科研事業(yè)單位合同管理問(wèn)題與建議

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摘要：合同是各類市場(chǎng)主體之間聯(lián)系的紐帶，合同管理是內(nèi)部控制體系的重要組成部分，是科研事業(yè)單位有效降低經(jīng)濟(jì)和廉政風(fēng)險(xiǎn)、保障合法權(quán)益的主要手段之一，單位也越來(lái)越重視這項(xiàng)工作。文章以X單位為例，梳理了實(shí)際工作中科研事業(yè)單位合同管理存在的主要問(wèn)題，結(jié)合合同管理基本理論對(duì)這些問(wèn)題可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了深入分析，后結(jié)合實(shí)際情況，為切實(shí)解決合同管理中的問(wèn)題和有效應(yīng)對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)，有針對(duì)性地提出了關(guān)于健全合同管理制度、提高合同管理人員能力素質(zhì)以及合同管理信息化的建議，為科研事業(yè)單位改進(jìn)合同管理工作提供了借鑒。

關(guān)鍵詞：合同管理；流程；控制；信息化

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展、事業(yè)單位分類改革的不斷深入，科研事業(yè)單位的各項(xiàng)工作的開(kāi)展都離不開(kāi)合同。合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，是權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的載體，其內(nèi)藏各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)，如何防范這些風(fēng)險(xiǎn)則是單位合同管理工作的主要目的。就現(xiàn)狀而言，科研事業(yè)單位的合同管理經(jīng)驗(yàn)相對(duì)于大中型企業(yè)還是有些差距的，在合同管理過(guò)程中存在一些問(wèn)題，本文以X單位為例，就如何提高合同管理水平，有效降低合同風(fēng)險(xiǎn)提出一些自己的建議。

一、X單位合同管理基本情況

X單位是一家科研事業(yè)單位，以承擔(dān)國(guó)家科研項(xiàng)目和服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展為主要任務(wù)，資金來(lái)源主要為財(cái)政撥款、國(guó)家和地方重大專項(xiàng)資金以及其他技術(shù)服務(wù)項(xiàng)目資金。單位內(nèi)部合同管理機(jī)構(gòu)健全，綜合辦公室為合同管理歸口管理部門，對(duì)合同簽章統(tǒng)一保管，并對(duì)正式合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)并歸檔；合同承辦部門主要為業(yè)務(wù)部門，負(fù)責(zé)合同的訂立、履行和執(zhí)行，其中包括了根據(jù)實(shí)際合同進(jìn)度支付合同款；相關(guān)管理部門為合同責(zé)任管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)合同相關(guān)條款的審查和管理；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理收付款工作，并采用登記臺(tái)賬的方式對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行管理；內(nèi)部審計(jì)部門對(duì)合同進(jìn)行監(jiān)督管理，并不定期抽大合同的執(zhí)行進(jìn)度，各部門責(zé)任分工明確。X單位以承擔(dān)項(xiàng)目性質(zhì)、服務(wù)內(nèi)容的不同，將合同分為：科研類合同、技術(shù)服務(wù)類合同、人事類合同、行政類合同、設(shè)備購(gòu)置類合同以及其他類合同等。合同管理的基本流程是：合同經(jīng)辦部門草擬合同，根據(jù)業(yè)務(wù)管理流程，經(jīng)由相應(yīng)職能管理部門審查通過(guò)后（對(duì)于少數(shù)重大合同須法律顧問(wèn)審核），由單位領(lǐng)導(dǎo)審簽，形成合同定稿，合同的具體執(zhí)行與付款，最后是對(duì)爭(zhēng)議事項(xiàng)處理（包括合同變更、解除以及糾紛的處理）和歸檔。由于沒(méi)有合同管理信息系統(tǒng)，合同管理整個(gè)流程均采用線下操作，各流程之間相對(duì)封閉，合同管理效率相對(duì)偏低。

