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公務(wù)員期刊網(wǎng) 精選范文 工程項(xiàng)目檔案管理措施范文

工程項(xiàng)目檔案管理措施精選(九篇)

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工程項(xiàng)目檔案管理措施

第1篇:工程項(xiàng)目檔案管理措施范文

【Keywords】project; archives management; measures

【中圖分類號】TU712;G275.9 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069(2017)05-0007-02

1 引言

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展,工程項(xiàng)目檔案越來越多,要求越來越高,檔案管理方法也在不斷變化發(fā)展,各行各業(yè)均擁有屬于自己特點(diǎn)的檔案管理軟件,走上專業(yè)化管理道路。作為一個(gè)電力工程施工企業(yè),工程項(xiàng)目檔案管理還存在諸多弊端,需要不斷加強(qiáng)工程施工、竣工檔案管理的規(guī)范化、科技化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化,通過提高檔案管理水平,為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

2 提高工程項(xiàng)目檔案管理的必要性

2.1 加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理是每位職工的義務(wù)

《中華人民共和國檔案法》第3條規(guī)定:“一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)”。另外,國家還頒布了《中華人民共和國檔案法實(shí)施細(xì)則》、(GBT 11822―2008)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、(DAT 28―2002)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等一系列法規(guī)、國標(biāo)、行標(biāo),對企業(yè)檔案管理職責(zé)作出相應(yīng)規(guī)定[1]。作為電力施工企業(yè)的每一位員工均有為企業(yè)檔案管理貢獻(xiàn)力量的義務(wù)。

2.2 規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理可使企業(yè)利益最大化

近年來,隨著國家宏觀經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,電力行業(yè)越來越多的重大特大項(xiàng)目均有創(chuàng)建國家優(yōu)質(zhì)工程的建設(shè)目標(biāo),其中項(xiàng)目竣工資料是評選優(yōu)質(zhì)工程的重要依據(jù)之一,在評選階段占據(jù)十分突出的地位。

許多工程建設(shè)單位越來越重視工程項(xiàng)目檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,并采取了在承包合同中明確竣工資料保證金的規(guī)定,其比例高達(dá)合同價(jià)款的5%。在項(xiàng)目管理過程中,建設(shè)領(lǐng)域項(xiàng)目管理“員”也包括檔案資料員,屬于專業(yè)化管理人員之一。

筆者負(fù)責(zé)過多個(gè)工程項(xiàng)目檔案管理工作,從施工過程檔案收集整理到竣工檔案制作移交均全程參與負(fù)責(zé),工程竣工資料無法及時(shí)按業(yè)主規(guī)定要求移交則無法進(jìn)行項(xiàng)目最終結(jié)算,竣工移交時(shí)間拖得越久,企業(yè)利益損失越大,其中包括可見的經(jīng)濟(jì)利益損失和無形的品牌名譽(yù)價(jià)值損失。

3 施工企業(yè)檔案管理存在的問題分析

3.1 有意識(shí),無重視

作為一個(gè)施工企業(yè),其檔案構(gòu)成中很大部分為工程項(xiàng)目竣工檔案,工程項(xiàng)目檔案從招投標(biāo)開始,經(jīng)過施工過程控制到竣工驗(yàn)收結(jié)束,都會(huì)形成一系列具有價(jià)值的重要資料。

當(dāng)前施工企業(yè)檔案管理中存在的問題主要是工程項(xiàng)目完工后無法及時(shí)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交竣工資料,有些項(xiàng)目甚至在項(xiàng)目部解散之后兩、三年才完成,這嚴(yán)重影響了企業(yè)利益。不能保證竣工檔案移交的及時(shí)性、有效性,其根本原因是:①管理層存在著“檔案工作就是檔案員一個(gè)人的事情”的思想,并沒有“專業(yè)的人才做專業(yè)的事”的意識(shí);②相關(guān)管理領(lǐng)導(dǎo)和職工沒有重視工程項(xiàng)目檔案管理;③企業(yè)建立的獎(jiǎng)懲機(jī)制未能覆蓋或不能在檔案管理工作中實(shí)際操作。這是一種“有意識(shí),無重視”的不負(fù)責(zé)任的現(xiàn)象。

3.2 有機(jī)制,無職責(zé)

在當(dāng)前工程項(xiàng)目招投標(biāo)競爭日益激烈的大環(huán)境下,國有企業(yè)幾乎都緊緊跟隨國家政策對內(nèi)部管理進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)整,其也已經(jīng)意識(shí)檔案管理的重要性,意識(shí)到檔案管理是影響企業(yè)利益的基本因素之一,從設(shè)置各級檔案管理部門,設(shè)置專業(yè)檔案室,加強(qiáng)日常檔案收集整理,到加強(qiáng)檔案宣傳和員工培養(yǎng)培訓(xùn),硬件條件似乎都是按部就班、井井有條地穩(wěn)步推進(jìn)。在這看似有效的管理機(jī)制下,其實(shí)存在很多問題:需要調(diào)閱時(shí)才發(fā)現(xiàn)重要的項(xiàng)目檔案并沒有及時(shí)歸檔,或已經(jīng)遺失無法追溯;由于部門眾多,多數(shù)部門會(huì)自己保存相關(guān)重要檔案,并不移交企業(yè)的專門檔案室保管,致使其他部門在相同的檔案需求上做了重復(fù)工作,耗費(fèi)人力物力,給企業(yè)帶來較大損失;沒有一定的獎(jiǎng)懲機(jī)制來對檔案管理人員進(jìn)行獎(jiǎng)優(yōu)罰劣,這是一種典型的“有機(jī)制,無職責(zé)”的管理失職表現(xiàn)。

3.3 有崗位,無能力

企業(yè)各級檔案管理部門眾多,檔案管理崗位也按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置,但管理者能力和水平卻參差不齊,出現(xiàn)已經(jīng)歸檔的檔案資料根本不能滿足歸檔要求的情況。普遍原因是項(xiàng)目檔案管理者一般都不是專業(yè)的檔案管理人員,而是技術(shù)員兼職,甚至有些人員從未經(jīng)過檔案管理培訓(xùn)就直接上崗。工程檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分,占比極大,檔案管理者業(yè)務(wù)能力低下會(huì)導(dǎo)致資源浪費(fèi)、影響檔案質(zhì)量,使工程難以通過竣工驗(yàn)收,從而導(dǎo)致企業(yè)損失。這便是所謂的“有崗位,無能力”現(xiàn)象。

4 提高檔案管理能力措施

4.1 加強(qiáng)檔案宣傳,提高職工意識(shí)

要提高全體職工的檔案管理職責(zé)意識(shí)[2]。首先,企業(yè)管理者在制定各?規(guī)章制度時(shí),應(yīng)從制度上為檔案重要性宣傳做好鋪墊,讓廣大職工明白加強(qiáng)檔案管理職責(zé)、提高檔案管理能力是關(guān)系到企業(yè)長期利益,關(guān)系到每個(gè)人切身利益的。其次,制定的檔案管理制度應(yīng)明確各級部門形成的重要檔案要指定專人及時(shí)整理,集中歸檔,集中保存。同時(shí)加強(qiáng)各部門之間的溝通,實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。再次,在提高職工檔案管理意識(shí)的同時(shí),領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度也是直接影響檔案管理工作的重要因素。企業(yè)管理者,尤其是高層管理者應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查,獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀,調(diào)整中庸,淘汰落后。

4.2 落實(shí)管理職責(zé),建立長效機(jī)制

企業(yè)建立的各級檔案管理部門均有對應(yīng)的管理職責(zé)需要嚴(yán)格落實(shí),在多數(shù)情況下,部門之間的業(yè)務(wù)需要上級領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)統(tǒng)一,而非按照制度規(guī)定來執(zhí)行。

要使廣大職工自動(dòng)自覺落實(shí)自己的檔案管理職責(zé),必須要求各級檔案部門加強(qiáng)“按制度辦事”的意識(shí),認(rèn)真及時(shí)落實(shí)各自管理職責(zé)。

建立及時(shí)有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制,對檔案管理有積極貢獻(xiàn)的職工予以實(shí)質(zhì)性獎(jiǎng)勵(lì),同時(shí)對領(lǐng)導(dǎo)不力、管理不善、甚至管理混亂,為企業(yè)形象帶來負(fù)面影響的職工予以一定懲罰。

4.3 提高操作能力,確保后繼有人

針對各級檔案管理人員,尤其是工程項(xiàng)目檔案管理人員,要組織專業(yè)化培訓(xùn)、定期學(xué)習(xí),以提高其管理和操作能力。新進(jìn)入的檔案管理人員,應(yīng)考慮其檔案管理操作培訓(xùn)周期,使其在具備一定的實(shí)操能力之后再從事相關(guān)業(yè)務(wù)管理。

不論企業(yè)內(nèi)檔案管理還是工程項(xiàng)目檔案管理,專業(yè)化管理始終是最終管理方式。專業(yè)的人才能做專業(yè)的工作,獲得與職位相適應(yīng)的勞動(dòng)報(bào)酬,才能使得企業(yè)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)長期穩(wěn)定發(fā)展與進(jìn)步,保證企業(yè)利益趨于最大化。

5 結(jié)論

第2篇:工程項(xiàng)目檔案管理措施范文

關(guān)鍵詞:工程項(xiàng)目管理;檔案管理;質(zhì)量控制

一、目前工程檔案資料質(zhì)量存在管理問題

工程檔案是記錄建設(shè)工程項(xiàng)目全過程的資料文件,是項(xiàng)目投入使用后確保安全運(yùn)用的重要文件,最終歸檔的工程檔案資料要具備較高的質(zhì)量,保證資料詳盡完備、數(shù)據(jù)真實(shí)可靠、檔案系統(tǒng)真實(shí),能夠準(zhǔn)確詳盡的反映整個(gè)項(xiàng)目前期準(zhǔn)備、中期施工、竣工驗(yàn)收的過程。但是目前的工程檔案管理中,由于對工程檔案認(rèn)識(shí)程度偏低,資料質(zhì)量的管理存在一些問題。

