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關(guān)鍵字:人事檔案管理;意識(shí);機(jī)制;科學(xué)化;法制化;道德素質(zhì)
Abstract: In today's information age of 21st century, the talent has become the main symbol of the core competitiveness for a company or even a country, so the personnel management has increasingly highlights its great economic and social benefits. The timely and reasonable staffing, and effective incentive can reduce the unnecessary waste of time and money for the human resources department of state institutions or corporate. The essence of human resource management is also a management of information, and the personnel files as an important carrier of the human resources information, is the main source of personnel information and an important tool to select the talents. Managing the personnel files plays an important role in the development of human resources.
Key words: management of personnel files; awareness; mechanism; scientific; legalization; moral qualities
中圖分類號(hào):G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):
人事檔案是社會(huì)公共信息非常重要的一個(gè)組成部分,通過(guò)人事檔案可以證實(shí)個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況。從人力資源開(kāi)發(fā)、管理的角度來(lái)看,人事檔案可以為個(gè)人求職、單位求才提供大量豐富、動(dòng)態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)。因此管好用好人事檔案,對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。當(dāng)然人事檔案作為廣義檔案中的一種,也具有一般意義上檔案的屬性,即:人事檔案的作用是客觀存在的,但出于靜態(tài)的檔案,它的作用又是潛在的,要使?jié)撛诘膬r(jià)值變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)的直接價(jià)值,要受到一定條件的制約。既受到社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、法律、文化等條件的制約,同時(shí)也受到人們檔案意識(shí)和管理水平的影響。
一、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、法律和文化是我們一時(shí)之間無(wú)法改變的大環(huán)境,但是檔案意識(shí)和管理機(jī)制和水平確實(shí)可以實(shí)實(shí)在在改變的
第一,處于信息化時(shí)代的我們必須要有最基本的人事檔案意識(shí)。在很多的企事業(yè)單位,人事部門的工作人員很多都不是檔案管理專業(yè)和相關(guān)專業(yè)出身,大多工作人員都對(duì)檔案管理意識(shí)比較淡薄,對(duì)人員的資料管理和備案都采取無(wú)所謂的態(tài)度,這種不專業(yè)化的做法常常會(huì)給我們其他部門的人員調(diào)度和安排造成一定不必要的麻煩,如果遇到突發(fā)事件,也不能及時(shí)選擇和派遣相關(guān)有經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)的員工。從員工自身來(lái)講,也需要培養(yǎng)自己的檔案管理意識(shí),很多人在自己的檔案方面采取無(wú)所謂的態(tài)度,而導(dǎo)致自身檔案的丟失或者不完整,這不僅給檔案收集也給檔案的整理帶來(lái)不必要的麻煩。
第二,單位的管理機(jī)制也是影響人事檔案管理和檔案有效利用的重要因素,作為新世紀(jì)的企事業(yè)單位,對(duì)于信息的采集和利用也應(yīng)該有相對(duì)應(yīng)的管理機(jī)制,利用工程的觀念來(lái)對(duì)人事的錄用、調(diào)度、撤銷等進(jìn)行有秩序有條理的管理。做到有秩序和有條理,就要求企事業(yè)單位建立健全有效的管理機(jī)制,建立相關(guān)的管理部門,首先需要在每一個(gè)部門內(nèi)部進(jìn)行各個(gè)員工的信息采集,盡量做到信息的完整、準(zhǔn)確和清晰,其次對(duì)人員的檔案進(jìn)行歸類和整理,盡可能做到歸類標(biāo)準(zhǔn)化和整理科學(xué)化,然后再由各個(gè)部門按時(shí)遞交由檔案管理部門進(jìn)行進(jìn)一步的整理和歸類,處理以后的檔案信息要進(jìn)行存檔管理,存檔看似簡(jiǎn)單,卻包括很多繁瑣的工作。每一個(gè)環(huán)節(jié)都要求做到認(rèn)真細(xì)致,這樣才能保證人事檔案的有效管理和有效的利用。
第三,科學(xué)是第一生產(chǎn)力。人事檔案管理在前期的發(fā)展是緩慢的,究其本質(zhì)原因,就在于科學(xué)的落后,而今隨著科技的快速發(fā)展,我們的生活方式也隨之發(fā)生了翻天覆地的變化,計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)導(dǎo)致了從實(shí)物的流動(dòng)到人才的流動(dòng)以及信息的流動(dòng)方式都在一天一天變化著,這些變化帶動(dòng)了人們交流方式和思維方式的轉(zhuǎn)變,當(dāng)然企事業(yè)單位人力資源管理的模式也進(jìn)入了新的改革歷史時(shí)期,當(dāng)今市場(chǎng)上有很多以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的管理軟件業(yè)隨之應(yīng)運(yùn)而生,簡(jiǎn)單的人事信息錄入就可以實(shí)現(xiàn)有效和迅速的人力資源管理,不得不說(shuō)計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)使檔案管理實(shí)現(xiàn)了一個(gè)飛躍性的發(fā)展。綜上所述,我們?cè)诠芾砣藛T的時(shí)候需時(shí)刻提醒自己嚴(yán)格的人事管理理念以及建立健全的管理機(jī)制和購(gòu)入先進(jìn)的人事檔案管理軟件。
二、基于當(dāng)今普遍的人事管理傳統(tǒng)模式和手段,我們要做的還有很多
第一,現(xiàn)在的人事檔案管理一般都重政治輕業(yè)務(wù)。人事檔案在反映一個(gè)人的情況都是注重業(yè)務(wù)和政治兩方面。但傳統(tǒng)的人事檔案反映政治方面、家庭歷史和社會(huì)關(guān)系方面的東西較多,而能動(dòng)態(tài)反映某人情況的信息,如人員的身份認(rèn)定、出境出國(guó)情況、合同項(xiàng)目轉(zhuǎn)讓、發(fā)明專利項(xiàng)目、業(yè)績(jī)考核、職稱評(píng)定、各類榮譽(yù)稱號(hào)、崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育、人事?tīng)?zhēng)議仲裁、人才素質(zhì)測(cè)評(píng)、人事協(xié)議、養(yǎng)老金、失業(yè)金的繳納等情況,則少之又少,現(xiàn)代人事管理應(yīng)將人事檔案資料盡量做到充分和完整,必要時(shí)可以加入個(gè)人的影像資料,以便更好的利用。
第二,人事檔案一般作為政治要素,也必須將其法制化,做到檔案收集有序性,檔案存檔保密性和檔案利用安全性。要加大對(duì)《檔案法》的宣傳力度,通過(guò)宣傳教育,進(jìn)一步增強(qiáng)公民的法制觀念,提高政治覺(jué)悟,認(rèn)清制假危害,另外,還必須加大《檔案法》的監(jiān)督和執(zhí)法力度,要告誡、引導(dǎo)廣大干部職工人人都要具備檔案意識(shí),要本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)自己負(fù)責(zé)的態(tài)度,嚴(yán)肅認(rèn)真地記載自己的每一張履歷,要加重對(duì)涂改、偽造檔案行為的制裁。對(duì)那些情節(jié)惡劣的、影響很壞的違法犯罪行為,不管是什么人,都要本著法律面前人人平等的原則,要毫不猶豫地繩之以法,予以堅(jiān)決打擊。我們必須樹(shù)立這樣一種觀念,即不管是什么情況,不管其職務(wù)高低,要調(diào)動(dòng)和利用檔案都必須按規(guī)章辦。只有完善相應(yīng)的檔案制度,并認(rèn)真貫徹執(zhí)行,才能有效地避免虛假檔案的產(chǎn)生。
第三,人事檔案管理從信息收集開(kāi)始就決定了人事檔案的質(zhì)量高低,所以做好人事檔案工作必須講究實(shí)事求是,來(lái)不得半點(diǎn)虛假和含糊其詞,因此,要求人事檔案材料所記述的內(nèi)容必須真實(shí)而且準(zhǔn)確,不能前后矛盾,模棱兩可,這就要求人事檔案的工作人員在平時(shí)的工作中必須嚴(yán)把“三關(guān)”。一是要把好材料的入口關(guān),對(duì)來(lái)路不明及有疑義的材料,要親自進(jìn)行調(diào)查核實(shí),驗(yàn)明正身,做好初步認(rèn)定工作,切斷問(wèn)題文件材料的源頭。二是嚴(yán)把人事檔案材料的轉(zhuǎn)入關(guān),各部門平時(shí)在積累文件、材料時(shí),要做到去偽存真,不讓虛假文件、材料有任何留存之機(jī)。對(duì)新形成的檔案材料,一律嚴(yán)格執(zhí)行登記制度,并進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地鑒別。三是嚴(yán)把人事檔案轉(zhuǎn)遞關(guān)。在人事調(diào)動(dòng)時(shí),檔案人員接到調(diào)檔函,要將其人事檔案材料進(jìn)行收集,認(rèn)真核對(duì),并分類、編號(hào)、裝訂,填寫檔案回執(zhí)單,密封后加蓋公章,通過(guò)機(jī)要發(fā)至用人單位檔案部門或由組織派專人送取。嚴(yán)禁個(gè)人辦理人事檔案事宜或自帶人事檔案。
