會計檔案保管注意事項精選(九篇)
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第1篇：會計檔案保管注意事項范文
【關鍵詞】裝訂會計憑；折剪裁技巧；工具的配務；注意事項
一、裝訂會計憑證
所謂裝訂會計憑證：指的是把單據(jù)、票證等整理配套、訂成冊的加工的總稱。裝訂會計憑證、是會計核算工作的組成部分之一，也是會計實務中則是一項經(jīng)常性的工作，更是會計檔案立卷過程中非常重要的環(huán)節(jié)。由于會計憑證是重要的會計資料，在會計核算當期和以后相當一段時間內，有關經(jīng)濟監(jiān)督部門在審查審核經(jīng)濟業(yè)務時，都需要不斷的翻閱，會計憑證要長期保存得好，各方面查閱起來方便的話，必須要裝訂得科學、美觀，否則，裝訂起來費時不說，使用起來也不方便，搞不好還容易掉頁，造成會計資料殘缺，影響會計檔案的質量。
二、記賬憑證所附的原始憑證整理（剪裁、粘、折）技巧
在實際工作中，記賬憑證所附的原始憑證種類很多，為了方便日后的裝訂與保管，報銷后應對附件進行必要的外形剪裁。如過寬過長的附件，一般進行縱向和橫向的折疊。如a4紙大小對折，再折左上角。大于a4紙的折紙方法，如先折附件上邊2至3厘米，然后對折，再折左上角。折疊后的附件外形尺寸，不應長于或寬于記賬憑證，同時還要便于翻閱；附件本身不必保留的部分可以裁掉，但不得因此影響原始憑證內容的完整；過窄過短的附件，不能直接裝訂時，應進行必要的加工后再粘貼于特制的原始憑證粘貼紙上，原始憑證粘貼紙的外形尺寸應與記賬憑證相同，各種不能直接裝訂的原始憑證，如汽車票、地鐵車票、市內公共汽車票、火車票、出租車票等，都應按類別整齊地、魚鱗狀粘貼于粘貼紙的頂邊處（二排或三排），不得超出。粘貼時一般橫向進行，從右至左，并應粘在原始憑證的左邊，逐張左移，后一張右邊壓位前一張的左邊，每張附件只粘左邊的0.5至1厘米長，粘牢即可。最后還要在粘貼單的空白處分別寫出每一類原始憑證的張數(shù)、單價與總金額。
三、裝訂工具的配備
所謂工欲善其事，必先利其器，東西準備齊了，接下來的過程才能順利進行。由此可見磨刀不誤砍柴刀，準備工作做好了，可以事半功倍。
一般裝訂工具配備如下：紙閘刀1架；取釘器1只；大剪刀一把；大針一枚，裝訂線一卷；手電鉆1把（或裝訂器一臺）；膠水1瓶；鐵榔頭1把；裝訂臺1張；木墊板一塊，鐵夾若干只；美工刀1把等。
四、裝訂前的檢查和準備工作
①把會計憑證按順序排列按放在工作臺上，檢查記賬憑證是否分月按1、2、3……順序連續(xù)編制號，是否有跳號或重號現(xiàn)象。②檢看一個月的會計憑證裝訂設為幾冊為好，防止厚薄不均，造成不美觀。每冊的厚度1.8-厘米左右為宜，但不宜超過2厘米。③要摘除記賬憑證內的金屬物（如訂書訂，大頭針、回型針）。④要檢查記賬憑證順序號、附件有否漏缺等，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。⑤檢查記賬憑證上有關人員的印章是否齊全。⑥墊角紙：可用120克左右厚度的牛皮紙、黃板紙等裁成邊長為4至5厘米的正方型，然后再其中一角剪去少許待用。⑦三角型護角套：可在所在地會計檔案專用商店購買護角紙，或者請印刷廠印制。筆者提倡用雙層護角紙粘貼待稍干后，接著通過折剪粘做成三角型護角套吹干待用。
五、“二孔引線裝訂方法”或三孔引線裝訂方法
裝訂會計憑證應使用棉線或會計檔案局購買的臘線。憑證整理整齊后，用兩只鐵夾夾緊左側涂一些膠水封頭干后，用“二孔引線法”或用三孔引線法在會計憑證左上角90度角平分線上（距左頂角分別1.5厘米和3厘米處）用手電鉆打上二個0.3厘米或0.4厘米的眼，實行二眼一線打結，結扣應是死的?；蛴谩叭滓€法”裝訂。裝訂憑證應使用棉線或會計檔案局購買的臘線，在左上角部位打上三個孔，實行三眼一線打結，結扣應是活的。裝訂時盡可能縮小所占部位。使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱。
最后將準備好的雙層三角護角套四邊涂上少許膠水，直接套在“二孔引線法”或“三孔引線法”的角上，再用二只鐵夾隨接夾住，等15分鐘左右即可拿去鐵夾。
六、裝訂會計憑證的注意事項
1.封面封底均要用120克的牛
紙印制，封面封底尺寸應略大于所附的記賬憑證。
2.不能把幾張一份的記賬憑證拆開裝訂成兩刪之中。
3.裝訂會計憑證厚度不一致，可用墊角紙，防止厚薄不均。裝訂好的會計憑證厚度最美觀在1.8-2厘米之間。
4.會計憑證不得跨月裝訂，會計憑證少的可以一個月裝訂一本，一個月內會計憑證較多，可以裝訂成若干本，并在會計憑證封面上注明本月總冊數(shù)和總本數(shù)。
隨時注意會計憑證的飛邊（飛邊：飛，裁切、去掉之意。飛邊指切除出血邊位，仍裝訂術語。）方可保證裝訂牢固，美觀。
5.裝訂成冊的會計憑證必須在封面上加蓋財務主管、保管人員、裝訂人員的印章
單位名稱、年月和起訖日期、起止號碼、憑證張數(shù)、附件張數(shù)。
6.按自然編號順序編號，并在會計憑證顯露處標明會計憑證的種類（ck14）、自然順序編號xx、xx年月份，以便以后查證調閱等。
會計憑證一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證一般是按月保管歸檔。
參考文獻：
[1]包洪信.基礎會計（中華會計函授學校教材）[m].中國財政經(jīng)濟出版社，2006，3.
