酒店業(yè)經(jīng)營管理審計研究

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［摘要］酒店業(yè)具有獨特的經(jīng)營特點和業(yè)務(wù)流程，文章結(jié)合對某五星級酒店開展的經(jīng)營管理審計的情況介紹，重點分析了酒店行業(yè)的審計思路、方法和發(fā)現(xiàn)的典型問題，以期對酒店業(yè)的審計提供指引和參考。

［關(guān)鍵詞］營銷管理;財務(wù)管理;工程管理;存貨管理

1項目基本情況

筆者作為第三方審計機(jī)構(gòu)，受某集團(tuán)委托，對下屬五星級酒店開展了三年的經(jīng)營管理審計。該酒店是綜合型酒店，包含餐飲、客房、娛樂、商業(yè)出租、商品銷售、停車等服務(wù)，其中餐飲部和客房部是重點，營業(yè)收入大，管理也最復(fù)雜。該酒店業(yè)務(wù)系統(tǒng)是國際上先進(jìn)的酒店管理系統(tǒng)，采用用友軟件，業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)之間沒有自動對接，需要人工從業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)，在財務(wù)系統(tǒng)中手動核算。

2審計流程

(1)開展審前調(diào)查，確定審計重點。經(jīng)過訪談、審閱酒店管理制度和調(diào)查，編制審計方案，初步確定以下審計重點:第一，酒店內(nèi)部控制制度是否完善，控制是否有效;第二，客房、餐飲、物業(yè)出租收入的完整性，是否存在截留;第三，營銷管理的規(guī)范性，銷售定價、賒銷、款項回收、壞賬核銷是否合規(guī);第四，采購報價制度、詢價制度的執(zhí)行是否有效，核查報價是否存在異常波動;第五，日常采購驗收流程與付款結(jié)算周期是否符合約定，非日常采購的審批手續(xù)是否完備。

(2)實施現(xiàn)場審計，發(fā)現(xiàn)問題取證。根據(jù)審計實施方案，組建審計工作組，按照專業(yè)線條進(jìn)行分工，開展現(xiàn)場審計工作。重點從業(yè)務(wù)線條出發(fā)，對客房、餐飲、娛樂、商業(yè)出租、商品銷售、停車等各業(yè)務(wù)線條進(jìn)行穿行測試，熟悉各業(yè)務(wù)發(fā)生的流程，查找內(nèi)控薄弱點，抽取樣本進(jìn)行實質(zhì)性測試，對發(fā)現(xiàn)的問題編制審計取證表。

(3)匯總審計結(jié)果，出具審計報告。根據(jù)經(jīng)溝通確認(rèn)的審計發(fā)現(xiàn)問題，編制專項審計報告征求意見稿，與被審計單位交換意見后確定最終審計報告。

3酒店業(yè)管理中存在的常見問題

(1)營銷管理方面。①信用評級管理未有效執(zhí)行。沒有按制度規(guī)定成立信用管理專責(zé)小組，沒有落實客戶信用評級工作，對賒銷客戶沒有實施信用評級管理，導(dǎo)致部分明顯存在異常客戶仍在酒店進(jìn)行了賒銷，長期掛賬無法收回款項。②客房預(yù)定管理存在控制缺陷。審計發(fā)現(xiàn)，按照流程設(shè)計，酒店管理系統(tǒng)中的預(yù)定管理模塊應(yīng)由市場營銷部下屬預(yù)訂部進(jìn)行操作，但實際上除預(yù)訂部人員外，業(yè)務(wù)員、賬務(wù)員、部門經(jīng)理等均擁有預(yù)定操作權(quán)限，不需要經(jīng)過審批均可以完成預(yù)定操作。存在業(yè)務(wù)員在預(yù)定環(huán)節(jié)通過違規(guī)登記客戶規(guī)避賒銷審批的風(fēng)險。③部分賒銷客戶未按照制度規(guī)定履行賒銷審批手續(xù)，也未簽訂賒銷合同。審計發(fā)現(xiàn)，部分賒銷客戶未按照制度規(guī)定履行賒銷審批手續(xù)，也未簽訂合同，市場營銷部賬務(wù)員在沒有獲得賒銷授權(quán)的情況下，可以根據(jù)業(yè)務(wù)員的通知在酒店管理系統(tǒng)中進(jìn)行掛賬，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中也沒有系統(tǒng)自動控制功能。④未落實與客戶對賬的閉環(huán)管理。除了長期協(xié)議客戶由財務(wù)部直接對賬外，其他賒銷客戶的對賬流程為:財務(wù)部次月初與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行應(yīng)收款項對賬，發(fā)出應(yīng)收款項催收通知函，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽認(rèn)，業(yè)務(wù)部門沒有按規(guī)定向客戶提交催款通知書并取回客戶簽章確認(rèn)回執(zhí)，并將確認(rèn)回執(zhí)交回財務(wù)部，因此未形成與客戶對賬的閉環(huán)管理機(jī)制，使酒店無法及時掌握客戶的真實欠款情況，存在業(yè)務(wù)人員截留挪用公款的風(fēng)險。

