合同歸檔管理精選(九篇)

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第1篇：合同歸檔管理范文

【關(guān)鍵詞】合同檔案；規(guī)范化法

人和法人之間簽訂的以實現(xiàn)一定的經(jīng)濟互惠利益為目的，明確了協(xié)議雙方各自的權(quán)利和義務(wù)，以及各自應(yīng)負的具體責任的具有法律效力的文件，稱之為合同。合同是解決簽訂者之間利益糾紛及維護各自權(quán)益的重要憑證，是重要的民生檔案。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，規(guī)范的交易行為促生了越來越多的合同，對合同檔案的規(guī)范化管理成為保證經(jīng)濟有序發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。

一、合同檔案建立的必要性

著名法學家龐德有一句名言：“商業(yè)時代的財富，大部分是由合同構(gòu)成的”。首先，企業(yè)應(yīng)當建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國家經(jīng)濟快速發(fā)展，以及世界大環(huán)境日新月異的變化帶來的深刻影響。當今社會市場環(huán)境下，企業(yè)管理者須順應(yīng)時展潮流，增強法制觀念，積極參與到國際大平臺中，與其他企業(yè)進行各種合作，取長補短，提高自身發(fā)展實力。但合作的同時，雙方為了維護自身合法利益，在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中就要簽訂合同和協(xié)議，對同一類的合同文件進行管理，必然出現(xiàn)一系列合同檔案，對合同檔案的良好管理是企業(yè)維護自身權(quán)益的有效途徑，因此，企業(yè)應(yīng)建立完善科學的合同檔案管理制度。另外，企業(yè)任何一部分經(jīng)濟活動都需要簽訂合同進行記載和規(guī)范，當運行過程中出現(xiàn)糾紛時需要利用合同檔案進行解決，所以，合同檔案的規(guī)范化管理必須引起管理者重視。

二、合同檔案管理工作主要內(nèi)容

（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對組成合同檔案的相關(guān)合同的收集工作，主要是收集時間、收集內(nèi)容及收集方式。1.收集時間。合同檔案有自身的形成和運動規(guī)律，有些合同的履行時間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內(nèi)容；有的合同履行時間較長，如重大項目建設(shè)工程類合同，通常需要幾年乃至更長的時間。根據(jù)合同履行的時間，決定了合同檔案收集時間需要根據(jù)實際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內(nèi)容。形成一個合同檔案，其內(nèi)容應(yīng)該包括合同審批、招投標、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭議解決等與合同項目相關(guān)的文字材料，要齊全完整。主要包括三個方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內(nèi)容和性質(zhì)、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類工作。對合同檔案的分類首先離不開對合同的分類，現(xiàn)行檔案分類方法沒有把合同檔案作為一個單獨的一級科目進行整理，不過不同企業(yè)單位中的分類方法各不相同，有的為合同檔案設(shè)立了單獨門類，并在系統(tǒng)中設(shè)置了檔案模塊，有的歸入不同的類目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據(jù)是合同本身的價值，不同合同檔案的保管期限劃分標準不同，如文書類檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序?qū)⑵淞腥牒贤瑱n案中，確保合同檔案之間的聯(lián)系。4.變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒有履行完畢時，因為事實情況需要在法律允許的范圍內(nèi)改變原有的合同內(nèi)容的相關(guān)事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫。合同檔案建立以后，要對其進行編號以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責任者在合同檔案上簽字明確責任人，最后還要注明合同檔案成立日期。

三、合同檔案的規(guī)范化管理改進建議

（一）解決合同收集難的建議?！逗贤ā返?2條：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章后合同成立?！币虼耍炞趾蜕w章是檔案收集管理的關(guān)鍵點，公司可以在蓋章時就對合同進行編號，方便了合同的收集工作?；蛘邔嵭薪y(tǒng)一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內(nèi)容、發(fā)生的金額、責任人、經(jīng)辦部門等信息，審批單應(yīng)該一式三聯(lián)，在訂立合同以后，第一聯(lián)和合同一起到檔案部門歸檔；第二聯(lián)交給財務(wù)部門作為記賬憑證；第三聯(lián)由簽署合同的部門作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過程，使檔案收集過程更加嚴謹。（二）管理人員要加強對合同的重視。應(yīng)該指定專人負責合同檔案的管理，加強管理者的管理意識。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強對合同保管員的培訓工作，增強其合同保管相關(guān)理論和責任意識；第三，要加強全公司對合同管理制度的認知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負責人的責任，并給予處罰。嚴格的制度落實可以避免合同發(fā)生問題時，責任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識薄弱的問題。（三）提高合同檔案管理的信息技術(shù)水平。檔案信息化是檔案管理部門采用的現(xiàn)代化信息技術(shù)，有助于對項目相關(guān)材料的收集和整理，把分散的信息集中起來進行系統(tǒng)化、標準化管理，不僅有利于合同需要人及時查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強對檔案管理人員的計算機培訓工作，加大信息管理意識，營造良好的信息管理氛圍。

四、結(jié)語

在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問題，這不僅需要企業(yè)自身提高檔案管理工作者的素質(zhì)，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負責，充分認識到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實現(xiàn)對合同檔案的規(guī)范化管理。

【參考文獻】

[1]姚雪琴.淺述企業(yè)合同檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2011(S1):104.

第2篇：合同歸檔管理范文

關(guān)鍵詞　當歸雞血藤湯　穴位針灸　跟痛癥　活血化瘀　舒筋止痛

跟痛癥主要是指跟骨跖面由于慢性損傷所引起的疼痛,常伴有跟骨結(jié)節(jié)部前緣骨刺。跟痛癥多發(fā)于40～60歲的中年和老年人。《諸病源候論》:“夫勞傷之人,腎氣虛損,而腎主腰腳…”治療上益采取補益肝腎,活血化瘀。

筆者采用當歸雞血藤湯加穴位針灸治療跟痛癥38例,療效滿意,現(xiàn)報道如下。

1　資料與方法:

1.1　一般資料男27例,女11例;年齡最大者65歲,最小者48歲,平均41.5歲;左側(cè)發(fā)病者24例,右側(cè)發(fā)病者14例;病程最長者3年,最短者25天,平均1.1年。

1.2　診斷要點

1.2.1　起病緩慢,多為一側(cè)發(fā)病。

1.2.2　晨起患足疼痛明顯,活動后疼痛緩解,活動過久疼痛加重。

1.2.3　局部無明顯紅腫,跟骨結(jié)節(jié)處壓痛。

1.2.4　x線片常與臨床癥狀不相符,在鑒別診斷上有重要意義,跟骨側(cè)位x線片可見有骨刺或增厚的骨膜。

1.3治療方法

1.3.1　中藥治療:當歸雞血藤湯方藥組成:當歸30g,白芍30-60g,雞血藤15g,丹參30g,延胡索15g,五靈脂10g,威靈仙15g,制川草烏各10g,木瓜15g,黃芪30g,羊藿30g,川牛膝30g。上藥加水1000ml,濃煎取汁,分2次溫服,1天1劑。

1.3.2　針灸治療:取昆侖,仆參,太溪,水泉,三陰交,丘墟用補法,隔日1次。10次為1個療程。

2　治療效果

38例經(jīng)1-2個療程治療,痊愈(癥狀體征完全消失,能正常工作和生活)28例,治愈率達73.6%;顯效(癥狀基本消失)6例,約占15.7%;進步(癥狀和體征較治療前有改善)4例,約占10.7%。治愈的28例經(jīng)6月～1年隨訪,未見復(fù)發(fā)。

3　討論

第3篇：合同歸檔管理范文

完善社會主義市場經(jīng)濟的需求

發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟要求依法辦事和自由競爭。通過合同來進行規(guī)范市場行為同時體現(xiàn)了市場經(jīng)濟的這兩項重要特點。訂立合同最基本的依據(jù)就是《合同法》，此外還有其他法律來約束合同的訂立，如《建筑法》、《招標投標法》，因此合同管理體現(xiàn)了依法治企理念。同時，合同的最大特點就是，在不違反強制性規(guī)范的同時，最大限度的體現(xiàn)當事人的意思自治。因此，合同管理是企業(yè)順應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展、依法治企的大趨勢。

現(xiàn)代企業(yè)自身發(fā)展的要求

合同管理貫穿項目管理的始終，是業(yè)主、承包商與市場連接的橋梁與紐帶，工程施工、監(jiān)理和驗收的重要法律依據(jù)。強化合同管理，有利于建設(shè)項目的質(zhì)量控制、投資控制、進度控制，有利于提高業(yè)主與承包商的履約率，同時實現(xiàn)雙方當事人利益，促進企業(yè)、行業(yè)發(fā)展。

