單位人事檔案管理現(xiàn)狀及改善對策

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【摘要】人事檔案是記載單位員工個人經(jīng)歷，工作業(yè)績等內(nèi)容的重要載體，隨著我國人事制度的改革深入推進(jìn)，企業(yè)單位的人事檔案管理工作出現(xiàn)了許多新的問題，影響了企業(yè)人力資源的優(yōu)化配置。本文分析了當(dāng)前我國企業(yè)單位人事檔案管理中出現(xiàn)的新問題，提出了加強單位人事檔案管理的相應(yīng)對策。

【關(guān)鍵詞】人事管理；檔案管理；改進(jìn)策略

人事檔案是在人事管理活動中產(chǎn)生的，以單位集中保存的歷史記錄，是單位管理人才的重要資料。隨著市場經(jīng)濟的建立發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式出現(xiàn)了許多新的問題，已不能適應(yīng)企業(yè)改革發(fā)展的要求。根據(jù)人事制度改革與市場經(jīng)濟要求，研究單位人事檔案管理中的問題，探討改善人事檔案管理的策略，有助于為企業(yè)加強人力資源管理提供參考。

一、單位人事檔案管理中的問題

1.檔案內(nèi)容質(zhì)量較低。我國人事檔案工作歷經(jīng)多年積累發(fā)展，取得較豐富的經(jīng)驗，隨著社會的發(fā)展變化，新的社會環(huán)境為企業(yè)的人事檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。人事制度改革的深化使人事檔案管理的作用更加重要。人事檔案能詳細(xì)反映員工的各方面情況，而現(xiàn)實中許多單位的人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高，檔案材料空洞同質(zhì)，一些材料缺少定量描述，組織意見等內(nèi)容空乏。無法全面公正評價員工的情況。2.人事檔案管理模式落后。市場經(jīng)濟的建立與人事體制的改革使傳統(tǒng)的人事檔案管理體制出現(xiàn)新的問題。目前我國企業(yè)人事檔案管理模式存在嚴(yán)重的分散性，具體表現(xiàn)在人事檔案多頭管理，人事檔管部與業(yè)務(wù)指導(dǎo)機構(gòu)聯(lián)系不緊密[1]。檔管人員較少參與行政管理部門組織的業(yè)務(wù)活動。對企業(yè)內(nèi)部人員的流動情況掌握不夠及時全面。市場經(jīng)濟體制的改革推進(jìn)使政治體制做出相應(yīng)改革，許多企業(yè)人難以保證必要的檔管庫房設(shè)施條件，導(dǎo)致人事檔案材料發(fā)生損毀丟失等現(xiàn)象。分散的管理體制破壞了人事檔案內(nèi)容的有機聯(lián)系，難以及時的為人事管理部門提供全面的檔案信息。隨著企業(yè)人事制度改革推行，企業(yè)普遍實行全員勞動合同制，使得企業(yè)員工身份界限逐漸淡化。員工檔案應(yīng)根據(jù)企業(yè)改革發(fā)展需要進(jìn)行統(tǒng)一管理。傳統(tǒng)的人事檔案管理體系單一，人事檔案未形成自身管理系統(tǒng)，目前企業(yè)人事檔案管理普遍存在重政績輕業(yè)績的情況，使得很多人事檔案中不能客觀全面反映員工的全貌。3.人事檔案管理方式陳舊。企業(yè)機構(gòu)改革，崗位人才流動頻繁，使得企業(yè)的人事管理情況日益復(fù)雜，目前許多單位普遍采用傳統(tǒng)落后的人事檔管模式，傳統(tǒng)的檔案管理模式不能適應(yīng)社會的發(fā)展與企業(yè)改革需要。一些單位管理人員素質(zhì)較低，不能正確使用計算機進(jìn)行人事管理工作，導(dǎo)致人事管理工作效率低下。一些小型基層單位在人事管理方面投入較少，影響了企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

