醫(yī)院管理中的檔案管理發(fā)揮新作用分析
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[摘要]伴隨我國醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院檔案管理模式也面臨全新發(fā)展契機。在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理方式當中，其所存有的諸多不足已逐漸顯現(xiàn)，并對醫(yī)院高效率運作造成一定影響?；诖?，本文將主要針對在新時代背景之下，如何在醫(yī)院管理當中促使檔案管理自身作用充分發(fā)揮與創(chuàng)新展開探討。
[關(guān)鍵詞]新時代；醫(yī)院管理；檔案管理
在醫(yī)院整體管理工作當中，檔案管理工作有著不可或缺的重要性，其是醫(yī)院信息基礎(chǔ)資源。在醫(yī)院發(fā)展過程中，應對不同類型文化內(nèi)容加以詳細記錄，從而促使醫(yī)院文化軟文化實力作用得到充分發(fā)揮，同時，加大檔案管理工作改進力度，促進檔案管理質(zhì)量得到全方位提升。因此，在現(xiàn)階段新時代背景之下，醫(yī)院需對自身檔案管理工作展開更深層次研究，這對于醫(yī)院可持續(xù)健康發(fā)展而言有著極為重要的實現(xiàn)意義。
1.新時代背景下醫(yī)院檔案管理工作重要性
黨的告指出，中國特色社會主義正式步入一個全新時代。在這一背景之下，黨和國家對各行業(yè)領(lǐng)域相關(guān)工作也提出全新要求。為能夠促使醫(yī)院檔案管理工作得到進一步創(chuàng)新，促使檔案管理關(guān)注能夠令新時展需要得到充分滿足，便需令醫(yī)院檔案管理工作實效性得到更加充分發(fā)揮。在通常情況下，檔案管理工作是一項具有較強政策性與專業(yè)性的工作，只有保證醫(yī)院各部門之間協(xié)調(diào)發(fā)揮，才能夠為醫(yī)院檔案管理工作順利開展打下堅實基礎(chǔ)。故而在現(xiàn)階段，需加大醫(yī)院檔案管理工作注重力度，在社會科學技術(shù)轉(zhuǎn)型的同時克服檔案管理問題，與時俱進，更深層次應用現(xiàn)代化信息技術(shù)，從而促使醫(yī)院檔案管理工作有機轉(zhuǎn)變。另外，在新時代背景之下，應加大醫(yī)院檔案管理力度，促使時展需要得到充分滿足，由于醫(yī)院檔案主要負責記錄醫(yī)院整體發(fā)展建設的關(guān)鍵構(gòu)成部分，同時也是各部門有序展開日常工作重要保障，因此，在新時代背景下，醫(yī)院檔案管理形式不應局限于傳統(tǒng)文字與音視頻上，同時也應囊括電子數(shù)據(jù)。除此之外，縣級階段醫(yī)院檔案管理形式應朝向多元化方向發(fā)展，從而為醫(yī)院日后可持續(xù)發(fā)展奠定扎實基礎(chǔ)。當前，在全新醫(yī)改的背景之下，特別是在科學技術(shù)的推動之下，需增大醫(yī)院檔案管理力度，促進醫(yī)院檔案管理的快速建設和發(fā)展，為醫(yī)院平穩(wěn)行駛獲取關(guān)鍵基石，也是醫(yī)院穩(wěn)定運行的前提。
2.新時代背景下醫(yī)院檔案管理工作征
醫(yī)院檔案種類多樣，主要在諸如文件信息、科研信息、醫(yī)療工作信息、病案信息、人事信息、會計信息、醫(yī)療器械信息、黨務信息等醫(yī)院日常經(jīng)營方面所產(chǎn)生信息當中得以體現(xiàn)，此類檔案信息具有較強專業(yè)性、真實性、完整性、系統(tǒng)性、保密性等特點，在醫(yī)院日常運行之中，檔案有效性和實用性與收集有效性與完備性有著最為直接的關(guān)聯(lián)。另外，醫(yī)院檔案也具有較強專業(yè)性，大部分檔案對于醫(yī)院工作內(nèi)容有著直接反映作用，而且，醫(yī)院檔案也具有極強保密性，在通常情況下，非內(nèi)部人員不能間接查看有關(guān)檔案[1]。
3.新時代背景下醫(yī)院檔案管理工作所存有問題
3.1管理體制不完善