第四,人事檔案作為所有機(jī)關(guān)和企事業(yè)工作首要的先決條件,人事檔案必須做到真實(shí)可靠。這就需要從制度上防范假文憑,從源頭抓起,要嚴(yán)密防范、徹底杜絕“權(quán)學(xué)交易”這種丑陋現(xiàn)象,國(guó)家各級(jí)各類學(xué)校、教育培訓(xùn)主管部門要采取有力的措施,嚴(yán)格執(zhí)行教育部門學(xué)籍管理規(guī)定,把好入學(xué)關(guān)。在日常的教學(xué)管理過(guò)程中,對(duì)那些需要繼續(xù)學(xué)習(xí)深造的干部和企業(yè)管理人員,單獨(dú)設(shè)立學(xué)籍檔案,實(shí)施教學(xué)質(zhì)量的全過(guò)程重點(diǎn)監(jiān)控,幫助和督促他們保質(zhì)保量的完成學(xué)業(yè)。對(duì)于少數(shù)不按時(shí)上課,不認(rèn)真完成作業(yè),學(xué)習(xí)困難,企圖靠與任教老師拉關(guān)系、混學(xué)分的學(xué)生,應(yīng)采取勸其退學(xué)或強(qiáng)制中止學(xué)習(xí)等措施。要堅(jiān)持對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)、對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)、對(duì)國(guó)家負(fù)責(zé)的態(tài)度,從制度上防范假文憑,保證人才培養(yǎng)的質(zhì)量和學(xué)籍、學(xué)歷證書(shū)的真實(shí)性。
當(dāng)然在保證法制的情況下,更重要的是要求檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)和道德素質(zhì)。檔案工作人員是檔案工作的主體,提高人事檔案工作人員的政治素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)是人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。積極學(xué)習(xí)本單位專業(yè)對(duì)口的各項(xiàng)知識(shí),熟悉各個(gè)環(huán)節(jié)的工作,只有這樣,才能使檔案管理工作有條不紊,更好地為部門以及某項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作提供優(yōu)質(zhì)、快捷服務(wù)。檔案管理人員還要通過(guò)不斷加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng),來(lái)增強(qiáng)自己的使命感和責(zé)任感,通過(guò)責(zé)任心的加強(qiáng),提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
參考文獻(xiàn):
【1】 吳寶康.檔案學(xué)概論【J】.1989
一、目標(biāo)與宗旨
以創(chuàng)建全國(guó)文明城市、國(guó)家衛(wèi)生城市,實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)效化、精細(xì)化管理為目標(biāo),通過(guò)城區(qū)臨街門前管理責(zé)任制的落實(shí),建立完善“管理為核心、自律為關(guān)鍵、作業(yè)為基礎(chǔ)、執(zhí)法為保障”的臨街門前管理模式,從而實(shí)現(xiàn)道路平整干凈、門前暢通有序、立面整潔美觀、垃圾收集規(guī)范的目標(biāo)。
二、組織機(jī)構(gòu)
為加強(qiáng)對(duì)門前管理責(zé)任制的領(lǐng)導(dǎo),成立門前管理責(zé)任制實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)小組。
領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室,辦公室設(shè)在區(qū)城管局,由同志兼任辦公室主任,同志任辦公室副主任。各街辦(鎮(zhèn)、場(chǎng))均應(yīng)設(shè)立門前責(zé)任制工作領(lǐng)導(dǎo)小組,制定相應(yīng)實(shí)施方案并組織好自查自評(píng)工作,區(qū)直各責(zé)任單位負(fù)責(zé)配合實(shí)施。
三、范圍與內(nèi)容
(一)門前責(zé)任制范圍
本實(shí)施方案所稱臨街門前管理,是指道路、街巷兩側(cè)的各類責(zé)任單位(經(jīng)營(yíng)業(yè)主)的責(zé)任區(qū)域。
(二)門前責(zé)任制內(nèi)容
臨街門前無(wú)暴露垃圾、無(wú)亂停放車輛、無(wú)出店?duì)I業(yè)、無(wú)占道攤點(diǎn)、無(wú)亂堆放物品、無(wú)亂張貼(亂刻畫(huà)、亂涂寫)、無(wú)亂掛亂拉、無(wú)店招店牌不規(guī)范和污損、無(wú)亂晾曬;建筑裝修工地門前無(wú)污染物;公共綠地?zé)o空禿、行道樹(shù)無(wú)缺株、綠化設(shè)施無(wú)缺損;門前路面平整無(wú)坑塘、無(wú)沉陷、無(wú)臃包、無(wú)積水,窨井蓋無(wú)缺失,墻面落水管完好。
(三)臨街單位(經(jīng)營(yíng)業(yè)主)責(zé)任
1、不亂涂寫、亂張貼;不亂晾曬、亂吊掛物品;店招店牌按規(guī)定設(shè)置,保持完整、清潔;不出店經(jīng)營(yíng);不亂停車;門前門后不亂堆放物品、雜物;按市容環(huán)衛(wèi)部門要求定時(shí)定點(diǎn)投放垃圾袋;不向門外傾倒、排放廢棄物;做到門前清潔,每天清掃,每周大掃除。
2、對(duì)他人在自家門前責(zé)任范圍扔垃圾、亂畫(huà)亂貼、亂停車、亂吊曬、擠占盲道等行為進(jìn)行制止,并及時(shí)清理。
3、對(duì)他人在自家門前責(zé)任范圍破壞市政、市容、綠化及園林設(shè)施或占道經(jīng)營(yíng)等行為,及時(shí)進(jìn)行制止;對(duì)勸阻無(wú)效或已經(jīng)造成市政、市容、園林綠化設(shè)施硬件損壞的,及時(shí)向街辦(鎮(zhèn)、場(chǎng))或城市管理部門舉報(bào)。
四、措施與分工
(一)單位(經(jīng)營(yíng)業(yè)主)自律:臨街責(zé)任單位(經(jīng)營(yíng)業(yè)主)是該項(xiàng)工作的核心與細(xì)胞,應(yīng)按照門前管理責(zé)任制標(biāo)準(zhǔn)做到“三個(gè)有”,即有保潔制度(每天要做清潔工作、每周至少一次大掃除活動(dòng));有保潔隊(duì)伍或人員(明確自有保潔隊(duì)伍或人員,或委托專門保潔隊(duì)伍或人員);有垃圾投放容器和保潔工具,確保責(zé)任事項(xiàng)的落實(shí)。
(二)區(qū)門前管理責(zé)任制工作領(lǐng)導(dǎo)小組:鞏固和完善以區(qū)長(zhǎng)為第一召集人、分管副區(qū)長(zhǎng)為召集人、各部門和各街辦(鎮(zhèn)、場(chǎng))行政主要負(fù)責(zé)人為成員的門前管理責(zé)任制聯(lián)席會(huì)議制度。強(qiáng)化區(qū)聯(lián)席會(huì)議牽頭、協(xié)調(diào)、指揮、決策作用,對(duì)久拖不決或?qū)ι婕安块T較多、較復(fù)雜的重大問(wèn)題進(jìn)行調(diào)處。
(三)街辦(鎮(zhèn)、場(chǎng)):作為門前責(zé)任制屬地管理的主體,應(yīng)積極履行宣傳、巡查、督促的職責(zé),做到“三個(gè)有”,即有一套長(zhǎng)效管理工作機(jī)制;有一批宣傳員、指導(dǎo)員和志愿者;有一支督察糾錯(cuò)隊(duì)伍。要以街、以路、以片為單位建立若干自律小組,引導(dǎo)臨街責(zé)任單位(經(jīng)營(yíng)業(yè)主)自我約束、自我管理,由街辦(鎮(zhèn)、場(chǎng))與各自律小組簽訂責(zé)任狀,每季度開(kāi)展“優(yōu)、中、差”評(píng)比,使單位(經(jīng)營(yíng)業(yè)主)自覺(jué)落實(shí)門前管理責(zé)任。要?jiǎng)澏ǚ秶?,與臨街單位(經(jīng)營(yíng)業(yè)主)簽訂并送達(dá)《市城區(qū)臨街門前管理責(zé)任制單位(經(jīng)營(yíng)業(yè)主)承諾書(shū)》,督促其履行責(zé)任義務(wù)。
街辦(鎮(zhèn)、場(chǎng))對(duì)臨街單位(經(jīng)營(yíng)業(yè)主)發(fā)現(xiàn)的市政設(shè)施等硬件方面的問(wèn)題,根據(jù)道路劃分,分別及時(shí)告知區(qū)相關(guān)職能部門。對(duì)臨街單位(經(jīng)營(yíng)業(yè)主)不落實(shí)門前責(zé)任制,通知執(zhí)法部門實(shí)施處罰;對(duì)屢教不改或處罰不到位的報(bào)區(qū)聯(lián)席會(huì)議。
(四)區(qū)城市管理局:負(fù)責(zé)門前責(zé)任制牽頭、協(xié)調(diào)、督促。指導(dǎo)各街辦(鎮(zhèn)、場(chǎng))做好門前責(zé)任制工作,及時(shí)溝通;建立門前管理責(zé)任制考評(píng)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制,開(kāi)展“百里挑一好店主(單位)”等主題評(píng)選活動(dòng),以街辦(鎮(zhèn)、場(chǎng))為主進(jìn)行日??荚u(píng),區(qū)城市管理局進(jìn)行審核,對(duì)獲獎(jiǎng)商戶授予獎(jiǎng)牌;及時(shí)對(duì)環(huán)衛(wèi)設(shè)施問(wèn)題進(jìn)行整改,督促各市容所和局清運(yùn)公司清掃、沖洗道路和定時(shí)收集垃圾,規(guī)范作業(yè),確保廢物箱無(wú)污損、垃圾箱規(guī)范管理。
(五)區(qū)城建局:及時(shí)對(duì)市政、綠化設(shè)施問(wèn)題進(jìn)行整改,規(guī)范作業(yè),確保設(shè)施完好,公共綠地?zé)o土地,行道樹(shù)無(wú)缺株(死株),綠化設(shè)施無(wú)缺損。
(六)區(qū)商務(wù)局:對(duì)集貿(mào)市場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)管
(七)區(qū)環(huán)保局:對(duì)單位(經(jīng)營(yíng)業(yè)主)違反環(huán)保行為進(jìn)行監(jiān)管。
