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關(guān)鍵詞:經(jīng)濟合同 審計檢查單
一、經(jīng)濟合同審計的理論與實踐背景
經(jīng)濟合同審計的目標(biāo)是完善經(jīng)濟合同條款,避免潛在的經(jīng)濟糾紛,強化企業(yè)內(nèi)部控制機制,維護公司合法權(quán)益,提高資金使用效益。經(jīng)濟合同審計的內(nèi)容包括:合同簽訂過程的審計、合同履行過程的審計、合同變更與解除的審計、終止合同的審計及合同日常管理審計。經(jīng)濟合同前置性審計,能夠完善合同條款,有效保護公司權(quán)益。
二、“檢查單”方法在前置性經(jīng)濟合同審計的運用
在日常的經(jīng)濟合同前置性審計中,常見的合同主要為,采購買賣合同、房屋租賃合同、維修合同及與對公單位簽訂的制式合同。將買賣合同、房屋租賃合同、維修合同的主要審計內(nèi)容制成表格,以“檢查單”的形式,能夠提高審計效率與準(zhǔn)確率。
(一)買賣合同
買賣合同是最常見、最重要的合同種類,單位常見的買賣合同包括:辦公家具、辦公用品、消防設(shè)備等采購。
(二)房屋租賃合同
房屋租賃合同在日常合同中較為常見,主要包括:辦公用房租賃、閑置房屋出租等。
(三)維修合同
建設(shè)工程施工合同及維修合同較為常見,特點標(biāo)的額較高,主要包括與維修方簽訂的維修合同。
三、前置性經(jīng)濟合同審計的管理建議
(一)制定范本合同庫。
對于采購合同、房屋租賃合同、維修合同等常用合同制定范本,經(jīng)律師審核后納入合同范本庫。
(二)推進合同信息化管理。
將合同管理從簽訂到履行完畢的各個環(huán)節(jié)流程納入信息化系統(tǒng),有效地利用軟件功能進行控制并提高管理效益。
(三)建立合同管理考核評價機制。
設(shè)置合理的業(yè)務(wù)考核指標(biāo)體系,明確合同管理流程中的崗位責(zé)任制。對于合同的簽訂、履行、保管等各環(huán)節(jié)的管理情況進行考評,出現(xiàn)問題時客觀地分析原因,落實責(zé)任追究,形成良性的責(zé)任導(dǎo)向。
⒖嘉南祝
首先,公司合同管理工作由商務(wù)部門、采購部門、建造部門和辦公室按照各自業(yè)務(wù)分工分別承擔(dān),各個合同承辦部門的工作接口、職責(zé)分工不夠清晰,尚待進一步梳理及明確;其次,各個合同承辦部門分別建立各自的合同管理臺賬,數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一,不利于公司決策層和管理層全面及時地了解公司合同簽訂及執(zhí)行情況;此外,各個合同承辦部門對合同收入支出掌握的信息不對稱,例如資金支付到賬情況、項目業(yè)主資金審批和拒付情況等信息分別由不同的部門掌握,信息交互效率低下,有時為了對賬花費大量的時間和精力;公司合同管理仍然采用手工管理方式,產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件,費時費力,容易出錯,急需合同管理信息化手段,提供強大的標(biāo)準(zhǔn)化定制流程,并對合同執(zhí)行狀態(tài)進行實時監(jiān)控。
2研究內(nèi)容
(1)梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序,建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程
梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序、建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程旨在明確合同承辦部門及相關(guān)部門的職責(zé)和接口,全面完善合同管理制度。清晰的業(yè)務(wù)職責(zé),健全的管理程序是建立合同管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。通過分別與各個合同承辦部門進行面對面訪談,并組織相關(guān)部門召開專題研討會,從而明確相關(guān)部門的管理職責(zé),細(xì)化實施細(xì)則,提高管理程序的可執(zhí)行性。例如明確各個合同承辦部門的業(yè)務(wù)范圍;各合同審批部門的職責(zé);細(xì)化合同類型分類標(biāo)準(zhǔn),完善合同類型分類實施細(xì)則,確保合同分類準(zhǔn)確等等。通過訪談和研討,同步完成相關(guān)管理流程和程序的新增或升版,從而建立合同管理平臺的綱領(lǐng)性程序文件和具體實施文件,完善合同管理制度,使現(xiàn)行程序體系覆蓋合同全過程各個階段的管理內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)。例如將合同執(zhí)行過程中的"合同中止"、"合同解除"、"合同爭議"等內(nèi)容納入合同制度,并優(yōu)化合同簽約及審批授權(quán)制度等;統(tǒng)一合同管理業(yè)務(wù)表單格式,提高標(biāo)準(zhǔn)表單的使用率;統(tǒng)一合同評審會簽表、合同付款申請表等業(yè)務(wù)單據(jù)格式;建立標(biāo)準(zhǔn)合同模板庫,提高標(biāo)準(zhǔn)合同文本的使用率等等。
(2)以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺
以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺旨在根據(jù)合同管理流程和程序以及實際業(yè)務(wù)特點建立開發(fā)合同管理系統(tǒng)。在對業(yè)務(wù)需求進行詳盡調(diào)研,認(rèn)真組織討論的基礎(chǔ)上提出平臺建設(shè)思路,配合技術(shù)人員完成需求分析、軟件選型、項目開發(fā)等工作,達到信息化管理目標(biāo):實現(xiàn)合同全過程、全生命周期管理,覆蓋合同準(zhǔn)備、合同訂立、合同執(zhí)行及合同關(guān)閉各個環(huán)節(jié)工作;規(guī)范固化合同管理業(yè)務(wù)流程,加強合同執(zhí)行監(jiān)控防控風(fēng)險;實現(xiàn)合同數(shù)據(jù)多維度快捷查詢、統(tǒng)計與分析,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效支持;實現(xiàn)與公司相關(guān)信息系統(tǒng)如財務(wù)系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、門戶系統(tǒng)、文控系統(tǒng)、各成員單位合同相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)等的有效銜接,確保信息共享、數(shù)據(jù)同源;統(tǒng)一規(guī)范管理合同數(shù)據(jù),一次管理重復(fù)使用。
(3)明確商務(wù)合同平臺的使用責(zé)任,加大培訓(xùn)宣傳力度
培訓(xùn)的成功與否是合同管理系統(tǒng)能否成功上線的關(guān)鍵因素。培訓(xùn)工作首先將系統(tǒng)用戶進行細(xì)分,然后針對不同層級的用戶進行深度培訓(xùn),從而最大程度確保各層級的系統(tǒng)用戶都可以有針對性的了解系統(tǒng)設(shè)計理念并熟練操作系統(tǒng)。通過定期組織培訓(xùn),在公司及項目部營造了學(xué)習(xí)和使用商務(wù)合同平臺的良好氣氛,亦有助于提高員工的合同意識。
3研究成果
(一)梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序,建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程
(1)合同管理平臺信息化總體需求分析
從問卷調(diào)查反饋的統(tǒng)計結(jié)果來看,各個合同承辦部門普遍認(rèn)為,盡早實現(xiàn)合同管理平臺的信息化十分重要,合同管理信息化和合同申請/支付管理信息化對工作效率提高最顯著,對業(yè)務(wù)增值貢獻最大,也較容易實現(xiàn),同時也是上線需求最迫切的兩項業(yè)務(wù),希望合同管理平臺的操作能夠較為簡捷,方便查找和使用。
(2)明確合同承辦部門職責(zé),完善合同管理程序體系
經(jīng)程序文件查閱及與相關(guān)部門訪談,明確公司合同承辦部門共有四個,分別為商務(wù)部門、采購部門、建造部門和辦公室,各個合同承辦部門所對應(yīng)的項目部部門也有合同承辦的職責(zé)。經(jīng)與各個合同承辦部門溝通,系統(tǒng)性的將合同管理相關(guān)程序、制度,從合規(guī)性、適應(yīng)性、有效性等方面進行綜合評審,促使合同承辦部門完成了相關(guān)管理程序的新增/升版工作。
(二)以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺
(1)成立合同管理系統(tǒng)實施工作團隊
穩(wěn)定的、分工明確的工作團隊是確保合同管理系統(tǒng)得以成功開發(fā)的保障。在集團合同管理系統(tǒng)開發(fā)項目實施工作組的領(lǐng)導(dǎo)下,公司組建了合同管理系統(tǒng)實施工作團隊,團隊成員由相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)指定,彼此相互配合,在項目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下,按照各自職責(zé)分工有計劃地實施系統(tǒng)開發(fā)。
(2)合同管理系統(tǒng)目標(biāo)需求及建設(shè)內(nèi)容
通過調(diào)研和討論,課題組總結(jié)出合同管理系統(tǒng)如下目標(biāo)需求,并由此分析得出合同管理系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容。
①合同全過程管理