第2篇：會計檔案保管注意事項范文
目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類分別整理組盤。
1、文書電子檔案整理
一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結構和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網(wǎng)絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡終端在其權限范圍內進行查詢。
2、科技電子文件歸檔
科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。
A．基建檔案?；n案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。
B．設備檔案。企業(yè)引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內設計院設計的產(chǎn)品也逐步實行了CAD設計，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。
3會計電子文件整理
A．工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。
B．賬簿。企業(yè)會計賬簿內容已進入計算機管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。
二、電子檔案的保護
由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。
1、軟磁盤的保護
A、統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3．5寸高密盤保存。
B、把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質量低劣產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。
C、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40％一50％，溫度控制在14-24℃。
D、加強病毒防范。要求各業(yè)務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護狀態(tài)。
F、對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。
G、在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。
2、光盤的保護
A．規(guī)范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。
第3篇：會計檔案保管注意事項范文
論文關鍵詞：合同檔案,歸類,管理,措施
1 企業(yè)合同檔案的特征
要想分析企業(yè)合同檔案的分類管理，就必須掌握企業(yè)合同檔案的特征，具體包括以下幾點。
1.1 法律性
人類社會中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對于經(jīng)濟社會而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內容包括合同變更、簽訂和終止整個過程，因此，合同檔案具有法律特征。
1.2 憑證性
在市場競爭日益激烈的背景下，會引發(fā)較多的經(jīng)濟糾紛。合同既是當事人履行合同義務和權利的憑證，又是法院及仲裁機構處理和解決糾紛的一種法律依據(jù)。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。
1.3 規(guī)范特征
合同的簽訂、變更和終止等環(huán)節(jié)，必須要在合同法允許的范圍內執(zhí)行，也因此，賦予了合同檔案規(guī)范的特征。就合同的內容和形式等方面而言，合同法均有明確規(guī)定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書面及其他形式；內容方面，對合同的當事人姓名、數(shù)量、價款和住所等一般條款做了明確規(guī)定；還特別規(guī)定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應的法律效益。將合同作為檔案保存時，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護當事人的合法權益。
1.4 相關文件多
企業(yè)合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個有關材料，例如，簽訂前的洽談、招投標，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請函、招標書、投標書、評標報告、會議紀要、議價單、會簽審批表及解除協(xié)議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。
1.5 合同檔案數(shù)量多
與行政機關相比，一個完備的企業(yè)，每年內制定的合同檔案相對較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區(qū)分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業(yè)合同檔案的管理。
2 合同檔案集分式歸類方法分析
2.1 以集分式歸類原則為中心
從舊版及新版電力企業(yè)檔案分類表來看，主要是依據(jù)科技檔案和文書檔案進行歸類，科技檔案包括電力生產(chǎn)、科研項目和建設項目準備。而文書檔案包括行政管理和經(jīng)營管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統(tǒng)計管理。對合同檔案進行歸類時，要以集分式分類原則為中心，依據(jù)《合同法》中無名合同及有名合同的種類，重新制定。
2.2 集分式分類表
根據(jù)我國合同法有關規(guī)定，適用于企業(yè)的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運輸合同，委托合同，技術合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術合同及建設工程合同9種。依據(jù)有名合同和無名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號。
有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規(guī)定中，確定其規(guī)則及名稱的合同。無名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規(guī)定中，未確定其規(guī)則及名稱的合同。本科會計畢業(yè)論文
2.3 分類表的使用法方法
將合同檔案分類歸檔過程中，年度、分類號以及件號共同組成檔號，年度為簽訂合同的年份，與合同相對應的具體分類號碼為分類號，件號是在相同年度、相同分類號中，按照合同簽訂時間順序制定的流水號。“—”作為代碼間裂解符號，代碼用阿拉伯數(shù)值0～9標注。例如：2014—62—002，該檔號表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。
3 合同檔案歸類管理的注意事項
在把合同方案轉交至檔案室前，企業(yè)要安排一個部門，做好辦理合同的相關工作，防止出現(xiàn)辦理人員和部門相對分散，無法做好合同材料收集工作。
對合同編號實行統(tǒng)一編制，并由合同主辦部門負責，從而有助于合同材料的統(tǒng)計、保管和利用。要按照相關原則編制合同編號。諸如，將合同分為幾大類，同時采用特定符號標記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據(jù)時間順序，在類別號里編制流水號。獨立性是各個合同編號的特性，一旦制定，無特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號排列法，對未移交的合同材料進行保管，從而實現(xiàn)簡便、快捷地查找相關合同材料。
移交前，由合同主辦部門統(tǒng)一負責收集合同材料，并保管好。相關文件多和合同檔案數(shù)量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時，要將與合同有關的一切文件資料進行收集。檔案室要監(jiān)督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協(xié)調，確保合同檔案的完整性。
合同主辦部門在規(guī)定時間內，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結束后，存在變更、作廢和解除等問題，難以確定合同最終辦理時間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉移至檔案室。對于此類檔案，先由合同主辦部門進行收集和保管，待合同辦理時間確定后，轉交至檔案室。
4 結語
企業(yè)合同檔案管理，對企業(yè)的發(fā)展起到極其重要的作用。傳統(tǒng)合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統(tǒng)計管理。對于企業(yè)合同檔案管理來講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實現(xiàn)對于企業(yè)合同檔案的有效管理。由此得出結論，在企業(yè)合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實用，更符合企業(yè)合同管理的需求，能夠在企業(yè)合同檔案的查找、使用及統(tǒng)計中達到顯著效果。
參考文獻
[1] 李林峰.企業(yè)合同檔案管理難點問題分析及建議[J].中國科技博覽，2013（20）：231.
