基層醫(yī)院檔案管理的策略分析
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檔案保管室與日常辦公區(qū)域沒有隔開，對檔案管理的封存性和完整性都產(chǎn)生了較大影響。同時，在檔案保管室內(nèi)沒有配備消防設備和清潔設備，如滅火器和吸塵器等，對檔案管理的風險沒有采取必要的預防手段。
一、檔案管理人員的素質(zhì)較低
從目前來看，由于檔案管理制度不健全，歸檔意識和建檔意識不高，管理部門對檔案管理工作的重視程度不夠，檔案管理人員的素質(zhì)較低，大量兼職管理人員的存在，造成檔案管理工作的混亂。以某基層醫(yī)院為例，檔案管理總共有5人，但僅有1人是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，且受過專門的醫(yī)院檔案管理培訓，有2人是其他科室的醫(yī)生，有1人是兼職人員，對檔案管理工作并不十分熟悉。
二、檔案資料落后，沒能及時更新
檔案管理工作是對使用部門的經(jīng)營情況進行統(tǒng)計整理的過程。市場經(jīng)濟的發(fā)展以及體制改革進程的加快，社會生產(chǎn)生活的內(nèi)容也相應地發(fā)生變化，檔案資料的內(nèi)容也會隨之變化。這就要求更新檔案資料的數(shù)據(jù)。從檔案資料的實際情況來看，由于檔案管理經(jīng)費有限，加之管理人員素質(zhì)不高，影響了檔案資料的完整性和準確性。
三、利用率比較低
從檔案利用情況來看，由于缺乏科學有效的信息檢索系統(tǒng)，加之用戶不熟悉檔案信息利用方式，影響了檔案資料的利用率。同時，由于檔案資料的開放程度較低，保管的成分居多，檔案用戶能查閱的檔案資料有限。根據(jù)我市2010年度對轄區(qū)內(nèi)各基層醫(yī)院的調(diào)查研究資料來看，醫(yī)院檔案資料的利用率一般僅在20%，且85%以上的是傳統(tǒng)的文書資料利用，對電子檔案的利用效率還比較低。
（一）管理理念與管理制度的創(chuàng)新
目前，基層醫(yī)院檔案管理還存在著“重管輕用”的現(xiàn)象，管理的被動性和封閉性較強，檔案管理仍然存在著“等、靠、要”的管理模式，影響了檔案管理的工作效率。隨著科學技術的發(fā)展，檔案管理工作的挑戰(zhàn)也日益嚴峻。檔案管理中的電子光盤和縮微膠片的應用也不斷增加，這些都需要改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，以多層次、多角度的工作方法來指導檔案管理工作。例如，我市某鎮(zhèn)街醫(yī)院就通過將數(shù)字化管理理念引入檔案管理工作的方式，實現(xiàn)了對檔案管理立卷制度及操作流程的簡單化。通過此種方式，在數(shù)字化檔案管理立卷制度實踐1年之后，該醫(yī)院的檔案管理利用效率實現(xiàn)了20％比例的提升，效果顯著。
（二）突出檔案管理的服務特色
檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，檔案管理工作是為醫(yī)院的中心工作服務的，因此，在檔案管理工作中，應突出其服務的性質(zhì)和特色。檔案管理是對醫(yī)院經(jīng)營情況的全面而真實的記載，需要醫(yī)院各個部門的相互配合和相互聯(lián)系。因此，檔案管理工作不能閉門造車，而應該積極主動的與各個部門進行聯(lián)系與交流，在信息服務上應努力改變被動服務的現(xiàn)象，充分利用現(xiàn)代科學技術實現(xiàn)信息的共享。在知識經(jīng)濟時代，信息的傳播更加快速，檔案管理工作應適應醫(yī)院發(fā)展的信息需求，建立檔案機構的聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，拓展服務的范圍和層次。如我市的基層醫(yī)療機構，可以按照社區(qū)衛(wèi)生站→衛(wèi)生服務中心→鎮(zhèn)街醫(yī)院三級層次的方式，構建基于檔案管理機構的網(wǎng)絡連接系統(tǒng)，在整個網(wǎng)絡連接系統(tǒng)當中，不單單能夠?qū)崿F(xiàn)對各層級醫(yī)療單位檔案的編研工作，同時還能夠?qū)崿F(xiàn)對上述醫(yī)療單位檔案管理工作成果的交流共享，以及相關問題的咨詢與解決。借助于上述方式，使得基層醫(yī)院檔案管理工作的社會影響力得到了極為顯著的發(fā)展與提升，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息的共享。
（三）檔案管理人員應樹立創(chuàng)新意識，不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員的綜合素質(zhì)對檔案管理工作的質(zhì)量和效率都有重要影響。目前，檔案管理人員專業(yè)性不強，專職檔案管理人員數(shù)量有限，管理人員對檔案管理工作并不熟悉。管理人員素質(zhì)參差不齊，在業(yè)務水平、理論水平、文化程度等方面也有很大差異，加之管理人員知識結(jié)構不合理、現(xiàn)代科學技術知識貧乏、專業(yè)知識老化，檔案管理工作不能適應當前形勢的變化。因此，在檔案管理工作中，應重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強管理人員的培訓和教育，提高管理人員的專業(yè)水平。檔案管理工作是一項專業(yè)性的業(yè)務工作和管理工作，需要綜合素質(zhì)高的管理人員才能勝任。隨著科學技術的快速發(fā)展，檔案管理信息化不斷增強，檔案管理人員應改變過去的工作方法和工作理念，學習現(xiàn)代科學技術，拓寬工作思路，積極創(chuàng)新，以適應我國經(jīng)濟發(fā)展的需要。在知識經(jīng)濟時代，信息共享成為全球經(jīng)濟發(fā)展的新形勢和新特點，社會經(jīng)濟發(fā)展對復合型人才的需求不斷增加，檔案管理工作的服務范圍和服務水平也有了新的拓展，檔案管理人員不僅應具備較高的業(yè)務素質(zhì)，還應該不斷充電，拓展自己的視野，把握社會變化的現(xiàn)狀和未來的發(fā)展情況，充分利用檔案學科的新理論和新技術來創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案管理工作的利用效率。
（四）推進醫(yī)院檔案管理信息化建設
現(xiàn)代科學技術的應用，不僅能實現(xiàn)檔案管理工作的信息共享，還能極大提高檔案管理工作的效率，保證檔案管理的質(zhì)量。目前，醫(yī)院的信息化建設為檔案管理工作提供了便利，檔案管理工作能夠通過計算機網(wǎng)絡來實現(xiàn)信息的實時更新和維護。在檔案管理工作中，以檔案管理軟件來實現(xiàn)文件的形成、報送、編目、整理、利用等，建立檔案數(shù)據(jù)庫，以掃描錄入的方法將醫(yī)院的檔案和文件進行統(tǒng)一管理，為全體醫(yī)務人員的查找提供便利。同時，將醫(yī)院的圖書、文檔、聲音、圖片等信息資源錄入計算機系統(tǒng)，以醫(yī)院局域網(wǎng)實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的共享。
結(jié)束語
隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，基層醫(yī)院檔案管理發(fā)生了很大的變化。從我國基層醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀來看，雖然取得了較好的成績，但也存在很多問題，主要是因為檔案管理意識不強，檔案管理的信息化水平較低，影響了檔案的利用率。
作者：呂圣飛 單位：東莞市虎門醫(yī)院
