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隨著財政部《關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》的正式出臺,管理會計的改革不斷深入,在企業(yè)中的地位顯著提升。同時,互聯網的飛速發(fā)展推動了企業(yè)的組織變革,促使會計工作從分散式的獨立核算模式向集中式的財務共享模式轉變,對管理會計職能的有效發(fā)揮起到了重要的作用。因此,探討財務共享服務中心的建設對管理會計改革的推進有著重要作用。
一、財務共享模式內涵
財務共享服務就是將信息技術作為企業(yè)財務流程處理的基礎,把組織結構的合理配置、相應流程的規(guī)范、提高流程效率、減少運營成本的支出以及創(chuàng)造價值作為最終目標,站在市場視角上為企業(yè)客戶提供專業(yè)化服務,進而對企業(yè)進行有效的分布式管理模式。
二、建設過程
財務共享服務要想順利發(fā)揮作用通常要經歷以下組建過程:
1.財務共享服務中心的先期評估。財務共享服務中心模式雖然能夠為企業(yè)集團帶來大量優(yōu)勢,但并非適用于所有集團。因為要使其有效運行必需擁有強大的信息系統、良好的管理模式和高質量的員工素質作為技術支撐。此外,財務共享服務中心模式涉及到先前的管控模式、職責分工、財務流程、作業(yè)方式的一系列轉變和優(yōu)化,是一項復雜的系統工程。因此,在決定是否采用該模式時企業(yè)需要根據自身狀況,謹慎思考,進行先期評估工作,這樣一來,就能充分了解自身條件,?楣菇ü蠶矸?務中心打下基礎。
2.財務共享服務中心的設計規(guī)劃。作為建設和實施財務共享服務中心的關鍵,規(guī)劃財務共享服務中心需要確定怎樣合理配置企業(yè)資源并涉及到以下具體步驟:首先,分考慮各方面因素確定共享服務中心的地址;其次,確定共享服務中心的規(guī)模;最后,就建設項目進行投資收益分析,制定財務共享中心的建設規(guī)劃。
3.建設實施。通過上面的步驟,項目團隊需要按照之前的工作成果和要求,具體進行財務共享服務中心的建設和實施工作。具體包括:規(guī)劃財務共享服務中心流程及架構,制定詳細的關鍵績效考核指標;實施建設財務共享服務中心;做好過渡期的相關工作及人員轉移。
4.財務共享服務中心的運營管理。在完成了工作轉移以后,就要正式進入財務共享服務中心的運營階段。此時,管理團隊應認真執(zhí)行之前的業(yè)務流程服務等級協議,保證服務中心運營穩(wěn)定。
三、建設中面對的問題
財務共享服務中心的建立有很多益處。然而,在建設過程中,依然面臨很多方面的問題。
1.系統安全性問題。財務共享服務中心的建設涉及到信息系統的建設,必然會產生數據的頻繁交互傳輸,內容中不免涉及到公司的一些機密信息,而且,由于數據集中化處理,信息處理量必然激增,由于信息時代網絡技術的發(fā)展,黑客及病毒入侵風險不可避免,一旦信息系統遭受破壞,將會給企業(yè)集團帶來不可估量的損失。
2.財務人員職能轉變困難。在財務共享服務中心建立的過程中,必然涉及企業(yè)內部組織結構的變革和業(yè)務流程的改進。其中必然包括財務部門職能變革,也將會涉及到財務人員的再分工,即財務人員轉型問題。在這個過程中,財務人員需要重新熟悉業(yè)務流程,接受新的系統,難免會產生不適應,從而影響操作的穩(wěn)定性。此外,財務共享模式也將使財務從簡單的會計核算向以業(yè)務運營管控和價值鏈創(chuàng)造的方向發(fā)展。財務人員在職能轉變過程中有可能出現不能適應財務共享服務模式所提出的新的要求。這些都是財務共享服務模式面臨的問題。
3.信息系統維護成本極大提高。為了使財務共享服務中心穩(wěn)定運行,需要指派專人負責設計財務共享中心的信息管理模式及提升信息系統管理功能,而這些方面都會產生大量的花費,甚至有可能給企業(yè)造成負擔。這些巨額成本投入一旦不能得到預期的回報,將會給企業(yè)帶來巨大的損失。
四、解決建議
面臨上述困難,企業(yè)要想使財務共享服務中心達到預期的效果,有必要采取一定的防范措施。
1.推進系統安全性建設,嚴格控制訪問權限的管理。財務共享通過標準化處理提高流程運行效率,最終為企業(yè)創(chuàng)造利益價值。所以要想該模式的有效發(fā)展,就必須要保證數據信息的可靠性。那么,就要對數據的訪問權限進行確定。在共享財務服務中心中,許多內部數據可以共享,但對于內部的一些機密數據,在共享過程中可能會面臨被竊取和篡改的可能,對于這些數據,就需要設置訪問權限,提高信息的安全性;同時,還要加強對數據使用者的管理,盡量避免由于人為原因導致的數據的泄露和相關操作不當的風險。
2.加強財務人員的培訓。在共享服務中心運行的過程中,難免會涉及到人員職能的更新,此時,就必須要加強對員工的培訓,使員工盡快適應新的系統,提高運行效率。而且,在共享服務中心后續(xù)運行階段,有必要對員工進行持續(xù)指導,以維持系統運行的有效性。
關鍵詞:財務共享服務中心;挑戰(zhàn);服務
企業(yè)在發(fā)展的過程中逐漸認識到財務管理的重要性,而財務共享服務中心不僅能夠控制企業(yè)在財務上的風險,還能夠讓企業(yè)迅速的達到市場發(fā)展的要求,而企業(yè)人員在財務共享服務中心的建立過程中也會不斷地完善自身的技能,使其在企業(yè)發(fā)展中創(chuàng)造更多的價值,以此提高企業(yè)的競爭能力。
一、建立財務共享服務中心的必要性
(一)有助于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標的實現
財務共享服務中心的建立能夠在很大程度上完善企業(yè)的財務戰(zhàn)略目標,所以財務共享服務中心為企業(yè)提供了更多的發(fā)展機會。眾多的國內企業(yè)都采用了財務共享服務中心的模式,在模式運轉的過程中也建立了更多的財務管理框架,使傳統松散的財務管理變得更加統一。伴隨著企業(yè)的成長,也為企業(yè)自身創(chuàng)造了更多的價值,讓其在市場中擁有更高的地位。
(二)有助于財務戰(zhàn)略進行轉型
企業(yè)想在發(fā)展過程中實現財務的戰(zhàn)略轉型,這需要企業(yè)能夠提升整體財務職能的定位,并使財務的地位得到提升,讓財務的權利得到擴大,因為財務部門不僅僅是企業(yè)的命脈,同時也是企業(yè)的管理者;再者企業(yè)在建立財務共享服務中心時需要不斷對財務的工作重心進行調整,將工作的重點從處理相關業(yè)務到成為企業(yè)發(fā)展的決策者,這就能夠促進企業(yè)在轉型的過程中主動的去進行業(yè)務與財務的融合。因為財務共享服務中心主要是以財務的運行為主要的方向,所以要在建立的過程中能夠將財務的職能深入到企業(yè)的整體管理模式中,并構建適合企業(yè)發(fā)展的內部格局。目前我國很多企業(yè)都在進行財務戰(zhàn)略的轉型,并借助了財務共享服務中心模式,挖掘了更多財務人員的附加值,讓財務在戰(zhàn)略轉型的過程中能夠快速提升自身的價值。
二、建立財務共享服務中心所遇到的挑戰(zhàn)
(一)財務共享服務中心的定位模糊
很多企業(yè)在建立財務共享服務中心時,都是對實行的情況以及未來的規(guī)劃存在疑惑,不是很了解自己的企業(yè)需要在什么樣的時機實行財務共享服務模式更加適合,導致企業(yè)對財務共享服務中心認識存在不足,就無法做好合理對財務共享服務中心進行定位。這就使企業(yè)運行財務共享服務中心時,想要在過程中進行相應的改善和優(yōu)化都受到了一定的限制,而且在改善的地方也容易出現反彈的情況。因為財務共享服務中心在建立的過程中存在定位模糊的情況,也會導致企業(yè)管理層的管理力度下降。在出現上述情況之下,企業(yè)都要考慮根據自身的情況是否能夠完善定位目標,讓企業(yè)在財務共享服務中心建立的同時推動自身的前進。
(二)財務共享服務中心相互的關系不清楚
在我國很多企業(yè)都建立了財務共享服務中心,而大型的跨國企業(yè)則建立了多個財務共享服務中心,其中較為突出的就是計劃中心、財務交易中心等,企業(yè)這樣進行分配主要就是因為其工作的范圍和功能存在差異,而且在多個財務共享服務中心之間可以建立相應的業(yè)務備份,當企業(yè)在運轉的過程中出現了突發(fā)事情而導致其中一個財務共享服務中心停止,這個時候其它的地區(qū)可以迅速進行工作的承接。但是就現在我國企業(yè)中的財務共享服務中心建立情況來看,財務共享服務中心相互之間存在很多的隔閡,導致業(yè)務運轉達不到企業(yè)發(fā)展的要求,并造成了非常大的影響,而財務共享服務中心相互關系認識的不清楚,也出現在投訴過程中出現推諉的情況,造成整體服務質量下降,工作效率低下,從而影響了企業(yè)的發(fā)展。
(三)無法完善業(yè)務的標準流程
在企業(yè)建立財務共享服務中心的過程中,呈現出的一種狀態(tài)就是財務的運行政策與財務流程存在不統一的情況,在這樣的環(huán)境下建立財務共享服務中心就會出現無法達到標準化流程,進而影響企業(yè)業(yè)務的開展。企業(yè)中財務標準不完善主要表現為:核算標準不統一、成本統計不統一、會計科目不統一等;在企業(yè)中財務運行的流程方面存在很大的漏洞,這樣就使企業(yè)在運行建立財務共享服務中心的過程中出現了阻礙,所以想要能夠建立完善的財務共享服務中心就需要將企業(yè)的財務業(yè)務流程進行標準化,以此推動企業(yè)的發(fā)展。
