燃?xì)獍l(fā)票管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)論文

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1燃?xì)?/a>發(fā)票管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

1.1系統(tǒng)實(shí)施背景

目前南京港華現(xiàn)有民用天然氣用戶130萬戶，工商企業(yè)用戶6千戶，燃?xì)獍l(fā)票種類繁多，包括國稅統(tǒng)一印制的通用機(jī)打普通票、機(jī)打卷式票、人工手開票及定額票等十余種。一直以來公司對(duì)發(fā)票的日常管理采用人工方式，通過Excel或者Word文檔進(jìn)行發(fā)票的管理，每天都要做大量的發(fā)票申領(lǐng)、發(fā)放工作，并且定期要清查發(fā)票庫存量。為了提高發(fā)票管理的安全性、可靠性和工作效率，將發(fā)票管理人員從繁瑣的重復(fù)性工作中解脫出來，集中更多時(shí)間和精力將管理工作做精做細(xì)，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)在發(fā)票管理各個(gè)工作環(huán)節(jié)的監(jiān)管作用，有必要建立適用于燃?xì)馄髽I(yè)實(shí)際運(yùn)用的發(fā)票管理系統(tǒng)。

1.2系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)目標(biāo)及結(jié)構(gòu)

(1)系統(tǒng)能覆蓋發(fā)票所有相關(guān)操作，包括不同類型發(fā)票的申報(bào)、采購、領(lǐng)用、開具、作廢、核銷等全過程。

(2)通過系統(tǒng)可以方便地進(jìn)行發(fā)票的入庫操作，領(lǐng)用及跟蹤，同時(shí)與其發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，供財(cái)務(wù)人員隨時(shí)進(jìn)行核查，生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

(3)能與公司現(xiàn)有客戶關(guān)系管理系統(tǒng)(CRM)的業(yè)務(wù)子系統(tǒng)：客戶服務(wù)系統(tǒng)、賬務(wù)管理系統(tǒng)、爐具銷售系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享和交換。(4)提供通用接口，方便導(dǎo)入、導(dǎo)出公司現(xiàn)有的用友財(cái)務(wù)系統(tǒng)中開具發(fā)票信息；并可將開票信息轉(zhuǎn)換成稅務(wù)部門要求的數(shù)據(jù)格式，供稅務(wù)部門隨時(shí)進(jìn)行查詢。

1.3系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

(1)申報(bào)管理。由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一發(fā)起發(fā)票申報(bào)計(jì)劃，各業(yè)務(wù)部門根據(jù)發(fā)票實(shí)際需求量進(jìn)行填報(bào)，最后由財(cái)務(wù)統(tǒng)一匯總，發(fā)票采購申報(bào)信息在填報(bào)時(shí)填寫。

(2)采購登記。采購發(fā)票的清單列表(按本)，記錄購回發(fā)票的代碼、號(hào)碼區(qū)間、數(shù)量、本數(shù)、采購人?？砂床少徣掌凇l(fā)票總號(hào)、區(qū)間號(hào)查詢發(fā)票。

(3)報(bào)警閥值維護(hù)。按發(fā)票種類設(shè)置燃?xì)獍l(fā)票庫存量的最低報(bào)警值，當(dāng)庫存達(dá)到閥值時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送短信或郵件提醒發(fā)票管理員。

(4)結(jié)存管理用于查詢統(tǒng)計(jì)采購發(fā)票的存量、每日和每月的使用等情況，當(dāng)存量不夠預(yù)設(shè)的使用量時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)提示。

(5)領(lǐng)用登記。由發(fā)票系統(tǒng)管理員登記發(fā)票領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用發(fā)票號(hào)區(qū)間段等信息。對(duì)于領(lǐng)用流程，則根據(jù)業(yè)務(wù)信息填寫生成發(fā)票領(lǐng)用信息。

(6)申領(lǐng)發(fā)放。各部門發(fā)票管理員將發(fā)票發(fā)放給發(fā)票使用人，可以到查詢申領(lǐng)信息(如果已發(fā)，顯示發(fā)票明細(xì))，默認(rèn)狀態(tài)為未發(fā)放。點(diǎn)擊新窗口顯示可用發(fā)票(可通過信息查找)，只能查詢自己部門已領(lǐng)發(fā)票情況。

