高校檔案管理工作中的問(wèn)題與對(duì)策

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【內(nèi)容摘要】

在我國(guó)改革開(kāi)放的大力推動(dòng)下，高校各項(xiàng)建設(shè)工作逐步強(qiáng)化和完善。高校檔案管理作為高校管理體系中的重要組成部分，關(guān)系到高校其他方面的建設(shè)，為用戶(hù)提供了必要的決策依據(jù)。但是，高校檔案管理尚未得到應(yīng)有的重視，長(zhǎng)期被忽視影響了高校的全面建設(shè)和發(fā)展。本文在對(duì)高校檔案管理工作問(wèn)題作出論述的基礎(chǔ)上，就高校檔案管理工作的優(yōu)化對(duì)策進(jìn)行了研究。

【關(guān)鍵詞】高等學(xué)校;檔案管理;管理制度

高校檔案涉及到大量的數(shù)據(jù)信息，包括校園文化、發(fā)展歷程、管理制度、學(xué)生實(shí)際等信息，是學(xué)校建設(shè)、教師教學(xué)、學(xué)生學(xué)習(xí)的重要依據(jù)。高校檔案記載了校園、教師以及學(xué)生的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，能夠有效指導(dǎo)教育活動(dòng)的順利開(kāi)展，激勵(lì)了師生們奮發(fā)博取的行為，承載了校園文化和精神。

一、高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

(一)管理手段和技術(shù)落后。

隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，高校設(shè)施環(huán)境越來(lái)越完善，很多高校都在檔案管理中引入了計(jì)算機(jī)技術(shù)，購(gòu)置了現(xiàn)代化管理設(shè)備和軟件，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化。但是，相對(duì)于快速更新的管理技術(shù)和手段，無(wú)論是數(shù)據(jù)處理還是功能程序應(yīng)用方面，高校檔案管理工作顯得較為落后，部分高校依然沿用傳統(tǒng)手工錄寫(xiě)的方式存儲(chǔ)檔案信息，對(duì)檔案資源利用不充分。高校檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到很多信息，包括黨政信息、教學(xué)信息、基建信息、財(cái)會(huì)信息等等，需要精準(zhǔn)分類(lèi)并完善保存，才能發(fā)揮檔案管理應(yīng)有的價(jià)值。然而，某些高校存在對(duì)檔案管理工作認(rèn)知不足的問(wèn)題，造成檔案材料一定程度的流失，所構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫(kù)缺少全文類(lèi)以及多媒體類(lèi)數(shù)據(jù)，如照片、音頻、影像、光盤(pán)等，極大限制了檔案的管理和利用。在信息化建設(shè)不斷深化的今天，用戶(hù)對(duì)檔案管理服務(wù)提供了更多、更高的要求，高校檔案管理技術(shù)和手段落后，阻礙了高等教育事業(yè)的發(fā)展。

(二)檔案管理制度不健全。

要想有效地開(kāi)展某項(xiàng)管理工作必須要以完善的制度體系作保障基礎(chǔ)。近年來(lái)，我國(guó)出臺(tái)了一系列檔案管理法制法規(guī)如《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等，指導(dǎo)和規(guī)范了高校檔案管理行為，促使高校檔案管理工作質(zhì)量不斷提升。但是，以高校檔案管理工作本身來(lái)看，其中還存在著一些管理制度不健全的問(wèn)題，具體表現(xiàn)為:高校各管理職能部門(mén)之間缺乏溝通，文件管理與檔案管理工作出現(xiàn)了脫節(jié)，沒(méi)有完善的指導(dǎo)制度和監(jiān)督制度作保障，致使檔案搜集材料不全面;高校沒(méi)有針對(duì)各學(xué)期的教研、招生、畢業(yè)等工作會(huì)議進(jìn)行記錄;高校對(duì)學(xué)生學(xué)籍管理不規(guī)范，不同部門(mén)對(duì)學(xué)生社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)信息記錄不一致，沒(méi)有及時(shí)跟進(jìn)、變更學(xué)生的降級(jí)、畢業(yè)等相關(guān)信息，缺少細(xì)致的檔案管理制度。除此之外，有的高校檔案管理工作不嚴(yán)謹(jǐn)，存在檔案材料亂翻亂抽、借閱不還等不良現(xiàn)象，缺少必要的檔案保護(hù)制度和措施。

(三)缺乏有力的人才支撐。

高校檔案管理既是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，又是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作，需要從業(yè)人員具備良好的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。由于某些高校不夠重視檔案管理工作，而且對(duì)人力資源管理認(rèn)知不足，導(dǎo)致檔案管理人才結(jié)構(gòu)不合理，不少?gòu)臉I(yè)人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)較低?，F(xiàn)階段，不少高校檔案管理隊(duì)伍普遍存在著專(zhuān)業(yè)知識(shí)匱乏、年齡結(jié)構(gòu)不合理等問(wèn)題，甚至部分由院系教師或辦公室其他人員組成，他們沒(méi)有過(guò)多的時(shí)間和精力學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識(shí)，嚴(yán)重影響了高校檔案管理工作質(zhì)量和效率。另外，部分高校檔案管理人才流失現(xiàn)象極為嚴(yán)重，相較于其他種類(lèi)的工作，檔案管理工作強(qiáng)度大、時(shí)間長(zhǎng)，而對(duì)應(yīng)的福利待遇卻不高。有的校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不聞不問(wèn)，影響了廣大教職工的思想意識(shí)，降低了檔案管理人員的工作熱情，進(jìn)而對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了負(fù)面影響。