三、完善財務共享服務中心建設的對策
(一)明確財務共享服務中心的定位
企業(yè)建立財務共享服務中心主要就是為了能夠完善財務的管理,將財務轉型成為能夠適應企業(yè)財務戰(zhàn)略發(fā)展的形態(tài)。在企業(yè)發(fā)展過程中隨著財務共享服務中心的深入建設,財務共享服務中心終究能夠成為企業(yè)運作中重要的戰(zhàn)略服務者。
領先的財務共享服務中心主要突出了服務理念至上的道理,強調的是企業(yè)員工能夠在工作的過程中將卓越的服務理念與個人的發(fā)展前途結合到一起,以此達到財務共享服務中心的高效型,而財務共享服務中心服務內容的深度也是衡量企業(yè)財務共享服務中心建立的主要標準。企業(yè)在建立財務共享服務中心的過程中需要吸取優(yōu)秀的經驗,建立好戰(zhàn)略管理、融資等財務共享服務中心的增值服務。在財務共享服務中心建立的過程中需要經過三個不同的階段:建立、穩(wěn)定、優(yōu)化。在建立階段,需要確定什么樣的工作適合什么樣的服務,并將標準制定下來,這樣就能夠方便共享服務模式;在穩(wěn)定階段,則需要將企業(yè)中財務共享服務中心的服務原則、業(yè)務流程、以及自身的條件進行完善,確保財務共享服務中心的建立能夠逐步進入到穩(wěn)定階段;優(yōu)化階段則需要利用財務共享服務中將企業(yè)中運行的財務精進管理、六西格瑪等先進管理方法相互結合,使企業(yè)產生商業(yè)效益,并為企業(yè)發(fā)展提供完善的戰(zhàn)略。以上綜述,主要體現的是財務共享服務中心在不同階段定位應該有所不同,這樣就能夠讓財務共享服務中心的建立更加全面和完善。
(二)理順財務共享服務中心相互的關系
在企業(yè)建立財務共享服務中心的過程中,首先需要擁有共同的發(fā)展意識和認知,雖然在服務上有功能的區(qū)分,但是財務共享服務中心就是需要全方位為企業(yè)提供服務的,這就需要企業(yè)在建設過程中改變人員的傳統服務觀念,將心態(tài)服務至上的理念貫穿在服務當中。其次,在捋順財務共享服務中心相互關系的過程中,應該明確企業(yè)的管理體制和框架,并有企業(yè)的財務主管人員統一指揮,在服務交叉的部分實行相互銜接并進行扁平化的管理;最后在理順財務共享服務中心相互關系中,應該制定相應的管理監(jiān)督機制,并做出解決應急問題的制度和預案,相互之間應當充分認識雙方的重要性,在遇到問題的時候也應該相互協調并積極的解決問題,以此達到提高企業(yè)服務質量的目的。
(三)統一財務政策和流程
企業(yè)建立財務共享服務中心的前提就是先要統一財務的政策和流程,并建立完善的財務制度。首先,企業(yè)需要通過建立內部的財務制度和流程,并清晰的劃分財務人員的職責,通過系統的管理,鞏固財務制度的實行。而且在財務流程管理上,應該加大對流程的監(jiān)督,將企業(yè)的業(yè)務部門與財務部門的流程進行對照,優(yōu)化兩者的銜接,并統一關聯制度,根據外部和內部的環(huán)境來完善財務部門流程和政策的制訂;其次,因為財務共享服務中心的建立是需要交易與操作流程共存的,而隨著企業(yè)的發(fā)展和財務共享服務中心建立的不斷完善,兩者是需要分開進行管理,所以在針對兩者的約束政策要加大力度,針對資金運營、融資、稅務等方面的內容逐漸的融入到財務共享服務中心建立中,當然這些工作都需要擁有統一的政策和流程,只有這樣才能夠讓企業(yè)在建設過程中形成統一的標準。
四、結語
財務共享服務中心的建立不僅能夠提高企業(yè)的經營規(guī)模,還能夠通過對財務系統的升級達到預防風險的效果,這樣的管理理念在信息化的市場時代取得了非常顯著的效果。對于我國的企業(yè)來說,因為政策環(huán)境與市場發(fā)展差異化的原因,導致信息和管理基礎非常的薄弱,要是不解決定位、關系、標準的問題,直接建立財務共享服務中心可能就會出現企業(yè)發(fā)展滯后的情況。這就需要企業(yè)不斷地完善自身來迎接財務共享服務中心的建立,在企業(yè)運營的過程中,不斷地去創(chuàng)新和實踐,以此達到推動企業(yè)發(fā)展的目的。
參考文獻:
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關鍵詞:財務;共享服務;管控
集團公司于14年7月份組織集團全體財務人員進行了財務共享服務業(yè)務培訓,并于月底成立了財務共享服務中心,下屬各單位會計業(yè)務也陸續(xù)上線,上線后各項經濟業(yè)務的處理有了很大的變化,對企業(yè)職工特別是財務人員充滿了挑戰(zhàn),雖然企業(yè)已經使用了世界上比較流行的先進的管理模式,但大家對于共享服務中心的了解并不多,成立財務共享服務中心的意義究竟是什么,如何利用財務共享服務中心更好的加強財務管控、為企業(yè)服務,需要我們進一步研究。
一、國內外財務共享中心研究現狀
財務共享服務中心(Financial Shared Service Center,簡稱FSSC)是近年來出現并流行起來的會計和報告業(yè)務管理方式。早在1993年,Robed Gunn等人就首先提出了共享服務的概念,認為共享服務是公司試圖從分散管理和少的層級結構中取得競爭優(yōu)勢的一種新管理理念,其核心思想在于提供服務時共享組織的成員和技術等資源。安德魯?克里斯(2001)在其著作《服務共享》一書中指出,企業(yè)經營會面臨很多困難,各經營公司、各部門和運營單位的各位主管及經理應該專注于客戶服務、業(yè)務成長和人員管理,而不應該讓那些瑣碎的財務、信息技術、人員設置及供應等問題去分散精力;服務共享模式可以讓企業(yè)在保持核心功能的同時,最大限度地提高成本效率。哈佛大學教授布賴恩?伯杰倫(2004)在《共享服務精要》中如此定義:共享服務是一種將一部分現有的經營職能集中到一個新的半自主的業(yè)務單元的合作戰(zhàn)略,這個業(yè)務單元就像在公開市場展開競爭的企業(yè)一樣,設有專門的管理結構,目的是提高效率、創(chuàng)造價值、節(jié)約成本以及提高對母公司內部客戶的服務質量。其實這種提供財務服務的業(yè)務單元就是財務共享服務中心(Financial Shared Services Center,縮寫為FSSC)。
20世紀90年代后期,隨著中國經濟的快速發(fā)展,越來越多的跨國公司進駐中國,也帶來共享服務的管理模式。國內也有很多學者在這方面做了研究。 劉漢進(2004)在其論文《共享服務的決策、實施與評價研究》中,對共享服務的作用進行了研究,他認為共享服務是企業(yè)克服組織失靈的一種制度安排,是內部組織的半市場化,是有效利用組織和市場雙重優(yōu)勢的一種組織創(chuàng)新。企業(yè)通過內部共享服務放棄了對運營單位的部分控制權,在組織內部賦予了部分市場屬性。共享服務的作用,在于通過企業(yè)內部不同部門或業(yè)務單元間的組織和資源整合,實現服務共享,從而強化企業(yè)核心競爭力,優(yōu)化資源配置,降低企業(yè)成本,提高管理效率 。
二、施工企業(yè)項目管理模式下成立財務共享服務中心的意義
工程項目往往遠離企業(yè)總部,建設時間跨度大,外界影響因素多,項目人員多為臨時組成,管理水平參差不齊,財務人員從事的工作事項大體相同,缺乏專業(yè)化分工,不利于業(yè)務流程化、核算標準化、也不利于提高工作效率,財務共享服務中心通過業(yè)務流程、規(guī)則進行標準化管理,進行流程優(yōu)化,消除了多余的協調以及重復的非增值的作業(yè),極大的提高了效率,間接的降低了成本。如何利用財務共享服務中心更好管理企業(yè),是施工企業(yè)管理者關心的主要問題。財務共享服務中心實現了法人管項目的目標,利用信息技術加強項目管控,實現項目收益,變得尤為重要。
三、企業(yè)財務控制的目標及意義
財務控制是指對企業(yè)的資金投入及收益過程和結果進行衡量與校正,目的是確保企業(yè)目標以及為達到此目標所制定的財務計劃得以實現?,F代財務理論認為企業(yè)理財的目標以及它所反映的企業(yè)目標是股東財富最大化(在一定條件下也就是企業(yè)價值最大化)。財務控制總體目標是在確保法律法規(guī)和規(guī)章制度貫徹執(zhí)行的基礎上,優(yōu)化企業(yè)整體資源綜合配置效益,厘定資本保值和增值的委托責任目標與其他各項績效考核標準來制定財務控制目標,是企業(yè)理財活動的關鍵環(huán)節(jié),也是確保實現理財目標的根本保證,所以財務控制將服務于企業(yè)的理財目標
在項目管理日益被普遍運用于公司運作的今天,在競爭越來越激烈的市場環(huán)境下,提升項目管理水平已成為企業(yè)生存的基本保證。研究財務控制在項目管理中的運用具有迫切性和重要的現實意義。在項目管理中運用財務控制有助于保護項目各項資產的安全和完整,防止資產流失和損害,但是在一個項目中,成本不超預算、還要取得預期的效果,并按時完成,幾乎是一項無法完成的任務。通常,在項目的運營過程中,由于項目的多樣化、不確定性等諸多因素的存在,使得項目財務管理過程中的會計核算方法、項目預算、項目成本控制等方面都有其特定的要求,因此如何將財務控制貫穿于項目的整個生命周期?如何在執(zhí)行過程中尋求成本、進度和效果之間的平衡?又如何構建一套將項目管理與財務控制有效結合的內控系統?