通過合同準(zhǔn)備、合同訂立、合同執(zhí)行、合同關(guān)閉四大環(huán)節(jié),實現(xiàn)了合同的全過程閉環(huán)管理。合同準(zhǔn)備階段,通過與相關(guān)系統(tǒng)進行接口集成,確保合同相關(guān)數(shù)據(jù)同源,避免重復(fù)錄入;合同訂立,系統(tǒng)提供范本的管理,使得標(biāo)準(zhǔn)合同的起草更加方便快捷,減輕承辦人員的工作量;合同文本的在線審查審批,通過多級規(guī)范的審批流程,進一步防控法律風(fēng)險;合同文本在線打印,加密防偽,確保合同的唯一性;合同執(zhí)行中的支付申請,變更申請等,及時跟蹤合同的執(zhí)行情況,確保合同信息的完整性;合同關(guān)閉,是合同的終點,最終實現(xiàn)了合同的閉環(huán)管理。
②合同范本管理
通過系統(tǒng),建立合同范本及合同制度文件的管理,通過系統(tǒng)對合同范本、相關(guān)制度文件進行管理,實現(xiàn)了各種范本制度升級后的版本控制管理,并通過線上范本審核,確保范本及制度文件的及時性、準(zhǔn)確性,為合同創(chuàng)建提供便捷,促進并提高合同標(biāo)準(zhǔn)文本的使用頻率,減少審查審批工作量,降低合同簽訂中的各種風(fēng)險。
③合同對方管理
建立合同管理系統(tǒng)的合同對方庫,并通過與采購系統(tǒng)對接,可接收供應(yīng)商信息,合同管理系統(tǒng)可自行錄入供應(yīng)商及客戶信息,實現(xiàn)完整的合同對方管理,對合同對方的相關(guān)資質(zhì)等進行管理,有利于確保合同管理系統(tǒng)信息的完整性與獨立性,也確保了合同對方信息的統(tǒng)一和規(guī)范。
④項目信息維護
對項目進行基本信息的維護管理,實現(xiàn)項目信息與合同的關(guān)聯(lián),并作為查詢統(tǒng)計分析的支持,滿足通過項目進行合同數(shù)據(jù)的匯總與分析的需求。
⑤合同監(jiān)督檢查
集團及公司合同管理部門、監(jiān)察審計部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)具備相應(yīng)權(quán)限對管理范圍內(nèi)的合同進行監(jiān)督和檢查,可以查詢與追蹤合同的審批情況及履行狀態(tài),也可以對當(dāng)前的合同流程相關(guān)人員進行預(yù)警提醒。
⑥合同監(jiān)控追蹤
集團及公司合同管理部門及領(lǐng)導(dǎo),可以實時查看與監(jiān)控權(quán)限范圍內(nèi)的合同運行情況,包括查看所有運行中的合同總數(shù)、異常情況及重點關(guān)注的事項,實現(xiàn)合同運行信息的及時反饋、異常監(jiān)控與全面管理。
4結(jié)語
如工程項目在立項、初步設(shè)計、各類建設(shè)手續(xù)不完備的情況下簽約,可能在履行中引發(fā)爭議甚至履行不能;如在資金未落實的情況下簽訂合同并履行的,將很容易引發(fā)工程款的支付爭議。
二、合同條款不平等
以工程合同為例,由于市場競爭激烈,合同雙方當(dāng)事人實際地位很難平等,如一方當(dāng)事人要求對方承擔(dān)額外義務(wù),或利用自己的優(yōu)勢地位和便利條件強行增加不平等條款等。這些不平等或不合理條款的存在,既嚴(yán)重違背了合同精神,也給合同履行埋下大量矛盾、隱患。
三、合同內(nèi)容缺陷
合同的內(nèi)容缺陷主要表現(xiàn)在合同內(nèi)容不完備、文字表述不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?。合同?nèi)容不完備往往是因合同主體不愿意或不合理使用標(biāo)準(zhǔn)的合同范本、缺項漏項而導(dǎo)致。有些雖然使用標(biāo)準(zhǔn)合同范本,但在專用條款中幾乎不作約定,或者約定的內(nèi)容簡單,如對“不可抗力”不作約定或約定不詳細(xì),一旦發(fā)生意外事件,雙方很難就責(zé)任承擔(dān)、時間延長和費用增加等達成一致。
四、合同管理人員法律意識和管理能力不強
合同管理人員的法律知識水平直接影響著合同管理水平的高低。后勤業(yè)務(wù)涉及工程、物業(yè)服務(wù)、食宿服務(wù)、醫(yī)療服務(wù)、車輛服務(wù)、知識面寬等方方面面,需要具備豐富的實踐經(jīng)驗、多方面知識和能力的專業(yè)合同管理人才。由于后勤管理人員的法律意識和管理能力不強,表現(xiàn)在合同簽訂之前對合同相對方的履約能力缺乏必要的調(diào)查,合同簽訂時對合同內(nèi)容表達模糊,合同履行過程中缺少相應(yīng)的跟蹤,合同文檔和信息管理不健全,導(dǎo)致糾紛發(fā)生后沒有相應(yīng)的證據(jù)等。直接后果就是合同主體不能有效保護自身合法權(quán)益,蒙受權(quán)利損害或經(jīng)濟損失。針對以上情況,企業(yè)可以從以下幾方面著手,提升合同管理水平。
1.建立完善的合同管理人才體系
通過采取對外公開招聘、內(nèi)部選拔等方式,培養(yǎng)一支懂法律、懂經(jīng)營、會管理的合同管理隊伍。同時,要加強對他們的業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期或不定期地對其進行法律、管理等知識培訓(xùn),使其熟練掌握合同法律知識和簽約技巧,提高他們的專業(yè)知識水平和實踐技能。對提出合理化建議、避免重大損失或是給企業(yè)爭取額外經(jīng)濟效益的人員予以獎勵,以此激發(fā)和提高合同管理人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性。
2.建立標(biāo)準(zhǔn)的合同文本體系
后勤業(yè)務(wù)采購合同種類多,涉及法規(guī)多。企業(yè)應(yīng)依照國家頒布實施的法律、法規(guī),參照已經(jīng)頒布的標(biāo)準(zhǔn)示范合同文本,根據(jù)自身經(jīng)營特點和需要,結(jié)合所從事招標(biāo)采購項目類型和特點,建立自己的標(biāo)準(zhǔn)合同文本體系。這對于規(guī)范合同當(dāng)事人的行為,完善合同制度和合同內(nèi)容,提高合同履約水平和效果,將起到重要的指導(dǎo)和規(guī)范作用。
3.建立完善的合同管理制度和運行體系
應(yīng)建立完善的合同管理制度體系和運行機制,建立合同審查會簽制度,使合同的簽訂、履行和爭議處理都處于有效的控制狀態(tài)。“合同會簽”是一種內(nèi)部控制方式,它是指在合同正式簽訂前,企業(yè)組織相關(guān)部門共同參加的,對合同本身及前期程序進行評估、確認(rèn)并簽署意見的一個行為。“合同會簽”是對項目進行監(jiān)督和控制的有效形式,被看作是審計關(guān)口前移的方式之一,特別在各種非招標(biāo)項目上得到十分廣泛的運用。
4.建立完善的供應(yīng)商信用評價體系
應(yīng)建立對企業(yè)或單位的合同管理水平、合同履約能力、合同履約狀況和企業(yè)合同信譽度等方面進行量化、細(xì)化的綜合評價考核機制,多與那些信用好、履約率髙的企業(yè)或單位簽訂合同協(xié)議,對那些信用較差的企業(yè)在簽訂合同時應(yīng)謹(jǐn)慎防范,加入防范信用風(fēng)險的特別條款。
5.建立完善的合同管理信息系統(tǒng)
關(guān)鍵詞 dbo合同條件 索賠 爭議評判委員會(dab)
設(shè)計-建造-運營(designbuild and operate,dbo)模式近十幾年來在國際上廣泛應(yīng)用于公用設(shè)施建設(shè)等領(lǐng)域,由于其在工程進度、費用、質(zhì)量等方面的顯著優(yōu)勢,需求日益強烈。國際咨詢工程師聯(lián)合會(fidic)應(yīng)此需求于2008年正式出版了dbo合同條件(conditions of contract for de-sign,build and operate projects)。
由于國際工程項目的復(fù)雜性和各參與方利益的不一致性,國際工程項目在執(zhí)行過程中難以避免分歧和爭議的產(chǎn)生,因此國際知名的合同范本非常注重索賠和爭議處理條款的不斷完善。除簡明合同格式(綠皮書)外,1999年fidic出版的三個主要合同范本(下文簡稱fidic 99版)均采用“索賠一爭議評判委員會(dis,pute adjudication board,dab)一友好解決一仲裁”的體系處理國際工程中的分歧和爭議。該體系在多年實踐中取得了突出的效果,但也存在尚需討論的問題。wWW.133229.COmdbo合同條件的索賠及爭議處理條款在延續(xù)上述fidic 99版體系的基礎(chǔ)上,對多項存在的問題予以了回應(yīng)和改進,使規(guī)定總體上更為完善、有效。本文主要對dbo合同條件中對該體系的回應(yīng)和改進部分進行分析。
一、dbo合同條件的索賠規(guī)定
dbo合同條件中承包商的索賠和業(yè)主的索賠均包含在第20條[索賠、爭議和仲裁]中,與fidic99版相比重點關(guān)注了如下內(nèi)容。
(一)承包商索賠時限的變通
dbo合同條件中承包商的索賠總體上延續(xù)了fidic 99版中嚴(yán)格的時限要求,但對于未遵守索賠時限即喪失索賠權(quán)的規(guī)定予以變通?!叭绻邪陶J(rèn)為其延遲是正當(dāng)?shù)?,他可將詳?xì)資料提交給爭議評判委員會進行裁定。如果爭議評判委員會認(rèn)為在所有此類情況下,延遲被接受是公平合理的,則其有權(quán)撤銷上述時限的規(guī)定”,如圖1所示。
未遵守索賠時限即喪失相應(yīng)的索賠權(quán),可以促使承包商及時行使自身權(quán)利,提高索賠工作進展效率,這一觀點在多數(shù)國家的工程實踐和法律中都予以認(rèn)可。但實踐中也存在此時限對于承包商是否過于嚴(yán)厲的討論。
承包商正式進入索賠程序前,通常對相關(guān)事項已與業(yè)主進行過多次口頭或書面協(xié)商,因而索賠期限的起始點有時較難分清。此外多數(shù)國家的合同法規(guī)定合同應(yīng)在真誠、友善的原則下履行,且不支持“一方的預(yù)期收益與另一方的預(yù)期損害嚴(yán)重不成比例”等權(quán)利濫用的情況。因此,若索賠確實應(yīng)歸責(zé)于業(yè)主,且對承包商造成了嚴(yán)重?fù)p失,僅由于未遵守索賠時限使承包商喪失索賠權(quán)有失公平。即使此項未遵守是承包商的過失,由于較小過失而導(dǎo)致較大的后果也有違合同原則。
dbo合同條件中的規(guī)定較好地解決了上述問題。多數(shù)情況下索賠時限是有積極意義的,但在承包商可能因此造成嚴(yán)重?fù)p失的情況下,通過提交dab決定的方式,對是否保留索賠權(quán)予以變通,在效率和合同原則上體現(xiàn)了較好的平衡。
(二)業(yè)主與承包商索賠程序的比較