[2] 王志偉.企業(yè)合同檔案管理初探[J].機電兵船檔案，2015（4）：40-43.
[3] 李瑩.淺談企業(yè)經(jīng)營管理中合同檔案工作的重要性[J].商業(yè)文化月刊，2015（15）：83-84.
第4篇：會計檔案保管注意事項范文
一、做好導查工作
所謂導查就是檔案館工作人員利用其本身職業(yè)的熟知度、對檔案館館藏內容的了解,引導利用者查閱到所需的檔案信息。眾所周知,當一個人第一次來到一個極不熟悉的環(huán)境,自己置身于很陌生的領域中時,如有人為其引導,那當然是利用者求之不得的好事情。需要導查的對象常常是以下幾種類型:1、是從來沒有到檔案館查過檔案的利用者;2、是對其查檔線索掌握不夠全面的利用者;3、是所查的內容需要跨越多個全宗才能查找到的利用者;4、是按檔案館通常查閱方法,即查閱了全引目錄后,沒有查到所需檔案的利用者;5、是在檔案館查閱了相關的檔案全引目錄和資料目錄后,都無法找到所需檔案的利用者。
接待室導查的方法通常是:1、主動詢問式,即主動詢問利用者的查檔目的、已掌握所查檔案內容的線索,如所查檔案內容的時間、人物、單位、事件等等。2、主動介紹式,主要包括本館現(xiàn)有查檔檢索工具介紹,其次是本館以往至當前利用檔案編研資料的種類、內容、查找使用方法、查檔應注意事項等的介紹。3、主動告知式,即主動告知利用者所查檔案所在的全宗名稱、目錄號和檢索工具存放位置、查閱注意事項等。4、主動引導式,也就是當利用者自己不能順利地查找所需檔案內容時,作為接待人員,就應主動為利用者提供查找所需檔案資料的途徑和線索。如本館相關檔案的全宗名稱及目錄的情況或別的檢索工具,還有可能保存該檔案資料的別的檔案館等。
二、做好排查工作
在檔案館查檔接待室,當一個利用者自己不能順利地找到所需檔案時,作為檔案館接待工作者,不能簡單地宣判該檔案資料查不到或沒有,而是要認真分析檔案可能存在的位置,從而為利用者提供查找該檔案資料的途徑、線索和方法。這一過程就是排查。首先,分析利用者所查檔案文件之間的有機聯(lián)系,包括文件之間的流轉關系,如請示與批復、收文與發(fā)文的關系等;各文件之間的包含關系,如工作總結、會議講話稿、年報等包括全年很多的單個信息內容;文件之間的辦理程序關系,如會議記錄與發(fā)文,一般是先研究后發(fā)文的程序;信息不同載體之間的互補關系,如檔案、資料、報紙、文件匯集、館藏錄像帶、錄音帶等不同載體材料之間的重疊與互補等。其次,梳理利用者所需檔案所在機構的歷史沿革情況,如過去與現(xiàn)在隸屬關系的變更,內部機構的設置、分立、改組、合并、撤消等。第三,掌握各級各類檔案館(室)的保管內容、范圍、功能與區(qū)別。這就要求檔案館的查檔接待人員:一要自己熟知館藏信息和檔案業(yè)務;二要有為利用者著想的工作激情、熱心與高度的工作責任感;三是在檔案館閱覽室的接待工作者,對待每一位查檔利用者應一視同仁,要有足夠的耐心與細心,盡職盡責的做好本職工作。
三、做好代查工作
代查是指檔案館工作人員代利用者查找檔案信息或線索的一種業(yè)務。代查是在新的形勢下為滿足利用者不同類型、不同層面需求的一種市場行為,是一種有償服務方式。代查可分為三種,1、現(xiàn)場代查,這又分為兩種,一種是被動現(xiàn)場代查,即利用者因為查閱檔案業(yè)務上的障礙,而要求檔案館工作人員予以代查。另一種是主動現(xiàn)場代查,指利用者因為查檔行為上的障礙,需檔案館工作人員主動代查,這主要是指那些卻需社會給予關愛的特殊群體,如老人、文盲、殘疾人等,對這部分特殊群體不僅要我們主動給予熱情關愛,而且要盡可能給予無償服務,給他們以人文上的關懷。2、委托代查。委托代查又分為口頭委托式、電話委托式、信函委托式、網(wǎng)絡委托式等形式,只要檔案館承諾有代為查找檔案資料工作的業(yè)務,利用者和檔案館雙方就建立了一種簡單的勞務合同關系。3、協(xié)議代查。機關、企業(yè)、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、村等單位為編史修志、著書、研究、考證歷史等,需要查找大量的檔案資料,為降低成本,提高效率,與檔案館簽訂代查協(xié)議,檔案館根據(jù)其所列清單,代為查找所需的檔案資料,利用者付出一定的查檔費、復印費、代查勞務費,這叫協(xié)議代查。代查程序為:接收受理、告知利用事項(包括保密要求、收費項目和標準、完成時間期限等)、收取費用、送達所查資料。
四、做好協(xié)查工作
協(xié)查是指以國家綜合檔案館為主體,協(xié)同各類專業(yè)檔案館和各部門各單位檔案室,形成一個檔案查閱系統(tǒng),實行檔案資料源的互補與共享。在實際工作中,常碰到以下四種情況:1、在大多數(shù)社會公眾眼中,政府部門的檔案館是能找到所有檔案的地方,一旦需要查找檔案史料,只想到檔案館,他們不了解,更很難知道各類檔案館(室)的功能與分工,在此,綜合檔案館里常碰到利用者走錯路入錯門的現(xiàn)象。2、在其他專業(yè)檔案館(室)接待查檔設置的門檻往往比較高,如需領導層層審批,要正式介紹信,內控檔案不便利用等等。還有就是機關、企事業(yè)部門檔案員對外接待查閱不是他們的主要工作,對利用者大多不是推諉就是找不到人,使利用者有時不是跑“冤枉路”就是“望門興嘆”。3、個別檔案館(室)沒有收費依據(jù)標準,造成亂收費、超標準收費的現(xiàn)象時常發(fā)生。4、在個別檔案室里,給利用者開具的檔案證明,一些部門“不買賬”,有關部門只認準檔案館的“檔案證明專用章”,因而使利用者交了錢拿了證明卻辦不了事。按當前理論界“大檔案”的理念與思路,把各級綜合檔案館辦成真正意義上的綜合檔案館,這在實際操作中需要一個較為艱難而長期的過程。在這個過渡期,要徹底解決以上問題,為利用者做好協(xié)查工作,就顯得更為重要和必要。通常為利用者協(xié)查的具體做法是:首先,檔案館應將館藏的全部目錄集中到一起存放,使利用通過導查能在較短的時間內,掌握檔案館館藏的內容,為利用者查找檔案提供有價值、有意義的線索。其次,向利用者明確檔案館在查檔上的主體地位,即有統(tǒng)一、有步驟的調度、安排、監(jiān)管查閱者的權利。第三,在檔案館內統(tǒng)一查檔制度,統(tǒng)一收費票據(jù),統(tǒng)一收費標準。最后,根據(jù)利用者的要求,檔案館應主動在利用者所查檔案資料上加蓋“檔案證明專用章”。
