談信息時(shí)代高校檔案管理注意問(wèn)題

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摘要：本文針對(duì)高校檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析。根據(jù)當(dāng)前這些問(wèn)題，提出信息時(shí)代背景下對(duì)于高校檔案管理工作的積極影響和作用，這樣有利于總結(jié)出信息時(shí)代下高校檔案管理工作在具體開(kāi)展過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題。在保證提高檔案管理水平的同時(shí)，可以滿足信息時(shí)代背景下的多樣化需求，保證高校檔案管理的質(zhì)量，為檔案管理的應(yīng)用作用和價(jià)值發(fā)揮提供保證。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；高校檔案；檔案管理；注意問(wèn)題

如今，我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入到信息化時(shí)代，信息的高速發(fā)展，意味著各種不同類型的信息資源在傳輸和具體應(yīng)用過(guò)程中，無(wú)論是傳輸效率、傳輸質(zhì)量都有了明顯的提升。高校檔案管理工作在這種形勢(shì)下，必須要與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)進(jìn)行升級(jí)、優(yōu)化和創(chuàng)新，這樣才能夠?qū)⒏咝n案管理工作的重要性充分發(fā)揮出來(lái)。雖然信息化時(shí)代的到來(lái)，對(duì)高校檔案管理工作帶來(lái)積極影響，但是同時(shí)需要面臨的挑戰(zhàn)也不容忽視。只有清楚了解和詳細(xì)分析高校檔案管理工作在信息時(shí)代背景下如何實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定、高效的發(fā)展，才能夠提高高校檔案管理工作的水平、效率和質(zhì)量。

一、傳統(tǒng)高校檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題分析

1.高校檔案信息利用率有待提升與傳統(tǒng)管理理念下的高校檔案管理進(jìn)行結(jié)合分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)很多檔案資源都被直接鎖在庫(kù)房，這些信息資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)合理的利用，最終就會(huì)導(dǎo)致現(xiàn)有的信息資源嚴(yán)重浪費(fèi)，無(wú)法將這些信息資源的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。對(duì)于學(xué)校的檔案管理而言，檔案管理工作內(nèi)容不僅是學(xué)校在改革、創(chuàng)新發(fā)展過(guò)程中的“見(jiàn)證”，還是通過(guò)各個(gè)不同時(shí)期的真實(shí)記錄，對(duì)高校在多個(gè)方面的發(fā)展情況進(jìn)行真實(shí)的反饋。比如，在教育教學(xué)、日常管理工作、以及科研等方面。同時(shí)，檔案中還會(huì)記錄學(xué)生們的學(xué)習(xí)成績(jī)，畢業(yè)生的學(xué)籍檔案也會(huì)體現(xiàn)在其中。這些檔案信息是高校內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)、教師、教職工、科研人員等在教學(xué)、實(shí)踐等諸多活動(dòng)開(kāi)展時(shí)的重要依據(jù)。相關(guān)工作人員在日常教育教學(xué)工作開(kāi)展過(guò)程中，有的不會(huì)主動(dòng)想要對(duì)檔案庫(kù)中的檔案進(jìn)行調(diào)取和利用。這種現(xiàn)象一直持續(xù)，最終檔案信息成為無(wú)人問(wèn)津的存在，被安全“封鎖”在庫(kù)房，檔案管理人員也“淪落”成為倉(cāng)庫(kù)管理人員。

2.高校檔案歸檔率低文件檔案在形成過(guò)程中，相對(duì)應(yīng)的管理部門在對(duì)文件進(jìn)行歸檔時(shí)，并沒(méi)有引起足夠的關(guān)注和重視，甚至不愿意將文件歸檔處理。很多人員普遍都會(huì)存在一種錯(cuò)誤觀念和認(rèn)識(shí)，覺(jué)得檔案信息一旦歸檔后，想要隨意的調(diào)取、利用就會(huì)非常麻煩。很多文件檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)及時(shí)有效的歸檔處理，久而久之，很多檔案也面臨丟失、遺漏等嚴(yán)重的問(wèn)題。