(八)區(qū)行政執(zhí)法分局:作為落實(shí)門前責(zé)任制的有力保障,負(fù)責(zé)日常執(zhí)法,加強(qiáng)監(jiān)督、處罰的力度,對(duì)門店、街辦(鎮(zhèn)、場(chǎng))告知的違章戶,采取有效措施實(shí)施處罰;落實(shí)集貿(mào)市場(chǎng)周邊(門口)門前責(zé)任制。
(九)工商局、地稅局、區(qū)衛(wèi)生局、區(qū)文明辦:把門前責(zé)任制考核結(jié)果和排名作為誠(chéng)信單位、文明單位評(píng)選依據(jù);對(duì)不履行門前責(zé)任、屢教不改的或處罰難以到位的,由區(qū)聯(lián)席會(huì)議提出意見(jiàn),有行政主管單位的應(yīng)對(duì)相關(guān)責(zé)任人作出處理,工商、稅務(wù)、衛(wèi)生等行業(yè)主管部門應(yīng)結(jié)合各自職能積極配合,對(duì)情節(jié)嚴(yán)重的,工商、衛(wèi)生部門應(yīng)依法依規(guī)責(zé)令停業(yè)或吊銷證照。
(十)公安分局:對(duì)暴力阻撓門前責(zé)任制落實(shí)的當(dāng)事人和相關(guān)責(zé)任人采取有效措施。
(十一)交警部門:對(duì)亂停放車輛進(jìn)行糾處。
五、保障措施
(一)建立“門前三包”管理臺(tái)賬和教育處罰臺(tái)賬。管理臺(tái)賬記錄以路段為單位的門店的各種信息和日常巡查情況;教育處罰臺(tái)賬記錄門店落實(shí)“門前三包”責(zé)任制情況。對(duì)拒不接受處罰的門店,管理部門應(yīng)及時(shí)記錄在教育處罰臺(tái)賬上并抄告區(qū)工商、衛(wèi)生部門。
(二)建立“門前三包”聯(lián)審制度。區(qū)工商、衛(wèi)生部門辦理執(zhí)照時(shí),應(yīng)了解該單位的門前三包責(zé)任制落實(shí)情況,加強(qiáng)該項(xiàng)工作的前置審批;同時(shí)配合管理單位,在日常管理和辦理執(zhí)照年檢時(shí),督促拒不接受處罰的單位落實(shí)責(zé)任。
【關(guān)鍵詞】檔案;管理;知識(shí)管理;融合
檔案信息管理工作是非常重要的一項(xiàng)工作,隨著現(xiàn)代化水平的不斷提高,很多新的技術(shù)和新的理念在檔案信息管理的工作中都應(yīng)該得到一定的應(yīng)用,知識(shí)管理是檔案信息管理的一個(gè)重要趨勢(shì),它能夠避免以往管理工作中存在的不足,同時(shí)對(duì)檔案信息管理人員提出了更高的要求。
1.檔案信息管理與知識(shí)管理融合的必要性
我國(guó)的經(jīng)濟(jì)和科技都得到了非常大的進(jìn)步和發(fā)展,在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)變化當(dāng)中,知識(shí)因素的參與比重正在呈逐年增大的趨勢(shì),所以只是管理是社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)變革的必然要求,這樣不僅能夠更好地提升檔案信息管理的工作效率,而且對(duì)工作質(zhì)量也有非常大的改進(jìn)和提升,檔案信息能夠更加全面,檔案信息的作用也可以得到盡情的發(fā)揮。在以往的檔案信息管理工作中要經(jīng)過(guò)很多的工作流程,管理方式也相對(duì)較為落后對(duì)信息價(jià)值的提升是非常不利的,在對(duì)實(shí)際的檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中還存在著諸多的問(wèn)題,要更好地解決這些問(wèn)題就一定要將知識(shí)管理和檔案信息管理進(jìn)行充分的融合,只有這樣,檔案信息管理工作才能真正與時(shí)代的發(fā)展相協(xié)調(diào)。
2.檔案信息管理與知識(shí)管理融合的可行性
2.1從檔案信息屬性的角度分析
檔案的一個(gè)非常重要的屬性就是知識(shí)屬性,這些知識(shí)都是看得見(jiàn)摸得著的,檔案只是記載這些知識(shí)的一個(gè)載體,是人們對(duì)事物的研究成果的集中展示,檔案管理和知識(shí)管理的對(duì)象是一直的,檔案信息管理當(dāng)中主要的工作內(nèi)容是對(duì)于文檔中的顯性知識(shí)的一種管理。
2.2從知識(shí)管理的現(xiàn)有研究成果分析
知識(shí)管理在發(fā)展過(guò)程中已經(jīng)形成了獨(dú)具特色的理論和方法,雖然在某些環(huán)節(jié)當(dāng)中還存在著一些問(wèn)題,但是已經(jīng)有了很好的發(fā)展和進(jìn)步。要建設(shè)一套比較系統(tǒng)的、科學(xué)的管理體系,首先要保證實(shí)踐具有可行性,其次是要選定恰當(dāng)?shù)难芯繉?duì)象,最后是在有明確的研究對(duì)象以后根據(jù)自身的條件和具體情況選擇適當(dāng)?shù)难芯糠椒āT谥R(shí)管理當(dāng)中基本上已經(jīng)具備了上文中所提到的基本條件,檔案管理和知識(shí)管理的相互融合有相應(yīng)的理論保障和技術(shù)保障。
3.知識(shí)管理對(duì)檔案信息管理的創(chuàng)新
3.1知識(shí)管理可以完善檔案信息管理職能
知識(shí)管理在檔案信息管理當(dāng)中算是一種變革和創(chuàng)新,知識(shí)管理對(duì)檔案管理的所有流程都產(chǎn)生積極的影響,只是影響方式和影響程度不同。知識(shí)管理在檔案信息管理當(dāng)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用,。檔案信息管理工作中加入了知識(shí)管理以后,檔案信息管理在工作內(nèi)容和工作方式上都有著非常明顯的轉(zhuǎn)變,這種轉(zhuǎn)變主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:首先是改變了以往只是對(duì)實(shí)體檔案的管理,轉(zhuǎn)變后的檔案信息管理不再注重管理的載體,而是更加注重管理的內(nèi)容,強(qiáng)調(diào)了對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用,采用高科技手段對(duì)檔案信息實(shí)行現(xiàn)代化、智能化的管理,這也促進(jìn)了檔案信息管理在觀念上的轉(zhuǎn)變,將檔案信息管理和知識(shí)管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合,在知識(shí)管理的前提下不斷改進(jìn)檔案信息管理的相關(guān)內(nèi)容。
3.2知識(shí)管理可以實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造
業(yè)務(wù)流程再造,是對(duì)組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計(jì),其既是知識(shí)管理的要求,也是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的重要手段。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變,管理的中間層次將逐漸減少并最終消失,將形成一個(gè)由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時(shí),對(duì)信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件,電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異,對(duì)電子文件的管理推動(dòng)了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造,應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論,即把文件檔案看作為一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體。打破過(guò)去文件工作與檔案工作的界限,實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化,在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)。該流程包括文件從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過(guò)程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強(qiáng)文件、檔案的知識(shí)管理,同時(shí)強(qiáng)化了對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能,提高了整個(gè)文檔工作的工作效率。
4.知識(shí)管理可以強(qiáng)化檔案知識(shí)智能化服務(wù)意識(shí)
不斷提高檔案信息管理工作的工作質(zhì)量是知識(shí)使用管理的一個(gè)重要目的,同時(shí)也是連接檔案管理部門和其他部門之間的重要橋梁,信息化的發(fā)展與進(jìn)步為檔案信息管理的發(fā)展與進(jìn)步提供了一個(gè)重要的前提和基礎(chǔ),網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展更是使得檔案管理工作在工作方式上有了以此非常重要的轉(zhuǎn)變,知識(shí)管理不但能夠促進(jìn)知識(shí)的傳遞與共享也能使檔案信息更加全面,相關(guān)的服務(wù)質(zhì)量較以往也能夠有非常明顯的提升。因此,在檔案信息管理的過(guò)程中一定要加強(qiáng)包括網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在內(nèi)的各項(xiàng)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用,只有這樣才能不斷促進(jìn)檔案信息管理工作的智能化,提高服務(wù)質(zhì)量。
5.知識(shí)管理有助于提高檔案管理人員素質(zhì)