規(guī)范市場主體行為的需要

合同管理的全過程都明確界定了市場主體雙方的基本權(quán)利和義務(wù)，是各方行使權(quán)利、履行義務(wù)的重要基礎(chǔ)，同時也是正確處理項目實施過程中出現(xiàn)的各種違約與索賠等糾紛的重要依據(jù)。市場活動中不斷涌現(xiàn)誠信危機、不正當競爭等危害市場經(jīng)濟發(fā)展，主要是企業(yè)管理者法律意識淡薄，合同管理弱化的結(jié)果。強化合同管理，使市場主體時刻受到合同管理的約束，按照約定履行義務(wù)、處理糾紛，起到規(guī)范市場主體和整頓市場的積極作用。

合同管理體系的構(gòu)建

合同管理體系是指以相關(guān)法律為基礎(chǔ)，以合同為管理對象，以合同管理組織為管理主體，依據(jù)雙方簽訂的合同，建立嚴格履行合同職責和義務(wù)的評審、實施、履約評價和持續(xù)改進的體系。

（一）確定合同管理組織及其職責

合同管理貫穿項目的全過程，包括從項目的前期調(diào)研、談判、合同評審和簽訂，到中期的合同履行、變更和監(jiān)督，再到后期的項目總結(jié)與評價等全部工作。因此，必須是全員參與。全員參與有兩層含義：一是全體員工都應(yīng)該具備合同意識，具備按照合同辦事的意識；二是各業(yè)務(wù)部門都應(yīng)參與合同管理的分工協(xié)作。全員參與要求明確企業(yè)內(nèi)部合同管理的各參與方，包括各職能部門和專業(yè)負責人的權(quán)責，打破條塊分割，清晰劃分工作界面，確保各部門發(fā)揮優(yōu)勢、分工合作、緊密結(jié)合，協(xié)力做好合同管理工作。

合同管理在全員參與的基礎(chǔ)上有歸口管理部門。企業(yè)應(yīng)建立獨立的、與企業(yè)其他職能部門平行的合同管理部門，并配備專職合同管理人員。在實踐中，許多大中型企業(yè)都已經(jīng)建立了法律事務(wù)機構(gòu)，因合同以法律為基礎(chǔ)，因此將合同管理集中于法律事務(wù)部門，一般稱為合同部。合同部的重要職能就是推進合同管理工作的專業(yè)化、制度化、科學化、規(guī)范化、標準化與信息化。

（二）建立健全合同管理制度

1、前期參與制度

在簽署合同前，合同管理人員要參與到項目的招標投標、合同談判等工作，就合同相關(guān)事宜提供專業(yè)支持并進行合規(guī)審查。合規(guī)審查包括營業(yè)范圍、資質(zhì)審查、履約能力調(diào)研、招標投標文件的審核、權(quán)利義務(wù)劃分，風險分析等諸多內(nèi)容。

對于招標文件的審核是承包商應(yīng)進行的工作。審核招標文件，首先要審核招標文件是否符合簽訂合同的各項原則，是否符合國家有關(guān)的法律法規(guī)的規(guī)定。只有這樣，才能確保投標單位在公平、公正、競爭、有序的前提下進行投標。其次要審核其內(nèi)容，確保企業(yè)自身條件能滿足招標文件的需要，確保招標文件響應(yīng)招標要求。對于模糊不不清的地方要進行澄清。招標單位的澄清文件、會議紀要、其他補充文件以及后來的中標通知書都將成為合同的組成部分，但最重要的是進行招標文件中的合同條件的審核和分析。

權(quán)利義務(wù)的劃分在合同管理的前期談判工作中至關(guān)重要。任何一方主體都要預(yù)防相對方憑借自身優(yōu)勢或市場地位，在合同中明顯加重對方責任、免除自身責任、排除對方主要權(quán)利的顯失公平條款。

分析風險、明確風險承擔責任也是合同管理的重要內(nèi)容之一。項目執(zhí)行過程中的各種風險是客觀存在的，對于這些風險，既不能完全預(yù)見和把握，也不能在執(zhí)行中完全避免。為了盡量減少風險，避免由于風險造成的損失和爭執(zhí)，業(yè)主在招標文件中應(yīng)盡可能提供充足的資料，制定明確的合同條款和規(guī)范，承包方則應(yīng)認真研究招標文件，仔細地分析和估計可能出現(xiàn)的風險，謹慎編制投標文件。

2、合同范本編制與管理

如果一個企業(yè)沒有一個標準化的合同范本庫，每個項目都要臨時編寫將耗費巨大的人力和財力，而且還可能耽誤工程進度。

由此可見，通過編制企業(yè)自己的合同范本，可以大大提高合同草擬和合同談判的質(zhì)量和效率，促進全面防范風險制度的構(gòu)建，推進企業(yè)標準化建設(shè)，并對外樹立良好的企業(yè)形象。

在擬定合同文本的內(nèi)容時，合同管理人員必須對工程現(xiàn)狀進行深入調(diào)研，使擬定合同具有預(yù)見性，并且要對合同進行細致分析，避免所擬定的條款出現(xiàn)歧義。擬定合同文本要把握以下要點：明確訂立時間和優(yōu)先順序；約定價款和工作時限；明確組成合同文件的解釋順序；重視索賠條款的擬定。合同初稿擬定后，要進行合法性分析及完備性分析。同時要確保構(gòu)成合同的各種文件齊全、合同條款齊全、合同用詞準確、對項目可能出現(xiàn)的不清情況有足夠的預(yù)見性。

3、合同的評審、審批、簽訂管理

合同的評審是指合同審查人員對合同初稿進行全面審閱和審查，提出修改建議的過程。合同評審要堅持以下原則：（1）合法性原則；（2）公平性原則；（3）風險性原則；（4）可行性原則。

合同的審批是由企業(yè)相關(guān)職能部門和負責人按照一定的流程，在各自的權(quán)限與職責范圍內(nèi)對合同進行審核與批準。任何合同都必須經(jīng)過合同部的評審，未經(jīng)評審的合同不得提交審批。合同的審批流程具體包括：（1）具體業(yè)務(wù)負責人審批；（2）企業(yè)職能部門審批；（3）項目主任審批；（4）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批。

合同經(jīng)過合同部的評審、負責人的審批就進入簽訂階段，也就是進行合同的正式簽署。合同的簽訂需要兩個條件：一是合同審批表，合同審批表是合同評審與審批流程形成的紙質(zhì)痕跡，是確認合同經(jīng)過評審和審批的依據(jù)；二是授權(quán)委托書，是法定代表人授權(quán)代表代表企業(yè)簽署合同。合同審批表和授權(quán)委托書都是后期進行合同歸檔的內(nèi)容。

4、合同的履行與動態(tài)管理

合同的履行跟蹤與動態(tài)管理是合同管理的重要組成部分，也是實現(xiàn)項目管理的關(guān)鍵點，因此在合同簽訂后，要及時跟蹤合同的履行，進行動態(tài)管理，合同的履行主要把握以下幾點：

（1）重視現(xiàn)場簽證。簽證必須按照合同條款進行。如果發(fā)生變更，要格外謹慎，尤其要重視設(shè)計和施工圖變更，此類簽證只需對變更或修正的項目進行簽認，未發(fā)生變更的圖紙無需重復(fù)簽認。

（2）及時記錄、收集、和整理各種文件資料。一是現(xiàn)場記錄，包括現(xiàn)場施工日志、施工報告、業(yè)主和工程師的指令和往來信件、出勤情況、設(shè)備材料使用報表、中間驗收記錄、事故記錄、現(xiàn)場會議記錄、施工進度記錄等；二是財務(wù)報表，包括施工進度款報表、會計總賬、財務(wù)審批報告等。

（3）進度動態(tài)管理。在合同履行中，要隨時把握進度的變化，運用圖標、線路等編制方法編制出實際工期。將實際工期與計劃工期進行比較對照，如果出現(xiàn)偏差要及時分析，找出原因，及時更正，加強控制措施，確保最終的實際工期與計劃工期偏離不是太大。同時，根據(jù)偏差原因做好索賠工作。

（4）質(zhì)量動態(tài)分析。工程質(zhì)量是關(guān)鍵，質(zhì)量管理也應(yīng)該是動態(tài)管理，時刻跟蹤質(zhì)量變化，避免偏離合同規(guī)定的質(zhì)量標準。

5、合同的歸檔制度

合同管理不只是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止或解除全過程的管理，合同的歸檔也是合同管理的重要內(nèi)容。合同管理歸檔制度不僅使企業(yè)文件資料的保管與歸檔工作統(tǒng)一管理，而且是處理經(jīng)濟糾紛、切實維護企業(yè)自身合法權(quán)益的有效憑證。

合同文本、有關(guān)合同的修改、補充、變更、中止、解除的協(xié)議、法定代表人授權(quán)委托書、合同審批表等合同文件都應(yīng)列入合同歸檔的范疇。各項文件內(nèi)容都應(yīng)確保其完整性，其中合同文本的完整性應(yīng)包括：合同中約定的“合同文件”范圍以及合同附件、合同附錄等。

合同歸檔不止是所有合同文件的簡單整理，每一份合同都應(yīng)當獨立建檔并編號，并做好合同歸檔的臺帳工作，確保合同歸檔制度意義的充分實現(xiàn)。

6、合同的總結(jié)與后評價制度

第4篇：合同歸檔管理范文

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；合同；管理

Abstract: with the contract law of the People's Republic of the promulgation and implementation of the law, more and more people have realized the importance of the contract. But in the construction project contract management, some people are still not aware that contract management important function and meaning, in contract management exist many problems, this problem exists not only affects the contract both sides the legitimate rights and interests of the direct influence on the construction of the project and the quality and schedule. Based on the explanation of the construction project contract management importance, and on the basis of the analysis of the current construction project contract the problems existing in the management, and on the basis of the existing material and his understanding of the problem puts forward the corresponding countermeasures, which is expected to raise the level of management of the construction project contract.