二、合同管理存在的問(wèn)題及分析

X單位有合同管理制度，在合同管理上也根據(jù)上級(jí)主管部門的要求進(jìn)行了改進(jìn)和完善，在保證資金安全、提高事業(yè)效率方面也有很多成效，但在制度執(zhí)行和管理工作中也出現(xiàn)了一些問(wèn)題，現(xiàn)就這些問(wèn)題進(jìn)行分析說(shuō)明。

（一）部分合同管理流程缺失一般情況下，合同從產(chǎn)生到結(jié)束是有一個(gè)過(guò)程的，這其中具體包括合同簽訂前的準(zhǔn)備、合同訂立、合同執(zhí)行、合同結(jié)束等。根據(jù)X單位的性質(zhì)和服務(wù)內(nèi)容，合同簽訂前的準(zhǔn)備工作應(yīng)當(dāng)包括項(xiàng)目可行性研究、確定供應(yīng)商、自身與對(duì)方單位的資質(zhì)能力評(píng)價(jià)以及議價(jià)定價(jià)等；合同訂立階段則主要是合同的草擬與按照業(yè)務(wù)流程對(duì)合同條款進(jìn)行的專業(yè)審查過(guò)程；合同執(zhí)行是合同履行過(guò)程，包括執(zhí)行進(jìn)程、相關(guān)驗(yàn)收以及付款等環(huán)節(jié)；最后是合同的收尾工作，具體包括合同爭(zhēng)議處理以及合同歸檔與反饋。根據(jù)合同管理制度可以看出，X單位目前的合同管理流程主要針對(duì)的是對(duì)合同訂立階段的審核工作，包括合規(guī)性、合法性審查、資質(zhì)能力以及結(jié)算方式等專業(yè)性審查；雖有合同執(zhí)行環(huán)節(jié)，但其中管理控制程度較低，只有付款環(huán)節(jié)的控制；合同結(jié)束環(huán)節(jié)也僅停留在將合同正式文本裝訂歸檔。從合同全過(guò)程管理這一角度來(lái)看，X單位在合同管理過(guò)程中主要缺少對(duì)于合同簽訂前的準(zhǔn)備工作和合同結(jié)束后的反饋等流程。而缺少的這部分對(duì)于整個(gè)合同管理產(chǎn)生了極為不利的影響，一是合同簽訂前的準(zhǔn)備階段，因?yàn)橹贫缺旧砭蜎](méi)有相關(guān)內(nèi)容，這就表示相關(guān)合同管理人員沒(méi)有或很少參與這部分工作，可能導(dǎo)致由于缺乏控制和合同經(jīng)辦人員的能力和專業(yè)的局限性而簽訂明顯不符合自身能力、價(jià)值明顯偏低甚至虛假合同等，給單位造成不必要的損失，同時(shí)由于相關(guān)合同管理人員在準(zhǔn)備階段的參與度較低，對(duì)合同的服務(wù)內(nèi)容不了解、合同價(jià)款不清楚等，嚴(yán)重影響合同簽訂時(shí)的審核效果，致使審核工作變成了“批改作文”，限于對(duì)條款進(jìn)行完善，審核工作流于形式；二是合同結(jié)束后的反饋工作是單位改進(jìn)合同管理工作的主要手段，這項(xiàng)工作的缺失將導(dǎo)致不能對(duì)合同管理中遇到的各類問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)和分析，不利于合同管理工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的積累，無(wú)法對(duì)單位合同管理工作進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核。