現(xiàn)代管理飛速發(fā)展,在許多管理職位,從業(yè)人員的素質(zhì)都在不斷提升,而檔案管理人員的素質(zhì)一直是影響檔案信息管理水平的重要制約因素。知識(shí)管理要求作為參與信息管理、知識(shí)管理的檔案工作者必須掌握管理學(xué)和現(xiàn)代管理知識(shí),熟悉業(yè)務(wù)流程,提高自身素質(zhì)。從這個(gè)角度來(lái)講,檔案信息管理與知識(shí)管理的融合將有助于提高檔案管理人員的素質(zhì)。這是檔案信息知識(shí)管理的前提,也是結(jié)果。從時(shí)間角度講,知識(shí)管理有助于完善檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu),提高檔案人員掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的能力;有助于檔案管理人員發(fā)揮自身的創(chuàng)造力和潛能;還有助于檔案管理人員了解客戶需求,提供知識(shí)服務(wù)。因此檔案信息管理工作創(chuàng)新離不開(kāi)知識(shí)管理,知識(shí)管理使檔案信息資源優(yōu)勢(shì)不僅止于歷史研究之用,檔案人員的目光將投入到廣泛的社會(huì)需求中去,檔案人員將盡可能利用一切可利用的檔案信息資源,多層次、多角度地為社會(huì)生活各領(lǐng)域服務(wù),不斷對(duì)檔案信息去粗取精,創(chuàng)造社會(huì)服務(wù)價(jià)值。我們希望檔案工作者能夠通過(guò)自身的努力,成為成功的信息主管和知識(shí)主管。
6.結(jié)語(yǔ)
知識(shí)經(jīng)濟(jì)在當(dāng)代社會(huì)得到了非常迅猛的發(fā)展,檔案信息管理也應(yīng)該更好地順應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,在檔案管理的過(guò)程中一定要對(duì)傳統(tǒng)的理念和模式進(jìn)行大膽的變革,只有變革才能有創(chuàng)新,只有不斷地進(jìn)行創(chuàng)新才能更好地發(fā)展,檔案管理也是一樣,只有對(duì)其進(jìn)行不斷創(chuàng)新,在管理的過(guò)程中與知識(shí)管理相結(jié)合才能更好地保證檔案管理工作的長(zhǎng)久發(fā)展。 [科]
【參考文獻(xiàn)】
1.1知識(shí)管理的含義
知識(shí)管理是對(duì)基于現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的積累、整合、評(píng)價(jià)、傳輸以及運(yùn)用和創(chuàng)新等活動(dòng)的總稱。它是發(fā)揮知識(shí)價(jià)值、提高知識(shí)的有效利用并且最終達(dá)到加強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力目標(biāo)的有效途徑和手段。知識(shí)管理多以網(wǎng)絡(luò)化、智能化的運(yùn)作方式,以用戶的實(shí)際需求為核心,提供具有實(shí)用性和專業(yè)性的高效管理服務(wù)。
1.2知識(shí)管理與檔案管理的聯(lián)系
1.2.1管理對(duì)象重疊
檔案管理所針對(duì)的管理對(duì)象是各種文件、檔案等書(shū)面形式或電子形式的材料,知識(shí)管理所針對(duì)的管理對(duì)象則是廣義上的知識(shí)、信息等,文件和檔案等各種形式的材料都屬于知識(shí)的范疇當(dāng)中,是知識(shí)的重要組成部分,因此檔案管理和知識(shí)管理在管理對(duì)象上存在某些范圍上的重疊?;谠诠芾韺?duì)象上的重疊致使知識(shí)管理和檔案管理具有相當(dāng)密切的相互聯(lián)系。
1.2.2管理目的相同
檔案管理的最終目的是使所管理的對(duì)象即各類文件和檔案能夠更方便地被社會(huì)各界所使用,通過(guò)檔案管理的相關(guān)工作和活動(dòng),為服務(wù)對(duì)象提供便利的檔案查閱和使用服務(wù)。知識(shí)管理的最終目的是讓知識(shí)的價(jià)值得到具體實(shí)現(xiàn),提高服務(wù)對(duì)象的核心能力,從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)的目標(biāo)和作用。所以,知識(shí)管理和檔案管理的管理目的都是為服務(wù)對(duì)象提供知識(shí)或者檔案方面的服務(wù),滿足服務(wù)對(duì)象對(duì)知識(shí)和檔案的使用需要,二者所不同的僅是服務(wù)范圍。
1.2.3管理流程相似
當(dāng)今我國(guó)的檔案管理已經(jīng)不再受傳統(tǒng)檔案管理八環(huán)節(jié)的程序限制,還融合了全程監(jiān)理,前段管控以及文件檔案一體化等多種管理方式和理念。而只是管理過(guò)程包括知識(shí)的積累、整合、評(píng)價(jià)、傳輸以及運(yùn)用和創(chuàng)新等一系列流程活動(dòng),同檔案管理程序在很大程度上存在相似現(xiàn)象。都有對(duì)管理對(duì)象進(jìn)行收集、甄別、整理、利用的程序和環(huán)節(jié)。
1.2.4管理手段相近
檔案管理與知識(shí)管理所采取的管理方式和手段也具有相當(dāng)程度的相近性。知識(shí)管理的管理手段多是使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)其管理對(duì)象予以智能化、網(wǎng)絡(luò)化管理。而目前我國(guó)的檔案管理也已經(jīng)改變了以往以手工管理為主的狀況和局面,在很多管理活動(dòng)當(dāng)中使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助,融合了現(xiàn)代化信息技術(shù),初步實(shí)現(xiàn)了檔案管理與現(xiàn)代信息化技術(shù)的對(duì)接,檔案管理的方式和手段如今更趨向于數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。
1.3知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式的含義
基于知識(shí)管理背景的當(dāng)今企業(yè)檔案管理模式是對(duì)融合知識(shí)管理觀念、方法,運(yùn)用先進(jìn)的信息化技術(shù),以檔案信息等資源管理為核心,逐漸實(shí)現(xiàn)為服務(wù)對(duì)象提供更具實(shí)用性、便利性和效率性的個(gè)性化服務(wù)的新型管理模式的探索。知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式雖然仍將文件以及檔案等材料作為管理的主要對(duì)象,但是其服務(wù)方式卻從被動(dòng)轉(zhuǎn)向?yàn)橹鲃?dòng),從實(shí)體材料管理轉(zhuǎn)向?yàn)閷?duì)信息加工處理。企業(yè)檔案管理在知識(shí)管理的背景下從某種意義上已經(jīng)轉(zhuǎn)化為以企業(yè)檔案和相關(guān)信息資源為管理對(duì)象的知識(shí)管理模式。
2知識(shí)管理背景下完善企業(yè)檔案管理模式的重要作用
知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理模式是一種結(jié)合知識(shí)管理與現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)的新型管理模式。是知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理的完美結(jié)合,可有效修正傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理理論創(chuàng)新能力不足的弊端,還可以為知識(shí)管理實(shí)踐活動(dòng)提供基礎(chǔ)和途徑。
2.1改善當(dāng)前企業(yè)檔案管理模式的弊端
我國(guó)當(dāng)今企業(yè)的檔案管理工作過(guò)程存在許多弊端。企業(yè)檔案管理工作沒(méi)有給予足夠的重視,導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作趨向邊緣化,特別在某些信息化程度較高的企業(yè)當(dāng)中,檔案管理工作面臨著縮減人員投入降低運(yùn)維開(kāi)支,檔案管理水平不斷下降的境地。與此同時(shí),信息化進(jìn)程的加速導(dǎo)致大量電子類型文件集中出現(xiàn),傳統(tǒng)的檔案管理模式無(wú)法滿足當(dāng)今的管理需求。企業(yè)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)對(duì)于證明、責(zé)任、信息等方面的要求,合理使用現(xiàn)代化的先進(jìn)管理技術(shù)和管理理念,科學(xué)進(jìn)行資源的開(kāi)發(fā)和利用,為企業(yè)的未來(lái)技術(shù)研發(fā)、增加生產(chǎn)、開(kāi)拓市場(chǎng)、強(qiáng)化管理、擴(kuò)大企業(yè)規(guī)模等需求和活動(dòng)提供理論支持和檔案服務(wù)。我國(guó)當(dāng)今多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作已經(jīng)從手工管理為主時(shí)期,經(jīng)歷計(jì)算機(jī)為輔時(shí)期,到現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)智能管理時(shí)期。檔案管理工作已經(jīng)開(kāi)始使用智能化和網(wǎng)絡(luò)化等先進(jìn)手段,但是仍然難以應(yīng)對(duì)當(dāng)前大量的電子文檔處理工作,無(wú)力滿足服務(wù)對(duì)象的個(gè)性化管理需求。企業(yè)檔案管理工作的更新和提高受到限制,因此需要及時(shí)調(diào)整工作方式和服務(wù)理念,為企業(yè)檔案管理水平的提高提供相應(yīng)的技術(shù)基礎(chǔ)。
2.2改善當(dāng)前知識(shí)管理工作當(dāng)中的不足
我國(guó)多數(shù)企業(yè)的知識(shí)管理情況并不理想,存在觀望情況居多,而付出實(shí)踐較少的現(xiàn)象。另外,某些將知識(shí)管理付諸實(shí)際的企業(yè)也存在執(zhí)行力度不足,貫徹程度不夠的現(xiàn)象,甚至一定范圍內(nèi)出現(xiàn)停滯現(xiàn)象。企業(yè)的檔案管理和知識(shí)管理在很多方面都有著共通之處,彼此在某些領(lǐng)域存在相似甚至相同的現(xiàn)象,因此二者具有良好的合作空間和合作基礎(chǔ)。檔案管理是一種早已在各企事業(yè)單位普遍存在的工作內(nèi)容和形式,具有一定的認(rèn)可度和使用基礎(chǔ),是知識(shí)管理的良好引入契機(jī)。知識(shí)管理可以依托檔案管理形式實(shí)現(xiàn)自身理論和實(shí)踐之間的結(jié)合,并以實(shí)踐情況為參考進(jìn)行自身理論的完善和修改。知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理模式也即將知識(shí)管理理念與檔案管理實(shí)踐進(jìn)行相互融合,并實(shí)現(xiàn)雙方共同進(jìn)步的最終目標(biāo)。
2.3實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理和企業(yè)檔案管理的共同發(fā)展
傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理更注重對(duì)于相關(guān)記錄文檔的保存和管理,而輕視了對(duì)于相關(guān)記錄文檔資料的利用。使企業(yè)檔案管理偏離了價(jià)值的創(chuàng)造和開(kāi)發(fā)目標(biāo),在相當(dāng)范圍內(nèi)局限了自身價(jià)值的體現(xiàn)和發(fā)揮。知識(shí)管理則是將文檔資料等全部形式的知識(shí)進(jìn)行管理和利用,通過(guò)一系列整合處理過(guò)程,建立相對(duì)完整和獨(dú)立的知識(shí)資源框架和系統(tǒng)。結(jié)合知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理具有更為開(kāi)闊的活動(dòng)空間,也對(duì)文檔資料的開(kāi)發(fā)和利用具有更為積極主動(dòng)的推進(jìn)作用。因此,知識(shí)管理可以有效擴(kuò)展企業(yè)檔案管理的工作范圍,提高企業(yè)檔案管理工作的作用和價(jià)值,提高檔案管理部門與工作人員在企業(yè)當(dāng)中的地位和作用。而與此相對(duì)的,檔案管理明確地關(guān)注企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的過(guò)程和結(jié)果,有效地進(jìn)行記錄和保存,預(yù)防相關(guān)信息的消失,其對(duì)文檔資料的整理和控制活動(dòng)對(duì)于知識(shí)的積累和整合十分有利,也為知識(shí)管理提供了資源基礎(chǔ)和實(shí)施途徑,其對(duì)文件流通方面的效率優(yōu)勢(shì)也可有效促進(jìn)知識(shí)的傳遞、交流和整理,對(duì)于知識(shí)的了解和認(rèn)識(shí)也具有很大益處,檔案管理對(duì)于重要文件和材料的原始保管和維護(hù),在企業(yè)維護(hù)自身知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及生產(chǎn)合作權(quán)益等方面具有重要作用。因此,企業(yè)的檔案管理和知識(shí)管理之間有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系,二者相互貫通并相互促進(jìn),找到雙方的準(zhǔn)確結(jié)合契機(jī),就可有效發(fā)揮兩者的自身優(yōu)勢(shì),發(fā)揮更大的作用,推動(dòng)企業(yè)的良好發(fā)展。
3知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式的建立措施
3.1更新現(xiàn)有企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)觀念
知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理與傳統(tǒng)模式的企業(yè)檔案管理的差別在于是否融合了知識(shí)管理理念和方式。因此轉(zhuǎn)變對(duì)于企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的固有認(rèn)知和觀念是建立新型以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的檔案管理模式的前提和關(guān)鍵,需要企業(yè)檔案管理人員首先改變自己的管理觀念,立足于企業(yè)發(fā)展,實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效轉(zhuǎn)化。改變企業(yè)檔案管理工作只重保存輕視利用的現(xiàn)象,轉(zhuǎn)變檔案管理工作關(guān)注點(diǎn),將信息管理作為檔案管理工作的重心,保證以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理模式得以實(shí)施。
3.2使用信息化手段完善企業(yè)檔案管理模式
知識(shí)管理是基于現(xiàn)今社會(huì)信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物,知識(shí)管理的實(shí)施途徑主要依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)科技、現(xiàn)代通訊科技以及網(wǎng)絡(luò)傳播科技等技術(shù)手段。知識(shí)管理主要針對(duì)各類型獨(dú)立的文件或檔案進(jìn)行集中化處理,使之實(shí)現(xiàn)有序化、高效化管理,在其實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的全部過(guò)程當(dāng)中都不能脫離現(xiàn)代化信息技術(shù)或設(shè)備。因此,需要一套完整的軟硬件配套設(shè)施,來(lái)保證以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理工作的順利實(shí)施,使之實(shí)現(xiàn)為服務(wù)對(duì)象提供高效服務(wù)的最終目標(biāo)。
3.3建立以知識(shí)管理為依據(jù)的企業(yè)檔案管理制度體系
以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理模式是一種對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理模式的更新和改造,通過(guò)檔案管理的原有結(jié)構(gòu)和工作資源,實(shí)現(xiàn)對(duì)于企業(yè)檔案管理效果的提升,使檔案管理的價(jià)值得以更好地實(shí)現(xiàn)的有效途徑和手段。這種以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理模式區(qū)別于以往的檔案管理模式,在管理對(duì)象方面有了更為廣泛的空間,在管理模式上也從過(guò)去的實(shí)體文檔保管轉(zhuǎn)化為信息的管理。科學(xué)完善的企業(yè)檔案管理制度和體系可確保檔案管理全部流程的平穩(wěn)過(guò)度和連接,實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的服務(wù)價(jià)值。
4結(jié)語(yǔ)
(一)檔案管理過(guò)程的階段性。
我國(guó)的檔案管理可以分為兩個(gè)階段——檔案室階段和檔案館階段。不同階段的檔案具有不同的意義,且檔案的管理對(duì)象也不同。在檔案室階段的作用主要是為單位在日常使用中提供參考,體現(xiàn)了一種過(guò)渡性質(zhì);在檔案館階段的作用是增加了社會(huì)價(jià)值,需要永久保存。
(二)檔案管理的依附性。
檔案是由其形成者在活動(dòng)過(guò)程中所整理出來(lái)的,反映了形成者的全部特點(diǎn)及其思想觀念,同時(shí)也涵蓋了與形成者利益相關(guān)的數(shù)據(jù)和事實(shí)。檔案對(duì)形成者的依附性阻礙了檔案管理的活動(dòng)范圍,因?yàn)樗鼰o(wú)法像圖書(shū)資料那樣傳播或交流。
二、知識(shí)管理的特點(diǎn)
(一)知識(shí)管理是信息時(shí)代的產(chǎn)物。
人類的社會(huì)經(jīng)濟(jì)形態(tài)經(jīng)歷了兩個(gè)階段,一個(gè)是農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)向工業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的階段,一個(gè)是工業(yè)經(jīng)濟(jì)向信息經(jīng)濟(jì)發(fā)展的階段。隨著信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái),接收的信息越來(lái)越多,形成了信息煙霧,最終導(dǎo)致人們慢慢迷失在煙霧中。為了解決信息量過(guò)大所造成的管理和決策的低效率,人們逐漸意識(shí)到對(duì)信息流的管理不能單純地依靠對(duì)“信息流”的控制和管理上,而應(yīng)當(dāng)將信息載體、信息系統(tǒng)以及各種信息網(wǎng)絡(luò)納入知識(shí)管理體系,從而有效地選出對(duì)社會(huì)有用的信息。
(二)知識(shí)管理的超越性。
不可否認(rèn),知識(shí)管理是信息資源管理的延伸和拓展。由于時(shí)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和應(yīng)用管理的需要,知識(shí)管理從信息資源管理中脫穎而出,逐步成為一個(gè)新的管理領(lǐng)域。知識(shí)管理不僅包含了信息管理和信息技術(shù),更重要的是以知識(shí)管理為前提,巧妙地將知識(shí)管理和人的管理融為一體,強(qiáng)調(diào)以人為本,特別注重對(duì)人的智力開(kāi)發(fā),挖掘人類的潛能,并激發(fā)人類的創(chuàng)造力。
三、檔案管理和知識(shí)管理的相同之處
檔案管理的工作在于多社會(huì)各層的信息進(jìn)行收集、歸納和總結(jié),包括學(xué)術(shù)信息、政府信息、媒體信息等等。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō),通過(guò)觀察和溝通可以了解企業(yè)員工的工作特點(diǎn)和行為方面的隱性信息,通過(guò)媒體信息可以了解競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的隱性信息。所以,檔案管理信息有利于企業(yè)提高自身的競(jìng)爭(zhēng)能力,幫助企業(yè)搶占市場(chǎng),提高市場(chǎng)份額。知識(shí)管理是在隱性知識(shí)和顯性知識(shí)的基礎(chǔ)上,達(dá)到共享或者共同發(fā)展的目的。知識(shí)管理的觀念是把知識(shí)作為重要的信息資源,不僅強(qiáng)調(diào)主觀能動(dòng)性,還強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新思維,這點(diǎn)與檔案管理比較類似。知識(shí)管理可以感知市場(chǎng)變化情況,了解競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的隱性信息,獲取信息后整理歸類。雖然檔案管理的時(shí)間早于知識(shí)管理,但是在檔案管理中處處體現(xiàn)了知識(shí)管理的特征,兩者相輔相成,促進(jìn)了企業(yè)的良性競(jìng)爭(zhēng)。信息知識(shí)是檔案管理和信息管理共同的研究對(duì)象,檔案管理主要針對(duì)的管理目標(biāo)是企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手和市場(chǎng)信息,經(jīng)過(guò)工作人員的加工處理后,這些資源信息具有更高的使用價(jià)值。檔案管理和知識(shí)管理都能夠提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力,兩者相互作用不僅可以減輕檔案管理人員的工作量,而且還大大提高了檔案管理工作的效率。檔案管理和知識(shí)管理的有效結(jié)合將管理人員從信息的海洋中解救了出來(lái),此外,也促進(jìn)了彼此的共同發(fā)展。
