綜合事務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)項目實踐探索

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為更好地管理公司部門和員工，加強辦公綜合事務(wù)規(guī)范管理，全面推行制度規(guī)范的落地實施，加快信息化建設(shè)步伐就顯得尤為重要，建立一套高質(zhì)量、易維護、可擴展的綜合事務(wù)管理系統(tǒng)勢在必行。以公司發(fā)展戰(zhàn)略為指導(dǎo)，以綜合事務(wù)管理的規(guī)范化、信息化、提高綜合事務(wù)管理的效率為宗旨，以滿足綜合事務(wù)管理者需求為目標(biāo)，使公司綜合事務(wù)管理工作能通過信息化平臺得以順利開展；實現(xiàn)信息共享，真正做到一次錄入，多次使用，并通過信息匯總與授權(quán)機制，使綜合事務(wù)管理工作中的各種角色能夠在工作中及時地得到需要的信息；工作產(chǎn)生的信息能夠及時地存儲到平臺的數(shù)據(jù)庫之中，以提供其他需要信息的角色進行共享；各種角色的工作內(nèi)容、痕跡、時間等能夠進行追溯，如實反映各種角色工作情況，從而實現(xiàn)對各種角色的評價與管理。

一、技術(shù)方案

系統(tǒng)平臺是架構(gòu)在.NET4.5之上的SOA架構(gòu)。

1.系統(tǒng)總體設(shè)計。（1）安全機制設(shè)計。系統(tǒng)級安全機制：限制系統(tǒng)連接數(shù)、同一時段用戶登錄數(shù)、用戶登錄超時時間等。程序資源訪問安全機制：提供用戶權(quán)限設(shè)置功能，用戶僅能使用方位已授權(quán)的功能與操作。功能性安全控制：對用戶輸入的信息進行有效性驗證，在進行對數(shù)據(jù)信息的修改操作時，對用戶提交的數(shù)據(jù)進行特殊字符過濾等。數(shù)據(jù)域安全控制：行級數(shù)據(jù)域安全，即用戶可以訪問哪些業(yè)務(wù)記錄，一般以用戶所在單位為條件進行過濾。（2）系統(tǒng)實用、簡潔。系統(tǒng)功能實用，用操作簡潔、直觀方便、交互性強；具備必要的幫助和導(dǎo)航功能，減少用戶錄入及操作的工作量。（3）系統(tǒng)穩(wěn)定、可靠，運行效率高、速度快。系統(tǒng)在運行期間，運行穩(wěn)定可靠，資源開銷小，未出現(xiàn)死機現(xiàn)象，對用戶的異常操作有提示、容錯及數(shù)據(jù)保護功能。系統(tǒng)響應(yīng)速度未因系統(tǒng)承載數(shù)據(jù)量發(fā)生變化而改變，本身安全可靠、易于維護。（4）數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫：SQLSERVER數(shù)據(jù)庫。（5）可擴充性和易維護性。系統(tǒng)能夠適應(yīng)企業(yè)變化的需要，可以非常便捷地擴充系統(tǒng)的功能和修改系統(tǒng)的功能。（6）數(shù)據(jù)庫備份與恢復(fù)。系統(tǒng)具有備份和恢復(fù)機制，可自動定期備份數(shù)據(jù)庫，確保企業(yè)數(shù)據(jù)的安全。備份機制：每周完整備份、每天差異備份。（7）合理的體系結(jié)構(gòu)和良好的集成性。整個系統(tǒng)建立在一個統(tǒng)一的業(yè)務(wù)平臺上，包括用戶管理、消息服務(wù)、表單服務(wù)、工作流服務(wù)、系統(tǒng)管理等，以實現(xiàn)業(yè)務(wù)的無縫集成和協(xié)同，并為系統(tǒng)未來的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。（8）數(shù)據(jù)、信息資源共享。用戶不受空間、時間約束，可通過客戶端WEB瀏覽器訪問系統(tǒng)，從唯一的信息來源安全地操作所有信息。信息在一處一次輸入并確認(rèn)，確認(rèn)后的數(shù)據(jù)可在多處重復(fù)利用。對于歷史電子數(shù)據(jù)進行遷移，把用戶歷史數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到新系統(tǒng)中，實現(xiàn)了信息資源的共享，解決數(shù)據(jù)孤島問題。

