淺談公路運輸檔案的收集工作思考

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檔案的收集工作是檔案各項工作的基礎，檔案收集得齊全與否，直接影響檔案工作其他環(huán)節(jié)，尤其是直接影響到社會各方面對檔案的有效利用。目前，一些公路運輸管理部門檔案收集工作存在的問題需要解決。

一、檔案收集工作中存在的問題

1.檔案門類收集不全

公路運輸管理部門在實際工作中形成的檔案門類至少有文書檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等。而相當一部分公路運輸管理部門檔案室保存的只有文書檔案和會計檔案，而業(yè)務檔案和基建檔案沒有統(tǒng)一收集管理，嚴重缺失。

2.歸檔文件材料不全

一些公路運輸管理部門的文書檔案幾乎是清一色的紅頭文件,很多重要的檔案材料,比如重要會議材料、統(tǒng)計報表、審批材料等很少歸檔。非正常收發(fā)渠道的文件材料歸檔參差不齊，諸如合同、協(xié)議、備忘錄等很少歸檔。

3.保存的檔案內容不完整

在已經(jīng)歸檔的材料中，有的文件有印件無定稿,或有批復無請示,或有附件無正文?；椖坑袌D紙無前期審批文件，案件處理有結果沒有筆錄等等，檔案材料的成套性、系統(tǒng)性較差。

二、檔案材料收集不全的原因

1.單位領導檔案意識不強

一些單位領導對檔案的作用認識不夠，意識不到保存的必要性。檔案工作人員變動頻繁，在辦事流程及日常工作中自主性較大，文件收發(fā)登記不全、歸檔手續(xù)不完整，造成檔案資料缺失。

2.檔案人員工作方法陳舊

檔案人員向各部門采用“催繳”的辦法收集歸檔材料，而各部門業(yè)務人員大多是兼職的“多面手”，沒有經(jīng)過正規(guī)的專業(yè)技能培訓,結果是反復催繳幾次后,得過且過,能收集多少是多少,多收多存,少收少存，客觀上也造成了其他載體檔案歸檔困難。

3.有關科室協(xié)調配合不好

有關科室人員檔案意識不強,對檔案工作認識不夠,片面認為收集檔案材料是檔案工作人員的事,對檔案人員在收集工作中碰到的困難不以為然,有些應該歸檔的材料自己私自留存。一些工程建設項目沒有專門人員負責跟蹤收集，很容易出現(xiàn)歸檔材料收集不全、丟失的情況，很難完整歸檔。

4.歸檔范圍不夠科學

一些單位的歸檔制度不健全，沒有形成規(guī)范的檔案移交制度?；蛘咧贫ǖ臍w檔范圍不夠具體、科學，歸檔內容過于原則、籠統(tǒng)。檔案材料的形成對象和移交對象不明確。致使一些部門對應該歸檔材料理解不夠，不能自覺地把本部門應歸檔的材料向檔案部門或檔案工作人員移交。

三、做好檔案收集工作的對策

1.爭取領導的重視和支持

檔案是社會實踐過程的真實記錄,它的價值就在于真實性、原始性。做好檔案收集工作,領導的重視和支持是關鍵。首先，要提高領導的檔案意識，領導認識上去了，才能采取積極有效的措施。只要領導帶頭,做出表率,許多困難都會迎刃而解,收集工作就會順利，才會帶動業(yè)務部門對歸檔工作責任感的提升。

2.建立健全歸檔制度

公路運輸管理部門應根據(jù)自身的實際情況,制定出一個按內部組織機構或人員職能分工的、內容比較具體、全面而又有明確針對性的歸檔范圍,在實際工作中切實執(zhí)行歸檔范圍,以避免某一門類的檔案材料的短缺。在制度上保證檔案歸檔工作的順利進行，使歸檔工作有據(jù)可考，有法可依，并爭取將文件材料歸檔工作納入單位年度考核體系，明確考核內容要求和獎懲措施等。

3.配備檔案專兼職人員

由于各門類檔案材料專業(yè)性較強,因此需要由具備相應的專業(yè)知識、掌握該類檔案形成規(guī)律的專業(yè)人員，擔負起檔案材料的收集與整理工作。運輸管理部門要配齊檔案專兼職人員，這樣可以充分發(fā)揮檔案專兼職人員的主觀能動性，嚴格執(zhí)行歸檔制度，做好檔案的收集工作。

4.提高檔案人員的業(yè)務素質

要不斷培養(yǎng)提高專兼職檔案員的檔案意識,利用一切機會,采用多種形式和方法,宣傳《檔案法》和檔案工作的意義和作用。定期舉辦檔案講座或培訓,講解檔案工作的基本知識,提高檔案人員的業(yè)務素質，檔案工作理論水平和操作技能。

5.不斷創(chuàng)新歸檔材料的收集方法

檔案工作人員在工作中要不斷地總結經(jīng)驗,研究新情況,采取靈活多樣的收集方法,既要采取傳統(tǒng)的部門移交法,還要采取一些臨時收集法。主動開展各種服務,積極主動為領導決策、案件處理等各項工作提供檔案利用,為領導和業(yè)務部門排憂解難,讓他們感到在工作中離不開檔案，做好檔案材料收集歸檔工作是他們自己的需要,提高他們的檔案意識,積極主動地做好檔案收集工作。

作者:劉艷菊 單位:白城市交通運輸管理處