合同管理的法律風(fēng)險(xiǎn)防控策略
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摘要：合同是確保企業(yè)之間進(jìn)行正常的商業(yè)來往的重要紙質(zhì)形式之一，對(duì)合同進(jìn)行有效的管理是企業(yè)非常重要的一項(xiàng)工作。企業(yè)對(duì)合同加強(qiáng)有效的管理，能夠維護(hù)企業(yè)最基本的合法權(quán)益。企業(yè)也應(yīng)當(dāng)設(shè)立完善的法務(wù)流程，最大程度上規(guī)避企業(yè)在日常經(jīng)營過程中的潛在風(fēng)險(xiǎn)。通過結(jié)合當(dāng)前企業(yè)在日常經(jīng)營過程中的相關(guān)問題，結(jié)合法律風(fēng)險(xiǎn)防控的知識(shí)，分析如何不斷的建立健全企業(yè)合同管理制度。
關(guān)鍵詞：法律風(fēng)險(xiǎn)；合同管理；風(fēng)險(xiǎn)防控策略
一、企業(yè)合同管理現(xiàn)狀與存在的問題
1.企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員的法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)缺失
企業(yè)合同一般來說都會(huì)實(shí)行分級(jí)審核的制度。金額的不同、標(biāo)的不一樣的合同將會(huì)由企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)部門、安全技術(shù)部門和法務(wù)部門進(jìn)行審核。在合同簽約之前，應(yīng)當(dāng)由業(yè)務(wù)部門進(jìn)行審核，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員通常會(huì)將重點(diǎn)放在合同方的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)上，往往會(huì)忽略對(duì)方的其他信息審核。還存在著被動(dòng)收集對(duì)方相關(guān)資料，依賴對(duì)方主動(dòng)提供相關(guān)資料。對(duì)于合同方企業(yè)的合同履約能力、納稅人信息等等不會(huì)進(jìn)行考慮。部分業(yè)務(wù)人員在進(jìn)行商業(yè)溝通的時(shí)候，往往不經(jīng)意間會(huì)泄露部分商業(yè)秘密，增大了企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)雙方所簽訂的合同管理不單單是進(jìn)行分類，而是側(cè)重于對(duì)合同的動(dòng)態(tài)管理。很多業(yè)務(wù)人員在簽署合同以后，往往就忽略了嚴(yán)格依照合同執(zhí)行，對(duì)于合同方的延遲供貨和合同履行，往往只是局限在口頭的告知。在貨物簽收的時(shí)候，局限于對(duì)外包裝的查看，并不會(huì)對(duì)貨物的質(zhì)量進(jìn)行檢查，當(dāng)出現(xiàn)質(zhì)量問題的時(shí)候，沒有及時(shí)的提出書面的異議文件。對(duì)于企業(yè)的應(yīng)收款沒有嚴(yán)格依照合同進(jìn)行催收，或者在催收的過程中，沒有使用具備法律效應(yīng)的文件，使得最終沒有留下相應(yīng)的證據(jù)。
2.合同管理的信息化水平較低
當(dāng)前很多企業(yè)沒有建立健全規(guī)范的合同管理系統(tǒng)，還是使用傳統(tǒng)的人工簽署流程。由于很多企業(yè)的各個(gè)分公司部門之間存在著不同的區(qū)域，這使得審批的效率大大降低。相關(guān)審批資料在各個(gè)分公司流轉(zhuǎn)的過程中，也非常容易出現(xiàn)紙質(zhì)文件損毀的情況，這將導(dǎo)致合同中的商業(yè)秘密出現(xiàn)泄露。合同在履約的過程中，往往存在于不同的部門，當(dāng)企業(yè)面臨著審計(jì)的時(shí)候，無法快速的收集相關(guān)的資料。各個(gè)部門由于只負(fù)責(zé)該部門負(fù)責(zé)的事情，對(duì)于合同執(zhí)行的進(jìn)度，雙方合同履行的程度等信息，無法實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間溝通，從而導(dǎo)致無法對(duì)合同信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)的監(jiān)管。由于合同檔案是實(shí)現(xiàn)人工管理，在對(duì)合同進(jìn)行查閱的時(shí)候，將會(huì)耗費(fèi)較多的人力物力。
3.沒有建立完善的范本合同
大多數(shù)企業(yè)往往會(huì)依照實(shí)際的業(yè)務(wù)來制定合同內(nèi)容，往往不會(huì)首先采用企業(yè)的樣本合同。部分合同名稱的不規(guī)范與用語不準(zhǔn)確，將會(huì)導(dǎo)致合同的內(nèi)容與實(shí)際情況存在著一定的偏差。合同條款是最大程度上規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)的保障，合同中的措辭應(yīng)當(dāng)注重嚴(yán)謹(jǐn)，保障所簽訂雙方的權(quán)益。很多人員認(rèn)為合同審查的重點(diǎn)在于對(duì)合同正文的核查，往往忽略了產(chǎn)品的質(zhì)量、進(jìn)度以及價(jià)格等的審查。對(duì)于合同變更或者是合同解除的內(nèi)容沒有明確約束。合同中常常出現(xiàn)違約條款不細(xì)致或是企業(yè)的違約成本過大、企業(yè)雙方權(quán)責(zé)不對(duì)等。