四、檔案管理和知識(shí)管理具有良性互動(dòng)作用
檔案管理和知識(shí)管理相互作用,相互影響,彼此間互相借鑒管理中的經(jīng)驗(yàn)和方法,制定出具有可持續(xù)發(fā)展的管理戰(zhàn)略,使檔案管理的工作由物質(zhì)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)向知識(shí)經(jīng)濟(jì),從而推動(dòng)了檔案管理和知識(shí)管理的進(jìn)一步發(fā)展。此外,隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案管理工作顯得尤為重要,傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展的需要,必須在原有的基礎(chǔ)上不斷改進(jìn)和創(chuàng)新。知識(shí)管理從字面上理解就是運(yùn)用知識(shí)進(jìn)行管理。檔案中包含了經(jīng)營(yíng)管理、科學(xué)研究以及生產(chǎn)建設(shè)方面的實(shí)踐知識(shí),具有直接或間接的參考價(jià)值,此外,它還為經(jīng)營(yíng)決策這提供了可靠的現(xiàn)實(shí)依據(jù)。但是,如果檔案中積累的知識(shí)沒(méi)有被管理者開(kāi)發(fā)利用,那么其價(jià)值就沒(méi)有真正發(fā)揮作用,只能說(shuō)明是潛在價(jià)值,而不是現(xiàn)實(shí)的。
五、結(jié)束語(yǔ)
關(guān)鍵詞:檔案管理;知識(shí)管理;關(guān)系;探究
檔案管理是一個(gè)部門或一個(gè)單位管理工作的重要組成部分,其主體是對(duì)部門或單位的一切人事檔案、制度檔案、活動(dòng)檔案等檔案材料進(jìn)行管理,而就其外延來(lái)說(shuō)又可以分為廣義和狹義兩種區(qū)別。廣義的檔案管理就是對(duì)檔案材料的日常養(yǎng)護(hù)、保管、利用和輸出等,狹義的檔案管理則主要指對(duì)檔案材料的保管。從現(xiàn)實(shí)來(lái)看,檔案管理與知識(shí)管理的概念一舊一新,但都是當(dāng)前社會(huì)管理工作中的重要環(huán)節(jié)與思路,在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下二者能夠而且應(yīng)該產(chǎn)生互動(dòng)交流的火花,促進(jìn)知識(shí)管理與檔案管理的和諧互動(dòng)發(fā)展。從知識(shí)管理的發(fā)展歷程可以看出,自1986年世界勞工大會(huì)正式提出這一概念后,世界范圍內(nèi)發(fā)達(dá)國(guó)家對(duì)于知識(shí)管理的研究就始終處于快速發(fā)展階段,而不同知識(shí)背景下的學(xué)者對(duì)于知識(shí)管理的定義也不盡相同。綜合來(lái)看,筆者認(rèn)為,知識(shí)管理就是要對(duì)知識(shí)資源進(jìn)行有組織、有系統(tǒng)地管理和利用,從而推動(dòng)知識(shí)的作用發(fā)揮。
一、管理學(xué)視域中檔案管理與知識(shí)管理的異同
(一)檔案管理與知識(shí)管理的差異性
檔案管理以保存、管理、查閱、調(diào)動(dòng)等為主要工作環(huán)節(jié),其工作重心是利用管理規(guī)范和技術(shù)手段確保檔案的真實(shí)性。因此在檔案管理工作中,規(guī)范化、制度化和程序化是關(guān)鍵特征,而在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化還要不斷提升檔案管理信息化程度。對(duì)于知識(shí)管理來(lái)說(shuō),除了檔案管理的題中之義外,還需要對(duì)檔案信息的隱形管理,相比于強(qiáng)調(diào)規(guī)范化和制度化的檔案管理工作來(lái)說(shuō),知識(shí)管理需要更強(qiáng)的創(chuàng)新性和實(shí)用性,更加重視發(fā)揮知識(shí)的社會(huì)價(jià)值和應(yīng)用價(jià)值,通過(guò)知識(shí)管理來(lái)創(chuàng)造更多的社會(huì)生產(chǎn)力。
(二)檔案管理與知識(shí)管理的相似性
從管理對(duì)象、流程、目的、技術(shù)等四個(gè)方面來(lái)看,檔案管理與知識(shí)管理具備很大程度上的相似性,這種相似性是確保二者能夠產(chǎn)生互動(dòng)關(guān)系的基礎(chǔ)。首先,檔案管理與知識(shí)管理在管理對(duì)象方面存在相似性,二者均需處理由文字、圖像等構(gòu)成的信息文件,這就從根本上決定了探究二者關(guān)系的可操作性。其次,二者有著較為一致的管理目標(biāo)。從檔案管理和知識(shí)管理的流程來(lái)看,二者都需要經(jīng)歷產(chǎn)生-整理-存儲(chǔ)-利用等四個(gè)主要階段,檔案管理就是要把檔案文件由具體檔案產(chǎn)生部門接收到檔案管理部門,按照檔案管理體例進(jìn)行分類整理,同時(shí)對(duì)于不同價(jià)值和不同管理年限的檔案分門別類進(jìn)行鑒定而后存儲(chǔ),在此基礎(chǔ)上根據(jù)相關(guān)單位和個(gè)人的需要依照一定程度對(duì)檔案進(jìn)行提取利用。知識(shí)管理的過(guò)程也是大同小異,一般來(lái)說(shuō)也是從知識(shí)的產(chǎn)生階段開(kāi)始,對(duì)于不同的知識(shí)類型進(jìn)行分類管理,依據(jù)相關(guān)需要進(jìn)行知識(shí)利用與評(píng)價(jià)。最后,二者的管理技術(shù)也存在著相似之處,信息化時(shí)代給檔案管理和知識(shí)管理工作都帶來(lái)了技術(shù)上的大規(guī)模革新,信息化時(shí)代要求檔案管理和信息管理都要朝著信息化、電子化的方向發(fā)展,利用電子信息技術(shù)對(duì)檔案信息和知識(shí)信息進(jìn)行數(shù)據(jù)處理,建立數(shù)據(jù)庫(kù),從而減少管理過(guò)程中的資源浪費(fèi),提高管理效率。
二、檔案管理與知識(shí)管理的互動(dòng)關(guān)系
根據(jù)檔案管理和知識(shí)管理之間存在的異同,能夠在信息化背景下調(diào)動(dòng)二者的互動(dòng)發(fā)展,從而促進(jìn)檔案管理和信息管理的共同進(jìn)步。
(一)知識(shí)管理擴(kuò)大檔案管理的范疇
對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō),傳統(tǒng)的管理方法和管理模式在信息化背景下出現(xiàn)了一定的局限性,通過(guò)信息管理的介入能夠有效擴(kuò)大檔案管理的范疇,提升檔案管理的效率。檔案管理局限于檔案、文件和情報(bào)之間的差別,由于不同檔案之間的權(quán)限差別,在現(xiàn)實(shí)利用方面存在一定困難。知識(shí)管理能夠?qū)n案、文件在內(nèi)的檔案管理內(nèi)容納入到管理范疇中,通過(guò)對(duì)管理內(nèi)容的有效處理構(gòu)建一個(gè)更為完備的檔案管理知識(shí)體系,這種擴(kuò)大了的知識(shí)體系能夠?yàn)闄n案管理提供一個(gè)不斷被開(kāi)拓的管理空間。同時(shí),知識(shí)管理能夠有效推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)實(shí)利用,提升檔案管理的實(shí)用性價(jià)值。以企業(yè)檔案為例,在傳統(tǒng)的檔案管理范疇中,企業(yè)檔案管理服務(wù)基本維持在檔案的保管和調(diào)動(dòng)等最為表層的方面,實(shí)現(xiàn)檔案管理與知識(shí)管理的結(jié)合,能夠促進(jìn)檔案管理的更好利用,更為有效地發(fā)揮檔案管理在企業(yè)人事管理中的作用。
(二)檔案管理為知識(shí)管理提供制度規(guī)范
相比于已經(jīng)開(kāi)展相對(duì)成熟,體系相對(duì)完備的檔案管理工作而言,知識(shí)管理仍然停留在較為表面和較為基礎(chǔ)的層面上,尚未形成行之有效的管理制度和管理規(guī)范,而檔案管理恰恰能夠?yàn)檫@一工作提供有效幫助。首先,檔案管理工作能夠有效促進(jìn)知識(shí)管理的沉淀與積累,在企業(yè)知識(shí)管理過(guò)程中,對(duì)于隱藏性的價(jià)值較高的知識(shí)往往都存在于企業(yè)員工的個(gè)人大腦中,利用檔案管理能夠?qū)T工大腦中的知識(shí)信息通過(guò)文字形式落實(shí)下來(lái),形成較為容易管理的知識(shí)檔案,這樣既能夠促進(jìn)知識(shí)的積累與沉淀,又能夠解決檔案管理深度不足的問(wèn)題。另一方面,檔案管理能夠?yàn)橹R(shí)管理工作提供交流和傳播的平臺(tái),在知識(shí)傳播過(guò)程中,語(yǔ)言和文字是最為關(guān)鍵的兩種形式,檔案管理能夠?qū)⒄Z(yǔ)言交流的口語(yǔ)化變得更為簡(jiǎn)潔、高效,使得語(yǔ)言交流超越時(shí)間和空間的限制,在檔案管理過(guò)程中提供知識(shí)的交流途徑,為知識(shí)傳播提供一個(gè)更為持久、可靠的平臺(tái)。綜上所述,重視檔案管理與知識(shí)管理之間的互動(dòng)關(guān)系及同異之處,并且充分發(fā)揮二者的和諧互動(dòng)屬性能夠有效推動(dòng)二者的共同發(fā)展進(jìn)步。
作者:胡瀛瀅 單位:吉林省體育運(yùn)動(dòng)學(xué)校
參考文獻(xiàn):
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2、各施工單位在開(kāi)工前,施工現(xiàn)場(chǎng)必須配合合格、齊全的管理人員、建立完善的質(zhì)量、進(jìn)度保障體系,且必須有經(jīng)甲方審查批準(zhǔn)的總體施工組織設(shè)計(jì)和各項(xiàng)專項(xiàng)施工方案;未有針對(duì)性的施工組織設(shè)計(jì)不能開(kāi)工。
3、在施工過(guò)程中,工地上的負(fù)責(zé)人和技術(shù)人員必須向工人進(jìn)行認(rèn)真的技術(shù)交底,并存有相應(yīng)的文字記錄待查。