2.系統(tǒng)功能機制。（1）標(biāo)準(zhǔn)化。通過系統(tǒng)對相關(guān)任務(wù)單據(jù)編號等分類和編碼規(guī)則進行標(biāo)準(zhǔn)化定義和統(tǒng)一，使得編碼規(guī)范得以在系統(tǒng)中實現(xiàn)及推廣應(yīng)用。（2）流程化。通過系統(tǒng)實現(xiàn)綜合事務(wù)管理的流轉(zhuǎn)實現(xiàn)，根據(jù)制度規(guī)范和組織資源情況實現(xiàn)各項管理工作的流程，并予以痕跡記錄。（3）消息提醒機制。系統(tǒng)實現(xiàn)了待辦和工作任務(wù)進行提醒。并預(yù)留了與第三方軟件實現(xiàn)提醒的接口，如郵件、短信、企業(yè)即時通訊軟件等。

3.移動辦公。移動辦公平臺采用HTML5框架進行定制，支持IOS，Android客戶端。（1）統(tǒng)一用戶管理。移動辦公平臺與綜合事務(wù)管理系統(tǒng)進行用戶和組織架構(gòu)的同步，同步方式可選自動和手動兩種方式。（2）界面定制。通過對用戶頁面定制，更加貼合用戶的使用習(xí)慣。（3）流程開發(fā)。以PC端流程實現(xiàn)的邏輯為基礎(chǔ)，進行移動端流程開發(fā)，實現(xiàn)PC端與移動端的配合，發(fā)揮兩端的優(yōu)勢。（4）集成其他應(yīng)用?？筛鶕?jù)需要，集成企業(yè)其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，如集團公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)等。（5）文檔轉(zhuǎn)換服務(wù)。提供獨立文檔轉(zhuǎn)換服務(wù)，實現(xiàn)了文檔在線瀏覽，并進行文檔安全控制，防止文檔失控。同時提供緩存、預(yù)讀等性能優(yōu)化處理機制。（6）推送通知服務(wù)。對于流程處理待辦事項，提供圖標(biāo)角標(biāo)推送提醒。必要時也可通過手機短信服務(wù)進行提醒。（7）安全機制。企業(yè)移動應(yīng)用場景中需要保證：用接入的安全控制；移動傳輸過程中的數(shù)據(jù)安全；使用過程中的信息安全，例如下載到手機本地的重要文件不被泄密等。

4.系統(tǒng)技術(shù)平臺。（1）一體化平臺。系統(tǒng)建立企業(yè)核心業(yè)務(wù)的統(tǒng)一平臺，通過組件式建設(shè)在該平臺中能夠搭建各個業(yè)務(wù)子系統(tǒng)。為了保證頂層設(shè)計理念能夠落實，在設(shè)計信息系統(tǒng)的時候，將信息系統(tǒng)按照一體化的要求進行四個一體化，分別是：使用一體化；溝通一體化；業(yè)務(wù)一體化；數(shù)據(jù)一體化。（2）平臺的開放性。系統(tǒng)平臺通過使用IT通用標(biāo)準(zhǔn)和提供系統(tǒng)業(yè)務(wù)層源代碼保證平臺的開放性，主要體現(xiàn)為：提供開放的、通用平臺；能為后期建設(shè)的其他系統(tǒng)預(yù)留接口；能保證功能的不斷擴充和系統(tǒng)的平穩(wěn)升級；具備二次開發(fā)的能力；系統(tǒng)有統(tǒng)一的授權(quán)體系。（3）用戶管理。系統(tǒng)具有完善的用戶管理和授權(quán)機制：通過統(tǒng)一的用戶權(quán)限管理機制，保證系統(tǒng)的安全性和操作的針對性；可分級、分類授權(quán)；可以靈活地定義各種角色；與流程、表單、數(shù)據(jù)的管理有機地結(jié)合起來。管理員可以管理和維護本系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)、人員信息。（4）工作流管理。系統(tǒng)使用國際工作流聯(lián)盟XPDL2.0標(biāo)準(zhǔn)，XPDL是工作流的標(biāo)準(zhǔn)實現(xiàn)，是對業(yè)務(wù)流程模型（BPMN）標(biāo)記的一種文件格式（持久化為XML），并支持圖形化的展現(xiàn)。其特色功能包括職能流轉(zhuǎn)、錯發(fā)回收、多人并發(fā)處理。