通過案例分析,理清項目財務管理的具體流程,掌握項目財務管理的有效分析手段與工具,在項目預算、項目成本與項目進度和質量之間摸索出最佳的平衡點,為項目的健康運作和其可見的巨大收益做好鋪墊。
四、在財務共享服務中心管理下如何加強項目財務管控
(一)利用標準化的賬務處理程序,規(guī)避不合理支出
財務共享服務中心運行以來,給人最大的感覺就是規(guī)范化了,大額發(fā)票驗真?zhèn)危缓侠黹_支共享不予以通過,科目赤字自動退回,等等,杜絕了以往財務人員根據個人判斷就能入賬的現象,極大的規(guī)范了會計賬務,標準化的賬務處理,極大的降低了各種風險,每一個經濟業(yè)務參與者,從經濟業(yè)務源頭就考慮到共享能不能通過,如何保證業(yè)務的合法性、規(guī)范性。企業(yè)利用財務共享服務中心這個平臺,在業(yè)務要求上做細致的具體的規(guī)定,就能加強財務管控,比如集團公司推行的保險業(yè)務集中辦理,通過駁回非集團公司集中辦理的保險業(yè)務,就能將以往很難推行的業(yè)務很方便的推行下去。通過對各項業(yè)務的逐漸規(guī)范和收緊,相信將來的經濟業(yè)務將更加規(guī)范化,更好的為企業(yè)管理者服務。
(二)通過公司機關對口部門的參與審批,規(guī)范經濟業(yè)務
目前公司已經設置了人力資源管理崗、子分公司資金審核崗,效果非常明顯的控制了職工工資發(fā)放,以及各種資金支出。實行共享以前,控制項目工資開支一直是上級子分公司的難題,共享上線后,由機關人力資源部門直接參與審批,亂發(fā)工資,亂定工資標準現象沒有了,極大的保護了職工利益,也使得集團公司最近推行的工資改革順利得以實施。資金審核崗按照項目月初上報的資金計劃批復情況控制項目各項支出,使得項目部不再打亂仗,會干的不如會算了,只有通過對各項經濟業(yè)務提前規(guī)劃,做出最合理計劃,才能達到提高經濟效益的目的,保證項目合理資金流。財務共享服務中心是一個開放的系統,項目上級主管單位,完全可以通過增加審批級次,從合同,計價,設備物資采購,支付等各方面加強對項目的管控,切實杜絕項目各項人為風險。
(三)加強財務共享服務中心的配套建設
共享服務中心是一種新型的管理模式,管理者難免過度的依賴共享服務中心對經濟業(yè)務進行控制,但共享服務中心尚無法對經濟業(yè)務的真實性,合理性等進行全面的管控,如果杜絕項目各項不合理開支,有效減少非生產性開支,防止項目效益流失,僅僅依靠財務共享服務中心恐怕還不能解決問題。財務共享服務中心,在表面上規(guī)范了經濟業(yè)務流程,但一項經濟業(yè)務到底合不合理,還需要審批者具有敏銳的判斷力與豐富的項目管理經驗。因此加大對審批者的培訓,提高管理者的業(yè)務素質顯得非常迫切。項目大額開支,工資發(fā)放都由上級主管單位審批,一旦出現問題,項目和上級單位之間責任往往很難界定,只有加大過程中的控制才能更好的管理好項目。
(四)管控和效率相結合
共享服務中心的優(yōu)點非常多,但是從參與者的自身感受來看,有一個最大的弱點就是感覺慢了,一個業(yè)務處理的時間長了,特別是對緊急業(yè)務,基層財務人員更是有苦難言,由于地域和通信方式的限制,管理者也不可能隨時隨地進行審批,遇到月末季末等業(yè)務較多的情況,業(yè)務入池后,也很難找到審核、復核人員,由入池到支付也需要經過很長的時間。目前共享服務中心通過業(yè)務分類,也較好的解決了這一難題,專業(yè)化的分工提高了共享服務中心的效率。項目部人員直接面對經濟業(yè)務,審批環(huán)節(jié)往往較快,目前應提高子分公司審批環(huán)節(jié)的審批效率,特別是民工工資等經濟業(yè)務,部分涉及到審批過程中統計數據的業(yè)務,甚至可以采用先審批再統計的辦法,加快業(yè)務流程。
(五)加大項目網絡建設,提高共享服務中心系統的質量
共享服務中心依靠的是大型數據處理系統,以及高速的網絡,兩者缺一不可。由于技術方面的限制,項目在使用共享服務中心處理業(yè)務過程中,難免出現卡,慢。圖像難上傳等等情況,最嚴重是甚至系統癱瘓,無法處理業(yè)務,因此要想利用共享服務中心更好的管控項目,還需要有一個高速的,穩(wěn)定的共享服務中心,只有這樣才能讓從業(yè)者更好的感受到它的價值,更認真的對待經濟業(yè)務。
(六)加強基層財務人員職能轉換,提高經濟業(yè)務質量
共享服務中心實施到目前已經一年了,但是項目財務會計的工作量并沒有得到解放,更有甚者反而比以前更加忙碌了,比如緊急業(yè)務需要及時通知領導審批,被共享中心駁回的業(yè)務需要及時補充資料,有的需要書寫說明,或者找公司領導備案,到了月末,季末各種需要上報的報表、計劃等資料更是數不勝數,大家有一個共同的特點就是感覺到了累。大型鐵路項目一個月的單據平均都在300份左右,由于提單人各異,知識和認知不盡相同,在科目選擇,摘要書寫方面存在不規(guī)范,不一致現象,財務人員每天面臨大量單據也不能保證一一糾正,經常發(fā)現有的單據審批通過了,單據也生成了,但是卻有問題。通過共享服務中心的建設,對項目財務人員也應進行更加專業(yè)化的分工,增設報表崗,或者將報表業(yè)務收歸共享中心處理,讓項目財務人員投入更多的精力到每一份會計憑證的規(guī)范當中。同時,也要加強項目財務人員培訓,提高經濟業(yè)務質量,加強項目管控。
(七)合理利用共享服務中心,建立好各項經濟業(yè)務流程,明確項目責任
共享服務中心從財務流程上做了很好的規(guī)范,但是各項經濟業(yè)務從發(fā)生到進入共享平臺還有相當的流程,只有做好流程源頭的控制,才能保證經濟業(yè)務的更加規(guī)范。另一方面,共享服務中心里參與審批的人增加了,相關業(yè)務人員難免放松警惕,審批流于形式,因此建立審批責任制度建設顯得尤為重要。
共享服務中心是一個新生事物,但是他在茁壯成長,已經表現出了強大的生命力,是我們在企業(yè)管理中看到了希望,愿共享服務中心建設的更加完善,更好的為企業(yè)騰飛插上翅膀。
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【關鍵詞】戰(zhàn)略轉型;財務共享服務;中國電信;案例
一、中國電信的戰(zhàn)略轉型需要財務管理實施財務共享服務
中國通信產業(yè)發(fā)展迅速,但中國電信作為傳統的通信運營商卻發(fā)展緩慢,傳統話音業(yè)務日益萎縮、市場份額和業(yè)務收入方面增長緩慢,只有實施戰(zhàn)略轉型才是唯一出路。2005年,中國電信王曉初總經理提出了由傳統基礎網絡運營商向綜合信息服務提供商的戰(zhàn)略轉型策略,通過實施固網智能化改造、智能光網絡、寬帶及IPTV應用、號碼百事、通商務領航模式等措施,使寬帶接入、話音增值以及綜合信息應用正在成為中國電信轉型的三大拉動力,實現了以轉型業(yè)務促進收入增長,以轉型業(yè)務保存量、以轉型業(yè)務搶占未來制高點的目標,戰(zhàn)略轉型經初見成效。2009年1月,中國電信獲得CDMA2000第三代移動通信牌照,實現了通信業(yè)務的全業(yè)務運營,更加快了從傳統基礎固網運營商轉變?yōu)楝F代綜合信息服務提供商。在移動互聯網為核心的競爭時代,中國電信提出在前幾年轉型的基礎上,推進適應移動互聯網時展要求的綜合競爭能力的第二次戰(zhàn)略轉型。要實現二次轉型,推進組織架構由固網分散經營向全業(yè)務集約運營轉變成為必然,精細化管理的集約運營模式要求在財務管理方面實現財務體系、資源配置的優(yōu)化,實施財務轉型,建立財務共享服務中心就成為必然選擇。
二、財務共享服務在中國電信戰(zhàn)略轉型的作用和價值
