經(jīng)濟學(xué)角度下歸檔的重要性分析

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【摘要】從經(jīng)濟學(xué)的角度看，檔案具有準公共物品性質(zhì)，有稀缺性和使用價值，存在供給與需求的關(guān)系。本文從經(jīng)濟學(xué)的角度分析歸檔的重要性以及檔案歸檔到檔案館保存的原因，并從經(jīng)濟學(xué)的角度提出了優(yōu)化歸檔的對策。

【關(guān)鍵詞】經(jīng)濟學(xué)；檔案工作；歸檔

辦理完畢具有保存價值的文件，經(jīng)系統(tǒng)整理后須交檔案室或檔案館保存。凡是反映本機關(guān)工作活動、具有查考利用價值的文件材料均應(yīng)歸檔保存。辦理完畢的文件材料由文書部門或業(yè)務(wù)部門整理、立卷后定期向檔案館（室）移交。歸檔是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，與檔案資源建設(shè)和向社會提供利用密切相關(guān)。從經(jīng)濟學(xué)的角度來分析歸檔的原因以及優(yōu)化歸檔的對策，對檔案工作具有重要意義。

一、從經(jīng)濟學(xué)角度分析歸檔的原因

（一）檔案具有準公共物品的性質(zhì)。公共物品的兩個基本特征是消費的非競爭性和受益的非排他性。非競爭性是指消費者對公共物品的任何消費均不會影響其他消費者的消費。非排他性指在某一物品的消費過程中，物品的提供者無法有意將某些消費者排除在外，例如不支付費用不予消費。甲到檔案館查檔案，不會因為甲來查閱了檔案乙便不能來查。但是紙質(zhì)檔案一次只能供一個用戶使用，這便會影響下一個用戶同時來使用這份檔案。數(shù)字化或電子化的檔案可以同時供多名用戶同時使用，但是受地域限制，便不能在空間上提供給所有需要查檔的人員。只要符合查閱檔案的資格，檔案工作者便不能有意地將這些消費者排除在外。所以，檔案具有準公共物品的性質(zhì)。正因檔案具有準公共物品的性質(zhì)，不能將檔案交由私人市場進行配置，市場無法將豐富的檔案資源給予有效配置。因此需要檔案部門據(jù)此制定公共政策來規(guī)定各機構(gòu)的歸檔事宜。

（二）檔案資源具有稀缺性。經(jīng)濟學(xué)研究社會如何管理自己的稀缺資源。稀缺性是指社會擁有的資源是有限的，因此不能生產(chǎn)人們希望擁有的所有物品和勞務(wù)。不是所有文件處理完畢都歸檔保存，處理完畢且具有保存價值的文件才能歸檔。在歸檔前，需對處理完畢的文件進行鑒定，一是鑒定是否有保存價值，二是劃分保管期限。檔案價值鑒定，本身是一種極具主觀性的工作，諸多原因使得保存的檔案資源有限，而用戶利用檔案的需求卻在不斷增長。所以，檔案是一種稀缺資源，檔案部門不能生產(chǎn)出用戶所希望擁有的所有檔案資源。正是因為檔案資源具有稀缺性，不能保證人人都能利用到所需的檔案，為了豐富檔案資源，需要進行歸檔保存。

（三）檔案具有使用價值。使用價值是指能夠滿足人們某種需要的屬性。檔案能夠滿足人們的某種需要，如參考憑證、修史編志、學(xué)術(shù)研究。但檔案不是為了交換的勞動產(chǎn)品，因此沒有價值，但有使用價值。馬克思主義政治經(jīng)濟學(xué)認為，使用價值是由具體勞動創(chuàng)造的。每一份檔案的形成，凝聚了體力勞動與腦力勞動。在文件時期，需要草擬、審閱、簽發(fā)、處理，處理完畢后，需要鑒定是否需要保存并劃分保管期限，需要歸檔再按規(guī)定定期歸檔。每一環(huán)節(jié)都凝聚了無差別的人類勞動，檔案具有使用價值。檔案具有使用價值，因此需要歸檔保存，以便將來提供方便、優(yōu)質(zhì)的利用服務(wù)。

