住房公積金檔案規(guī)范化管理思考分析

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住房公積金關(guān)系到每一名在職職工的切身利益，在住房公積金管理工作中形成了大量的檔案資料，其中包括了個(gè)人信息、借貸信息、財(cái)務(wù)管理信息等各種需要受到保護(hù)的檔案信息內(nèi)容。隨著住房公積金工作量的不斷增大，在住房公積金管理工作中檔案管理工作也成為了重要的組成部分，運(yùn)用檔案管理理論與住房公積金檔案管理工作實(shí)踐相結(jié)合，通過檔案管理規(guī)范化工作的創(chuàng)設(shè)與實(shí)施，能夠大幅提升住房公積金工作的水平與質(zhì)量。因此，在當(dāng)前住房公積金工作越來(lái)越受到重視，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展中起到惠民生作用的情況下，應(yīng)不斷強(qiáng)化和規(guī)范住房公積金檔案管理工作的規(guī)范性，提升住房公積金檔案管理的效率、安全和質(zhì)量。

一、住房公積金業(yè)務(wù)檔案概念及存在問題

住房公積金檔案包括初繳存住房公積金至職工退休這一過程所有的資料信息，擁有設(shè)立、提取、變更、繳存、使用、注銷等功能。隨著住房公積金業(yè)務(wù)范圍的不斷加大，為住房公積金的檔案管理工作造成一定困難：一是檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后。在我國(guó)住房公積金管理機(jī)構(gòu)成立時(shí)間較晚，因此很多基礎(chǔ)設(shè)施都處于缺失或在建狀態(tài)，導(dǎo)致用于檔案管理的檔案室條件簡(jiǎn)陋，基本上都不符合檔案存放的標(biāo)準(zhǔn)，容易導(dǎo)致住房公積金檔案的遺失、損壞等。二是缺乏統(tǒng)一的檔案管理制度。由于住房公積金管理在我國(guó)實(shí)施較晚，因此目前還沒有一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，導(dǎo)致在日常的檔案管理中無(wú)規(guī)矩可循。雖然有些地方住房公積金管理機(jī)構(gòu)根據(jù)自身情況制定了相應(yīng)的檔案管理制度，但由于缺乏參照和宏觀指引，導(dǎo)致這些管理制度無(wú)法做到全面性和系統(tǒng)性。三是缺乏專業(yè)的檔案管理人員。當(dāng)前在各地住房公積金管理中心人員不足的情況下，大多數(shù)的檔案管理人員都是其他崗位人員兼職的或是單位臨時(shí)委派的，一般都不具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，僅能做簡(jiǎn)單的日常管理工作，而對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用、檔案縮微、數(shù)字化管理等現(xiàn)代管理方法完全不懂或一知半解，使檔案無(wú)法發(fā)揮出最大的作用和價(jià)值。四是檔案管理模式不先進(jìn)。目前我國(guó)住房公積金檔案管理模式?jīng)]有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，因此不同地區(qū)或者不同住房公積金管理中心的管理模式都不盡相同，但由于工作人員數(shù)量的限制導(dǎo)致大多數(shù)住房公積金管理部門都沒有配置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，一般在檔案室的工作人員只負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和歸檔工作，而對(duì)于檔案的使用、調(diào)動(dòng)等均由其他科室分別負(fù)責(zé)，使得檔案管理工作被分解為多個(gè)部分，因而在實(shí)際工作中很難做到統(tǒng)籌規(guī)劃。除此之外，住房公積金管理部門沒有充分意識(shí)到檔案管理的重要性，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管，導(dǎo)致檔案管理工作隨意性很大。

二、住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理對(duì)策

住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，為了能夠?qū)崿F(xiàn)管理的規(guī)范化，應(yīng)從住房公積金業(yè)務(wù)工作的實(shí)際出發(fā)，從業(yè)務(wù)內(nèi)容、業(yè)務(wù)流程以及業(yè)務(wù)服務(wù)等進(jìn)行深入調(diào)查研究，在此基礎(chǔ)上，按照國(guó)家檔案管理法律法規(guī)、行政規(guī)章，以及住房公積金業(yè)務(wù)規(guī)范開展住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作規(guī)范化的探索與實(shí)踐。在住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作中，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探索與嘗試。

（一）住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的工作計(jì)劃研判與制定對(duì)于管理規(guī)范化工作的開展而言，應(yīng)從管理的內(nèi)容、業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行調(diào)查研究，通過對(duì)實(shí)際情況的精準(zhǔn)掌握，梳理各個(gè)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)及流程，結(jié)合檔案管理的工作規(guī)范，為住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)范化提供有益的工作制度制定參考支持。在此基礎(chǔ)上，制定能夠促進(jìn)和提升住房公積金業(yè)務(wù)的檔案管理規(guī)范化工作計(jì)劃，以工作計(jì)劃促進(jìn)和推動(dòng)相關(guān)工作的開展。