dbo合同條件中業(yè)主的索賠程序與fidic 99版第2.5款[業(yè)主的索賠]的規(guī)定基本相同,與承包商的索賠程序相比依然較為簡單。業(yè)主只需在意識到索賠事件后“盡快”發(fā)出索賠通知,沒有索賠期限以及“未遵守索賠時限即喪失索賠權(quán)”的約束。
有觀點認(rèn)為此規(guī)定較利于業(yè)主,但如果添加“意識或應(yīng)意識到索賠事項28天內(nèi)”的期限,在實踐中也存在難以確定業(yè)主何時應(yīng)意識到索賠事件的問題,因為通常承包商在工程執(zhí)行過程中對于各類事件比業(yè)主掌握著更多的資料。對于業(yè)主有權(quán)索賠的事項,由于其較難在短期掌握情況并收集詳細(xì)證明材料,所以難以設(shè)定固定期限,而若業(yè)主無理索賠,由于其掌握著第3.5款[確定]中的確定權(quán),28天的期限也不會對其造成約束。
業(yè)主的索賠程序中對于承包商的保護,體現(xiàn)在“業(yè)主僅有權(quán)按照本款的規(guī)定抵消或扣減支付證書中確認(rèn)的款額,或向承包商提出其他索賠”的規(guī)定,即業(yè)主無權(quán)隨意抵消支付,僅可以在提供充足的證明材料后在已確認(rèn)的支付證書中扣減。
(三)索賠與爭議解決程序的銜接
dbo合同條件第20.1款[承包商的索賠]和第20.2款[業(yè)主的索賠]與fidic99版相比均增加了索賠和爭議解決程序的銜接。其中延續(xù)了epc/交鑰匙工程合同條件(銀皮書)中的思路,“如果對業(yè)主代表的決定不滿意,可在收到該決定的28天內(nèi)發(fā)出不滿意通知,未發(fā)出視為被雙方接受,如發(fā)出通知則進入第20.6款規(guī)定的爭議解決程序”,使索賠到爭議解決程序的過渡更為緊密。
而fidic 99版體系中沒有對業(yè)主未按索賠程序做出回應(yīng)的情況予以約束,在實踐中存在由于缺少此規(guī)定而導(dǎo)致的拖延。dbo合同條件中明確規(guī)定,“如果業(yè)主代表沒有按照現(xiàn)有的程序和時間表給予回應(yīng),任一方可認(rèn)為業(yè)主代表拒絕了索賠”,從程序上起到了銜接作用,但卻并未完全解決上述拖延問題。由于“不回應(yīng)視為拒絕”,反而不利于促使業(yè)主代表盡快審核承包商提出的索賠。
二、dbo合同條件的爭議解決規(guī)定
dbo合同條件的爭議解決規(guī)定在程序上基本與fidic 99版體系保持一致,但對一些細(xì)節(jié)進行了增加和改進,下面對此類內(nèi)容進行具體分析。
(一)設(shè)計建造期dab形式的選擇
fidic 99版施工合同條件(新紅皮書)中采用常任dab,生產(chǎn)設(shè)備和設(shè)計一施工合同條件(新黃皮書)和epc/交鑰匙工程合同條件(銀皮書)中采用臨時dab,而dbo合同條件的設(shè)計建造期選擇了常任dab的形式。
通常認(rèn)為常任dab的特點在于可以通過現(xiàn)場考察等日常工作對工程進行熟悉和監(jiān)控,防止?fàn)幾h的惡化甚至減少爭議的產(chǎn)生,而臨時dab適用于工程執(zhí)行過程中的不同爭議可能涉及不同領(lǐng)域知識的大型復(fù)雜工程。
但相比而言,多數(shù)情況下常任dab具有更多優(yōu)勢。國際工程執(zhí)行過程中難以避免爭議的產(chǎn)生,進行早期預(yù)防和解決對各方均有收益,因而常任制中的日常工作對于爭議解決程序的效率是不可缺少的,且為此多付出的費用與其產(chǎn)生的收益相比十分有限。而由于dab成員知識面導(dǎo)致的勝任能力欠缺等問題,可以采用更換三人dab中某一位成員或外聘專業(yè)咨詢的方式解決。
(二)運營服務(wù)期的dab規(guī)定
dbo合同條件的運營服務(wù)期也采用了常任dab,但由于運營服務(wù)期與設(shè)計建造期相比,有章可循的工作增多,不確定性減少,爭議的數(shù)量和復(fù)雜性也相應(yīng)降低,很少涉及多方利益及多領(lǐng)域的專業(yè)知識,因而選用一人形式。該成員由雙方在頒發(fā)試運行證書時共同協(xié)商任命,任期五年,各方均同意可延期,次數(shù)不限。運營服務(wù)期dab的工作程序、內(nèi)容及權(quán)利義務(wù)的劃分與設(shè)計建造期dab相同。
專用合同條件編寫指南中包含了在運營服務(wù)期采用臨時dab的范例條款。dbo合同條件中運營服務(wù)期的參與方包括審計機構(gòu),根據(jù)第10.3款[獨立合規(guī)性審計]的規(guī)定,“業(yè)主和承包商應(yīng)在運營服務(wù)開始前共同任命獨立無偏的審計機構(gòu),目的是審計、監(jiān)督業(yè)主和承包商雙方在運營服務(wù)期間遵守運營管理要求的表現(xiàn),并做出相關(guān)建議報告”。審計機構(gòu)的職能與常任dab中預(yù)防爭議的作用有所重合,因而可根據(jù)工程的實際情況選擇不同的dab方式。
(三)dab做出決定程序的完善
與第20.1款、第20.2款相呼應(yīng),dbo合同條件與fidic 99版相比在第20.6款[取得爭議評判委員會的決定中]增加了“對業(yè)主代表做出的索賠處理決定發(fā)出不滿意通知后28天內(nèi)將事項提交dab”的規(guī)定,有利于進一步防止?fàn)幾h的拖延,提高爭議解決的效率。
本款另一增加的內(nèi)容為“如果dab的決定要求一方向另一方付款,則爭議評判委員會可要求收款人提交一份有關(guān)付款的恰當(dāng)?shù)谋WC”。此內(nèi)容適用于一方對dab的決定發(fā)出不滿意通知的情況。由于dab的決定發(fā)出即具有約束力,合同雙方需要立即遵照執(zhí)行,因而可能出現(xiàn)對爭議具有最終約束力的仲裁裁決與dab的決定不同,但所涉款項已被執(zhí)行難以收回的現(xiàn)象,提交保證是對付款方權(quán)益的保護。
(四)dab的決定與仲裁的銜接
fidic 99版爭議解決程序中,dab的決定在被友好協(xié)商及仲裁修改前,對雙方具有約束力,應(yīng)遵守并立即執(zhí)行。但任一方發(fā)出不滿意通知后可根據(jù)第20.6款[仲裁]將爭議提交仲裁,此處提起的仲裁是針對爭議本身,不包括未執(zhí)行dab決定的行為。而一方未發(fā)出不滿意通知又不執(zhí)行dab決定的情況,另一方可根據(jù)第20.7款[未能遵守爭議評判委員會的決定]的規(guī)定對此不執(zhí)行行為本身提交仲裁。從表1可以看出,合同對于“一方對dab決定發(fā)出不滿意通知,但在獲得仲裁評判前不予執(zhí)行”的行為,并未給予相應(yīng)的救濟措施,在實踐中也存在利用此空缺通過發(fā)出不滿意通知的方式推遲或避免dab的決定執(zhí)行的問題。
針對上述問題,dbo合同條件將其第20.9款[未能遵守爭議評判委員會的決定]中措詞改為“如果一方未能遵守爭議評判委員會的任何決定……則另一方可以……提交仲裁”,即包含了上述發(fā)出不滿意通知但不執(zhí)行的行為;第20.8款[仲裁]中相應(yīng)添加了“除非通過友好解決,并按照第20.9款的規(guī)定……此類爭議應(yīng)通過國際仲裁解決”。此時將不執(zhí)行行為提交仲裁即有了合同依據(jù),避免了在實踐中出現(xiàn)dab的決定無法實現(xiàn)其約束力的情況。
(五)dab程序的其他改進
dbo合同通用條件后附有“爭議評判協(xié)議書一般條件”和“程序規(guī)則”,內(nèi)容與同樣采用常任dab的新紅皮書沒有本質(zhì)區(qū)別。但在“程序規(guī)則”中,dbo合同條件比新紅皮書增加了dab決定的補遺程序,“在dab決定做出后14天內(nèi),對于決定中包含的錯誤,dab可自行更正,業(yè)主和承包商也可要求dab對決定中有歧異的內(nèi)容進行澄清,可通過補遺的方式對決定進行修改”。此規(guī)定可以避免由于較小的錯誤導(dǎo)致dab的決定無法具有最終的約束力,而不得不進入高成本的仲裁程序,拖延爭議解決的時間。
三、dbo合同條件的爭議預(yù)防規(guī)定
在解決爭議的同時,預(yù)防爭議對于國際工程參與方具有更大收益的觀點近年來已經(jīng)達成共識。fidic爭議處理條款的制定一直遵循這一理念,與之前的合同范本相比,在dbo合同條件中表現(xiàn)得更為突出。除選擇常任dab,增加獨立審計機構(gòu)等,下述新增的兩款規(guī)定也為爭議的預(yù)防提供了更多的機會。
(一)預(yù)先警告
fidic 99版第8.3款[進度計劃]中規(guī)定,“承包商應(yīng)及時通知業(yè)主,具體說明未來可能對工程施工造成不利影響,使合同價格增加或延誤的事件或情況”,而dbo合同條件新增的第8.4款[預(yù)先警告]將通知的責(zé)任擴展為雙向,“每一方應(yīng)盡力對另一方事先任何已知或可能發(fā)生的……提出建議”,且將單純的“通知”變?yōu)橛薪ㄔO(shè)性的“提出建議”,引導(dǎo)業(yè)主和承包商更加主動的參與到爭議的預(yù)防中。
此款類似nec合同中核心條款“早期預(yù)警”,將“對于影響工程的不利事件發(fā)出警告”規(guī)定為雙方的義務(wù),如果一方未盡此義務(wù),則補償價款的計算會受到影響。此規(guī)定常被視為比fidic 99版中嚴(yán)格的索賠程序更有利于雙方的合作。而dbo合同條件中也明確了“預(yù)先警告”義務(wù),雖然在后面的索賠中未明示不遵守此款將影響索賠結(jié)果,但在實踐中能夠作為隱含的依據(jù)使用,可以促進爭議的解決,也有利于雙方的合作關(guān)系和工程的順利執(zhí)行。
(二)避免爭議
常任dab另一項日常工作是在工程執(zhí)行過程中為合同雙方提供意見,在fidic99版中,“合同雙方同意的任何時候,他們可以共同將事宜提交給爭議評判委員會,使其給出意見?!眃bo合同條件將此內(nèi)容在第20.5款[避免爭議]中單獨規(guī)定并予以完善,內(nèi)容包括“提出的建議雙方不一定執(zhí)行,建議不影響該事宜作為爭議按合同規(guī)定正式提交dab做出決定,dab在做出決定過程中不受先前建議的約束”等。
此款給予合同雙方在分歧演變成爭議前協(xié)商解決的機會,進一步體現(xiàn)了fidic預(yù)防爭議的理念。在實踐中可與第8.3款[預(yù)先警告]相結(jié)合,業(yè)主或承包商在發(fā)現(xiàn)可能影響合同履行的問題時,可以共同提交dab以獲得更為專業(yè)的建議;或在進入索賠程序前,先聽取dab的意見等。此程序應(yīng)用靈活,且不影響合同中任何后續(xù)爭議解決程序及雙方的其他權(quán)利義務(wù)。