第5篇：會計檔案保管注意事項范文
（1）組織與管理控制。組織與管理控制是指通過部門的設置、人員的分工、崗位職責的制定、權限的劃分等形式進行的控制，其基本目標是建立恰當?shù)慕M織機構和職責分工制度，以達到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊發(fā)生的目的。其中較重要的崗位有系統(tǒng)管理和審核崗位。系統(tǒng)管理主要負責系統(tǒng)的硬件管理工作，從技術上保證系統(tǒng)的正常運行。審核崗位主要負責監(jiān)督計算機及電算化系統(tǒng)的運行，防止利用計算機進行舞弊。
（2）嚴格授權制度。授權批準要求單位明確規(guī)定涉及會計及相關工作的授權范圍、權限、程序、責任等內容，單位內部的各級管理者必須在授權范圍行使職權和承擔責任，經(jīng)辦人員也必須在授權范圍內辦理業(yè)務。審批人員應當嚴格按照授權批準權限的規(guī)定，在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限，經(jīng)辦人員應當在職責范圍內按照審批人的批準意見辦理，對于審批人超越授權范圍審批的事項，經(jīng)辦人有權拒絕辦理并及時向審批人的上級授權保密報告。
（3）監(jiān)控與操作分離。在電算化系統(tǒng)下，一個比較有效的方法就是在電算化系統(tǒng)內分出操作與監(jiān)控兩個崗位，對每一筆業(yè)務同時進行多方備份。當會計人員進行賬務處理時，其操作和數(shù)據(jù)也被同步記錄在監(jiān)控人員的機器上，由監(jiān)控人員進行即時或定期審查，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致便進行深入調查。這樣明確了崗位的劃分，實現(xiàn)了有效牽制。
（4）人員培訓。計算機會計系統(tǒng)應在開發(fā)階段就要對使用該系統(tǒng)的有關人員進行培訓，提高這些人員對系統(tǒng)的認識和理解，以減少系統(tǒng)運行后出錯的可能性。外購的商品化軟件應要求軟件制作公司提供足夠的培訓機會和時間。
二、強化計算機自動控制機制
（1）開發(fā)、運用符合標準和規(guī)范的電算化會計系統(tǒng)。計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展項目，不論是自行組織還是購買商品化軟件，都必須遵循國家有關機關和部門指定的標準和規(guī)范。其中包括符合標準和規(guī)范的開發(fā)和審批過程、合格的開發(fā)人員或軟件制造商、系統(tǒng)的文件資料和流程圖、系統(tǒng)功能模塊的設計等。目前我國已經(jīng)頒布的有關國家標準和規(guī)范主要由財政部1994年頒布執(zhí)行的《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》等。
（2）數(shù)據(jù)和程序控制。數(shù)據(jù)和程序控制主要是對數(shù)據(jù)、程序的安全控制。程序的安全與否直接影響系統(tǒng)的運行，而數(shù)據(jù)的安全與否關系到財務信息的完整性和保密性。數(shù)據(jù)控制的目標是要做到任何情況下數(shù)據(jù)都不丟失、不毀損、不泄露、不被非法侵入。通常采用的控制包括接觸控制、丟失數(shù)據(jù)的恢復和重建等，而數(shù)據(jù)的備份則是數(shù)據(jù)恢復和重建的基礎，是一種常見的數(shù)據(jù)控制手段，網(wǎng)絡中利用兩個服務器進行雙機鏡像映射備份是備份的先進形式。
（3）網(wǎng)絡的安全控制。網(wǎng)絡的安全控制包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別、不可否認和完整性。針對這些方面，可采用一些安全技術，主要包括：數(shù)據(jù)加密技術、訪問控制技術、認證技術、隧道技術等。通過上述技術可確保財務信息在內部網(wǎng)絡與外部網(wǎng)絡傳輸中的安全性。
（4）加強與開發(fā)商或供應商的聯(lián)系，使系統(tǒng)軟件不斷升級。在線測試的實現(xiàn)使軟件內部存在的漏洞能夠得到及時解決。對于計算機軟件來說，其內部錯誤或不足是無法避免的。因此其解決方法只有兩個：一是在開發(fā)過程中加強交流，充分測試；二是在發(fā)現(xiàn)問題后及時解決。而在單機系統(tǒng)下，用戶與軟件供應商之間由于受空間、時間的影響無法進行充分的交流，減低了系統(tǒng)的可信賴性。但是網(wǎng)絡時代，即使萬里之隔也可以在幾秒鐘內建立連接，進行高時高質的通訊或軟件傳輸。這給解決上述問題帶來了方便。
三、加強日常管理機制
（1）嚴格系統(tǒng)操作環(huán)境管理和控制系統(tǒng)。操作環(huán)境包括系統(tǒng)操作過程以及系統(tǒng)的維護，操作過程控制主要通過制定一套完整而嚴格的操作規(guī)定來實現(xiàn)，操作規(guī)程應明確職責，操作程序和注意事項，并形成一套電算化系統(tǒng)文件，如規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志，規(guī)定數(shù)據(jù)備份及機器的使用規(guī)范，規(guī)定軟盤專用以防止病毒感染，定期進行硬件及軟件的維護，硬件維護包括：第一、定期進行檢查并作好記錄；第二、在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)硬件故障要及時進行故障分析并作好記錄；而軟件維護要做好正確性維護、適應性維護、完善性維護三種。
