談高速公路電子檔案管理系統(tǒng)功能

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高速公路作為我國(guó)交通運(yùn)輸系統(tǒng)的重要組成部分，構(gòu)造過(guò)程中生成的大多數(shù)文件都是構(gòu)造過(guò)程的真實(shí)記錄，對(duì)以后的公路建設(shè)提供了基礎(chǔ)性資料。公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性使檔案的收集、整理、管理工作愈加迫切，必須依靠先進(jìn)的信息化技術(shù)才能完成。電子載體的方式能夠有效降低檔案資源后期收集、整理、管理的成本，對(duì)今后檔案信息的檢索、查閱提供了便利，提高了檔案利用的效率。廣西荔浦至玉林高速公路作為《國(guó)家公路網(wǎng)規(guī)劃》G59呼和浩特市至北海市高速公路中廣西境內(nèi)的重要路段，是里程最長(zhǎng)、投資規(guī)模最大的高速公路項(xiàng)目[1]。隨著高速公路建設(shè)里程不斷增多,項(xiàng)目檔案資料也逐步增多,項(xiàng)目工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案歸檔、整理起來(lái)其工作量巨大，紙質(zhì)檔案不得不升級(jí)為電子檔案，利用檔案軟件平臺(tái)進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)，因此電子檔案的投入使用就顯得尤為重要。

一、高速公路建設(shè)項(xiàng)目———電子檔案

高速公路檔案是指從高速公路項(xiàng)目立項(xiàng)審批開(kāi)始到竣工驗(yàn)收結(jié)束的全過(guò)程產(chǎn)生的反映高速公路項(xiàng)目進(jìn)度、費(fèi)用和安全管理等基本情況，對(duì)建成工程管理、維護(hù)、改建和擴(kuò)建具有考查利用價(jià)值的，通過(guò)系統(tǒng)整理并完成歸檔的公路建設(shè)項(xiàng)目文件[2]。電子檔案（DigitalProjectArchive）指具有保存價(jià)值并已存檔的相關(guān)電子文檔和相關(guān)過(guò)程信息的集合[3]。因此，高速公路電子檔案是高速公路檔案依據(jù)大數(shù)據(jù)背景形成的新的載體記錄方式。在高速公路建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程中，電子檔案是整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的有機(jī)體，是高速公路建設(shè)項(xiàng)目的基礎(chǔ)和重要組成部分。

1.高速公路電子檔案研究現(xiàn)狀，包括電子檔案管理系統(tǒng)研究、高速公路電子檔案管理、高速公路檔案電子化以及高速公路檔案信息化。檔案管理系統(tǒng)研究目前取得以下三項(xiàng)成果：建立項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)、成立交通在線電子認(rèn)證平臺(tái)、組建“交通工程項(xiàng)目電子檔案數(shù)據(jù)本地、異地備份及恢復(fù)管理體系”[4]。在高速公路電子檔案管理方面，針對(duì)公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案的主要形式為pdf、jpeg、doc或txt格式以及mpeg格式，提出了公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案無(wú)論采用哪種格式,相對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案均具有占用空間小、便于查找等特點(diǎn)，并提出了公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案注意事項(xiàng)、存檔程序及要加強(qiáng)公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案安全管理[5]。對(duì)于高速公路檔案電子化提出對(duì)策，一是確保整體運(yùn)行處于標(biāo)準(zhǔn)化范疇內(nèi),管理行為產(chǎn)生的信息也轉(zhuǎn)變?yōu)闃?biāo)準(zhǔn)化的格式；二是在信息處理上，辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)、路政信息系統(tǒng)等各種相關(guān)信息系統(tǒng)與指揮調(diào)度應(yīng)急信息系統(tǒng)、ETC咨詢投訴受理系統(tǒng),相互連接處理各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息；三是提高檔案信息的價(jià)值[6]。高速公路檔案的信息化建設(shè)正面臨著資金缺口偏大、管理流程不夠規(guī)范與管理方式不夠先進(jìn)的諸多挑戰(zhàn)。應(yīng)采取加大資金投入力度、規(guī)范管理體制、加強(qiáng)電子檔案使用中的控制、建立適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的人員隊(duì)伍的措施[7]。

