項目管理中控制系統(tǒng)研究

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1項目控制的理論研究

各類控制工作都是技術(shù)很強(qiáng)的工作，而且要有理論的支撐。管理控制是靠決策、計劃、組織、程序、過程等環(huán)節(jié)來實現(xiàn)的，理想狀態(tài)是達(dá)到剛性目標(biāo)，故對項目控制理論的研究與探討就顯得十分重要。

1.1項目是可以控制的

項目是否可控，既是一個認(rèn)識問題，也是一個理論問題，更是項目實施所面臨的問題。無數(shù)成功的項目實施案例回答了這個問題：在一般情況下，項目是可按預(yù)定目標(biāo)進(jìn)行控制的。人們一般的認(rèn)知是再難的工作總是可以控制的，項目經(jīng)理更要認(rèn)識到通過堅持不懈的努力，項目是可控的，是可以達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的。

1.2控制的可能性空間

控制論的黑箱方法是研究項目管理的有效工具，這也為研究項目控制提供了一種很好的思想和方法。對于項目的具體實施者來說，力求將可控空間也就是項目實施的全過程變成一個“白箱”?！鞍紫洹笔菍υ撌挛锏牧私庖呀?jīng)達(dá)到了全知全能的境界。相反，若對一個研究的事物全無所知，那么它就是“黑箱”。專業(yè)人員對項目進(jìn)行結(jié)構(gòu)分解，使項目結(jié)構(gòu)層次化、透明化，項目的各方面情況和組成明確、清晰，這對于項目管理層和專業(yè)人員來說就接近于白箱。若對研究的事物不是十分了解，則稱之為“灰箱”。對于眾多的項目參與者及利益相關(guān)者，了解項目的概況，但對項目具體情況，如項目構(gòu)成與設(shè)計、實施技術(shù)、管理過程等又非全部了解，這就呈現(xiàn)出灰箱的特點(diǎn)。對于非專業(yè)人士的項目業(yè)主、投資者和客戶等，投入資金，得到和享有項目的最終成果，這基本上就接近于黑箱。在項目實施過程中，其關(guān)鍵是構(gòu)建項目的可控性空間，可控性空間越小，標(biāo)志著所需要的控制能力就越強(qiáng)。

1.3管理控制

項目控制具有過程控制、多目標(biāo)控制、控制對象具有可分解性、多種控制模式并用、控制具有相關(guān)性等特點(diǎn)。項目控制既包括控制人，也包括控制物。故管理控制是不可或缺的重要方面。維納的《控制論》是研究生命體、機(jī)器和社會的內(nèi)部或彼此之間的控制的科學(xué)。而人的控制，即參與者行為的控制是項目控制理論研究的核心問題，也是管理控制要關(guān)注的重要方面。項目控制是復(fù)雜而綜合的，不是純粹的機(jī)械裝置控制，不是剛性的，在黑箱理論、反饋理論和比較理論三種控制技術(shù)并用的基礎(chǔ)上，還必須要輔之以管理控制。

2項目控制的機(jī)理

控制思想的產(chǎn)生和控制技術(shù)的運(yùn)用由來已久，而將控制技術(shù)運(yùn)用于管理來研究，其歷史并不長，應(yīng)用于項目管理則是人們近幾十年才重視起來的問題。

2.1項目控制是整個項目得以順利完成的重要保證

項目控制是指項目管理者根據(jù)跟蹤項目所提供的信息，對比原計劃（或既定目標(biāo)），找出偏差、分析成因、研究糾偏對策、實施糾偏措施的全過程。有效的項目控制應(yīng)落實到項目全生命周期的各個環(huán)節(jié)，即項目前期策劃、中期實施和后期運(yùn)營等。在此基礎(chǔ)上，借助進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用和風(fēng)險等控制機(jī)制對項目進(jìn)行有效管理。

2.2項目控制是人員、過程和技術(shù)共同作用的結(jié)果

項目控制的實施是一項艱巨而復(fù)雜的任務(wù)執(zhí)行過程，在這個過程中，人員和技術(shù)共同發(fā)揮著作用。人員是根本，技術(shù)不可或缺。集中控制的程度越高，就越不合個人的口味，越需要各級人員來籌劃、來實施。技術(shù)則包括了幾層含義，既有控制技術(shù)和相關(guān)的科學(xué)技術(shù)，還應(yīng)包括體現(xiàn)在管理過程中的管理技術(shù)，這三個技術(shù)共同作用而完成控制任務(wù)。技術(shù)方案、施工工藝等方面有問題，無論管理人員再努力，控制措施多么完善，質(zhì)量、成本、進(jìn)度等仍然會失控。同樣，再完美的技術(shù)方案，沒有人員來實施管理，或沒有實施系統(tǒng)的控制職能，項目照樣會失控。例如，項目產(chǎn)出物的質(zhì)量是靠項目的工作質(zhì)量保證的，而項目的各項工作都是依靠人來完成的。同時，技術(shù)控制的強(qiáng)度越高，通過個人酌情處理的靈活性就越低。大量的規(guī)則、制度和措施可能使人與組織兩者都產(chǎn)生機(jī)能失調(diào)的后果。