共享服務中心源于20世紀80年代的西方發(fā)達國家,90 年代開始推廣,21世紀初加快了推廣步伐。Bryan Bergeron在《共享服務精要》一書中給出了共享服務的定義:共享服務是一種將一部分現有的經營職能集中到一個新的半自主的業(yè)務單元的合作戰(zhàn)略,這個業(yè)務單元就像在公開市場展開競爭的企業(yè)一樣,設有專門的管理結構,目的是提高效率、創(chuàng)造價值、節(jié)約成本以及提高對內部客戶的服務質量。該業(yè)務單元就叫共享服務中心。財務服務共享是共享服務最主要的內容之一。財務共享服務中心(Finance Shared Services Center,以下簡稱FSSC)作為一種集中式的財務管理模式,適用于規(guī)模大、分支機構多、經營相對單一,業(yè)務規(guī)則流程可以標準化,總部對財務集中、風險管理要求較高的企業(yè)。中國電信歷經多年的發(fā)展,公司分支機構遍布全國和海外、組織結構龐大復雜,業(yè)務流程冗長、人員不斷增長,財務運營成本不斷增加。實行財務共享服務可以將重復性高并且可標準化、流程化的業(yè)務集中到一個新的組織機構(FSSC)中予以統一規(guī)范處理,達到提高效率、創(chuàng)造價值、節(jié)約成本以及提高對內部客戶服務質量的目的。實施財務共享服務不但可以提升企業(yè)財務的綜合價值,更會推動企業(yè)的轉型進程。
自20世紀80年代初美國福特公司建立了全球第一個財務共享服務中心(Financial Shared Service Center,簡稱FSSC)以來,財務共享服務中心如雨后春筍般在國內外大型企業(yè)集團興起。到2008年底,美國財富500強中有86%的企業(yè)都建立了財務共享服務中心。近幾年,財務共享服務也逐漸在我國華為、中興通訊、萬科等越來越多的企業(yè)中得以推廣和應用。建立財務共享服務中心是企業(yè)財務管理模式的創(chuàng)新,它精簡了企業(yè)內部財務流程,有效支持了財務職能轉型,徹底將財務人員從重復性勞動中解放出來,使財務人員獲得了更廣闊的職業(yè)發(fā)展空間,同時也對財務人員提出了更高要求。
一、財務共享服務支持財務職能轉變
隨著經濟的發(fā)展,企業(yè)競爭日益加劇,企業(yè)的經營理念和經營模式不斷創(chuàng)新,傳統財務工作的職能也在不斷由記賬、算賬、報賬為主拓展到內部控制、投融資決策、價值鏈管理、戰(zhàn)略規(guī)劃等高端管理領域。與此同時,信息技術的發(fā)展也為財務職能的拓展和轉型提供了技術支持。財務共享服務是一種以信息技術為依托的新的財務管理模式,它將企業(yè)易于實現標準化和流程化的、大量重復的會計核算從分散的業(yè)務部門抽出,集中到一個新的獨立運營的業(yè)務單元,即通過在財務共享服務中心進行流程再造、標準化和集中處理來提升業(yè)務處理效率,進而降低成本、加強管控,最終提升集團整體的財務管理水平。近年來,財務共享服務中心已成為引領財務變革的重要風向標,它有效支持了傳統財務職能的轉變。
(一)從交易處理向決策支持轉型
財務共享服務中心建立以前,企業(yè)管理層只能通過財務部門提供的報表被動接受企業(yè)的經營結果,無法進行有效的事前預算和事中控制。財務共享服務中心建立后,企業(yè)的財務核算集中到財務共享服務中心統一處理,財務體系由此被劃分為集團共享財務、戰(zhàn)略財務和經營財務三部分:共享財務負責財務會計與交易處理;戰(zhàn)略財務負責財務管理;經營財務負責管理會計工作。在這樣的財務體系重分類下,共享財務?⒋蟠蠼檔筒莆窆ぷ韉腦俗鞒殺荊?提升核算效率和質量;戰(zhàn)略財務將在集團統籌和管控上起到決策支持作用;經營財務則更加貼近業(yè)務實際,對業(yè)務提供更大的支撐與服務。三方聯動,財務的價值創(chuàng)造能力不斷增強。
除了財務工作體系重分類對財務職能轉變的促進作用,財務共享服務系統也為財務職能轉變提供了技術上的可行性。具體而言,財務共享服務中心以統一的業(yè)務流程、技術與數據口徑集中處理大量交易,保證了財務流程的標準、規(guī)范和高效,從而能夠為財務管理提供更專業(yè)的數據支持,提高決策質量。
(二)從財務管控向創(chuàng)造客戶價值轉型
傳統企業(yè)財務工作的內部服務對象是企業(yè)管理層,并通常采用會計集中核算等財務管控方式來確保管理目標的實現。財務共享服務不再局限于前者的資源集中管控與成本降低,而是通過整合企業(yè)之前分散進行的具有重復性、同質性和低附加值的業(yè)務活動,從而使企業(yè)財務部門能夠集中精力處理核心業(yè)務,根據市場和客戶需求向客戶提供更專業(yè)化的服務,即財務共享服務除加強集團財務管控與降低成本外,更有助于提高客戶滿意度。這也是企業(yè)財務職能轉變的一個重要方面,即由“財務管控”轉型為“創(chuàng)造客戶價值”。
事實上,以財務共享服務中心建設來實現財務工作由“財務管控”向“創(chuàng)造客戶價值”轉型,與卡普蘭(Robert S.Kaplan)和諾頓(David P.Norton)提出的平衡計分卡的理念不謀而合。在平衡計分卡中,既包括財務指標(如預算額等),又包含了非財務指標(如客戶滿意度等),通過財務指標與非財務指標的平衡,將企業(yè)的戰(zhàn)略目標轉化為日常行動;而財務共享服務中心建設則使財務工作由傳統的為管理層實現財務管控服務轉向滿足客戶需求、為股東創(chuàng)造價值成為可能。
二、財務職能轉變促進財務人員角色轉換
財務共享服務在有效支持財務職能轉變的同時,也對財務人員的傳統工作形成了沖擊。財務人員必須盡快從傳統的思維模式中跳出來,實現新形勢下的角色轉換。
(一)從“賬房先生”到“軍師參謀”
企業(yè)實現財務共享服務以前,財務人員一直在幕后充當賬房先生的角色,其工作一般局限在會計核算范疇內,如成本費用、應收應付、職工薪酬核算等,并通過財務報表向管理層反映企業(yè)的經營情況。其弊端是:一方面,財務人員對企業(yè)業(yè)務了解少,造成財務數字與業(yè)務脫節(jié);另一方面,由于財務人員未參與到企業(yè)一些重要決策的制定過程中,缺少了CFO這位副駕駛的“保駕護航”,CEO作出決策時可能會偏離軌道,不利于企業(yè)整體戰(zhàn)略目標的實現。
在財務共享服務下,財務人員可以通過大數據對企業(yè)各個經營環(huán)節(jié)作出合理的預測、分析和報告,從而為公司制定發(fā)展戰(zhàn)略提供可靠的財務數據支持,并通過預算控制實現其“保駕護航”作用。顯然,財務人員作為“軍師參謀”為公司實現戰(zhàn)略目標提供了財務可行性支持和預算保障,有助于協助企業(yè)管理層及時對市場變化作出反應,推動企業(yè)實現目標和愿景。
(二)從“命令服從者”到“主動參與者”
傳統的財務工作是被動、服從式的:按照已發(fā)生的業(yè)務被動地記賬、算賬、報賬;按照已生成的報表被動地進行事后的數據分析;按照管理層的指令被動地進行財務管控、資金籌集與運作等。財務共享服務徹底改變了上述狀況,它促使企業(yè)財務體系劃分為共享財務、戰(zhàn)略財務和經營財務三部分,財務人員的角色也隨之轉換為“基本信息提報者”、“戰(zhàn)略支持者”和“業(yè)務合作伙伴”。具體而言,分流到共享中心的基本信息提報者將進行財務會計范疇內的業(yè)務處理或負責系統運行與維護等工作,他們將通過財務共享中心整合互聯網資源,打造云端管理模式,為集團提供高效率高質量的會計服務[ 1 ]。分流到總部或子公司的財務人員則從會計基礎核算等低附加值的作業(yè)勞動中解放出來,其中一部分扮演戰(zhàn)略支持者的戰(zhàn)略財務人員將工作重心轉移到財務政策研究、財務資源規(guī)劃、資金運籌和風險防控等方面,另一部分扮演業(yè)務合作伙伴的經營財務人員則不斷向業(yè)務前端延伸拓展,發(fā)揮管理會計職能,從產品設計研發(fā)、采購、生產以及整個價值鏈進行財務洞察,發(fā)現業(yè)務中的改善空間,為業(yè)務發(fā)展提供決策支持,實現業(yè)?融合、協調共進。可見,理想的財務共享中心是一個立體化、全方位的信息系統,主動滲透到企業(yè)的方方面面。
(三)從“資源消耗者”到“價值創(chuàng)造者”
財務共享服務實現之前,每個分支機構都需要配備財務人員處理費用審核、收付款、會計憑證管理等基礎業(yè)務,造成財務機構設置冗余、工作重復、職工薪酬支出占比大等問題,財務部門成了企業(yè)資源的“消耗者”。財務共享服務中心建成后,不僅通過原從事會計核算和資金收付工作人員的轉崗分流節(jié)約了人力成本① [ 2 ],還使財務為公司創(chuàng)造價值成為可能。
