高校行政管理效率提高路徑探析
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摘要:高校行政管理體系在新形勢下必須經(jīng)歷前所未有的改革。提升高校行政管理的效率，需要構(gòu)建扁平化的組織結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)組織功能的結(jié)構(gòu)化，積極借鑒管理心理學(xué)完善對高校行政管理人員的培養(yǎng)，創(chuàng)新行政管理方式和手段，尤其是在績效管理系統(tǒng)中使用平衡計(jì)分卡，從而充分調(diào)動(dòng)高校從業(yè)人員的積極性。穩(wěn)步有序地實(shí)現(xiàn)高校行政管理效率的提升。
關(guān)鍵詞:高校;高校行政管理;效率
教育的核心是培養(yǎng)人，高等教育作為教書育人的主戰(zhàn)場擔(dān)負(fù)著重要的職責(zé)和使命。近年來隨著教育工作的蓬勃發(fā)展，高校的行政管理工作日趨復(fù)雜，尤其自2015年國務(wù)院了《統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》（簡稱“雙一流”）的大學(xué)建設(shè)指導(dǎo)方針，對高校的行政管理建設(shè)工作提出了一系列的新要求。強(qiáng)調(diào)高校的行政管理工作作為高校管理的輔助工作必須為實(shí)現(xiàn)高校的教學(xué)和科研服務(wù)，這就對傳統(tǒng)的高校行政化管理體制提出了挑戰(zhàn)。在我國高校行政管理體制中主要包含從事教育科研工作的機(jī)構(gòu)和非教育科研工作的機(jī)構(gòu)，在機(jī)構(gòu)管理中人作為活動(dòng)的主體，如何充分地發(fā)揮管理者的主觀能動(dòng)性成為管理運(yùn)作的核心工程。追根溯源，在傳統(tǒng)的管理體系下往往會(huì)出現(xiàn)機(jī)構(gòu)重疊、人浮于事、管理工作效率低下的消極現(xiàn)象。在這樣的工作環(huán)境中不利于提升高校行政管理人員的工作積極性以及創(chuàng)造力。因此想要提升高校行政管理的效率，需要強(qiáng)化對管理人員的開發(fā)和與管理。
1帕金森定律下高校行政管理存在的弊端
在諸多管理學(xué)理論中，帕金森理論強(qiáng)調(diào)了造成體系中機(jī)構(gòu)重疊、人員膨脹的原因及影響。帕金森定律其實(shí)是一種官場上的說法，并不是醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的帕金森這種神經(jīng)性疾病，帕金森定律是官僚主義的一種別稱，被稱為20世紀(jì)西方三大文化發(fā)現(xiàn)之一，也可以理解為官場職業(yè)病。1957年出版了《帕金森定律和行政管理學(xué)中其他問題的研究》一書中指出，在行政管理中，行政機(jī)構(gòu)會(huì)像金字塔一樣不斷的增多，反而行政效率卻無法實(shí)現(xiàn)正比例的增長，呈現(xiàn)逐步下滑態(tài)勢，在不斷膨脹的管理機(jī)構(gòu)中，每個(gè)人看似很忙但效率特別低下。在帕金森定律的指導(dǎo)下，高校行政管理體系中會(huì)出現(xiàn)三大類弊端：其一，冗員增加，管理人員的數(shù)量增加不是取決于工作量的增多，而是希望通過增加下屬的方式模糊對手的概念；其二，效率低下，根據(jù)帕金森定律用公式表達(dá)為：X1＝（2KM＋L）／N，根據(jù)公式不管組織的工作量是否發(fā)生了變化，組織機(jī)構(gòu)每年都會(huì)以6%的增速增加，由于存在著復(fù)雜的利益關(guān)系，扮演決策性角色的人員會(huì)越來越多，導(dǎo)致在管理初期就發(fā)生了質(zhì)態(tài)的變化，管理效率不斷下滑，以至于不斷地在增設(shè)核心決策層，因此進(jìn)入了一個(gè)不斷重復(fù)的惡性循環(huán)體系中；其三，人事遴選庸才。在這樣的管理體系中不斷設(shè)計(jì)各種人事選拔方案，但大多數(shù)都會(huì)以效率低下的結(jié)構(gòu)而終結(jié)，最后不得不依賴偶然性的選拔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行人事選拔和提升。