2.3項目控制的關(guān)鍵是進(jìn)行人的管理和控制

項目的實施以人為本，人是第一要素。越來越多的研究表明，項目參與者的行為是決定項目成敗的重要因素。項目的技術(shù)層面是可以模仿的，如項目策劃過程、實施過程和實施方式等，但效仿一支知識水平和工作積極性較高的項目團(tuán)隊是極為困難的。很多項目的成敗差異都表現(xiàn)出這一點(diǎn)，即是否擁有高素質(zhì)的項目參與人員，對項目參與者的管理和控制也是必不可少的內(nèi)容。有效的人員管理會對項目的成功打下堅實的基礎(chǔ)，起到積極的正向作用；與此相反，不當(dāng)?shù)娜藛T管理必定會使整個項目產(chǎn)生極大的負(fù)效應(yīng)。在控制人的基礎(chǔ)上，同時也要對項目的技術(shù)進(jìn)行有效控制?？刂频幕救蝿?wù)，是要在理論上找到技術(shù)系統(tǒng)與生物系統(tǒng)之間在某些功能上的相似性、統(tǒng)一性，以便在技術(shù)上研制出模擬人的行為和功能（尤其是智能）的技術(shù)裝置。不管是對人的控制還是對技術(shù)的控制，制訂項目實施方案時，都必須結(jié)合項目的實施情況，從技術(shù)、組織、管理等多個方面進(jìn)行全面分析，選擇適當(dāng)?shù)姆椒夹g(shù)，力求項目方案技術(shù)達(dá)到可行性強(qiáng)、經(jīng)濟(jì)合理、操作方便、成本低廉的目的。項目控制是對人與技術(shù)的共同控制，這樣的作用機(jī)理表明，項目控制最重要的是實施對項目參與人員的控制，使項目參與者的行為更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，其次才是技術(shù)控制。對于一個項目是否成功，起決定性因素的是人的控制，即對參與者的行為控制。

2.4實現(xiàn)項目的控制必須具有更廣闊的視角

項目的全過程管理包含很多內(nèi)容，其控制范圍有文化、管理、技術(shù)、行為等幾個方面的內(nèi)容。對項目控制的探究離不開項目參與者對項目的認(rèn)知、自身的態(tài)度和價值觀，文化是在人觀念基礎(chǔ)上所表現(xiàn)出來的具體形式，文化層面是項目管理與控制的底蘊(yùn)，是整個項目的基礎(chǔ)；對于管理層面，以項目管理知識體系中十大知識領(lǐng)域和管理科學(xué)中的職能與方法為基礎(chǔ)，目的在于規(guī)范項目管理人員的管理行為；技術(shù)層面的特點(diǎn)在于科學(xué)技術(shù)是項目實施的支撐，很多項目的實施過程，都包含了項目參與者的知識和技能，技術(shù)層面在控制中主要在于規(guī)范項目參與者操作的規(guī)范性，即行為的規(guī)范；行為層面是整個項目實施時的具體體現(xiàn)，文化、管理和技術(shù)最終都要體現(xiàn)在行為上，即項目的實現(xiàn)歸根結(jié)底是靠人的行為來完成和實現(xiàn)。

3控制方法與控制系統(tǒng)

3.1功能模擬方法在項目控制中的應(yīng)用

在維納的控制論體系中，基本方法有三種，即黑箱方法、功能模擬方法、反饋方法。一般研究工程控制、項目控制的文獻(xiàn)中多分析、探討反饋的方法。本文試圖對功能模擬方法在項目控制中的應(yīng)用做初步分析。