現代企業(yè)財務管理已進入價值型財務階段。價值型財務以價值創(chuàng)造為中心,采用財務分析技術和決策模型,并通過財務組織體系的改善和優(yōu)化,將公司戰(zhàn)略落實為具體的經營目標和預算目標,借助預算管理、報告體系和預警機制等手段,保障企業(yè)的可持續(xù)增長,最后以相關的評價機制和激勵機制來激勵管理者和員工不斷追求價值的最大化[ 3 ]。財務共享服務不僅通過IT技術的運用與財務工作體系的重分類提高了對信息的處理效率和服務質量,更使得企業(yè)價值管理的目標能夠用數字體現出來,即財務人員通過大數據分析與財務預測,幫助企業(yè)管理者作出更為明確清晰的財務承諾,并通過全面預算管理保證價值管理目標的實現,由此降低投資者面臨的風險,為投資者樹立信心,提升公司價值。這便是財務為公司創(chuàng)造價值的內在邏輯。
三、財務人員實現角色轉換需具備的素質與能力
正如平衡計分卡四個視角之間的邏輯關系所體現的:企業(yè)的目標是為股東創(chuàng)造價值;而創(chuàng)造股東價值的前提是滿足客戶需求;這就需要根據客戶需求設計最優(yōu)的內部業(yè)務流程;而為了保證內部業(yè)務流程真正優(yōu)秀,必須有配套的人力資源、信息資源和組織資源,即所謂學習與成長視角為支撐??梢姡攧杖藛T為了適應轉型必須具備新的職業(yè)能力,從素質、能力、知識等各方面不斷完善自己。
(一)構建互聯網思維,提高溝通合作能力
財務共享服務實現了財務工作與互聯網的親密接觸,財務人員應順應趨勢,樹立用戶思維、社會化思維和平臺思維等互聯網思維。
用戶思維是指財務人員應確立以客戶為中心的立場,增強服務意識。具體而言,財務人員首先應認真了解和研究客戶需求;其次,讓客戶參與到日常的流程、服務及質量改善活動中;最后,定期梳理歸納為客戶服務過程中出現的問題,討論并提出解決方案,從而使財務共享服務更加貼近客戶需求。
運用社會化媒體如微信等工具有助于財務部門與客戶之間的交互變得更為便利和友好,這便是社會化思維的基本理念。如金蝶集團注重用戶體驗,充分利用移動互聯技術與社會化媒體,推出移動報銷、移動查詢、移動監(jiān)控等服務,為用戶提供了更方便快捷的財務基礎服務,極大提升了客戶的滿意度。
平臺化思維包含兩層含義:一方面,要將財務共享服務中心打造成業(yè)務和財務之間對接、企業(yè)和供應商之間對接、企業(yè)和銀行之間對接的平臺;另一方面,平臺化思維還意味著企業(yè)員工的個人平臺化,具體表現為企業(yè)應鼓勵員工樹立“人人都是CEO”的理念,增強全體員工的責任感,調動全體員工的積極性,增強企業(yè)的向心力。
不難看出,財務共享服務使得財務人員的工作由封閉走向開放,由此也對財務人員的大局意識、服務意識、溝通與合作能力等提出了更高要求。財務人員必須以更加開放的思維主動與其他部門合作,從而促進財務職能的有效發(fā)揮。
(二)搭建復合型知識結構,拓展管理決策能力
在云計劃、大數據與“互聯網+”的時代背景下,財務共享服務正向數據中心、成立獨立運營的財務公司、提供咨詢服務和增值服務等更高級的方向發(fā)展,從而促成了財務“兩化”的實現,即財務人員的非財務化和非財務人員的財務化。
財務人員的非財務化意味著財務人員要從財務部門走出來,主動了解企業(yè)的經營過程,并與業(yè)務管理人員建立合作關系,為公司戰(zhàn)略的制定和執(zhí)行提出建議和支持。非財務人員的財務化意味著各級管理層要掌握一定的財務知識,學會從財務的視角審視管理中遇到的問題。顯然,“兩化”趨勢需要財務人員不僅要系統掌握會計核算、財務管理和信息系統等知識,熟悉財務共享服務中心業(yè)務的操作,還應當具備一定的戰(zhàn)略眼光和決策能力,能夠有效地整合、調動企業(yè)內外部資源。財務人員若達不到上述要求,將有可能被“財務化”的非財務人員所取代。
可見,企業(yè)未來的發(fā)展需要依靠知識復合、能力復合、思維復合的多元化人才,財務人員應當按照上述標準不斷完善自己,在促進公司發(fā)展的同時實現個人價值最大化。
(三)形成專業(yè)化競爭優(yōu)勢,培養(yǎng)工作聚焦能力
會計工作對專業(yè)判斷的倚重較高。傳統意義上的專業(yè)判斷基本上屬于以會計、審計為基礎的經驗型專業(yè)判斷,這種專業(yè)判斷對其他從業(yè)經驗和其他學科知識的依賴性微乎其微。然而伴隨著財務職能的轉變,專業(yè)判斷正從經驗型向專家型轉變[ 4 ],即專業(yè)判斷不僅需要豐富的會計專業(yè)知識,也需要金融、法律、統計、經營、工程等學科的知識和經驗。但人的精力畢竟有限,對某一領域的深入研究需要聚焦在該領域的專門人才。在這種形勢下,財務部門應該成為一個通過不同專業(yè)人員搭配組合實現復合化的高精尖人才資源池,財務人員也需要做到工作聚焦、專業(yè)分層,以更好地融入業(yè)務,為經營決策提供更為專業(yè)的支持,從而實現復合化與專業(yè)化的相輔相成。
關鍵詞:企業(yè);財務共享中心;內控建設;共享模式
1 財務共享模式下內控建設背景與挑戰(zhàn)
(一)財務共享中心模式下內控深化建設背景
2008~2012年,財政部、國資委先后《業(yè)內部控制基本規(guī)范》、《內部控制基本規(guī)范配套指引》和《關于加快構建中央企業(yè)內部控制體有關事項的通知》,明確了央企內部控制體系的基本框架和原則。同時,國資委在央企全面開展以“強基固本、控制風險,轉型升級、保值增值,做強做優(yōu)、科學發(fā)展”為主題的管理提升活動,將內部控制建設作為管理提升的重要組成部分。財務共享模式這一新興財務組織形式對各公司內控工作的組織資源、流程管理、信息化平臺及考核監(jiān)督機制等方面帶來了全新的機遇與挑戰(zhàn),并對各公司內控體系的深層次轉型提升提出了全新課題。結合自身實際情況及充分利用現有各項內控工作成果,積極學習國內外先進財務內控管理經驗,探索財務共享模式下的內控建設創(chuàng)新思路與方法,是推動內控體系的持續(xù)優(yōu)化提升、促進運營效率提升的有效途徑。
(二)財務共享中心模式下內控面臨的挑戰(zhàn)
1.人員結構變化風險財務一體化改革之后基層財務人員的減少造
成溝通成本增加,可能導致業(yè)務支撐能力不足,帶來內控職能無法有效落地的潛在風險。此外,如何調整和優(yōu)化公司與各基層單位的財務管控關系,在釋放現有基層單位財務核算能力的基礎上,增強基層財務管理會計及業(yè)財融合職能的發(fā)揮,也給內控工作帶來了新的挑戰(zhàn)。
2.業(yè)財分離風險
共享體系建設初期和過渡期,由于財務組織的深度變革,大量的會計核算人員集中到財務共
享中心,財務觸角收縮,遠離業(yè)務前端,由此可能導致對經濟事項真實性、合規(guī)性的管控程度相對削弱。此外,由于財務共享服務不僅涉及財務職能調整,也會影響到其他業(yè)務部門原有的工作流程和行為習慣,財務變更與業(yè)務變更能否形成良性互動,這對業(yè)務部門來說也是全新的挑戰(zhàn)。
3.流程管理風險
隨著財務共享中心的建立,原有流程對于財務共享模式已不再適用,對于財務共享后的流程
再造、流程管理風險隨之凸顯,流程設計不合理將導致共享中心的服務效率低,嚴重影響企業(yè)的運營效率。如何確保共享后再造流程合理有效、財務業(yè)務處理規(guī)范高效、流程標準的貫徹落實,則是在財務共享服務中心建設初期所面臨的挑戰(zhàn)。
2 財務共享模式下內控深化工作的主要實踐內容
(一)財務共享中心模式下內控深化建設目標內控深化建設應立足于財務共享服務中心階
段性成果及中長期持續(xù)推進要求,通過內部控制體系深化建設與應用研究,全面把握財務共享模式下內控體系建設難點與重點,優(yōu)化組織資源配置方式,創(chuàng)新內控管理手段與機制,促進財務共享服務模式的深化轉型,切實提高內控建設成果在財務共享服務模式下的規(guī)范性、高效性、實用性和適用性。
(二)實踐舉措
財務共享服務中心模式下的內控建設以“風險導向,深化應用,過程管控,加速成效”為主線,遵循全面覆蓋原則、協同高效原則、權責制衡原則、適應調整原則、成本效益原則,基于內控成熟度的5個方面從戰(zhàn)略運營方面、人員組織方面、流程制度方面、信息載體方面、考核績效方面做了大量的創(chuàng)新和實踐,有效的防范了共享中心模式對公司內控帶來的挑戰(zhàn)因素。
1.戰(zhàn)略運營方面