Keywords: construction project; Contract; management

中圖分類號：K826.16文獻標識碼：A 文章編號：

建設(shè)工程合同是合同當事人對于建設(shè)工程質(zhì)量、投資、進度、施工等方面的事項的約定，其目的就是在保證施工質(zhì)量的前提下使工程能夠順利竣工，維護合同當事人的合法權(quán)益，促進建筑行業(yè)的健康發(fā)展。但是現(xiàn)在建設(shè)工程的各方仍然沒有意識到建設(shè)工程合同管理的重要作用和意義，在實踐中存在不少問題，不僅制約了建設(shè)工程合用管理水平的提高，給承包方、發(fā)包方帶來了巨大的經(jīng)濟損失。對此，我們要有更加清醒的認識，并采取相應(yīng)的對策措施，解決建設(shè)工程合同管理中存在的問題，以期能夠提高建設(shè)工程合同的管理水平。

一、建設(shè)工程合同管理的重要性

建設(shè)工程合同管理是市場經(jīng)濟發(fā)展的必然要求，是調(diào)節(jié)承包方與發(fā)包方權(quán)利義務(wù)的必然結(jié)果，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.能夠使合同雙方走上市場化的發(fā)展軌道

隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展和完善，在建設(shè)工程方面要求政府要更多利用法律、法規(guī)和經(jīng)濟調(diào)節(jié)等手段調(diào)節(jié)建筑業(yè)的發(fā)展，在這一過程中，通過建筑工程合同約束建設(shè)工程雙方當事人的行為，明確他們之間的權(quán)利義務(wù)是一個重要的措施。通過合同的約束作用，迫使合同雙方在建筑生產(chǎn)管理活動當中按照市場經(jīng)濟的發(fā)展要求建立健全合同管理制度，自覺履行自己的合同義務(wù)，積極行使自己在合同中的權(quán)利，在遵守市場經(jīng)濟發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上使發(fā)包方、承包方走上市場化的發(fā)展軌道，自覺按照市場經(jīng)濟的發(fā)展要求為各種建筑工程行為，維護雙方當事人的合法權(quán)益。

2.有利于規(guī)范當事人的行為

現(xiàn)在，從建筑市場經(jīng)濟活動中可以看出，建設(shè)工程參與各方的法制觀念、誠信意識比較單薄，建筑市場競爭當中不正當?shù)母偁幝糜伟l(fā)生，違約事件更是層出不窮，導(dǎo)致黨建的建筑市場秩序非?；靵y，直接影響了建筑工程的質(zhì)量。而通過建筑工程合同管理，建設(shè)工程的參與各方一旦遭遇違約行為，并造成損失的，可以以合同為依據(jù)向人民法院提出訴訟，要求對方按照合同要求承擔違約責任，這樣不僅能夠迫使對方履行自己的合同責任，還能挽回自己的經(jīng)濟損失。因此可以說過強化建筑工程合同管理，可以有效的規(guī)范合同當事人之間的行為。

3.是處理各方之間糾紛的法律依據(jù)

“在合同覆行過程中，業(yè)主與承包商之間、不同承包商之問、承包商與分包商之間以及業(yè)主與材料供應(yīng)商之間不可避免地產(chǎn)生各種爭執(zhí)和糾紛。而調(diào)處這些爭執(zhí)和糾紛的主要尺度和依據(jù)應(yīng)是承發(fā)包雙方在合同中事先作出的各種約定和承諾 ， 如合同的索賠與反索賠條款、不可抗力條款、合同價款調(diào)整變更條款等等。合同是處理建設(shè)項目實施過程中各種爭執(zhí)和糾紛的法律依據(jù)?！盵1 武剛. 加 強建設(shè)工程合同管理的現(xiàn)實意義.中華民居.2010年，11期。]1這樣能夠有效的維護當事人的合法權(quán)益，將違約行為的損失降低到最低。

二、建設(shè)合同管理中存在的問題

當前建設(shè)合同管理中存在的問題主要表現(xiàn)在合同制度建設(shè)落后、缺乏相應(yīng)管理人才、合同歸檔問題等幾個方面。具體情況如下：

1.不重視合同管理制度建設(shè)

現(xiàn)在很多建設(shè)單位在并不重視合同管理制度建設(shè)，沒有明確建設(shè)工程合同管理的部門、崗位和責任，沒有建立起一個有效的合同管理體系，歸口管理、分級管理和授權(quán)管理機制不健全。沒有明確在建設(shè)工程實施當中誰具有簽約權(quán)，誰能代表企業(yè)對外簽訂合同，合同簽訂的審批程序不明確。一些建設(shè)單位雖然已經(jīng)建立了比較完善的合同管理制度，但是有制度不執(zhí)行，在合同簽訂中沒有履行相應(yīng)的程序和手續(xù)，缺乏審查和評估程序，導(dǎo)致無法對合同內(nèi)容進行有效的監(jiān)督和控制。

2.缺乏專業(yè)的合同管理人才

現(xiàn)在多數(shù)建設(shè)單位缺乏相應(yīng)的建設(shè)合同專業(yè)管理人才，而建設(shè)工程合同涉及的內(nèi)容比較多，有價格方面的內(nèi)容、有技術(shù)方面的內(nèi)容等等，這就需要有一定的專業(yè)技術(shù)知識、法律知識、造價管理知識、建筑技術(shù)知識的人才能勝任。但是現(xiàn)在在建設(shè)項目管理結(jié)構(gòu)當中，很少有專業(yè)的合同管理人才，一些單位甚至將合同管理看作一種事務(wù)性的工作，簡單的交由一般的辦公人員處理。這些人不僅不能審核出合同中存在的問題，又不能對合同進行有效的管理，導(dǎo)致企業(yè)的合同管理制度成為一種擺設(shè)。

第5篇：合同歸檔管理范文

合同是潛水承包商與業(yè)主履行義務(wù)、享受權(quán)利的主要依據(jù)，它確定了工程項目的價格、工作內(nèi)容、工期以及質(zhì)量目標、健康安全環(huán)保要求等。在工程施工中，承包商的一切工作都是為了全面、正確地履行合同，所以合同管理是工程項目管理的核心，是其他工作的指南，也是實施對工程項目總控制的保證。沒有有效的合同管理，就不可能有有效的工程項目管理，也不可能實現(xiàn)工程項目預(yù)期的目標；同時，合同也是項目完工后計收工程款項的依據(jù)。因此，在潛水工程項目的管理中合同管理的地位已越來越重要，這種重要地位也決定了其具有十分重要的意義。

第一，加強合同管理是市場經(jīng)濟發(fā)展的客觀要求，是企業(yè)在市場競爭中生存和發(fā)展的必要措施。一方面，市場經(jīng)濟本身就是法制經(jīng)濟，而合同則是承包商與業(yè)主之間相互承諾的權(quán)利與義務(wù)的統(tǒng)一，具有法律的權(quán)威和強制性，違反合同的行為要受到法律的制裁；另一方面，在市場經(jīng)濟條件下，承包商在履行合同的過程中，必然要盡全力地去追求經(jīng)濟利益的最大化，而合同是其在追求利益最大化的過程中要時時遵守的法律依據(jù)，必然要受到承包商的重視，把加強合同的有效管理作為爭取經(jīng)濟效益的最佳途徑。同時，市場經(jīng)濟激烈的競爭性和工程招投標管理的規(guī)范化，也促使企業(yè)認識到，在工程管理中自覺地加強合同管理并圓滿地履行合同，這是維護企業(yè)良好形象和聲譽的重要基礎(chǔ)，是企業(yè)在市場競爭中立于不敗之地的重要保證。

