高校信息化建設對財務內控管理影響
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摘要：隨著近年來信息化及網(wǎng)絡的迅速發(fā)展，對民辦高校財務信息化建設起到了推動作用，本文通過結合目前民辦高校財務內部控制管理存在的問題，找出通過財務信息化建設對以上問題的解決措施，對提高民辦高校財務管理的效率，控制財務內控管理的風險以及對民辦高校整體信息化建設具有重要意義。
關鍵詞：民辦高校；財務信息化；內控管理
一、民辦高校財務信息化建設的契機
近三十年是中國信息化高速發(fā)展的重要階段，財務在信息化變革的進程中，也在不斷地改進。20世紀90年代出現(xiàn)了電算化，使財務結束了手工記賬的方式，提高了記賬的速度及效率。21世紀初出現(xiàn)了網(wǎng)銀支付手段，使財務結束了手工開具支付轉賬憑證以及到銀行辦理業(yè)務的方式，大大加快了財務結算速度，更快捷便利的完成往來結算款項。近年來的個人手機支付手段以及稅務電子發(fā)票等地普及，又對財務信息化建設加大了推進力度。
二、民辦高校財務內部控制管理存在的問題
第一，收繳學雜費進賬不及時，存放單位存在安全隱患。傳統(tǒng)的收繳學雜費的方式，一般包括現(xiàn)金、刷POS機、通過學校銀行賬戶轉賬繳費等。而學生報到日當天，繳納最多的方式就是現(xiàn)金及刷POS機，但在銀行柜臺下班后所收到的現(xiàn)金，將無法及時存入學校銀行賬戶，通常只能放在單位保險箱或者保密室中，待銀行上班后才能進行繳存。這樣既存在資金沒有及時入賬的問題，又存在資金存放安全的風險，甚至存在挪用的風險。另一方面，這種收款方式需要財務相關人員進行操作，因此受到了財務人員上班時間和繳費地點的限制。第二，學雜費發(fā)票開具不及時，存在跨月開票現(xiàn)象，導致稅務數(shù)據(jù)與財務收款數(shù)據(jù)不匹配。由于目前很多民辦高校的學雜費發(fā)票還是開具紙質的增值稅普通發(fā)票。在開學繳費相對集中時，導致無法及時開具發(fā)票，甚至要隔月開票。通常一個萬人左右的學校，要開具完全部的紙質發(fā)票，需要12個月（專人進行開票），甚至更長時間。這樣導致報稅時稅務開票系統(tǒng)的收入數(shù)據(jù)與學校財務實際收款數(shù)據(jù)不一致，失去了稅務監(jiān)控的有效手段，給財務管理帶來風險。另外，現(xiàn)在越來越多的就業(yè)單位可以學費報銷，通常這些學生會要求學校復印四年來的學費發(fā)票，這個不但增加了財務的工作量，而且需要學生反復到校才能拿到復印件，作為服務性窗口，這樣的操作十分不人性化。第三，財務報銷填寫單據(jù)不規(guī)范，附件缺少，審批流程執(zhí)行不到位，存在漏簽、錯簽情況。在傳統(tǒng)的財務報銷時，填寫的紙質報銷單容易填寫不規(guī)范，大小寫金額不一致，大寫金額出現(xiàn)錯別字，報銷單后附材料缺少，報銷單上的項目負責人和部門負責人為同一人時容易遺漏，審批領導簽字存在和財務審批簽字權限不符的情況，導致財務審核壓力增加，矛盾突顯。第四，預算執(zhí)行情況不理想，甚至有超預算執(zhí)行情況。民辦高校預算編制不夠全面、系統(tǒng)，預算執(zhí)行情況反映滯后，給財務管理決策增加難度。平時項目負責人需要了解預算的執(zhí)行情況時，只能請財務進行相關統(tǒng)計，而這樣不僅增加了財務人員的工作，而且數(shù)據(jù)統(tǒng)計也不夠及時準確。另一方面，由于領導無法及時知曉預算執(zhí)行情況，在審批報告或者簽訂合同時容易存在超預算審批，待項目執(zhí)行付款時才會發(fā)現(xiàn)項目余額不夠支付，屆時，只能調整預算或者超預算執(zhí)行。第五，財務報銷支付款項不及時，由于缺少復核環(huán)節(jié)，存在支付風險。由于目前網(wǎng)銀支付十分普遍，通?？铐椫Ц队啥徊煌呢攧杖藛T進行操作。由出納將相關支付信息輸入到網(wǎng)銀中，待另一位審核人員復核后進行付款。由于銀行信息都是人為輸入，存在輸入誤差，特別是金額誤差時，僅靠一位人員進行復核，存在極大的風險。