（2）建立計算機機房管理制度。實行電算化以后，設立計算機機房的主要目的是：給計算機設備創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境，保護機器設備；防止各種非法人進入機房，保護機內程序和數(shù)據(jù)的安全，具體措施包括：第一、對進入機房內的人員進行嚴格審查；第二、保證機房設備安全的措施，如機房防火規(guī)定等；第三、保證計算機正常運行措施，如機房防潮，如數(shù)據(jù)備份規(guī)定，杜絕無關人員使用機器和外來未經(jīng)檢查的磁盤，專機專管及不準在計算機上玩電腦游戲等規(guī)定等。
第6篇：會計檔案保管注意事項范文
[關鍵詞]區(qū)級醫(yī)院 會計電算化 對策
一、 區(qū)級醫(yī)院實行會計電算化管理存在的問題
醫(yī)院對會計電算化的問題不夠重視。很多醫(yī)院特別是區(qū)級或區(qū)級以下的醫(yī)院,在會計核算中仍然采用手工記賬和手工做賬,導致會計核算不夠準確,會計檔案容易被人篡改或損壞。而且在國家實行全民醫(yī)保聯(lián)網(wǎng)的前提下,手工操作已經(jīng)不可能滿足現(xiàn)階段的要求。醫(yī)院對會計電算化的資金投入比較大,醫(yī)院領導對一次性重大資金投入的考慮比較長遠。對于之前完全手工做賬的區(qū)級醫(yī)院來說,藥品管理、收費系統(tǒng)管理、病房一日清單管理、以及國家要求聯(lián)網(wǎng)的醫(yī)保管理,要一步到位的進行網(wǎng)絡建設,需要的資金比較龐大。一般區(qū)級或區(qū)級以下的醫(yī)院,得到國家下?lián)艿馁Y金是比較少的,基本上都是通過本院自給自足,自負盈虧,因而醫(yī)院對于龐大資金的投入負擔很重。
醫(yī)院缺乏合格的會計電算化專業(yè)人員。實行會計電算化后,醫(yī)院原有的會計人員雖然對會計業(yè)務比較熟悉,但是對計算機知識的了解卻是有限的,特別是那些年齡比較大,資格比較老的會計人員,可能一直都沒有接觸過計算機,醫(yī)院也沒有對會計人員進行相關的計算機培訓和考核。醫(yī)院對于信息維護的安全隱患問題存在顧慮。由于缺乏必要的防病毒意識和維護措施,在實現(xiàn)了計算機聯(lián)網(wǎng)和會計電算化之后,會擔心計算機出現(xiàn)錯誤,出現(xiàn)丟失或破壞數(shù)據(jù)的現(xiàn)象,同時在各個科室的聯(lián)網(wǎng)過程中也可能出現(xiàn)不能一步到位的情況,造成數(shù)據(jù)資料的不同步或者丟失,使原始會計數(shù)據(jù)不完整,從而影響到整個醫(yī)院的會計管理。
二、 建立區(qū)級醫(yī)院會計電算化的對策和建議參考
會計電算化系統(tǒng)是一項需要長期的不斷投入和支持的軟件工程,資金和人力資源都很重要,需要醫(yī)院領導、全體職工的共同努力,才能確保整個會計電算化的建設過程順利完成。醫(yī)院領導要動員和組織醫(yī)院的管理骨干和相關人員去參考其他已實現(xiàn)會計電算化操作的醫(yī)院,學習如何建立及完善醫(yī)院的會計電算化,并結合本院的實際情況,組建一個專門的籌建小組,統(tǒng)計出相關的預算支出明細,并實施相關的工作,務求可以更好的開展有關會計電算化的業(yè)務。
制定一個嚴格的會計電算化管理制度。在國家有關會計制度的基礎上,制定本院相關的藥品管理、收費系統(tǒng)管理、病房計價管理、醫(yī)保管理、財務管理制度。要明確規(guī)定各項操作流程和注意事項,具體到各科室,具體到人,使相關操作人員可以按章辦事,有章可循。同時可以防范某些人員的錯誤操作。
同時,要在建立會計電算化的過程中,不斷的檢查理論和實踐出現(xiàn)矛盾的地方,并結合實際情況,不斷地改正,不斷地完善。從而使得系統(tǒng)越來越適合醫(yī)院的運作,可以更好的為醫(yī)院的發(fā)展提供堅實的基礎。
建立一個完善的網(wǎng)絡管理系統(tǒng)。聘請有專業(yè)資格和技術的計算機網(wǎng)絡人員,定期維護網(wǎng)絡,防范網(wǎng)絡病毒,并及時更新相關軟件,為前臺工作提供最完善最可靠的保障。加強培訓,提高會計電算化相關人員的素質。醫(yī)院相關核算人員需持有會計電算化證,在會計電算化建立的過程中,要對相關人員進行計算機和相關系統(tǒng)操作的培訓,使得原有的職工可以在原來的基礎上更好的做好本職工作,更好的為醫(yī)院和病人服務,同時可以穩(wěn)定職工的工作情緒,不會擔心自己的能力不夠而丟掉飯碗。建立會計電算化系統(tǒng)后,要定期進行計算機及會計電算化相關系統(tǒng)的培訓,與時俱進。
三、結語
建立和完善會計電算化內部管理體系,是促進區(qū)級醫(yī)院會計電算化向深層次發(fā)展,使醫(yī)院財務管理工作更趨科學化、合理化的重要保障。建立和完善區(qū)級醫(yī)院的計算機聯(lián)網(wǎng)和會計電算化,將會對加強會計監(jiān)督職能,提高整個醫(yī)院的管理水平,推動醫(yī)院向高層次發(fā)展具有重要及長遠的意義。只有實現(xiàn)了會計電算化,區(qū)級醫(yī)院的發(fā)展才會有質的改變,否則連一些基本的國家規(guī)定的業(yè)務都實施不了,會對醫(yī)院的經(jīng)濟和病人的健康造成重大的影響,得不償失!