第二,加強合同管理是保證企業(yè)正常營運，實現(xiàn)和提高企業(yè)經(jīng)濟效益的現(xiàn)實需要。水下工程施工企業(yè)的合同管理是提高企業(yè)經(jīng)濟效益、維持企業(yè)生存發(fā)展的重要手段。這主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，企業(yè)只有加強經(jīng)濟合同管理，才能組織生產(chǎn)經(jīng)營。企業(yè)要維持正常的經(jīng)營活動,必須通過訂立合同的方式獲取一定的工程服務(wù)項目；也只有通過履行和管理合同完成工程項目，并繼而取得收入和營業(yè)利潤。企業(yè)只有對經(jīng)濟合同進行嚴格管理，才能使工程項目的各個環(huán)節(jié)得到密切的銜接和配合，高質(zhì)量、低成本的圓滿完成各項工作任務(wù)，從而實現(xiàn)利潤增值。相反，如果施工組織不注重經(jīng)濟合同管理工作，一旦有違反合同、錯簽合同或者不當履行合同的現(xiàn)象發(fā)生，必然要給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟損失，增加企業(yè)不必要的開支和費用，從而加重企業(yè)負擔，影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動,甚者可能導(dǎo)致危及企業(yè)生存。

第三，加強合同管理是預(yù)防和解決經(jīng)濟糾紛的有力武器。我國的經(jīng)濟合同糾紛一直大量存在，甚至呈上升趨勢。由于經(jīng)濟合同糾紛，不僅給國家和企業(yè)帶來了巨大的經(jīng)濟損失,而且也嚴重地影響了企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動，破壞了社會主義的市場經(jīng)濟秩序。這些經(jīng)濟糾紛相當大一部分是因企業(yè)合同管理不善造成的。潛水施工主體若對其所簽合同缺乏必要的管理，才沒有及時發(fā)現(xiàn)和消除潛在的隱患，其結(jié)果往往是為糾紛所累，不僅造成很多資源、成本在糾紛解決中耗費，也嚴重影響了同業(yè)主之間的長期合作關(guān)系。所以，加強合同管理對于保證合同質(zhì)量、預(yù)防經(jīng)濟合同糾紛、保證企業(yè)的合法權(quán)益,維護社會主義經(jīng)濟秩序,就具有了十分重要的現(xiàn)實意義。

第四，科學的合同管理能夠防止經(jīng)濟犯罪、純潔社會環(huán)境。經(jīng)濟關(guān)系法律化、合同化的推行,對于維護企業(yè)的合法權(quán)益、推動我國經(jīng)濟的發(fā)展發(fā)揮了重要的作用。但同時利用經(jīng)濟合同違法犯罪的現(xiàn)象也屢有發(fā)生、禁而不止，給國家、社會和企業(yè)自身造成了巨大的經(jīng)濟損失，敗壞了社會風氣，污染了社會環(huán)境。當前，利用經(jīng)濟合同進行違法犯罪的情況主要有簽訂假合同進行詐騙、采用簽訂合同的形式挪用公款、控制合同的簽訂行賄受賄等等。建立和健全企業(yè)合同管理制度,依法簽訂和履行合同并對經(jīng)濟合同進行嚴格的審查和監(jiān)督，就可以堵塞漏洞,不給不法分子以可乘之機，防止經(jīng)濟犯罪的發(fā)生，純潔社會環(huán)境。

二、合同管理的基本原則

同其它行業(yè)一樣，潛水工程合同的管理也需要遵循一些普遍指導(dǎo)意義的原則。概括起來，這些原則主要有合法管理原則、全面管理原則、分類管理原則和流程管理原則。

（一）合法管理原則

經(jīng)濟合同管理的各項工作應(yīng)當符合國家相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，使得公司的權(quán)益能夠依法受到保護。合法原則是經(jīng)濟活動的基本準則，也是合同的基本準則。在經(jīng)濟活動中貫徹合法原則，才能使名項交易活動納入法制軌道，保障社會經(jīng)濟的正常秩序。具體說來必須符合《中華人民共和國合同法》及有關(guān)法規(guī)的要求，并參照有關(guān)政策。尤其不得訂立非法合同。合同的簽訂履行爭議的處理等管理行為一般應(yīng)有明確的法律依據(jù)。法律無明確規(guī)定或?qū)俜煽瞻椎模贤瑧?yīng)遵循一般的公平公正誠信等原則。法律明確禁止的，應(yīng)通過一定的技術(shù)處理手段，使合同管理合法或至少不違法。技術(shù)上無法規(guī)避的法律禁止性規(guī)定的，合同管理不得為之。

（二）全面管理原則

完整的合同管理應(yīng)當包括有序的多個環(huán)節(jié)，各個環(huán)節(jié)都需要恰當?shù)暮贤芾?，任何一個環(huán)節(jié)的疏漏和偏差都會影響整個管理工作的績效。全面管理原則的實施可以分為四個方面：第一，締結(jié)合同的前期準備階段，包括了解對方資信情況、確定合同內(nèi)容等是整個合同管理的基礎(chǔ)；第二，合同的審核簽訂階段，包括確定合同條款、按照規(guī)定流程審核等，是合同管理的核心環(huán)節(jié)；第三，依約履行階段，包括己方依約履行和關(guān)注對方履約等，是實現(xiàn)合同管理目標的有力保障；第四，爭議處理階段，這一環(huán)節(jié)雖然不是合同管理必經(jīng)環(huán)節(jié)，但關(guān)系當事人利益，也應(yīng)妥善管理。

（三）分類管理原則

分類管理原則的要義在于不同種類的合同，具有不同的特點，應(yīng)當區(qū)別對待，采取不同的管理方式與程序。關(guān)于合同的分類有不同標準，依簽約的對象分，可分為內(nèi)部合同與外部合同，內(nèi)部合同例比和存在關(guān)聯(lián)、隸屬關(guān)系的單位簽訂的合同；依重要程度可分為一般合同與重大合同；依標的大小可以將其分為小額合同與大額合同；依是否涉外，分為涉外合同與普通合同。分類的目的在于管理，對于內(nèi)部合同、一般合同、小額合同、普通合同一般管理難度較小，方式與程序相對簡單；對于外部合同、重大合同、大額合同、涉外合同管理難度較大，方式與程序往往復(fù)雜一些。

（四）流程管理原則

流程管理原則就是按照合同管理的職責，對合同管理工作流程進行優(yōu)化設(shè)計，完善合同管理的權(quán)限指引，對合同授權(quán)、合同簽訂、合同審查、合同履行、資料歸檔等整個過程都進行流程規(guī)劃。合同管理不是對付應(yīng)急事件的處理，而是一項慣常性工作，應(yīng)當按照確定的規(guī)則和程序進行。合同管理應(yīng)當設(shè)置專門人員，確定合理的程序，明確分工與職責，實現(xiàn)協(xié)作與制衡的有機結(jié)合。合同的流程管理是實現(xiàn)分工協(xié)作的基礎(chǔ)，是管理細化及專業(yè)化的必要前提。流程管理可以充分調(diào)協(xié)不同的部門專業(yè)領(lǐng)域的知識資源，更可能實現(xiàn)管好合同的目的。流程管理明確相關(guān)部門與人員的職責，在協(xié)作管理的同時，有效的實現(xiàn)監(jiān)督和制衡。

三、合同管理的具體工作

在明確了潛水合同管理的重要意義和基本原則之后，在具體的工作中有效實施具體的管理工作主要應(yīng)大處著眼、小處著手，也就是說總體上要分階段/流程實施全面管理，同時還要確立和完善相應(yīng)的制度建設(shè)和組織建設(shè)等方面的工作。

（一）合同的分階段管理

合同目標管理的過程是一個動態(tài)過程,是指工程項目合同管理機構(gòu)和管理人員為實現(xiàn)預(yù)期的管理目標,運用管理職能和管理方法對工程合同的訂立和履行行為施行管理活動的過程。

1、合同訂立前的管理。合同一旦簽訂就意味著合同生效和全面履行,所以要采取謹慎、嚴肅、認真的態(tài)度,作好簽訂前的準備工作。具體內(nèi)容包括:市場預(yù)測、資信調(diào)查和決策,以及訂立合同前行為的管理。

2、合同訂立時的管理。合同訂立階段,意味著當事人雙方經(jīng)過工程招標投標活動,充分醞釀、協(xié)商一致,從而建立起建設(shè)工程合同法律關(guān)系。訂立合同是一種法律行為,雙方應(yīng)當認真、嚴肅擬定合同條款,做到合同合法、公平、有效。

3、合同履行中的管理。合同依法訂立后,當事人應(yīng)認真做好履行過程中的組織和管理工作,嚴格按照合同條款享有權(quán)利和承擔義務(wù)。首先是本企業(yè)要嚴格信守合同，認真履行合同規(guī)定