（四）檔案歸檔存在供給與需求的關(guān)系。需求是指消費者在一定價格條件下對商品的需要量。它包括兩個條件，即消費者愿意購買和有支付能力。如果消費者沒有支付能力，即使有獲得某種使用價值的愿望，也不能形成有效需求。歸檔部門每年要形成許多需歸檔的檔案，這表明有“支付能力”。供給是指在某一特定時期內(nèi)，經(jīng)營者在一定價格條件下愿意并可能出售的產(chǎn)品量。符合查檔條件的都可來檔案館查閱檔案，符合查檔條件即“在一定價格條件下”，保存有歸檔過來的檔案材料即“愿意并可能出售”。歸檔部門每年要形成許多有保存價值的、需要歸檔的檔案，以防將來查考備用。保存在檔案館，可以有效實現(xiàn)方便、快捷查找檔案。社會其它公眾因編史修志、學(xué)術(shù)研究、查考佐證也有到檔案館查找檔案的需求。檔案館作為公共部門，以向社會有效提供和利用檔案為最終目的，有收集檔案有效保管的需求。

二、歸檔到檔案館保存的原因分析

（一）檔案歸檔到檔案館沒有競爭者。排他性是指一種物品具有的可以阻止一個人使用該物品的特性。所謂競爭性是指一個人使用一種物品將減少其他人對該物品的使用的特性。于檔案而言，檔案工作部門主動提供檔案供使用，用戶使用該檔案并不會妨礙他人再使用該檔案，隨著數(shù)字化檔案館的建設(shè)，檔案資源可以實現(xiàn)共享，即多人可同時利用同一份檔案。當(dāng)一種物品在消費中有排他性但沒有競爭性時，這就是“自然壟斷”。每一檔案館保存的檔案都不可能和其他檔案館的一樣，所以檔案館在保存檔案時具有非競爭性，屬于“自然壟斷”。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第十條規(guī)定“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有?！钡谑粭l規(guī)定“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。”應(yīng)該歸檔的檔案都應(yīng)歸檔到檔案館，在歸檔上，檔案館沒有競爭者。

（二）節(jié)省成本。從成本——收益上來分析，歸檔檔案集中移交到檔案館有利于節(jié)省成本，創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會效益。各檔案形成機構(gòu)自行歸檔保管，不僅需要專門的檔案庫房，還需要配備專業(yè)的檔案人員管理檔案，配備保存空間與專業(yè)人才，無疑需要消耗財力與物力。檔案館配有專門的檔案庫房，建筑標準能滿足保存檔案的需求。專業(yè)的檔案管理人員，能使檔案得到更好的保管和提供更有效的利用服務(wù)。對于檔案管理而言，由檔案形成機構(gòu)分散保管和提供利用所需要的成本肯定會大于由檔案館集中保管和提供利用所需要的成本。因此，將檔案歸檔到檔案館集中保管，統(tǒng)一利用是一種經(jīng)濟的做法。

（三）降低風(fēng)險。在經(jīng)濟學(xué)上，風(fēng)險厭惡指不喜歡不確定性。在歸檔保管時，各檔案形成單位自行保管檔案，一則檔案庫房不同于一般的建筑，專業(yè)檔案庫房能更好地延長檔案壽命，各檔案形成機構(gòu)自行保管檔案，由于缺乏專業(yè)庫房，或缺乏保管空間，檔案受損受破壞的風(fēng)險遠大于檔案館集中保管。二則一般單位很難為檔案保管配備齊全的檔案管理設(shè)施及檔案專業(yè)人才，檔案的科學(xué)保管和有效利用便很難實現(xiàn)。將檔案集中到檔案館統(tǒng)一保管，便于實現(xiàn)檔案的科學(xué)管理，借助現(xiàn)代管理手段和專業(yè)人才，便于提供便捷有效的檔案利用服務(wù)。對于風(fēng)險厭惡者而言，集中到檔案館統(tǒng)一保管相當(dāng)于購買了一份保險，能有效延長檔案壽命，又使檔案得到科學(xué)、有效的保管，還方便自己或其它用戶查找利用檔案。