首先,施工綜合管理文件在下發(fā)或者轉(zhuǎn)發(fā)過程中,往往以復(fù)印件的形式存在,到時(shí)工程檔案的原件不齊全。其次,工程質(zhì)量驗(yàn)收簽證資料不齊全,原始資料文件在手續(xù)移交時(shí)造成丟失或破損。再次,竣工圖文件編制不規(guī)范,工程進(jìn)度中,對施工設(shè)計(jì)圖紙的變動(dòng)、替代等沒有針對性細(xì)則,原始資料保存不完整。最后,施工原始資料、驗(yàn)收簽證資料格式、填寫、修改、用筆書寫等不規(guī)范。

二、工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量失控的主要原因

一般大型建設(shè)工程項(xiàng)目都要涉及到多個(gè)參與單位,單位之間的銜接緊密度和配合程度影響了工程檔案管理的質(zhì)量,使檔案資料的質(zhì)量核驗(yàn)工作增加了難度。總結(jié)起來看,主要原因無外乎一下幾點(diǎn):其一,工程建設(shè)主管部門檔案意識(shí)薄弱;其二,涉及單位之間相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系,以及施工、竣工責(zé)任不明晰,缺乏有效控制竣工文件質(zhì)量的具體措施;其三,施工單位在工程檔案管理方面的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高,造成竣工文件資料不規(guī)范;其四,工程施工中,相關(guān)監(jiān)理人員專業(yè)度不高,檔案管理水平低,對現(xiàn)場簽證把關(guān)不嚴(yán)。

三、工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量控制管理的重點(diǎn)

工程檔案是由許多項(xiàng)目資料共同構(gòu)成,缺一不可,而在檔案資料質(zhì)量管理中,以下三個(gè)方面是控制的重點(diǎn):其一,施工圖設(shè)計(jì)文件(含變更)質(zhì)量的控制,涉及到這一層面業(yè)務(wù)工作的是設(shè)計(jì)院,施工圖是現(xiàn)場施工和竣工圖編制的依據(jù)。對施工圖設(shè)計(jì)文件質(zhì)量的控制,一要求項(xiàng)目資料人員熟知設(shè)計(jì)院狀況,最好監(jiān)督控制工作,另一方面從要求資料人員驗(yàn)核精準(zhǔn),在項(xiàng)目施工前將所有設(shè)計(jì)項(xiàng)目施工設(shè)計(jì)圖文件交接完成;其二,建設(shè)材料、施工機(jī)械的供應(yīng)檔案質(zhì)量控制,這些都是項(xiàng)目建設(shè)能夠高質(zhì)高量完成的基礎(chǔ);其三,施工文件質(zhì)量的重點(diǎn)控制,其控制步驟可分為四步,第一步對照合同、計(jì)劃、圖紙發(fā)放情況,核驗(yàn)竣工圖及設(shè)計(jì)變更單是否齊全,第二步核驗(yàn)交工記錄是否齊全,第三步核驗(yàn)設(shè)計(jì)變更是否完全在施工圖上體現(xiàn),第四步,核驗(yàn)所有資料是否符合歸檔要求。

四、提高工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量管理水平的措施

(一)從項(xiàng)目立項(xiàng)開始抓起,為竣工檔案控制管理打好基

礎(chǔ)。良好的開始是項(xiàng)目順利完成的基礎(chǔ)保證,在建設(shè)項(xiàng)目施工開始之前,所有前期事項(xiàng)均做好嚴(yán)格的工程檔案記錄,確保檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性。在項(xiàng)目管理和檔案管理方面,均實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制,同時(shí),對于項(xiàng)目竣工資料的編制與整理,也需項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)。有鑒于此,項(xiàng)目的立項(xiàng)以及工程檔案的建立應(yīng)歸為一體,全部納入工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程中,將工程檔案管理作為建設(shè)項(xiàng)目的一部分,并重點(diǎn)管理。

(二)從制度基礎(chǔ)上建立健全管理制度。規(guī)則制度以其強(qiáng)制約束性屬性為行為指定了方向和道路,劃定了方位和框架,因此建立健全工程檔案資料質(zhì)量管理制度是做好工程項(xiàng)目竣工檔案工作的基礎(chǔ)。在建設(shè)工程項(xiàng)目的總體規(guī)劃上,要求建設(shè)各階段檔案資料有序管理,保證歸檔文件資料準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范。為使工程項(xiàng)目以及檔案管理工作順利進(jìn)行,需詳細(xì)的制定規(guī)章制度,將責(zé)任、權(quán)利細(xì)化到每個(gè)部分、每個(gè)工作人員、每個(gè)施工階段,并且在規(guī)章制度中明確工程所有涉及單位的權(quán)利指責(zé),明確施工單位、監(jiān)理單位、工程項(xiàng)目管理單位、工程檔案管理部門在工程檔案管理中的具體責(zé)任和職責(zé)。

(三)充分利用法律手段提高管理的約束力。一項(xiàng)建設(shè)工程項(xiàng)目涉及到太多的法律問題,因此需要重視法律的強(qiáng)制性和約束力,強(qiáng)調(diào)合同的重要性,做好工程檔案資料質(zhì)量控制的保障工作。工程項(xiàng)目檔案管理部門要充分利用工程招標(biāo)的優(yōu)勢,積極參與到項(xiàng)目合同的起草中,將工程檔案管理所涉及的資料文件整理歸檔、審核驗(yàn)收作為單獨(dú)條款納入合同中,確保檔案管理工作的合法地位,使檔案工作在法律層面上獲得保證。

(四)制定竣工文件整編進(jìn)度計(jì)劃??⒐の募幜腥脒M(jìn)度計(jì)劃是完成工程檔案的有效措施。在項(xiàng)目開始之前,建設(shè)部門應(yīng)于建設(shè)施工單位制定詳細(xì)的工程進(jìn)度計(jì)劃,將工程施工分為若干部分,每部分工程竣工文件質(zhì)量檢查工作列入該項(xiàng)工程單位進(jìn)度計(jì)劃中,并將其作為重要的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)來完成。在竣工資料整編中,所有發(fā)現(xiàn)的問題都必須及時(shí)研究解決。在竣工驗(yàn)收階段,工程項(xiàng)目管理部門、監(jiān)理部門、檔案管理部門要緊密配合,確保竣工檔案資料完整、準(zhǔn)確、真實(shí),使工程檔案在工程項(xiàng)目合同決算時(shí),真正發(fā)揮憑證作用,達(dá)到收集整理檔案的目的。

第3篇:工程項(xiàng)目檔案管理措施范文

【關(guān)鍵詞】重要性;問題;措施;檔案管理

引言

化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案是指新建和改建工程項(xiàng)目,從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)開始至竣工驗(yàn)收以及使用維護(hù)過程中,所形成的具有保存、查閱、利用價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。當(dāng)前,化工企業(yè)如何使用和管理這類檔案,服務(wù)于化工企業(yè),已成為化工企業(yè)檔案類工作的重點(diǎn)。

1.化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理的重要性

化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理是化工企業(yè)尋求發(fā)展的重點(diǎn),而化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理是化工企業(yè)在管理中的關(guān)鍵內(nèi)容。建設(shè)實(shí)用的資料收集保存制度,保證項(xiàng)目建設(shè)和檔案資料的同步是化工項(xiàng)目檔案管理的重要使命,各個(gè)工程建設(shè)相關(guān)單位必須把項(xiàng)目檔案工作列入工程建設(shè)管理程序,控制并保障項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性,按時(shí)且合法的歸納項(xiàng)目建設(shè)中各種資料,嚴(yán)格按照國家及化工企業(yè)對檔案的準(zhǔn)則來編制項(xiàng)目檔案,從而保證項(xiàng)目檔案的合理合法。

2.目前化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理的情況

2.1檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

化工企業(yè)建設(shè)工程涵蓋項(xiàng)目的可行性調(diào)研、上報(bào)建議書、選址、土地規(guī)劃、勘探設(shè)計(jì)、施工、竣工、試運(yùn)行、投產(chǎn)等各部分,涉及范圍廣,需要較長的時(shí)間累積而成。檔案部門無法把檔案觸角深入到工程的方方面面,有些檔案文件資料無法跟蹤、掌握,在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔中,檔案部門更多的是處于“坐等”收集狀態(tài),與工程管理部門和施工單位聯(lián)系不夠密切,缺乏主動(dòng)管理的意識(shí)。尤其在施工的整個(gè)過程,因?yàn)楣こ塘看螅瑓⒓咏ㄔO(shè)的單位通常對時(shí)間,質(zhì)量,成本控制問題有更高的關(guān)注度,檔案工作反而被忽略或滯后,等到馬上完工時(shí),臨時(shí)突擊檔案工作,集中時(shí)間來彌補(bǔ)檔案缺失的部分,答復(fù)驗(yàn)收。這樣的集中突擊使檔案的形式化嚴(yán)重,而實(shí)際有價(jià)值的內(nèi)容大大減少,導(dǎo)致不能確保檔案的整體性和真實(shí)性,并且對于日后檔案的使用也造成了麻煩。

2.2收集檔案的人員業(yè)務(wù)水平不足

目前,許多工程建設(shè)項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)人不明確,資料的形成和整理不完整,多是現(xiàn)場施工人員來臨時(shí)兼職檔案管理,未建立檔案工作具體明細(xì),由于施工人員對檔案專業(yè)的掌握程度過低,而某些兼職的工作人員缺少專業(yè)的培訓(xùn),施工過程中只要人員變動(dòng)就會(huì)導(dǎo)致檔案的流失,或者出現(xiàn)沒有人繼續(xù)完善檔案工作的情況,導(dǎo)致檔案未能保存妥當(dāng),更談不上保證檔案的質(zhì)量。致使檔案的整體性和準(zhǔn)確性不足,通常都有著材料歸檔不完整;內(nèi)容缺失、簽章手續(xù)不到位;復(fù)印件過多,整理不規(guī)范等不足,這種情況都嚴(yán)重影響著檔案質(zhì)量,致使重點(diǎn)工程的檔案無法真實(shí)的展現(xiàn)工程情況且無法發(fā)揮檔案本身具有的功效。

2.3管理制度不健全

工程檔案管理的整個(gè)制度并不成熟,管理方法不夠健全。建設(shè)方和承包方在檔案管理時(shí)責(zé)任分配不清晰,缺少明確責(zé)任意識(shí),建設(shè)方、監(jiān)理方及施工方各自的檔案工作沒有進(jìn)行有效的交流,各自的標(biāo)準(zhǔn)不一樣,檔案資料的走向不完善,使得資料工作的進(jìn)行受阻,檔案的及時(shí)性和準(zhǔn)確性受到質(zhì)疑,而檔案最終的收集整理也被推遲。