辦公樓裝飾裝修合同范本一、裝修管理。
_________大廈的物業(yè)管理包括裝修管理,由_________物業(yè)管理公司承擔(dān)。
二、裝修申請。
業(yè)主用戶的室內(nèi)裝修,須于裝修入場前15天向大廈物業(yè)管理公司業(yè)務(wù)部門書面申請,并提交裝修方案。裝修方案包括以下資料:
(1)裝修平面圖;
(2)裝修用料,如天花、隔墻、地面等的用料;
(3)照明系統(tǒng)和電源布線圖;
(4)給排水系統(tǒng)要求;
(5)需要新做或更改的中央設(shè)備系統(tǒng);
(6)維修檢查出口的位置;
(7)天花平面設(shè)計圖;
(8)各立面圖;
(9)櫥窗及招牌的設(shè)計(包括字體、店徽的設(shè)計)。
三、審批裝修方案
物業(yè)管理公司在收到業(yè)主用戶的裝修方案后7天內(nèi)予以答復(fù)。對不合規(guī)范或資料不全的,業(yè)主用戶按要求進行修改,重新提交審批。
四、裝修按金
為保證裝修期間清理廢物,不損壞大廈共用設(shè)備設(shè)施、不違反裝修管理規(guī)定,業(yè)主用戶的裝修須交一定數(shù)額的按金,按金標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)裝修工程量大小而定,但每個房間(商鋪)最少不低于_________元。裝修工程完后經(jīng)管理公司確認(rèn)無任何扣罰之處,按金悉數(shù)退還(不生息)。如裝修工程有扣罰賠償行為,在扣除應(yīng)罰應(yīng)賠款后的余數(shù)退還業(yè)主用戶;如果按金不足以支付所有費用,管理公司有權(quán)追收不足金額。
五、裝修監(jiān)管費及水電費
業(yè)主用戶進行裝修工程須向管理公司支付裝修監(jiān)管費,用于消防安全、場地及設(shè)備的保護、電梯的使用、公共安全、場地清潔、施工監(jiān)管等方面的支出。裝修監(jiān)管費的標(biāo)準(zhǔn)相當(dāng)于最終方案總工程價款的5%,最少不低于建筑面積10元平方米。裝修期間所發(fā)生的水電費用由業(yè)主用戶支付。
六、保險
為防止裝修期間的施工可能出現(xiàn)的事故而招致?lián)p失,管理公司視裝修工程情況可要求業(yè)主用戶購買裝修工程的保險,包括火險、公共責(zé)任險等。
七、防火負(fù)責(zé)人
業(yè)主用戶應(yīng)指定裝修施工單位的負(fù)責(zé)人為防火責(zé)任人,并在防火責(zé)任書上簽字。
八、裝修施工責(zé)任承諾書
業(yè)主用戶在裝修申請獲批準(zhǔn)之前,須在裝修施工責(zé)任承諾書上簽字,承諾遵守本裝修指南所列的全部規(guī)定。
九、裝修施工許可證
業(yè)主用戶按土建規(guī);定提交裝修方案,繳交裝修費用,在承諾書上簽字后,管理公司向業(yè)主用戶出具裝修施工許可證。
十、裝修工作開始
業(yè)主用戶領(lǐng)取裝修許可證后即可辦理施工人員出入證、材料運進等,裝修工程便可開始。
十一、裝修驗收
裝修工程完工后,業(yè)主用戶應(yīng)書面通知管理公司驗收。管理公司檢查裝修工程是否符合裝修方案的要求,施工中有沒有違反裝修守則,費用有否繳足等等。如無問題,即予驗收通過,退還裝修按金。
十二、裝修守則
業(yè)主用戶的室內(nèi)裝修,必須遵守以下規(guī)定:
(1)所有消防、空調(diào)、給排水及煤氣的施工,必須由管理公司指定的施工單位進行。請與管理公司聯(lián)系,以取得指定施工單位的名單。
(2)噴淋系統(tǒng)一般不予改動,如遇特殊情況必須改動時,要符合現(xiàn)行消防設(shè)計規(guī)范。管理公司收取配合施工作業(yè)的管理費,并要求在限定時間內(nèi)完成。
(3)所有電器的安裝都應(yīng)遵照市供電局的有關(guān)規(guī)定,所有電線一定要保護在鍍鋅管內(nèi),而未征得管理公司同意,絕對不得將電線直接嵌入大廈的任何部分。
(4)除了大廈所提供的招牌燈箱位置外,其他位置一律不可以裝設(shè)店徽或標(biāo)牌。招牌的設(shè)計方案必須得到管理公司的審批。
(5)不得安裝面向公共走廊或會對其他商戶或顧客造成騷擾或影響的音響。
(6)所有門不得敞開伸入到一般的公共地方,包括走廊或電梯廳。
(7)所有裝修不能影響建筑物外觀,裝修不能凸出于公共走廊。
(8)若改動房間,如隔斷,不能影響空調(diào)回風(fēng)。
(9)除得到管理公司批準(zhǔn)外,所有內(nèi)部隔墻應(yīng)是重量輕和于式結(jié)構(gòu)的,盡量采用防火材料,符合防火要求。
(10)不能更改任何消防卷簾。
(11)所有裝修或家具不能在消防卷簾的上下方或阻擋消防卷簾開關(guān)箱或?qū)к墶?/p>
(12)不能阻擋消防通道、走火門、緊急出路燈箱、消防栓。
(13)不能阻擋空調(diào)機房的回風(fēng)及進出空調(diào)機房的通道和維修空間。
(14)不能改變防煙門、玻璃門的功能、位置。
(15)吊頂如不是上人吊頂,應(yīng)在每一個風(fēng)問、每一個盤管風(fēng)機、每一個水管閑掣、每一個消防卷簾的馬達及電源箱下加檢查口。
(16)不得在玻璃幕墻結(jié)構(gòu)上打孔或粘貼任何類型的設(shè)施。一切裝置不得觸到幕墻系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)組件或任何一部分。緊靠幕墻的商鋪內(nèi)間隔不得固定在幕墻系統(tǒng)上。
(17)在未獲得管理公司的書面批準(zhǔn)下,不得挖槽、切割、砍鑿或雕刻結(jié)構(gòu)樓面以及與鄰鋪共同之隔墻。
(18)業(yè)主用戶應(yīng)在施工前獲得所有當(dāng)?shù)卣块T的一切有關(guān)批準(zhǔn),特別是消防局的有關(guān)批準(zhǔn)。
(19)任何管理公司的審批,無論如何并不代表對方案中的技術(shù)參數(shù)的認(rèn)可,同時管理公司也不保證方案中所選設(shè)備材料的規(guī)格性能及效果。設(shè)備與材料如發(fā)生問題而引致任何后果,概由業(yè)主用戶負(fù)責(zé)。
(20)業(yè)主用戶應(yīng)對房墻鋪完工后的情況負(fù)責(zé),即使按審批方案完工后發(fā)現(xiàn)其房滴鋪空調(diào)通風(fēng)或其他系統(tǒng)影響他人或整體系統(tǒng)運作,管理公司仍可責(zé)令其作相應(yīng)修正。
(21)在開始任何施工前,必須把所有參予施工人員的姓名、住址和身份證號碼等資料交給管理公司,并須隨時補充更改以保證準(zhǔn)確完全。
(22)所有施工必須嚴(yán)格按照已審批圖紙及說明完成,至管理公司滿意為準(zhǔn)。而所選施工單位必須由管理公司批準(zhǔn)。
(23)業(yè)主用戶應(yīng)確保承造商不會造成大廈的設(shè)備、設(shè)施及裝修的任何損壞,如有任何損壞,無論意外與否,將由管理公司安排管理,剛修理的費用將由業(yè)主傭戶負(fù)責(zé)支付。
(24)于施工前及期間,房滿鋪外必須張貼由管理公司發(fā)出的批準(zhǔn)裝修通知書(許可證),以便管理公司人員檢查。
(25)業(yè)主棚戶在施工期內(nèi)應(yīng)對房墻鋪內(nèi)的保安負(fù)責(zé)。
(26)施工需要動火或燒焊時,必須事先到管理公同辦理動火證,并按消防管理制度執(zhí)行,對電器設(shè)備的使用,也應(yīng)按規(guī)定操作。
(27)無論什么時候,如需在公共設(shè)施內(nèi)進行施工,必須事前得到管理公司的書面批準(zhǔn)。而且應(yīng)提供和安裝良好的、堅實的防范設(shè)施,以防帶來受傷損害。
(28)施工過程中,所有的材料、工具及廢物等在任何時候都必須限制在房間(商鋪)內(nèi),不得阻塞公共走廊或任何公共地方。
(29)所有發(fā)出噪音、震動或難聞氣味的工程,材料的運送。廢物的運出,必須按管理公司安排的時間進行,不得擾及大廈其他業(yè)主。
(30)所有房商鋪內(nèi)的廢物必須每天晚上于指定時間內(nèi)清出。
(31)只有貨梯(或管理公司偶爾指定的其他電梯)才可用來運輸材料、廢物。無論在任何情況下,工人未經(jīng)管理公司同意,不得使用任何電扶梯;不得使用金屬軛運貨車。
(32)裝修期間,所有回風(fēng)嘴必須封閉,房間大門亦需關(guān)閉。
(33)所有裝入的家具都應(yīng)在大廈外預(yù)制組合和上漆。一切在房間(商鋪)內(nèi)的油漆工作或其他施工,如管理公司認(rèn)為可能會影響其他房墻鋪,必須在公司正常營業(yè)時間外或由管理公司指定的日期完成。
(34)業(yè)主用戶需對所聘請的施工人員的行為負(fù)責(zé)并加以約束。
(35)施工人員需著裝整齊,不得赤足,不得穿背心、拖鞋,不得在非工作區(qū)逗留,不得隨地吐痰,不得在公共地方吸煙及扔煙蒂,不得高聲喧嘩,不得打鬧,不得聽任何放音設(shè)備(如收音機),絕對禁止賭博酗酒。
(36)裝修完成后,業(yè)主用戶必須以書面形式通知管理公司,以便安排作最后檢查。
(37)如發(fā)現(xiàn)裝修未依審批圖紙施工或未能符合管理公司的要求,業(yè)主用戶將獲得通知并需負(fù)責(zé)進行更改。
(38)如業(yè)主棚戶的裝修工程經(jīng)管理公司認(rèn)可滿意后,將獲簽發(fā)裝修工程完滿竣工證明書。
十三、裝修程序概要
(1)收取《裝修指南》、問卷、圖紙等。
(2)如有必要,可要求管理公司人員與業(yè)主用戶的設(shè)計師/承造商進行會談。
(3)裝修方案的圖紙及技術(shù)資料、已填寫的承諾書及問卷、該繳付的費用及裝修按金交到管理公司。
(4)收取裝修方案的審批同意書。
(5)施工人員名單交到管理公司。
(6)裝修工程開始。
辦公樓裝飾裝修合同范本甲方:________________
乙方:________________
丙方:________________
丁方:________________
由于甲方辦公樓裝修需選擇裝修單位進行設(shè)計、施工,乙、丙、丁三方均是專業(yè)的裝修、設(shè)計單位。各方協(xié)商,達成如下合同:
一、_________年_________月_________日前,乙、丙、丁三方分別完成對甲方基本要求的調(diào)查了解,甲方配合乙方的工作。
二、_________年_________月_________日前,乙方應(yīng)完成平面圖(布局)、效果圖的設(shè)計方案,及工程投資概算和經(jīng)濟分析。
三、甲方在收齊三方的前條所述資料后_________日內(nèi)決定所采納的方案。該方案可以是一方提出的方案,也可以是兩方或三方方案的結(jié)合。