3.1.1模擬方法的發(fā)展歷史控制論把模擬方法發(fā)展到功能模擬的新階段。功能模擬方法是模擬方法的高級形式，它集中體現(xiàn)了控制論的思想特點(diǎn)。功能模擬方法既是控制論的基本方法，又是具有相對獨(dú)立性的科學(xué)研究方法。所謂功能模擬方法，簡單地說，就是以功能和行為相似為基礎(chǔ)，用模型模仿原型的功能和行為的一種方法。模擬方法隨著人類實踐活動的深入和科技水平的提高而不斷發(fā)展。模擬方法的具體形式，從人類認(rèn)識的不同階段中產(chǎn)生，在不同的條件下應(yīng)用，并在生產(chǎn)和科研中發(fā)揮著不同程度的作用。維納等人大膽地拋棄了把動物和機(jī)器相等同的觀點(diǎn)，保留了動物和機(jī)器相類比的舊形式。借助這一形式，拋開機(jī)器和生命機(jī)體不同的物質(zhì)基質(zhì)和結(jié)構(gòu)，只在行為和功能方面尋找二者的統(tǒng)一性和相似性，從而創(chuàng)立了控制論這門新科學(xué)?？刂普摰膭?chuàng)立，基于傳統(tǒng)類比和模擬方法，又在功能模擬上達(dá)到了新的突破。

3.1.2功能模擬方法的特點(diǎn)功能模擬強(qiáng)調(diào)模型和原型在行為、功能上具備相似性，且重在模擬有目的性的行為；功能模擬源自傳統(tǒng)模擬，而又有質(zhì)的增進(jìn)，傳統(tǒng)模擬在于認(rèn)識生物原型本身，而功能模擬要求在認(rèn)識生物原型的基礎(chǔ)上，創(chuàng)造出具有類似生物目的行為特征的機(jī)器；功能模擬使用黑箱方法，不需要透徹分析系統(tǒng)內(nèi)部的運(yùn)行機(jī)制，也無需強(qiáng)迫模型與原型在結(jié)構(gòu)上完全相同，重在確保模型系統(tǒng)整體上的功能有效。

3.1.3功能模擬方法的意義功能模擬方法使模擬由單純認(rèn)識原型的手段，發(fā)展成為改造世界的直接手段，這一點(diǎn)具有重大的理論和實踐意義。首先，以功能模擬方法的創(chuàng)造為起點(diǎn)，人們開始借鑒模仿生物行為?？刂普撨\(yùn)用功能模擬方法，將相應(yīng)的生物行為與機(jī)器行為聯(lián)系在一起，通過模仿生物行為，創(chuàng)造高新技術(shù)，由此奠定了仿生學(xué)的科學(xué)基礎(chǔ)。其次，功能模擬為人工智能的研究提供了有效方法。智能是高度發(fā)達(dá)的物質(zhì)—人腦的特殊機(jī)能，它集中表現(xiàn)為記憶、判斷、推理、選擇、演算等思維活動。最后，功能模擬的發(fā)展必然帶來認(rèn)識和實踐手段的新飛躍。隨著功能模擬向智能模擬發(fā)展，智能機(jī)器的不斷完善和廣泛運(yùn)用，必將帶來人們的認(rèn)識和實踐手段與方法的質(zhì)的飛躍。智能機(jī)器作為人腦的自然“延長”，不僅在認(rèn)識活動的感性階段充當(dāng)人工認(rèn)識器官，而且已經(jīng)跨入人類認(rèn)識的理性階段，并無限地逼近人類智能。它帶來人類認(rèn)識能力的突破性發(fā)展，使人類認(rèn)識躍進(jìn)到現(xiàn)代科學(xué)認(rèn)識的新階段。功能模擬方法基本原理和特點(diǎn)的幾點(diǎn)啟發(fā)，一是模型和原型在功能和行為上需具備相似性，這是功能模擬方法的基礎(chǔ)。這里的功能，可以理解為原模型的功能，也可以理解為已完成項目的管理功能。行為易于理解，項目控制就是要規(guī)范參與者行為。在理解了功能和行為相似之后，可以設(shè)想一種項目管理過程的模擬思路，即借鑒以往成功控制項目的管理經(jīng)驗，成功的方面保持并發(fā)揚(yáng)，不足的地方予以改進(jìn)。二是這一方法和黑箱方法有內(nèi)在的聯(lián)系，一般地說，采用功能模擬方法是因為不認(rèn)識或完全不認(rèn)識研究對象的結(jié)構(gòu)，才從功能研究入手。這對于理解和應(yīng)用這兩種控制方法大有裨益。三是可以探索一種項目管理綜合管理系統(tǒng)。這要以項目管理系統(tǒng)為平臺，借鑒功能模擬方法，特別是人工智能技術(shù)，同時結(jié)合組織學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)的研究成果，結(jié)合項目管理十大知識領(lǐng)域和五個具體過程，來提高大型項目的管理水平和控制能力。

