工程監(jiān)理企業(yè)信息化管理建設(shè)研究

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摘要：信息化管理是近些年來提升企業(yè)工作效率的有效的管理模式，標志著企業(yè)走進了新的數(shù)據(jù)時代。本文主要從工程監(jiān)理企業(yè)信息化建設(shè)的視角，通過信息化平臺建設(shè)的四個階段：即準備階段、實施階段、反饋階段、總結(jié)階段來解析其建設(shè)過程，并就監(jiān)理企業(yè)信息化在如今的大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展給予期待。

關(guān)鍵詞：工程監(jiān)理企業(yè)；信息化管理；信息化建設(shè)

1監(jiān)理企業(yè)信息化管理的現(xiàn)狀

自20世紀90年代起，隨著監(jiān)理行業(yè)日益激烈的競爭，信息化水平的提高、工作效率的提高成為了企業(yè)競爭力的核心。但是在“大同小異”的工作制度面前，所有提升工作效率的手段都略顯卑微，直到“信息化管理”的概念進入了工程監(jiān)理的視野。從早期的局域網(wǎng)辦公，到如今的信息化系統(tǒng)管理，都是以數(shù)據(jù)資源共享為基礎(chǔ)，以合理化辦公流程為前提，以節(jié)省工作資源為目的，逐步實現(xiàn)企業(yè)工作流程由繁至簡的轉(zhuǎn)變，從而有效的提高企業(yè)的競爭力。然而，信息化管理并不能被所有企業(yè)所認可，導致該現(xiàn)狀的原因也有很多：其一是我國缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準和適用的數(shù)據(jù)庫，集成度不高，不利于信息技術(shù)的推廣。這就涉及到我國數(shù)據(jù)標準體系的建立，及統(tǒng)一軟件數(shù)據(jù)接口，當數(shù)據(jù)接口統(tǒng)一，所有軟件可以形成數(shù)據(jù)互通，信息化管理將進入一個新的時代；其二是企業(yè)對信息化的認識不夠，對職員的普及、推廣存在問題。很多企業(yè)不愿在信息化管理軟件中投入更多的資金，原因是短時間內(nèi)不會為企業(yè)帶來效益，反而會增加負擔；另外信息化管理軟件的使用深度及范圍也是參差不齊，信息化管理軟件所帶來的效益，更多需要根據(jù)企業(yè)實際狀況選擇使用一個能與企業(yè)實際相融合的軟件，這是目前大部分企業(yè)應(yīng)首先著手解決的問題。

2監(jiān)理企業(yè)信息化平臺的建設(shè)研究

2.1準備階段

準備階段，即企業(yè)在信息化平臺建設(shè)初期，所需要做的準備工作。該階段應(yīng)涵蓋以下內(nèi)容：1）調(diào)研收集：好的開始是成功的一半，對于信息化平臺的建設(shè)也是如此。好的開始，即為根據(jù)網(wǎng)絡(luò)、同行業(yè)、以及實地調(diào)查了解將得到的信息進行分析，企業(yè)為信息化項目投入的資金，以及企業(yè)管理體制等多方面的因素，為企業(yè)挑選，甚至于量身打造最為合適的信息化管理系統(tǒng)，并縮小軟件開發(fā)商的選擇范圍。2）過程梳理：在通過招標確定軟件開發(fā)商并簽訂合同后，邀請開發(fā)商制定企業(yè)信息化工作計劃及實施內(nèi)容。同時通知企業(yè)各部門推選出一位對本部門工作流程了解詳盡的人員，準備好隨時配合流程梳理工作。信息化平臺的運行，是以提高工作效率為前提的，而保證工作效率提高的基礎(chǔ)則是合理的工作流程，工作流程順暢，信息化管理才有了保障。在過程梳理中，除了流程梳理之外，第二項重要的工作則是工作模塊及模板的梳理。各部門需要將各自模塊內(nèi)的功能需求予以提出。例如：行政工作日常工作中需要負責管理公司用印，則按具體分類，配置公章用印流程等，并具體至文件名稱，更便于員工申請。并且是否需要電子印章，有哪些文件可使用電子印章，都需要作出具體說明。在提出功能需求時，文件模板可以一并提供。文件的數(shù)據(jù)獲取可以為多種形式，人工輸入、鏈接位置獲取都可以，但是生成的文件一定要符合工作需求以及規(guī)范，即為文件模板。該環(huán)節(jié)也是不可或缺的。3）交流協(xié)調(diào)：“滴水穿石，非一日之功”，準備階段后期，則需要信息化建設(shè)參與各方更多的交流溝通，建立工作群組，將每日的工作動態(tài)及時的進行。交流協(xié)調(diào)過程即是提出問題及解決問題的過程。企業(yè)及開發(fā)單位可建立工作記錄及問題提出、修改檔案，其中可對提出的問題以文字以及圖片等方式進行回復(fù)?？筛鶕?jù)實際狀況，調(diào)整交流周期。