2影響高校行政管理效率低下的主要因素
2.1崗位設(shè)置存在系統(tǒng)缺陷導(dǎo)致機(jī)構(gòu)膨脹
在我國，高等院校屬于事業(yè)單位，根據(jù)《事業(yè)單位崗位設(shè)置管理試行辦法》共分為三大類別，分別是專業(yè)技術(shù)崗、管理崗和工勤技能崗。目前在崗位設(shè)置上存在諸多不足，主要表現(xiàn)在：（1）設(shè)崗工作規(guī)程不科學(xué)。在實(shí)際工作中，高等院校并沒有根據(jù)實(shí)際崗位工作職責(zé)進(jìn)行有效的崗位和人員的設(shè)置，往往是在尊重歷史的前提下將人員平穩(wěn)過渡到上述的三類崗位中，因此會(huì)出現(xiàn)崗位設(shè)置不合理、崗位之間職責(zé)不清晰等問題。（2）管理類崗位設(shè)置范圍不合理。在《辦法》中并沒有對“管理”進(jìn)行清晰的概念界定。其次從管理的基本職能來看，從當(dāng)前的實(shí)際情況來看，屬于管理者的范疇的應(yīng)該是（副）處級干部，而在處級領(lǐng)導(dǎo)之下應(yīng)該設(shè)置另外一個(gè)類別的崗位，前者領(lǐng)導(dǎo)者的崗位職責(zé)傾向于管理和決策等。而后者應(yīng)該更多地傾向于執(zhí)行力和動(dòng)手操作能力。這兩個(gè)類別無論是崗位設(shè)置還是人才選拔方面都有著不同的標(biāo)準(zhǔn)，因此不能模糊在一個(gè)范疇內(nèi)。（3）能上能下的人才聘任機(jī)制并未實(shí)施。目前雖然在崗位聘任制上有所改善，弱化了傳統(tǒng)的崗位終身制，但并沒有徹底動(dòng)搖其根基，淡化身份管理、打破學(xué)校統(tǒng)包統(tǒng)攬還有很長的一段路需要走。因此在崗位設(shè)置系統(tǒng)缺陷的前提下導(dǎo)致“金字塔”式的膨脹組織機(jī)構(gòu)。這是導(dǎo)致行政管理效率低下的首要原因。
2.2部分行政管理人員素質(zhì)不足
在大部分院校普遍存在“重科研輕行政”的管理模式，高校行政管理更多的是定義為一種輔助手段，因此在行政人員隊(duì)伍建設(shè)方面往往參差不齊，存在良莠不齊的現(xiàn)象，很多行政人員是“半路出家”不具備專業(yè)的行政管理技能。此外，在對行政管理人員的培養(yǎng)和晉升方面并沒有形成足夠的吸引力。導(dǎo)致行政管理人員消極怠工，行政管理效率低下。
2.3行政管理技術(shù)方式落后
行政管理方法目前階段依舊沿襲傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)主義，并沒有采用最新的管理模式和方法?？贪宓母鶕?jù)以往的經(jīng)驗(yàn)型的工作模式和落后的手段造成行政效率的滯后，目前各個(gè)部門之間依舊采用人工或者半智能化的信息搜集和處理模式。大大地降低了行政管理工作的效率。尤其是在對管理人員的績效考評是上世紀(jì)90年代就在實(shí)施的模式，一直在“德、能、勤、績“四個(gè)方面的表現(xiàn)給予評價(jià)。缺乏強(qiáng)有力的技術(shù)支撐手段，不利于高校行政管理效率的有效提升。
3.1組織功能的結(jié)構(gòu)化和組織結(jié)構(gòu)的扁平化