在新時代背景下，由于傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理制度已無法令時展需求得到充分滿足，導致其管理體制不具備較強完善性，并且，部分醫(yī)院檔案管理方法相對而言較為滯后，同時，也有部分醫(yī)院不具備以時代、自身發(fā)展相匹配的檔案管理技術(shù)與設備這一情況，仍然需要沿用傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理相關(guān)規(guī)定展開檔案管理工作。因此，現(xiàn)階段，醫(yī)院需強化自身監(jiān)管工作力度，有針對性地采取措施，建立健全完善檔案管理制度，促使檔案管理工作在方式、內(nèi)容、標準等諸多方面切實實現(xiàn)統(tǒng)一發(fā)展。尤其是在現(xiàn)階段網(wǎng)絡信息時代中，計算機與大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸普及化，將網(wǎng)絡信息技術(shù)與醫(yī)院檔案管理工作相結(jié)合，能夠大幅度節(jié)約醫(yī)院在檔案管理方面所之處成本。但是，在實際當中，大部分醫(yī)院仍在沿用傳統(tǒng)人工檔案工作實施，這使在無形的過程之中很增加錯誤信息收集率，并且導致檔案信息真實性受到加大制約，而這一情況不僅與新時展趨勢不匹配，同時對于醫(yī)院自身可持續(xù)健康發(fā)展也有著極大負面影響。
3.2相關(guān)工作人員缺乏管理意識
通常，站在大部分醫(yī)院檔案管理工作角度上來看，由于相關(guān)工作人員尚未對檔案管理工作重要性形成明確認識，導致檔案管理工作受到嚴重削弱。在一些醫(yī)院，淺層次上很多人對檔案管理工作認識不夠準確。他們認為檔案管理工作只是專職檔案工作者的工作，相關(guān)的檔案意識只是人們認識和理解的一個淺薄的概念，因此一些醫(yī)院的檔案管理意識相對薄弱。并且，由于部分相關(guān)工作人員不具備較強檔案管理意識，管理方式過于落后，檔案信息潛在價值無法得到更深層次的發(fā)揮。除此之外，也有部分相關(guān)工作人員對于相關(guān)規(guī)章內(nèi)容過于死板遵循，許多科室認為檔案的作用不明顯，忽視了檔案管理的重要性和必要性，導致醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展受到極大影響。另外，大部分檔案管理人員綜合素質(zhì)較為低下，而人員素質(zhì)是醫(yī)院檔案管理工作的重要部分。在這樣的行為意識下，很多醫(yī)院為了方便起見，都隨意存放在自己的科室柜子里，造成檔案材料的丟失和損壞。這些問題的出現(xiàn)說明檔案管理人員在相關(guān)的人員意識上還沒有形成固定的認識，使醫(yī)院工作人員在檔案管理和資源保護方面沒有承擔起應盡的責任和義務。因此，在醫(yī)院檔案管理工作當中，醫(yī)院需增大檔案管理工作力度，為檔案管理相關(guān)工作人員提供適宜培訓。然而，在實際之中，很難有醫(yī)院著重對檔案管理工作人員加以培養(yǎng)，將主要精力放置于醫(yī)療技術(shù)水平的提高和醫(yī)務人員技能培訓之上，對檔案管理相關(guān)人員的培訓有所忽略，其在開展自身工作過程中欠缺積極性，導致檔案管理水平受到嚴重削弱[2]。
3.3信息化管理水平滯后
在新時代背景之下，不同類型科學和信息技術(shù)如雨后春筍般層出不窮。在知識信息社會中，醫(yī)院應強化檔案管理信息化力度。在實行檔案管理工作過程之中，醫(yī)院需整合現(xiàn)代化信息技術(shù)，促進檔案信息管理和檔案管理服務質(zhì)量，從而令檔案管理工作能夠可持續(xù)健康發(fā)展。但是，站在醫(yī)院檔案管理工作角度上來看，其在信息化建設過程之中面對著各種問題，由于醫(yī)院交付資金不足、設備龐大、不具備強力科學技術(shù)作為支撐，在這一條件下之下，導致醫(yī)院檔案信息化建設的難度逐漸增大，并且，由于部分管理人員欠缺信息化技術(shù)專業(yè)性，對于數(shù)字化信息技術(shù)也不具備更深層次掌握，在這種情況之下，導致醫(yī)院檔案管理工作信息化受到嚴重制約[3]。
4.新時代背景下醫(yī)院檔案管理工作有效應用與創(chuàng)新措施
4.1建設完善檔案管理工作體系