2.2實施階段

實施階段即為信息化平臺建設(shè)階段。該階段工作應(yīng)涵蓋一下四點工作內(nèi)容：1）主體結(jié)構(gòu)：與軟件開發(fā)方確定信息化平臺的主體結(jié)構(gòu)形式，并要求開發(fā)方于開始具體內(nèi)部功能開發(fā)前對主題結(jié)構(gòu)進行交底。工程監(jiān)理企業(yè)需組織人員對主體結(jié)構(gòu)進行考察、提問，并給出意見及修改建議。2）功能設(shè)置：在對信息化平臺主體結(jié)構(gòu)進行商定后，進入模塊開發(fā)階段。在此階段各個部門需緊密配合開發(fā)工作，提出對模塊的功能需求，包括添加、刪除、上傳、下載、是否要相關(guān)流程進行設(shè)定、數(shù)據(jù)表達方式等都需要根據(jù)模塊的不同進行選擇。3）及時溝通：工程監(jiān)理企業(yè)應(yīng)將重點放在與開發(fā)方的階段性交流上，例如每隔一周進行一次信息化平臺建設(shè)展示及交流，并在展示過程中總結(jié)工程監(jiān)理方所需要提出的問題，整理成文，并在交流過程中向開發(fā)方提出。此項工作能更有效的減少在開發(fā)實施階段中，因開發(fā)方對工程監(jiān)理行業(yè)的需求不了解而在平臺建設(shè)中產(chǎn)生的邏輯性錯誤及誤解。4）組織培訓：在實施階段后期，在信息化平臺的雛形已經(jīng)建成的情況下，需邀請開發(fā)方組織人員對工程監(jiān)理企業(yè)員工進行交流培訓，讓員工充分的理解信息化平臺建設(shè)的意義及優(yōu)勢，減少員工對新運行模式的抵觸。與此同時，培訓可以讓員工對信息化平臺有一個更深入的理解，并且熟悉平臺操作，提升在未來正式使用的工作效率。

2.3反饋階段

反饋階段，即是信息化平臺在開發(fā)工作完成后，使用企業(yè)對平臺進行試運行測試并將使用中存在的問題予以反饋。1）角色試運行：監(jiān)理企業(yè)組織人員按角色分配對信息化平臺中所有模塊、流程進行測試，以保證模塊功能完整，且工作流程符合企業(yè)程序文件。將發(fā)現(xiàn)問題及時的進行反饋。2）整體試運行：監(jiān)理企業(yè)下發(fā)信息化平臺整體試運行通知，所有員工參與測試。完善員工個人資料、項目工程資料、日常工作實行信息化平臺及原工作流兩步走?；A(chǔ)資料完善后，對信息化平臺基于基礎(chǔ)資料的流程進行測試，并收集問題進行反饋。同時，對于平臺中的其他工作流程進行進一步、高頻率的測試，并收集問題進行反饋。3）二次開發(fā)：在開發(fā)方將企業(yè)反饋問題處理完成后，根據(jù)企業(yè)需求，考慮是否需要在平臺中添加新功能。并將所需新添加項整理成文，邀請設(shè)計方參加研討會，細化功能需求。