三、財務信息化建設對內控管理問題的解決措施
上海杉達學院是上海第一所民辦本科高校，該校在近三年內加大財務信息化建設，希望通過財務信息化，能減輕師生對財務工作的不滿，在不違反財經(jīng)規(guī)范的前提下，方便師生，同時對財務工作中出現(xiàn)的問題做到事前控制，發(fā)揮內部控制的作用，減少財務風險。第一，使用線上繳費系統(tǒng)，減少現(xiàn)金繳款量，減輕現(xiàn)場排隊繳費壓力。由于現(xiàn)在已經(jīng)十分普及個人手機支付方式，因此可以在原有傳統(tǒng)的繳費方式下，開通線上繳費方式，例如：網(wǎng)銀轉賬、支付寶、微信、云閃付等。另外校園卡內充值還可以增加使用銀行卡圈存等方式。這樣可以減輕學生繳費排隊的壓力，又方便學生，隨時隨地都能完成繳費，不再受時間、地域的限制。第二，使用電子發(fā)票，加快發(fā)票開具速度，滿足不同人群需求。根據(jù)稅務局相關規(guī)定，電子發(fā)票和紙質發(fā)票是具有相同法律效力。而電子發(fā)票開票速度是紙質發(fā)票無法比擬的。一般萬張發(fā)票，一天左右時間就能全部開具完成，相較于紙質發(fā)票的打印錯位、發(fā)票章蓋章不規(guī)范等情況，電子發(fā)票發(fā)生的錯誤率幾乎為零。另外由于電子發(fā)票存在電子文檔存儲功能，滿足了畢業(yè)生需要補開發(fā)票的需求，僅需學生自行下載打印即可，既減少了學生往返學校申請補開的時間和精力，又減輕了財務翻找歷年發(fā)票的工作。第三，使用線上報銷單及流轉審批系統(tǒng)，將財務報銷內控融入審批流轉系統(tǒng)中，做到系統(tǒng)控制，減少人為誤差，減少找領導簽字難等問題。財務報銷手續(xù)規(guī)范的要求，一直是辦理報銷的教職工和財務之間難以調和的矛盾之一。目前學校使用信息化來完成報銷單的填制和審批流轉，一方面將填寫報銷單的規(guī)范融入系統(tǒng)中，避免產(chǎn)生填制手工報銷單普遍存在的問題。另一方面，將領導審批財務報銷單的權限設置入審批流轉系統(tǒng)中，系統(tǒng)將根據(jù)不同的經(jīng)濟業(yè)務進行自動流轉，避免存在審批領導跨權限審批的情況。最后，由于填制和審批手續(xù)都是通過系統(tǒng)完成，因此報銷人可以隨時隨地操作，無論審批領導是否在校，均能進行線上審批，同時解決了寒暑假領導簽字難的問題。第四，使用預算項目查詢系統(tǒng)，方便項目負責人隨時了解項目執(zhí)行情況，為后續(xù)項目執(zhí)行、評審、檢查提供依據(jù)。近年來，政府對非營利性的民辦高校扶持力度增大，項目的執(zhí)行情況也是項目負責人必須關注的數(shù)據(jù)。預算項目查詢系統(tǒng)數(shù)據(jù)與財務核算數(shù)據(jù)實時同步，方便項目負責人查詢項目的收入、使用明細、項目余額以及項目執(zhí)行率，為項目負責人評估項目執(zhí)行情況提供依據(jù)，同時也為相關領導審批報告以及簽訂合同提供資金支撐依據(jù)。第五，使用銀企直聯(lián)系統(tǒng)，增加復核環(huán)節(jié)，減少支付風險。將銀企直聯(lián)系統(tǒng)與財務報銷及財務核算系統(tǒng)相關聯(lián)，財務付款銀行信息直接提取報銷人填報的支付信息，而金額信息從財務審核接單并經(jīng)總賬會計復核的憑證數(shù)據(jù)中提取，后經(jīng)出納以及付款審核人復核后，使用銀行付款專線進行即時付款。在整個報銷付款過程中，至少要經(jīng)過四至五名財務人員才能完成，避免了一人即可付款的財務風險，同時也避免了由于支付信息輸入錯誤導致大量的銀行退票。