5.表單與菜單管理。系統(tǒng)實現(xiàn)了流程表單配置、功能菜單配置功能，用戶可根據(jù)實際需要及業(yè)務(wù)變化進行調(diào)整。

6.系統(tǒng)參數(shù)管理。系統(tǒng)實現(xiàn)了參數(shù)管理功能，系統(tǒng)用戶可以對常用的以及經(jīng)常變化的參數(shù)進行配置，增加系統(tǒng)的維護靈活性，包括有基本參數(shù)的維護和各業(yè)務(wù)管理特性參數(shù)的維護。7.系統(tǒng)日志管理。系統(tǒng)具有完善的日志管理功能，包括報錯日志、系統(tǒng)服務(wù)啟始與結(jié)束日志、用戶登錄及退出日志。

二、建設(shè)成果

1.初步搭建綜合事務(wù)信息數(shù)據(jù)平臺。實現(xiàn)了數(shù)據(jù)整理和挖掘，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性、統(tǒng)一性和準(zhǔn)確性；能夠快速、及時地挖掘和掌握綜合事務(wù)及后勤保障管理的相關(guān)信息，直觀、形象地了解各業(yè)務(wù)模塊的管理情況，有效信息檢索，并通過綜合統(tǒng)計分析，為規(guī)范管理和科學(xué)決策提供科學(xué)依據(jù)，基本實現(xiàn)審批流、信息庫的有效銜接，實現(xiàn)清晰地費用統(tǒng)計分析。

2.綜合事務(wù)相關(guān)流程線上操作全覆蓋。實現(xiàn)綜合事務(wù)管理業(yè)務(wù)流程全面信息化，基本做到現(xiàn)有綜合事務(wù)線上操作全覆蓋。主要包括以下功能：（1）會議管理。實現(xiàn)會議室在線申請與審批；根據(jù)會議預(yù)定時間提供會議室占用情況和查詢功能，建立會議室管理臺賬，實現(xiàn)會議室費用統(tǒng)計。（2）辦公設(shè)備及用品管理。實現(xiàn)辦公設(shè)備、家具、用品及耗材申領(lǐng)及維修申請線上功能，實現(xiàn)人員與設(shè)備設(shè)施勾稽關(guān)系，加強調(diào)撥管理，實施辦公家具及設(shè)備二維碼管理應(yīng)用，完善辦公用品庫存管理，動態(tài)調(diào)整庫存信息，建立臺賬，加強分類管理，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)費用統(tǒng)計分析功能。（3）車輛及車位管理。加強車位統(tǒng)籌管理，實現(xiàn)車位分配和統(tǒng)計功能，實現(xiàn)車輛申請流程線上操作，實現(xiàn)車輛運行費用核算統(tǒng)計。（4）郵寄管理。實現(xiàn)郵寄需求的申請及審批流程線上功能，統(tǒng)計快遞郵件信息及費用。（5）文印管理。實現(xiàn)文印需求申請及審批流程線上功能，加強文印耗材計劃管理，實現(xiàn)文印耗材、成品及費用統(tǒng)計功能。（6）餐飲管理。實現(xiàn)餐券申領(lǐng)線上功能，實現(xiàn)餐券查詢和費用統(tǒng)計功能。（7）員工卡管理。實現(xiàn)員工卡申請、注銷、掛失、換卡管理。（8）辦公區(qū)域可視化管理。通過可視化視圖展示辦公區(qū)域房間的分配使用情況，可穿透查看辦公室視圖。

3.提升綜合事務(wù)管理規(guī)范化水平。系統(tǒng)建設(shè)以綜合事務(wù)管理相關(guān)制度及工作標(biāo)準(zhǔn)化手冊為依據(jù)，通過系統(tǒng)建設(shè)實現(xiàn)相關(guān)制度的落地，進一步提升規(guī)范化管理水平。

4.實現(xiàn)綜合事務(wù)管理系統(tǒng)手機端操作便捷化。搭建統(tǒng)一移動辦公平臺，除在PC端處理管理業(yè)務(wù)外，實現(xiàn)手機移動端處理，進一步實現(xiàn)便捷化操作，開設(shè)移動門戶、消息提醒、電子文件預(yù)覽等功能。通過綜合事務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)探索實踐，初步實現(xiàn)了管理信息的共享，規(guī)范了管理過程，提高了工作效率。

作者:孫文一 朱文鵬 單位:中國能源建設(shè)股份有限公司