（二）合同管理部門協(xié)同作用不夠X單位在管理制度中明確了各合同管理部門的職責(zé)，而且在合同簽訂審核上具體到合同的哪一部分內(nèi)容，表面上是各司其職，實(shí)現(xiàn)了對(duì)合同的審核與監(jiān)管，但實(shí)際上是將合同的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行了切割，導(dǎo)致了管理多頭、相互推諉，不能產(chǎn)生管理上形成合力作用，限制了合同管理水平的提升。1.各合同管理有關(guān)部門相對(duì)獨(dú)立，沒(méi)有一個(gè)部門能夠掌握合同情況的完整信息，綜合辦公室作為合同管理歸口部門僅對(duì)合同編號(hào)、蓋章和歸檔，沒(méi)有掌握合同的具體執(zhí)行情況，也沒(méi)有對(duì)合同數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和對(duì)合同管理中存在的問(wèn)題收集反饋；財(cái)務(wù)部門對(duì)除人事類合同以外的其他合同的收付款情況進(jìn)行登記，不了解合同的具體執(zhí)行情況；人事部門則以蓋章的方式對(duì)人事類合同付款進(jìn)行管理，有人事類合同臺(tái)賬，但不掌握人事類合同實(shí)際已收付款情況的完整信息；其他合同管理部門則僅按照職責(zé)范圍對(duì)合同進(jìn)行審核或進(jìn)行相關(guān)驗(yàn)收工作等，對(duì)合同其他信息并不了解。2.雖然在制度中已明確了相關(guān)管理職責(zé)和范圍，但在實(shí)際的合同管理工作中，由于人員職業(yè)道德與專業(yè)素質(zhì)不盡相同，同時(shí)制度中也沒(méi)有相關(guān)獎(jiǎng)懲措施，使得部分人員怠于履行崗位職責(zé)，在管理過(guò)程中懶散推諉，總認(rèn)為自己的把關(guān)審核可有可無(wú)，一旦出現(xiàn)了問(wèn)題，就會(huì)推卸責(zé)任。3.在多年的合同管理工作中，出現(xiàn)了很多合同管理亂象，已注銷但仍在辦理收付款程序、未達(dá)成合同中既定條款支付合同款、相關(guān)產(chǎn)品或服務(wù)驗(yàn)收不合格后的推諉扯皮以及合同跨期過(guò)長(zhǎng)等，而造成這些現(xiàn)象的本質(zhì)原因是合同管理工作間的脫節(jié)，相關(guān)管理工作未及時(shí)跟進(jìn)，信息不對(duì)稱，相關(guān)合同管理部門間的協(xié)同作用差。

（三）合同管理環(huán)節(jié)專業(yè)控制程度不足合同管理是單位內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范也對(duì)合同管理提出了具體要求，從內(nèi)部控制的角度來(lái)看，X單位的在部分控制環(huán)節(jié)上存在問(wèn)題。1.在合同簽訂過(guò)程中，X單位對(duì)于詢價(jià)、資質(zhì)評(píng)價(jià)、確定供應(yīng)商、議價(jià)定價(jià)以及草擬合同這些環(huán)節(jié)均由合同經(jīng)辦人員統(tǒng)一辦理，而這里包含的詢價(jià)與確定供應(yīng)商、自身資質(zhì)評(píng)價(jià)以及議價(jià)定價(jià)等均為不相容崗位，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)不相容崗位分離的基本內(nèi)部控制原則，導(dǎo)致舞弊風(fēng)險(xiǎn)較大。2.合同審簽流程中，除去重大合同外，對(duì)于大多數(shù)合同缺少對(duì)合同中是否存在法律漏洞的專項(xiàng)審核過(guò)程，不能有效地識(shí)別合同中的法律漏洞，可能導(dǎo)致單位合法經(jīng)濟(jì)利益得不到保障，甚至蒙受不必要的經(jīng)濟(jì)損失。3.在合同執(zhí)行過(guò)程中，X單位關(guān)注點(diǎn)主要集中在收付款環(huán)節(jié)，對(duì)于實(shí)際的執(zhí)行情況缺乏有效的監(jiān)控。如：與某單位簽訂提供技術(shù)服務(wù)的收款合同，X單位的管理重點(diǎn)放在合同資金到賬情況上，而對(duì)于合同的實(shí)際完工程度、未完工情況原因等則缺少監(jiān)控，這就可能導(dǎo)致單位的違約或其他廉政風(fēng)險(xiǎn)；為完成某科研項(xiàng)目的工作任務(wù)，與某公司約定在一定期限內(nèi)完成固定的工作量，但該公司在合同履行期間內(nèi)以各種理由對(duì)于提供的服務(wù)工作一再拖延，而X單位也未及時(shí)運(yùn)用其他法律手段維護(hù)自身權(quán)益，致使單位科研項(xiàng)目無(wú)法完成既定的目標(biāo)任務(wù)，由此單位信用、經(jīng)濟(jì)利益遭受損失。4.X單位有獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)部門，但本應(yīng)作為內(nèi)部監(jiān)督的主力軍，卻僅停留于對(duì)出現(xiàn)了問(wèn)題或問(wèn)題線索后的查處、事后對(duì)合同管理中存在問(wèn)題的審查與整改以及關(guān)鍵廉政風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的查找等靜態(tài)監(jiān)督階段，未實(shí)現(xiàn)對(duì)合同管理全過(guò)程的動(dòng)態(tài)監(jiān)控，這樣的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制不能發(fā)揮出應(yīng)有的風(fēng)險(xiǎn)防控作用。