的義務(wù)；其次是如發(fā)生對方履行義務(wù)不完全時，要在法定的或約定的時間內(nèi)向?qū)Ψ教岢觥Ｈ绻盏綄Ψ疥P(guān)于履行方面異議的函電，應(yīng)在法定或約定的期限內(nèi)回復(fù)。與此同時，對無異議但又不履行的要確定不履行的原因，并取得有關(guān)證明，以便明確責任。

4、合同發(fā)生糾紛時的管理。在合同履行中,當事人之間有可能發(fā)生糾紛,當爭議糾紛出現(xiàn)時,有關(guān)雙方首先應(yīng)從整體、全局利益出發(fā),做好有關(guān)的合同管理工作,以利于糾紛的解決,合同資料是重要的、有效的法定證據(jù)。

（二）制訂完備的合同管理制度，建立合同管理檔案。

合同管理要求進一步深入研究合同管理活動不同階段的具體特點、要求、控制手段、工作側(cè)重點等問題，結(jié)合合同管理的可利用資源狀況和實際管理水平，建立科學的合同管理制度和制訂相關(guān)具體措施，突出合同管理的關(guān)鍵點。合同管理制度主要有：合同備案審批制度、合同專用章使用登記制度、合同示范文本使用制度、合同檢查監(jiān)督制度、合同獎懲和責任追究制度、合同糾紛處理制度等。合同訂立的的基礎(chǔ)資料以及合同履行過程中的所有資料，都應(yīng)由專人負責，并隨時收集和保存、整理編號裝訂，及時歸檔。使合同管理工作有法可依，有章可循、有據(jù)可查，從而形成以制度促管理、以管理促發(fā)展的良性循環(huán)局面。

對企業(yè)合同管理全過程的每個環(huán)節(jié)，建立和健全具體的可操作的制度，使合同管理有章可循，合同管理活動基本上達到了制度化、規(guī)范化、標準化、科學化，保證了合同管理的綜合質(zhì)量，也使合同管理新模式有了制度和措施支撐。同時，企業(yè)還應(yīng)對合同管理制度進行執(zhí)行效果評價工作，通過對合同管理有關(guān)制度的評價，按照合同管理實際操作情況進行調(diào)整，以達到制度執(zhí)行有效。

1、合同歸口管理制度

合同歸口管理制度是指對企業(yè)合同實行由企業(yè)法律事務(wù)機構(gòu)全面、統(tǒng)一管理的制度。其內(nèi)容包括:確定合同管理機構(gòu)及其職責;規(guī)定合同管理的原則和基本內(nèi)容;規(guī)定合同簽訂、履行、變更、解除的程序和要求;規(guī)定合同管理人員和合同承辦人員的崗位資格要求;對合同管理人員與合同承辦人員的考核、獎懲等。

2、合同分類專項管理制度

企業(yè)法律機構(gòu)應(yīng)當根據(jù)本企業(yè)合同的種類和特點,在合同歸口管理制度的基礎(chǔ)上,制定各類合同的分類專項管理制度,包括:專項管理機構(gòu)和管理人員及其職責;管理原則、程序和要求;對管理人員的考核、獎懲等內(nèi)容。

3、合同授權(quán)委托制度

企業(yè)對外簽訂合同,應(yīng)當由其法定代表人或者法定代表人授權(quán)的人進行。未經(jīng)授權(quán),任何人不得以企業(yè)的名義對外簽訂合同。法定代表人授權(quán)人簽訂合同,必須采用書面形式,由法定代表人簽發(fā)授權(quán)委托書,規(guī)定明確的授權(quán)范圍、權(quán)限和有效期限。

4、合同的審查制度

合同的專業(yè)性、法律性很強,內(nèi)容比較復(fù)雜,特別是一些重大合同,能否正確地簽訂、履行,對企業(yè)關(guān)系極大。因此,必須經(jīng)過嚴密的審查,方能對外簽訂。合同的審查制度,就是規(guī)定企業(yè)各有關(guān)部門在合同審查中的職責、審查程序、審查內(nèi)容、審查標準和審查時限,保證合同正確簽訂、履行制度。

5、合同的公證制度

在訂立一些重大合同時,可依法辦理公證,以使合同內(nèi)容趨于完備,并使合同更具合法性和證據(jù)力,為合同順利、正確、全面地履行打好基礎(chǔ)。為此,企業(yè)法律事務(wù)機構(gòu)應(yīng)當制定相應(yīng)的管理制度,加強對合同公證工作的管理。

6、合同專用章管理制度

合同專用章是企業(yè)簽訂合同時專門使用的印章。合同專用章使用管理制度的主要內(nèi)容包括:企業(yè)簽訂一切合同都必須使用合同專用章;合同專用章由專人統(tǒng)一保管、使用;合同專用章應(yīng)當由合同歸口管理部門編號、備案;合同專用章刻制的申請、審批手續(xù);對濫用合同專用章或者對合同專用章管理不善的責任人的處理等。

7、合同臺賬及統(tǒng)計報表制度

合同臺賬及統(tǒng)計報表制度,即建立合同管理臺賬及有關(guān)統(tǒng)計報表。對合同雙方當事人、合同編號、標的物類別、標的物名稱、標的物規(guī)格和數(shù)量、交付期限、執(zhí)行記錄、欠交數(shù)量等情況逐一進行登記,以便隨時掌握合同訂立及履行情況。合同臺賬主要包括:合同簽訂、履行情況臺賬;合同變更、解除臺賬和違約合同登記臺賬等。合同統(tǒng)計報表主要有:合同簽訂情況進度表和合同執(zhí)行情況進度表。

8、合同歸檔制度

企業(yè)必須制定嚴格的歸檔制度,妥善保管合同。合同依法簽訂后,合同承辦人員應(yīng)當將合同正本交單位合同管理人員保管,合同副本留承辦人備用,必要時抄送、抄報有關(guān)部門。合同管理人員對已經(jīng)生效的合同要進行編號登記,逐個建立檔案,與合同有關(guān)的文書也要附在合同卷內(nèi)歸檔;對履行完畢的合同,按會計檔案保管期限進行保管。

（三）明確合同管理組織體系

第6篇：合同歸檔管理范文

一、引言

在企業(yè)經(jīng)營活動中，各種合同不僅記錄了企業(yè)參與經(jīng)濟活動的過程，還是企業(yè)權(quán)益的有利保障，引導(dǎo)著企業(yè)依法履行義務(wù)。在現(xiàn)實中，一些企業(yè)對于合同管理的不重視導(dǎo)致企業(yè)合同管理的諸多問題，影響了企業(yè)合同在企業(yè)發(fā)展中的利用效率，阻礙了企業(yè)綜合管理水平的提升。

二、企業(yè)合同管理的常見問題

在“依法治國”的環(huán)境下，企業(yè)對于企業(yè)合同的管理意識有所加強，但一些企業(yè)對于企業(yè)合同管理的重視仍然不夠，致使企業(yè)合同的利用效益得不到保障。第一，企業(yè)合同管理中法律意識淡薄，這點主要表現(xiàn)在兩個方面，其一，企業(yè)合同管理人員及其他部門人員法律意識淡薄，不能理解合同管理的重要意義，只是將合同當成普通文件一樣收集、整理，然后存放，絲毫不考慮合同的簽訂過程、意義及合同的義務(wù)權(quán)益等，合同簽完了就如同幾張“廢紙”無人問津，企業(yè)在參與經(jīng)濟活動中也很少依照合同履行義務(wù)、保障權(quán)益。其二，合同管理人員法律知識匱乏，有的是從一般的文秘轉(zhuǎn)崗過來的，有些也只是懂一些法律的皮毛，合同管理缺少專業(yè)的法律環(huán)境“護航”。第二，企業(yè)對合同管理的重視程度不夠。一方面，企業(yè)合同管理者和企業(yè)某些人員將合同管理看成一種形式，只重視合同的簽訂，對于合同簽訂的前后重視不足，例如合同簽訂前的洽談、草擬合同等不夠重視，這就導(dǎo)致了即使簽了合同，還是想怎么干就怎么干，合同的約束作用完全失效。另一方面，企業(yè)的合同管理制度如同虛設(shè)，一些企業(yè)仍舊沿用“一個聲音”的作風，合同不如管理者的一句話，合同的信用度、有效性大大降低。此外，企業(yè)對于合同管理的認識不清，不能深層的理解合同管理是關(guān)乎企業(yè)利益和發(fā)展的大事，而只是將這一重任草率的落實到某一個具體的管理者身上，合同的重要性和開發(fā)、利用得不到保障。第三，企業(yè)的合同風險防范意識不強，在合同簽訂前后對于合同的內(nèi)容研究不夠，合同簽訂較為隨意，依照合同辦事的意識淡薄，甚至將合同鑒定簽訂當成兒戲，想簽就簽、想解約就解約，增加了合同的經(jīng)濟風險和法律風險。例如，某企業(yè)做一個廣告牌，當合同簽訂時，廣告牌已經(jīng)做好，廣告牌費用的支付也未按照合同履行，相關(guān)人員甚至在竣工后還可以在一起討價還價，這就使合同的簽訂完全失去了意義，同時也增加了工程風險和支付風險。第四，企業(yè)合同管理的制度不健全，管理機制不科學，管理環(huán)節(jié)缺少具體的執(zhí)行和實施。例如，企業(yè)為了方便管理合同，制定了統(tǒng)一管理合同的制度，但在實際操作中，一些合同不能及時的歸檔、甚至用的時候找不到合同，致使企業(yè)合同管理狀況混亂、效率較低。