三、從經(jīng)濟學(xué)角度分析優(yōu)化歸檔的對策

（一）檔案行政部門充分行使公共政策。私人市場提供的檔案信息往往是不完整不充分的，檔案部門以向社會提供檔案資源，滿足社會性需求作為自己的最終目的，而市場無法將豐富的檔案資源給予有效配置。檔案部門如何將檔案整合成檔案資源，并有效地提供和利用檔案是需要檔案部門解決的問題。作為檔案這一公共物品的行政部門，應(yīng)根據(jù)社會經(jīng)濟的發(fā)展，制定適宜的政策，引導(dǎo)社會對歸檔工作的正確認識，并進一步完善歸檔工作。各檔案館應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》及其它相關(guān)法律法規(guī)制定本館歸檔的規(guī)章制度，規(guī)范歸檔范圍，制定整理檔案的細則。如文書檔案可遵照《歸檔文件整理規(guī)則DA／T22-2015》來對歸檔文件進行分類、整理，電子檔案歸檔可遵照《電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T18894》。

（二）制定評比制度。由于國家規(guī)定“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”，檔案的所有權(quán)和保管權(quán)得到了法律的保障，檔案館沒有私營競爭對手。由于沒有競爭，容易導(dǎo)致檔案館工作人員按部就班、安于現(xiàn)狀，缺乏奮發(fā)向上、爭先創(chuàng)優(yōu)的意識。建立與完善目標管理、責(zé)任考核、歸檔評比等制度，將歸檔工作與獎懲掛鉤。引導(dǎo)檔案人員不斷學(xué)習(xí)新知識，接受新技術(shù)，提高檔案整理質(zhì)量，提高歸檔效率。形成依靠自己的努力去拼搏的激勵機制和競爭態(tài)勢，使歸檔工作的質(zhì)量、效率均得到提高。

（三）提高兼職檔案員的職業(yè)素養(yǎng)。建立目標管理、責(zé)任考核制度，能增強檔案工作人員的競爭意識，形成人人努力向上的競爭態(tài)勢，但也存在一切向利益看以及優(yōu)秀、先進輪流當(dāng)?shù)膯栴}。檔案工作傳統(tǒng)的默默奉獻、吃苦耐勞、兢兢業(yè)業(yè)的精神仍需要提倡。另外，歸檔文件多由檔案形成部門的兼職檔案員整理、鑒定后歸檔，而大多數(shù)兼職檔案員非檔案專業(yè)出身。因此，通過定期培訓(xùn)、專業(yè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、就業(yè)再學(xué)習(xí)等方式，加強兼職檔案員的職業(yè)素質(zhì)。兼職檔案員要認真學(xué)習(xí)，努力提高自身專業(yè)素養(yǎng)，同時也要秉承檔案工作傳統(tǒng)的默默奉獻、兢兢業(yè)業(yè)的職業(yè)道德。

（四）電子檔案歸檔，降低成本。在經(jīng)濟學(xué)上，節(jié)約社會需要勞動時間，可以節(jié)約成本，提高生產(chǎn)率。對于歸檔而言，也需要提高歸檔效率。一方面，各單位在辦理完文件后，應(yīng)按照規(guī)定整理好待歸檔文件，并在規(guī)定時間內(nèi)歸檔；另一方面，對于電子檔案歸檔應(yīng)提倡邏輯歸檔。在不改變檔案實體的存儲方式和位置的前提下，將反映檔案實體的管理元數(shù)據(jù)移交給檔案部門，并同時轉(zhuǎn)移管理權(quán)限的歸檔方式。在《歸檔文件整理規(guī)則DA／T22-2015》中指出歸檔文件指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。其中便指出電子文件材料應(yīng)該歸檔。電子文件材料歸檔，便于在空間上實現(xiàn)檔案資源共享，減少檔案利用的排他性。

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作者：徐娟 劉大巧 張彩艷 單位：云南大學(xué)檔案館 昆明城路開發(fā)經(jīng)營有限責(zé)任公司