3.加強(qiáng)檔案管理工作的舉措

3.1強(qiáng)化宣傳,加強(qiáng)檔案意識(shí)

化工企業(yè)工程檔案工作關(guān)系到施工單位、設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、檔案行政管理、監(jiān)理單位等多個(gè)部門,僅僅依靠檔案部門來工作是不夠的,必須應(yīng)用多種方式,加強(qiáng)工程主管項(xiàng)目部與監(jiān)理、施工等各個(gè)單位的檔案觀念,將工程檔案與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任掛鉤,將檔案工作的內(nèi)容歸納進(jìn)工程管理的內(nèi)容中,保證檔案的完整。近幾年我公司把檔案工作“三納入”作為開展工作重要抓手,即將檔案管理納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃、納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程、納入員工的工作職責(zé)之中,建立了項(xiàng)目檔案管理工作人員網(wǎng)絡(luò)體系,指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計(jì)算數(shù)據(jù)、聲像等文件材料的收集、管理工作,制定了明確的崗位責(zé)任。

3.2健全檔案管理,建設(shè)合理的化工企業(yè)工程檔案管理制度

做好工程檔案的管理工作除了在思想上應(yīng)引起足夠的重視外,還應(yīng)以建章立制、規(guī)范管理為基礎(chǔ)。工程檔案管理作為項(xiàng)目管理工作之一,也應(yīng)實(shí)施程序化、規(guī)范化管理,這樣可使工程文件、檔案管理工作有章可循、有條不紊地進(jìn)行。建立合理的檔案管理大綱、組織機(jī)構(gòu)、崗位職責(zé)與資格、工程文件的接收、分發(fā)、傳遞、存檔、計(jì)算機(jī)管理、登陸檢索利用、檔案的分類與編碼、檔案處理流程、檔案的利用規(guī)定、規(guī)范化的工程文件格式要求、標(biāo)示方法、存檔方式等。對于具體的建設(shè)項(xiàng)目法人來說,制定一套適用于本企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)的工程項(xiàng)目文件、檔案管理細(xì)則,是企業(yè)順利開展工程項(xiàng)目文件、檔案管理工作的前提和保證。

3.3強(qiáng)化對檔案的收集

工程項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目施工管理過程中形成的,具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。目前各項(xiàng)目在收集聲磁檔案和竣工圖編制上還存在一些問題,還需要強(qiáng)化對檔案的收集和編制。工程照片及音、錄像(光盤)材料是工程檔案的重要組織部分,對工程形象的、直觀的反映,直接體現(xiàn)了所做工程的面貌,工程完后,項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)將工程全貌及構(gòu)造物照片資料收集齊全,形成一套完整的技術(shù)檔案資料交檔案部門。

3.4實(shí)行同步跟蹤管理

化工企業(yè)工程檔案管理工作和工程建設(shè)進(jìn)程必須同步,當(dāng)建設(shè)項(xiàng)目申請立項(xiàng)時(shí),就要開始對工程檔案材料進(jìn)行收集、整理、審查工作,當(dāng)工程竣工驗(yàn)收時(shí),就必須把工程檔案的驗(yàn)收工作完成,從工程的源頭就開始控制檔案的管理質(zhì)量。檔案管理部門也要定期或不定期深入施工現(xiàn)場進(jìn)行檢查和指導(dǎo),及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決各種問題。各參建單位也要及時(shí)做好煤礦重點(diǎn)工程檔案的審理鑒定工作,完成一項(xiàng)歸檔一項(xiàng),不要等整個(gè)工程要竣工驗(yàn)收了,才忙于補(bǔ)充資料、整理資料。

第4篇:工程項(xiàng)目檔案管理措施范文

(一)檔案意識(shí)不強(qiáng)部分工程項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人對于用戶的檔案資料移交、歸檔等意識(shí)不強(qiáng),審批材料、合同、許可證等重要文件原件常常保存在業(yè)務(wù)部門或者用戶里;有些依時(shí)移交的文件規(guī)范性也不能保證。并且在工程負(fù)責(zé)人、資料管理員工作交替、崗位調(diào)動(dòng)、工作調(diào)整以及企業(yè)兼并重組時(shí),檔案的交接工作沒有做好,致使工作脫軌等問題出現(xiàn)。

(二)檔案不完整在工程施工的時(shí)候,存在不完整的記錄原材料進(jìn)貨、材質(zhì)試驗(yàn)報(bào)告,出廠實(shí)驗(yàn)報(bào)告字跡模糊或者不是原件,隱秘工程技術(shù)記錄填寫內(nèi)容不完整,缺少工程照片,不完整記錄施工技術(shù)的內(nèi)容,各方簽字手續(xù)不完整等情況。在工程驗(yàn)收的階段,工程完工驗(yàn)收和質(zhì)量檢查之后,整治管理過程中的檔案資料常常會(huì)出現(xiàn)不同程度的漏洞。例如驗(yàn)收時(shí)資料不完整,簽字或者字跡不規(guī)范,竣工圖編制不準(zhǔn)確等。

二、對于加強(qiáng)配電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案管理的建議

1)要清楚了解目標(biāo)責(zé)任制,強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。首先,要完備崗位職責(zé),讓領(lǐng)導(dǎo)、檔案室負(fù)責(zé)人、專職檔案人員各施其職,嚴(yán)格遵守自己的職責(zé);其次,強(qiáng)化檔案人員的超前控制意識(shí)。其要主動(dòng)參加配電網(wǎng)工程項(xiàng)目文件管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中,弄清楚本單位生產(chǎn)運(yùn)作情況和文件資料形成的有關(guān)信息;再者,要積極宣傳檔案法制,這樣可以使得工作人員與用戶增強(qiáng)溝通,互相體諒,從而建立良好的工作關(guān)系。

2)對配電網(wǎng)工程項(xiàng)目要做好早布置、早落實(shí)的措施。要對配備檔案人員、建設(shè)庫房、添置設(shè)備等做出具體的要求,從而確保項(xiàng)目檔案管理和工程施工一同打下良好的基礎(chǔ)。要對項(xiàng)目文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目檔案分類標(biāo)準(zhǔn)等建立規(guī)范的準(zhǔn)則;檔案管理部門在工程立項(xiàng)前就要與工程相關(guān)部門交涉,確定管理的要求,并把檔案工作作為工程管理的內(nèi)容之一,收集好前期文件、材料。

3)加強(qiáng)對于項(xiàng)目檔案的電子影響資料收集整理,促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理信息化進(jìn)程。大力實(shí)施、推行工程檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用,檔案專員在工程施工前就自覺與工程建設(shè)單位溝通協(xié)調(diào),把工程項(xiàng)目的文件、材料圖紙等電子化,減少檔案專員的重復(fù)工作,從而提高工作效率。將從前的手工整理圖紙資料的管理方式轉(zhuǎn)化成無紙化收集、流轉(zhuǎn)、歸檔、整編檔案,從而達(dá)到工程信息與技術(shù)成果共享,促進(jìn)項(xiàng)目檔案信息化的進(jìn)程。

三、結(jié)題

第5篇:工程項(xiàng)目檔案管理措施范文

關(guān)鍵詞:基建工程;檔案驗(yàn)收;內(nèi)在質(zhì)量;檔案管理機(jī)制

中圖分類號:g275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:a 文章編號:1009-2374(2014)19-0151-02

基建工程項(xiàng)目檔案是指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘測、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件,包括項(xiàng)目前期文件、施工過程文件、項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收等基本建設(shè)工程全過程形成的記錄和依據(jù)。

1 基建工程檔案的驗(yàn)收的原則

(1)檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目工程檔案的最后關(guān)口,只有把好驗(yàn)收關(guān),才能最終確保工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量?;üこ添?xiàng)目檔案的移交、驗(yàn)收與評價(jià)是項(xiàng)目建設(shè)程序中的重要環(huán)節(jié),是項(xiàng)目檔案管理與企業(yè)檔案管理存在的最大區(qū)別?;üこ添?xiàng)目檔案驗(yàn)收是全面考核項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效情況,檢驗(yàn)項(xiàng)目檔案管理是否與項(xiàng)目建設(shè)同步的重要手段。按國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會(huì)2006年聯(lián)合的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的規(guī)定,對工程建設(shè)竣工資料驗(yàn)收和管理作出了明確的規(guī)定和要求。

(2)檔案驗(yàn)收的重點(diǎn)在于內(nèi)在質(zhì)量,項(xiàng)目檔案的內(nèi)在質(zhì)量主要是指項(xiàng)目文件材料的形成及其收集的質(zhì)量,檔案核心價(jià)值的體現(xiàn)全依賴于項(xiàng)目檔案內(nèi)在質(zhì)量的優(yōu)劣。項(xiàng)目檔案的內(nèi)在質(zhì)量主要反映在歸檔的文件準(zhǔn)確、齊全、系統(tǒng)和成套性;歸檔文件材料用紙質(zhì)量和規(guī)格符合要求;項(xiàng)目文件的書寫材料耐久有效、字跡清晰;竣工圖繪制準(zhǔn)確,簽字手續(xù)完備,能真實(shí)反映項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況;案卷分類、組卷合理,卷內(nèi)文件材料排列有序,質(zhì)量符合檔案規(guī)定的質(zhì)量要求。

(3)檔案驗(yàn)收工作是檔案管理的壓軸部分。基建工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收作為檔案管理的最后一步,對檔案的真實(shí)性、可靠性等方面進(jìn)行驗(yàn)收,有助于對工程項(xiàng)目中的各種糾紛問題處理提供相應(yīng)的依據(jù)。

2 基建工程檔案驗(yàn)收過程中存在的問題以及相應(yīng)的對策

基建工程檔案的驗(yàn)收對于檔案內(nèi)容以及管理質(zhì)量的提升具有十分重要的意義。在進(jìn)行基建工程檔案驗(yàn)收的過程中,還存在一些問題。對于這些問題要采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決,以提升檔案驗(yàn)收工作的效率。