四、按甲方最終確定的設(shè)計方案由設(shè)計方(或者采納設(shè)計方案比重較大的一方)制作施工圖。
五、按設(shè)計方的施工圖,由乙、丙、丁三家制作工程預(yù)算及工作量清單。
六、甲方在收到三方前條所述資料后_________日內(nèi)確定一家負(fù)責(zé)裝修工程施工。施工合同另行簽定。
如設(shè)計方未被確定為施工方,設(shè)計方同意甲方無償使用其設(shè)計方案和施工圖;同時由施工方給予設(shè)計方適當(dāng)補償,具體補償數(shù)額由施工方與設(shè)計方自行協(xié)商。
七、甲方不另支付設(shè)計費和施工圖制作費;施工方不得將其列入裝修成本。
八、本合同自雙方簽字、蓋章之日起生效,本合同一式肆份,肆方各執(zhí)壹份。
甲方:___________________
乙方:___________________
丙方:___________________
丁方:___________________
簽約日期:_______________
辦公樓裝飾裝修合同范本甲方:(以下簡稱甲方)
乙方:(以下簡稱乙方)
依照《經(jīng)濟合同法》及國家建設(shè)部、省市建委對建筑裝飾工程的有關(guān)規(guī)定,經(jīng)雙方協(xié)商簽定合同如下:
一、工程概況及承包方式
1、工程名稱:
2、工程地點:
3、工程承包方式:包工包料
4、工程概況:建筑面積 平方米。
二、工程裝修內(nèi)容
綜合樓室內(nèi)棚面、墻面、地面、電氣等裝飾工程
三、工程造價
工程造價以施工圖紙、甲方的使用要求及設(shè)計要求為依據(jù);
工程造價為:¥ 元。(以甲方認(rèn)定的單價為準(zhǔn),工程量竣工后以審計為準(zhǔn))
四、工程期限
工程開工日期:
工程竣工日期:
五、質(zhì)量要求
按國家建設(shè)部行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)JGJ73—91《建筑裝飾工程施工驗收規(guī)范》規(guī)定,及省、市建委、消防部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,工程質(zhì)量達到市優(yōu)。工程竣工后如出現(xiàn)質(zhì)量問題(竣工后甲方使用,人為造成的質(zhì)量問題除外),屬于乙方責(zé)任的,乙方無償保修,保修期為一年,終身維修。
六、付款方式
1、合同簽定后,甲方即付給乙方工程款總造價的
2、工程進展一半時,甲方即付給乙方工程款總造價的
3、工程竣工驗收合格后,甲方即付給乙方工程款總造價的
4、乙方剩余工程款作為質(zhì)保金 內(nèi)付清。
七、雙方責(zé)任
1、甲方:負(fù)責(zé)提供整個工程的使用、設(shè)計要求;提供現(xiàn)場使用的水、電位置;提供材料運輸通道、必要的材料堆放場地及原樓的設(shè)計圖紙;對裝修工程所涉及的配電系統(tǒng)、管道系統(tǒng)、給排水總閥位置應(yīng)負(fù)責(zé)指明;施工場地要平整。
2、乙方:向甲方提供工程裝飾施工設(shè)計圖紙及工程報價。
八、其它事宜
經(jīng)甲乙雙方商定做出如下協(xié)議:
1、工程如遇特殊情況或不可抗力造成不能施工的,工期可順延;如發(fā)生違約所造成的一切損失,由違約方承擔(dān)。
2、本工程報價外的工程或工程項目的材質(zhì)、工藝發(fā)生變化時,需甲方認(rèn)定綜合單價后,以“現(xiàn)場簽證形式”由甲方現(xiàn)場負(fù)責(zé)人簽字為準(zhǔn),并列入竣工決算追加當(dāng)中。(如本工程報價外的工程已經(jīng)發(fā)生或工程項目的材質(zhì)、工藝發(fā)生變化時,甲方已認(rèn)可,但甲方?jīng)]簽證的,其所發(fā)生的費用同樣生效。)
3、工程量發(fā)生變化時,按竣工后工程審計的工程量計算為準(zhǔn)。
4、如甲方或乙方違約,而沒有按合同執(zhí)行的,可向上級主管部門或仲裁機構(gòu)申訴。
5、其它未盡事宜由雙方協(xié)商解決。
6、合同一式貳份,雙方簽字生效,各持貳份,并具有同等法律效力。
甲方單位名稱: 乙方單位名稱:
(蓋公章) (蓋公章)
法人代表: 法人代表:
內(nèi)部審計是通過對被審單位內(nèi)部控制制度和管理效能進行審計檢查,發(fā)現(xiàn)管理方面存在的問題,找出管理中的薄弱環(huán)節(jié),促進被審計單位改進管理,提高管理水平?,F(xiàn)結(jié)合實際工作中的切身體會,談?wù)勈┕挝粌?nèi)部審計中的合同管理審計的幾點認(rèn)識:
一、當(dāng)前項目經(jīng)濟合同管理存在的主要問題及產(chǎn)生的原因
(一)當(dāng)前項目經(jīng)濟合同管理存在的主要問題
1、對合同簽約對象資質(zhì)審查不嚴(yán)、考察不力。在簽訂合同前,必須認(rèn)真審查對方的履約能力,對合同簽約對象,即施工分包單位有一定的資質(zhì)要求。但在實際操作過程中,還存在個別工程合同缺少施工方的資質(zhì)證明,或有的資質(zhì)證明已過期、或多人掛靠一家單位的現(xiàn)象,嚴(yán)重危害到工程的安全和質(zhì)量。個別項目對外協(xié)隊伍資質(zhì)證、安全許可證等資料的審查流于形式,準(zhǔn)入制度執(zhí)行不到位,導(dǎo)致不合規(guī)的外協(xié)隊伍進場;或掛靠單位《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》未年檢、分包單位施工負(fù)責(zé)人無法人授權(quán)委托書、合同甲方主體與公章不一致等現(xiàn)象。
2、有的單位部分合同未按照合同范本,個別施工協(xié)議、補充合同未走正規(guī)流程進行合同評審,調(diào)整單價時未認(rèn)真進行單價測算和分析。
3、部分勞務(wù)單價定價機制不規(guī)范、不合理,單價測算錯誤或缺少測算依據(jù),或者單價調(diào)整依據(jù)不充分,個別勞務(wù)合同單價未執(zhí)行即調(diào)整,且未按規(guī)定程序?qū)徟?/p>
4、未足額收取或不約定履約保證金、質(zhì)保金。
5、合同交底不清,部分業(yè)務(wù)人員職責(zé)不明。項目部對分包隊伍出現(xiàn)結(jié)算錯誤、應(yīng)扣未扣等造成損失的現(xiàn)象,除主觀人為管理責(zé)任因素后,客觀上部分項目部由于合同交底不清,或根本就沒有進行過合同交底,一些管理人員如副經(jīng)理、主管收方的領(lǐng)工員對于分包合同內(nèi)容、雙方的權(quán)利、義務(wù)等內(nèi)容根本不知曉,執(zhí)行起來難免出現(xiàn)問題。
6、違約責(zé)任未分清,合同條款執(zhí)行不嚴(yán)
盡管合同一般都訂有違約條款,但實際執(zhí)行中即使發(fā)生違約現(xiàn)象,個別單位也沒按照有關(guān)條款追究責(zé)任,存在部分合同條款失效的現(xiàn)象。
7、合同外計時工、臨時機械費控制不嚴(yán)格。專業(yè)分包原則上不允許發(fā)生點工,特殊情況下發(fā)生的點工,要有詳細(xì)的用工地點、時間、人數(shù)、工時、施工內(nèi)容、工作數(shù)量等作為計價的依據(jù)。但有的項目收方計價資料未附依據(jù),且點工發(fā)生數(shù)量較大,不符合相關(guān)規(guī)定。
8、執(zhí)行物資采購合同不嚴(yán)謹(jǐn)。如某項目部與某某水泥有限公司結(jié)算散裝水泥款,對散裝水泥單價定價時,未嚴(yán)格執(zhí)行中標(biāo)約定的條款第10.2條,“以投標(biāo)月單價為基準(zhǔn)點,到貨當(dāng)月價格為結(jié)算點,按二者工程造價信息水泥單價差額正負(fù)20元/t外,納入到合同結(jié)算出廠單價”,結(jié)算時主要是選取投標(biāo)基準(zhǔn)月不準(zhǔn)及結(jié)算月小票不是送貨當(dāng)月。
9、補充合同調(diào)整合同單價與原合同條款不符。二次經(jīng)營對業(yè)主變更尚未形成成果,卻已給外協(xié)隊伍收方計價,無計價依據(jù),與合同條款不相符。合同對于應(yīng)由我方提供的材料范圍約定不清,執(zhí)行困難。
10、合同文件等內(nèi)業(yè)資料管理不善。部分單位缺乏一套完善的合同文件管理規(guī)定,沒有做到合同資料的統(tǒng)一規(guī)范管理,因此造成合同文件管理較分散,且合同清單和部分合同資料不齊全的現(xiàn)象,同時,合同管理臺帳、合同清單的編制也不規(guī)范,內(nèi)容不完整,信息更新不及時,不利于對各項合同的持續(xù)監(jiān)督和控制。
(二)產(chǎn)生上述問題的主要原因剖析
一是合同管理內(nèi)部控制的意識不強。合同管理中存在諸多不足,主要是部分管理人員沒有引起足夠重視,有的甚至以“慣例”為借口,忽視了這些問題的危害性,認(rèn)為反正沒“出事”,問題也不大,內(nèi)部控制的意識較為薄弱。
二是合同管理的內(nèi)部控制制度不夠健全,修訂也不及時。公司目前尚未建立嚴(yán)格的合同履行結(jié)果驗收制度、合同資料管理規(guī)定等制度,對合同履約過程、合同資料管理等方面的控制力度不夠。
三是合同管理的內(nèi)控制度執(zhí)行不嚴(yán)格。盡管有些單位的合同管理和控制制度的制定較規(guī)范,但在實際工作中往往將其束之高閣,對于既有的合同管理制度沒有認(rèn)真執(zhí)行。四是對合同管理情況的考核力度不夠。目前,公司每年對下屬各單位進行年度安全工作和經(jīng)營管理工作的考核,建立了一套安全和經(jīng)濟指標(biāo)考核體系,但其中對合同管理工作缺少相應(yīng)明確的考核要求。
二、合同審計采取的主要方法
經(jīng)濟合同管理是實現(xiàn)項目成本、工期、安全、質(zhì)量等目標(biāo)的基礎(chǔ),是項目管理的靈魂,因此以審計合同管理情況為重點,加強對合同主體的資格鑒別、合同簽訂及合同履行等環(huán)節(jié)的審計監(jiān)督,將能夠在很大程度上防范工程項目風(fēng)險,提高項目管理的效率。
1、審查施工合同條款
首先要審查合同,弄清合同條款內(nèi)容和各條款之間的相互關(guān)系。按照《合同法》和公司有關(guān)規(guī)定,判定該合同是否有效,合同內(nèi)容有無違背公司政策和其他規(guī)定,合同各條款之間有無自相矛盾內(nèi)容,合同條款有無明顯不平等內(nèi)容,合同內(nèi)容有無明顯漏洞或缺口。
