農(nóng)村養(yǎng)老保險檔案管理規(guī)范化探究

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【摘要】隨著新型農(nóng)村養(yǎng)老保險的深入開展，同時為了和城鎮(zhèn)居民養(yǎng)老保險銜接轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)我國養(yǎng)老保險制度統(tǒng)一，迫切需要對新型農(nóng)村養(yǎng)老保險檔案進行規(guī)范化管理問題研究，解決目前檔案管理中存在的各種問題，建立規(guī)范化的養(yǎng)老保險檔案管理體系。

【關鍵詞】新農(nóng)保；檔案管理；研究

新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險（以下簡稱“新農(nóng)?！保?，是繼農(nóng)村地區(qū)取消農(nóng)業(yè)稅、開展農(nóng)業(yè)直補、建立新型農(nóng)村合作醫(yī)療等政策之后農(nóng)村的又一項重大惠農(nóng)政策。新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險制度遵循的是“?；?、廣覆蓋、有彈性、可持續(xù)”的基本原則，根據(jù)黨的十七大和十七屆三中全會精神，國務院決定從2009年起開展新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險的試點工作，至此，新型農(nóng)村居民養(yǎng)老保險檔案管理工作同步開始建立和開展起來。

一、新農(nóng)保檔案管理規(guī)范化的意義

1.有利于維護農(nóng)村居民的合法權益

實施規(guī)范化的新農(nóng)保檔案管理，是保證全體參保農(nóng)村居民利益的最好保障。農(nóng)村居民參保新農(nóng)保，需要提供個人相關證明資料并經(jīng)審核通過才可參保，需要定期交納參保費用并留存信息，參保資金合法使用計息并歸入相應帳戶，養(yǎng)老資金依法支付并核算收支狀況，各環(huán)節(jié)管理均要制定規(guī)范化的程序和制度，才能維護參保農(nóng)村居民的合法權益不受侵害。參保農(nóng)民的檔案信息是證明農(nóng)民參保、付費并享有養(yǎng)老保險待遇的主要依據(jù)，是農(nóng)村養(yǎng)老保險管理工作的重點，因此，在檔案管理全過程中要嚴格遵照國家相關法律法規(guī)和規(guī)章制度開展工作，使新農(nóng)保檔案管理有法可依、有據(jù)可循，讓參保農(nóng)民放心，令參保農(nóng)民信服，才能更好地保障全體農(nóng)民的合法權益。

2.有利于城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險的統(tǒng)一和公平

開展規(guī)范化的新農(nóng)保檔案管理，是建立統(tǒng)一的城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險制度的基礎和保障。2014年國務院《關于建立統(tǒng)一的城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險制度的意見》中提出，到2020年前，全面建成公平、統(tǒng)一、規(guī)范的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險制度。我國三項養(yǎng)老保險制度的銜接合并，首先需要的就是信息資源的整合和完善，還需要詳盡的檔案信息資料、相似的檔案管理方法、一致的檔案管理模式以及相同的信息管理系統(tǒng)，這些都有利于城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險制度的統(tǒng)一。我國三項養(yǎng)老保險制度的同步推進，體現(xiàn)了國家對農(nóng)村農(nóng)民的重視，體現(xiàn)了在社會保障面前人人平等，體現(xiàn)了我國社會主義的公平正義。

3.有利于農(nóng)村養(yǎng)老保險管理工作效率的提升

建立規(guī)范化的新農(nóng)保檔案管理，是提高政府管理效率的最好方法。規(guī)范化的資料采集收錄、資料歸納整理、資料查詢利用，大大降低農(nóng)村基層檔案管理的工作難度和強度，提高檔案管理工作效率。同時規(guī)范化的檔案管理工作反過來也促使農(nóng)村養(yǎng)老保險資金的籌集、分配、使用更加科學合理，形成互相制約互相促進的機制，有利于農(nóng)村養(yǎng)老保險檔案管理整體水平的提高，有利于新型農(nóng)村養(yǎng)老保險制度的可持續(xù)發(fā)展。