三、企業(yè)合同管理的必要性和要求

合同是企業(yè)參與經(jīng)濟活動的保障，在發(fā)生糾紛時合同是解決企業(yè)間糾紛的重要依據(jù)，維護了企業(yè)的利益，指導(dǎo)企業(yè)依法辦事、依法享受權(quán)益。同時，合同管理有利于企業(yè)形象的樹立，降低了企業(yè)參與經(jīng)濟活動的風險，是維護企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展的重要手段。在企業(yè)合同管理中，第一，要注重合同的完整性，全面的理解合同檔案管理的內(nèi)容和意義。例如，在合同歸檔時整理合同的補充協(xié)議、會議記錄、洽談經(jīng)過等，確保合同檔案的完整性、全面性。第二，確保合同的安全性，對合同文件按要求進行必要的備份，注重合同內(nèi)容的保密和安全。第三，對企業(yè)合同實施動態(tài)管理，不是合同歸檔了就可以“長眠”了，要注重合同的補充和開發(fā)、利用。

四、企業(yè)合同管理中常見問題的解決策略

企業(yè)合同管理中常見問題的解決要有針對性、要能發(fā)揮實際作用。第一，強化企業(yè)合同管理的法律意，一方面，注重企業(yè)合同管理人員及其他人員的合同法律知識普及，經(jīng)過培訓等途徑提高企業(yè)員工的法律意識，使其能夠從法律的角度理解合同管理的重要性，提高其合同管理的效率和對合同管理的支持。另一方面，可聘請有經(jīng)驗的法律顧問或委托相關(guān)的法律服務(wù)部門參與企業(yè)合同管理，為企業(yè)合同管理提供法律支持。此外，要依法履行合同賦予的義務(wù)，并能夠利用合同保護本企業(yè)的利益。第二，企業(yè)要從思想、行為上重視合同管理，提高合同管理的效率。一方面，加強對企業(yè)員工的培訓，使其從思想、行為上重視企業(yè)合同的管理，能夠認清企業(yè)合同管理的重要性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也要以身作則，嚴格按照合同要求辦事，為企業(yè)員工樹立良好的榜樣。另一方面，要注重企業(yè)合同管理的創(chuàng)新，使企業(yè)在合同管理當中獲得“實惠”，能夠體現(xiàn)出企業(yè)合同管理的重要性，使企業(yè)員工能夠深刻的認識到合同對于企業(yè)發(fā)展的重要意義。第三，提高企業(yè)的合同風險防范，通過法律教育、合同管理培訓等途徑培養(yǎng)企業(yè)員工的合同管理意識，使企業(yè)合同管理人員能夠積極的參與到合同簽訂當中，對合同簽訂前后及簽訂時的狀態(tài)進行研究、記錄，豐富合同內(nèi)容，確保合同的全面性，為企業(yè)以后對合同的利用和借鑒提供方便。第四，建設(shè)和完善企業(yè)合同管理的制度，一方面，建立合同管理模式，使企業(yè)合同的管理規(guī)范化、標準化，提高企業(yè)合同管理的效益。例如，分級、劃塊管理，使合同管理的責任清晰明了，提高合同保管的安全性和開發(fā)、利用效益。另一方面，建立健全相關(guān)的制度、規(guī)定，并能組織有效的合同管理監(jiān)督體系，確保合同管理規(guī)章制度的實施，提高企業(yè)合同管理的整體水平的效益。

第7篇：合同歸檔管理范文

Abstract:Archives of engineering construction contract management of construction enterprises are management work in legal documents and evidence. This article on the project construction of contract management of.

關(guān)鍵詞：工程 合同 檔案

Key words: project contract archives

任何一項工程都要有業(yè)主委托設(shè)計、監(jiān)理、施工，各方之間的責任與利益不同，只有通過合同才能形成相互聯(lián)系和相互制約的機制，從而實現(xiàn)工程的目標。因而，作為合同文件的檔案管理在工程中顯得尤為重要，加強工程施工合同的歸檔管理和開發(fā)利用成為工程施工檔案管理部門面對的重要課題。合同管理是項目管理的核心，其始終貫穿于項目管理的全過程，因而我們要做好工程中的合同檔案管理工作，促進工程中各方維護自身的利益，確保市場上各種工程活動的協(xié)調(diào)有序地運行。

一、對工程合同檔案的理解

工程合同是工程施工單位、承包人、建設(shè)單位、發(fā)包人完成某項工程項目勘察、設(shè)計、建筑、安裝工作、建設(shè)單位接受工作成果并支付報酬的書面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都應(yīng)該收集、歸檔、整理組卷、裝訂、歸檔，并進行長時間的保存。合同檔案內(nèi)容包括投標、中標書、信件以及數(shù)據(jù)、合同書、電傳、電報、傳真、電子郵件、電子數(shù)據(jù)交換等，其中市政工程承包合同實際包括勘察、設(shè)計、建筑、安裝合同。

二、工程合同檔案管理的任務(wù)

在工程建設(shè)的市場經(jīng)濟條件下，我們要培養(yǎng)工程合同意識，使工程各方都認識到如果不簽訂合同將不利于自身和市場的發(fā)展。首先，在合同簽訂之前施工單位應(yīng)對招標文件進行分析和合同文本審查，評估合同風險，然后進行工程合同的策劃，為報價、工程預(yù)算、合同談判與簽訂提供決策的信息與意見。其次，當合同簽訂后，應(yīng)該對于合同實施情況進行跟蹤，收集合同實施過程中的信息資料，然后對此進行分析，提出合同實施方面的意見、建議，建立合同實施的保證體系。

三、如何提高工程合同管理水平

3.1加強工程合同檔案管理質(zhì)量

工程合同管理對材料的收集是管理的基礎(chǔ)工作，對此，工程施工技術(shù)人員、監(jiān)理人員要加強對檔案管理人員的聯(lián)系，檔案管理人員也要跟隨施工進度在在收集時做到有的放矢，保證材料收集的連續(xù)性與完整性。收集的材料除了要完整，還應(yīng)該確保其正確。因而工程監(jiān)理還應(yīng)該檢查合同內(nèi)容是否字跡清楚、齊全、完整，合同的書寫是否規(guī)范，合同文本上是否有雙方代表人的簽章與日期。還要保證作為企業(yè)檔案部門留存的建設(shè)工程施工合同必須是“第一手”的原始記錄，只有加強合同的收集與整理，才能防范工程管理中的漏洞，避免工程糾紛。

3.2建立健全合同檔案管理機制

21世紀是法制的社會，在工程建設(shè)過程中我們應(yīng)該簽訂合同，明確了發(fā)包人和承包人在工程中的權(quán)利和義務(wù)，因而企業(yè)要建立健全合同管理制度，使工程合同依法訂立，依法履行，以達到維護各方權(quán)益，提高效益的目的。首先，施工合同簽訂后的關(guān)鍵問題是如何依法履行。我們應(yīng)該遵守《民法通則》、《合同法》、《招標投標法》、《建筑法》，規(guī)定合同雙方應(yīng)認真履行各自的權(quán)利和義務(wù)，任何一方無權(quán)隨意變更或解除合同，任何一方違反合同規(guī)定，都必須承擔相應(yīng)的法律責任。這樣充實完善檔案案卷，科學地規(guī)范檔案法規(guī)，更進一步地加強檔案法規(guī)建設(shè)。其次，制定施工合同檔案的收集范圍、責任單位及責任人員和歸檔時限。合同管理人員要認真履行自己的職責，保證縱企業(yè)各層次關(guān)系明確，在企業(yè)《工程技術(shù)資料管理辦法》中應(yīng)明確施工合同檔案管理的考核辦法，使檔案管理部門和人員產(chǎn)生激勵作用，確保建設(shè)工程施工合同歸檔渠道的暢通及歸檔的及時性和完整性。最后，工程合同檔案是一種寶貴的信息資源，檔案人員應(yīng)學會用現(xiàn)代的科學理論完善工程合同檔案管理，進行動態(tài)性、實時性的管理，及時全面地總結(jié)經(jīng)驗教訓，并要做好必要的保密工作，維護企業(yè)自身的合法權(quán)益。