4.企業(yè)內(nèi)部的合同管理體系不健全
企業(yè)的合同管理體系不單單用于內(nèi)部和外部審查、部門之間的職責(zé)劃分、印章管理，還應(yīng)當(dāng)包括了對(duì)合同成本的監(jiān)督檢查、合同風(fēng)險(xiǎn)管理以及績效考核等等。很多企業(yè)都設(shè)立了法務(wù)部門，招聘專門的人員進(jìn)行管理，但沒有建立起法律顧問、法務(wù)專業(yè)管理人員和部門中的履約人員體系等等，這將會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的經(jīng)營成本增加。在實(shí)際的企業(yè)經(jīng)營過程中，法務(wù)部門也極少參與到公司的重大項(xiàng)目的決策過程中，合同管理大都偏向于流程。合同簽訂僅僅只是合同管理的一個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)際上的財(cái)務(wù)部門往往會(huì)在出現(xiàn)合同糾紛的時(shí)候才會(huì)接觸，這使得內(nèi)部監(jiān)督體系沒有最大程度上發(fā)揮其作用。
1.加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)
企業(yè)的業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同簽訂前期內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查，核查所簽訂企業(yè)的資信情況。法務(wù)部門可以對(duì)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行各項(xiàng)法律的宣導(dǎo)，使得業(yè)務(wù)人員能夠充分意識(shí)到對(duì)合同簽訂方的資信情況掌握的重要性，切實(shí)了解合同簽訂過程中的注意事項(xiàng)。在業(yè)務(wù)合同簽訂之前，可以指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員登錄專業(yè)的網(wǎng)站查找對(duì)方公司的信息，對(duì)于異常企業(yè)應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注。一般來說會(huì)在各省市的市場監(jiān)督管理局核查企業(yè)的詳細(xì)信息，重點(diǎn)應(yīng)該關(guān)注企業(yè)的股東信息、是否存在經(jīng)營異常、是否具備相應(yīng)的資質(zhì)以及是否被法院公布的執(zhí)行名單。提高企業(yè)業(yè)務(wù)人員的法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)能夠最大程度上降低企業(yè)的訴訟風(fēng)險(xiǎn)。
2.加強(qiáng)合同管理的信息化水平
通過信息化技術(shù)來規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的合同管理，能夠最便捷的為企業(yè)的經(jīng)營提供決策，保障企業(yè)的資金安全。合同管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)結(jié)合各個(gè)部門的實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門在合同管理系統(tǒng)上進(jìn)行合同審批，并就合同的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行點(diǎn)評(píng)。在合同簽訂完畢以后，應(yīng)當(dāng)就合同的履約情況、付款情況、報(bào)表管理等情況進(jìn)行全流程的管理。合同在簽訂的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)依照企業(yè)內(nèi)部的規(guī)則制定出唯一的編號(hào)，對(duì)合同的關(guān)鍵內(nèi)容信息進(jìn)行抽取，實(shí)現(xiàn)多級(jí)審批，最大程度上規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，系統(tǒng)所生成的合同應(yīng)當(dāng)具備水印功能，能夠保障合同的真實(shí)性。在合同履約的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)對(duì)合同的款項(xiàng)支出和收入進(jìn)行全流程管理，對(duì)于合同的變更、解約等信息，應(yīng)當(dāng)確保能夠在第一時(shí)間告知各個(gè)部門。歸檔以后的合同應(yīng)當(dāng)可以被各個(gè)部門進(jìn)行調(diào)取和分析。
