實現(xiàn)辦公室行政管理精細化思路及措施

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【摘要】高效的辦公室行政工作可以在一定程度上提高企業(yè)的經(jīng)濟收益和社會收益。因此，要通過精細化行政管理，加快企業(yè)辦公室行政管理工作的改革步伐，促進企業(yè)的高速發(fā)展。本文通過分析與探究辦公室行政管理精細化過程中出現(xiàn)的問題，提出促進精細化管理的思路和一系列措施，希望為有關專業(yè)人士帶來一定的參考與借鑒。

【關鍵詞】企業(yè)辦公室；行政管理；精細化；思路；措施

企業(yè)的日常經(jīng)營和管理工作復雜多樣，其中辦公室行政管理工作是較為重要、基礎的企業(yè)行政工作，企業(yè)要重視對辦公室行政管理工作的改革和創(chuàng)新。為了提高企業(yè)行政工作的管理效率，要結合企業(yè)的實際經(jīng)營情況，通過精細化手段管理企業(yè)的行政工作，同時制定科學、合理的措施來提高精細化管理工作的質量。企業(yè)的辦公行政精細化管理工作既提高了員工的工作質量和工作效率，也符合了行政工作的發(fā)展潮流，在節(jié)約人力、物力的同時，降低了企業(yè)行政管理成本，提高了企業(yè)的行政管理水平，從而進一步促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。以下主要圍繞當前公司行政管理精細化中存在的問題展開簡單的分析與探討：

一、公司行政管理精細化工作中存在的問題

（一）行政管理精細化工作比較混亂。隨著社會的進步與發(fā)展，對于企業(yè)的行政管理提出更高的要求，而企業(yè)傳統(tǒng)的行政管理方法無法滿足新形勢的需求，落后的管理手段阻礙了企業(yè)行政工作的順利進行，傳統(tǒng)的行政管理方法中存在著許多管理盲區(qū)，降低了行政管理工作的效率和質量，無法促進企業(yè)的快速發(fā)展。因此，新時期，通過開展精細化的管理工作，可以大幅度提高量化管理的效率。除此之外，創(chuàng)新的行政管理方法還可以節(jié)約管理成本，有效促進企業(yè)經(jīng)濟收益的提升。同時，辦公室行政精細化管理工作無法全方位、多層次地將每一個因素都考慮到，所以應當融合行政與業(yè)務管理工作，完善行政辦公管理的工作流程，優(yōu)化行政管理資源，將作風、考勤、監(jiān)督等主要內容分離開，分門別類管理行政工作，從而為企業(yè)行政管理工作的質量與效果提供重要保障。

（二）缺乏先進的行政管理意識。不同于傳統(tǒng)的行政管理工作模式，精細化行政管理工作要求管理者具有先進的管理意識，能夠制定科學、合理、完善的行政管理規(guī)章制度，最大限度保證公平和公正，同時，管理者還需要及時發(fā)現(xiàn)行政管理工作中存在的問題，組織會議討論解決相關問題和挑戰(zhàn)。但是，目前大部分辦公室行政管理人員的精細化意識淡薄，精細化管理工作沒有受到重視，精細化管理工作無法順利進行，辦公室行政管理工作涌現(xiàn)出了許多問題，企業(yè)的發(fā)展停滯不前。

二、辦公室行政精細化管理工作的主要思路

（一）強化企業(yè)內部宣傳，促進行政精細化管理工作的順利進行。企業(yè)內部各部門都促進了企業(yè)的發(fā)展和進步，為了提高企業(yè)發(fā)展的速率，應當加強各部門之間的溝通和協(xié)作，將各部門緊密聯(lián)系起來，在發(fā)現(xiàn)問題之后，各部門要團結一心共同解決問題。辦公室行政管理部門的精細化管理工作既要依靠行政部門，也要依靠其他部門的努力和幫助。企業(yè)各部門應當完成好自己的任務，確保每一環(huán)節(jié)的順利進行，提高工作的效率和質量。比如，在處理一些文件資料時，派發(fā)文件、整理文件、保存文件、辦理相關手續(xù)等許多環(huán)節(jié)都要依賴各個部門的合作和溝通，只有團結一心，才可以促進精細化管理工作的開展。辦公行政管理部門需要不斷調整工作流程，完善工作內容，優(yōu)化資源配置，在控制行政管理成本的基礎上，提高行政管理工作的經(jīng)濟收益，加快行政管理工作的效率，促進企業(yè)的發(fā)展。