（二）住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作制度健全與完善住房公積金業(yè)務(wù)工作有其自身的管理規(guī)范與制度，這就要求在住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作的基礎(chǔ)階段，將住房公積金業(yè)務(wù)管理制度與檔案管理的制度相融合，使住房公積金業(yè)務(wù)檔案本地化，更好地促進(jìn)和提升住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的實(shí)現(xiàn)，使各項(xiàng)工作都能夠開展有依據(jù)，操作有規(guī)范。

（三）住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理崗位設(shè)置與職責(zé)明確對(duì)于住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)根據(jù)檔案管理的要求設(shè)定相應(yīng)的崗位，同時(shí)對(duì)于每個(gè)崗位的工作職責(zé)進(jìn)行明確。此外，在崗位設(shè)置中應(yīng)根據(jù)住房公積金業(yè)務(wù)部門的實(shí)際情況，將業(yè)務(wù)工作崗位與檔案管理工作崗位相結(jié)合，減少人力資源管理成本，提升住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理效率與質(zhì)量。

（四）住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的流程再造與優(yōu)化檔案管理具有程序性，同時(shí)程序的嚴(yán)謹(jǐn)性能夠保證管理的安全、規(guī)范。因此，在住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的工作流程，通過工作流程的順暢、嚴(yán)謹(jǐn)，提升住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理的效率和安全性。

（五）住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的監(jiān)督有效開展監(jiān)督是有效的管理措施，在住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化工作中，應(yīng)明確、強(qiáng)化監(jiān)督在管理規(guī)范化中的作用，以監(jiān)督的實(shí)效提升管理規(guī)范化高質(zhì)量運(yùn)行。

（六）住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理中的信息安全防范住房公積金業(yè)務(wù)檔案突出的特點(diǎn)是涉及的檔案信息內(nèi)容往往具有隱私性、保密性，這就要求在住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化工作中強(qiáng)化對(duì)于檔案信息安全的防范，認(rèn)真研判分析住房公積金業(yè)務(wù)檔案信息安全可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，進(jìn)行有效的防范，提升住房公積金業(yè)務(wù)檔案信息安全。

（七）住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的信息技術(shù)支持隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案管理工作中越來(lái)越多地采用信息技術(shù)提升檔案管理的規(guī)范化和實(shí)效性。因此，在住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化工作中也應(yīng)借助電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、人工智能專家?guī)旒夹g(shù)等，提升住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理的質(zhì)量，更好地服務(wù)住房公積金業(yè)務(wù)的開展。

三、住房公積金業(yè)務(wù)檔案工作建議

住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理是提升檔案管理質(zhì)量，更好地服務(wù)公積金業(yè)務(wù)開展的重要工作內(nèi)容之一，通過住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量提升不單能夠?qū)崿F(xiàn)公積金業(yè)務(wù)管理水平與質(zhì)量的提升，同時(shí)也能夠發(fā)揮檔案自身的參考作用和價(jià)值，為住房公積金業(yè)務(wù)更好的開展提供有益的決策參考，結(jié)合實(shí)踐，對(duì)于住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作提出以下三個(gè)方面的工作建議：

（一）住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)理論學(xué)習(xí)。對(duì)于檔案管理工作而言專業(yè)性強(qiáng)、規(guī)范要求高，特別是對(duì)于以其他業(yè)務(wù)為主的檔案管理而言，往往對(duì)檔案管理理論掌握得不深不透，運(yùn)用在實(shí)踐工作中不夠熟練，這就要求住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作人員不斷加強(qiáng)檔案管理理論的學(xué)習(xí)，以理論促進(jìn)實(shí)踐工作的高質(zhì)量開展。

（二）住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理應(yīng)加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)與住房公積金業(yè)務(wù)的融合。檔案管理有其自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，同時(shí)住房公積金業(yè)務(wù)也有其自身特點(diǎn)，這就要求在提升住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理水平與質(zhì)量的過程中，將兩類業(yè)務(wù)進(jìn)行融合，通過總結(jié)，發(fā)現(xiàn)兩項(xiàng)業(yè)務(wù)在協(xié)同工作中存在的問題，及時(shí)梳理、解決，提升住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)范性和實(shí)效性。

（三）住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理應(yīng)更好地發(fā)揮住房公積金業(yè)務(wù)檔案的參考作用與參考價(jià)值，提升住房公積金業(yè)務(wù)檔案的編研水平與質(zhì)量。在實(shí)現(xiàn)住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上，應(yīng)不斷提升對(duì)于檔案管理工作的要求，努力從住房公積金業(yè)務(wù)檔案中挖掘、發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的業(yè)務(wù)檔案信息，特別是管理業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)信息等，進(jìn)行檔案編研工作，為住房公積金業(yè)務(wù)高質(zhì)量開展提供有益的決策參考。

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作者：魏殿巍 單位：伊春市住房公積金經(jīng)辦中心