4、建筑物在開(kāi)挖之前,施工單位必須向甲方提供《放線記錄》,經(jīng)甲方現(xiàn)場(chǎng)代表復(fù)核字認(rèn)可后方可開(kāi)挖。
5、分部分項(xiàng)工程隱蔽驗(yàn)收必須嚴(yán)格執(zhí)行“三檢”制度,經(jīng)施工單位自檢合格后,于正式驗(yàn)收前24小時(shí)通知甲方和監(jiān)理,并提供有關(guān)合格的資料,驗(yàn)收合格并簽字后方可進(jìn)行隱蔽。經(jīng)施工單位進(jìn)行“三檢”后的驗(yàn)收項(xiàng)目,在甲方、監(jiān)理檢查過(guò)程中若發(fā)現(xiàn)三處以上不合格的有權(quán)不予驗(yàn)收,同樣情況出現(xiàn)三次以上的有權(quán)要求更換管理人員。
6、施工單位在驗(yàn)收合格后嚴(yán)禁對(duì)合格部分做任何改動(dòng),一經(jīng)發(fā)現(xiàn)必須進(jìn)行重新驗(yàn)收;重要隱蔽部位應(yīng)通知質(zhì)量監(jiān)督和設(shè)計(jì)單位共同參加驗(yàn)收。
7、甲方、監(jiān)理對(duì)施工質(zhì)量有疑問(wèn),而要求施工單位復(fù)測(cè)時(shí),施工單位應(yīng)于積極配合。對(duì)隱蔽工程提出質(zhì)量疑問(wèn)要求重新檢驗(yàn)的,無(wú)論建設(shè)單位是否進(jìn)行驗(yàn)收,施工單位都應(yīng)按要求進(jìn)行剝離或開(kāi)孔,并在檢驗(yàn)后重新覆蓋或修改。檢驗(yàn)合格的,建設(shè)單位承擔(dān)由此發(fā)生的全部費(fèi)用并應(yīng)順延工期。檢驗(yàn)不合格的,施工單位承擔(dān)發(fā)生的全部費(fèi)用,工期不予順延。
8、關(guān)鍵工序施工完畢后,須經(jīng)監(jiān)理、甲方代表驗(yàn)收合格簽字后(施工單位應(yīng)在驗(yàn)收前向甲方及監(jiān)理提交三檢記錄、施工交底記錄等資料),方可進(jìn)行下道工序施工,直至確認(rèn)該部分工程合格為止。
9、混凝土澆筑過(guò)程中除必須有值班工長(zhǎng)外,還必須保證每個(gè)工種(如水、電、模板、鋼筋等)有人值班。
10、為保證施工質(zhì)量,施工難點(diǎn)以及容易發(fā)生的質(zhì)量通病的地方,施工單位應(yīng)先報(bào)施工方案經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn),建設(shè)單位可根據(jù)實(shí)際情況要求施工單位做施工樣板(包括砌體、抹灰、涂料、門窗安裝、防水、瓷片等),樣板經(jīng)甲方驗(yàn)收合格后施工單位可按照樣板進(jìn)行大面積施工;砌體工程開(kāi)始后,施工單位應(yīng)按建設(shè)單位提供的戶型圖完成砌體和水電定位施工標(biāo)準(zhǔn)間,經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)后可大面積施工。
11、若施工單位多次不按合同約定施工,或違反正常施工程序、施工工藝進(jìn)行野蠻施工,或施工質(zhì)量、安全、環(huán)保等達(dá)不到有關(guān)要求,或施工用材料設(shè)備不合規(guī)定,甲方有權(quán)勒令施工單位暫停施工,施工單位必須立即整改,一切責(zé)任由施工單位負(fù)責(zé)。
12、如因施工單位原因,造成所建房屋面積與施工圖不符,由此產(chǎn)生的相關(guān)責(zé)任與費(fèi)用由乙方承擔(dān)。作為有經(jīng)驗(yàn)的施工單位,施工單位理應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)施工圖紙中明顯錯(cuò)誤或矛盾(如建施圖與結(jié)施圖不符,尺寸錯(cuò)誤,照?qǐng)D施工房屋使用功能明顯不合理等)并及時(shí)告知甲方,若施工單位未及時(shí)發(fā)現(xiàn)而導(dǎo)致費(fèi)用與工期損失概由施工單位承擔(dān)。
13、所有進(jìn)場(chǎng)材料均需提供材質(zhì)合格證明文件進(jìn)行報(bào)審,要求送檢的材料必須經(jīng)當(dāng)?shù)刭|(zhì)量監(jiān)督站認(rèn)可的試驗(yàn)室試驗(yàn)合格后方能應(yīng)用于現(xiàn)場(chǎng),各施工單位應(yīng)提前做好材料的送檢試驗(yàn)工作,并保持相應(yīng)的質(zhì)量記錄待查,屆時(shí)若因未及時(shí)送檢而造成工期延誤的,全部責(zé)任由施工單位承擔(dān)。對(duì)違反上述規(guī)定或雖經(jīng)甲方許可而中途偷梁換柱者,除責(zé)令其返工外,還將處經(jīng)濟(jì)處罰。
一、明確消防安全疏散設(shè)施管理的責(zé)任部門和責(zé)任人,定期維護(hù)、檢查的要求,確保安全疏散設(shè)施的管理要求。
二、安全疏散設(shè)施管理應(yīng)符合下列要求:
1、確保疏散通道、安全出口的暢通,禁止占用、堵塞疏散通道和樓梯間;
2、在使用期間疏散出口、安全出口的門不應(yīng)鎖閉;
3、樓梯間的門應(yīng)完好,保證其正常使用;
4、安全出口、疏散門不得設(shè)置門檻和其他影響疏散的障礙物,且在其1.4m范圍內(nèi)不應(yīng)設(shè)置臺(tái)階;
5、消防應(yīng)急照明、安全疏散指示標(biāo)志應(yīng)完好、有效,發(fā)生損壞時(shí)應(yīng)及時(shí)維修、更換;
6、消防安全標(biāo)志應(yīng)完好、清晰,不應(yīng)遮擋;
7、安全出口、公共疏散走道上不應(yīng)安裝柵欄、卷簾門;
8、窗口、陽(yáng)臺(tái)等部位不應(yīng)設(shè)置影響逃生和滅火救援的柵欄如必須設(shè)置時(shí),應(yīng)有從內(nèi)部易于開(kāi)啟的裝置;
9、各樓層的明顯位置應(yīng)設(shè)置安全疏散指示圖,指示圖上應(yīng)標(biāo)明疏散路線、安全出口、人員所在位置和必要的文字說(shuō)明;
消防設(shè)施、器材管理制度
一、消防設(shè)施、器材管理應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人,消防設(shè)施的檢查內(nèi)容和要求,消防設(shè)施定期維護(hù)保養(yǎng)的要求。
二、消防設(shè)施管理應(yīng)符合下列要求:
1、消火栓應(yīng)有明顯標(biāo)識(shí);
2、室內(nèi)消火栓箱不應(yīng)上鎖,箱內(nèi)設(shè)備應(yīng)齊全、完好;
3、室外消火栓不應(yīng)埋壓、圈占;距室外消火栓、水泵接合器2.0m范圍內(nèi)不得設(shè)置影響其正常使用的障礙物;
4、不得影響室內(nèi)消火栓、滅火劑噴頭、機(jī)械排煙口和送風(fēng)口、自然排煙窗等消防設(shè)施的正常使用;
5、應(yīng)確保消防設(shè)施和消防電源始終處于正常運(yùn)行狀態(tài);需要維修時(shí),應(yīng)采取相應(yīng)的措施,維修完成后,應(yīng)立即恢復(fù)到正常運(yùn)行狀態(tài);
6、按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)定期檢查、檢測(cè)消防設(shè)施,并做好記錄,存檔備查;
7、自動(dòng)消防設(shè)施應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定,每年委托具有相關(guān)資質(zhì)的學(xué)校進(jìn)行全面檢查測(cè)試,并出具檢測(cè)報(bào)告,送當(dāng)?shù)毓蚕罊C(jī)構(gòu)備案。
8、集體宿舍內(nèi)應(yīng)設(shè)置醒目的消防設(shè)施、器材、出口等消防安全標(biāo)志。
馬 東
華通聯(lián)食品安全服務(wù)技術(shù)有限公司首席咨詢師,總經(jīng)理;食品安全管理專家,IRCA ISO9000主任審核員,ISO22000主任審核員,BRC審核員。在大學(xué)從事食品教學(xué)多年并參與多項(xiàng)食品科研工作,擁有11年跨國(guó)食品企業(yè)質(zhì)量管理工作經(jīng)驗(yàn)。
中國(guó)目前的食品安全形勢(shì)是更好了,還是更糟?如果單從技術(shù)角度看,過(guò)去5年,政府的確投入了大量的資金、資源用于食品安全監(jiān)管和資源整合,包括頒布了中華人民共和國(guó)第一部《食品安全法》、整合了監(jiān)管部門的職責(zé)、設(shè)立了風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)等,食品安全形勢(shì)應(yīng)該是比以往更好了。但如果從近年社會(huì)熱點(diǎn)調(diào)查結(jié)果看,食品安全問(wèn)題一直排在公眾最關(guān)注的問(wèn)題之首,形勢(shì)似乎更糟了。
日趨完善的法規(guī)體系,公眾對(duì)食品安全問(wèn)題零容忍的態(tài)度,已經(jīng)開(kāi)始讓食品經(jīng)營(yíng)者如坐針氈、備感壓力,卻又不知道如何才能避免或減少食品安全問(wèn)題給企業(yè)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。
中國(guó)經(jīng)濟(jì)已經(jīng)開(kāi)始由長(zhǎng)期以來(lái)的高速、粗放、低效的發(fā)展模式,轉(zhuǎn)向穩(wěn)健、精益、高效的可持續(xù)發(fā)展模式,行業(yè)也進(jìn)入整合、并購(gòu)的階段。而任何的食品安全問(wèn)題,都可能導(dǎo)致企業(yè)面臨被淘汰的危險(xiǎn),三鹿事件已經(jīng)為食品經(jīng)營(yíng)者們敲響了警鐘。
這次北京華通聯(lián)食品有限公司與法國(guó)船級(jí)社合作,分別在廣州、香港與國(guó)內(nèi)外知名食品企業(yè)的質(zhì)量、技術(shù)經(jīng)理,通過(guò)研討會(huì)的方式分享關(guān)于管理體系有效性驗(yàn)證、供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)管理等國(guó)際先進(jìn)的信息與經(jīng)驗(yàn)。
食品安全管理技術(shù)已經(jīng)成為食品經(jīng)營(yíng)者最為關(guān)注的問(wèn)題之一。如何建立一套適合行業(yè)特點(diǎn),方便一線員工可操作、可持續(xù)、可改進(jìn)的食品安全管理體系,是中國(guó)食品企業(yè)在未來(lái)10年生存、發(fā)展的關(guān)鍵。中國(guó)大部分食品企業(yè)在推行食品安全管理體系時(shí),仍是通過(guò)認(rèn)證來(lái)確認(rèn)管理體系的符合性,但食品安全的管理更需要體現(xiàn)它的有效性。因此,在評(píng)判體系有效性時(shí),需要對(duì)管理的“效用”與“效率”進(jìn)行評(píng)價(jià),不僅僅需要達(dá)到管理的目的,同時(shí)要考慮管理的成本。