3.3建立健全合同管理網(wǎng)絡(luò)體系

建筑安裝施工企業(yè)具有跨地區(qū)跨省市、施工點多面廣、施工基地遷移頻繁等特點，因而在工程合同管理中往往會存在一些問題，為了保證工程合同檔案的收集同基本建設(shè)類檔案一樣要齊全完整，除了要按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則實行公司和分公司兩級管理，另外可建立起一個與企業(yè)組織機構(gòu)及管理模式相適應(yīng)的、信息暢通的、完整的、穩(wěn)固的合同管理網(wǎng)絡(luò)體系，做好檔案的收集、整理、歸檔、利用工作，更好的完善工程合同的渠道。第一，建立網(wǎng)絡(luò)體系就要求合同管理員經(jīng)常咨詢和查看各級合同檔案管理的工作狀況，每個季度各級合同檔案管理員將這段時期的檔案管理變化情況報道給公司合同管理員，加強雙方之間的聯(lián)系。第二，每年各級合同檔案管理員將各地的收集完整的合同檔案連同合同臺帳一并移交公司經(jīng)營部門，然后由公司交企業(yè)檔案部門留存。因為完整的企業(yè)建設(shè)工程施工合同管理網(wǎng)絡(luò)是信息暢通的渠道，輔以計算機的應(yīng)用則更快捷、容量大。第三，企業(yè)檔案部門收到工程合同后應(yīng)該按合同臺帳、合同編號進行一一的對照，發(fā)現(xiàn)有缺的要及時進行追回。接著企業(yè)檔案部門還要對檔案進行分類，按照責任者、文件題名、時間、保管期限、文件字號、密級、檔案號制成檔案的二次文獻輸入計算機并組卷歸檔。

三、結(jié)束語

工程建設(shè)是社會經(jīng)濟發(fā)展的動力，而良好的工程合同檔案的管理又能提高工程建設(shè)的效益，因此我們要不斷完善工程合同管理，提高工程檔案管理的質(zhì)量，以更好的為工程各方創(chuàng)造利益，為社會發(fā)展服務(wù)。

參考文獻：

[1] 劉曉明.合同檔案的特點及其管理[J]. 科技情報開發(fā)與經(jīng)濟.2006年04期

第8篇：合同歸檔管理范文

關(guān)鍵詞：加強；建設(shè)工程；項目合同管理

一、目前建設(shè)工程合同管理中存在的問題

工程建設(shè)的復(fù)雜性決定其合同管理的艱巨性。目前我國建設(shè)市場發(fā)育尚不完善，建設(shè)交易行為尚不規(guī)范，使得建設(shè)工程合同管理中存在諸多問題。

1.不重視合同管理體系和制度建設(shè)

一些建設(shè)項目不重視合同管理體系的建設(shè)，合同歸口管理、分級管理和授權(quán)管理機制不健全，誰都可以簽合同，合同管理程序不明確，或有制度不執(zhí)行，該履行的手續(xù)不履行，缺少必要的審查和評估步驟，缺乏對合同管理的有效監(jiān)督和控制。

2.缺乏專業(yè)的合同管理人才

建設(shè)工程合同涉及內(nèi)容多，專業(yè)面廣，合同管理人員需要有一定的專業(yè)技術(shù)知識、法律知識和造價管理知識。很多建設(shè)項管理機構(gòu)中，沒有專業(yè)技術(shù)人員管理合同，或合同管理人員缺少培訓，將合同管理簡單地視為一種事務(wù)性工作。甚至有的合同，領(lǐng)導(dǎo)直接敲定由一般辦公人員管理合同。一旦發(fā)生合同糾紛，缺少必要的法律支援。

3.不重視合同歸檔管理管理信息化程度不高合同管理手段落后

一些建設(shè)項目合同管理仍處于分散管理狀態(tài)，合同的歸檔程序、要求沒有明確規(guī)定，合同履行過程中沒有嚴格監(jiān)督控制，合同履行后沒有全面評估和總結(jié)，合同管理粗放。

二、加強工程合同管理的具體措施

隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，建筑工程項目規(guī)模也日愈龐大，隨之簽訂的合同文件的簽訂、修改變的頻繁復(fù)雜。在合同的履行實施中，雙方來往資料甚多，為了減少不必要的損失，所以加強合同管理系統(tǒng)、建設(shè)現(xiàn)代信息化的合同系統(tǒng)是非常有必要的。

1.建立健全高效合同管理組織

在建設(shè)工程項目里，工程項目的合同管理是關(guān)鍵，一個健全高效可靠的合同組織是首要任務(wù)。在合同的管理上，管理組織成員起到主導(dǎo)作用，需要其本著自身管理行為與項目建設(shè)工程目標一致的原則，把項目組織管理妥善進行。一般來說，項目建設(shè)單位會選擇如下兩者工程項目管理者：

①項目建設(shè)單位委派其單位人員為人進行管理；

②項目建設(shè)單位委托機構(gòu)，再由機構(gòu)委托其他人進行監(jiān)督管理。

在實踐中，往往上述第二種情況比第一種情況更高效、可靠。在建設(shè)工程項目合同管理中，如果由上述第一種情況為例，有工程項目建設(shè)單位委派其內(nèi)部人員直接管理項目合同，在于建設(shè)單位與施工單位兩者涉及著直接利益沖突的特殊關(guān)系，難免引起爭執(zhí)發(fā)生；所以實踐中往往選擇第二種方法。

2.加強專業(yè)管理人才的選擇

設(shè)立專門管理人才負責合同管理機構(gòu)，在人才的選擇也是難題。首先，需要對合同業(yè)務(wù)的運用精通，具有強烈的法制專業(yè)知識素養(yǎng)，包括法律、建筑、招投標等，還要熟悉合同的履行和工程索賠管理等相關(guān)專業(yè)，從而保障合同管理的專業(yè)規(guī)范化。在管理中，工程項目合同文本及其它相關(guān)文件資料都屬于法律文件，對其管理應(yīng)及時建檔及保存。

3.確保雙方合同的交底

在雙方的合同交底以后，合同管理人員須對組內(nèi)各級項目管理人員就合同的主要內(nèi)容做出詳細的解釋補充說明，同時將合同內(nèi)各部門責任逐步分配落實到各處，使其明確分工、明確各自工作責任范圍，使大家盡心盡職，團結(jié)一心，積極協(xié)調(diào)各方面相互配合實施合同管理。

4.合同發(fā)生的變更與索賠加強分析審查

在項目合同條件發(fā)生變更的時候，需及時辦理工程洽商記錄，收集整理合同所牽涉文件，如，圖紙等；對涉及到工程項目任務(wù)等需要大變更時，應(yīng)及時做出此變更對工程預(yù)算、進度等造成的影響；并對合同變更部分進行詳細分析審查，雙方及時補充修訂合同協(xié)議，把項目合同完善進行做到滴水不漏。工程項目中建立工程變更與索賠制度必不可少，實踐中合同實施過程變更索賠難以避免，要求合同管理人員認真關(guān)注現(xiàn)場動態(tài)找準索賠依據(jù)，對資料的分析整理確認，對施工索賠重點拿捏恰當，及時在索賠有效期內(nèi)提出索賠，嚴格防止業(yè)主反索賠和分包商索賠發(fā)生。

三、確保合同效力的法律地位

合同簽訂的法律效力是合同內(nèi)容的保障。項目合同簽訂以后，一旦被認定不具有法律效率，那么合同就不能作為雙方約定的根據(jù)，達成的協(xié)議自然沒有意義，不具有法律約束力。當事人之間的糾紛就無法以法律來得到公正公平的處理。因此，簽訂合同的法律效力問題在項目合同管理中屬主導(dǎo)核心要素。無效的項目合同在實踐中經(jīng)常出現(xiàn)，其中違反法律法規(guī)的強制性規(guī)定是出現(xiàn)頻率最多的情況，導(dǎo)致合同無效的原因主要包括以下幾個方面：在建設(shè)工程項目中，施工單位主體資格的確定，一些施工單位沒有承攬工程的能力資格假借他人條件來接攬工程，與這樣的單位簽訂項目合同是無效的；一些單位必須通過招標而未招標等違法招標投標法律規(guī)定簽訂項目合同的也屬無效合同等等。因此，當務(wù)之急需完善招標制度、改革施工合同備案制度，加強當事人的法律意識，是確保有效合同法律地位的根本措施，徹底杜絕出現(xiàn)黑合同的發(fā)生。

