高職院校行政管理工作的實(shí)踐

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摘要：隨著我國科學(xué)與信息化技術(shù)的快速發(fā)展以及各高校教育改革的穩(wěn)步推進(jìn)，高職院校中需要盡快提升自身信息化建設(shè)的管理水平,只有這樣,才能保障高職院校中行政行政管理工作的高質(zhì)與高效，不斷提升整體教學(xué)管理水平。但是，目前在我國的很多高職院校中在其行政管理信息化建設(shè)過程中仍然有很多需要面對和解決的問題，這些問題的出現(xiàn)嚴(yán)重地制約著高職院校行政管理工作信息化建設(shè)水平整體的提高。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；行政管理；高職院校

一、信息化技術(shù)在高校行政管理工作中的重要性

（一）保障高校行政管理工作的及時性與準(zhǔn)確性

在高校的行政管理工作中運(yùn)用信息技術(shù)能將高校行政管理工作中的各類信息進(jìn)行有效總結(jié)，還可以為高職院校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理決策提供有力依據(jù)。因為，高職院校領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行管理和決策的時候是需要對校內(nèi)在人事變動、財務(wù)狀況等方面先有一個全面的了解。但是，各部部門在收集這些信息不能保障其實(shí)效性，同時，程序也較為繁瑣，如果利用信息技術(shù)對各種信息進(jìn)行收集就會變得較為及時和準(zhǔn)確，同時節(jié)省了大量時間與人力資源。

（二）有效提高高校行政管理工作的效率

目前高職院校的行政管理機(jī)構(gòu)呈垂直化的分布狀態(tài)，上、下級之間信心交流的過程及其復(fù)雜，多數(shù)的管理決策通知需要經(jīng)過好幾個環(huán)節(jié)與程序才能傳到教師和學(xué)生的手中，這在一定程度上影響了高職院校行政管理工作的效率，同時也耗費(fèi)了較大的人力資源。如果在高職院校的行政管理工作者建立與健全信息化系統(tǒng)，從一方面有效地縮短了信息傳遞的時間，而且領(lǐng)導(dǎo)與教職工之間可以進(jìn)行直接的練習(xí)，省去了不必要的中層管理機(jī)構(gòu)的介入，能有效的提高高職院校中行政管理工作效率。

（三）加強(qiáng)了各部門之間的合作與統(tǒng)一

在高職院校行政管理工作中運(yùn)用信息化技術(shù)，高職院校的行政管理部門與科研等部門之間的聯(lián)系也會越來越緊密，一些較為獨(dú)立的部門也可以通過信息技術(shù)與其他部門之間建立緊密聯(lián)系，各部門在工作開展過程中利用信息技術(shù)進(jìn)行文件的傳輸工作，加強(qiáng)了不同部門之間的合作與統(tǒng)一。在高職院校的各個部門工作中運(yùn)用信息技術(shù)可以將管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行全面的調(diào)整，逐步的建立起一種較為平等的“網(wǎng)狀式”的管理機(jī)構(gòu)，促進(jìn)各部門之間的協(xié)調(diào)發(fā)展。

二、信息化環(huán)境下高校行政管理工作中存在的問題

（一）管理人員薄弱的管理意識與落后的管理模式

目前，在很多的高職院校中由于工作人員的管理意識薄弱和管理模式的落后，導(dǎo)致整個行政管理工作的效率普遍低下，行政管理工作的制度也沒有真正的落實(shí)到管理工作的實(shí)踐中去，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，高校的行政管理人員對計算機(jī)的基礎(chǔ)知識與操作流程不到位，高校也沒有具體地了解過管理人員對計算機(jī)的掌握水平，同時也沒有對行政管理人員在計算機(jī)方面的專業(yè)培訓(xùn)，這是行政管理人員信息化管理意識薄弱和管理模式落后的關(guān)鍵所在；第二，在大部分的高職院校中沒有設(shè)置專門的行政管理部門，高職院校關(guān)于行政事務(wù)的處理授權(quán)于輔導(dǎo)員或者是代課教師直接負(fù)責(zé)，導(dǎo)致行政事務(wù)的處理落不到實(shí)處；第三，目前很多高職院校中依然采用的是“大鍋飯”的傳統(tǒng)管理模式，甚至一些少部分的高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為在行政管理工作中才不采用信息技術(shù)不會造成任何實(shí)效性的改變，這些高校領(lǐng)導(dǎo)對行政管理管理工作的態(tài)度也是影響行政管理工作運(yùn)用信息化的重要因素之一。

（二）行政管理工作程序較為復(fù)雜

就從高職院校行政管理工作的本身說起，無論是在管理的內(nèi)容還是程序上，受限制的因素有很多，這嚴(yán)重地影響著行政管理工作人員對待工作的積極性和主動性，一旦工作人員不能在工作中不能充分發(fā)揮自身的主觀能動性，他們就會將這項工作看做成是一個累贅，會逐漸的演變?yōu)楣ぷ髦械摹皺C(jī)器?！蓖瑫r在學(xué)習(xí)理論知識的同時，也沒有與時俱進(jìn)對新鮮事物的處理方式，大部分的行政管理工作人員在新事物的處理方式上報告給上級領(lǐng)導(dǎo)，被動地等待上級領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)或者指示。在目前的高職院校中其信息都是有上級擬定來傳遞給下級的，校辦在信息傳遞過程中扮演著傳遞員的角色，接受著外來的各種各樣的信息，校辦將接受到的信息在傳遞給上級領(lǐng)導(dǎo)，上級領(lǐng)導(dǎo)之間經(jīng)過詳細(xì)的討論最終作出具體的批示，最后校辦在接受到上級領(lǐng)導(dǎo)的指示后，然后傳遞到下級各個部門中，當(dāng)下級相關(guān)的工作人員提出具體的解決方案之后，再由校辦傳遞給學(xué)校的總負(fù)責(zé)人。由此可以看出：高校行政管理部門工作的程序較為繁雜，信息在傳遞的過程也不能有效保證其真實(shí)性和完整性，嚴(yán)重地降低了行政管理工作的效率。

