工程教育認(rèn)證下的教學(xué)秘書工作改進(jìn)

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［摘要］隨著工程教育認(rèn)證的穩(wěn)步推進(jìn)，教學(xué)管理和教學(xué)秘書工作迎來新的挑戰(zhàn)。教學(xué)秘書要踐行“以學(xué)生為中心”的理念，在學(xué)生管理和教學(xué)運(yùn)行安排中體現(xiàn)以全體學(xué)生為中心。在認(rèn)證過程中擺正角色定位，為專業(yè)認(rèn)證提供數(shù)據(jù)、檔案資料等。加強(qiáng)對工程教育認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)培養(yǎng)方案和課程體系及教學(xué)管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高管理能力和工作效率，增強(qiáng)創(chuàng)新意識。在日常教學(xué)管理過程中加強(qiáng)痕跡工程，注重平時(shí)資料積累，科學(xué)管理檔案。挖掘數(shù)據(jù)為教學(xué)運(yùn)行提供決策支持，根據(jù)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)要求不斷持續(xù)改進(jìn)。

［關(guān)鍵詞］工程教育認(rèn)證；教學(xué)管理；教學(xué)秘書；持續(xù)改進(jìn)

工程教育認(rèn)證作為高等教育認(rèn)證的重要組成部分，屬于專業(yè)認(rèn)證，是由專業(yè)性認(rèn)證機(jī)構(gòu)組織工程技術(shù)專業(yè)領(lǐng)域的教育界學(xué)術(shù)專家和相關(guān)行業(yè)的技術(shù)專家，以該行業(yè)工程技術(shù)從業(yè)人員應(yīng)具備的職業(yè)資格為要求，對工程技術(shù)領(lǐng)域相關(guān)專業(yè)的工程教育質(zhì)量進(jìn)行評價(jià)、認(rèn)可并提出改進(jìn)意見的過程[1][2]。工程教育認(rèn)證工作的基本程序包括六個(gè)階段：申請和受理、學(xué)校自評與提交自評報(bào)告、自評報(bào)告的審閱、現(xiàn)場考查、審議和做出認(rèn)證結(jié)論、認(rèn)證狀態(tài)保持[3]。2016年浙江理工大學(xué)機(jī)械與自動(dòng)控制學(xué)院（以下簡稱“我院”）的機(jī)械設(shè)計(jì)制造及其自動(dòng)化專業(yè)接受了全國工程教育認(rèn)證專家組的現(xiàn)場考查，并通過了認(rèn)證；2018年10月和11月，我院的測控技術(shù)與儀器和自動(dòng)化專業(yè)分別接受了專家組的考查，其他幾個(gè)專業(yè)也在準(zhǔn)備申請認(rèn)證中。各專業(yè)認(rèn)證的推進(jìn)，對學(xué)院的教學(xué)管理工作和教學(xué)秘書工作提出了新的挑戰(zhàn)。教學(xué)秘書在完成日常教學(xué)管理工作的同時(shí)，要配合專業(yè)認(rèn)證提供大量的教學(xué)數(shù)據(jù)和檔案資料，根據(jù)認(rèn)證要求調(diào)整管理理念、提高工作效率，不斷改進(jìn)。

一、更新教學(xué)管理理念

工程教育專業(yè)認(rèn)證遵循的基本理念是“以學(xué)生為中心、以成果為導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”。其中最重要的就是以學(xué)生為中心，這就要求在教學(xué)上以學(xué)生為主體和核心[4]?！耙詫W(xué)生為中心”的理念落實(shí)在學(xué)生管理中，是以全體學(xué)生為中心，專業(yè)需對學(xué)生個(gè)體的學(xué)業(yè)情況進(jìn)行跟蹤與評估，對于學(xué)業(yè)有困難的學(xué)生及時(shí)預(yù)警，并采取必要的幫扶措施，幫助學(xué)生提高學(xué)業(yè)成績，達(dá)成畢業(yè)要求。這需要教學(xué)秘書更加耐心細(xì)致，在每一項(xiàng)工作中踐行“以學(xué)生為中心”的理念，使學(xué)生順利地完成學(xué)業(yè)，達(dá)到畢業(yè)要求。在管理工作中應(yīng)做出以下幾點(diǎn)改進(jìn)。