四、推進民辦高校財務信息化建設的對策
1.優(yōu)化財務管理制度和報銷流程財務信息化建設可以將財務的內控制度，通過計算機進行系統(tǒng)控制，因此需要前期進行學校財務內控制度的制定和梳理，有了相應的內控制度，才能將財務相關的規(guī)則及制度嵌入系統(tǒng)中，通過系統(tǒng)將違規(guī)或者有問題的單據(jù)在填制時就提醒報銷人，起到事前控制作用。
2.提高管理層對財務信息化建設的重視程度財務信息化建設的前期準備工作相當龐大，無論是信息化建設的資金投入，還是校內財務制度的梳理工作，都需要得到管理層的支持。因此提高管理層對于財務信息化建設的重視程度，決定了學校財務信息化建設的層次及深度。
3.提升財務人員專業(yè)素養(yǎng)及信息化技能財務信息化后和原有的財務工作方式將有很大的不同，因此對財務人員的專業(yè)素養(yǎng)要求更高，關于財務信息化建設的培訓是必不可少的。只有財務人員提高了信息化的技能，才能設置出符合本校實際情況以及內控制度的系統(tǒng)，從而來規(guī)避日常財務風險。
4.整合全校信息化建設的平臺，重要數(shù)據(jù)可以共享目前民辦高校中各個管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)存在不共享問題，導致同一所學校不同部門出具的基礎數(shù)據(jù)千差萬別。應該由學校信息部門打通各個管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的壁壘，建立基礎數(shù)據(jù)池，將共享數(shù)據(jù)全部匯集到數(shù)據(jù)池中，根據(jù)各部門所需再到數(shù)據(jù)池中提取數(shù)據(jù)，既減少了數(shù)據(jù)輸入錯誤的風險，又提高了工作效率，為管理層做決策提供全面又準確的數(shù)據(jù)。5.加強信息化平臺的網(wǎng)絡安全防護財務信息化建設依托計算機網(wǎng)絡進行各系統(tǒng)操作，因此網(wǎng)絡安全尤為重要。不僅可以利用學校防火墻做安全隔斷，而且可以通過分離網(wǎng)絡服務器和數(shù)據(jù)服務器來確保數(shù)據(jù)庫的安全，另外也可以使用財務專線等來加強網(wǎng)絡安全。其次，要不斷地減少系統(tǒng)漏洞。無論用何種方法，確保財務數(shù)據(jù)的安全可靠，才能更好地實現(xiàn)財務信息化建設。
五、結語
財務信息化建設不是一蹴而就的，需要經(jīng)過前期各項準備及梳理，只有在前期制度建設中做到更全面、更完善，才能更好地服務全體師生。而財務信息化建設還遠不止如此，后期的預算監(jiān)控系統(tǒng)以及智能報銷稽核系統(tǒng)也在逐步完善中，希望通過財務信息化建設來提高民辦高校財務管理效率，降低內部控制風險，為管理層提供更科學、更精準的決策數(shù)據(jù)，促進校園信息化建設。
參考文獻
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作者：李玉茹 單位：上海杉達學院