針對崗位設(shè)置存在系統(tǒng)缺陷、機(jī)構(gòu)膨脹、管理方式滯后的弊端和造成效率的低下的因素，應(yīng)該積極建立健全完善的高校行政管理體系，簡政放權(quán)，完善行政機(jī)制?？茖W(xué)界定崗位職責(zé)和部門職能，減少流程，此外需要改善行政管理環(huán)境，結(jié)合國內(nèi)外的優(yōu)秀先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，建立科學(xué)合理的行政管理機(jī)制，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)組織功能的結(jié)構(gòu)化以及組織結(jié)構(gòu)的扁平化。組織結(jié)構(gòu)功能化：從服務(wù)和協(xié)調(diào)這兩個(gè)方面的功能性質(zhì)出發(fā)，確定組織結(jié)構(gòu)功能化。根據(jù)功能確定行政機(jī)構(gòu)組織形態(tài)和各個(gè)機(jī)構(gòu)，明晰職責(zé)、權(quán)責(zé)分明，避免條塊化分割。組織結(jié)構(gòu)扁平化：是指打破金字塔式的管理結(jié)構(gòu)模式，減少行政管理、處理層級，裁撤冗員。就目前的高校行政管理而言，扁平化首先要求高校采取有效措施變革目前長期存在的高校—院系—部門—科室的多層結(jié)構(gòu)，減少層級溝通成本，實(shí)現(xiàn)行政命令的高效有序的貫徹執(zhí)行。
3.2管理心理學(xué)落實(shí)人才培養(yǎng)的始終
提升高校行政管理效率方面應(yīng)該通過心理分析充分調(diào)動(dòng)管理主體的主觀能動(dòng)性，在人的個(gè)性、情感認(rèn)知的調(diào)節(jié)過程中，我們可以采取科學(xué)、合理的方法，將各個(gè)集體有機(jī)結(jié)合，從而發(fā)揮最大的功效，充分提高高校行政辦事效率。一方面，在人才招聘中運(yùn)用管理心理學(xué)的原理和技術(shù)手段，剖析競聘者的抗壓能力以及工作能力，從而更有利的分析競聘者的綜合素質(zhì)，為招募到更加優(yōu)秀的行政管理人員做準(zhǔn)備。另一方面，在行政管理人員培訓(xùn)中在培訓(xùn)內(nèi)容上，增加時(shí)間管理、情緒管理、壓力管理等培訓(xùn)，從而實(shí)現(xiàn)行政管理人員全方位的技能塑造和提升。最后，在行政管理人員的職涯規(guī)劃中加入管理心理學(xué)的內(nèi)容。令從業(yè)人員不僅獲得事業(yè)上的成就感，同樣獲得事業(yè)上的幸福感和滿足感。從而將個(gè)人的職涯發(fā)展同高校發(fā)展緊密結(jié)合。進(jìn)而促進(jìn)高校行政效率的顯著提升。
3.3平衡計(jì)分卡改善傳統(tǒng)的績效管理手段
對管理人員的績效考評方面一直延續(xù)著傳統(tǒng)的“德、能、勤、績”的考核指標(biāo)，并沒有清晰量化的考核標(biāo)準(zhǔn)。平衡計(jì)分卡充分采用通過財(cái)務(wù)、客戶、內(nèi)部經(jīng)費(fèi)過程、學(xué)習(xí)與成長等指標(biāo)之間得相互驅(qū)動(dòng)的方式，實(shí)現(xiàn)績效考評—績效改進(jìn)—戰(zhàn)略實(shí)施和戰(zhàn)略修正的目標(biāo)。平衡計(jì)分卡的應(yīng)用對于提升行政效率、優(yōu)化行政管理方式具有重要的指導(dǎo)意義。如何實(shí)施使用平衡計(jì)分卡具體包括以下四個(gè)步驟：第一步，準(zhǔn)備階段，制定績效考評方案、績效考評核心指標(biāo)以及達(dá)成方案。并且提交核心決策部門進(jìn)行審核。第二步，初步審核階段。根據(jù)平衡計(jì)分卡中財(cái)務(wù)、客戶、內(nèi)部經(jīng)費(fèi)過程、學(xué)習(xí)與成長四個(gè)不同維度，由不同的職能部門擔(dān)任審核人員。例如財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)相關(guān)指標(biāo)的審核。第三步，領(lǐng)導(dǎo)審核。各個(gè)職能部門完成對各自考核指標(biāo)的審核匯總，經(jīng)由校領(lǐng)導(dǎo)與行政領(lǐng)導(dǎo)的溝通，進(jìn)行下一步的修改和完善。最后一步則確定最終的考評結(jié)果，作為績效部門考核的最終依據(jù)。
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作者：塔娜·教勒德 單位：新疆廣播電視大學(xué)