三、改進(jìn)X單位合同管理的建議

通過(guò)對(duì)X單位合同管理存在的問(wèn)題以及原因分析，就提高合同管理水平和有效降低合同風(fēng)險(xiǎn)，提出以下幾條建議。

（一）健全合同管理制度單位的合同管理制度應(yīng)當(dāng)是對(duì)合同簽訂前準(zhǔn)備、合同簽訂審核、合同執(zhí)行、合同監(jiān)督以及合同歸檔與反饋等合同管理全過(guò)程進(jìn)行規(guī)范和指引，其重要性不言而喻。X單位應(yīng)當(dāng)對(duì)合同管理制度進(jìn)行完善，第一，對(duì)合同管理全部流程進(jìn)行梳理，明確各部門職責(zé)權(quán)限，對(duì)其中不相容崗位進(jìn)行分離；第二，確定一個(gè)對(duì)合同管理工作統(tǒng)一管理的部門，由其統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，掌握合同具體情況，建立合作單位誠(chéng)信檔案，定期披露相關(guān)的統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)；第三，完善合同管理工作的評(píng)價(jià)與考核辦法，按年度對(duì)單位合同管理工作進(jìn)行總結(jié)分析；第四，建立健全合同管理獎(jiǎng)懲機(jī)制，根據(jù)合同管理和執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)考核，與年終績(jī)效相掛鉤，逐步提升合同管理人員的工作積極性。

（二）提升合同管理人員能力素質(zhì)1.增加合同管理人員集中培訓(xùn)、業(yè)內(nèi)交流等學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，以內(nèi)部研討的形式召集合同管理人員展開(kāi)對(duì)合同管理進(jìn)行討論學(xué)習(xí)，提高合同管理人員的職業(yè)道德與專業(yè)素質(zhì)，促使其在管理工作中客觀公正，恪盡職守，能夠根據(jù)科研事業(yè)單位改革新形勢(shì)和信息化發(fā)展新趨勢(shì)創(chuàng)新工作方式方法，不斷改進(jìn)合同管理水平。2.對(duì)于大多數(shù)非重大合同由于沒(méi)有專門人員負(fù)責(zé)對(duì)于合同中的法律漏洞和風(fēng)險(xiǎn)的審核與識(shí)別，X單位有必要明確專門人員進(jìn)行審核，強(qiáng)化這部分人員的法律漏洞審核能力，或者聘請(qǐng)專門的法律專業(yè)人員開(kāi)展這方面工作，這樣才能完善合同管理的合法、合規(guī)性審核流程，為維護(hù)合同權(quán)益提供保障。3.切實(shí)提高內(nèi)部審計(jì)部門對(duì)于合同監(jiān)督的能力水平，組織內(nèi)部審計(jì)人員參加有關(guān)內(nèi)部監(jiān)督的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，對(duì)于合同的監(jiān)管不能局限于事后的追責(zé)，應(yīng)當(dāng)將監(jiān)督落實(shí)到合同管理的全過(guò)程，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)監(jiān)管，特別是一些重大合同，要從合同準(zhǔn)備階段開(kāi)始參與到整個(gè)合同管理過(guò)程，并定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)防范措施是否落實(shí)到位進(jìn)行檢查。