3.企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定出符合企業(yè)發(fā)展的范本合同
合同條款風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生是導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)最大的來源。當(dāng)企業(yè)之間出現(xiàn)合同糾紛的時(shí)候，企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合合同的條款進(jìn)行自我保護(hù)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷推進(jìn)范本合同的簽訂，減少因?yàn)楹贤炗喍鴮?dǎo)致的合同風(fēng)險(xiǎn)，保障所簽訂的合同質(zhì)量。合同文本的標(biāo)準(zhǔn)版需要多個(gè)部門進(jìn)行編寫，然后進(jìn)行有針對(duì)性的改變。企業(yè)應(yīng)當(dāng)就經(jīng)常簽訂的范本合同進(jìn)行分析，將招標(biāo)項(xiàng)目合同以及非招標(biāo)項(xiàng)目合同進(jìn)行梳理，結(jié)合市場上企業(yè)的情況，制定出滿足企業(yè)發(fā)展的合同框架和模板。合同中的通用條款應(yīng)當(dāng)只需要補(bǔ)充所簽約雙方的信息和本次所簽訂的主要內(nèi)容。假定出現(xiàn)對(duì)簽約雙方的條款出現(xiàn)異議，則需要結(jié)合異議的部分進(jìn)行單獨(dú)列出。業(yè)務(wù)部門可以結(jié)合實(shí)際的情況有針對(duì)性的對(duì)合同進(jìn)行改善，使得合同會(huì)簽的效率明顯提升。法務(wù)部門則需要關(guān)注合同中的非標(biāo)準(zhǔn)條款和內(nèi)容，這將使得合同的風(fēng)險(xiǎn)大大降低。標(biāo)準(zhǔn)化的合同在執(zhí)行的過程中，可以結(jié)合業(yè)務(wù)部門的實(shí)際情況與公司流程的實(shí)際情況進(jìn)行有針對(duì)性的改變，當(dāng)出現(xiàn)法律法規(guī)改變的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)及時(shí)的對(duì)合同范本進(jìn)行改變。
4.打造滿足企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)防控模式
法務(wù)部門需要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況不斷的完善范本合同的修改，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合合同的執(zhí)行與財(cái)務(wù)預(yù)算的相關(guān)情況進(jìn)行匯報(bào)，各個(gè)部門應(yīng)當(dāng)就合同的履行情況進(jìn)行匯總，定期向管理層提交合同履約的進(jìn)度情況。一旦出現(xiàn)沒有依照合同進(jìn)行履行的情況或者是合同方?jīng)]有嚴(yán)格按照要求進(jìn)行履行的情況，各個(gè)部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合運(yùn)營部門人員向法務(wù)部門提交雙方溝通的證據(jù)，對(duì)于沒有及時(shí)的將合同履約不完善的情況進(jìn)行匯報(bào)或者是造成公司出現(xiàn)重大損失的情況，公司應(yīng)當(dāng)納入考核。當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)難以解決的問題的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)積極的與外部律師溝通，完善合同的履約機(jī)制與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估機(jī)制。通過加強(qiáng)對(duì)合同的監(jiān)督檢查，使得企業(yè)的預(yù)算、采購價(jià)格、招投標(biāo)流程等能夠相互制約，最終形成多個(gè)部門對(duì)合同管理負(fù)責(zé)的局面，最終使得合同管理能夠推動(dòng)企業(yè)的快速發(fā)展。
三、結(jié)語
企業(yè)的合同管理是一項(xiàng)要求標(biāo)準(zhǔn)非常高且難度較大的工作。相關(guān)工作人員需要切實(shí)遵循我國相關(guān)法律，對(duì)企業(yè)合同簽訂過程中的相關(guān)條款進(jìn)行嚴(yán)加審核，建立健全企業(yè)內(nèi)部的規(guī)章制度，就能夠最大程度上規(guī)避企業(yè)日常經(jīng)營過程中所遭遇的各項(xiàng)問題，保障企業(yè)的收益不受到影響，從而能夠使得企業(yè)的日常管理目標(biāo)能夠達(dá)成，有效的推動(dòng)企業(yè)的快速發(fā)展。
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作者：齊翊希 單位：西山煤電新產(chǎn)業(yè)有限公司通用設(shè)備分公司