參考文獻:
[1]謝蘭.關于加強醫(yī)院會計電算化管理的探討.當代經(jīng)理人,2006;12
第7篇：會計檔案保管注意事項范文
關鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；會計；標準化；問題；對策
中圖分類號：F23 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）03-0-01
一、前言
企業(yè)會計標準化關系著整個企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，可以從根本上保證會計工作的正常進行，建立科學的會計管理模式，對會計工作中所出現(xiàn)的責任問題能夠具體到人。企業(yè)會計標準化也能夠為企業(yè)的發(fā)展提供準確實時的會計信息，為企業(yè)的資金核算和科學管理提供渠道，也能夠將各部分職能有機結合，發(fā)揮個體能動性，推進企業(yè)的發(fā)展。
二、企業(yè)會計標準化概述
（一）會計標準化的定義。受社會政治、經(jīng)濟和技術環(huán)境的影響，財務會計核算工作要求更加標準化、通用化和規(guī)范化。隨著現(xiàn)代管理理論的發(fā)展，信息化技術也不斷運用于會計核算，大大提高了會計人員的工作效率，實現(xiàn)了會計科學的根本變革。在不同的時期，會計標準化的定義也不斷變換。會計標準化作為企業(yè)科學管理的一部分，是管理經(jīng)濟的工具，能夠反映和監(jiān)督物質資生產(chǎn)過程。會計也是一個信息系統(tǒng)，能夠收集、處理和輸送經(jīng)濟消息，它能夠及時對企業(yè)活動進行組織、控制、調節(jié)和指導，促使人們進行比較分析、講求經(jīng)濟效益，是了解價值活動的工具。
（二）會計標準化的作用。會計標準化能夠為企業(yè)活動提供有作用的會計信息，促使決策透明化，為企業(yè)增加效益。會計標準化也能夠幫助企業(yè)進行科學化管理，及時解決會計活動中所出現(xiàn)的錯誤，及時對會計信息進行更新處理，滿足企業(yè)發(fā)展的需要。同時，會計標準化也能夠最大限度地提高企業(yè)人員的工作效率，為企業(yè)建立良好的工作秩序，提高企業(yè)運行的穩(wěn)定性，減少企業(yè)在經(jīng)營活動中出現(xiàn)違規(guī)操作，提高企業(yè)的社會信譽?，F(xiàn)代企業(yè)會計標準化也能夠促使會計核算工作和會計監(jiān)督工作的合法性和合理性，有助于企業(yè)進行科學管理，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。除此之外，企業(yè)會計標準化也能夠加強各項管理制度的執(zhí)行力度，對企業(yè)的領導和工作人員都具有約束作用，合理的獎懲制度能夠推動企業(yè)工作人員的工作積極性，有利于明確職責，加強經(jīng)驗管理，提高企業(yè)的管理水平。
（三）會計標準化的基本內容。會計標準化并不僅僅是會計職能和會計工作的標準化，具體的會計標準化的內容有以下幾個方面。
會計概念的標準化。會計概念標準化需要對會計所進行的工作進行全面的了解，能夠為企業(yè)提供正確實時的會計信息，確保人們能夠及時了解會計信息，以做好應對準備。
會計方法標準化。企業(yè)方法包括會計核算方法，確保每一項會計活動都能夠有自身的計算方法，在確保不會影響會計信息準確性的基礎上采用最直接簡單的方法進行計算，由公司統(tǒng)一制定并執(zhí)行，這樣才能確保會計信息的合理性和實時性。
會計賬戶標準化。賬戶是大部分經(jīng)濟信息的重要來源，因此，企業(yè)需要加強對賬戶的科學管理，對賬戶進行分類整理，統(tǒng)一分類要求，并且對每一個會計項目都選用易懂的名稱進行替換，并且做好注意事項說明，以免混淆。
會計檔案標準化。會計檔案是一切與會計信息有關資料的合集，企業(yè)需要對會計檔案進行妥善保管，確保會計檔案能夠隨著企業(yè)的不斷發(fā)展而不斷更新，以免由于會計檔案信息失誤導致企業(yè)遭受損失。
三、如何構建現(xiàn)代企業(yè)會計標準化流程
（一）明確會計標準化概念。會計標準化并不是單一層面的標準化，它是對企業(yè)會計活動的標準，能夠規(guī)范企業(yè)會計人員的工作活動，同時也是滿足企業(yè)發(fā)展的需要。會計標準化的構件是一個動態(tài)的過程，它在深度和廣度上都隨著企業(yè)的發(fā)展而發(fā)展，隨著時代的變化而變化。因此在制定會計化標準的時候必須考慮各項因素，確保在一定時期內，會計標準化能夠符合企業(yè)發(fā)展的要求，推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。明確會計標準化的概念還需要及時對企業(yè)會計系統(tǒng)中所存在的管理問題進行解決，確保能夠企業(yè)能夠貫徹實行企業(yè)標準化要求，對一切會計事務都進行統(tǒng)一規(guī)定，為會計活動制定良好的秩序，以增加各項資源的利用率，以最小的成本換取最大的經(jīng)濟利益。
（二）構建企業(yè)會計標準化系統(tǒng)。企業(yè)會計標準化建設是整個系統(tǒng)的建設，其中包括會計核算和會計管理工作的標準。不僅如此，會計監(jiān)督工作也需要做好標準化管理。對企業(yè)會計活動進行分層管理，任意子系統(tǒng)都由具體的單項標準構成。企業(yè)會計標準化的構建首先需要確立統(tǒng)一的會計概念，同時對于各項子系統(tǒng)的執(zhí)行標準也作出相應規(guī)定。企業(yè)會計標準化管理需要按照各項子系統(tǒng)的不同性質提出不同管理標準，不能將它們從上一級系統(tǒng)中分離出來，也必須確保其基本任務能夠符合標準。對于會計職位和管理人員的分配也必須做到統(tǒng)一而行，減少例外情況的出現(xiàn)。