3.檔案機(jī)構(gòu)在設(shè)置、職能劃分方面存在問(wèn)題在與傳統(tǒng)理念下的高校檔案管理工作開(kāi)展現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作在具體開(kāi)展過(guò)程中，最主要的問(wèn)題就是其受到了檔案管理工作體制的限制影響。在對(duì)其進(jìn)行深入分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案管理體制在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，除了部分單位文件檔案產(chǎn)生數(shù)量相對(duì)比較少的情況，很多單位對(duì)應(yīng)的文書(shū)、檔案管理工作在具體開(kāi)展過(guò)程中，其本身就是兩個(gè)相對(duì)比較獨(dú)立的部門，相互之間并不會(huì)互相干涉，也就是現(xiàn)有的單位文書(shū)檔案管理工作在具體開(kāi)展過(guò)程中，可以直接將其納入到對(duì)應(yīng)的行政辦公室進(jìn)行統(tǒng)一集中的管理。特別是對(duì)于電子文件信息而言更是如此，由于在檔案管理過(guò)程中，根本沒(méi)有直接隸屬或者是業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，所以根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有運(yùn)行文件的過(guò)度干預(yù)。這樣就會(huì)直接導(dǎo)致部分電子文件的原始性、安全性等受到嚴(yán)重的威脅和影響。除此之外，在機(jī)構(gòu)的設(shè)置以及具體應(yīng)用過(guò)程中，在相關(guān)職能的劃分方面，其主要存在的問(wèn)題就是對(duì)文檔信息管理內(nèi)容產(chǎn)生嚴(yán)重的制約影響。

二、信息時(shí)代對(duì)高校檔案管理的意義和價(jià)值

1.順應(yīng)高校檔案管理新時(shí)期背景下的發(fā)展形勢(shì)新時(shí)期背景下，高校在運(yùn)營(yíng)、發(fā)展過(guò)程中，其不僅僅只是現(xiàn)代文化的重要傳播者，而且也是優(yōu)秀文化繼承的媒介。高校檔案管理工作在具體開(kāi)展過(guò)程中，其主要是通過(guò)高校內(nèi)部自身文化的不斷深入挖掘，文化的積累，對(duì)高校在發(fā)展過(guò)程中的整個(gè)歷程進(jìn)行分析。在整個(gè)過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)其中不僅蘊(yùn)含著高校從辦學(xué)至今的所有教育教學(xué)內(nèi)容、知識(shí)理論體系等，這也是新時(shí)期背景下高校在改革、創(chuàng)新發(fā)展過(guò)程中的主要依據(jù)。首先，檔案管理工作在開(kāi)展時(shí)，由于受到信息時(shí)代的影響，所以在分類管理方面可以更加細(xì)致。各種不同類型的檔案形式具有多樣性的特征，內(nèi)容也越來(lái)越豐富，數(shù)量也在不斷增加，對(duì)檔案管理工作的有序開(kāi)展具有實(shí)質(zhì)性意義。其次，如今我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入到信息化時(shí)代，電子信息技術(shù)的整個(gè)應(yīng)用和發(fā)展一直在不斷推進(jìn)。同時(shí)，各種不同類型的新型媒介、載體涌現(xiàn)在大眾面前，單個(gè)媒介具有非常大的容量。這種形勢(shì)下，檔案管理工作在具體開(kāi)展過(guò)程中，逐漸朝著不穩(wěn)定的趨勢(shì)發(fā)展，必須要結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)各種不同類型的電子產(chǎn)品、設(shè)備等進(jìn)行引進(jìn)和利用，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的整改和優(yōu)化。

2.有利于提高高校檔案管理服務(wù)水平在與如今高校檔案管理工作開(kāi)展現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有的各項(xiàng)數(shù)據(jù)在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，大多數(shù)都是一些現(xiàn)代化信息，同時(shí)內(nèi)部包含的各項(xiàng)數(shù)據(jù)也是比較先進(jìn)的數(shù)據(jù)。不僅可以被看作是知識(shí)體系在改革、創(chuàng)新發(fā)展過(guò)程中的重要場(chǎng)所，而且還可以促使高校不斷深入挖掘其自身的潛力。在實(shí)現(xiàn)信息、數(shù)據(jù)有效共享的基礎(chǔ)上，可以加強(qiáng)對(duì)學(xué)術(shù)的研究，為科研發(fā)展提供有效的服務(wù)作為支持，這樣有利于實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定增長(zhǎng)。由此可以看出，新時(shí)期背景下，尤其是在當(dāng)前信息化時(shí)代下，要對(duì)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提高重視程度，將更多先進(jìn)、信息化管理理念、措施等科學(xué)合理的應(yīng)用到檔案管理中，這樣不僅可以促使高校檔案管理工作的有序開(kāi)展，而且還可以保證檔案信息的先進(jìn)性、高效性。各種不同類型的信息、數(shù)據(jù)在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，具有一定的便利性、可靠性，在信息數(shù)據(jù)的搜索方面也更加便利。這樣不僅可以推動(dòng)高校逐漸成為知識(shí)、數(shù)據(jù)收集和高效利用的重要場(chǎng)所，而且還可以推動(dòng)其內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)科學(xué)合理的建設(shè)和利用，有利于提高高校檔案管理水平。