2.公路電子檔案實(shí)踐現(xiàn)狀。廣東省先試先行，取得了三項(xiàng)成果，建立了“交通工程項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)”“交通在線電子認(rèn)證平臺(tái)”及“交通工程項(xiàng)目電子檔案數(shù)據(jù)本地、異地備份及恢復(fù)管理體系”。目前，該研究成果在廣東省連州（湘粵界）至懷集段（國(guó)家高速公路網(wǎng)第6縱———二連浩特至廣州高速公路重要組成部分）、廣東省信宜（桂粵界）至茂名段（國(guó)家高速公路網(wǎng)第7縱———包頭至茂名高速公路重要組成部分）、梅州梅縣至大埔高速公路、梅州梅縣至大埔高速公路東延線、佛江高速公路佛山段等多條高速公路項(xiàng)目中應(yīng)用[8]。廣東的深中通道項(xiàng)目，利用通道BIM信息化管理平臺(tái)，創(chuàng)新性引入電子簽名；以工程建設(shè)大數(shù)據(jù)平臺(tái)為依托，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目“雙套制”檔案管理，并在此基礎(chǔ)上探索廣東省交通建設(shè)項(xiàng)目電子文件和電子檔案“單軌制”管理模式[9]。隨后，黑龍江高速公路建設(shè)檔案信息化，項(xiàng)目檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)初具規(guī)模，但并未能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目實(shí)體建設(shè)的“同步管理”，也存在項(xiàng)目檔案歸檔不規(guī)范的問(wèn)題[10]。山西省高速公路的檔案數(shù)字化系統(tǒng)地開(kāi)展了在線檔案利用服務(wù)，健全了省級(jí)公路電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)，完成了山西省公路管理局所有（電子）文件的自動(dòng)收集和分類，充分實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化和智能化。堅(jiān)持在工作中開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)[11]。江蘇交通業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展，借助了現(xiàn)代計(jì)算機(jī)等技術(shù)，交通檔案所包括的文書(shū)、科技、基建、會(huì)計(jì)、科研等各種門(mén)類文件材料，都是在一定的技術(shù)條件下所形成的[12]。3.現(xiàn)狀綜述。以上研究成果從各個(gè)方面對(duì)高速公路檔案工作進(jìn)行了系統(tǒng)研究，尤其在研究現(xiàn)狀上對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理進(jìn)行了內(nèi)至理念思路、外至系統(tǒng)技術(shù)的指導(dǎo)，在實(shí)踐現(xiàn)狀中介紹了實(shí)踐成果及管理模式，總體來(lái)看比較全面，但是以上研究成果中對(duì)高速公路電子檔案的管理系統(tǒng)架構(gòu)及具備功能的闡述較少。因此，筆者以廣西荔玉高速公路為研究對(duì)象，就高速公路電子檔案管理系統(tǒng)功能要求進(jìn)行研究。

二、荔玉高速公路檔案管理系統(tǒng)功能

廣西荔玉高速公路的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)具有人性化、效率高、時(shí)效性、成本低的特點(diǎn)。該系統(tǒng)既可線上填表，也可以線下填表，提高了作業(yè)效率。傳統(tǒng)計(jì)量中，需要打印一大堆質(zhì)保資料，很多時(shí)候到最后會(huì)被廢掉重來(lái)。廣西荔玉高速公路全部采用電子化，降低了成本，提高了功效。廣西荔玉高速公路是廣西第一個(gè)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)量與質(zhì)保資料掛接的單位，促進(jìn)了資料的及時(shí)收集，并采取高速公路影像與質(zhì)保資料同時(shí)采集與上傳。電子檔案管理系統(tǒng)即立足于檔案，形成或管理活動(dòng)數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。一般的電子檔案管理系統(tǒng)功能首先包括電子檔案的歸檔、收集與整理、編目等檔案六項(xiàng)工作相關(guān)要求，以形成收集、整理、歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)等的歸檔處理功能；接著電子檔案管理系統(tǒng)功能還應(yīng)具有電子檔案服務(wù)利用功能，包括查詢、借閱、打印以及高速公路修建日志管理等；最后，電子檔案管理系統(tǒng)的安全維護(hù)功能主要負(fù)責(zé)對(duì)收集、歸檔的高速公路電子檔案進(jìn)行備份以及恢復(fù)數(shù)據(jù)、修復(fù)漏洞等管理工作。對(duì)高速公路檔案管理系統(tǒng)功能的認(rèn)識(shí)旨在實(shí)現(xiàn)高速公路電子檔案的價(jià)值，為今后的高速公路電子檔案利用的完善及借鑒等工作奠定基礎(chǔ)。系統(tǒng)初步的整體功能構(gòu)成如圖1。根據(jù)高速公路檔案的專一性、成套性、唯一性和可重復(fù)使用性的特點(diǎn)[13]，將高速公路電子檔案管理系統(tǒng)整體功能劃分為歸檔處理功能、服務(wù)利用功能與安全維護(hù)功能。