（三）嚴(yán)重地忽略了信息軟件功能的升級

很多高校將信息技術(shù)運(yùn)用到行政管理工作中之后，而管理人員卻沒有完善和維護(hù)好計算機(jī)信息的升級工作，只是將目光放在對計算機(jī)硬件設(shè)備的更新上，導(dǎo)致從事計算機(jī)管理的教師不能發(fā)揮專業(yè)知識的機(jī)會，造成了不必要的資源浪費(fèi)。比如：高職院校的行政管理人員只是借助計算機(jī)這個輔助工作對相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計和整理、撰寫一些工作總結(jié)，或者是收發(fā)一些文件和打印材料等工作，對于一些重要的程序沒有利用計算機(jī)信息技術(shù)來完成，使得計算機(jī)軟件沒有充分地發(fā)揮重要的功能和價值，這樣不僅嚴(yán)重的影響了行政管理工作的辦公效率，同時也造成了大量計算機(jī)信息資源的浪費(fèi)。

三、信息化環(huán)境下高職院校行政管理工作的實(shí)踐

（一）加強(qiáng)對信息技術(shù)的重視與利用

要想充分發(fā)揮信息技術(shù)在高校行政管理工作中的實(shí)效性，首先要轉(zhuǎn)變行政管理工作者淡薄的管理意識與落后的管理模式，加強(qiáng)對信息技術(shù)的利用效率與重視程度。校領(lǐng)導(dǎo)要深刻地認(rèn)識信息技術(shù)為行政管理工作帶來的便利，并加強(qiáng)在信息軟硬件方面的投入，給予一定的資金支持，建立完善的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，提高高職院校信息管理人員淡薄的信息技術(shù)意識，激發(fā)相關(guān)管理人員對待工作的積極性，使他們能更好地在自己的崗位上發(fā)揮自己的才能。

（二）建立健全高職院校信息化建設(shè)規(guī)劃

路漫漫其修遠(yuǎn)兮，高職院校行政管理工作的信息化建設(shè)是一個漫長的過程，信息技術(shù)在行政管理工作的建設(shè)道路上，高職院校應(yīng)當(dāng)有具體的建設(shè)規(guī)劃和戰(zhàn)略部署，制定具體的實(shí)施措施，明確工作目標(biāo)，在利用信息技術(shù)開展行政管理的時候應(yīng)當(dāng)依照制定好的計劃有步驟地執(zhí)行，但是需要注意的一點(diǎn)是要保證高職院校各部門之間信息技術(shù)使用的統(tǒng)一，建立綜合的行政管理信息體系，這樣才能保障各部門之間信息的暢通與共享。

（三）對信息技術(shù)軟件進(jìn)行定期的更新

當(dāng)前，信息技術(shù)的發(fā)展與更新速度不斷加快，因此，在高職院校中運(yùn)用信息技術(shù)開展行政管理工作時，不能只重視計算機(jī)硬件方面的更換，同時也要在軟件方面進(jìn)行定期的更新，保障其能夠穩(wěn)步運(yùn)行。另一方面，高職院校對行政管理工作中使用的軟件設(shè)備要制定一個完整和嚴(yán)格的維護(hù)辦法，要定期地找專業(yè)的維護(hù)人員對軟件進(jìn)行更新與升級，使行政管理工作得以順利開展和信息系統(tǒng)的高速運(yùn)行。

（四）提高行政管理人員的管理素質(zhì)

信息技術(shù)在高校行政管理工作的實(shí)踐運(yùn)用，還需要管理人員要具備一定的管理素質(zhì)。目前在很多的高職院校中，很多的行政管理人員其信息技能比較底下，不能熟練地掌握與操作信息技術(shù)，也沒有充分的發(fā)揮出信息系統(tǒng)中有價值的功能，導(dǎo)致行政管理工作效率十分低下。在未來高校行政管理工作中，應(yīng)當(dāng)以培養(yǎng)一批高素質(zhì)的行政管理人員為目標(biāo)，不斷地提高他們對信息技術(shù)的操作技能，一要保證行政管理人員的專業(yè)對口，在人員的選拔上要具備相應(yīng)的信息操作能力和管理能力；二要定期地開展行政管理信息技術(shù)的后期培訓(xùn)與教育，隨著信息系統(tǒng)的不斷升級應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對信息管理人員的繼續(xù)教育，讓他們與時俱進(jìn)，不斷地掌握新的知識，不斷地滿足行政管理工作中對信息技術(shù)的需求。

四、結(jié)語

綜上所述，伴隨著信息化時代的全面到來，信息技術(shù)已經(jīng)成為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中一項重要的因素。因此，當(dāng)前的高職院校中在開展行政管理工作的同時，必須要加強(qiáng)其管理人員的操作技能與專業(yè)素質(zhì)，除了要始終堅持黨的方針與政策，也要運(yùn)用信息化不斷地規(guī)范和完善自己，以行政服務(wù)為根本目標(biāo)，結(jié)合高職院校的實(shí)際情況來展開相關(guān)的行政管理工作，為作一名合格的高職院校行政管理人員不懈努力。

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作者：王志鵬 單位；甘肅廣播電視大學(xué)農(nóng)墾河西分校