談大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理創(chuàng)新

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目前，企業(yè)內(nèi)部電子檔案管理已進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，其管理內(nèi)容也涉及物理虛擬化的諸多方面。我們通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)開(kāi)展各種電子文件的管理工作，不僅節(jié)約了大量的人力、物力成本，而且使我們的生活方式和生產(chǎn)方式都發(fā)生了很大的變化[1]。首先，大數(shù)據(jù)時(shí)代的電子文件管理早已從紙面形式中分離出來(lái)，用電子形式的數(shù)據(jù)庫(kù)歸檔，可以更方便地形成數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)，使其具有更大的開(kāi)放性和共享性。其次，目前電子檔案管理系統(tǒng)具有強(qiáng)大的系統(tǒng)功能。它不僅可以處理多個(gè)數(shù)據(jù)的集成，而且可以積極有效地實(shí)施一些決策思想，提高企業(yè)內(nèi)部的工作效率。通過(guò)與相應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合，可以有效地降低企業(yè)的檔案管理工作強(qiáng)度。

一、電子檔案管理中存在主要問(wèn)題分析

1.電子檔案管理系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一性。當(dāng)前，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，各部門(mén)電子檔案管理已經(jīng)發(fā)展成為一種趨勢(shì)。但是在電子檔案管理過(guò)程中存在電子檔案管理建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問(wèn)題，使得電子檔案系統(tǒng)和資源難以兼容和共享。表現(xiàn)在企業(yè)和事業(yè)單位之間，電子政務(wù)系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)不統(tǒng)一，兩個(gè)系統(tǒng)之間的電子資源難以銜接，使得電子檔案在管理過(guò)程中總體規(guī)劃非常不利，影響了電子檔案的共享和快速發(fā)展，可能會(huì)對(duì)檔案管理工作造成制約。另外，在建設(shè)和共享過(guò)程中，由于存在的兼容性不佳問(wèn)題可能造成投資資金被浪費(fèi)，也容易導(dǎo)致系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。

2.電子檔案安全管理的問(wèn)題。大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，傳統(tǒng)的電子檔案由紙質(zhì)管理模式轉(zhuǎn)化為電子檔案管理模式，使得電子檔案的儲(chǔ)存量大大增加，但是這種電子檔案也存在安全風(fēng)險(xiǎn)管理的問(wèn)題，表現(xiàn)為在開(kāi)放的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，數(shù)據(jù)資源容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客的攻擊。盡管當(dāng)下一些企業(yè)開(kāi)始使用殺毒軟件，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全起到一定的保護(hù)作用，但是這種維護(hù)系統(tǒng)需要及時(shí)更新和升級(jí)，需要花費(fèi)大量的資金。另外一部分企業(yè)管理者不重視技術(shù)安全更新和換代，使得企業(yè)電子檔案資源面臨較大的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

3.電子檔案管理人員素質(zhì)不高。與傳統(tǒng)的電子檔案管理技術(shù)相比，電子檔案管理要求每個(gè)員工都能夠獨(dú)立處理與檔案相關(guān)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。就目前的情況來(lái)看，一些企業(yè)還沒(méi)有專門(mén)的電子檔案管理人員，還有一些電子檔案的管理人員是由其他部門(mén)臨時(shí)抽調(diào)或者是兼職人員。這些相關(guān)工作人員大多缺乏專業(yè)的電子檔案管理知識(shí)，在電子檔案的管理過(guò)程中容易產(chǎn)生疏漏；另外，一些單位的電子檔案管理人員中有一些年齡較大的快退休人員，計(jì)算機(jī)管理水平偏低，對(duì)新事物的接受能力較弱，影響了電子檔案管理工作效率的提升，阻礙當(dāng)前電子化管理工作開(kāi)展。為了使大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案管理工作有更好的發(fā)展前景，提高檔案管理人員的素質(zhì)是十分必要的。

二、利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行電子檔案管理創(chuàng)新的對(duì)策

1.建立健全企業(yè)電子檔案管理制度。電子檔案管理制度是電子檔案運(yùn)行的基本保障，加強(qiáng)電子檔案管理首先要健全電子檔案管理制度。關(guān)于電子檔案管理，我國(guó)制定了各項(xiàng)企業(yè)電子檔案管理體制，但是在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中并沒(méi)有得到良好的應(yīng)用，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層必須提升制度建設(shè)意識(shí)，完善電子檔案管理制度。其次，要加強(qiáng)人事管理制度的建立，防止內(nèi)部不和諧。最后，完善電子檔案安全管理相關(guān)法律法規(guī)。電子文件的特殊性使其在管理過(guò)程中容易因各種原因而丟失或更改信息[2]。雖然我們可以開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)各種電子檔案管理安全系統(tǒng)，如一些專門(mén)的殺毒軟件和防火墻等，但是這種只起預(yù)防作用的電子檔案安全管理辦法不能從根本上解決電子檔案管理的安全隱患，必須從頂層構(gòu)建電子檔案安全管理的相關(guān)法律法規(guī)，為安全管理提供法律保障；同時(shí)要結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際運(yùn)行情況，完善內(nèi)部管理制度，確保電子檔案信息的真實(shí)性和原創(chuàng)性。