2、審查補充合同、協(xié)議、紀(jì)要等資料
實際施工中,項目經(jīng)常簽訂有補充合同或協(xié)議,這些補充的書面資料與原合同共同構(gòu)成該工程的全部合約,都具有同等法律效力。審計中要重點對這部分資料進行細(xì)致的閱讀審查,看其內(nèi)容是否有、超越、違背原合同條款內(nèi)容的,有無人為的或因不了解建筑工程規(guī)定簽訂了留有活口的并有可能給公司造成損失的合約。
3、審查變更資料
審查變更要對照施工圖和竣工圖進行。在審計過程中,對合法變更對照施工圖和竣工圖及施工日志、隱蔽和現(xiàn)場記錄,審查其真實性。
一、人民銀行施工類項目合同履約法律風(fēng)險點梳理
(一)合約方資質(zhì)
第一、承包商未具有相應(yīng)建筑施工資質(zhì)。對于不同的施工項目,承包商應(yīng)當(dāng)具有項目需要的施工資質(zhì),若承包商未有相應(yīng)資質(zhì)、相應(yīng)施工資質(zhì)已取消、超越資質(zhì)允許的范圍、借用有資質(zhì)的建筑施工企業(yè)名義施工的,承包商不能保證施工質(zhì)量,且一旦事故發(fā)生,則人民銀行將承擔(dān)連帶責(zé)任。第二、承包商履約能力不足。承包商不具備合同履約能力,可能存在項目難以如期執(zhí)行,工期停滯、終止的風(fēng)險。第三、項目負(fù)責(zé)人資質(zhì)不足。對于施工項目,不僅要求企業(yè)要具備相應(yīng)的施工資質(zhì),項目負(fù)責(zé)人也需具備一定的資格、經(jīng)驗等資質(zhì)。在合同中未對項目負(fù)責(zé)人的資質(zhì)作出要求可能導(dǎo)致承包商在施工時隨意更換項目負(fù)責(zé)人,引起施工質(zhì)量不符要求、施工工期遲滯等風(fēng)險。第四、施工設(shè)計單位資質(zhì)不足。施工設(shè)計可由發(fā)包人、承包商或第三承擔(dān),若施工設(shè)計單位未具有相應(yīng)資質(zhì),或設(shè)計工作承擔(dān)方無相應(yīng)資質(zhì),不僅埋下施工隱患,導(dǎo)致施工難以推進,造成工期遲滯,可能存在已完成工程量,工程終止的風(fēng)險。第五、監(jiān)理方資質(zhì)不足?!豆こ瘫O(jiān)理企業(yè)資質(zhì)管理規(guī)定》、《工程建設(shè)監(jiān)理規(guī)定》等法律法規(guī)中對必須采用監(jiān)理的項目、監(jiān)理選擇的方式及監(jiān)理資質(zhì)做出了規(guī)定,若不按照要求操作,將引發(fā)違法風(fēng)險。
(二)施工風(fēng)險
第一、未簽訂合同就施工,可能引發(fā)施工中部分工作責(zé)任權(quán)限的界定不明確、施工管理缺乏合同約束,管理依據(jù),影響后續(xù)合同價款的確認(rèn),引發(fā)人民銀行財務(wù)損失和法律訴訟的風(fēng)險。第二、質(zhì)量管理制度不規(guī)范影響工程質(zhì)量的風(fēng)險。對供貨商、監(jiān)理單位的工程質(zhì)量責(zé)任追究機制的執(zhí)行如果不到位,在發(fā)生工程質(zhì)量問題時,難以落實責(zé)任。第三、安全管理制度不規(guī)范的風(fēng)險。監(jiān)理、施工等執(zhí)行單位操作不規(guī)范問題,可能導(dǎo)致安全隱患無法及時發(fā)現(xiàn)和排除、管理效率低等問題。第四、項目預(yù)控體系不完善的風(fēng)險。若項目預(yù)控體系提供的相關(guān)信息不準(zhǔn)確,或項目安全隱患的控制手段不完善,無法落實預(yù)控資源的有效利用,可能導(dǎo)致施工安全質(zhì)量隱患的風(fēng)險。第五、應(yīng)急聯(lián)動機制不完善的風(fēng)險。未建立多方聯(lián)動應(yīng)急預(yù)案,未結(jié)合各作業(yè)現(xiàn)場具體狀況及要求編制應(yīng)急計劃、應(yīng)急組織及應(yīng)急設(shè)施等,也未實施應(yīng)急演習(xí),則危機或設(shè)備故障一旦發(fā)生,可能導(dǎo)致緊急情況未能得到及時有效的解決與處理。第六、施工設(shè)備材料的品牌選定?!督ㄖā芬?guī)定發(fā)包人不得指定建筑材料的生產(chǎn)廠、供應(yīng)商,若指定設(shè)備材料品牌將引發(fā)違法風(fēng)險。第七、施工現(xiàn)場的工人有無合法的建筑勞動用工和社會保險關(guān)系。根據(jù)法律規(guī)定,若施工工人出現(xiàn)人身傷害,人民銀行將承擔(dān)連帶責(zé)任,若施工現(xiàn)場的工人無合法的建筑勞動用工和社會保險關(guān)系,將引發(fā)責(zé)任承擔(dān)風(fēng)險。第八、施工未按施工計劃進行。承包商未按照經(jīng)人民銀行審定的施工方案及計劃時間推進施工,將引發(fā)項目遲滯、工期拖延的風(fēng)險。第九、未能及時解決違約或合同糾紛的風(fēng)險。若合同履行過程中未能實施有效監(jiān)控,發(fā)生對方違約或履行不能或其他合同糾紛等異常情況時未能及時發(fā)現(xiàn)和處理,導(dǎo)致人民銀行發(fā)生財務(wù)損失和法律訴訟的風(fēng)險。
(三)合同支付
第一、付款條件不充分。承包商未完成合同約定的工作內(nèi)容、承包商工程量造假、承包商未按照合同約定提供款項相關(guān)支持材料等未滿足付款條件的情況下,人民銀行進行支付則造成經(jīng)濟損失。第二、付款時限超過合同約定。承包商完成合同約定的付款條件,不能及時付款,引發(fā)付款超過合同約定期限,存在合同違約風(fēng)險。
(四)合同變更
第一、變更內(nèi)容違法違規(guī)。變更不得擅自增加零星項目規(guī)避招標(biāo),引發(fā)擴標(biāo)風(fēng)險及審計風(fēng)險。第二、未及時辦理合同變更程序影響項目進度風(fēng)險。若未及時辦理合同變更或合同變更事項審核周期長、審核流程復(fù)雜,導(dǎo)致施工過程中各事項不能得到及時審核與執(zhí)行,影響工程進度。第三、合同變更對后續(xù)工作及責(zé)任約定不明。若在變更時對增加的工作未明確后續(xù)工作及相關(guān)責(zé)任,容易引發(fā)合同糾紛并造成項目遲滯,追責(zé)不明。第四、變更審核流程不規(guī)范。合同變更未進行相應(yīng)內(nèi)部和外部審批則將引起審批疏漏,引發(fā)風(fēng)險。第五、合同解除的風(fēng)險。合同變更作為原合同的補充內(nèi)容,不能影響原合同的存在,導(dǎo)致原合同的消滅和新合同關(guān)系的產(chǎn)生。
二、施工類項目履約階段法律風(fēng)險的防范
(一)提高人民銀行員工法律風(fēng)險意識,增強培訓(xùn)力度
防控法律風(fēng)險,關(guān)鍵在于轉(zhuǎn)變觀念、提高法律風(fēng)險意識和重視程度。要做好法律案例共享機制,通過組織相關(guān)培訓(xùn)、組織案例討論、經(jīng)驗交流等活動,使行內(nèi)合同經(jīng)辦人員充分認(rèn)識施工類項目履約階段的風(fēng)險及其不良后果,提升防控意識,增強防控能力。
(二)實行合同管理過程的動態(tài)監(jiān)控
對合同管理的全過程實行動態(tài)監(jiān)控是防控合同管理法律風(fēng)險的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要步驟,在施工合同履約階段,應(yīng)當(dāng)及時、全面、實際地履行合同,及時對對方的履行瑕疵、違約等事項作出反應(yīng),并及時收集證據(jù),提出相應(yīng)的權(quán)利主張等,通過動態(tài)監(jiān)督,使人民銀行的合同管理更加規(guī)范化。
(三)完善法律風(fēng)險防范機制
無規(guī)矩不成方圓,只有進一步完善人民銀行法律風(fēng)險的防范機制,從制度及流程搭建好框架,才能保證法律風(fēng)險防范工作有序有效開展。需從以下幾個方面完善:第一、法務(wù)工作常規(guī)化,增加法務(wù)人員配置。目前人民銀行形成了總行條法司、分行和省會支行法律事務(wù)處、地市中支專/兼職法律事務(wù)工作人員的法律事務(wù)工作結(jié)構(gòu),地市中支法律事務(wù)工作人員配置少,把控力度薄弱,建議強化法律事務(wù)工作結(jié)構(gòu),在地市中支增加法律事務(wù)部門,配置法律專業(yè)技能人才,促進基層人民銀行法務(wù)工作常規(guī)化開展。第二、建立施工項目合同范本。合同范本是經(jīng)過長期積累總結(jié)的精華,對于不同類型的項目,具有不同的適用范本,在范本中應(yīng)提供多種條款以便根據(jù)不同項目需要進行選擇,建議在選擇正確合適的范本基礎(chǔ)上,結(jié)合項目的實際情況,設(shè)置可操性較高的相應(yīng)的合同條款。第三、建立人民銀行合同管理系統(tǒng)。建立線上的合同管理系統(tǒng),從招標(biāo)文件編制、合同編制、合同簽訂、合同變更、合同支付、合同結(jié)算等合同執(zhí)行全過程全部系統(tǒng)化,實現(xiàn)線上的審批、留檔,規(guī)范合同管理流程。
(四)加強合同法律糾紛的應(yīng)急管理
隨著杭州市蕭山區(qū)基本建設(shè)步伐的加快和基建規(guī)模的不斷擴大,政府性投資項目的不斷增加,政府對投資型項目的監(jiān)管提出了更高的要求,鑒于此。近年來,蕭山區(qū)對進入結(jié)算中心核算的區(qū)級行政事業(yè)單位的所有建設(shè)項目和那些雖未進入結(jié)算中心核算的區(qū)級部門,凡由財政安排資金或財政安排和單位自籌資金拼建的,總投資概算在500萬元及以上的項目納入中心結(jié)算平臺進行集中核算、直接支付。同時,對政府性投資項目從注重事后監(jiān)督進階到更注重事前,事中監(jiān)督,大大提高了監(jiān)管力度,提高了財政性資金的使用效率。
但結(jié)算中心職能和范田畢竟有限,現(xiàn)階段無法全面、系統(tǒng)地對政府性投資項目進行監(jiān)管,在工作和學(xué)習(xí)中,筆者發(fā)現(xiàn)某些政府性投資項目存在著一些問題,如投入與支出比例失調(diào),資金使用率低下等。于是,加強基本建設(shè)資金的管理是當(dāng)前一項刻不容緩的重要任務(wù)。
一、政府性投資項目財務(wù)管理存在的問題
(一)工程項目中不斷有工程聯(lián)系單,工程成本難以控制