1.歸檔處理功能。歸檔處理功能，具體可圍繞以下三項(xiàng)工作展開(kāi)：對(duì)于整理和掃描工作系統(tǒng)，應(yīng)提供各種文件數(shù)據(jù)輸入方法，例如CD錄入、文檔掃描和直接接收電子文檔。具備文件集成功能的檔案管理軟件，能夠保證在系統(tǒng)文件處理中輸入的數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)的格式完全一致，掃描圖像數(shù)據(jù)采用jpeg、tiff格式并能依據(jù)歸檔標(biāo)識(shí)實(shí)現(xiàn)歸檔文件的流轉(zhuǎn)。編目模塊應(yīng)具有基本功能，例如數(shù)據(jù)收集、類別設(shè)置、分類和排序、數(shù)據(jù)核對(duì)、生成編目、電子簽名等，并可以根據(jù)主題添加主題詞（或關(guān)鍵詞）和分類編號(hào)的自動(dòng)索引功能，實(shí)現(xiàn)用戶的需求[14]。分類和排序模塊應(yīng)具有內(nèi)置工具，例如電子文件分類方案、存儲(chǔ)期限、工作量統(tǒng)計(jì)信息等，以支持電子文件的形成或應(yīng)存檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)的完整收集和排序;它可以根據(jù)內(nèi)置規(guī)則及其組件存儲(chǔ)電子文件，維護(hù)電子文件的內(nèi)部有機(jī)連接，并建立電子文件與元數(shù)據(jù)之間的關(guān)系[15]。

2.服務(wù)利用功能。高速公路電子檔案管理系統(tǒng)中服務(wù)利用功能包括查詢、借閱、打印與日志管理等工作。其中，查詢功能模塊應(yīng)具有對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行多途徑檢索、查詢的功能，包括借閱管理等輔助功能，例如設(shè)置題名、時(shí)間、關(guān)鍵詞等檢索項(xiàng)。其次，借閱工作包括對(duì)利用者以及利用的目的、時(shí)間、內(nèi)容、證明等信息的線上登記、統(tǒng)計(jì)以及檔案催退、續(xù)借、退還等功能。打印工作是電子檔案服務(wù)利用的窗口，是服務(wù)用戶、利用檔案的重要渠道之一。要求與查詢工作相聯(lián)系，能對(duì)查詢到的結(jié)果進(jìn)行轉(zhuǎn)存、打印和選擇輸出。最后，高速公路建設(shè)項(xiàng)目中的日志管理工作重在利用，以電子化的方式進(jìn)行，能夠使檔案部門(mén)在工作中堅(jiān)持開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)。廣西荔玉高速公路是廣西著名的高等級(jí)高速公路，許多人也想了解和學(xué)習(xí)，高速公路管理機(jī)構(gòu)工作者也希望更多組織和個(gè)人登錄。通過(guò)廣西荔玉高速公路檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取各種信息，提供項(xiàng)目日志管理的利用，促進(jìn)了現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。

3.安全維護(hù)功能。在大數(shù)據(jù)及“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代，電子檔案管理系統(tǒng)安全是電子檔案在建設(shè)項(xiàng)目工程中的盾牌與防線。面對(duì)網(wǎng)絡(luò)中存在的突發(fā)情況、病毒、數(shù)據(jù)傳輸阻礙、設(shè)備安全等應(yīng)積極對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全管理，保障電子檔案的有效利用。電子文件本身是一種存儲(chǔ)在磁光介質(zhì)中的文件。對(duì)于工程日志等要長(zhǎng)期保存的文件可自動(dòng)備份。對(duì)于未借用的公路電子檔案，有必要檢查和維護(hù)電子檔案及其本身的存儲(chǔ)設(shè)備。數(shù)據(jù)保護(hù)工作必須確保系統(tǒng)按照相關(guān)的國(guó)家保密法規(guī)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、處理、傳輸、使用和銷(xiāo)毀，并且在所有操作中都具有相應(yīng)的保密級(jí)別。對(duì)秘密系統(tǒng)還應(yīng)采取嚴(yán)格的數(shù)據(jù)加密措施[16]。嚴(yán)格對(duì)待專用脫機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)和電子文件管理系統(tǒng)的用戶，定期檢查和殺死特洛伊木馬病毒。實(shí)施公路檔案電子化管理后，雖然工作效率大大提高，但由于數(shù)據(jù)本身容易被復(fù)制或惡意修改，因此也存在安全隱患。有必要建立電子檔案的安全管理體系，明確管理職責(zé)和要求，規(guī)范經(jīng)營(yíng)行為。高速公路管理單位要注重網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的相互隔離，監(jiān)視電子文件的安全性。目前，在大數(shù)據(jù)的背景下，電子檔案已經(jīng)成為一種發(fā)展趨勢(shì)。但是在近幾年內(nèi),傳統(tǒng)檔案仍然具有不可替代的作用。在現(xiàn)有條件下,堅(jiān)持電子檔案與傳統(tǒng)檔案共存才是檔案管理部門(mén)現(xiàn)今的發(fā)展方針。同時(shí)，高速公路電子檔案目前在電子簽名、數(shù)據(jù)保護(hù)等方面技術(shù)已日漸成熟。相信在此發(fā)展下，電子檔案的加入必定會(huì)促進(jìn)人們對(duì)檔案的深層次挖掘和遠(yuǎn)距離獲取，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)帶來(lái)巨大收益。

作者：張春景 單位：遼寧省大連市沙河口區(qū)中心醫(yī)院