事業(yè)單位人事檔案管理的機遇與挑戰(zhàn)

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【摘要】人事檔案作為事業(yè)單位日常管理工作的關鍵組成部分，其是選撥和聘用人才的重要依據(jù)，在信息時代下，人事檔案管理也需要進行更新和轉(zhuǎn)變。本文主要針對事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機遇和挑戰(zhàn)進行分析和闡述，希望給予我國相關單位以參考和借鑒。

【關鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案管理；機遇；挑戰(zhàn)

1.事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

通過對事業(yè)單位的調(diào)查研究分析，其是人事檔案使用和查閱次數(shù)最多的部門，其中大部分查閱目的為調(diào)查員工在職稱評定、工資分配、干部任用以及福利待遇等方面的情況。在查閱中以紙質(zhì)載體為主，或者使用電話以及網(wǎng)絡查詢。雖然一些事業(yè)單位建設了人事檔案信息局，但是其資料尚未完善，很多人事檔案信息沒有及時更新。

2.事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機遇

2.1提升管理效率。在以往的檔案管理中，管理人員需要結(jié)合實體檔案，花費大量的時間和精力進行檔案搜集和整合，在查閱中也需要結(jié)合要求選擇查找方式，不僅耗費物力財力，在檔案使用中還可能導致原始檔案出現(xiàn)丟失或者損壞的情況。在信息時代下，檔案管理手段和模式出現(xiàn)了巨大變化，檔案管理逐漸趨于網(wǎng)絡化和自動化，通過創(chuàng)設檔案數(shù)據(jù)庫、構(gòu)建檔案共享平臺，可以便于使用者通過互聯(lián)網(wǎng)完成資料查閱，并且提升了管理工作的效率和質(zhì)量，促使檔案管理更加便捷、高效。2.2提升人員能力。在信息技術的支撐下，人事檔案管理人員需要具備一定的工作能力、管理能力和信息技術操作能力。通過檔案管理信息化建設，可以促使管理人員在實踐中不斷完善以及提升自我，將更多的精力置于學習中，進而提升檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力。2.3完善人事制度。隨著我國經(jīng)濟體制的不斷深化改革，事業(yè)單位用人機制也出現(xiàn)了一定的轉(zhuǎn)變，開始實行合同制和聘用制，隨著人事制度的改革，人才流動也更加頻繁，為人事檔案管理增添了一定的難度。隨著信息化進程的逐步加快，人事檔案調(diào)動更加便捷，不會因為解除合同或者聘用簽約受到影響。同時，事業(yè)單位在員工招聘中，通過人才信息平臺，就可以完成人才信息的獲取和下載，為單位聘用人才提供了巨大便利。2.4保護紙質(zhì)載體。紙質(zhì)載體是人事檔案的原始記錄，現(xiàn)階段，在人事檔案查閱中，依然需要調(diào)閱紙質(zhì)檔案，獲取其中有價值的信息進行復印。但是紙質(zhì)檔案在反復而長期的使用中，不僅導致物力、人力以及財力資源的浪費、降低工作效率，同時還為檔案丟失和損壞增添了隱患，影響人事檔案的真實性、可靠性以及參考性。因此，事業(yè)單位需要采取有效措施對紙質(zhì)載體科學的保護。利用信息技術能夠?qū)⒓堎|(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)據(jù)，在檔案使用中，可以通過互聯(lián)網(wǎng)查閱和下載紙質(zhì)檔案，管理人員也能夠通過檔案數(shù)據(jù)庫和搜索系統(tǒng)完成檔案查閱，減少紙質(zhì)載體的使用次數(shù)，防止其出現(xiàn)丟失和損壞的情況。2.5提升應用價值。在人事檔案管理信息化進程中，公開與共享是其最鮮明的特點，以往事業(yè)單位在開展人事檔案管理中，主要以保管為核心，這種閉塞的管理模式不僅抑制了檔案的應用，同時也限制了人才合理配置，對單位內(nèi)部的人資管理形成了阻礙。在信息時代下，檔案管理技術與管理理論獲得了快速的發(fā)展，人事檔案的服務領域也得到了拓展和豐富，有利于事業(yè)單位充分挖掘和利用檔案資源，提升其應用價值和作用。

3.事業(yè)單位人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

3.1管理觀念。人事檔案具有一定的隱私性，其中涉及了員工大量個性信息，涉及業(yè)務方面、學術方面以及政治方面。因此，人事檔案信息的共享以及公開程度，是事業(yè)單位所面臨的重要挑戰(zhàn)。在信息化進程中，事業(yè)單位需要做好人事檔案的保密和保管工作，并且基于信息技術的特點，不斷更新理念、解放思想，制定科學而合理的管理制度，實現(xiàn)人事檔案資源的有效利用和開發(fā)，進而提升檔案利用效率和管理質(zhì)量。3.2管理技術。人事檔案具有較強的政治性和保密性，事業(yè)單位在開展檔案管理中，需要在確保檔案內(nèi)容完整性、可靠性以及真實性的同時，還要保證其信息安全。以往的管理模式以及保管而工作核心，其保密工作質(zhì)量較高，但是卻抑制了檔案的高效利用，不符合時展趨勢。因此，事業(yè)單位要引入信息技術開展檔案管理中，需要加強對檔案安全性的保護工作，在遵循相關管理制度和法律法規(guī)的同時，加強信息安全技術的開發(fā)和探索，避免檔案資源泄漏或者盜取。3.3人員能力。隨著我國科學技術的蓬勃發(fā)展，學科之間逐漸實現(xiàn)融合交叉，檔案管理所涉及的學科也不斷增加，更多的新技術、新理念和新模式大量引入到檔案管理中，對管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、學習能力、專業(yè)技能和管理水平要求更高。在此背景下，現(xiàn)有管理人員的知識技能和觀念意識都難以滿足工作需求，需要在平時的工作和生活中不斷擴大自身知識貯備，加強對新技術的學習和應用。

結(jié)語

總而言之，在全新的社會形勢下，信息技術獲得快速的發(fā)展和更新，事業(yè)單位要正確看待人事檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)和機遇，迎合時代、抓住機遇、更新觀念，切實做好人事檔案管理工作，發(fā)揮其應用價值，為自身的健康以及穩(wěn)定發(fā)展提供服務，推動我國社會發(fā)展和經(jīng)濟建設。

參考文獻：

[1]李佑蓓.事業(yè)單位人事檔案信息化管理面臨機遇與挑戰(zhàn)[J].人力資源管理,2017(06):346-347.

[2].事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機遇和挑戰(zhàn)研究[J].中國管理信息化,2017,20(04):164-165.

作者：牛永愛 單位：青島九中