第9篇：合同歸檔管理范文

關(guān)鍵詞：合同管理；問題；風險；對策建議

中圖分類號：F810.6 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）001-0000-02

行政事業(yè)單位發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)包括設(shè)備購置、工程建設(shè)、技術(shù)咨詢、技術(shù)服務(wù)、房屋租賃以及對外租車和購買車輛保險等，都需要簽訂經(jīng)濟合同。經(jīng)濟合同管理貫穿于行政事業(yè)單位日常活動中，涉及資金管理、工程管理以及單位履行職責和事業(yè)發(fā)展的各項業(yè)務(wù)。2012年財政部出臺了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，自2014年1月1日起施行。內(nèi)部控制規(guī)范包括合同管理控制，進一步提高行政事業(yè)單位內(nèi)部管理水平，規(guī)范內(nèi)部控制，加強廉政風險防控機制建設(shè)。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制逐步規(guī)范，合同管理制度逐步健全、程序逐步完善，然而仍有一些行政事業(yè)單位合同管理面臨著諸多問題，經(jīng)濟活動的風險依然較大。對此，本文闡述了行政事業(yè)單位合同管理存在的問題，分析了合同管理各個環(huán)節(jié)存在的主要風險，提出了加強行政事業(yè)單位合同管理的對策與建議。

一、行政事業(yè)單位合同管理存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

單位領(lǐng)導(dǎo)者經(jīng)營意識和法律意識淡薄，不重視經(jīng)濟合同管理，未加強合同管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，沒有建立相關(guān)合同管理制度，也沒有建立起“以制度引導(dǎo)人，以制度約束人”的管理理念，出現(xiàn)合同管理不規(guī)范、簽訂的合同條款不完整、合同控制薄弱等問題，直接導(dǎo)致經(jīng)濟合同糾紛甚至經(jīng)濟犯罪案件。

（二）內(nèi)部控制機制不健全

單位管理設(shè)置不明確，未確定或單獨設(shè)置合同歸口管理部門，無法對本單位合同實行統(tǒng)一管理。也未從制度上明確合同歸口部門、承辦部門以及其他職能部門等在合同管理各個環(huán)節(jié)中的管理職責。另外，未建立健全合同管理制度和責任制度，對違反規(guī)定簽訂和履行合同管理者沒有進行權(quán)利約束和責任追究，更不能從源頭上防止腐敗和權(quán)利的濫用。合同管理程序不規(guī)范，沒有規(guī)定合同運行各個環(huán)節(jié)的工作程序。

（三）合同管理混亂

由于合同管理主體不明確，各個職能部門職責不清，合同管理行為不規(guī)范，存在合同簽訂隨意，簽訂范圍、內(nèi)容和形式未規(guī)范。合同簽訂主體不符合《合同法》以及相關(guān)法律法規(guī)，在未取得授權(quán)的情況下部門或個人對外簽訂合同。合同簽訂之后，合同經(jīng)辦人或責任人未對合同進行跟蹤和督導(dǎo)，導(dǎo)致合同當事人未按照合同約定履行權(quán)利和義務(wù)。

二、行政事業(yè)單位合同管理的主要風險

（一）合同簽訂環(huán)節(jié)

簽訂合同前，沒有根據(jù)自身的需求進行充分的市場調(diào)查，無法判斷合同當事人是否具備承擔合同經(jīng)濟行為能力，也無法審查合同當事人的誠信，導(dǎo)致合同違約風險。對于部分合同還需要特殊的資質(zhì)要求，比如采購政務(wù)內(nèi)網(wǎng)設(shè)備的保密資質(zhì)、環(huán)境影響評價資質(zhì)等等，如未調(diào)查清楚直接影響違法相關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度，導(dǎo)致經(jīng)濟合同無效或引發(fā)潛在的風險。

沒有設(shè)置合理的內(nèi)部控制機制，合同文本未經(jīng)各職能部門、單位領(lǐng)導(dǎo)審查和審批，重大合同未按照三重一大要求履行集體決策。沒有經(jīng)過單位法定代表人授權(quán)或者超越權(quán)限進行簽訂合同。

簽訂的合同事項不符合財政資金支付方向和范圍，合同金額超出政府部門預(yù)算或工程概算。屬于政府集中目錄內(nèi)或限額標準以上的貨物、工程和服務(wù)的采購事項，合同簽訂前也沒有履行《政府采購法》及其相關(guān)履行法律法規(guī)。合同簽訂依然存在一次性付款或者超過工作進度付款，可能導(dǎo)致單位違反相關(guān)規(guī)定或利益受損。

（二）合同履行環(huán)節(jié)

未對經(jīng)濟合同進行有效管理，未能按照合同約定履行合同的權(quán)利和x務(wù)，沒有督促合同當事人提交合同成果，未按照合同約定進行付款或者查過工作進度付款，導(dǎo)致單位利益受損或被訴訟。

未對合同進行有效的跟蹤和監(jiān)控，出現(xiàn)合同依據(jù)的法律法規(guī)和規(guī)章政策修改或者廢止、簽訂合同時的客觀情況發(fā)生重大變化、合同當事人經(jīng)營狀況嚴重惡化和喪失商業(yè)信譽等重大影響時，未及時與合同當事人進行合理溝通，也沒有向合同歸口管理部門和單位領(lǐng)導(dǎo)報告，未及時處理或處理不當影響單位合法權(quán)益。

合同簽訂部門違反合同約定，未按照合同規(guī)定的期限、金額或方式付款，在支付合同款項時沒有提交付款依據(jù)或者長時間沒有催收到期的合同款項。

（三）合同驗收環(huán)節(jié)

合同當事人未按照合同約定提交合同成果，合同提交的成果不符合合同約定，合同成果得不到合理的運用。導(dǎo)致合同糾紛或者財政資金損失浪費。

三、行政事業(yè)單位合同管理的對策與建議

（一）建立健全合同管理制度

行政事業(yè)單位應(yīng)當依據(jù)財政部《內(nèi)部控制》根據(jù)本單位實際情況，健全本單位合同管理辦法。要做到從制度規(guī)范人、從制度約束人。制度內(nèi)容不僅要側(cè)重基礎(chǔ)性管理，也要關(guān)注防范風險和提高財政資金效益。

（二）明確合同歸口管理部門和相關(guān)部門職責

行政事業(yè)單位應(yīng)當明確合同歸口管理部門，對單位的合同實行統(tǒng)一管理，負責合同全過程管理。建立合同歸口管理部門與財務(wù)部門、承辦部門、法律部門以及其他各職能部門的協(xié)調(diào)和溝通機制。明確各職能部門在合同管理過程中的職責，使其各司其職、各盡其責。

（三）管控合同關(guān)鍵環(huán)節(jié)

1.合同簽訂環(huán)節(jié)

對單位合同在納入年度預(yù)算時履行合同集體決策，審核對外簽訂的合同是否符合本單位職責或事業(yè)發(fā)展目標。對于重大經(jīng)濟合同，按照三重一大決策程序，詳細匯報基本情況、委托理由、經(jīng)費測算、委托方式、預(yù)期成果等事項。

要加強合同調(diào)查，詳細了解合同當事人的資信情況，包括營業(yè)執(zhí)照是否有效、委托的內(nèi)容是否在對方當事人的營業(yè)范圍內(nèi)、是否具有履約能力、是否具有委托內(nèi)容所需要的特殊資質(zhì)要求。合同調(diào)查之后，要組織技術(shù)、財會、審計、法律等方面的人員與合同當事人進行談判，對影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同還應(yīng)當聘請律師或外部專家參與合同談判。政府采購目錄內(nèi)或達到政府采購限額標準的合同，應(yīng)當執(zhí)行政府采購相關(guān)規(guī)定。

擬定合同文本后，要加強合同審簽管理，合同文本經(jīng)合同各職能部門、律師審核后，提交單位主管領(lǐng)導(dǎo)審定。要加強合同簽署管理，合同應(yīng)當由單位法定代表人或其授權(quán)委托人進行簽署，嚴禁無權(quán)限或超越權(quán)限簽署合同。

2.合同履行環(huán)節(jié)

要加強合同的會計控制，嚴格按照合同約定辦理合同價款支付手續(xù)，不得超進度支付款項。合同資金支付手續(xù)要符合資金管理相關(guān)規(guī)定。在合同履行過程中，要加強合同過程管理，對合同履行情況實施有效監(jiān)控，督促對方當事人按合同約定開展工作，按期提供合同成果。對履行過程中出現(xiàn)合同事項需要調(diào)整或無法履行的，應(yīng)當履行合同審批程序，簽訂補充、變更合同或者解除合同，防范合同糾紛。

3.合同驗收環(huán)節(jié)

要加強合同驗收的分類管理，對于設(shè)備購置合同、技術(shù)合同、工程建設(shè)合同明確不同驗收程序和要求。在合同驗收過程中，要重點審查合同簽訂情況、履行情況和成果質(zhì)量情況等內(nèi)容。成果質(zhì)量要側(cè)重提交的合同成果是否符合有關(guān)法律、法規(guī)以及行業(yè)標準，是否符合合同約定的技術(shù)、經(jīng)濟等指標要求。要強化合同檔案管理和成果運用，定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔，提高財政資金使用效益和效率。