研究生檔案管理的必要性探析
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1.檔案管理人員的淡漠。俗話說：“事不關(guān)己，高高掛起?！彪S著近年來研究生招生方式的改革創(chuàng)新，高校保研指數(shù)的增加，研究生規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案管理工作任務(wù)日趨繁雜，很多檔案管理工作人員總是用以前的工作經(jīng)驗(yàn)，側(cè)重于管，而疏忽了理。主觀地認(rèn)為管理好檔案就是做好了本職工作，缺乏足夠的認(rèn)識和創(chuàng)新，距離時代的要求也越來越遠(yuǎn)，導(dǎo)致研究生檔案管理滯后，甚至與時代嚴(yán)重脫節(jié)。檔案是研究生的一張名片，管理人員就是制作名片的人，不僅需要專門有責(zé)任心的人員負(fù)責(zé)，而且需要利用科學(xué)技術(shù)進(jìn)行補(bǔ)強(qiáng)管理。然而許多高校忽視了這一點(diǎn)，此項(xiàng)工作是由教務(wù)管理人員或辦公室人員兼職，而且人員極不穩(wěn)定，專業(yè)化不強(qiáng)，就會導(dǎo)致管理人員責(zé)任心下降，從而淡漠研究生檔案工作，更談不上創(chuàng)新。2.檔案管理的規(guī)范化制度缺失。沒有規(guī)矩，不成方圓，檔案管理工作也是如此。《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》就檔案的利用和開發(fā)也作了明確規(guī)定，涉及專利或技術(shù)保密的檔案不宜開放。若有單位或個人需要查閱時，應(yīng)持介紹信，經(jīng)校方批準(zhǔn)后，方可查閱。但查閱過程中涉及保密的材料就會出現(xiàn)泄密，在檔案管理工作中是需要更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫葋硪?guī)范檔案調(diào)閱工作的。另外，在研究生就業(yè)時，總會出現(xiàn)檔案中缺少資料或所填寫的信息前后矛盾，必要信息丟三落四，字跡潦草難以辨認(rèn)等情況。等用人單位需要查詢檔案時或辦理其他相關(guān)手續(xù)時，才發(fā)現(xiàn)檔案中出現(xiàn)了上述問題，此時，再去校方查詢檔案去向事宜，補(bǔ)齊所需材料時，就比較麻煩且費(fèi)時費(fèi)力。另外，隨著信息技術(shù)的發(fā)展壯大，研究生檔案網(wǎng)絡(luò)管理的興起，沒有一套完整的制度規(guī)范為信息技術(shù)做保障是不行的。那么就要求我們制定具體的應(yīng)對改革創(chuàng)新的制度，從根源加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量，補(bǔ)充和完善《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，制定《研究生檔案管理辦法》，來彌補(bǔ)這種缺失。3.檔案管理內(nèi)容匱乏。各高校對于研究生檔案的管理及歸檔范圍基本相同，其內(nèi)容包含高校招生錄取材料、入學(xué)登記表、學(xué)籍成績總表、獎懲文件、入黨入團(tuán)材料、報(bào)到證存根、體檢表、答辯材料、各項(xiàng)培訓(xùn)等級材料等。以上信息大多為研究生入學(xué)前的基本資料，檔案中反映研究生續(xù)研階段的細(xì)節(jié)性信息基本沒有[1]78。與本科生不同，研究生教育更注重對個體的培養(yǎng)，檔案中體現(xiàn)的內(nèi)容應(yīng)該是因人而異的，從而體現(xiàn)研究生在校期間每個個體的特點(diǎn)。但檔案中對研究生的評價內(nèi)容，多為空話、套話，表現(xiàn)為公式化的評語，內(nèi)容單一，不能全面客觀地反映研究生的綜合素質(zhì)和能力。另外，一些社團(tuán)經(jīng)歷和社會實(shí)踐也無法體現(xiàn)出來，就無法體現(xiàn)以人為本的管理理念。以人為本體現(xiàn)了科學(xué)發(fā)展觀的核心內(nèi)容，高校是孕育高等人才的搖籃，向社會輸出人才的地方，注重德、智、體得全面發(fā)展才是補(bǔ)充檔案管理內(nèi)容的實(shí)質(zhì)。4.研究生對個人檔案的忽視。研究生在校期間填寫的《培養(yǎng)計(jì)劃和學(xué)籍表》、《學(xué)位論文開題報(bào)告》、《研究生畢業(yè)登記表》、《答辯會記錄》、《入黨志愿書》等材料是由研究生直接填寫的，并上交所在院系審核，最終由研究生主管部門審核蓋章[2]23。在此過程中，研究生個人缺乏基本檔案知識，出現(xiàn)一些不符合規(guī)定的現(xiàn)象，隨意涂改，忘記張貼照片，自取檔案不妥善保管造成丟失，不注意檔案的托管工作造成脫離管理等等現(xiàn)象，最終導(dǎo)致自己檔案不完整，影響個人轉(zhuǎn)正、提干、待遇。千里之行，始于足下，檔案管理工作也是一樣。