(1)在實(shí)際的工程建設(shè)中,“重建設(shè)、輕檔案”的思想在項(xiàng)目建設(shè)負(fù)責(zé)人和工程技術(shù)管理人員中普遍存在,影響了項(xiàng)目檔案資料的齊全完整、真實(shí)可靠。工程項(xiàng)目的主管部門與檔案管理部門之間溝通、銜接脫節(jié),未能實(shí)現(xiàn)同步管理,因此在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的過程中,往往會(huì)忽視檔案部門,導(dǎo)致檔案部門的資料收集不夠全面。

針對這個(gè)問題,首先完善檔案管理體制建設(shè),推行全過程檔案管理機(jī)制。認(rèn)清項(xiàng)目檔案對建設(shè)項(xiàng)目的重要作用,加強(qiáng)對建設(shè)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo),建立健全管理體制。檔案管理部門應(yīng)將檔案管理工作關(guān)口前移,提前介入,工程開工前,檔案管理部門提前介入檔案管理工作,會(huì)同工程項(xiàng)目管理部門做好各參建單位的檔案交底,詳細(xì)說明工程項(xiàng)目檔案文件收集、整理、歸檔、移交要求。通過檔案交底增強(qiáng)相關(guān)人員的檔案意識(shí),使其了解文件形成應(yīng)注意的事項(xiàng)、文件歸檔范圍、質(zhì)量要求和編制要求,配合檔案人員做好收集工作。此外,通過檔案交底,檔案人員與各參建單位建立良好的工作關(guān)系和溝通渠道,為工程建設(shè)過程中同步管理和監(jiān)督管理奠定基礎(chǔ)。另外在對參建單位進(jìn)行檔案交底的同時(shí)與其簽訂工程檔案移交協(xié)議,明確參建單位的檔案工作要求,并定期組織承包商召開協(xié)調(diào)會(huì)議,解決檔案歸檔過程中存在的問題,制定檔案移交工作計(jì)劃,有序推進(jìn)檔案歸檔工作,避免參建單位在工程竣工后移交不齊全、不及時(shí)。

(2)基建工程的檔案管理部門對于工程建設(shè)的參與度不夠。在當(dāng)前的檔案驗(yàn)收過程中,一個(gè)常見的問題就是檔案管理部門在工程建設(shè)中的參與度不夠,對于整個(gè)基建工程項(xiàng)目缺乏相應(yīng)的了解,沒有全局性眼光,導(dǎo)致在檔案的驗(yàn)收時(shí),效率不高。

針對這個(gè)問題,檔案管理部門應(yīng)在實(shí)際的工作中加強(qiáng)

項(xiàng)目工程建設(shè)中的參與度,檔案部門管理人員以及工作人員要積極地深入到工程建設(shè)的現(xiàn)場中,對工程建設(shè)過程中的檔案人員制度落實(shí)情況、已采取的措施、項(xiàng)目現(xiàn)場文件保管條件、項(xiàng)目文件收集進(jìn)度及方式的落實(shí)情況、項(xiàng)目文件材料整理情況等進(jìn)行檢查和有效控制,使工程檔案收集整理中常見的問題在檔案文件形成過程中得到有效規(guī)避或提前整改,從而提高移交檔案管理部門的檔案質(zhì)量水平。

(3)檔案管理部門偶爾參與到基建工程的驗(yàn)收工作時(shí)不夠規(guī)范。當(dāng)前有的基建工程檔案管理部門已經(jīng)意識(shí)到參與到基建工程中的重要性,因此加強(qiáng)了工程的參與度,但是在參與的過程中,由于檔案管理人員本身缺乏相應(yīng)的技術(shù)知識(shí),因此在參與的過程中,也沒有起到良好的效果,沒有為檔案驗(yàn)收工作帶來充分的信息。

針對這個(gè)問題,檔案管理部門參與到基建工程的驗(yàn)收工作中時(shí),首先,檔案管理人員要加強(qiáng)與各方的溝通和協(xié)調(diào),保持各種檔案管理工作能夠順利開展。其次,在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的過程中,相關(guān)部門、參建單位都要參與到檔案驗(yàn)收工作中來,檢查工程各階段形成的文件是否真實(shí)、可靠、齊全、完整。對于檔案收集過程中存在的問題要進(jìn)行及時(shí)的溝通和處理。最后,還要不斷加強(qiáng)專(兼)職檔案人員培訓(xùn),近年來,在檔案管理中,隨著檔案的類型以及內(nèi)容逐漸變得復(fù)雜,如何做好新人員的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交接,保證檔案工作質(zhì)量不滑坡,成為擺在檔案人員面前的共同挑戰(zhàn)。為此,每年應(yīng)舉辦面向相關(guān)部門、各參建單位檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn),針對檔案管理制度、歸檔范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、保管期限、檔案移交辦法等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)講解,確保檔案人員了解制度要求,嚴(yán)格按制度要求做好檔案工作。提升檔案人員隊(duì)伍的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì),從人才基礎(chǔ)上保障工程檔案工作的工作質(zhì)量與效率。基建工程項(xiàng)目檔案管理,不僅需要專業(yè)化的檔案管理人才,也需要綜合性的人才。

3 結(jié)語

基建工程項(xiàng)目檔案管理對于工程建設(shè)而言具有十分重要的意義,是為工程管理提供各種依據(jù)的重要步驟?;üこ痰臋n案管理是貫穿于工程的所有過程的,從工程開始一直到工程竣工驗(yàn)收,都要加強(qiáng)檔案管理。工程檔案的驗(yàn)收是檔案管理的最后步驟,也是為工程提供正確信息的關(guān)鍵。在進(jìn)行檔案驗(yàn)收的過程中,對于存在的問題要加強(qiáng)處理,提高驗(yàn)收的效率,保證檔案為企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[3] 杜建秀.如何加強(qiáng)基建工程檔案管理[j].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì),2011,(8).

第6篇:工程項(xiàng)目檔案管理措施范文

[關(guān)鍵詞]建設(shè)工程檔案;管理的重要性;規(guī)范化

1建設(shè)工程檔案管理的重要性

建設(shè)工程檔案中的資料常常以文字、表格、圖像以及聲音等方式呈現(xiàn),具有一定的儲(chǔ)存價(jià)值。但是隨著工程項(xiàng)目的增多,工程資料也不斷增多。在工程前期包括的資料主要有任務(wù)書、上級批示的文件、招標(biāo)文件、勘察文件、施工合同等。而在實(shí)際施工過程中涉及到的資料主要包括施工材料、驗(yàn)收材料以及關(guān)于質(zhì)量的監(jiān)督材料等。而在項(xiàng)目竣工之后,還會(huì)涉及到竣工圖紙、工程結(jié)算材料等。一般情況來講,這些材料都對施工過程進(jìn)行了詳細(xì)介紹,是較為真實(shí)、全面的材料內(nèi)容,對工程的質(zhì)量有重要影響。就當(dāng)前社會(huì)中各個(gè)行業(yè)的材料管理來講,檔案管理具有一定的社會(huì)屬性,并且在國家的相關(guān)部門中已經(jīng)形成了一定的管理制度。但是無論從企業(yè)的方面來講,還是從個(gè)人的方面來講,檔案管理的實(shí)施都能實(shí)現(xiàn)對社會(huì)價(jià)值的良好呈現(xiàn),因此在進(jìn)行檔案管理的過程中,相關(guān)工作人員需要給予這方面內(nèi)容充分重視。

2建設(shè)工程檔案管理的規(guī)范化措施

2.1充分了解建設(shè)工程的實(shí)施依據(jù)

就當(dāng)前情況來講,我國就工程在前期的收集、積累、整理等方面制定了比較嚴(yán)格的法律和法規(guī)要求。例如《檔案法》、《檔案保管工作規(guī)定》等,而這些規(guī)律規(guī)定的制定能夠?yàn)楣こ痰捻樌麑?shí)施提供重要依據(jù),進(jìn)而使工程在實(shí)施過程中做到有章可循。

2.2建設(shè)工程檔案管理工作的程序化

在工程項(xiàng)目實(shí)施的過程中,一般會(huì)對相關(guān)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理,按照分層的方式實(shí)施相應(yīng)管理,而在具體實(shí)施的過程中,主要體現(xiàn)在以下幾方面;首先,實(shí)現(xiàn)檔案管理的體系化。在進(jìn)行檔案管理的過程中,需要在實(shí)現(xiàn)集中領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)管理的網(wǎng)絡(luò)化和扁平化。前幾年,在部分單位中對檔案管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)做出了調(diào)整,實(shí)現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)分層。同時(shí)設(shè)置了檔案監(jiān)督小組、管理小組、檢查小組等,實(shí)現(xiàn)了對檔案管理職責(zé)的詳細(xì)劃分。其次,監(jiān)督單位的檔案管理體系。一般來講,需要工程師對整體過程進(jìn)行監(jiān)控,同時(shí)也從設(shè)備、電氣儀表以及土建等多個(gè)方面進(jìn)行監(jiān)理,在實(shí)際監(jiān)控過程中,一般運(yùn)用巡視、平行檢驗(yàn)以及旁站等形式來完成,并且在此過程中,逐漸形成有系統(tǒng)化的資料。最后,施工單位的管理體系。為了使檔案的完整性與準(zhǔn)確性得到保證,施工單位需要設(shè)置五個(gè)部門和一個(gè)工作室,五個(gè)部門主要是包括工程部門、物資部門、計(jì)劃部門、財(cái)務(wù)部門以及技術(shù)質(zhì)量部門,一個(gè)工作室主要是指檔案室,在工程實(shí)施的過程中,這幾個(gè)部門需要對工程項(xiàng)目的資料進(jìn)行監(jiān)測,進(jìn)而使資料的準(zhǔn)確性得以凸顯。

2.3做好對建設(shè)工程檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)

