電子檔案信息安全問題及保障策略

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摘要:隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理領(lǐng)域出現(xiàn)了新的管理模式，并且有逐步取代傳統(tǒng)的檔案管理之勢，極大地推動(dòng)了檔案管理的科學(xué)性和高效性，但在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案的應(yīng)用往往也會(huì)帶來諸多的安全問題，應(yīng)予認(rèn)真研究。

關(guān)鍵詞:網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;電子檔案;信息安全;保障策略

1引言

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅速發(fā)展一方面拓寬了我們獲取信息的渠道，給我們的生活帶來極大的便利，另一方面也給我們帶來了極大的挑戰(zhàn)。如果我們不能夠在推動(dòng)檔案管理科學(xué)性和高效性的同時(shí)，重視由此帶來的安全問題并且采取相應(yīng)的策略妥善處理，將會(huì)給檔案管理帶來巨大的阻礙與損失。如何在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下保障電子檔案信息安全，現(xiàn)已成為我們檔案工作人員必須面對(duì)的首要問題。筆者根據(jù)自身檔案管理工作的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，在深入研究相關(guān)文獻(xiàn)的基礎(chǔ)上，擬對(duì)處理電子檔案信息的安全問題提出相應(yīng)的策略，為處理電子檔案應(yīng)用過程中出現(xiàn)的安全問題提供一定的參考。

2復(fù)雜的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境:研究背景與文獻(xiàn)回顧

伴隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在我們的生產(chǎn)和生活的各個(gè)領(lǐng)域中也越來越扮演著不可替代的角色。從經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的“互聯(lián)網(wǎng)+”到檔案管理領(lǐng)域的“數(shù)字化”管理模式無一不彰顯著互聯(lián)網(wǎng)給我們帶來的影響。在互聯(lián)網(wǎng)背景下的數(shù)字化檔案建設(shè)，使檔案資源實(shí)現(xiàn)分類管理并完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換，不僅提高了檔案資源的利用程度，還明確了檔案管理的方式和方向，使得檔案管理工作更加有效和合理。不可否認(rèn)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)很大程度上滿足了新時(shí)期檔案管理的內(nèi)在要求，但是我們?nèi)f萬不能因此而忽略了互聯(lián)網(wǎng)作為一把雙刃劍給檔案管理所帶來的消極因素。一些研究已經(jīng)指出:檔案管理中管理效率與信息安全之間存在顯著矛盾，電子檔案在運(yùn)用過程中，不可避免地對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)產(chǎn)生依賴，面臨著技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)和網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，如果遭遇黑客入侵、病毒侵害和網(wǎng)絡(luò)故障等問題時(shí)，檔案信息安全將得不到保障?；ヂ?lián)網(wǎng)環(huán)境具有寬松性、多變性和復(fù)雜性的特征，加之目前數(shù)字化管理模式下的電子檔案的運(yùn)用還處在發(fā)展階段，檔案管理的安全保障系統(tǒng)還不健全，因此，在互聯(lián)網(wǎng)背景下電子檔案信息安全問題是亟待檔案管理者解決和面對(duì)的一個(gè)難題。

3電子檔案區(qū)別于傳統(tǒng)檔案的特點(diǎn)

3．1電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有很強(qiáng)的依賴性

20世紀(jì)90年代以來，信息技術(shù)突飛猛進(jìn)地發(fā)展，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不斷完善，電子及信息技術(shù)普及到各行各業(yè)，電子檔案的出現(xiàn)更是順應(yīng)了信息時(shí)代的需求。檔案信息以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)是電子檔案的一個(gè)重要特征。為了保障檔案信息管理的安全性與有效性，傳統(tǒng)檔案管理者一般是花費(fèi)大量的人力物力將檔案集中起來，統(tǒng)一監(jiān)控;而電子檔案的管理則需要利用計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行一定的加密和編碼等處理，并使用技術(shù)的存貯介質(zhì)保存，因此，電子檔案信息以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為載體，以數(shù)字化的形式記錄了傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有很強(qiáng)的依賴性。

3．2電子檔案信息呈現(xiàn)形式的復(fù)雜性和多樣性

傳統(tǒng)的檔案信息大多不外乎兩種的信息表現(xiàn)形式:一為文字，二為圖表，而電子檔案信息的表現(xiàn)形式更加復(fù)雜多樣。電子檔案信息可以把包含文字、圖表及音頻、照片等電子多媒體形式統(tǒng)一集中到一份檔案信息中，用最直接生動(dòng)的形式呈現(xiàn)出當(dāng)前檔案信息的情況。所以，電子檔案信息運(yùn)用各異的多媒體形式，構(gòu)成了檔案信息呈現(xiàn)方式的多樣性和復(fù)雜性。

3．3電子檔案信息共享的便捷性

傳統(tǒng)檔案的管理方式是單一的、相對(duì)封閉的，檔案用戶使用檔案在很大程度上受到時(shí)間和空間的限制，無法及時(shí)有效的獲取和應(yīng)用檔案信息。而檔案數(shù)字化管理模式下的電子檔案信息的應(yīng)用，將傳統(tǒng)的封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務(wù)，將傳統(tǒng)的“一對(duì)一”服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙粚?duì)多”服務(wù)，檔案用戶不需要特地花時(shí)間去參與上門、排隊(duì)、等待等流程，只需通過計(jì)算機(jī)甚至是一只小小的手機(jī)就能在任何時(shí)間、任何空間連接網(wǎng)絡(luò)，獲取所需要的檔案信息并對(duì)它進(jìn)行下載、保存和利用。電子檔案信息的應(yīng)用為開啟檔案服務(wù)多元化和實(shí)現(xiàn)最大范圍內(nèi)檔案信息的全面共享提供了新范式。