研究生個人要高度重視自己檔案的完整性。5.研究生檔案管理現(xiàn)代化程度不足。如今，大多數(shù)檔案管理工作還是沿用傳統(tǒng)的管理方法，如手工操作、紙質(zhì)化管理模式，信息化和電子化發(fā)展滯后。即使運(yùn)用數(shù)據(jù)，建立檔案信息庫的高校，也沒有跟蹤研究生數(shù)字檔案信息源，沒能將研究生的日常生活表現(xiàn)、思想道德品質(zhì)、學(xué)術(shù)研究成果以及能力開發(fā)有機(jī)地體現(xiàn)出來，從而無法構(gòu)建合理高效特色的管理模式。因子的復(fù)雜，無法突顯有機(jī)的結(jié)合，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)也極為困難，這些都極大地制了研究生檔案資源開發(fā)和利用。
二、研究生檔案管理中存在不足和問題的解決措施
1.增強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及能力。組織研究生檔案管理人員學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，了解檔案管理學(xué)、目錄學(xué)、文秘和計(jì)算機(jī)方面的知識，掌握檔案管理崗位應(yīng)具備的業(yè)務(wù)能力。檔案工作應(yīng)當(dāng)納入年度工作計(jì)劃之中，建立相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任機(jī)制，設(shè)置專門的崗位人員，確定崗位職責(zé)，制定績效考核辦法和工作監(jiān)督體系。一方面來強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識；另一方面提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力。借助強(qiáng)有力的考核監(jiān)督機(jī)制，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時，就會認(rèn)識到此項(xiàng)工作的重要性，必然會認(rèn)真審核研究生入學(xué)前的材料，材料不完整的應(yīng)要求學(xué)生補(bǔ)齊，并提供相關(guān)證明。對于填寫的表格進(jìn)行認(rèn)真審核后，發(fā)現(xiàn)存在填寫不正確、不規(guī)范的地方，要及時督促個人整改，確保檔案的準(zhǔn)確性。多方面開展檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，業(yè)務(wù)培訓(xùn)可以邀請具有資深管理經(jīng)驗(yàn)的老師授課，也可以聘請相關(guān)專家進(jìn)行專業(yè)的業(yè)務(wù)性指導(dǎo)，還可以組織檔案管理人員到先進(jìn)單位學(xué)習(xí)交流，將優(yōu)秀的管理工作方式和理念引進(jìn)來，進(jìn)一步充實(shí)完善檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。2.逐步提高檔案管理的信息化水平。隨著現(xiàn)代化和信息化的不斷深入發(fā)展，檔案管理信息化發(fā)展也是必要的。隨著各高校不斷擴(kuò)招，研究生人數(shù)急劇增多，檔案種類繁雜，查閱次數(shù)加劇，以前陳舊的檔案管理模式已經(jīng)無法應(yīng)對，更不能很好地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。因此，必須進(jìn)行改革和創(chuàng)新，在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，完善和加強(qiáng)現(xiàn)代化管理手段，利用大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，建立一個現(xiàn)代化信息平臺，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺，分配給學(xué)生一個自己的賬戶和密碼，學(xué)生自己登陸后將完善自己的必要信息，并對德、智、體、思想教育方面進(jìn)行必填項(xiàng)記錄，就如學(xué)生為自己制作一個網(wǎng)絡(luò)名片一樣，增加專業(yè)方向的研究和論文，增加社會實(shí)踐、團(tuán)體活動的記錄，把學(xué)生的個人特長展現(xiàn)在平臺上。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以將學(xué)生非保密部分的檔案向社會開放，及時、準(zhǔn)確地為用人單位提供信息，為研究生就業(yè)提前做好準(zhǔn)備工作，從而提高檔案資源的利用率。3.健全完善研究生檔案管理的制度化建設(shè)。