一般來講,每個(gè)建筑工程單位都有自己的檔案管理部門,部門的設(shè)置主要是為了實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目中涉及到資料的有效管理與運(yùn)用,并且在實(shí)際使用過程中給予專業(yè)指導(dǎo),使工程的實(shí)施的各方面得到有效協(xié)調(diào),同時(shí)促進(jìn)今后監(jiān)督以及維護(hù)檢查工作的順利實(shí)施。因此對于實(shí)施建設(shè)工程材料管理的工作人員來講,需要多參與和工程相關(guān)的例會(huì),使檔案管理中出現(xiàn)的問題能夠得到有效解決。同時(shí)需要對檔案的具體狀態(tài)進(jìn)行詳細(xì)監(jiān)管,組織工作人員對施工單位的具體實(shí)施情況進(jìn)行定期檢查。除此之外,還可以加強(qiáng)對現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用,組織相關(guān)工作人員在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行自主學(xué)習(xí)、組織培訓(xùn)班或者是讓檔案管理人員到現(xiàn)場進(jìn)行具體解說。進(jìn)而使工作人員對涉及到的相關(guān)技術(shù),規(guī)章制度以及政策法規(guī)等有更深入了解,并且能夠?qū)崿F(xiàn)對相關(guān)內(nèi)容的傳播。在這種狀況下,能夠?yàn)楦鱾€(gè)部門對資料的整理與裝訂提供有效參考,促進(jìn)資料管理工作效率的提升。

2.4做好對工程結(jié)算的控制

對于建設(shè)工程單位來講,在簽訂協(xié)議和合同時(shí),在前期需要對和工程相關(guān)的資料進(jìn)行搜集與整理,做好變更和移交,并且對這些內(nèi)容提出明確、具體的要求,同時(shí)工程在最終的結(jié)算付款時(shí),需要獲得檔案管理部門的認(rèn)可和簽字,然后進(jìn)行最終付款。

2.5確保各項(xiàng)措施落到實(shí)處

在工程建設(shè)的過程中,一般會(huì)設(shè)置相應(yīng)的檔案管理部門、相關(guān)職能部門以及考核小組等,定時(shí)對工程資料進(jìn)行歸納、整理以及累積,進(jìn)而將檔案管理的職責(zé)更好落到實(shí)處,使工程質(zhì)量有所保證。同時(shí)需要實(shí)施一定的獎(jiǎng)懲制度,使工作人員的工作積極性得到激發(fā)。

2.6實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)與檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展

工程建設(shè)一般實(shí)施的時(shí)間比較長,從實(shí)施到竣工需要一個(gè)周期,因此在工程建設(shè)的過程中,實(shí)現(xiàn)有檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展十分重要。工程項(xiàng)目中檔案的確立應(yīng)該從工程設(shè)立階段就開始,同時(shí)在進(jìn)展過程中需要對工程質(zhì)量進(jìn)行詳細(xì)監(jiān)管,對相關(guān)文件材料進(jìn)行詳細(xì)檢查。在項(xiàng)目簽訂正式的合同之后,需要實(shí)施相應(yīng)的監(jiān)理措施,使工程項(xiàng)目中的整體內(nèi)容納入到監(jiān)理范圍內(nèi),進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的不斷完善,使檔案管理能夠在工程建設(shè)中的各個(gè)環(huán)節(jié)得到滲透。

3結(jié)束語

總之,在工程建設(shè)過程中,檔案管理是進(jìn)行施工、運(yùn)行、檢測、維護(hù)以及改建等工作實(shí)施的有效保證,同時(shí)也對整個(gè)項(xiàng)目內(nèi)容進(jìn)行著記錄,是建設(shè)工程中涉及到的核心內(nèi)容,由此可見,檔案管理的實(shí)施程度對資源的管理和利用有重要影響。因此相關(guān)單位在進(jìn)行檔案管理的過程中,需要加強(qiáng)人員素質(zhì)建設(shè),完善相關(guān)管理體系,實(shí)現(xiàn)部門之間的充分溝通與交流,使資料的真實(shí)性和完整性得到充分體現(xiàn),進(jìn)而使工程得以順利進(jìn)行。

第7篇:工程項(xiàng)目檔案管理措施范文

[關(guān)鍵詞]大型項(xiàng)目;檔案管理;問題;措施

中圖分類號:G271;TU712.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號:1009-914X(2015)20-0175-02

一、當(dāng)前大型建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題

大型項(xiàng)目由于趕工期,一般建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)只是在建設(shè)、設(shè)計(jì)及施工監(jiān)督上下功夫,對于檔案管理方面不夠重視,導(dǎo)致檔案不能及時(shí)歸檔。主要體現(xiàn)以下幾個(gè)方面:

(一)缺乏有效的檔案管理機(jī)制,對工程項(xiàng)目檔案工作重視不夠

不少大型建設(shè)項(xiàng)目對檔案管理不夠重視,在驗(yàn)收時(shí)才加大馬力搞突擊應(yīng)付,使檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性得不到保障。此外,大型建設(shè)項(xiàng)目檔案管理機(jī)制不完善,一是建設(shè)單位與總承包單位及各分包單位之間檔案管理職責(zé)不清,造成資料管理混亂,檔案資料重復(fù)或者殘缺不全的現(xiàn)象,二是項(xiàng)目建設(shè)中檔案管理人員變動(dòng)頻繁,檔案管理人員缺少責(zé)任感,而檔案資料交接制度不健全,造成檔案管理不連續(xù)甚至存在檔案無人管理的現(xiàn)象。有些建設(shè)單位不按正常的建設(shè)程序辦事,前期報(bào)建手續(xù)辦理不及時(shí),一些按常規(guī)該辦的手續(xù)普遍存在著遲辦或邊施工邊辦理現(xiàn)象,甚至到竣工時(shí),前期的相關(guān)手續(xù)還不完備,從而導(dǎo)致了應(yīng)該形成的文件材料不能及時(shí)形成和歸檔,由于大型建設(shè)項(xiàng)目時(shí)間緊受到上級領(lǐng)導(dǎo)高度重視,有的手續(xù)采取綠色通道,導(dǎo)致項(xiàng)目完工,手續(xù)還沒辦好,項(xiàng)目綜合驗(yàn)收未能正常進(jìn)行,影響工程檔案資料的及時(shí)移交。

(二)檔案意識(shí)薄弱

由于種種原因,一些工程技術(shù)人員檔案法治意識(shí)不強(qiáng),不重視文件材料的收集積累,有的甚至把檔案據(jù)為已有,拒不移交,導(dǎo)致檔案嚴(yán)重不全。有的建設(shè)單位雖然制定了建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度,為了盡快發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,滿足建設(shè)需要,對急用的檔案資料隨用隨拿,檔案管理人員缺乏責(zé)任感,對借出的資料未及時(shí)催交,造成檔案資料損壞遺失現(xiàn)象較嚴(yán)重。同時(shí)為確保工程資料的完整,雖然建設(shè)單位在與參建單位簽訂合同時(shí)將檔案管理責(zé)任納入合同中,按照合同價(jià)款的一定的比例扣留工程款但參建單位檔案管理意識(shí)薄弱,不重視工程建設(shè)項(xiàng)目檔案材料的積累和收集,不能按約定移交工程資料,有的敷衍了事加之檔案管理人員疏忽沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)資料的缺項(xiàng)及漏洞給予簽字使他們順利地拿到了扣留的工程款;還有的承包商認(rèn)為扣留的資料工程款太少,如果要拿到這筆款需要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力干脆對這筆款項(xiàng)放棄,對工程資料不予移交,造成工程資料的缺失,給以后的新建、改建、擴(kuò)建工程留下隱患。

(三)檔案人員缺失,綜合素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平不高

不少大型建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)期間,有些參建單位不配備專職檔案人員,檔案管理人員一般臨時(shí)抽調(diào)又不固定,這些人沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn),缺乏工程專業(yè)技術(shù)知識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí),不能做到科學(xué)分類和整理立卷,使得最后移交的檔案資料質(zhì)量較低,有的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)館后,還要重新拆卷返工整理,浪費(fèi)了人力、物力和財(cái)力,另一方面由于檔案人員缺失,項(xiàng)目經(jīng)理兼任檔案資料管理,他們身兼數(shù)職,精力有限,主抓工程建設(shè)的質(zhì)量、安全、進(jìn)度而忽視工程檔案管理造成建設(shè)項(xiàng)目收集、整理與工程建設(shè)進(jìn)度相脫節(jié),歸檔資料內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不完善,整理不規(guī)范,復(fù)印件居多,達(dá)不到檔案管理的要求等等,這些現(xiàn)象不僅直接影響建設(shè)項(xiàng)目的歸檔質(zhì)量而且導(dǎo)致大型建設(shè)項(xiàng)目檔案缺乏真實(shí)性,對日后新建、改建、擴(kuò)建等工程項(xiàng)目的缺少參考價(jià)值。

(四)檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足,保管條件較差

受大型建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間緊,參建單位多,管理復(fù)雜, 臨時(shí)性等特點(diǎn)的影響,一些大型建設(shè)項(xiàng)目參建單位將辦公用房與檔案資料室合二為一,檔案資料堆放在地上;有的部分建設(shè)單位認(rèn)為工程竣工驗(yàn)收后,檔案資料遲早要移交單位綜合檔案室或者移交專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)保管,沒有必要投入經(jīng)費(fèi)去配置檔案資料保管設(shè)施;還有一些建設(shè)單位因工程資金緊張,不愿拿出足夠的資金改善保管條件,用于檔案資料的安全管理。

二、加強(qiáng)大型建設(shè)項(xiàng)目檔案管理措施

大型建設(shè)項(xiàng)目是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,對本行業(yè)、本地區(qū)、本單位的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。做好檔案管理不僅是檔案工作者義不容辭的責(zé)任,也是全社會(huì)賦予的歷史責(zé)任。

(一)完善檔案管理機(jī)制,重視工程項(xiàng)目檔案管理建設(shè)單位在工程建設(shè)過程中,根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模、特點(diǎn)和需要,明確分管領(lǐng)導(dǎo),合理配置既懂業(yè)務(wù)又有責(zé)任心的檔案管理人員,全程跟蹤建設(shè)項(xiàng)目檔案的形成和管理,實(shí)現(xiàn)大型建設(shè)項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理。建設(shè)單位應(yīng)把工程項(xiàng)目檔案工作作為一個(gè)重要的基礎(chǔ)工作來抓,提高全員對工程檔案管理的認(rèn)識(shí),同時(shí)把工程項(xiàng)目檔案管理工作列入工程管理的內(nèi)容,與工程管理的其他內(nèi)容同計(jì)劃、同管理、同檢查,同考核、同驗(yàn)收。做到工程檔案資料管理與工程施工進(jìn)度同步進(jìn)行,保證建設(shè)項(xiàng)目完工,檔案及時(shí)歸檔移交。