3.2項目控制系統(tǒng)與實施過程

3.2.1對控制系統(tǒng)的認(rèn)識對控制系統(tǒng)的認(rèn)識，有一個前提，即要分析清楚控制系統(tǒng)是有形的還是無形的。很多項目控制系統(tǒng)是與項目管理組織、各級項目管理負(fù)責(zé)人、各種管理與技術(shù)指標(biāo)、各種管理規(guī)章制度交織在一起的。大型的、重要的項目，其控制系統(tǒng)必須是有形的，是有意建立的。它包括了賦予項目有關(guān)管理部門或小組以明確的任務(wù)，包括建立各種規(guī)章制度及監(jiān)控體系，各任務(wù)小組分項、分類控制措施，即建立一個全面的控制體系，形成控制系統(tǒng)。而中小型項目，其控制任務(wù)則包括在管理職能中，是半顯性或是隱形的，但其功能始終存在。

3.2.2項目控制系統(tǒng)的運(yùn)行項目控制是一項復(fù)雜的、綜合的工作。現(xiàn)代大型項目的基本特征是所需資源量大且成本不斷增加，技術(shù)條件復(fù)雜，涉及的人員、機(jī)構(gòu)和職能相互依存的程度高、風(fēng)險大。構(gòu)建一個能對項目信息和活動進(jìn)行管理和控制的系統(tǒng)，是項目成功的關(guān)鍵。項目的控制工作主要通過控制系統(tǒng)完成，控制系統(tǒng)有三大要素，即措施、信息和反饋。這一控制系統(tǒng)就是項目組織為了滿足項目周期、預(yù)算和質(zhì)量的目標(biāo)要求，而建立的運(yùn)用時間、資金、人力、材料和信息等資源來規(guī)范項目實施的保障體系。

3.2.3項目控制的基礎(chǔ)是知識體系經(jīng)過半個多世紀(jì)逐漸建立起來的項目管理知識體系和項目管理實施的固定模式就是為了規(guī)范項目實施的具體過程。也就是說，凡是被稱為“項目”的任務(wù)、工作，就可以“套用”項目實施的規(guī)范動作。正是有了知識體系，項目控制的實施，控制系統(tǒng)的運(yùn)行才有了一個完整的框架，控制過程與項目實施過程才能融合，控制的目標(biāo)與項目的目標(biāo)才能一致，控制的指令、體系、措施才能落到實處，才能使項目實施一步步走向成功。

3.2.4項目控制要著眼全局項目控制的實施是一個全方位的、全過程的任務(wù)。對于一些極度復(fù)雜的項目而言，如大型化工廠的建造或新型武器系統(tǒng)的研制等，往往需要更為周密而系統(tǒng)的控制?？刂普撝塾趶目刂葡到y(tǒng)與特定環(huán)境的關(guān)系來考慮系統(tǒng)的控制功能。也就是說，控制系統(tǒng)的控制功能是在系統(tǒng)與環(huán)境之間的相互作用中實現(xiàn)的。這里的環(huán)境自然包括了項目實施的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境。項目實施控制是一個積極的、持續(xù)改進(jìn)的過程?？刂频哪繕?biāo)不僅僅是監(jiān)督和責(zé)任落實，而是為了持續(xù)改進(jìn)項目的實施過程，進(jìn)行新的控制，包括采用新措施，開展持續(xù)的項目監(jiān)督。具體的項目控制中，容易陷入控制系統(tǒng)及技術(shù)系統(tǒng)，關(guān)注各類數(shù)據(jù)、報表。這種局面也要防止，要胸懷項目整體目標(biāo)和項目實施的方方面面，要有大局觀。

4結(jié)語

要進(jìn)行有效的項目整體管理，項目經(jīng)理首先需要分析清楚項目所處的內(nèi)外部環(huán)境和整體情況，特別是要對項目主要的關(guān)系人進(jìn)行分析和管理。其次，要設(shè)計好項目的控制系統(tǒng)，包括項目的組織架構(gòu)、項目變更控制系統(tǒng)、沖突處理系統(tǒng)。最后，要按照項目管理知識體系的項目整合管理的規(guī)范過程來對項目進(jìn)行整體管理。只有這樣，項目控制的目的才能成功實現(xiàn)。

作者：賽云秀 單位：西安工業(yè)大學(xué)建筑工程學(xué)院