二、優(yōu)化高校檔案管理工作的對(duì)策

(一)引入先進(jìn)技術(shù)手段。

21世紀(jì)是科技騰飛的時(shí)代，各個(gè)高校應(yīng)該清楚地認(rèn)識(shí)到信息化、數(shù)字化為檔案管理工作帶來(lái)的變革。在這個(gè)時(shí)期，高校應(yīng)該提升對(duì)檔案管理工作的重視，明確檔案管理工作要求，積極引入先進(jìn)技術(shù)手段和設(shè)備，改善檔案管理工作環(huán)境，提高服務(wù)質(zhì)量和效率，最大限度地開(kāi)發(fā)和利用檔案資源，以求適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)展的新趨勢(shì)。具體而言，高?？梢詫⑿酒夹g(shù)、光纖技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、監(jiān)控技術(shù)等信息技術(shù)應(yīng)用到檔案信息存儲(chǔ)、處理、開(kāi)發(fā)以及利用等各個(gè)管理環(huán)節(jié)，從而提高檔案信息管理的覆蓋率和效率，充分發(fā)揮檔案管理工作應(yīng)有的服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。與此同時(shí)，高校應(yīng)該利用現(xiàn)代科技健全檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，轉(zhuǎn)變以往靜止的、僵化的信息存儲(chǔ)方式，盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享建設(shè)，加強(qiáng)各部門(mén)之間的溝通交流，保證檔案材料及其信息的真實(shí)性、有效性，方便用戶(hù)查詢(xún)和使用。

(二)完善檔案管理制度。

高校要在國(guó)家相關(guān)法律體系的指導(dǎo)下，進(jìn)一步加強(qiáng)和完善檔案管理制度建設(shè)，制定一套符合自身需求的檔案管理流程與實(shí)施細(xì)則，明確各崗位職責(zé)，為本校檔案管理工作的順利開(kāi)展提供基礎(chǔ)保障。高校領(lǐng)導(dǎo)層首先要更新自己的觀念意識(shí)，帶動(dòng)檔案管理人員的情緒，樹(shù)立他們強(qiáng)烈的責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)。在此基礎(chǔ)上，高校應(yīng)該引入民主化管理制度，由校領(lǐng)導(dǎo)牽頭所有檔案管理相關(guān)人員參與到管理制度體系建設(shè)當(dāng)中。高校完善的檔案管理制度應(yīng)該包括指導(dǎo)制度、監(jiān)督制度、考核制度、服務(wù)制度以及獎(jiǎng)懲制度等，全面規(guī)范檔案管理行為，明確工作目標(biāo)和任務(wù)，及時(shí)更新檔案變更信息。高校需要建立完善的監(jiān)察機(jī)制，有效落實(shí)每一項(xiàng)管理制度，嚴(yán)格考察職工行為，結(jié)合他們的實(shí)際表現(xiàn)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)或處罰，從思想意識(shí)上提高他們對(duì)檔案管理工作的重視度和積極性。

(三)加強(qiáng)管理人才培訓(xùn)。

人力資源管理是高校檔案管理的重要組成部分。人才是高校檔案管理工作不斷改進(jìn)和完善的動(dòng)力。當(dāng)今是一個(gè)講求知識(shí)創(chuàng)新的時(shí)代，需要管理人員具備良好的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，因此，高校要加強(qiáng)人才培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平。在此過(guò)程中，高校一是要加強(qiáng)檔案管理人員的道德素質(zhì)培訓(xùn)，明確檔案管理工作者的立場(chǎng)，使其思想上與黨保持一致，樹(shù)立其對(duì)本職工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。檔案材料具有一定的保密性和原始性，要求管理人員不可隨意更改，切實(shí)做到愛(ài)崗敬業(yè)、堅(jiān)持操守、按章辦事。二是高校要加強(qiáng)知識(shí)和技能培訓(xùn)，為檔案管理人員搭建提升自我的平臺(tái)，盡量滿(mǎn)足他們的發(fā)展需求。高?？啥ㄆ诮M織領(lǐng)域內(nèi)的研究培訓(xùn)工作，請(qǐng)優(yōu)秀人才到校進(jìn)行演講，更新檔案管理工作人員的理論知識(shí)體系和專(zhuān)業(yè)技能結(jié)構(gòu)，開(kāi)闊他們的視野，鼓勵(lì)他們利用工作之余自我學(xué)習(xí)和提升，適當(dāng)提高他們的福利待遇，讓他們?cè)敢馔蹲⒏嗟臅r(shí)間和精力在工作上，激發(fā)他們的工作熱情。總之，加強(qiáng)和完善高校檔案管理工作非常重要。由于個(gè)人能力有限，加之各大高校的檔案管理實(shí)際存在不同，本文的研究可能存在缺陷和不足之處，因此，希望各個(gè)高校重視檔案管理工作，仔細(xì)分析自身工作實(shí)踐中存在的不足，并結(jié)合本院校檔案管理實(shí)際，制定更加完善的檔案管理體系，最大限度地發(fā)揮檔案管理的功能。

【參考文獻(xiàn)】

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作者：閆淑仙