2.4總結(jié)階段

1）信息化平臺規(guī)范化管理。編制《信息化平臺管理實施方案》及《監(jiān)理項目信息化管理辦法》增強對信息化平臺中的操作及數(shù)據(jù)的管控，規(guī)范化信息化平臺的使用。2）信息化平臺運行狀況。對信息化平臺的使用狀況進行統(tǒng)計，包括登錄統(tǒng)計、流程使用統(tǒng)計、資料上傳統(tǒng)計等，反映出信息化平臺的使用情況。同時，對使用中容易產(chǎn)生錯誤的操作予以統(tǒng)計，并編制《信息化平臺使用手冊》對企業(yè)員工信息化平臺操作進行指導。3）信息化管理的優(yōu)勢及價值。（1）有利于提高公司對項目監(jiān)理機構(gòu)的整體管理水平和監(jiān)控能力，規(guī)范和優(yōu)化項目監(jiān)理業(yè)務(wù)流程，督促項目監(jiān)理機構(gòu)落實監(jiān)理責任。（2）規(guī)范公司內(nèi)部管理，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，有利于提升公司的核心競爭力。（3）便于知識的積累和共享，有利于創(chuàng)建學習型企業(yè)。（4）創(chuàng)新管理模式，為公司順應(yīng)監(jiān)理企業(yè)發(fā)展的趨勢，逐步向項目管理公司轉(zhuǎn)變夯實基礎(chǔ)。（5）豐富和發(fā)展監(jiān)理企業(yè)信息化管理的相關(guān)理論，為其他監(jiān)理企業(yè)的相關(guān)研究提供借鑒。

3信息化平臺多元化數(shù)據(jù)接軌

3.1與大數(shù)據(jù)接軌

如今，“信息化”與“大數(shù)據(jù)”等詞匯正充斥著我們的生活，兩者的關(guān)系也是如膠似漆。大數(shù)據(jù)是將種類多、數(shù)量大的數(shù)據(jù)信息收集整理，形成數(shù)據(jù)資源，而數(shù)據(jù)資源的傳輸載體則是由信息技術(shù)來充當?？梢哉f信息技術(shù)為大數(shù)據(jù)的前行掃平主要障礙，傳感、存儲、傳輸以及處理技術(shù)的發(fā)展，都是大數(shù)據(jù)賴以生存、發(fā)展的前提。企業(yè)信息化，可以認為是大數(shù)據(jù)中的末梢神經(jīng)，通過信息化進行數(shù)據(jù)的獲取、交換，提升企業(yè)競爭力。

3.2與五方責任主體接軌

工程項目中，五方責任主體的溝通是冗雜的，每一方面及時的信息交流尤為重要。信息化的建設(shè)，是化解此問題的必經(jīng)之路。通過信息化將五方責任主體緊密聯(lián)系在一起，每一方都可以將信息及時共享在信息化平臺中，而其他各方也可以及時根據(jù)得到的信息給與回饋，從而大大減少了由于信息交流不暢所引發(fā)的各類問題，實現(xiàn)共贏。

4結(jié)論

信息化的發(fā)展是現(xiàn)今企業(yè)的必經(jīng)之路，是與外界信息接軌的源頭。大數(shù)據(jù)時代的來臨，更將企業(yè)競爭推到了不進則退的境地，信息化則成為了企業(yè)競爭力中的重中之重。企業(yè)信息化的建設(shè)，則需要符合公司工作需求、工作流程。成功的信息化建設(shè)，則會為企業(yè)創(chuàng)造辦公管理效率和水平的提升、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、創(chuàng)新管理模式等新的企業(yè)競爭力。為企業(yè)的發(fā)展融入新血液，推進企業(yè)攀上更高的頂峰。正所謂“不積跬步無以至千里”，信息化的建設(shè)也不是一朝一夕就可以完成的，它需要所有人員的不懈努力，“取其精華，去其糟粕”，才能走出一條符合企業(yè)規(guī)劃的獨特路線，最終使企業(yè)達到質(zhì)的飛越，走向強者之巔。

參考文獻：

[1]中國建設(shè)監(jiān)理協(xié)會.建設(shè)工程信息管理[M].北京:中國建筑工業(yè)出版社,2003.

[2]鐘一鳴.建筑工程監(jiān)理信息化發(fā)展與討論[J].電腦迷,2018，(07):248.

作者：吳峻名 單位：甘肅工程建設(shè)監(jiān)理有限公司