(2)財務(wù)管理方面。①以其他客戶預(yù)付款及押金沖銷應(yīng)收款項。審計發(fā)現(xiàn)，該酒店存在一些賬齡在2年以上的應(yīng)收款項，直接沖銷其他客戶的預(yù)付款或物業(yè)租賃押金。經(jīng)了解，被沖銷的掛賬款項主要有兩種情況:一是經(jīng)銷售部門與客戶核對后存在爭議，但由于掛賬時間較長，未能查找當(dāng)時掛賬的依據(jù)，無法向客戶追收的賬款;二是沖銷的預(yù)付款及押金主要為已退租租戶未退押金，或未能查明原因的預(yù)付款。②應(yīng)收款項各掛賬賬戶之間缺乏調(diào)整依據(jù)。審計發(fā)現(xiàn)，該酒店應(yīng)收款項掛賬客戶存在多次、多筆相互調(diào)整的情況，憑證未見調(diào)整依據(jù)。經(jīng)了解，調(diào)整掛賬客戶是由于在掛賬時錯入掛賬賬戶，故后期需要對賬戶進(jìn)行調(diào)整。③餐飲毛利率異常，餐飲食品成本核算不準(zhǔn)確。本次審計通過對2016年、2017年、2018年各月份的餐飲收入、成本和毛利進(jìn)行分析性復(fù)核，發(fā)現(xiàn)多個月份毛利率仍異常，餐飲食品成本核算不準(zhǔn)確，日常成本分析結(jié)果流于形式。④部分二級倉庫物資以領(lǐng)代耗，形成“賬外資產(chǎn)”。酒店設(shè)置了一級倉庫，由財務(wù)部進(jìn)行管理和核算，客房部、餐廳、廚房、工程部等部門同時設(shè)置了二級倉庫。物資從一級倉庫領(lǐng)用到二級倉庫時，財務(wù)一次性確認(rèn)了相關(guān)成本費(fèi)用，每月月末財務(wù)將餐廳的庫存余額重新轉(zhuǎn)入“原材料”，但部分二級倉庫的庫存余額(客房部、廚房、工程部)并未轉(zhuǎn)回“原材料”，一方面導(dǎo)致成本核算不準(zhǔn)確，另一方面導(dǎo)致部分物資形成“賬外資產(chǎn)”。