（三）做好企業(yè)會計標準化的流程管理。企業(yè)會計標準化的流程管理不僅包括程序管理的標準化，也包括管理模式的標準化。在流程管理程序中需要對過程輸入階段、過程中間階段和過程輸出階段的管理內容作出相應規(guī)定，減少資源消費，確保基礎性的管理工作能夠到位。企業(yè)會計標準化工作的進行需要有執(zhí)行方案來指導，因此，需要做好資料收集工作，進而對會計管理標準進行改進實施，確保會計信息能夠在最短的期限內達到企業(yè)共享的目的，這樣才能確保會計工作的正常有序進行。企業(yè)會計標準化流程的管理模式通常是“P-D-C-A”管理模式，即策劃（plan）、實施（do）、檢查（check）和改進（action）。這個模式處于不斷循環(huán)狀態(tài)，這樣才能確保企業(yè)會計標準化工作不斷改進，同時也能夠及時解決會計活動中所出現(xiàn)的問題，確保每一項工作的開展都能夠符合會計標準，提高會計標準化水平，推進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
四、小結
現(xiàn)代企業(yè)會計標準化的構建能夠提高企業(yè)的科學管理水平，能夠幫助企業(yè)人員及時對會計信息進行分析管理，以獲得最實時有效的會計信息，推進企業(yè)的適應能力，幫助企業(yè)在市場經(jīng)濟環(huán)境中提高自身的競爭力，為企業(yè)贏得經(jīng)濟效益和社會效益。
參考文獻：
[1]高方露.現(xiàn)代企業(yè)會計標準化探究[J].北京工商大學學報（社會科學版），2007，22（4）.
第8篇：會計檔案保管注意事項范文
一、電子文件的整理
1、基建、設備等電子文件的整理。
基建檔案的形成一般是利用計算機使用規(guī)范的紙張打印輸出的，所以，在數(shù)據(jù)信息整理時就要按檔案管理的要求進行輸入，就是對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶可以直接檢索到每一張圖紙資料。而對于設備檔案的管理，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件載體的同時，應附上電子文件的內容說明和注意事項。
2、財務電子文件的整理。
學校財會賬簿內容一般已進入計算機管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統(tǒng)一，其內容也可以光盤的形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。
3、其它電子文件的整理。
現(xiàn)在的學校一般都建有計算機信息管理系統(tǒng)，如行政信息管理系統(tǒng)，包括教學、科研、人事管理、教學管理系統(tǒng)等內容。對這些電子文件該如何進行整理呢？我認為：計算機與信息中心接收相關數(shù)據(jù)后，應該進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)再通過信息中心輸送給各部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期的數(shù)據(jù)應按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。
二、歸檔方式和途徑選擇
紙質檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。
1、開通專線進行電子文件歸檔。
隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。對那些未被傳輸且具有保存價值的電子文件，應由電子文件形成部門編目整理，向檔案部門進行專線傳輸。檔案部門經(jīng)與信息管理部門協(xié)商后，形成常見的文件格式（如DBF、DOC、TXT、EXE等），然后由檔案人員根據(jù)檔案的密級和保管期限，加上檔案管理信息，如：分類號、檔案號等，錄入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡終端在其權限范圍內進行檢索。
2、由計算機信息管理部門負責歸檔。
為適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，各校都設立了計算機與信息管理中心，由他們利用網(wǎng)絡技術建立了校園信息管理系統(tǒng)。由于計算機與信息管理中心具有一定的技術設備及人才條件，由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無疑是最佳的歸檔途徑之一。
總之，無論利用何種歸檔途徑，都必須按照單位統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自主地從網(wǎng)上下載，以確保電子文件形成部門所形成的文件數(shù)據(jù)具有可靠的真實性和準確性。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，進行分類歸檔。
三、完善歸檔制度
1、電子文件來源廣泛，其形成者不僅有業(yè)務管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理員與計算機技術人員等。因此，將頭緒如此之多的電子文件進行收集歸檔，必須要靠制度來約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件的歸檔工作納入到本單位的立卷歸檔制度之中，并列入到信息管理工作程序，認真地做好布置、檢查、總結、考核等日常所必須的管理工作。
2、形成“雙軌”歸檔制度。由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現(xiàn)在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式進行保存。為了使電子文件和紙介質文件達到內容真實相符，所以有必要采取“雙軌制”進行文件的歸檔，即紙介質與光磁介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。
四、電子檔案的保護
第9篇：會計檔案保管注意事項范文