建設與戰(zhàn)略經營目標相適應的內控體系財務共享變革緊緊圍繞集約化這一要義,有效促進了財務戰(zhàn)略的發(fā)展與實現,促進財務從事務型向戰(zhàn)略決策型轉變。在推進財務共享模式的進程中,以“共享提升規(guī)范,服務創(chuàng)造價值”為目標,將風險與內部控制管理的信念充分體現在經營管理活動中。利用共享服務平臺開展分享與交流工作共享服務平臺有利于基層單位間信息與知識與共享;通過可比數據分析,推動各基層單位間的經驗交流,有利于其互相間的內部借鑒與學習。因此,伴隨著財務共享中心的設立,財務共享服務平臺以更加廣闊的視角服務各基層單位,高度支持公司整體戰(zhàn)略的貫徹與執(zhí)行。
2.人員組織方面
建立財務共享服務中心財務工作標準體系,在操作層級方面,根據財務共享模式的特點,原先由各基層單位財務部承擔的職責,如成本費用核算、工程核算、資產核算等職能統一轉至新設立的財務共享服務中心。在操作崗位方面,隨著財務管理條線架構的變動,對于財務資產部與其他業(yè)務部之間及財務部內部各崗位之間的職責進行了清晰界定和配套優(yōu)化。在審批權限方面,伴隨著財務條線各崗位職責的梳理,相應調整事項的審批權限。
3.流程制度方面
財務共享服務中心財務工作規(guī)范指南,業(yè)財融合標準化管理要素規(guī)范,執(zhí)行憑證交叉審核控制機制,搭建三層級交叉型稽核體系。
3 財務共享模式下內控建設實踐意義綜述
在財務共享模式一體化建設思路的指引下,在財務共享模式探索實踐中,內控深化建設與實施應用方面取得顯著成效。
(一)強化風控意識,貫徹內控制衡機制在財務共享中心模式下的內控深化工作中,一方面是通過對風險與內部控制管理文化意識的強化,將內控理念扎根于公司各級人員心中,持續(xù)推進公司內部控制環(huán)境建設,確保各項風控成果的有效落地;另一方是通過進一步明確決策、執(zhí)行、監(jiān)督等方面的職責權限,形成有效的職責分工和制衡機制,從管控關系上推進決策與執(zhí)行、審批與監(jiān)督的分離。
(二)夯實財務管控,規(guī)范前端業(yè)務操作通過對財務組織架構的調整、對各級財務職責界面的梳理,以盤活財務人力資源為出發(fā)點,以加強業(yè)務過程管控為切入點,以業(yè)財融合順暢為著力點,夯實財務管控基礎,加強財務對業(yè)務的管控力度,同時也在無形中規(guī)范前端業(yè)務操作,提升公司各部門的風控管理強度。
(三)執(zhí)行標準流程,改善業(yè)務處理效率通過對內控標準流程的優(yōu)化、部門和崗位職責的明確,提升內控標準的適應性,確保內控建設各項工作成果的實用性。與此同時,對于財務共享模式下集中整合的同質、重復的業(yè)務,在規(guī)模效應、專業(yè)分工和標準化操作的引領下,大幅改善了該類業(yè)務的處理效率。
參考文獻:
[1]張潤豐.中國推廣財務共享服務中心問題研究[J].經濟研究導刊,2013(34):144-208.
一、企業(yè)集團財務共享服務的必要性
(一)企業(yè)集團轉型發(fā)展的需要
在當今大數據時代下,企業(yè)集團的財務管理面臨更大的挑戰(zhàn)與機遇。隨著信息科技在企業(yè)中的廣泛應用,基于云計算的各種數據處理、存儲與挖掘技術,可以將企業(yè)集團經營管理過程中產生的各類數據,采用實時、高速手段進行保存,然后進行分析計算,從而得到非常準確、客觀的結果,此結果可有效支持企業(yè)集團正確決策與管理。在企業(yè)集團財務管理中,充分應用云計算,將其與財務共享服務進行結合,就可在此基礎上,將報賬、核算、支付等數據上傳到云端進行共享,從而構建起快捷、便利的財務共享服務模式。在這種模式下,相關部門人員根據權限,就可利用計算機、網絡訪問云端數據,獲取相應的數據支持。
(二)提升經營管理實效的需要
信息技術日益成為生產力的背景下,企業(yè)集團是生產與管理中產生的數據越來越多,同時也更加復雜多樣,這給財務管理帶來很大困難。財務共享服務模式具有降本增效的能力,可以有效降低企業(yè)集團管理成本,通過流程優(yōu)化來增強服務能力與水平,這樣可以為企業(yè)集團發(fā)展核心競爭力提升和經濟效益提高,提供良好的支持?;谪攧展蚕矸漳J降南嚓P制度、流程等,將會更加統一和規(guī)范,內部控制更規(guī)范和高效。由于企業(yè)集團內部還存在不少準業(yè)性財務行為,通過財務共享服務模式,還能更好地承接和融合這些財務行為,進一步提升財務管理水平。
二、財務共享服務創(chuàng)建
(一)財務共享服務的發(fā)展
從本質上來看,財務共享服務是利用信息技術手段,整合與再造業(yè)務流程,以減少重復性高的流程,使之實現標準化和集中統一處理,進而提升業(yè)務處理效率,降低企業(yè)管理成本,優(yōu)化服務質量。在諸多實踐中,財務共享服務模式經濟效應非常顯著,在不少企業(yè)集團特別是跨國企業(yè)集團中,獲得了一致共識。隨著人類社會進入大數據時代,各類數據信息價值得到充分的重視和挖掘,對?@些數據進行有效管理,將能更好地滿足企業(yè)財務管理與監(jiān)督需求,提升財務管理實效和企業(yè)效益。由此開始,財務共享服務中心迅速得到發(fā)展與推廣。
(二)財務職能轉型
在企業(yè)經營過程中,財務職能是一項非常重要的職能。傳統的財務職能涵蓋的范圍比較狹窄,一般包括財務核算、報表編制、資金結算、稅務管理等內容。整體來看,其職能基本體現在保值增值方面。大數據時代下的財務職能,有了更豐富的內涵,人們應用大數據可以更全面、準確地獲得各類數據信息,并通過分析來發(fā)現其中蘊含的商機。這將有助于推動企業(yè)準確保衛(wèi)市場商機與消費者需求,及時轉變生產、經營模式,不斷創(chuàng)新產品和服務,從而達到產品適銷對路、服務高效高質。企業(yè)集團只有止癢,才能在市場競爭中搶占先機,提高自身效益與核心競爭力。因此,在財務共享服務模式下,財務職也要積極進行轉變,從財務會計職能轉為管理會計職能,進而實現價值創(chuàng)造最優(yōu)化。
(三)戰(zhàn)略規(guī)劃
如今,已經有越來越多的企業(yè)集團,陸續(xù)開始建立財務共享服務中心。從文獻研究來看,國內外學者也建立的方法與途徑進行了探討,并取得了一定的效果。例如,周訪分析研究了已經建立財務共享服務的企業(yè)集團經營管理情況,從中發(fā)現,戰(zhàn)略規(guī)劃是關鍵因素,其在很大程度上行影響共享服務價值實現,其次是信息系統和流程管理等。企業(yè)集團只有制定了完善的戰(zhàn)略規(guī)劃,才能采取科學、合理的措施,來促進財務共享服務目標順利達成。在建立財務共享服務中心過程中,企業(yè)集團首先要科學確定戰(zhàn)略目標,然后,在目標導向下再厘清戰(zhàn)略結構,然后,再對戰(zhàn)略職能進行規(guī)劃。另外,還要重視信息系統、流程管理等因素,這些因素將能為企業(yè)集團戰(zhàn)略目標實現,提供良好的保障。
【關鍵詞】財務共享;管理會計;大數據;信息化
一、研究背景及現狀分析
(一)研究背景2013年12月,財政部《關于〈企業(yè)會計信息化工作規(guī)范〉的通知》中指出:“分公司、子公司數量多、分布廣的大型企業(yè)、企業(yè)集團應當探索利用信息技術促進會計工作的集中,逐步建立財務共享服務中心?!痹趪艺叩耐苿雍托畔⒓夹g發(fā)展的助力下,越來越多的集團化企業(yè)已開始建立并運行財務共享服務中心。2017年9月,財政部的《管理會計應用指引第802號——管理會計信息系統應用指引》中指出,管理會計信息系統應遵循數據共享原則。管理會計發(fā)展高度依賴基礎數據的準確性和及時性,而財務共享中心的建立,有利于管理會計基礎數據的標準化、統一化,便于為管理會計分析提供更為準確、細致的數據。