(7)作廢登記。作廢發(fā)票需要填寫詳細(xì)信息，包括發(fā)票類型、發(fā)票號(hào)碼、作廢原因、作廢日期，操作人等，由發(fā)票系統(tǒng)管理員統(tǒng)一登記。

(8)手工票和定額票。發(fā)票系統(tǒng)管理員，按發(fā)票號(hào)段登記手工票，定額票信息，也可導(dǎo)入手工票/定額票號(hào)段信息，生成手工票和定額票使用情況信息表。

(9)核銷管理。已使用的普通發(fā)票和增值稅專用發(fā)票，以及有效期限內(nèi)未使用完的空白發(fā)票，各部門發(fā)票管理員將需要核銷的發(fā)票集中上交公司財(cái)務(wù)部門，由發(fā)票系統(tǒng)管理員統(tǒng)一進(jìn)行核銷以保證發(fā)票的安全性。

(10)權(quán)限設(shè)置。系統(tǒng)設(shè)有用戶權(quán)限，發(fā)票系統(tǒng)管理員分配操作權(quán)限，機(jī)構(gòu)設(shè)置等。可以對(duì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行自定義操作，形成樹狀結(jié)構(gòu)?？稍跈?quán)限設(shè)置中增加，修改，刪除，查詢等各個(gè)權(quán)限設(shè)置。

1.4接口設(shè)計(jì)

(1)稅務(wù)接口。生成稅務(wù)部門要求的數(shù)據(jù)格式，供稅務(wù)部門隨時(shí)進(jìn)行查詢。

(2)用友系統(tǒng)接口?？蓪?dǎo)入/導(dǎo)出用友財(cái)務(wù)系統(tǒng)中開具發(fā)票信息到本系統(tǒng)。

(3)其它接口。可導(dǎo)入格式化的其它方式的發(fā)票信息數(shù)據(jù)到本系統(tǒng)

1.5統(tǒng)計(jì)報(bào)表

系統(tǒng)具有強(qiáng)大的報(bào)表生成功能，能夠自動(dòng)生成各類發(fā)票使用明細(xì)表、發(fā)票庫存情況表，發(fā)票采購統(tǒng)計(jì)表，發(fā)票領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)開票統(tǒng)計(jì)(包括正常發(fā)票，作廢發(fā)票)，手工票和定額票使用情況表等。

1.6系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境

系統(tǒng)基于J2EE的三層客戶端/服務(wù)器體系架構(gòu)，采用Java語言開發(fā)，提供一個(gè)獨(dú)立的、可移植的、多用戶的、安全的和基于標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)級(jí)平臺(tái)，從而簡(jiǎn)化企業(yè)應(yīng)用的開發(fā)、管理和部署。由于遵循了J2EE規(guī)范，因此使用J2EE技術(shù)開發(fā)的可以部署在各種J2EE應(yīng)用服務(wù)器上。基于J2EE平臺(tái)的產(chǎn)品幾乎能夠在任何操作系統(tǒng)和硬件配置上運(yùn)行，現(xiàn)有的操作系統(tǒng)和硬件也可以被完整地保留下來繼續(xù)使用。

2結(jié)語

燃?xì)獍l(fā)票管理信息系統(tǒng)了記錄每一張發(fā)票的狀態(tài)和流向，為發(fā)票的整個(gè)生命周期提供有力監(jiān)管工具。管理人員可以隨時(shí)查詢系統(tǒng)管理的發(fā)票信息，監(jiān)控發(fā)票資源的使用情況，跟蹤管理發(fā)票資源在整個(gè)生命周期內(nèi)的狀態(tài)變化，準(zhǔn)確掌握各個(gè)開票點(diǎn)的各類發(fā)票使用情況，并以此為依據(jù)更好地對(duì)發(fā)票資源進(jìn)行管理。該系統(tǒng)還與客戶關(guān)系管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了無縫對(duì)接，進(jìn)行準(zhǔn)確的賬務(wù)分析，規(guī)范的會(huì)計(jì)核算，確保會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性，降低公司財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，有效防范公司稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，推動(dòng)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化整合，從而達(dá)到強(qiáng)化財(cái)稅管控力度的目標(biāo)。

作者:施明 王富強(qiáng) 單位：南京港華燃?xì)庥邢薰?/p>