完善檔案管理規(guī)章制度,將檔案管理工作作為一個(gè)大型項(xiàng)目列入工程建設(shè)規(guī)劃控制中,制定與工程建設(shè)實(shí)際相符的檔案管理實(shí)施細(xì)則及相關(guān)考核措施,做到有據(jù)可依,有章可循,明確工程檔案工作中各部門與參建單位的職責(zé)。根據(jù)國家、地方、行業(yè)及企業(yè)的有關(guān)要求,將建設(shè)項(xiàng)目檔案管理納入建設(shè)項(xiàng)目管理軌道,在對工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資組織管理進(jìn)行考核的同時(shí),對檔案資料管理加以考核,使建設(shè)單位、施工單位在工程建設(shè)管理中,增強(qiáng)檔案意識(shí),健全各項(xiàng)檔案管理制度,把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過程。要明確各部門應(yīng)收集、整理、立卷、歸檔的范圍,立卷的要求、原則和方法等。對內(nèi)強(qiáng)調(diào)部門立卷制,按誰經(jīng)辦、誰整理,誰立卷、誰把關(guān),對項(xiàng)目公司內(nèi)部要求部門員工建立個(gè)人文件包,將工作中形成的文件材料進(jìn)行整理,由部門負(fù)責(zé)人對需存檔的文件進(jìn)行把關(guān),并在移交清單上對所移交文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性及完整性進(jìn)行簽字認(rèn)可后方可移交檔案室存檔。

(二)加強(qiáng)法律法規(guī)宣傳,樹立及時(shí)歸檔意識(shí)

法律法規(guī)是規(guī)范人們行為的準(zhǔn)則,國務(wù)院的《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》對工程檔案管理予以高度重視,明確提出建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定,及時(shí)收集整理建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件資料,建立健全建設(shè)項(xiàng)目檔案,并在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后及時(shí)向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項(xiàng)目檔案,違反本條例規(guī)定,責(zé)令改正,并處1萬元以上10萬元以下的罰款。

建設(shè)單位是有法可依的,也必須依法管理工程檔案,制定相應(yīng)的考核措施,讓文字上的規(guī)定落到實(shí)處,做好收集整理、建檔、移交三個(gè)環(huán)節(jié)的工作,保證工程檔案的成套性和科學(xué)性。為此,建設(shè)單位要大力開展《檔案法》宣傳,提高和增強(qiáng)廣大建設(shè)者特別是工程技術(shù)人員的檔案意識(shí)和法律觀念,讓他們了解檔案也是工程的一部分,理解檔案管理工作的重要性,認(rèn)識(shí)到做好檔案工作是《檔案法》賦予的義不容辭的法律責(zé)任,要重視文件材料的收集積累,并及時(shí)歸檔移交。在項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過程中,要求所有參建方都應(yīng)自覺樹立及時(shí)歸檔的意識(shí),不論對自身的歸檔資料還是對提供給他人的歸檔資料,都要在第一時(shí)間內(nèi)完成建檔,移交工作,以防遺忘、丟失、破損,影響工程歸檔工作的質(zhì)量。同時(shí)要求檔案管理人員對借用的資料,嚴(yán)格按檔案管理部門借閱規(guī)定執(zhí)行,對即將到期的資料及時(shí)催交,同時(shí)加大考核力度,使得借閱人員能及時(shí)歸還,以保證檔案資料的完整性。另一方面,將檔案管理責(zé)任納入合同中,并增加工程款的比例用于檔案資料移交,使得監(jiān)理、施工、設(shè)計(jì)等部門能及時(shí)將工程檔案資料移交給建設(shè)部門,確保工程檔案資料及時(shí)歸檔。

(三)加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo),實(shí)施同步跟蹤管理

檔案管理人員綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能直接影響工程檔案管理科學(xué)性。上級檔案管理主管機(jī)構(gòu)要主動(dòng)與發(fā)改委、建委等職能部門加強(qiáng)聯(lián)系。開工前,上級檔案主管部門要了解工程地址、規(guī)模、工期和建設(shè)、施工、監(jiān)理單位等情況,廣泛宣傳有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的法律、法規(guī),組織培訓(xùn)相關(guān)人員,對檔案管理提出具體要求,并認(rèn)真執(zhí)行國家大型建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記制度,及時(shí)掌握建設(shè)項(xiàng)目檔案管理動(dòng)態(tài)情況并加以監(jiān)管,施工過程中的指導(dǎo)是跟蹤指導(dǎo)的重點(diǎn),檔案管理機(jī)構(gòu)的專業(yè)人員,要加強(qiáng)與建設(shè)單位的聯(lián)系,經(jīng)常深入施工現(xiàn)場對工程技術(shù)、檔案管理、工程監(jiān)理人員在工程文件的形成、積累以及施工技術(shù)文件等的編制質(zhì)量適時(shí)檢查指導(dǎo),定期召開檔案管理工作會(huì),指出文件資料形成過程中存在的問題,提出整改意見,確保建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范完整與及時(shí)歸檔??⒐を?yàn)收前上級檔案管理機(jī)構(gòu)的專業(yè)人員在對建設(shè)項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收時(shí),認(rèn)真檢查建設(shè)項(xiàng)目檔案是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),案卷質(zhì)量是否符合規(guī)范要求,對于不符合規(guī)定要求的要限期整改。提高整理立卷的質(zhì)量做法是通過工程項(xiàng)目技術(shù)交流、技術(shù)交底等形式,解決工程檔案工作問題;形成工作會(huì)議紀(jì)要、檔案工作總結(jié)、簡報(bào)等文件,以得到有效的溝通和效果;采取檔案工作專家現(xiàn)場演示、業(yè)務(wù)咨詢等方式對檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行指導(dǎo);規(guī)范檔案整理立卷工作,統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、操作方法。同時(shí)增加檔案管理人員,配置老、中、青專職人員做到傳幫帶作用,使得檔案管理工作一直有人管,以保證資料連續(xù)、準(zhǔn)確、齊全。

(四)重視檔案管理人才培養(yǎng),建立激勵(lì)考核機(jī)制

檔案工作既是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作,又是一項(xiàng)需要綜合知識(shí)積累的工作。因此,參建單位需建立激勵(lì)考核機(jī)制,不斷優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。要在檔案工作中推行目標(biāo)化管理,健全激勵(lì)機(jī)制,充分調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性??茖W(xué)制定崗位目標(biāo)責(zé)任制,既考察工作熱情和工作能力,也考核工作業(yè)績。大力宣傳檔案戰(zhàn)線上的先進(jìn)人物和模范事跡。在實(shí)際工作中,通過適當(dāng)?shù)募?lì)能夠使檔案管理工作人員更為充分地發(fā)揮其技術(shù)和才能,努力鉆研業(yè)務(wù)。鼓勵(lì)他們終身學(xué)習(xí),對獲得職業(yè)、執(zhí)業(yè)資格證的加大獎(jiǎng)勵(lì)力度,轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的消極思想,保持積極向上的動(dòng)力,從而保證高效的工作質(zhì)量。激勵(lì)的方式主要有通過外在的福利、晉升、嘉獎(jiǎng)等認(rèn)可獎(jiǎng)勵(lì),通過工作人員內(nèi)在的如責(zé)任感、光榮感、成就感的激勵(lì)。通過外在的方法激勵(lì),可以顯著提高效果,而內(nèi)在的激勵(lì)雖然需要經(jīng)過較長的過程逐漸熏陶,但是持久性更強(qiáng),并且對工作效率的提高也較為顯著。

(五)添置檔案基礎(chǔ)設(shè)施,確保安全管理

檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案工作發(fā)展的物質(zhì)條件,檔案人員應(yīng)主動(dòng)匯報(bào)工程檔案工作情況,及時(shí)就當(dāng)前檔案工作中出現(xiàn)的問題向領(lǐng)導(dǎo)說明配置設(shè)備設(shè)施的必要性,爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持。應(yīng)設(shè)置符合要求的檔案庫房,配備檔案保管必須的設(shè)備,提高工程建設(shè)檔案工作環(huán)境條件,確保檔案安全管理。三、總結(jié)

綜上所述,重大建設(shè)項(xiàng)目檔案反映工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌,檔案管理工作是工程項(xiàng)目管理的重要組成部分之一,是一項(xiàng)對歷史負(fù)責(zé),為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的工作。在新的時(shí)代,緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求,檔案人員應(yīng)具有技術(shù)精、專業(yè)強(qiáng)等綜合技能,同時(shí)要具備愛崗敬業(yè)、認(rèn)真踏實(shí)的精神,做好檔案管理工作,實(shí)現(xiàn)大型建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的自身價(jià)值,為發(fā)展企業(yè)提供依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

第8篇:工程項(xiàng)目檔案管理措施范文

論文關(guān)鍵詞:技術(shù)檔案;管理:服務(wù);供電企業(yè)

檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。在供電企業(yè)加快實(shí)現(xiàn)“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代企業(yè)的進(jìn)程中,如何促進(jìn)檔案管理水平全面提升,實(shí)現(xiàn)檔案工作由“事務(wù)型”向“參謀型”,由“傳統(tǒng)型”向“開拓型”、由“被動(dòng)型”向“主動(dòng)型”的“三個(gè)轉(zhuǎn)變”,是檔案工作者義不容辭的職責(zé)。筆者認(rèn)為,在信息社會(huì)化和社會(huì)信息化不斷發(fā)展的今天,作為供電企業(yè)的檔案工作者,首先應(yīng)該增強(qiáng)檔案為企業(yè)中心工作服務(wù)的意識(shí),緊緊圍繞企業(yè)的需要,各部門的需要和職工的需要,主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源,并對檔案信息資源進(jìn)行綜合加工、深度開發(fā),為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供經(jīng)過提煉、深層次高質(zhì)量的檔案產(chǎn)品,創(chuàng)造檔案信息服務(wù)的新形勢,開拓檔案信息服務(wù)的新領(lǐng)域,實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的新目標(biāo),歸根結(jié)底一句話,就是要把技術(shù)檔案管理放在首要的位置上,并以此服務(wù)企業(yè)的中心工作。

一、技術(shù)檔案管理是企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務(wù)