檔案管理的制度化不僅包括對于研究生檔案的收集、查詢、借閱、管理制定相應(yīng)的工作流程、規(guī)章準(zhǔn)則，還包括建立檔案管理人員責(zé)任追究機(jī)制。從檔案的歸檔工作開始，做好檔案的接收、管理、投遞工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。明確歸檔材料內(nèi)容、歸檔要求，嚴(yán)格執(zhí)行安全保密機(jī)制；健全檔案查詢借閱制度[3]17。填寫內(nèi)容一定要實(shí)事求是，不弄虛作假。4.研究生檔案管理的創(chuàng)新。五大發(fā)展理念中提到，創(chuàng)新是發(fā)展的第一要素。研究生檔案管理的不斷創(chuàng)新也是發(fā)展的必然過程，在新時代，研究生檔案作為社會主義文化建設(shè)的重要組成部分，必須更好更快地實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛越，改進(jìn)觀念、機(jī)制和管理服務(wù)方式，全面提高檔案管理工作的利用率。應(yīng)當(dāng)從思想觀念、人才資源、管理方式、軟硬件設(shè)施等方面開展創(chuàng)新，充分發(fā)揮研究生檔案在教育事業(yè)中的作用。
三、研究生檔案管理必要性
對于以上研究生檔案管理工作中存在的問題和不足提出有效的應(yīng)對措施后，我們不難發(fā)現(xiàn)研究生檔案管理工作是非常必要的，它不僅體現(xiàn)著我國高校的管理水平，還對教育事業(yè)的發(fā)展起指導(dǎo)作用。隨著研究生數(shù)量的增多，研究生就業(yè)困難也將是個嚴(yán)峻的問題，許多研究生不愿意與本科生競爭一些待遇低、工作壓力相對比較大的職位，選擇在高層次領(lǐng)域競聘職位，此刻研究生檔案就起到了很大作用。檔案的完整性，檔案的真實(shí)性，檔案的“厚度”和“深度”不夠完善，就可能與自己所適合的工作或單位失之交臂。此刻再不愿去與本科生爭“飯碗”，就會出現(xiàn)教育資源的閑置，甚至嚴(yán)重影響研究生的心理健康。綜上所述，研究生檔案管理工作是必要的。它是一張閃亮的名片，是一名學(xué)生謀生找工作的敲門磚。怎樣讓這個名片更加閃亮，也是我們檔案管理工作所要思考的問題。研究生檔案管理在當(dāng)今社會是一個不容小視的問題，它不僅關(guān)乎著研究生的就業(yè)問題，更關(guān)乎著我國高等教育人才資源的利用，彰顯我國教育水平的不斷提升，和研究生隊(duì)伍素質(zhì)、品質(zhì)培養(yǎng)的不斷提高。另外，在解決就業(yè)問題的同時，還將對社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步在高層次領(lǐng)域作出一定的貢獻(xiàn)。
四、結(jié)論
以銅為鏡，可以正衣冠；以史為鏡，可以知興衰；以人為鏡，可以明得失；以法為鏡，可以斷曲直。在原有研究生檔案管理的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際工作開拓創(chuàng)新，建立完整的規(guī)范化制度是此項(xiàng)工作的必由之路。新時代需要新元素，檔案管理的革新與發(fā)展就是其中之一，只有堅(jiān)持走發(fā)展的道路，才會在教育事業(yè)中發(fā)揮檔案管理的巨大作用，所以研究生檔案管理工作是必要的。另外，在此基礎(chǔ)上，檔案管理工作更加一改先前的弊端，從內(nèi)到外進(jìn)行革新，解決內(nèi)部矛盾時克服外部因素的困擾，推進(jìn)完善新時代檔案管理工作。服務(wù)于學(xué)生群體，真正把它的作用發(fā)揮出來，解決社會發(fā)展中存在的問題。其次，研究生檔案管理工作也彰顯了一個國家教育的發(fā)展?fàn)顩r，研究生在招生時也面向了更多領(lǐng)域，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)考慮從檔案管理方面為科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展提供一個有力平臺。讓單位、企業(yè)去發(fā)展所需研究生，讓研究生尋找到適合的單位、企業(yè)，去研究、創(chuàng)造、發(fā)明，為社會發(fā)展進(jìn)步貢獻(xiàn)自己的力量。最后，研究生檔案管理工作還需要每一個管理者和研究生們共同努力維護(hù)，在不斷的積累中發(fā)現(xiàn)問題，調(diào)整和充實(shí)完善相關(guān)內(nèi)容的情況下，才能指引此項(xiàng)工作有力前行，未來研究生檔案管理工作必定在研究生乃至教育事業(yè)中占有重要地位。
參考文獻(xiàn)
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[3]潘虹，陳龍，高玉琴.研究生檔案管理工作思考[J].蘭臺世界，2006（11）.
作者：湯偉 單位：寧夏大學(xué)研究生院