正常的工程應(yīng)是按投資估算、概算、預(yù)算到?jīng)Q算的順序進行,金額應(yīng)依次減少,而實際操作中往往是項目概算超投資估算。預(yù)算超概算,決算超預(yù)算,主要原因是:
1 建設(shè)單位前期工作未能做細(xì),設(shè)計、勘察不到位。地質(zhì)勘察,工程設(shè)計關(guān)系到一個工程預(yù)算的準(zhǔn)確性,也是施工單位在招標(biāo)中采用最優(yōu)施工工藝的前提條件。如果施工中發(fā)現(xiàn)勘察不到位,必會對原有施工方案進行更改,從而使工程增加投資,造成項目竣工決算時工程投資超出批準(zhǔn)概算的情況。
2 建設(shè)單位均采用低價中標(biāo),但結(jié)果往往使投資額急劇增加,投標(biāo)者以各種讓利方式進行低價中標(biāo),而在實際施工中,施工單位困無利潤可賺,提出各種理由增加聯(lián)系單,長期以往也掌握了一套從聯(lián)系單中賺利潤的方法,建設(shè)單位事后為了求得保進度,保質(zhì)量的效果。不得不以增加聯(lián)系單的價格進行彌補,使工程造價提高。
(二)缺乏規(guī)范的預(yù)算管理基礎(chǔ),工程款項隨意支付
實行集中統(tǒng)一核算后,結(jié)算中心接受支付申請的依據(jù)是單位的預(yù)算指標(biāo),沒有預(yù)算指標(biāo)或超預(yù)算指標(biāo)的支付申請。結(jié)算中心有權(quán)予以拒絕,從而起到了強化預(yù)算約束的作用。所以,集中統(tǒng)一核算依賴于預(yù)算編制的相應(yīng)改革,也就是說,預(yù)算要細(xì)化到每個部門及每個項目,比如,一項工程???000萬元。細(xì)化預(yù)算要提供明細(xì)經(jīng)費計劃表,在計劃表中詳細(xì)列明工地征用支出,拆遷安置費,建筑安裝工程費用、設(shè)備購置費用的數(shù)額,以及這些款項的支付對象,只有這樣,會計核算中心才能根據(jù)細(xì)化的預(yù)算指標(biāo)辦理各項資金的支付。
而目前納入結(jié)算中心管理的單位的部門預(yù)算工作尚未到位,在支出方面隨意性較大,預(yù)算對支出的控制和約束非常薄弱,反映到支付中心的問題有:
1 建設(shè)單位存在重工程質(zhì)量、輕合同管理的傾向,提供給會計結(jié)算中心的資料不完整,結(jié)算中心在支付款項時,很難保證收款單位就是中標(biāo)單位。
2 未按合同約定支付工程款(進度款),部分建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)對監(jiān)理工作不重視,王程監(jiān)理流于形式。
(三)缺少有經(jīng)驗、懂業(yè)務(wù)的基建財務(wù)會計人員
從蕭山區(qū)現(xiàn)有的國有基建單位來看,普遍存在缺乏基建專業(yè)會計人員,會計核算不規(guī)范、核算水平不高的問題,主要表現(xiàn)在以下幾個方面
1 未取得合法票據(jù)付款,建設(shè)單位向建筑安裝單位或個人支付工程價款及工程價款之外的各種費用時(包括代墊款項、代收款項、手續(xù)費等),使用統(tǒng)一收款收據(jù)。而未開具正式的稅務(wù)發(fā)票,區(qū)外來蕭的建筑施工單位,沒有按“勞務(wù)發(fā)生地”原則出具建設(shè)項目所在地的地稅部門開具的正式發(fā)票。
2 業(yè)務(wù)管理費控制不嚴(yán)。支付中心執(zhí)行的基本建設(shè)財務(wù)管理規(guī)定只提出對建設(shè)單位的管理費用按工程項目概算投資的一定比例進行核定,但對具體金額沒有作具體的規(guī)定。使建設(shè)單位在實際工作中很難控制業(yè)務(wù)管理費,從而造成超標(biāo)準(zhǔn)支付。
3 未能按規(guī)定及時辦理竣工手續(xù),有的基建項目在具備竣工驗收條件超過6個月后,仍不辦理竣工驗收和固定資產(chǎn)移交手續(xù),也未編制竣工財務(wù)決算。有的項目雖已辦理竣工驗收手續(xù)甚至交付使用,但仍未編制竣工財務(wù)決算,期間所發(fā)生的維修費及其他費用都在基建投資中列支,這樣不僅擴大了基本建設(shè)支出,而且影響了固定資產(chǎn)管理。
(四)未全面實施招投標(biāo)制度
部分單位由于受利益驅(qū)動,采用種種方式規(guī)避招標(biāo)或公開招標(biāo),自行指定設(shè)計、施工和監(jiān)理單位。使得建設(shè)項目失去有效的競爭和監(jiān)督。另外,有的項目單位將依法必須招標(biāo)的工程項目化整為零或分段實施,使之達不到法定招標(biāo)的工程項目規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)。同時,一些如消防,供電,供水等壟斷性行業(yè)部門要求由其指定的企業(yè)承攬相應(yīng)的工程,否則不予辦理相關(guān)手續(xù)。
二、完善基本建設(shè)項目財務(wù)監(jiān)管的對策
(一)加強調(diào)研,確保建設(shè)項目概算的科學(xué)性
建設(shè)單位應(yīng)嚴(yán)格按照建設(shè)工程的法定建設(shè)程序,認(rèn)真做好工程的可行性研究、地質(zhì)勘探及設(shè)計工作,這是控制工程成本的關(guān)鍵。嚴(yán)格審核工程量,及時把握變更情況,對于工程變更的,應(yīng)由監(jiān)理部門按照有關(guān)監(jiān)理實施細(xì)則及其附錄,下達相應(yīng)的工程變更通知和工程量清單;對于工程索賠的,應(yīng)由監(jiān)理部門簽發(fā)的索賠審批表及索賠費用計算資料等確認(rèn)后交建設(shè)單位簽字。
同時,計劃、財政、審計等有關(guān)部門要積極參與建設(shè)項目的工程概算等前期管理工作,確保建設(shè)項目的科學(xué)性。對建設(shè)資金運行應(yīng)實行事前、事中,事后全過程監(jiān)管,硬化基本建設(shè)預(yù)算約束,杜絕超概算問題的發(fā)生。
(二)進一步推行預(yù)算管理改革,細(xì)化部門預(yù)算
制定科學(xué),符合實際的定員定額標(biāo)準(zhǔn),改進和完善預(yù)算支出科目體系,早編、細(xì)化預(yù)算,通過提前編制預(yù)算、延長預(yù)算編制時間,使預(yù)算細(xì)化到各個部門及項目,提高預(yù)算的科學(xué)性,合理性。
(三)實行網(wǎng)上申報全過程管理
基本建設(shè)項目經(jīng)發(fā)改局立項批復(fù)后,定期實行網(wǎng)上申報,每月建設(shè)單位按施工單位,工程項目,投資總額、完成工程量等申報建設(shè)進度,并根據(jù)上級主管部門批復(fù)的年度基建計劃,制訂詳細(xì)的資金使用計劃,對每項工程應(yīng)落實具體的用款計劃,量入為出,量力而行,支付中心應(yīng)充分利用專業(yè)技術(shù)人才和專業(yè)手段,“按計劃,按預(yù)算,按合同、按進度”進行審核。通過網(wǎng)上申報和審核,便于職能部門及時掌握基建完成情況。對基建行為做到全過程管理。
(四)規(guī)范建筑合同的訂立,明確工程款項的支付方式
財政部門應(yīng)盡快出臺適合財政預(yù)算單位執(zhí)行的建筑工程合同范本,在合同范本中明確工程款項的支付方式,根據(jù)筆者在會計結(jié)算中心的工作經(jīng)驗,預(yù)算單位到會計結(jié)算中心支付第一筆前期費用時,應(yīng)提供拆遷協(xié)議書,土地征用通知單和直接支付申請書;支付第一筆工程費用時,應(yīng)提供中標(biāo)書、開工報告、合同等;支付監(jiān)理費,設(shè)計費時,應(yīng)提供監(jiān)理合同,設(shè)計合同:支付工程進度款時,要求施工單位提供施工進度報告,監(jiān)理公司監(jiān)理的簽證等:等工程完工進入決算時,根據(jù)審價中心的審價報告支付工程款,工程款項必須直接支付到中標(biāo)單位,不允許施工單位以分公司、項目部等名義結(jié)算工程款項,對于基建項目中的管理費用,可以采取建設(shè)單位在向財政部門申請用款計劃時,按申請計劃數(shù)的一定比例下達管理費用的預(yù)算指標(biāo)。
(五)加強培訓(xùn),提高工程項目財務(wù)管理人員的素質(zhì)
由于基建財務(wù)核算涉及面廣,情況復(fù)雜、專業(yè)性強,一個單體工程就涉及土建、設(shè)備,供水、供電、廣播電視、門窗工程,裝飾工程等十幾項分項工程核算,一千較大的指揮部涉及單體工程有數(shù)十項乃至上百項,拆遷工程涉及成千上萬戶居民的拆遷費,賠償費,安置費,購房費明細(xì)核算。與行政事業(yè)單位會計核算相比,基建工程核算連續(xù)性強、時間跨度大。因此,必須加強基建財務(wù)會計人員培訓(xùn)工作。培訓(xùn)內(nèi)容可以從兩方面入手:一是對財會人員進行工程招投標(biāo),建筑承包合同、工程預(yù)決算以及工程定額費率、材料信息價格等內(nèi)容的培訓(xùn);二是對財會人員進行《基建財務(wù)會計制度》、《稅法》以及會計電算化培訓(xùn),把財務(wù)人員培養(yǎng)成既擅長財務(wù),稅務(wù)又懂施工基礎(chǔ)知識(預(yù)算、決算,施工組織)的復(fù)合型人才。
(六)強化管理,做好建設(shè)工程財務(wù)決算工作
政府投資項目按批準(zhǔn)的設(shè)計文件所規(guī)定的內(nèi)容完成后,應(yīng)當(dāng)于六個月內(nèi)完成工程結(jié)算、竣工決算和竣工驗收工作,法律、法規(guī)另有規(guī)定的除外,工程結(jié)算和竣工決算應(yīng)當(dāng)由投資審計部門審核,建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)于竣工決算編制完畢并經(jīng)投資審計機構(gòu)審核后三十日內(nèi)辦理產(chǎn)權(quán)登記手續(xù),未經(jīng)產(chǎn)權(quán)登記的項目,不得交付使用,產(chǎn)權(quán)登記后,建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)及時與使用單位辦理資產(chǎn)移交手續(xù),但實行項目法人責(zé)任制的項目除外,建設(shè)資金有結(jié)余的,建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在產(chǎn)權(quán)登記后的一個月內(nèi)將結(jié)余資金上繳財政部門。
文獻標(biāo)識碼:A