2.加強(qiáng)電子檔案管理復(fù)合型人才建設(shè)。當(dāng)前各類企業(yè)缺乏電子檔案管理的復(fù)合型人才，因此建立復(fù)合型高素質(zhì)的電子檔案管理人力資源是推動(dòng)大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案發(fā)展的重要措施。一方面，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理知識(shí)的再學(xué)習(xí)和再教育，提升檔案管理人員的基本素養(yǎng)，結(jié)合企業(yè)檔案人員崗位情況對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行軟件使用和管理軟件的開(kāi)發(fā)培訓(xùn)及學(xué)習(xí)。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)電子檔案管理人員的學(xué)習(xí)激勵(lì)，提升專業(yè)化培育的積極性，激勵(lì)電子檔案資源的共享和發(fā)展服務(wù)意識(shí)，高度重視工作中發(fā)現(xiàn)的各種問(wèn)題，及時(shí)尋找解決辦法，進(jìn)一步提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力，使之能夠應(yīng)對(duì)復(fù)雜多變的業(yè)務(wù)形勢(shì)。

3.加強(qiáng)技術(shù)操作的監(jiān)督管理。管理者在管理電子檔案時(shí)，需要注意整個(gè)管理過(guò)程[3]。其他管理人員也需要對(duì)同事的管理行為進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)提出并糾正管理人員在技術(shù)操作中存在的問(wèn)題；同時(shí)，管理人員在技術(shù)操作中要注意電子文件的異常情況，對(duì)產(chǎn)生的安全問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行監(jiān)督，并盡快解決。另外，管理人員在電子檔案管理中，一定要注意檔案內(nèi)容，以便于管理人員跟蹤查找檔案內(nèi)容。比如，管理人員在歸檔時(shí)需要仔細(xì)核對(duì)每個(gè)員工的檔案號(hào)，確保每個(gè)員工的檔案中都能有單獨(dú)的信息。另外，電子檔案歸檔時(shí)必須統(tǒng)一格式，防止與系統(tǒng)不兼容。

4.加強(qiáng)檔案安全管理。首先，要加強(qiáng)電子檔案管理軟件的選擇和應(yīng)用，優(yōu)先選擇那些穩(wěn)定性較強(qiáng)、安全性較強(qiáng)的檔案管理軟件；采用專家評(píng)估的形式，對(duì)電子檔案管理軟件安全性進(jìn)行評(píng)估，找出管理過(guò)程中可能存在的各種隱患；同時(shí)，在軟件使用過(guò)程中加強(qiáng)技術(shù)偵測(cè)，相關(guān)技術(shù)人員定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)安全性問(wèn)題進(jìn)行檢測(cè)和保護(hù)，以防止犯罪分子侵入電子檔案系統(tǒng)；另外，作為電子檔案利用的用戶，要及時(shí)反映電子檔案管理過(guò)程中可能存在的各種漏洞，以便于軟件的升級(jí)和開(kāi)發(fā)。作為軟件的開(kāi)發(fā)者、維護(hù)者，也要對(duì)相關(guān)的電子商務(wù)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行保密工作，既能保護(hù)用戶的隱私，又能更好地保護(hù)檔案平臺(tái)的訪問(wèn)安全和檔案信息資源的整合與共享。檔案網(wǎng)絡(luò)保護(hù)是檔案工作的主要內(nèi)容，具有極其重要的意義。目前，電子檔案管理模式已在各企業(yè)得到應(yīng)用，減輕了管理人員的工作壓力，提高了管理效率。然而，許多管理者對(duì)電子檔案管理技術(shù)不重視，對(duì)檔案管理不重視，導(dǎo)致技術(shù)疏漏，使電子檔案管理工作事與愿違。因此，作為管理者，我們必須隨著管理技術(shù)的更新而提高管理技術(shù)，運(yùn)用更高效的管理技術(shù)提高管理效率，在管理中不斷優(yōu)化管理方案，使企業(yè)檔案管理工作順利進(jìn)行，以達(dá)到電子檔案管理的最佳管理效果。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，在給傳統(tǒng)檔案管理帶來(lái)挑戰(zhàn)的同時(shí)，也帶來(lái)了電子化管理和無(wú)紙化辦公的高效、便捷，為檔案管理搭建了一個(gè)信息化平臺(tái)。在電子檔案的日常維護(hù)中，檔案管理部門(mén)要高度重視電子檔案管理過(guò)程中的安全性、軟件的可操作性和管理人員的工作積極性，形成合力，推動(dòng)高校檔案事業(yè)邁上新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)

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作者：薛圓圓 單位：葫蘆島市衛(wèi)生健康事業(yè)服務(wù)中心