風(fēng)險(xiǎn)管理視角下的電子檔案安全管理

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1從風(fēng)險(xiǎn)管理的視角探討電子文件安全管理問題

1.1缺乏科學(xué)的安全管理理論與方法指導(dǎo)

信息安全風(fēng)險(xiǎn)管理是解決如何確切掌握信息及其依賴信息系統(tǒng)的安全程度、分析安全威脅來(lái)自何方、安全風(fēng)險(xiǎn)有多大,加強(qiáng)信息安全保障工作應(yīng)采取哪些措施,要投入多少人力、財(cái)力和物力,確定已采取的信息安全措施是否有效以及提出按照相應(yīng)信息安全等級(jí)進(jìn)行安全建設(shè)和管理的依據(jù)等一系列具體問題的重要指導(dǎo)理論和方法。從這個(gè)視角來(lái)看文檔工作我們會(huì)發(fā)現(xiàn),一直以來(lái),文件、檔案安全管理工作都是沿襲傳統(tǒng)檔案載體保護(hù)工作來(lái)開展,以此形成的相關(guān)理論也是以傳統(tǒng)檔案載體研究為基礎(chǔ)的,隨著電子文件的出現(xiàn),傳統(tǒng)以檔案載體保護(hù)為核心的檔案安全管理理論就很難適用于電子文件的安全管理。雖然檔案部門也對(duì)電子文件安全管理做過很多理論探討,提出“前端控制思想”、“全程管理思想”、“文件連續(xù)體理論”、“后保管時(shí)代”、“文件運(yùn)動(dòng)理論模型”等理論來(lái)強(qiáng)化電子文件的安全管理,但不可否認(rèn)的是,這些理論并不是專門的安全管理理論,很難在電子文件安全管理上取得實(shí)質(zhì)性效果。

1.2對(duì)安全管理的認(rèn)識(shí)存在偏差

1.2.1追求絕對(duì)的安全

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的重視度不足，只是一味的采取各種絕對(duì)安全的防護(hù)措施來(lái)保證電子檔案的安全性?？墒牵驹陲L(fēng)險(xiǎn)管理視角來(lái)看，風(fēng)險(xiǎn)是絕對(duì)存在的，而安全卻是無(wú)法保障的，安全風(fēng)險(xiǎn)是隨時(shí)都可能發(fā)生的，而安全只是暫時(shí)的。其實(shí)，電子檔案管理工作就是風(fēng)險(xiǎn)管理工作，每一個(gè)電子檔案都有著專屬于自身的保護(hù)級(jí)別，想要在實(shí)際應(yīng)用過程中起到絕對(duì)安全的作用，是根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。此外，安全風(fēng)險(xiǎn)是一種隨機(jī)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，很難做到絕對(duì)安全的控制，在這一過程中，不僅浪費(fèi)了大量不必要的人力、物力和資金，還使得電子檔案的安全性受到了極大的威脅，嚴(yán)重影響了電子檔案安全管理工作的順利開展。

1.2.2風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱

一些安全管理人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄,信息安全知識(shí)不足,卻津津樂道“太平盛世”,雙耳不聞“盛世危言”,甚至認(rèn)為,談風(fēng)險(xiǎn)是“杞人憂天”,說安全是“天下本無(wú)事,庸人自擾之”,根本沒有從風(fēng)險(xiǎn)管理的角度來(lái)度量電子文件的安全性。這些都嚴(yán)重影響了正確認(rèn)識(shí)安全形勢(shì)和樹立科學(xué)的電子文件安全風(fēng)險(xiǎn)觀。

1.2.3忽視了對(duì)“資產(chǎn)”評(píng)估鑒定

從目前情況看,文件、檔案管理部門雖都認(rèn)識(shí)到電子文件的重要性,但絕大多數(shù)部門只是將電子文件作為日常辦公的一種輔助幫助,并沒有將電子文件提升到“資產(chǎn)”高度來(lái)管理,就更談不上對(duì)“資產(chǎn)”進(jìn)行評(píng)估鑒定。然而,從安全管理角度講,一個(gè)組織系統(tǒng)內(nèi)的資產(chǎn)在沒有被評(píng)估鑒定前,是不可能成功實(shí)施安全管理并進(jìn)行維護(hù)的。

1.3管理環(huán)節(jié)不完善

首先,安全管理計(jì)劃缺乏依據(jù)?，F(xiàn)有的電子文件安全管理計(jì)劃的制訂,絕大多數(shù)是憑借個(gè)人經(jīng)驗(yàn)或者參照其他管理部門計(jì)劃來(lái)制定的,而不是依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控實(shí)際情況來(lái)制訂的,具有很大的盲目性。其次,缺乏關(guān)鍵的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估環(huán)節(jié)。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是電子文件安全管理的基礎(chǔ)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。沒有風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,電子文件的安全管理就會(huì)成為無(wú)源之水、無(wú)本之木,缺乏決策行動(dòng)的依據(jù)與方向,由此而引發(fā)的安全管理措施就具有很大的盲目性。

2結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，可以得知，以往傳統(tǒng)的電子檔案安全管理模式上存在了很多的不足，從而導(dǎo)致各種安全風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，造成了十分不利的影響。而風(fēng)險(xiǎn)管理作為電子檔案安全管理體系中的核心組成部分，只有加強(qiáng)做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，選擇科學(xué)合理的安全控制方式，才能及時(shí)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的控制，避免電子檔案受到損壞，從而促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定的發(fā)展。

作者：呂可新 單位：佳木斯技師學(xué)院