（三）利用信息系統(tǒng)，提升合同管理水平在現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程中，信息化建設(shè)是科技發(fā)展的關(guān)鍵一步，X單位在合同管理過(guò)程中，無(wú)論是合同審批，還是合同執(zhí)行，都采用的是線下管理，影響合同管理效率，不利于合同信息的共享。X單位應(yīng)當(dāng)及早將合同管理信息化提上日程，逐步將合同管理工作由線下轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上，打破部門的壁壘，實(shí)現(xiàn)資源的共享，只有這樣才能給合同管理效率帶來(lái)質(zhì)的提升。具體采用如下措施：第一，對(duì)同行業(yè)單位中合同管理信息化工作做得比較好的單位進(jìn)行實(shí)地調(diào)研，學(xué)習(xí)借鑒合同管理經(jīng)驗(yàn)，并初步了解系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程、合同管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果以及相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)防范措施。第二，以X單位的合同管理制度為基礎(chǔ)，充分梳理合同管理工作中的“事前、事中、事后”全部流程與關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，在合同管理部門與軟件公司進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)充分考量與匹配，從而設(shè)計(jì)出適用的合同管理系統(tǒng)。第三，系統(tǒng)運(yùn)行前，按照合同管理制度中相關(guān)部門的職責(zé)任務(wù)對(duì)合同管理人員進(jìn)行權(quán)限分配和合理授權(quán)，不相容崗位實(shí)現(xiàn)有效分離。第四，系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)，各部門各司其職，完成本職工作，合同歸口管理部門要加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的推廣與應(yīng)用，財(cái)務(wù)部門嚴(yán)格根據(jù)系統(tǒng)反映出的合同執(zhí)行進(jìn)度支付合同款項(xiàng)，合同驗(yàn)收相關(guān)部門及時(shí)通過(guò)系統(tǒng)反饋驗(yàn)收信息，內(nèi)部審計(jì)部門則要加強(qiáng)在線監(jiān)督，確保在系統(tǒng)運(yùn)行的同時(shí)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)防范措施落地。第五，在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，要定期測(cè)試系統(tǒng)運(yùn)行的有效性，及時(shí)根據(jù)實(shí)際的管理情況對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和維護(hù)，做好合同數(shù)據(jù)的定期備份工作，保證數(shù)據(jù)的安全完整。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上，合同管理工作是科研事業(yè)單位內(nèi)部控制的重要組成部分，合同管理水平也是層次不齊的，如何改進(jìn)合同管理工作需要我們持續(xù)增加關(guān)注度。合同管理工作并不是獨(dú)立的，它與預(yù)算管理、財(cái)務(wù)管理、項(xiàng)目管理等都有著密切的聯(lián)系，合同管理工作中的問(wèn)題也不是千篇一律的，可能會(huì)因?yàn)楦鱾€(gè)單位的單位性質(zhì)或業(yè)務(wù)內(nèi)容不同導(dǎo)致不同問(wèn)題的出現(xiàn)，所以合同管理工作的改進(jìn)沒(méi)有統(tǒng)一的模式，只有針對(duì)具體問(wèn)題對(duì)癥下藥，才能真正解決合同管理中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，提高合同管理水平。當(dāng)然同行業(yè)之間的經(jīng)驗(yàn)交流是必不可少的，往往可以發(fā)現(xiàn)很多可能而未發(fā)生的問(wèn)題，從而節(jié)約大量的調(diào)研成本，加快改進(jìn)合同管理水平的腳步。

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作者：羅雪兵 單位：中國(guó)地質(zhì)科學(xué)院巖溶地質(zhì)研究所