（二）健全辦公室行政精細化管理工作的規(guī)章制度。推進辦公室行政精細化管理工作需要不斷健全相關規(guī)章制度，結合企業(yè)的實際經(jīng)營管理情況，了解員工的工作能力和性格特點，有針對性地制定行政管理制度，提高辦公室行政精細化管理的工作效率和工作質量。同時，員工要嚴格按照相關規(guī)章制度進行工作，規(guī)范自己的言行舉止，企業(yè)要大力監(jiān)督辦公人員的工作方法和工作內容，定期考察員工的專業(yè)知識。員工在開展流程化管理工作時，要熟練掌握工作內容和要求，認真、負責地完成工作任務，貫徹落實責任制管理制度，同時有關人員要制定行政精細化管理工作標準和規(guī)則，將工作時間、工作質量和工作流程規(guī)范化，優(yōu)化行政管理工作。此外，還應該定期檢查行政管理人員的工作結果、工作質量，通過獎懲制度激發(fā)員工的工作積極性，培養(yǎng)員工的責任心和進取心，讓員工最大限度發(fā)揮自身價值。

三、提高辦公室行政管理精細化工作的措施

（一）優(yōu)化辦公室行政精細化管理模式。辦公室行政精細化管理工作可以提高企業(yè)的管理效率，企業(yè)要按照實際經(jīng)營情況完善行政精細化管理制度和模式，促進行政工作順利進行。傳統(tǒng)的辦公室行政管理制度比較散亂、復雜，領導擁有直接決定事情結果的權利，員工無法參與到行政管理工作中，集權式的行政管理工作降低了員工的工作積極性，不利于企業(yè)的快速發(fā)展和進步。現(xiàn)代的辦公室行政精細化管理工作需要不斷健全管理制度，優(yōu)化工作流程和環(huán)節(jié)，在確保行政管理工作質量的基礎上，監(jiān)督工作的進展和結果，規(guī)范員工的工作行為。此外，通過完善的獎懲制度，給予努力工作的員工一定物質和精神獎勵，對工作不認真的員工進行懲罰，切實提高員工的工作責任心。企業(yè)行政管理部門要按照精細化管理流程進行工作，促進公司的經(jīng)營管理工作。

（二）規(guī)范員工的思想和行為，強化工作執(zhí)行力。辦公室行政精細化管理工作需要每個員工一起努力，員工需要為建設企業(yè)的美好未來一起奮斗。目前，一部分員工工作積極性不高，偷懶、開小差現(xiàn)象時有發(fā)生，企業(yè)應該舉辦講座、培訓等，提高員工的責任心和進取心，幫助員工轉變思維模式，鍛煉員工的邏輯思維能力，提升員工的綜合工作能力，促進精細化管理工作順利進行。同時，企業(yè)還需要定期查看員工的心理情況，幫助員工解決生活和工作中面臨的問題和困難，員工會更加信賴企業(yè)。此外，企業(yè)可以建立考核制度，定期考察員工的工作能力，對于工作能力較差的員工，應當及時提供培訓和幫助，提高員工的專業(yè)知識水平，豐富員工的工作技能和工作方法，讓員工的綜合能力符合企業(yè)行政管理工作的要求，全方位提高企業(yè)的行政管理能力，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，營造一個良好的行政管理環(huán)境。

四、結語

綜上所述，在知識經(jīng)濟時代，企業(yè)既面臨著發(fā)展機遇，也面臨著較大的壓力和挑戰(zhàn)。為了促進企業(yè)的發(fā)展和進步，需要重視辦公室行政管理工作，通過精細化管理手段，促進企業(yè)行政管理工作的高效開展，提高企業(yè)的經(jīng)濟收益和社會收益。企業(yè)的員工要不斷學習新知識，轉變思維方式，提高自身工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，增強責任心和進取心，嚴格按照公司規(guī)章制度進行行政管理工作，最大限度發(fā)揮自身價值，為企業(yè)的發(fā)展貢獻自己的力量。

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作者：何平 單位：中國船舶重工集團有限公司第七一〇研究所