為能夠促進醫(yī)院檔案管理工作在新時代背景下高效、有序地開展，首先便需促進檔案管理工作體系完善度。醫(yī)院檔案管理不僅是醫(yī)院的內(nèi)部工作，還涉及法律層面。由于患者病歷覆蓋了患者的個人信息，為了防止個人信息泄露的嚴重后果，有必要建立保障機制，為今后醫(yī)患糾紛提供直接的證據(jù)支持?；颊叩牟v包括患者的個人信息，甚至隱私，必須建立相關(guān)的保障機制，通過建立保障機制，確保醫(yī)院病案管理的合法性[4-6]。在開展檔案管理工作時，由于其所牽涉內(nèi)容非常諸多，因此需轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作方式。而若想建設完善制度，便需促進檔案管理工作向規(guī)劃規(guī)范化、標準化方向轉(zhuǎn)型，增大檔案管理工作力度，讓全體員工具備集體意識，構(gòu)建濃厚檔案管理氛圍。同時，在開展在醫(yī)院管理過程之中，需將檔案管理工作納入到日常事務當中，定期展開檔案管理工作報告，實時掌控檔案管理情況，在發(fā)現(xiàn)管理問題時進行集中探討。通過建設完善醫(yī)院檔案管理制度，能夠促使檔案管理更加便捷，更有效地開展日常領(lǐng)導工作，同時也具備一定的約束力，確保相關(guān)管理工作人員在日常管理與控制過程之中規(guī)范自身行為，保證檔案管理工作準確性。
4.2有效開展培訓工作
在全新的時代背景之下，醫(yī)院需增大對檔案管理相關(guān)工作人員素質(zhì)教育與培訓力度。由于檔案管理工作涉及內(nèi)容較為廣泛，并且具有較大工作量，其不僅要求檔案管理人員具有堅實的基礎(chǔ)知識，而且還需具有一定的業(yè)務技能。若想全方位提高檔案管理質(zhì)量，便需與檔案管理人員實際情況相結(jié)合，定期展開各種教育培訓活動。在知識和技能提升后，檔案管理人員才能更高效地應對新時展形勢，同時也需參考渠道、相關(guān)工作要求，對檔案管理人員展開全方位教育培訓。令其能夠人明確檔案管理工作的重要性，并運用所學知識，掌控檔案管理工作，保證檔案管理不斷向規(guī)范化方向轉(zhuǎn)型。同時，要對相關(guān)人員展開信息化教育。在網(wǎng)絡信息時代，無論是檔案管理人員還是社會各界人士，都應當掌控基本的信息技術(shù)，從而促使自身綜合素質(zhì)得到進一步提升，通過計算機軟件的應用，可為檔案管理現(xiàn)代化注入全新活力。
4.3實現(xiàn)信息化建設
醫(yī)院管理部門要加大資金投入，購置一批先進的檔案管理硬件設備，建立專門的現(xiàn)代化檔案室，配置專用計算機、打印機、掃描儀、電子文件和紙質(zhì)文件，使檔案易于存儲和分發(fā)。作為醫(yī)院病案管理最基本的網(wǎng)絡安全設施之一，醫(yī)院必須考慮醫(yī)院病案管理的特點，加強防火墻的安全建設，選擇適合醫(yī)院病案管理的防火墻軟件。該系統(tǒng)的建立需要專門的硬件設施來保證病人信息的安全，增強檢驗檢測系統(tǒng)的內(nèi)部數(shù)據(jù)，有效地保證數(shù)據(jù)的安全性和保密性。現(xiàn)階段，若想全方位深層次落實檔案管理工作，便需通過現(xiàn)代化信息技術(shù)為檔案管理工作提供支撐。在信息化技術(shù)的推動之下，醫(yī)院應通過大數(shù)據(jù)、計算機等技術(shù)，促使紙質(zhì)檔案朝著電子檔案過渡，同時加大信息化檔案建設力度，才能為服務國民、醫(yī)院提供更高質(zhì)量服務。因此可以使用計算機、掃描儀等技術(shù)建立數(shù)字檔案室，為后續(xù)工作活動開展提供強有力的基礎(chǔ)，做好檔案文件修改、擬定，以及在網(wǎng)上及時管理動態(tài)，為更多的人員提供一站式服務，全面提升管理服務質(zhì)量[7]。
5.結(jié)語
醫(yī)院檔案管理不僅代表了醫(yī)院本身的形象，更體現(xiàn)了現(xiàn)階段最基本的制度管理體系。通過對醫(yī)院檔案管理中存在的問題的認識，提出了一些改進措施。比如在人的因素方面，要特別注意對相關(guān)人員的選拔和考核，提高素質(zhì)是最重要、最關(guān)鍵的[8]?，F(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展，特別是在檔案管理方面格外明顯，因此從這個角度來更好地闡明其規(guī)范化、標準化的重要發(fā)展方向。綜合上文所述，在醫(yī)院檔案管理工作當中，需通過有效方式完善管理體系、加大工作人員培訓工作注重力度，全方位建設信息化檔案管理，促使醫(yī)院在實際檔案管理工作當中存有問題得到有效解決，全方位提升檔案管理工作質(zhì)量。
【參考文獻】
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[8]焦鵬;;基于醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀談改善措施[J];中國集體經(jīng)濟;2015年36期
作者：吳正榮 單位：云南省臨滄市中醫(yī)醫(yī)院