三、信息時(shí)代下高校檔案管理應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題

信息化時(shí)代的到來(lái)，意味著信息技術(shù)已經(jīng)逐漸成為新時(shí)期背景下的重點(diǎn)，不僅會(huì)直接影響到整個(gè)時(shí)代的發(fā)展，而且還會(huì)影響到國(guó)民經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)，對(duì)人們的日常生活方式也會(huì)產(chǎn)生一定的轉(zhuǎn)變影響。在高校檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，必須要與現(xiàn)階段實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，對(duì)當(dāng)前存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出有針對(duì)性的優(yōu)化措施，為高校檔案管理水平提升提供保證。

1.實(shí)現(xiàn)高校檔案一體化管理根據(jù)信息時(shí)代背景下高校檔案管理工作的開(kāi)展現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)高校檔案管理工作在具體開(kāi)展過(guò)程中，仍然存在很多問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理的整體質(zhì)量并不是很高，同時(shí)管理效率普遍比較低，管理工作在具體開(kāi)展過(guò)程中，缺少全面性、科學(xué)性、合理性，要想從根本上對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)有效的處理，必須要在信息化時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)一體化的管理。與此同時(shí)，在一體化管理工作的具體開(kāi)展過(guò)程中，要對(duì)管理人員的意識(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，讓其可以以先進(jìn)的管理意識(shí)參與到日常管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，通過(guò)各種先進(jìn)技術(shù)、設(shè)備的應(yīng)用，可以構(gòu)成全新的檔案管理模式。通過(guò)科學(xué)合理的利用這種方式，有利于實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的有序開(kāi)展，同時(shí)還可以為高校檔案管理工作的質(zhì)量提升提供保證。在檔案信息的一體化建設(shè)過(guò)程中，為了保證一體化管理理念在其中科學(xué)合理的利用和體現(xiàn)，通常是將文件周期性理論作為其中主要的依據(jù)來(lái)進(jìn)行展開(kāi)。在檔案管理工作的具體開(kāi)展過(guò)程中，一般都是直接利用信息產(chǎn)物，促使其可以出現(xiàn)全新的技術(shù)手段作為必不可少的重要輔助措施。這樣可以實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有檔案信息內(nèi)容的制作、收集、保存等各環(huán)節(jié)的基本要求，推動(dòng)高校檔案管理工作可以逐漸朝著更加全面的趨勢(shì)發(fā)展，將檔案管理的作用和價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。為了從根本上將檔案管理的信息化一體化模式應(yīng)用到實(shí)踐中，必須要對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行全方位、有針對(duì)性的檢查和分析，這樣不僅可以針對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，而且還可以盡可能減少檔案管理工作在具體開(kāi)展過(guò)程中的基本工作量。除此之外，還要對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行重新的分組和整合，這樣做的根本目的是為了保證檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)一體化，將一體化管理的作用和價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。由此可以看出，在實(shí)踐中必須要結(jié)合實(shí)際要求，提高對(duì)檔案信息管理的重視程度，同時(shí)還要重點(diǎn)關(guān)注一體化管理實(shí)施過(guò)程中存在的問(wèn)題，這樣才能夠保證一體化高校檔案管理工作的有序開(kāi)展。

2.滿足多樣化的基本要求信息化時(shí)展背景下，由于社會(huì)的多樣化，對(duì)人才提出的基本要求越來(lái)越高，高校在日常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展過(guò)程中，其主要目的是為了培養(yǎng)出一批優(yōu)秀的人才，滿足新時(shí)期背景下提出的個(gè)性化要求。眾所周知，高校是培養(yǎng)人才的重要場(chǎng)所，所以在針對(duì)高校檔案進(jìn)行管理時(shí)，必須要將學(xué)生們的基本信息、就業(yè)、未來(lái)發(fā)展等這些因素進(jìn)行有效結(jié)合，這樣可以為學(xué)生們提供有效的依據(jù)作為參考。在信息時(shí)展背景下，現(xiàn)代化市場(chǎng)對(duì)于人才提出的要求越來(lái)越高，需求也逐漸多樣化，所以高校在檔案管理工作的具體開(kāi)展過(guò)程中，不僅要對(duì)現(xiàn)有的傳播方式、傳播內(nèi)容等進(jìn)行優(yōu)化和完善，而且還要結(jié)合實(shí)際要求，積極采取有針對(duì)性的措施，滿足市場(chǎng)動(dòng)態(tài)化的變化趨勢(shì)要求。在具體管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，將多樣化的基本要求作為主體，保證各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)檔案目錄合理的界定、規(guī)劃和有效落實(shí)。比如，在具體開(kāi)展過(guò)程中，在檔案分類管理過(guò)程中，可以按照原始、設(shè)備以及文件這些不同種類來(lái)進(jìn)行有效的劃分，同時(shí)還可以將所有分類全部都設(shè)計(jì)成為對(duì)應(yīng)的基本目錄。通過(guò)這種方式在其中合理的應(yīng)用，不僅可以將原始的檔案信息記錄全部都保存在列表中，還可以根據(jù)實(shí)際要求對(duì)這些信息內(nèi)容進(jìn)行檢驗(yàn)和分析。設(shè)備檔案通常情況下，要想實(shí)現(xiàn)有效的保存，就必須要經(jīng)過(guò)鑒定分析以及將其購(gòu)入到對(duì)應(yīng)的資源中，這樣有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案資源合理的管理。文件檔案管理過(guò)程中，通常情況下，要在其中增加一些規(guī)章制度、法律條例等，同時(shí)還要在其中體現(xiàn)出部分上級(jí)文件等基本內(nèi)容，這樣有利于完善和優(yōu)化現(xiàn)有的管理內(nèi)容。在檔案管理工作的具體開(kāi)展過(guò)程中，必須要與高校當(dāng)前的實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，為檔案信息的多樣化需求提供保證，同時(shí)還要檔案管理水平的有效提升，這樣才能夠提高其自身的服務(wù)能力。