許多管理者認(rèn)為,食品安全管理是成本而非增值。如果對(duì)食品安全管理體系的實(shí)施過(guò)程,只能做到符合性確認(rèn),而非有效性驗(yàn)證。管理過(guò)程中所產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)、證據(jù)就很難用于關(guān)鍵流程梳理與優(yōu)化,所制定的改進(jìn)目標(biāo)、指標(biāo)也很難與效率掛鉤,這也是為什么有些管理者將食品安全管理看做成本而非增值的原因。
這次研討會(huì)另外一個(gè)主題是供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)管理。自2005年蘇丹紅事件以來(lái),每年中國(guó)都會(huì)發(fā)生大規(guī)模的食品安全事件,如,三聚氰胺、瘦肉精、皮鞋膠囊等,都是與上游供應(yīng)商所提供的食品原料相關(guān)。食品安全是由整個(gè)食品鏈來(lái)保障的,供應(yīng)鏈(商)的風(fēng)險(xiǎn)往往會(huì)波及到下游企業(yè),直至零售行業(yè)。
但中國(guó)本土企業(yè)在供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)管理方面,仍處于起步階段,主要表現(xiàn)在:一是沒(méi)有將采購(gòu)策略與供應(yīng)商管理進(jìn)行有效的整合;二是沒(méi)有基于風(fēng)險(xiǎn)策略的供應(yīng)商評(píng)價(jià)系統(tǒng);三是供應(yīng)商評(píng)估人員能力參差不齊。
國(guó)際標(biāo)桿企業(yè)在供應(yīng)商管理方面,已經(jīng)“由簡(jiǎn)單貿(mào)易,向長(zhǎng)期合作轉(zhuǎn)變;由滿足價(jià)格,向共享信息轉(zhuǎn)變;由單純供給,向業(yè)務(wù)聯(lián)盟轉(zhuǎn)變;由注重檢查,向管理分享轉(zhuǎn)變;由關(guān)注成本,向價(jià)值鏈開(kāi)發(fā)轉(zhuǎn)變;由繁瑣記錄,向電子化系統(tǒng)轉(zhuǎn)變;由單一部門,向跨部門團(tuán)隊(duì)轉(zhuǎn)變?!?/p>
企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力是通過(guò)整個(gè)價(jià)值鏈管理實(shí)現(xiàn)的,如何由“買賣關(guān)系”向“合作關(guān)系”轉(zhuǎn)化,是中國(guó)本土企業(yè)需要學(xué)習(xí)的地方。實(shí)際上,食品安全要素在供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)管理中只是諸要素之一,其他要素還包括,關(guān)系、能力、應(yīng)變、技術(shù)、財(cái)務(wù)等等。面對(duì)如此之多的風(fēng)險(xiǎn)要素,如何選擇合適的供應(yīng)商及評(píng)價(jià)方法尤為重要。這就是為什么供應(yīng)商管理一定要涵蓋在采購(gòu)策略中的原因了。
建立食品安全預(yù)警機(jī)制 刻不容緩
張簽名
現(xiàn)任中國(guó)食品工業(yè)協(xié)會(huì)食品物流專業(yè)委員會(huì)副會(huì)長(zhǎng)、中國(guó)冷鏈物流聯(lián)盟總顧問(wèn)、食品安全物聯(lián)網(wǎng)主編。曾先后擔(dān)任《中國(guó)食品報(bào)》新聞部副主任、總編室副主任,《中國(guó)食品工業(yè)》雜志社執(zhí)行總編輯等職務(wù)。
如何避免或減少重大食品安全事故的發(fā)生,靠監(jiān)管和事后處理均不是最佳選擇。而我國(guó)目前對(duì)于食品安全的監(jiān)管理念,似乎還只是以這兩種選擇為主,即頭疼醫(yī)頭、腳疼醫(yī)腳,按下葫蘆起來(lái)瓢。三鹿牛奶出了大問(wèn)題了,政府和全社會(huì)對(duì)乳業(yè)的安全生產(chǎn)上升到了前所未有的高度;肉類又出問(wèn)題了,政府和全社會(huì)對(duì)食品安全的注意力又被集中到了肉類行業(yè),又是“高度重視、齊抓共管”。
凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢。諸如此類的此起彼伏、你方唱罷我登場(chǎng)式的食品安全大戲,人們看得都有點(diǎn)煩了。當(dāng)然,亡羊補(bǔ)牢也不是一點(diǎn)不管用,但為什么不能事先就發(fā)現(xiàn)征兆,向全行業(yè)發(fā)出行業(yè)預(yù)警,并預(yù)測(cè)下一個(gè)可能會(huì)出現(xiàn)重大安全事故的是哪個(gè)行業(yè)以及最可能發(fā)生的事故是什么?也就是由政府主管部門牽頭,組織社會(huì)檢測(cè)機(jī)構(gòu),如食品安全物聯(lián)網(wǎng)等全國(guó)各地、各級(jí)食品安全溯源和監(jiān)管平臺(tái),建立起一個(gè)全國(guó)范圍的從上而下的食品安全行業(yè)預(yù)警機(jī)制,從而未雨綢繆,盡可能遏制食品安全的苗頭,豈不是更好?
食品安全行業(yè)預(yù)警機(jī)制的建立,雖有難度但并非做不到。俗話說(shuō):“山雨欲來(lái)風(fēng)滿樓”,”月暈而風(fēng),礎(chǔ)潤(rùn)而雨“,任何事情都有其征兆。
而所謂預(yù)警,就是對(duì)食品安全事故發(fā)生的趨勢(shì)和概率進(jìn)行評(píng)估,對(duì)食品安全的重大隱患進(jìn)行預(yù)警預(yù)測(cè),隨時(shí)監(jiān)控食品生產(chǎn)流通行業(yè),對(duì)一些不正常的現(xiàn)象進(jìn)行全面分析,找出可能發(fā)生事故的隱患所在,有針對(duì)性地對(duì)全行業(yè)敲響警鐘。須知,別人的今天可能就是你的明天。行業(yè)預(yù)警的初衷就是:寧可讓暫時(shí)沒(méi)發(fā)生重大事故的行業(yè)相關(guān)企業(yè)白緊張白忙乎一番,也不希望由于沒(méi)得到事先警示造成重大事故而后悔莫及。
行業(yè)預(yù)警的功效,其實(shí)就是“窺一斑而知全豹”,即根據(jù)具體案例進(jìn)行行業(yè)分析。三鹿奶粉事件就是一個(gè)典型的教訓(xùn)。在事件發(fā)生前,我國(guó)曾出現(xiàn)了“井噴”式的奶業(yè)投資熱,說(shuō)明這個(gè)行業(yè)的利潤(rùn)空間很大。奶業(yè)的擴(kuò)張投資需要大量原奶,而國(guó)內(nèi)卻頻頻出現(xiàn)倒奶、殺?,F(xiàn)象,這說(shuō)明乳制品行業(yè)出現(xiàn)了不正常的情況。分析原因有3條:一是“復(fù)原乳”的泛濫。由于進(jìn)口奶粉的增加,用奶粉生產(chǎn)的還原奶占據(jù)了相當(dāng)?shù)氖袌?chǎng)份額。據(jù)海關(guān)當(dāng)年的統(tǒng)計(jì),2006年我國(guó)共進(jìn)口乳制品34.8萬(wàn)噸,其中奶粉13.6萬(wàn)噸,同比增長(zhǎng)25.8%。這些奶粉相當(dāng)于100萬(wàn)噸原料奶,按奶牛單產(chǎn)4噸計(jì),相當(dāng)于25萬(wàn)頭成年母牛的年產(chǎn)奶量;二是勾兌奶的現(xiàn)象屢屢發(fā)生。這又反映出奶品質(zhì)量在下降,而奶制品在檢測(cè)過(guò)程中又都符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的要求,說(shuō)明奶制品中添加了超出GB 2760規(guī)定的添加劑來(lái)補(bǔ)充奶制品中營(yíng)養(yǎng)成分的不足;三是低于成本價(jià)的銷售,說(shuō)明奶制品的質(zhì)量存在問(wèn)題。通過(guò)以上分析,如果當(dāng)時(shí)能給行業(yè)及時(shí)提醒,也許結(jié)果會(huì)不一樣。
具體而言,預(yù)警機(jī)制的功能包括3個(gè):一是預(yù)警功能,即通過(guò)確定一系列預(yù)警指標(biāo)及判別標(biāo)準(zhǔn)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)食品安全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。首先通過(guò)食品加工企業(yè)的一些經(jīng)濟(jì)指標(biāo)測(cè)算出食品安全的風(fēng)險(xiǎn)值,其次通過(guò)一系列的參考監(jiān)控指標(biāo)衡量風(fēng)險(xiǎn)狀況。二是實(shí)時(shí)監(jiān)控功能,即通過(guò)各地方質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)實(shí)行實(shí)時(shí)監(jiān)控,對(duì)食品加工的變動(dòng)趨勢(shì)做出分析評(píng)價(jià)。三是風(fēng)險(xiǎn)預(yù)算功能,即依據(jù)行業(yè)動(dòng)態(tài)、利潤(rùn)分析、行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)確定可能發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的概率,以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,抑制風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。
那么,如何才能建立起一套行之有效的食品安全預(yù)警機(jī)制呢?筆者綜合業(yè)內(nèi)專家看法,歸納為出下幾個(gè)方面:
一是建立專門的分析預(yù)警部門和實(shí)施預(yù)警情報(bào)統(tǒng)計(jì)報(bào)告制度,建立健全情報(bào)信息網(wǎng)絡(luò),廣泛搜集情報(bào),拓寬情報(bào)信息來(lái)源,做好情報(bào)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)性工作,通過(guò)各級(jí)質(zhì)監(jiān)部門對(duì)市場(chǎng)行情進(jìn)行監(jiān)控分析,將發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及分析結(jié)果,定期上報(bào)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)及匯總,找出不安全因素,及早處理。