(二)發(fā)展現狀分析1.管理會計發(fā)展現狀。管理會計是將會計和企業(yè)管理活動充分結合,利用相關數據信息,使管理會計職稱充分滲透在企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、財務決策、執(zhí)行控制、績效評價等各個方面,是現代企業(yè)管理在會計領域運用的結果。管理會計萌芽于20世紀初,在西方國家發(fā)展起步早,運用比較廣泛。由于我國市場經濟發(fā)展起步較晚,加入WTO以來,我國企業(yè)會計制度才逐漸與國際接軌,管理會計在我國發(fā)展尚處于起步階段,未發(fā)揮其應有的企業(yè)經營管理作用。隨著信息化技術的發(fā)展,我國對管理會計發(fā)展的要求也越發(fā)迫切,管理會計在我國企業(yè)經營中扮演著越來越重要的角色。2.財務共享服務發(fā)展現狀。20世紀80年代,美國福特汽車公司建立了第一個財務共享服務中心,標志著財務共享服務首次在企業(yè)經營中得到運用。隨著經濟全球化的發(fā)展與電子計算機科學的進步,眾多企業(yè)跨國業(yè)務增加,加速了財務共享服務及外包業(yè)務的發(fā)展。財務共享服務的進一步推廣,使越來越多的跨國企業(yè)、大型集團企業(yè)紛紛開始建立財務共享中心,以期實現企業(yè)資源的優(yōu)化配置。21世紀初,摩托羅拉、通用電氣等外資企業(yè)先后在中國建立了財務共享服務中心。相較于外資企業(yè),中國企業(yè)財務共享中心發(fā)展起步較晚,2005年,中興通訊成立中國第一個財務共享服務中心。2013年后,在國家政策支持下,中國企業(yè)財務共享服務中心進入到快速發(fā)展階段。2019年,中國中央企業(yè)已有50%已建立或規(guī)劃建立財務共享服務中心。
二、大數據時代下管理會計發(fā)展面臨的問題
(一)財務基礎數據信息化程度較低中國財務最初的計算工具是算盤,通過賬本記錄,形成手工賬目。手工時代財務發(fā)揮的僅是簡單的記錄功能,記錄下來的僅是與賬務相關的企業(yè)內部的“小數據”。會計電算化替代了最初手工核算的方式,會計數據從記錄到報告的速度和準確性有了質的飛躍。企業(yè)經營數據信息通過資金的收支在財務部門有所反應,但當前大部分財務報表數據只反映了其中10%的信息,90%與財務核算關聯不大的數據則被隱藏了。隨著大數據時代的到來,企業(yè)經營對財務數據的精度和覆蓋面提出了更高的要求。2019年被稱為財務數字化的元年,這意味著財務部門的主要職能將不再是核算,而是財務信息承載的數據的統計和挖掘。
(二)企業(yè)財務數據標準化程度不高企業(yè)會計信息質量依賴于企業(yè)會計核算質量和企業(yè)內部控制健全程度。一方面,對于集團企業(yè)而言,各分子公司獨立核算,會計人員專業(yè)素質、工作習慣不一致,導致部分會計信息統計口徑不統一,從而降低了基礎數據的質量。另一方面,企業(yè)內部控制存在缺陷將導致財務數據的真實性、完整性受到挑戰(zhàn)。例如,評價系統的缺失將造成內部控制執(zhí)行力大打折扣。內部控制體系中管理環(huán)節(jié)調整和流程再造的缺失,會弱化管理會計的效果并阻礙管理會計信息化的發(fā)展。
(三)企業(yè)管理層重視程度不足改革開放以來,中國經濟發(fā)展十分迅速,企業(yè)崛起速度較快。經濟騰飛時代對企業(yè)發(fā)展的重視程度較高,對企業(yè)內部管理的重視程度不足。會計部門職能對企業(yè)而言更多是滿足監(jiān)管方面要求,如此大環(huán)境背景下,造成了中國企業(yè)會計重財務會計、輕管理會計的企業(yè)文化。企業(yè)重視程度不足也制約了管理會計的發(fā)展。
(四)會計人員水平不一企業(yè)會計人員專業(yè)水平參差不齊,管理會計專業(yè)人才匱乏。企業(yè)很少設有專門的管理會計崗位,管理會計職能通常是財務會計兼任。許多核算會計雖然核算水平較高,但仍缺乏管理會計專業(yè)知識,對管理會計基礎理論掌握并不扎實,同時受到經驗所限,更注重財務會計事后核算、反映的職能,而忽視了管理會計預測、決策、評價等功能。
三、財務共享服務中心對管理會計信息化發(fā)展的貢獻
財務共享中心的建立,專業(yè)化、標準化、流程化、信息化的財務數據中心將大力推動管理會計信息化的跨越發(fā)展。財務共享服務中心的建立將從以下幾個方面解決管理會計信息化發(fā)展中遇到的問題。
(一)專業(yè)化提升了管理會計信息的覆蓋面管理會計與傳統核算會計的最大不同之一就是管理會計參與企業(yè)的價值創(chuàng)造流程。如果說生產部門的產出是產品,銷售部門的產出是銷售額,管理會計的產出就是從經營活動中采集加工的數據、提供的信息。在傳統會計核算中,各業(yè)務部門向財務傳輸數據的時候,財務記錄的往往僅是會計科目,以及會計科目維度上的數據信息,大量數據被丟棄不用。財務共享中心不僅掌握企業(yè)經營過程中量化、金額化的信息,同時也掌握企業(yè)行為信息和交易信息等非財務化的信息。財務共享服務中心的成立,使得企業(yè)財務信息擁有更專業(yè)的信息采集加工過程,更深入企業(yè)經營的方方面面,從而擴大了管理會計信息的覆蓋面。
(二)標準化提升了管理會計信息的質量財務共享服務中心可以打破地域的限制,標準化的集中核算模式將分散的數據進行整合,從而達到高效傳遞和處理數據的目的,能夠有效降低終端運行的困難,將數據在服務端進行云計算,提高了數據處理的能力和效率。財務共享服務中心通過標準化的表單進行信息的采集,有利于信息統計口徑的統一,從而提升管理會計信息的質量。同時也降低了由于口徑不統一的原因,轉化信息過程中可能出現的錯誤,減少了統計的時間。
(三)自動化降低了管理會計信息的采集難度在財務傳統核算采集數據的時候,受制于采集數據的能力和時間限制,采集的往往是大量的“小數據”,且費時費力。財務共享服務中心引入財務機器人等先進數據采集分析的智能工具,將使管理會計的信息采集難度降低,推進管理會計信息化的發(fā)展。
(四)財務共享服務中心的建立有利于管理會計人才的選拔和培養(yǎng)中國財務人員隊伍雖然龐大,但結構存在不合理,同時偏重于傳統核算的財務人員已經不能適應管理會計信息化發(fā)展。財務共享服務中心的主要職能之一是企業(yè)會計人才的培養(yǎng)中心,財務管理中心的建立有利于培養(yǎng)具備高素質、綜合能力強的管理會計人才。財務共享服務中心的選拔和培養(yǎng)財務人員,使其具備良好的管理會計知識、信息技術、數據挖掘處理能力,擁有一定數量的綜合性人才是做好管理會計信息化的必備條件。
(五)財務共享服務中心推動了財務向經營的轉型隨著科技的發(fā)展,傳統財務會計計量、記錄、報告的智能逐漸被人工智能替代,財務部門如果不能實現向數據中心的轉變,就會在企業(yè)經營中逐漸被邊緣化。財務共享服務中心的建立,推動著財務向經營的轉型,這也符合管理會計的發(fā)展趨勢。管理會計要求財務部門充分參與到企業(yè)經營中,不僅要知道“我情”——自己的狀況,除了事后核算記錄的財務狀況,還有事前預測、分析的情況,全方位了解自身的經營情況,除此之外,還需要了解“客情”——客戶的情況,以及與企業(yè)經營有關聯的其他企業(yè)的情況。財務共享中心將會成為企業(yè)的數據中心,客觀真實地反映企業(yè)相關的經營數據,助力企業(yè)管理會計的發(fā)展,推動財務向經營轉型。
四、結束與展望
在大數據時代的浪潮下,我們可以看到萬物互聯的世界,可以看到財務機器人和人工智能對為財務工作帶來的巨大變化。大數據時代對財務的要求早已不再局限在會計核算功能,企業(yè)經營決策更加依賴于管理會計預測、分析的功能。財務共享服務中心的建立,不僅能夠滿足企業(yè)標準化、流程化的財務管理,降低企業(yè)運行成本,更能集中企業(yè)經營數據,從中提煉分析企業(yè)經營相關數據,充分發(fā)揮管理會計職能,用數據助力企業(yè)的發(fā)展。(云南省能源投資集團有限公司財務共享服務中心,云南昆明650000)
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關鍵詞:財務共享服務 管理會計信息化 相關策略
隨著市場經濟體制的愈加完善,我國的財務會計改革取得了一系列的成就。但管理會計信息化的發(fā)展相對于發(fā)達國家來說卻非常滯后。而財務共享服務中心卻憑借著其諸多的優(yōu)勢,迅速在各個企業(yè)中得到了廣泛的應用。因此將管理會計信息化與財務共享服務結合起來,對我國企業(yè)的發(fā)展來說意義重大。
一、財務共享服務與管理會計信息化的基本概述
