辦公室檔案管理規(guī)范化探析

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1前言

在（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦公室的檔案管理中，其在進(jìn)行規(guī)范化管理過(guò)程中還存在著各種各樣的問(wèn)題，使得在辦公室中對(duì)檔案管理難以發(fā)揮出檔案作為一種信息資源所具有的作用，而規(guī)范檔案的管理則可在一定程度上充分的發(fā)揮出檔案的信息資源作用，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。因此，本文對(duì)在（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦公室中檔案管理的規(guī)范化對(duì)策進(jìn)行探討，為有效的利用檔案資源做好準(zhǔn)備工作。

2提高（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案的管理意識(shí)

2．1擋案管理必須與時(shí)俱進(jìn)

要想使（醫(yī)療機(jī)構(gòu)〉新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦公室中的檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，就必須不斷的提高管理員自身的思想道德與業(yè)務(wù)水平。就目前來(lái)說(shuō)，缺乏專(zhuān)業(yè)性、學(xué)歷低與等，直接導(dǎo)致資料的長(zhǎng)期積壓與不歸類(lèi)整理，進(jìn)而使得檔案的保存、査找與利用都比較困難，乃至無(wú)法充分發(fā)揮檔案的重要作用⑴。

2．2樹(shù)立安全管理檔案的意識(shí)

安全管理檔案是對(duì)檔案實(shí)物的防范，其主要包括：注意防火、注意防盜、注意防潮等。電子檔案則需要注重設(shè)備系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行，做好檔案的備份，相關(guān)的工作人員在調(diào)取或提供檔案之后需要將其保管好。此外，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平加以培訓(xùn)，使其能更好的勝任這份工作。

3對(duì)檔案信息資源進(jìn)行幵發(fā)利用的途徑

3．1加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的源頭管理

加強(qiáng)源頭管理是指在檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用時(shí)的一些構(gòu)建工作，首先，進(jìn)一步提升相關(guān)人員的處理水平，對(duì)檔案信＆資源的質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)。進(jìn)而使得檔案信良資源的利用價(jià)值得以提高。對(duì)于已經(jīng)搜集匯總的檔案，檔案管理工作人員需要科學(xué)保存，以此來(lái)保證檔案信良資源具備完整性與可用性。并且只有加強(qiáng)對(duì)檔案信＿資源的源頭管理，才能實(shí)現(xiàn)優(yōu)良的循環(huán)系統(tǒng)，進(jìn)而為用戶(hù)提供及時(shí)準(zhǔn)確地的信良資源。加強(qiáng)源頭管理需要醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理部門(mén)來(lái)完成，各個(gè)科室也必須協(xié)調(diào)配合，年終考評(píng)中加入各個(gè)科室擋案管理的工作水平，也是一種提髙（醫(yī)護(hù)人員）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)工作人員積極性和責(zé)任心的手段。第二，進(jìn)一步提高工作人員的綜合素質(zhì)能力。并加大資金的投人，才能充分的開(kāi)發(fā)并利用檔案信氤資源。

3.2抓住重與，大力突破

對(duì)于（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案的管理方式要與時(shí)俱進(jìn)，擋案管理人員需要依據(jù)具體清況來(lái)抓住重點(diǎn)、大力突破。首先，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)信tf化的構(gòu)建，并加快對(duì)檔案管理信良化的構(gòu)建進(jìn)度。以專(zhuān)題分類(lèi)與流程簡(jiǎn)化以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、通過(guò)突破重兵來(lái)完成經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的雙贏。第二，對(duì)（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案信E管理建立自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)。若檔案都記錄在一個(gè)系統(tǒng)，那對(duì)檔案的管理也將變得簡(jiǎn)單化。規(guī)范化的電子文件歸檔與管理流程能夠保證檔案信良資源的完整性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字信息化以及系統(tǒng)化。

3.3由點(diǎn)及面，層層遞進(jìn)

加強(qiáng)對(duì)（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦公室檔案進(jìn)行管理需用長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光來(lái)看待，是否有完整科學(xué)的制度來(lái)充分幵發(fā)利用（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案的信良資源，（這與醫(yī)療機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益有著一定的關(guān)聯(lián)。）由點(diǎn)及面、層層遞進(jìn)的進(jìn)行檔案管理工作，可以持續(xù)發(fā)展（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理事業(yè)。首先，各科室應(yīng)展開(kāi)建設(shè)檔案資源信氣化的工作。第二，在推進(jìn)檔案資源信良化的建設(shè)中不斷的＆結(jié)經(jīng)驗(yàn)，理清？路與創(chuàng)新管理方式。第三，要一步一步完成檔案信氧資源的建設(shè)，不能急于求成。以此讓?zhuān)ㄡt(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理工作得以科學(xué)持續(xù)的發(fā)展。

3.4加大物質(zhì)與技術(shù)的保障力度

檔案管理的一些工作環(huán)境與存儲(chǔ)空間以及設(shè)備等都是物質(zhì)的保障。專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作人員、具備先進(jìn)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才是技術(shù)的保障，能夠?yàn)闄n案信息管理提供更好的服務(wù)，物質(zhì)保障、技術(shù)保障都不可缺。想要確保檔案管理工作具有長(zhǎng)效性，必須在檔案的管理上加大物質(zhì)與技術(shù)的投資。

3.5完善檔案信良與資源的開(kāi)發(fā)利用體系檔案建立的目的是為（病人）

參合群眾以及各定與醫(yī)療機(jī)構(gòu)提供服務(wù)。所以，檔案管理工作人員的義務(wù)便是進(jìn)一步開(kāi)發(fā)并利用擋案信良資源。對(duì)于檔案信良的搜集以及整理，管理人員起到很大的作用。檔案信營(yíng)、資源的開(kāi)發(fā)與合理利用是檔案管理工作的最終目的。檔案工作人員對(duì)信息資源進(jìn)行搜集整理、編輯加工是檔案被合理利用的關(guān)鍵。

4結(jié)語(yǔ)

綜上，對(duì)于（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦公室的規(guī)范化管理，必須從源頭抓起，在實(shí)際工作中不斷規(guī)范管理行為，并創(chuàng)新管理方式，從而有效的規(guī)范辦公室的檔案管理，為（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合工作的有效順利開(kāi)展奠定扎實(shí)基礎(chǔ)，并充分的發(fā)揮出檔案管理的重要作用，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益雙贏。

作者：劉新燕 單位：廣西壯族自治區(qū)桂林市新型農(nóng)村合作醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理中心辦公室