定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

5.結(jié)語

在日常財(cái)務(wù)工作規(guī)范管理費(fèi)用核算，遵循因果關(guān)系和級(jí)次限制原則，實(shí)行科學(xué)化決策，保障監(jiān)督機(jī)制實(shí)施，根據(jù)成本決策的具體內(nèi)容，編制管理費(fèi)用控制計(jì)劃，作為控制管理費(fèi)用的依據(jù)，提高企業(yè)管理費(fèi)用控制水平。

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作者：李強(qiáng) 單位：山東利邦牧業(yè)股份有限公司