隨著經濟全球化概念的不斷深入以及信息技術的快速發(fā)展,企業(yè)集團又一次掀起了資本擴張的浪潮,然而變化多端的市場環(huán)境卻給企業(yè)集團的發(fā)展和管理帶來了很大的挑戰(zhàn),很多企業(yè)在財務管理方面出現了嚴重問題,如財務管理效率低、管理成本高、決策緩慢、管理理念落后等,這些問題的存在,嚴重阻礙了企業(yè)集團的發(fā)展。為了擺脫這一困境,一些大型企業(yè)集團開始著手研究財務管理的相關理論,為此,作為信息化時代下的產物-財務共享服務誕生了。財務共享服務指的是將財務業(yè)務進行再造,以實現流程標準化,它以顧客需求為導向,根據市場變化情況,由共享服務中心統一處理,從而為外部企業(yè)和企業(yè)內部各業(yè)務單元提供專業(yè)化服務。其目的是改進財務服務質量、提高客戶滿意度、提高財務處理效率、降低成本。與傳統的財務管理模式相比,財務共享服務具有規(guī)范性、規(guī)模性、服務性、專業(yè)性、技術性、半自主性等諸多優(yōu)點。
管理會計工作是會計工作的重要組成部分,管理會計工作在企業(yè)規(guī)劃、執(zhí)行、控制和評價等過程中發(fā)揮著重要的作用,它是通過利用相關信息把管理與會計結合起來,把現代的科學管理方法應用到會計領域中。管理會計信息化則是把管理會計與信息技術相結合,通過利用計算機、數據管理、網絡通信等信息技術手段,來獲取會計信息,并對其進行分析和處理,以為企業(yè)單位的規(guī)劃、執(zhí)行、控制和評價等提供豐富、準確的信息。改革開放以來,隨著市場經濟的持續(xù)發(fā)展和信息技術的不斷進步,我國在會計信息化研究方面取得了不少的成就。然而由于起步較晚以及我國國情的限制,管理會計信息化水平還是和發(fā)達國家存在著很大的差距,尚未實現在各個領域的完全覆蓋。
二、財務共享服務對推進管理會計信息化有效實施的意義
信息技術是財務共享服務中心有效運行的一個重要條件,一方面,它積極順應了會計職能的拓展趨勢,另一方面,它對我國會計新信息化的發(fā)展產生了重要的推動作用。全面推進管理會計信息化有效實施不僅是貫徹落實國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的重要舉措,也是提高我國管理會計工作水平的有效措施。
“建立高效低成本的財務管理運作流程、制定標準化的財務制度、集中財務人員辦公”是財務共享服務中心通常所采取的將企業(yè)財務會計人員從日常繁瑣事務中解放出來的三大措施。以A公司為例,經過幾年來在財務管理方面的探索,A公司在其總公司的財物部成立了財務共享服務中心,通過電子化遠程報賬系統,實現了對分公司的會計財務處理、資金支付、財務報銷等事項的集中審核與辦理。為此實行財務共享后,A公司便取消了分公司的財務部,分公司除仍承擔著對外報送報表、會計檔案管理、銀行賬戶維護、稅務申報等具體工作以及執(zhí)行財經紀律、財務分析報告、預算執(zhí)行管理等財務職能外,所有報銷審核以及核算工作均由中心完成,該公司財務共享服務的實行不僅實現了財務會計人員的集中化,還引導了部分會計人員深入到分公司為其提供內部規(guī)劃、管理咨詢等服務,極大地促進了會計人員工作職能的轉變,顯著地提升了公司的管理會計水平。
會計信息化作為會計服務經濟社會發(fā)展的有力支撐,其在未來的會計發(fā)展過程中有著不可忽視的作用。而借助于管理會計信息化軟件系統,實施財務共享服務后,不僅可以將一些重復性的財務業(yè)務簡單化、流程化、標準化,降低企業(yè)的財務成本,對推動企業(yè)的信息化建設也具有非常重要的作用。
三、財務共享服務下管理會計信息化有效實施的相關策略
(一)保障會計信息安全
保障會計信息安全是全面推進管理會計信息化有效實施的前提條件。財務共享服務中心是建立在堅實的大數據基礎上,它是借助于信息技術,來實現績效評價、成本控制、全面預算等企業(yè)業(yè)務的開展和高效運行,以為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值。財務共享服務中心的數據是通過網絡往來與服務端與客戶端之間,推進管理會計信息化有效實施就必須要全面保障會計信息的安全性。具體可從以下三個方面做起:首先企業(yè)集團要加強對客戶的管理,對于部分用戶操作不當的行為進行及時的制止,給予用戶相應意見,并展開相關技術培訓,加強對用戶的監(jiān)控;而對于那些用戶蓄意為之而致使數據出現泄露的行為則給予嚴厲的警告必要時可訴訟法律,運用法律的強制性對那些造成嚴重危害的行為進行制裁。其次,企業(yè)應加強對數據訪問權限的管理,有的數據可進行全范圍的共享,而重要的關系到企業(yè)機密的數據則要設定訪問的權限,以保障信息的安全。最后,企業(yè)要對網絡通訊、會計管理系統等軟件進行及時的升級更新,對相關硬件設備進行良好的維護,從軟硬件上來加強企業(yè)的數據信息安全保障工作。
(二)實現大數據理念在管理會計中的應用
大數據時代的到來,給會計人員帶來了前所未有的機遇和挑戰(zhàn),其在財務變革尤其是在管理會計方面發(fā)揮著重要的作用。很多企業(yè)可能都遇到過這樣的難題,如員工真實出差天數無法掌控、票據真假難以識辯等,但通過大數據,企業(yè)管理者就可以結合票據信息來判斷財務信息的真假。以大數據平臺為基礎的管理會計能夠為企業(yè)決策提供更為高效、精確的信息,因此把大數據理念運用在管理會計中,將會為企業(yè)對其經濟活動的正確預測、決策、控制等提供更多的可能性。當前在我國會計行業(yè),除了要對雜亂無章的數據進行收集外,還要對數據進行篩選并確立它們之間的關聯關系,因此企業(yè)財務人員必須要對行業(yè)內各生產經營環(huán)節(jié)和要素之間的可能關聯有一個全面的了解,要努力尋找并建立企業(yè)管理、業(yè)務、財會、內控等數據之間的聯系??赏ㄟ^統一數據業(yè)務、標準化處理各系統數據源、建立統計數據源數據模型實施元數據管理等來實現對數據質量的閉環(huán)管理,從而將大數據與大財務有效對接起來,為管理會計信息化的有效實施奠定一個良好的基礎。
(三)加強對管理會計信息化人才的培養(yǎng)
加強人才的培養(yǎng),這是有效實施管理會計信息化的關鍵,人員結構失衡這是目前我國財務會計人才隊伍面臨的首要問題,傳統的核算型會計占據了大多數,而真正能為企業(yè)創(chuàng)造價值的管理型人才卻很少。財務共享下有效實施管理會計信息化包括數據、技術和人這三個關鍵因素,其中人是最為重要的因素。企業(yè)廣大員工的態(tài)度以及企業(yè)各層管理者的積極性是成功實施管理會計信息化的重要因素。數據是企業(yè)管理系統中最重要的信息,只有對這些數據進行準確的加工和處理,才能為企業(yè)決策者提供可靠的信息支持。因此推進管理會計信息化有效實施,企業(yè)必須要加強對會計管理人才的培養(yǎng),轉變財務人員的角色,使他們能夠具備專業(yè)的計算機知識,能夠對管理會計信息化系統進行維護和應用。
(四)提高企業(yè)全員參與積極性
全員積極參與是推進管理會計信息化有效實施的關鍵條件,廣大員工尤其是財務會計人員作為企業(yè)管理會計系統的重要組成部分,其積極的工作態(tài)度是保證整個管理會計信息化建設有效進行的重要前提。因此財務共享服務下有效實施管理會計信息化就必須建立一個科學、全面的績效考核體系,提高企業(yè)全員參與的積極性。為此許多企業(yè)管理者都開始了對如何建立大數據時代下的績效管理信息化系統的思考,大量實踐證明企業(yè)應該首先明確其戰(zhàn)略發(fā)展目標,只有目標確定了,才能在此基礎上構建一個科學合理的管理體系,實現對數據信息價值的充分利用。具體來說就是企業(yè)通過其戰(zhàn)略管理框架對大量的數據信息進行識別和歸類,再使用分析工具對這些數據進行分析和重置,而分析后的數據信息就會按流程、組織經輔助保障系統直接輸送到終端。如此一來,一整套的企業(yè)績效管理信息化系統便形成了,不僅可以實現企業(yè)對員工的可視化監(jiān)控與有效評估,還能提高員工運用數據的高效性和準確性。
四、結束語
財務共享服務下管理會計信息化是企業(yè)集團管理轉型的重要手段,將財務共享服務與管理會計信息化結合起來,既順應了管理會計的發(fā)展趨勢,又拓寬了會計信息化的理論邊界。因此在經濟全球化的大背景下,企業(yè)要想生存和發(fā)展,就必須建立財務共享服務中心,加快對管理會計信息的整合,從而降低企業(yè)管理成本,實現經濟效益的最大化。
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