3.先進(jìn)管理檔案設(shè)備的合理引進(jìn)和利用信息時(shí)代背景下，高校檔案管理工作要想保證其綜合質(zhì)量、水平的有效提升，就必須要盡可能滿足各部門在日常管理、教育教學(xué)過(guò)程中提出的基本要求。還要對(duì)高校的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況進(jìn)行真實(shí)分析，這樣可以將這些綜合要素進(jìn)行有效結(jié)合，實(shí)現(xiàn)各種先進(jìn)設(shè)備、技術(shù)、文件處理器等合理的引進(jìn)和利用。通常情況下，在高校檔案管理工作基本條件滿足后，就必須要對(duì)內(nèi)部各種不同類型的設(shè)備、設(shè)施等進(jìn)行完善和優(yōu)化，如計(jì)算機(jī)、各種硬件、軟件設(shè)施等。只有對(duì)這些基本設(shè)施進(jìn)行全面的升級(jí)、改造和優(yōu)化，才能夠保證高校內(nèi)部檔案信息在整個(gè)傳播過(guò)程中具有安全性、穩(wěn)定性、可靠性。除此之外，還要在實(shí)踐中對(duì)全新的保存模式進(jìn)行科學(xué)合理的構(gòu)建和利用，如可以引進(jìn)和利用先進(jìn)的刻錄儀器等。另外，還要與管理現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合，對(duì)先進(jìn)的設(shè)備、光盤、網(wǎng)盤等進(jìn)行合理的引進(jìn)和利用。在實(shí)踐中還要定期對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中的情況進(jìn)行分析，保證其內(nèi)部硬件、軟件及時(shí)的更新和優(yōu)化。定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查，提高維修和保養(yǎng)力度，避免設(shè)備在運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)故障。針對(duì)信息在整個(gè)保存管理過(guò)程中是否會(huì)出現(xiàn)漏洞等問(wèn)題進(jìn)行分析，這樣可以為信息在傳輸、共享等環(huán)節(jié)的安全性、可靠性提供保證。

四、結(jié)束語(yǔ)

高校檔案管理工作具有非常重要的意義，但是由于檔案管理工作在開(kāi)展時(shí)，整個(gè)過(guò)程相對(duì)比較復(fù)雜、繁瑣，所以勢(shì)必會(huì)直接影響到高校的穩(wěn)定運(yùn)行，同時(shí)還會(huì)威脅到學(xué)生們的未來(lái)發(fā)展。因此，在高校檔案管理工作中，必須要將其中涉及到的教職工個(gè)人信息、教育教學(xué)內(nèi)容等檔案資源進(jìn)行科學(xué)合理的分類、管理和保存。同時(shí)，還要在日常管理過(guò)程中，提高這些檔案信息資源的整體利用率，將這些檔案信息資源的作用和價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。這樣不僅有利于提高檔案管理水平，還可以實(shí)現(xiàn)檔案管理與信息化技術(shù)的有效融合。積極引進(jìn)和利用先進(jìn)的設(shè)備、技術(shù)以及基礎(chǔ)設(shè)施，對(duì)現(xiàn)有的管理理念進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，為高校檔案管理服務(wù)水平提升提供保證。

作者：崔潔 單位：鄭州旅游職業(yè)學(xué)院