文章編號:1004-4914(2017)10-227-02
在社會經(jīng)濟高速發(fā)展的大背景下,高等教育的發(fā)展速度也是有目共睹。各大高校紛紛擴大招生規(guī)模,使得高校原有的陳舊的基礎(chǔ)設(shè)施、教學(xué)科研設(shè)施等承受著巨大的壓力。各高校近些年來對基礎(chǔ)設(shè)施、教學(xué)科研設(shè)施的改造和擴建工程持續(xù)投資與建設(shè),以適應(yīng)與承載校園規(guī)模的擴大。而每一項工程竣工驗收后的結(jié)算工作也以前所未有的強度撲面而來。為了提高建設(shè)資金使用效率,控制工程造價,教育部多次相關(guān)文件,要求高校審計部門加強建設(shè)工程結(jié)算審計,未經(jīng)結(jié)算審計的建設(shè)工程,不予支付工程尾款。那么,高校的審計部門和基建部門與施工單位之間在進行結(jié)算審計過程中,結(jié)算審計資料的完備程度、各自的立場角度、審核人員的專業(yè)技術(shù)能力、溝通能力等因素直接影響著結(jié)算審計的難度、速度與質(zhì)量。本文單就結(jié)算審計的第一步即對資料的審核重點加以梳理與分析,探討如何解決這些難點并提出完善的措施與意見。
一、報送結(jié)算審計的資料不全面,漏補現(xiàn)象多
竣工結(jié)算,指在工程完工后,根據(jù)竣工圖紙、設(shè)計變更和現(xiàn)場洽商變更與簽證等所有與工程造價相關(guān)的資料編制的最終工程造價,是項目或各分項工程竣工驗收后的最終總結(jié),應(yīng)確保結(jié)算范圍、內(nèi)容及計價標(biāo)準(zhǔn)與合同范圍相一致;竣工圖紙所示的工程量與實際完成相一致,并進行精準(zhǔn)計算;完成的工程和服務(wù)、供應(yīng)的物料和設(shè)備必須符合合同約定的質(zhì)量要求并通過驗收。沒有完全齊全的資料所作的結(jié)算是不完善的結(jié)算,而沒有完整齊全的資料所進行的審核就會得出不準(zhǔn)確的結(jié)論,達不到審核所要達到的目的。
審計部門對于工程報送審計都有一份詳細(xì)的資料清單提供給基建部門,要求提交與工程造價有關(guān)的文件資料,包括招投標(biāo)文件、工程量清單、施工合同、施工圖紙、變更設(shè)計通知書、監(jiān)理簽證資料、設(shè)備、材料的招標(biāo)采購合同及各種材料單價的簽證等,在進行工程結(jié)算審計工作之前,會對其進行整理、歸集和分析,并進行詳細(xì)的了解。但在實際結(jié)算報送審計的資料中,經(jīng)常遇到如下重點問題障礙影響審計的工作?_展。
(一)結(jié)算書內(nèi)容不完整
高校內(nèi)修繕工程較多,規(guī)模小造價低專業(yè)單一的工程,總包單位的結(jié)算書內(nèi)容能夠涵蓋其所施工的全部,但大型的修繕工程以及高校內(nèi)新建或擴建工程,由于規(guī)模大造價高且專業(yè)工程多樣化,總包單位編制的結(jié)算書往往差強人意,不能反映實際的工程建設(shè)內(nèi)容,特別是涉及專業(yè)分包工程經(jīng)常漏項未報。甚至結(jié)算書有多本,總包一本,各專業(yè)分包多本,沒有整合出一套完整的結(jié)算書。
(二)工程合同簽署不嚴(yán)謹(jǐn)、條款界面不清或前后矛盾
高校內(nèi)大型新建、擴建或改造項目的合同,以及小型修繕工程合同多采用建設(shè)工程合同范本,根據(jù)項目的特點甲方可在“專用條款”中提出特別要求。在合同資料的審核中發(fā)現(xiàn)諸如合同條款與招標(biāo)文件中條款不一致、總包與分包或分包間施工界面不清、前面總價合同后面單價合同或以審計結(jié)果為準(zhǔn)、沒有合同簽署日期等不規(guī)范現(xiàn)象,特別是一些實質(zhì)性條款,涉及合同價格調(diào)整、綜合單價調(diào)整、暫列項暫估價的確認(rèn)辦法等在“專用條款”中沒有描述清楚,都會導(dǎo)致竣工結(jié)算時需重復(fù)計算落實的工作量大,爭議項多,審核與被審核雙方博弈時間拉長。
(三)洽商記錄單與簽證單內(nèi)容不詳實或短缺
高校內(nèi)擴建、改造、修繕項目由于時間限制只能在暑假期間施工,時間緊任務(wù)重,先干再說的現(xiàn)象普遍,很少有項目不發(fā)生洽商變更的。結(jié)算報送的洽商記錄單只有施工單位一方簽署,設(shè)計、監(jiān)理、建設(shè)方簽署不齊全,結(jié)算時互相說不清楚。簽證單內(nèi)容不清晰,有的只寫內(nèi)容沒有工程量,有的有工程量但內(nèi)容含糊不清,或不簽意見僅簽名、只簽結(jié)果不記錄施工過程狀況、甚至直接簽價格無法核量等情況,易引起雙方在結(jié)算時因為各自理解不同而產(chǎn)生扯皮。
(四)竣工圖編制不規(guī)范
高校基建工程的竣工圖編制責(zé)任者均是施工單位進行編制。竣工圖編制的不及時、不規(guī)范問題凸顯。簽字不工整寫“草書”,編制單位不是單位全稱,而是“簡稱”??⒐D缺少建設(shè)單位、監(jiān)理單位的簽字確認(rèn)的現(xiàn)象普遍。甚至于一些修繕工程竣工圖以白圖或手繪示意。
(五)竣工驗收單滯后
通常大型的建設(shè)工程送審資料中“竣工驗收單”的簽署與時間與合同上約束的時間基本吻合,即使是各種各樣的原因?qū)е鹿て谘雍螅⒐を炇盏臅r間也是符合建設(shè)程序的規(guī)定,只有小型的修繕工程、改造工程,時間短,工程干完就完了,缺少正式的竣工驗收程序和資料歸集,在送審時因為審計處的資料要求必須有“竣工驗收單”,只好補。開竣工的時間要么未填,要么填的時間隨意,和實際不吻合,使得一個項目的開竣工時間有多個版本。
二、審計完善資料措施,提高審計效率
一套完整的結(jié)算審計資料,是保證審計工作順利開展的基礎(chǔ)。高校審計人員對于在審核初始資料時發(fā)現(xiàn)的諸多問題,應(yīng)從內(nèi)部制度建設(shè)和外部咨詢配合兩方面著手抓起,專人負(fù)責(zé)督促對結(jié)算資料的收集整理和完善。特別是目前教育系統(tǒng)推廣的全過程跟蹤審計,將審計的觸角伸至項目資金所系的每一個細(xì)節(jié),這也就為審計人員對項目資料從生成到完整完善都可把控得到,只有將結(jié)算資料的真實性、完整性這個基礎(chǔ)做扎實了,后續(xù)的結(jié)算審計工作才能高效,才能順風(fēng)順?biāo)?/p>
(一)審計內(nèi)部對結(jié)算資料的管理要求要實用、可操作性強
在新的教育形勢下,高校審計部門正日益完善內(nèi)部審計制度,對于高校內(nèi)新建工程、改擴建工程、修繕工程的結(jié)算審計均有相應(yīng)的審計管理辦法,特別是對于結(jié)算資料的交接均有一定的交接清單與資料登記表。但對于這些資料交接清單與資料登記表中各項資料的完整性與真實性,以及資料的深度,送審方如果專業(yè)能力不足則不一定完全理解。這就需要審計人員要本著為學(xué)校負(fù)責(zé)、為工程真實造價負(fù)責(zé)、與基建方利益一致的原則,有義務(wù)有責(zé)任向基建方及時宣講,將對于需提交的每一項結(jié)算資料的要求格式一一講述清楚,強調(diào)其實用性、可操作性更強,使得基建方每個項目負(fù)責(zé)人都明了一個工程項目從立項到竣工的各類資料,哪些需要收集、哪些怎樣簽署完整、哪些要蓋章到位都做到心中有數(shù)。只有這樣,才能讓審計與被審計雙方管理人員從思想上重視資料管理的重要性,從執(zhí)行上有據(jù)可依。
(二)審計關(guān)口前移,強化咨詢與服務(wù)意識
高校工程預(yù)算計劃管理是目前教育系統(tǒng)推行的一種資金管理模式。作為一名高校審計人員,應(yīng)了解學(xué)校每年度工程的建設(shè)與修繕規(guī)模內(nèi)容、招投標(biāo)計劃、開竣工時間計劃等,提前介入服務(wù),將審計關(guān)口前移,并作出相對應(yīng)的審計工作計劃表,標(biāo)注項目竣工結(jié)算提交審計的時間節(jié)點,增強審計咨詢與服務(wù)意識,在竣工節(jié)點時或之前適當(dāng)提醒在有限的時間內(nèi)準(zhǔn)備好完整的結(jié)算書及相關(guān)資料。
三、全過程跟蹤審計中,對工程資料的合規(guī)性、真實性、實時性進行監(jiān)督和指導(dǎo)
(一)合同簽署應(yīng)規(guī)范和嚴(yán)謹(jǐn)
審計人員審查合同應(yīng)在合同正式簽署之前,包括甲方與乙方簽定的承發(fā)包施工合同、?甲方確認(rèn)的乙方與第三方簽定的分包合同、各類補充合同、合同附件、合同協(xié)議書等,對發(fā)現(xiàn)的每一條問題,都要提出審計建議,并監(jiān)督一一更正,特別是一些實質(zhì)性條款,涉及合同價格調(diào)整、綜合單價調(diào)整、暫列項暫估價的確認(rèn)辦法等在“專用條款”中都要描述清楚,總包與分包以及各分包間的界面更要分清楚,不留死角。合同執(zhí)行過程中,審計人員要密切關(guān)注合同執(zhí)行情況,需要變更或補充某些合同條款的,要及時建議甲方簽署補充協(xié)議。
(二)工程變更、現(xiàn)場簽證應(yīng)完整
高?;üこ添椖康奶攸c之一就是投資緊張,一旦發(fā)生工程變更和現(xiàn)場簽證的問題,甲乙雙方在變更金額上在短時間內(nèi)很難達成一致,但雙方著眼于達成進度目標(biāo),只好積壓到竣工結(jié)算時再處理?;蛘邔こ套兏葦睾笞?,不及時申報變更內(nèi)容也是積壓到竣工結(jié)算再補資料。跟蹤審計人員就要積極配合甲方,提出審計建議,并督促完善工程變更資料和現(xiàn)場簽證的完整,包括有施工單位設(shè)計人員、監(jiān)理人員的簽名以及單位蓋章,并在約定的時間內(nèi)審核每一份變更所附的預(yù)算,為甲方實時簽署變更提供支撐依據(jù)。
(三)核查工程資料的歸集與整理,完善簽收程序
全過程跟蹤審計在結(jié)算審計前最理想的成果就是監(jiān)督甲乙雙方形成一套完整合乎規(guī)范的項目資料。審計人員接收結(jié)算資料時仍要認(rèn)真核查,并嚴(yán)格執(zhí)行簽字簽收手續(xù)。遞交的結(jié)算資料一般以復(fù)印件為原則,如果提交的是原件,一定要標(biāo)注是原件。履行資料簽收手續(xù)的目的,一是能夠證明結(jié)算資料已經(jīng)在某個時間點送達,二是能夠證明報送的結(jié)算金額及結(jié)算資料的內(nèi)容、種類、份數(shù)、原件還是復(fù)印件等。
送審單位應(yīng)對所提供的竣工結(jié)算資料真實性、完整性及有效性作出書面承諾并對此負(fù)責(zé)。