近幾年來，隨著我國經(jīng)濟發(fā)展對會計工作要求的提高及我國會計工作與國際接軌，許多企事業(yè)單位如醫(yī)院等都實現(xiàn)了會計電算化，從而大大提高了醫(yī)院會計核算的準確性和及時性，也提高了財務人員的工作效率，醫(yī)院財務管理水平得到了提升。但與此同時，由于醫(yī)院管理層和財務人員對于電算化管理條件下的內部會計控制認識不足，存在著體系不全、控制不力的現(xiàn)象，由此引發(fā)了輕則會計信息不準確、重則醫(yī)院資產(chǎn)不安全等問題，甚至出現(xiàn)了一些大案要案。因此，建立健全醫(yī)院會計電算化系統(tǒng)內控制度已刻不容緩。
內部會計控制是指單位為了保證會計信息質量，保護資產(chǎn)的安全與完整，確保有關法律規(guī)章制度有效實施而制定的一系列方法、措施和程序。隨著醫(yī)療衛(wèi)生改革的不斷深入和國家對事業(yè)單位預算管理體制的改變，傳統(tǒng)的內控制度已不能適應醫(yī)院財務管理的要求。建立一個適應醫(yī)院會計電算化管理的內控制度，是醫(yī)院經(jīng)濟健康運行的保證。
一、建立會計電算化崗位責任制度
建立合理嚴密的電算化系統(tǒng)的組織機構，完善組織控制體制，根據(jù)不相容職務相分離的原則，合理地進行崗位分工，明確崗位職責，確保權責分明。并根據(jù)《會計法》的要求，有計劃地進行崗位輪換，相互制約，相互監(jiān)督，最大限度地防范和化解會計工作風險。
二、建立會計電算化操作控制制度
為了保證信息處理質量，減少產(chǎn)生差錯和事故的概率，應制定上機守則與操作規(guī)程和注意事項；明確上機人員操作會計軟件的內容和權限，嚴格管理操作密碼，不與他人共享，并定期修改口令和密碼；操作人員離開前應執(zhí)行相應命令退出會計軟件，非授權人員不得隨意操作計算機會計軟件；完善上機操作日志并指派專人保管。
三、建立計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)安全管理制度
1.硬件。配備運行效果理想、性價比最佳、售后服務好的品牌機；配備UPS不間斷電源，保證數(shù)據(jù)庫服務器和工作站有足夠的延時保護；定期對有關的設備進行保養(yǎng)維護。其他工作人員不得隨意使用電算化系統(tǒng)的設備上機操作，專職工作人員不得在計算機上進行有損系統(tǒng)安全的操作（如玩游戲等）；在未經(jīng)批準的情況下設備和軟件不得外借，不得私自拆卸機器；采用安全網(wǎng)關（防火墻）技術、訪問控制技術、數(shù)據(jù)加密技術、身份認證技術等，建立綜合的多層次安全防范體系；工作站不能私自和其他網(wǎng)絡互連，以防止系統(tǒng)遭受外界侵擾。
2.軟件。單位購買財務軟件必須采用持有財政部頒發(fā)的《商品化會計核算軟件評審合格證》的正版軟件，軟件的技術指標應符合單位特殊核算的要求和行業(yè)特性以及單位發(fā)展的需要，并能保證會計數(shù)據(jù)安全可靠。財務軟件也應符合操作方便、通俗易懂、售后服務好、能及時提供日常維護、版本升級和軟件再開發(fā)等要求。在計算機工作期間要定期檢查應用程序和系統(tǒng)軟件的可靠性，確保并存于同一系統(tǒng)的各種應用軟件之間的兼容性，確保后臺數(shù)據(jù)庫不被繞開財務軟件直接進行訪問。這樣，可以有效地避免來自會計軟件的風險，避免錯誤的會計信息的產(chǎn)生。安裝正版的殺毒軟件，不用盜版軟件，不用來路不明的磁盤，不隨意下載，不打開和閱讀來歷不明的電子郵件，經(jīng)常對計算機進行軟盤和硬盤的病毒檢測并對相關的軟件進行及時升級。設置防火墻，使用入侵檢測軟件，及時查殺病毒，保證計算機正常運行。
3.數(shù)據(jù)。對業(yè)務的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制，各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴格的審批和必要的授權，并具有完整、真實的原始證明；要有防止或及時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、重復或出錯等情況的控制措施；不得使用數(shù)據(jù)庫工具對數(shù)據(jù)庫進行直接更改，確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除。
四、建立會計電算化檔案管理制度
妥善保管存有會計信息的磁性介質或其他介質，存放地點應防高溫、防漏、防塵、遠離強磁場，并定期進行檢查和復制，堅持雙重備份制度，防止會計檔案丟失。為了確保數(shù)據(jù)和信息安全、完整，便于調用、更新和檢查，應當對存儲數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤做好標識，妥善存檔，有關文件的修改、更新等操作都應附有書面授權證明，并登記整個操作過程，同時系統(tǒng)應具有自動記錄能力，以便查詢或跟蹤檢查。
五、建立計算機內部審計制度
會計電算化系統(tǒng)的建立和實施，使得會計本身發(fā)生了很大的變化，對電算化會計系統(tǒng)的審計與對手工賬簿的審計相比，在審計內容、方法上也相應發(fā)生了變化。需要對其系統(tǒng)內部控制、電算化過程和結果進行全程的內部審計，并且應根據(jù)電算化的特點和發(fā)展趨勢，不斷完善和創(chuàng)新。
1.對會計資料定期進行審計，電算化會計賬務處理是否正確，是否遵循《會計法》及有關法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合內部控制制度的要求，憑證附件是否規(guī)范完整。
2.審查機內數(shù)據(jù)與書面資料、實物資產(chǎn)的一致性，是否賬表相符、賬實相符、賬賬相符；對不符合要求、錯誤的賬表要及時糾正和調整。賬實核對是保證醫(yī)院會計資料真實、完整的根本途徑。
3.監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性，防止非法刪除、修改歷史數(shù)據(jù)等現(xiàn)象發(fā)生。