(3)采購管理方面。①項目拆分立項規(guī)避招投標(biāo)。該酒店不同樓層的4個裝修項目，均在同一時間段立項，評標(biāo)也在同一天評標(biāo)，均通過詢價采購方式邀請了3家單位報價。審計發(fā)現(xiàn)，4個裝修項目合計金額已超過制度規(guī)定的公開招標(biāo)金額。②部分項目采購?fù)稑?biāo)單位存在關(guān)聯(lián)關(guān)系，存在串通報價嫌疑。某幾個項目均采用詢價采購的方式，均邀請3家單位參與報價，評標(biāo)均為最低價中標(biāo)法，3家公司報價非常接近，均為同一公司中標(biāo)。審計通過天眼查等查詢，發(fā)現(xiàn)3家單位存在關(guān)聯(lián)關(guān)系，3家公司均為同一法人控制。③部分采購并非來自中標(biāo)供應(yīng)商或采購價格非中標(biāo)價格。該酒店食材采購每15天報價一次，報價時會列明食材的規(guī)格型號，由供應(yīng)商庫內(nèi)的單位進(jìn)行密封報價，從而確定一定期間的中標(biāo)供應(yīng)商。審計發(fā)現(xiàn)，部分采購環(huán)節(jié)存在異常，主要表現(xiàn)在部分采購并非來自中標(biāo)供應(yīng)商，部分采購價格并非中標(biāo)價格。出現(xiàn)這些情況的原因有多種:一是管理還存在漏洞，未嚴(yán)格執(zhí)行采購結(jié)果;二是食材規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)不夠細(xì)化，名稱一樣實際上存在價格差異;三是日常經(jīng)營會有些特殊情況采購，中標(biāo)供應(yīng)商剛好缺貨。但后面兩種情況缺乏過程記錄。

(4)工程管理方面。①立項程序不符合酒店制度規(guī)定。審計發(fā)現(xiàn)，酒店多個工程項目未按照“三重一大”決策流程上報集團(tuán)審批，只是酒店的董事會進(jìn)行了審批。②招標(biāo)控制價中成本控制不嚴(yán)謹(jǐn)。審計發(fā)現(xiàn)，在某工程項目送審資料中，有正常的清單計價編制說明，但無預(yù)算書明細(xì)，項目未按照工程預(yù)算編制的規(guī)定進(jìn)行編制。招標(biāo)控制價的確定依據(jù)不足，成本控制存在較大風(fēng)險。③招標(biāo)控制價設(shè)定依據(jù)不充分。某維護(hù)類工程項目，直接參照上一次招標(biāo)限價設(shè)定本次招標(biāo)限價，然后考慮到人員工資上漲等因素按照上次限價的1.1倍確定為本次招標(biāo)限價，而上次的招標(biāo)控制價并無確定依據(jù)，因此招標(biāo)控制價設(shè)定依據(jù)不充分。④控制價文件不齊全。酒店裝修工程只有“綜合單價分析表”，缺“單位工程招標(biāo)控制價匯總表”“分部分項工程和單價措施項目清單與計價表”“總價措施項目清單與計價表”“其他項目清單與計價匯總表”“暫列金額明細(xì)表”“規(guī)費(fèi)、稅金項目計價表”。

4啟示與建議

酒店業(yè)具有鮮明的行業(yè)特點，例如營業(yè)項目種類復(fù)雜、業(yè)務(wù)系統(tǒng)專業(yè)性強(qiáng)、成本核算難度大、資金交易頻繁。因此，如何抓住審計重點領(lǐng)域，發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵內(nèi)部控制缺陷就顯得尤為重要，筆者建議:第一，要系統(tǒng)學(xué)習(xí)酒店業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，例如Opera系統(tǒng)、西軟系統(tǒng)等，從業(yè)務(wù)前端入手，查找存在的控制缺陷;第二，始終保持職業(yè)謹(jǐn)慎和職業(yè)懷疑態(tài)度，嚴(yán)格按照審計實施方案對重點領(lǐng)域做到審計全覆蓋，不輕易放過任何一個疑點;第三，穿行測試在酒店業(yè)的客房收入、餐飲收入、物資采購等審計環(huán)節(jié)非常有效，能夠快速發(fā)現(xiàn)內(nèi)控薄弱環(huán)節(jié);第四，現(xiàn)場抽查盤點并充分利用業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行勾稽核對，對于酒店行業(yè)存貨審計行之有效。

參考文獻(xiàn):

［1］張彬.關(guān)于酒店企業(yè)完善內(nèi)部審計的探討［J］．現(xiàn)代商業(yè)，2015(5)．

［2］肖珩．海南省星級酒店內(nèi)部審計問題研究［J］．中國國際財經(jīng)，2017(23).

作者：李炤洋 單位：中南智華會計師事務(wù)所