4互聯(lián)網(wǎng)背景下電子檔案存在的安全問題

4．1復(fù)雜的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境所構(gòu)成的威脅

互聯(lián)網(wǎng)作為電子檔案系統(tǒng)不可分割的一部分，其環(huán)境的好壞對(duì)電子檔案的生存和發(fā)展具有最直接的影響?；ヂ?lián)網(wǎng)本身所具有的開放性特點(diǎn)，使得近些年網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境越來越復(fù)雜。很多不法分子正是利用這些特點(diǎn)對(duì)檔案信息進(jìn)行破壞，如入侵到檔案信息的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行惡意篡改、刪除或者引入網(wǎng)絡(luò)病毒等破壞，對(duì)電子檔案信息安全造成一定的威脅。當(dāng)前迫切需要加強(qiáng)信息安全，網(wǎng)絡(luò)安全方面的研究和應(yīng)用。

4．2保護(hù)信息安全的“絆腳石”－－不符合時(shí)展要求的檔案管理者

在電子檔案信息安全管理工作中，檔案管理者不僅是檔案信息安全的守護(hù)者，而且也是檔案信息安全問題制造者。電子檔案信息的安全與檔案管理者的安全意識(shí)是直接相關(guān)的，如果工作人員的安全意識(shí)薄弱，疏于防范上就是對(duì)檔案信息安全危險(xiǎn)敞開大門。電子檔案管理是兼顧保密性和科學(xué)性于一體的工作，如果新時(shí)期的電子檔案管理者不能具備軟件開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營以及網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的基本技能，將無法保證檔案信息的安全科學(xué)。檔案管理隊(duì)伍迫切需要安全意識(shí)強(qiáng)和綜合素質(zhì)高兼顧的人才。

4．3電子檔案安全保障體系不健全

目前我國檔案的安全保護(hù)工作仍不是很到位，還有很大的提升空間。電子檔案的安全問題，關(guān)鍵在于建立電子檔案的安全保障體系。管理部門和檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的重要就是保障檔案的安全，制定詳細(xì)的檔案管理工作計(jì)劃和制度管理。

5電子檔案信息的安全保障策略

(1)完善法律法規(guī)。良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是保障電子檔案信息安全的基礎(chǔ)，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建設(shè)離不開法律法規(guī)的支撐。因此，必須通過制定相應(yīng)的法律規(guī)范，讓那些對(duì)電子檔案信息的有惡意泄露、破壞、刪除等行為的不法分子承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，進(jìn)而起到警示作用，也使網(wǎng)絡(luò)得到凈化。相關(guān)部門也應(yīng)該出臺(tái)具體可量化的法規(guī)和統(tǒng)一合理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)去約束檔案信息管理者，進(jìn)一步對(duì)電子檔案信息進(jìn)行保護(hù)。(2)加強(qiáng)信息安全防護(hù)技術(shù)，形成嚴(yán)密的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)。一方面鑒于我們國家還在借鑒和利用其他國家信息安全防護(hù)技術(shù)及設(shè)備，我們更應(yīng)該盡快研發(fā)屬于我們國家自己的具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案安全防護(hù)技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行有效保護(hù)，避免檔案信息受到網(wǎng)絡(luò)的攻擊和損害，有效提升檔案管理系統(tǒng)的安全性能。選取科學(xué)有效的防護(hù)軟件和設(shè)備并對(duì)其進(jìn)行無間斷地檢測，隨時(shí)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)。(3)提高檔案管理者的安全意識(shí)，規(guī)范檔案管理者的行為，構(gòu)建高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)。在基于互聯(lián)網(wǎng)背景的數(shù)字化管理模式下，電子檔案都是依靠信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行管理的，但是很多檔案管理者的意識(shí)和素質(zhì)還無法跟上時(shí)代的步伐。提高檔案管理人員的安全意識(shí)和綜合素質(zhì)，成為加強(qiáng)檔案信息安全保護(hù)的前提和基礎(chǔ)。我們必須嚴(yán)格選拔、層層篩選新時(shí)期檔案工作的管理人員。對(duì)于在職檔案管理人員，不僅需要對(duì)他們進(jìn)行強(qiáng)化信息安全的教育，規(guī)范他們的工作行為還必須對(duì)他們進(jìn)行安全和保密技術(shù)的培訓(xùn)，建立一支高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)。(4)健全電子檔案安全保障體系，必須結(jié)合檔案安全保障體系所特有的理論因素與檔案實(shí)際過程中所遇到的問題結(jié)合起來，樹立正確的工作態(tài)度，加大投入，夯實(shí)基礎(chǔ)，努力做好檔案的保護(hù)工作，建立起完善的安全保障體系。

6結(jié)語

面對(duì)保護(hù)電子檔案信息安全的重大挑戰(zhàn)，要認(rèn)清電子檔案應(yīng)用過程中所存在的信息安全問題，在法律、技術(shù)和人才等方面提供支持和保障，才能在保障電子檔案信息管理科學(xué)性、完整性和有效性的同時(shí)，盡力避免出現(xiàn)安全問題。目前我國檔案的安全保護(hù)工作仍不是很到位，還有很大的提升空間。確保電子檔案的安全，關(guān)鍵在于建立完善的電子檔案安全保障體系。檔案管理部門和各級(jí)服務(wù)機(jī)構(gòu)，必須制訂詳細(xì)的檔案管理安全制度和工作計(jì)劃，從體制和機(jī)制上保障檔案的安全。

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作者：李燁 單位：福建省廈門集美中學(xué)