二、改善人事檔案管理的策略

1.加強人事檔案材料質(zhì)量管理。企業(yè)人事管理檔案工作中出現(xiàn)大量問題的根源在于人事部門及單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理缺乏重視，增強企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與人力資源管理部門對人事檔案管理的重視，是提高企業(yè)人事檔案管理質(zhì)量的根本途徑。人事檔案從業(yè)工作人員應(yīng)加強宣傳，增強領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識。檔管人員是人事檔案管理工作的主體，加強人事檔案工作質(zhì)量，要提高人事檔管人員的政治文化素養(yǎng)及職業(yè)道德修養(yǎng)。應(yīng)加強對其業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，使其滿足人事檔案管理工作發(fā)展的新要求[2]。人事檔案管理工作者必須改變傳統(tǒng)被動服務(wù)的狀態(tài)，及時了解組織人事部門的現(xiàn)實需求，更好的服務(wù)于人事管理工作。企業(yè)人事檔管部門在建設(shè)人事檔案材料內(nèi)容中應(yīng)加強對人事檔案的動態(tài)管理，注意補充反映員工個性的檔案材料，補充反映其全面素質(zhì)，個人業(yè)績等方面的材料。要加強人事檔案工作依法管理，必須建立健全相關(guān)規(guī)章制度，各單位應(yīng)結(jié)合本單位的具體情況制定本單位的人事檔案信息收集補充制度，交接轉(zhuǎn)遞制度等，堅決按各種制度規(guī)定手續(xù)辦理業(yè)務(wù)。加大對各種利用檔案造假的現(xiàn)象打擊力度。人事檔管部門要與相關(guān)人事部門建立聯(lián)系制度，確保檔案內(nèi)容符合單位人員流動情況。要建立嚴(yán)格的人事檔案登記制度，加強控制檔案轉(zhuǎn)遞保管工作中的漏洞。在人事調(diào)動時，相關(guān)單位要及時向人事檔管部門提交當(dāng)事人的任免通知。確保檔案信息完整有效。無頭檔案的處理工作關(guān)系到對員工的使用管理問題，處理無頭檔案，應(yīng)鑒別檔案資料的保存價值，對重要的人事檔案加強保管。通過人事檔案形成管理部門，當(dāng)事人原單位等線索進(jìn)行查詢檔案資料，處理無線索檔案應(yīng)根據(jù)相關(guān)制度規(guī)定轉(zhuǎn)讓當(dāng)事人原籍檔案館進(jìn)行保存。要打破以往多頭管理的模式，提高管理水平，實現(xiàn)人事檔案規(guī)范化管理。建立與現(xiàn)代人檔案管理制度，將人事檔案管理納入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)員工級別變化較大，人事檔案管理靈活性較大，應(yīng)實行適當(dāng)分級管理。企業(yè)的人事檔管工作應(yīng)實行集中管理模式，以減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)，避免出現(xiàn)因企業(yè)環(huán)境條件較差造成損毀人事檔案的情況。根據(jù)各類人事檔案內(nèi)容的不同，構(gòu)成有機的管理方法。2.推進(jìn)企業(yè)人事檔案信息化管理。信息化是新時代社會發(fā)展的必然趨勢，信息化的快速發(fā)展對企業(yè)的人事檔管工作提出了新的要求。企業(yè)單位要實現(xiàn)人事檔管的現(xiàn)代化，必須在人事檔案管理中運用當(dāng)代科技新成果，提高人事檔管工作效率水平。加大對人事檔案工作的投入，加強對人事檔管人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其管理能力水平。使企業(yè)人事檔管工作適應(yīng)社會發(fā)展需求。

結(jié)語

人事檔案是人事組織等部門對人員考核管理中形成的檔案，具有真實性，動態(tài)性等特點，是聯(lián)系人才與市場的橋梁紐帶。應(yīng)加強單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識，補充全面的人事檔案材料，不斷提高企業(yè)人事檔案材料質(zhì)量。重點預(yù)防處理無頭檔案，加快人事檔案工作信息化管理。使企業(yè)人事檔管工作更好的服務(wù)于企業(yè)發(fā)展，適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展需求。

參考文獻(xiàn)：

[1]王英瑋,周艷.我國人事檔案管理改革若干問題的思考[J].檔案學(xué)通訊,2017(01):12-15.

[2]魯瑤.企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].檔案學(xué)通訊,2016(04):13-16.

作者：肖欽欽 單位：衡陽市不動產(chǎn)登記中心