檔案最簡單的定義是“直接形成的歷史記錄”。所謂“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性,所謂“歷史記錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時(shí),也繼承了文件的記錄性,是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、法律性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值性等特點(diǎn),其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性。檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。

企業(yè)檔案的內(nèi)容性質(zhì)可以分為行政檔案、人事檔案、技術(shù)檔案等等。在以往很長的一個(gè)歷史階段,企業(yè)檔案管理往往被認(rèn)為只是單純的人事檔案管理,由此被遮上了一層一般人不便問津的神秘色彩,而所謂的技術(shù)檔案僅僅當(dāng)成了資料管理。改革開放以來,特別是進(jìn)入市場經(jīng)濟(jì)以來,由于人力資源實(shí)行了廣泛流動(dòng),企業(yè)員工基本上擺脫了人事檔案的束縛,技術(shù)檔案越發(fā)受到企業(yè)的高度重視,并成為企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務(wù)。

一般而言,技術(shù)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的,有具體事務(wù)的技術(shù)文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細(xì)內(nèi)容包括任務(wù)書、協(xié)議書、技術(shù)指標(biāo)、審批文件、研究計(jì)劃、方案大綱、技術(shù)措施、調(diào)查材料、設(shè)計(jì)資料、試驗(yàn)和工藝記錄等等。技術(shù)檔案一般為內(nèi)部使用,不公開出版發(fā)行,有些有密級限制,因此在參考文獻(xiàn)和檢索工具中極少被引用。

創(chuàng)造最佳的經(jīng)濟(jì)效益,促進(jìn)企業(yè)科學(xué)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展,是市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)的中心工作,也就是我們常說的“經(jīng)濟(jì)工作是企業(yè)的中心工作”。技術(shù)檔案盡管不是企業(yè)的核心經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),但是它對于企業(yè)的核心經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)卻有著不可或缺的促進(jìn)作用,特別是在市場經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境中,管好用好檔案,對資源開發(fā)的作用尤為明顯。企業(yè)的檔案管理工作要想更好地服務(wù)于企業(yè)的中心工作,就得把技術(shù)檔案管理擺在首要的位置上。

筆者在本文中就加強(qiáng)技術(shù)檔案管理,服務(wù)企業(yè)中心工作這一課題,并結(jié)合編制供電企業(yè)輸變電工程檔案管理導(dǎo)則的實(shí)際,做以下闡述。

二、編制供電企業(yè)輸變電工程技術(shù)檔案管理導(dǎo)則課題的提出和運(yùn)用的技術(shù)手段

近年來,供電系統(tǒng)電力建設(shè)尤其是輸變電工程項(xiàng)目日益增多,在供電企業(yè)技術(shù)檔案管理中占據(jù)頭等地位,受到國家相關(guān)部門和國家電網(wǎng)公司的高度重視?!秶抑卮蠼ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、國家電網(wǎng)公司輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法、國家電網(wǎng)公司優(yōu)質(zhì)工程評選辦法,都將檔案工作列為工程驗(yàn)收和評比的重要內(nèi)容。同時(shí),電網(wǎng)建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行以及依法維權(quán)等工作中對工程項(xiàng)目檔案的需要也日益提高。實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案的規(guī)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化管理是保證在項(xiàng)目文件的齊全、完整和及時(shí)歸檔,提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平,最大限度地滿足各方面需求的重要途徑,歸根結(jié)底還是要實(shí)現(xiàn)為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展這一中心工作服務(wù)的根本目的。

編制電網(wǎng)建設(shè)工程技術(shù)檔案中包括輸變電工程管理檔案導(dǎo)則,對該導(dǎo)則采取以下三種技術(shù)手段。

1.豐富完善工程項(xiàng)目檔案文件的歸檔范圍

一是以電力企業(yè)檔案分類表為綱?!峨娏ζ髽I(yè)檔案分類表》按工程建設(shè)的不同階段,設(shè)列了應(yīng)歸檔文件的類別名稱和部分文件名稱,雖然不完整、不詳細(xì)、不全面,但結(jié)構(gòu)上還是較為合理的。收集工程項(xiàng)目文件的歸檔范圍和內(nèi)容時(shí),以分類表為大綱,充實(shí)相關(guān)內(nèi)容,有利于編制工作的有序開展,同時(shí)避免大的漏洞。

二是以《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍》為基礎(chǔ)?!秶抑卮蠼ㄔO(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍》是面向全國各行各業(yè)各類建設(shè)工程的文件歸檔范圍,具有普遍指導(dǎo)意義。編制技術(shù)檔案中的輸變電工程管理檔案時(shí),必須以此為依據(jù),充分利用已有的成果,補(bǔ)充電網(wǎng)建設(shè)工程技術(shù)檔案特有的文件材料,同時(shí),剔除電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目中不可能產(chǎn)生的文件類型,使其既具有豐富性、完整性,又具有簡便性、實(shí)用性。

三是以建設(shè)部管理規(guī)定、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),豐富完善電力建設(shè)工程項(xiàng)目文件歸檔范圍。這些文件主要是指《電力建設(shè)施工質(zhì)量驗(yàn)收及評定標(biāo)準(zhǔn)》、《電力建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督檢查典型大綱》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》、《國家電網(wǎng)公司輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法》、《國家電網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質(zhì)工程評選辦法》等等,依據(jù)這些文件全面收集工程建設(shè)管理、施工管理、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督、驗(yàn)評等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類文件材料,確定工程項(xiàng)目文件的歸檔范圍,豐富歸檔內(nèi)容。同時(shí)在編制過程中吸收檔案業(yè)務(wù)骨干、工程管理人員、施工技術(shù)人員、監(jiān)理人員、兼職資料員參加,發(fā)揮其了解各類管理范圍和標(biāo)準(zhǔn),了解建設(shè)過程及需求的優(yōu)勢,使歸檔范圍的制定更加符合電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目的實(shí)際情況。

2.明確類目設(shè)置

電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表制定于1991年,由于歷史的局限有些類目設(shè)置不科學(xué),很多文件無法判斷其類屬;加上隨著電力建設(shè)的發(fā)展,形成很多新類型的文件,其無法歸入原來的類目中,在整理建設(shè)工程項(xiàng)目文件時(shí)給建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位兼職檔案員造成很多困擾,影響了工作效率。為解決這些問題,可以在研究電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表的類目設(shè)置情況的基礎(chǔ)上,掌握類目設(shè)置的思想、原則、方法,根據(jù)其按工程的建設(shè)階段為主線,結(jié)合文種進(jìn)行類目設(shè)置的情況,在不違背分類方案基本原則和分類體系的基礎(chǔ)上,依照檔案分類學(xué)的原理,調(diào)整不合理的類目設(shè)置,增加個(gè)別類目,明確新增文件類型的歸類方法,使新的類目設(shè)置結(jié)構(gòu)更加科學(xué)合理、內(nèi)容更加完善。

3.確定整理方式

按照尊重文件形成的規(guī)律,保持文件內(nèi)在聯(lián)系,保證歸檔文件完整、系統(tǒng)的原則,設(shè)計(jì)工程項(xiàng)目文件的整理方式,達(dá)到便于操作、便于查找利用。如工程項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)評文件,按照工程項(xiàng)目質(zhì)變過驗(yàn)評標(biāo)的結(jié)構(gòu)設(shè)置單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程、檢驗(yàn)批的結(jié)構(gòu)層次,設(shè)立各層次應(yīng)歸檔文件名稱,在整理案卷時(shí),按照檢驗(yàn)批文件、分項(xiàng)工程文件、分部工程文件、單位工程文件的順序依次排列,實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)層次清晰、排列有序、不漏文件。同時(shí),尊重文件材料的形成規(guī)律,保持層次文件之間的有機(jī)聯(lián)系,保證歸檔文件的完整、系統(tǒng),從而使操作便利,也有利于歸檔文件分類檢索和查找。

三、供電企業(yè)輸變電工程技術(shù)檔案管理的突破及其實(shí)施效果

1.工程項(xiàng)目文件的歸檔范圍

國家檔案管理部門出臺(tái)的相關(guān)規(guī)范是面對全國各行各業(yè)的各類工程檔案的,具有普遍的指導(dǎo)意義。但是,所列文件歸檔范圍不能滿足電力建設(shè)工程項(xiàng)目特別是輸變電工程的實(shí)際需要。所以我們應(yīng)該編制從立項(xiàng)審批、前期準(zhǔn)備、施工建設(shè)、竣工投產(chǎn)到驗(yàn)收檢查各階段產(chǎn)生的各類應(yīng)歸檔文件內(nèi)容和項(xiàng)目文件歸檔范圍,從而解決建設(shè)項(xiàng)目產(chǎn)生哪些文件,哪些文件需要?dú)w檔的問題,為項(xiàng)目文件的齊全、完整和系統(tǒng)提供保障。

2.工程項(xiàng)目文件的分類方法

編制電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則,明確所有應(yīng)歸檔文件的分類號,解決《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表》中因類目設(shè)置不規(guī)范造成的分類不統(tǒng)一、不明確的不足,提高電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目文件整理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。

3.工程項(xiàng)目文件的整理方法

編制電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則,按照分類號、文件順序號的結(jié)構(gòu),詳細(xì)排列所有電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目文件,為整理項(xiàng)目文件提供依據(jù),為項(xiàng)目文件的齊全、完整提供保障,使項(xiàng)目檔案的分類編目更加科學(xué)合理,有利于日后的檢索查找,從而提高建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位整理項(xiàng)目檔案的效率。

電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則的實(shí)施,受到各單位專職檔案員、施工管理人員、監(jiān)理人員、兼職檔案員的歡迎。導(dǎo)則實(shí)施后,項(xiàng)目文件的收集更加齊全、完整,整理更加規(guī)范,歸檔更加及時(shí),查找更加方便快捷,為檔案專項(xiàng)驗(yàn)收、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗(yàn)收和創(chuàng)優(yōu)檢查的順利通過提供了方便條件,為日后的查找利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、供電企業(yè)輸變電工程技術(shù)檔案管理的應(yīng)用范圍及其效益

電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則適用于輸變電工程項(xiàng)目法人單位、建設(shè)管理單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、設(shè)備制造單位、試驗(yàn)單位等。

它為企業(yè)帶來了直接、間接經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益:

第一,提高了勞動(dòng)生產(chǎn)率。電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則的實(shí)施,提高了項(xiàng)目文件歸檔的工作效率,以往,一個(gè)變電工程項(xiàng)目完成收集整理工作大約需要12人30個(gè)工作日,而現(xiàn)在用15個(gè)工作日即可完成,勞動(dòng)生產(chǎn)率提高100%。

第9篇:工程項(xiàng)目檔案管理措施范文

關(guān)鍵詞:油田社區(qū)建設(shè);存在問題;質(zhì)量管理;檔案管理;解決措施

油田社區(qū)建設(shè)對于服務(wù)油田職工,推動(dòng)油田各項(xiàng)事業(yè)的快速發(fā)展具有重要的作用。而在油田社區(qū)的建設(shè)中,基建項(xiàng)目管理有著舉足輕重的作用,油田社區(qū)的基建項(xiàng)目涉及的內(nèi)容復(fù)雜、工期長,這就使得對油田社區(qū)基建項(xiàng)目進(jìn)行管理存在著很強(qiáng)的復(fù)雜性。特別是在實(shí)際的管理過程中,非常容易出現(xiàn)一些涉及制度規(guī)范、建設(shè)技術(shù)和管理理念等方面的問題,而這些關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要程序一旦出現(xiàn)問題,就會(huì)對油田社區(qū)基建項(xiàng)目的工程進(jìn)度和建設(shè)質(zhì)量產(chǎn)生不良的負(fù)面影響,所以在實(shí)際的基建項(xiàng)目管理中,我們應(yīng)當(dāng)采取必要的對策提高油田社區(qū)基建項(xiàng)目的管理質(zhì)量。

1油田社區(qū)基建項(xiàng)目管理中存在的問題

油田作為國企在社會(huì)發(fā)展中扮演著重要的角色,在日常生活中承擔(dān)著重要的社會(huì)職能,因此,油田都會(huì)有社區(qū)為職工進(jìn)行服務(wù),重視和加強(qiáng)油田社區(qū)的建設(shè),為油田職工提供一個(gè)溫暖舒適的生活空間,創(chuàng)造出一個(gè)安居樂業(yè)的和諧家園,對于保障和促進(jìn)油氣產(chǎn)業(yè)的發(fā)展,具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的戰(zhàn)略意義。但是,在油田社區(qū)的基建項(xiàng)目管理中,卻存在著一些問題和不足,主要有以下三個(gè)方面。

1.1 缺乏合理的成本控制手段

基建工程項(xiàng)目由于涉及的因素復(fù)雜,因而往往花銷巨大,在油田社區(qū)基建工程中,要想進(jìn)行合理的成本控制主要有以下兩個(gè)方面的措施,首先是基建項(xiàng)目在立項(xiàng)過程中和工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中的成本控制,還有就是在基建工程項(xiàng)目施工過程中的成本控制,這一個(gè)階段的成本控制主要包括變更成本預(yù)算控制和階段性結(jié)算的控制。而在油田社區(qū)基建項(xiàng)目的管理中,由于油田整體的體制相對于社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展還相對之后,在這兩個(gè)方面的管理中往往存在一些由于工作不細(xì)致、不認(rèn)真而導(dǎo)致的這樣或者是那樣的問題,從而造成基建工程項(xiàng)目成本控制的不合理,造成成本的浪費(fèi)。

1.2 基建項(xiàng)目的質(zhì)量管理存在缺陷

基建建設(shè)需要人員進(jìn)行施工,因而在油田社區(qū)基建項(xiàng)目的質(zhì)量管理中,首先涉及的因素就是人的因素,由于參與油田社區(qū)基建工程項(xiàng)目的施工人員質(zhì)量意識(shí)差,趕工程進(jìn)度的觀念作怪,再加上參與施工人員眾多、成分復(fù)雜并且素質(zhì)參差不齊,在這種情況下,如果質(zhì)量管理中沒有對他們進(jìn)行必要的質(zhì)量培訓(xùn)和提醒,就必然會(huì)導(dǎo)致施工人員的質(zhì)量意識(shí)的下降。第二個(gè)缺陷,就是在油田社區(qū)基建工程項(xiàng)目的施工中現(xiàn)場管理中及時(shí)監(jiān)控能力較弱,一個(gè)突出的表現(xiàn)就是監(jiān)理工程師的作用往往不能得到充分地發(fā)揮,不能在施工現(xiàn)場起到應(yīng)有的作用。再有一個(gè)普遍的缺陷就是制度的缺失,在管理中一些質(zhì)量監(jiān)督和控制的制度由于不到位或者不完善,往往會(huì)導(dǎo)致油田社區(qū)基建工程項(xiàng)目的管理人員和監(jiān)理人員都不能很好的履行職責(zé),從而出現(xiàn)制度和管理的缺失。所有的這些問題,都會(huì)造成油田社區(qū)基建工程項(xiàng)目存在質(zhì)量的缺陷。

1.3 基建項(xiàng)目的檔案管理不完善

油田社區(qū)基建項(xiàng)目管理中還存在著一些檔案管理的缺陷,首先表現(xiàn)在檔案管理思路和觀念的滯后,眾所周知,油田社區(qū)基建工程項(xiàng)目的施工周期長、涉及流程多、階段性施工多, 這些特征使得基建工程項(xiàng)目內(nèi)容復(fù)雜,從而使得檔案的整體管理制度和科學(xué)性還不能滿足基建工程項(xiàng)目建設(shè)和發(fā)展的需求。

2解Q油田社區(qū)基建項(xiàng)目管理中存在問題的對策

2.1 油田社區(qū)基建工程項(xiàng)目成本控制措施

首先,油田社區(qū)的基建工程建設(shè)要滿足于整個(gè)油田發(fā)展的需要,因此,油田社區(qū)應(yīng)當(dāng)在立項(xiàng)階段就有針對性的對項(xiàng)目投資進(jìn)行必要的控制,運(yùn)用先進(jìn)的現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù),通過對油田社區(qū)的基建工程項(xiàng)目進(jìn)行必要的技術(shù)分析和項(xiàng)目可行性分析對各種涉及到投資變化的因素進(jìn)行必要的分析和論證,從而來保證投資決策立項(xiàng)的準(zhǔn)確性和必要性,減少不必要的資金浪費(fèi)。其次,要在基建工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)中進(jìn)行必要的控制成本。施工圖紙的設(shè)計(jì)對于后期的油田社區(qū)基建工程項(xiàng)目建設(shè)會(huì)產(chǎn)生決定性的作用,因此,在油田社區(qū)基建工程項(xiàng)目施工圖設(shè)計(jì)的階段就有必要對圖紙進(jìn)行全面而專業(yè)的審查,防止出現(xiàn)一些技術(shù)性的錯(cuò)誤或者漏洞而導(dǎo)致施工中的成本浪費(fèi),進(jìn)而節(jié)約工程項(xiàng)目建設(shè)的成本。第三,要規(guī)范變更制度的程序,提高基建工程項(xiàng)目管理人員的成本意識(shí),減少工程項(xiàng)目建設(shè)中變更的數(shù)量和幅度,從而嚴(yán)格的控制變更的范圍,進(jìn)而避免不必要的工程項(xiàng)目建設(shè)成本浪費(fèi)。

2.2 采取必要措施提高基建工程項(xiàng)目的質(zhì)量管理

首先,要增強(qiáng)對基建工程項(xiàng)目施工人員的管理,人的主觀能動(dòng)性對于基建工程項(xiàng)目的質(zhì)量具有重要作用,通過樹立施工人員的質(zhì)量意識(shí),在工程項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量管理中要對施工人員進(jìn)行必要的教育和指導(dǎo),提高施工人員的質(zhì)量意識(shí)。同時(shí),在油田社區(qū)基建工程項(xiàng)目的施工中還要增強(qiáng)與施工單位的溝通,最終奠定從施工人員質(zhì)量管理和教育上奠定油田社區(qū)基建工程項(xiàng)目施工質(zhì)量和管理質(zhì)量的基礎(chǔ)。

其次,制定詳細(xì)和全面可靠的制度,充分發(fā)揮工程監(jiān)理在基建工程項(xiàng)目建設(shè)中的監(jiān)督作用。要根據(jù)基建工程項(xiàng)目的基本狀況選擇合適的監(jiān)理單位進(jìn)入工程項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)理,這樣就可以使監(jiān)理人員的基本素質(zhì)滿足油田社區(qū)基建工程項(xiàng)目施工的要求。

再一個(gè)方面,就是要對工程建設(shè)的材料進(jìn)行全程監(jiān)控,因?yàn)椴牧鲜潜WC工程質(zhì)量的重要 基礎(chǔ),正是因?yàn)椴牧系闹匾饔?,我們?yīng)當(dāng)利用各種有效地手段對材料的采購、運(yùn)輸以及儲(chǔ)存最終的使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程的監(jiān)控。

2.3 規(guī)范基建工程項(xiàng)目的檔案管理

要想規(guī)范的管理檔案,首先就需要根據(jù)油田社區(qū)的實(shí)際特征對油田基建工程項(xiàng)目的檔案進(jìn)行制度上的構(gòu)建和改進(jìn),從而形成完整的檔案管理制度,有了合理有效的檔案管理制度,就可以有效地提高基建工程項(xiàng)目檔案管理的科學(xué)性,從而可以進(jìn)一步的利用先進(jìn)和科學(xué)的檔案管理方法來提高檔案管理的質(zhì)量。在工程項(xiàng)目建設(shè)中,合同作為基建工程的基礎(chǔ)性文件對于整個(gè)項(xiàng)目的檔案管理都會(huì)產(chǎn)生重要影響,因而要保證其完整性,并以合同為主線對設(shè)計(jì)工程建設(shè)的相關(guān)文件、資料和檔案進(jìn)行管理,從而有效的提高檔案管理水平。

3 總結(jié)

總之,要想提高油田社區(qū)整個(gè)基建項(xiàng)目的管理質(zhì)量,就需要針對油田的諸多獨(dú)特性特征和油田社區(qū)的建設(shè)要求,克服存在的問題,通過對整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行全面而合理的管理使油田社區(qū)的基建工程在管理中達(dá)到完善和科學(xué)的層次,從而從根本上提高油田社區(qū)基建項(xiàng)目的管理水平和質(zhì)量。

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