二、新農(nóng)保檔案管理中存在的問題

1.農(nóng)村基層檔案管理人員重視程度和專業(yè)程度不夠

農(nóng)村基層的檔案管理工作一直是整個檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，部分地區(qū)沒有專職的檔案管理人員，只是隨意的安排人員處理檔案工作，重視程度嚴重不足。個別地區(qū)的領導甚至沒有檔案管理的意識和觀念，根本認識不到檔案管理的重要性，無視上級部門對檔案管理的要求和監(jiān)管。注重直接利益、眼前利益、短期利益，完全是一種短視行為。對于檔案管理這種不能直接創(chuàng)造收益的工作、不能立竿見影看到效果的工作或者認為只有投入沒有任何產(chǎn)出的工作放任自流，任其發(fā)展。這種不規(guī)范的檔案管理直接造成對參保人員信息統(tǒng)計不全面、不準確，影響正常養(yǎng)老保險工作的進展，也極大地影響了參保人員的積極性，阻礙了新農(nóng)保的普及推廣。農(nóng)村地區(qū)養(yǎng)老保險檔案管理人員專業(yè)能力差別很大，專業(yè)素質(zhì)參差不齊。檔案管理工作人員不固定，流動性太強，崗位調(diào)整頻繁，普遍采用兼職人員，即使是專職管理人員也很少具有本專業(yè)知識，都是轉(zhuǎn)行過來，缺乏檔案專業(yè)人才。沒有專業(yè)人才，很難勝任繁瑣復雜的檔案管理工作，隨著農(nóng)村養(yǎng)老保險參保人員不斷增多，城鎮(zhèn)養(yǎng)老保險的接續(xù)銜接，檔案資料會越來越多，工作會越來越零散，管理難度會越來越大，沒有很好的檔案管理能力，沒有統(tǒng)籌的管理思路，沒有規(guī)范化的操作方案，檔案管理工作只會拖累養(yǎng)老保險進程的推進，阻礙我國社會保障改革的發(fā)展。

2.農(nóng)村養(yǎng)老保險檔案資料損毀丟失現(xiàn)象嚴重

基礎設施匱乏，基本辦公條件不具備。有些農(nóng)村地區(qū)養(yǎng)老保險機構自身辦公場所很簡陋，甚至沒有獨立的辦公場所，都是和其他部門合署辦公，專門的檔案室更不具備，收集的參保人員資料隨意放置，沒有建檔歸檔，沒有整理梳理，損毀丟失現(xiàn)象時有發(fā)生。即使有檔案室，檔案資料擺放整理混亂，沒有條理，一旦發(fā)生參保人員調(diào)入調(diào)出，資料變更情況、查詢、改動都很困難。由于經(jīng)常性的翻動查找，有些資料發(fā)生損壞，信息被破壞。個別農(nóng)村地區(qū)養(yǎng)老保險檔案管理還未完全實現(xiàn)電子化、信息化、網(wǎng)絡化，甚至連基本的電腦都不具備，檔案管理難度很大，檔案信息很容易遺失。保障措施不到位。檔案管理部門安全防范意識差，措施不得力，衛(wèi)生條件不合格，檔案資料容易發(fā)生受潮、霉變、蟲蛀，甚至發(fā)生水淹、火災、腐爛，偶爾還有失竊現(xiàn)象發(fā)生，資料受損、毀壞、丟失，造成無法挽回的損失。

3.缺乏統(tǒng)一的檔案管理標準和規(guī)章制度

目前養(yǎng)老檔案管理方法還不一致，管理程序還不明確，管理體系還不健全，管理制度還不規(guī)范，各個環(huán)節(jié)均存在不同程度的問題，致使檔案資料管理效率低下。資料是否留存、是否銷毀、是否歸檔、是否分類，農(nóng)村居民養(yǎng)老保險跨地區(qū)轉(zhuǎn)移如何延續(xù)，城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險如何轉(zhuǎn)換，各地檔案管理還處于各自管理、各自為政的局面，尚未形成統(tǒng)一的規(guī)范化的管理制度。檔案管理標準的缺失，缺少相應的檔案管理規(guī)章制度，就無法進行統(tǒng)一的約束和監(jiān)管，檔案管理的規(guī)范化就無法實現(xiàn)。即便很多地區(qū)制定了相應的管理標準和規(guī)章制度，但實際執(zhí)行過程中仍然存在很多漏洞，缺乏管理的嚴謹性、高效性和規(guī)范性。管理中任何環(huán)節(jié)的疏忽和遺漏，都可能影響到參保農(nóng)民利益，影響到保障資金公平公正的運行。比如，目前比較嚴重的問題主要體現(xiàn)在對參保農(nóng)民的信息管理的更新不及時。每年都會有農(nóng)民參保，每年都會有適齡人群達到補償標準，也會有一部分逝去的老人，不能按照規(guī)章制度定期開展檢查和核實，不能及時修改和完善信息，并將造成信息收集的錯誤，從而影響部分農(nóng)民的利益和保障資金的分配使用。隨著我國老年人越來越多，新農(nóng)保檔案管理難度會越來越大，各種新問題也必將不斷出現(xiàn)。

三、提高新農(nóng)保檔案管理規(guī)范化的對策

1.加大農(nóng)村檔案管理的宣傳教育，提高管理人員的整體素質(zhì)和能力

對農(nóng)村基層管理人員加強宣傳教育，檔案管理絕不是可有可無，讓他們認識到檔案管理工作的重要性，逐漸建立起日常資料留存歸檔的習慣，提高日常檔案管理的意識，不斷提高養(yǎng)老保險檔案管理的質(zhì)量和效率。農(nóng)村參保人員人數(shù)眾多，分布廣泛，人口流動性大，這些都給養(yǎng)老保險機構帶來很大困惑，檔案管理起來愈發(fā)復雜繁瑣，管理難度巨大，所以檔案管理工作人員需要有細心認真、一絲不茍、高度負責的態(tài)度，看似簡單枯燥，實則要求很高，需要農(nóng)村養(yǎng)老保險機構配備合適人員從事此項工作，不能隨意安排。檔案管理工作需要有比較固定的專業(yè)人員從事，崗位人員調(diào)整不能過于頻繁，謹慎使用兼職人員。養(yǎng)老機構還要統(tǒng)一對檔案從業(yè)人員定期進行培訓，并對培訓效果進行考核，考核合格者方可從事檔案管理工作。隨著農(nóng)村養(yǎng)老保險工作的不斷深入，檔案管理也要與時俱進，跟上養(yǎng)老保險改革的步伐，檔案管理要統(tǒng)籌安排、整體梳理、細化分解，做到越來越規(guī)范化、專業(yè)化。專業(yè)人才是養(yǎng)老保險檔案管理發(fā)展的基礎，因此要加大人才培養(yǎng)力度，組建專業(yè)人才隊伍，提高人才整體素質(zhì)，為檔案管理人才搭建學習交流的平臺，共同研討，共同提高。

2.加強檔案管理軟硬件建設，保證檔案資料的完整

規(guī)范化的檔案管理需要完善的基礎設施作為保障，需要完備的軟硬件條件作為基礎?？h鄉(xiāng)村各級養(yǎng)老保險機構均要提供相應的辦公區(qū)域，配置相應的辦公條件，方便檔案管理工作的順利開展。辦公場所要科學劃分、分區(qū)明確，保證各項工作不受干擾。我國已進入大數(shù)據(jù)時代，先進的檔案管理是電子化、信息化、網(wǎng)絡化、自動化的結合，農(nóng)村養(yǎng)老保險檔案管理要跟上信息時展的步伐，所以要利用先進的檔案管理技術，實現(xiàn)信息資源共享。個人信息個人可以通過網(wǎng)絡隨時調(diào)取查詢，信息變動隨時監(jiān)控，使檔案管理更加現(xiàn)代化和規(guī)范化。各級政府部門必須加大投入，全面采用電子網(wǎng)絡化辦公，使用統(tǒng)一的養(yǎng)老保險參保軟件，整合城鎮(zhèn)居民和職工養(yǎng)老保險各種信息資源，共同納入我國社會保險子系統(tǒng)，為我國“金保工程”建設打好基礎，全面提升社會保障各項業(yè)務的管理水平。養(yǎng)老保險檔案信息關系到全體參保人的利益，必須高度重視，嚴格管理。檔案信息的保存要求很高，無論是紙質(zhì)版還是電子版檔案材料，在保證空氣通暢的環(huán)境下抓好各方面細節(jié)，房間溫度濕度控制要適宜，需要做好防火、防盜、防水、防潮、防光、防蟲、防鼠、防塵“八防”措施，電子版資料還要做好備份和日常檢查工作，杜絕一切安全隱患，確保檔案質(zhì)量，避免損壞。

3.完善養(yǎng)老保險檔案管理規(guī)章制度，保證管理方法的科學性

檔案管理各地區(qū)要遵循統(tǒng)一的管理方法，明確的管理程序，制定完善的規(guī)章制度。檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都應該有科學的管理方法作為指導，明確的管理程序作為保障，規(guī)范的管理制度作為約束，管理人員按照標準管理體系按章辦事、依法管理。如建立人員責任制度、收集制度、整理制度、存檔制度、保密制度、統(tǒng)計制度、歸檔制度，等等?？h鄉(xiāng)村各級工作人員要分工明確，責任到人，制度上墻，按照制定好的工作程序和要求，科學有序的開展各項檔案工作。檔案管理是一項長期的持續(xù)性的復雜繁瑣的工作，需要嚴格按照工作流程和規(guī)章制度辦事，做到定期更新參保農(nóng)民信息，及時調(diào)整檔案歸類，工作人員要深入農(nóng)村基層，掌握參保農(nóng)民的最新詳細信息，相應的及時修改和補充檔案資料，保證信息的準確性和時效性。在檔案管理規(guī)范化的基礎上，同時檔案管理還要有一定的靈活性，面對復雜的工作要學會化繁為簡，在工作中探索新的管理方法和手段，提高檔案管理工作效率。新農(nóng)保經(jīng)過8年的發(fā)展，已經(jīng)完成了初期建機構、?；?、廣覆蓋的階段，進入可持續(xù)發(fā)展時期，所以必須對新農(nóng)保進行規(guī)范化管理，才能保證和城鎮(zhèn)居民養(yǎng)老保險的順利合并，保證和城鎮(zhèn)職工養(yǎng)老保險的銜接有序，最后實現(xiàn)全國養(yǎng)老保險制度的統(tǒng)一。

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作者:褚志亮 單位:錦州醫(yī)科大學