（一）合理安排教學(xué)任務(wù)傳統(tǒng)的基于課程導(dǎo)向的工程教育理念強(qiáng)調(diào)傳道、授業(yè)、解惑，中心是教師如何教好[5]。在教學(xué)任務(wù)下達(dá)時(shí)以專業(yè)培養(yǎng)計(jì)劃為依據(jù)，在排課時(shí)以教師需求為中心，不能全面顧及學(xué)生的需求。“以學(xué)生為中心”的理念落實(shí)在教學(xué)運(yùn)行的安排中要考慮到本專業(yè)全體學(xué)生的需求。當(dāng)教師需求和學(xué)生需求有沖突時(shí)，會(huì)給排課帶來矛盾，這時(shí)教學(xué)秘書需要和相關(guān)教師協(xié)調(diào)，將“以學(xué)生為中心”的理念貫徹到全體教師中。同時(shí)，教學(xué)秘書作為學(xué)生、教師、教務(wù)管理部門的中間橋梁，掌握著學(xué)生的動(dòng)態(tài)和需求，要及時(shí)反饋學(xué)生的問題和訴求至學(xué)院和學(xué)校職能部門。另外，學(xué)分制下重修、轉(zhuǎn)專業(yè)等因素造成的選課的不確定性，都要求課程安排更科學(xué)合理。

（二）定期核查獲得學(xué)分每學(xué)期選課前，教學(xué)秘書應(yīng)統(tǒng)計(jì)各專業(yè)全體學(xué)生歷年獲得學(xué)分的情況，讓學(xué)生自行核對修讀學(xué)分的完成情況，以便選課時(shí)選擇是否需要重修課程。同時(shí)，教學(xué)秘書應(yīng)將數(shù)據(jù)提供給選課指導(dǎo)教師，讓專業(yè)教師在選課時(shí)對獲得學(xué)分較少的學(xué)生進(jìn)行特別指導(dǎo)。

（三）對學(xué)籍警示學(xué)生的幫扶通過選課環(huán)節(jié)、學(xué)風(fēng)學(xué)紀(jì)教育等對學(xué)業(yè)有困難的學(xué)生提供特別指導(dǎo)。同時(shí)請專業(yè)教師關(guān)注學(xué)生的學(xué)習(xí)動(dòng)態(tài)，與學(xué)工線保持密切聯(lián)系，及時(shí)提供學(xué)生的課業(yè)完成情況，以便幫助學(xué)生調(diào)整學(xué)習(xí)態(tài)度和學(xué)習(xí)方法。

（四）加強(qiáng)對轉(zhuǎn)專業(yè)和交流生的課程替代和學(xué)分認(rèn)定指導(dǎo)在學(xué)校課程替代和學(xué)分認(rèn)定文件規(guī)定范圍內(nèi)對每個(gè)轉(zhuǎn)專業(yè)和交流學(xué)生的完成課程與本專業(yè)培養(yǎng)計(jì)劃進(jìn)行比對，對不明確的課程由專業(yè)提出替代方案報(bào)主管部門批準(zhǔn)后，指導(dǎo)學(xué)生完成課程替代和學(xué)分認(rèn)定，對無法替代和認(rèn)定的課程提供選課指導(dǎo)。

二、明確教學(xué)秘書在認(rèn)證過程的角色定位

工程教育認(rèn)證是專業(yè)認(rèn)證，注重考查專業(yè)的教學(xué)和管理水平[6]。認(rèn)證過程主要由專業(yè)教師負(fù)責(zé)，教學(xué)秘書予以配合。在起草申請報(bào)告、自評報(bào)告時(shí)，教學(xué)秘書需要及時(shí)提供大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和資料；在現(xiàn)場考查過程中，教學(xué)秘書需要提供相關(guān)的檔案資料。在認(rèn)證過程中全體專業(yè)教師是主角，是直接的參與者，教學(xué)秘書是配角，配合專業(yè)完成申請、自評、現(xiàn)場考查等。如果把認(rèn)證過程比作一場戰(zhàn)爭，專業(yè)教師是前線的戰(zhàn)士，教學(xué)秘書是后方保障人員，后方保障人員要為前方戰(zhàn)士提供足夠的彈藥。這彈藥就是日常積累的數(shù)據(jù)、檔案資料。如果沒有足夠的彈藥，即使專業(yè)教學(xué)做得再好也沒有憑據(jù)佐證，巧婦難為無米之炊。配角算不上重要，但配角不是旁觀者，沒有配角的認(rèn)證過程不會(huì)順利。因此，教學(xué)秘書要擺正定位，在申請、自評、現(xiàn)場考查階段努力做好配角，而在日常教學(xué)管理工作中、在認(rèn)證保持階段，教學(xué)秘書要轉(zhuǎn)變?yōu)橹鹘?，按認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)加強(qiáng)管理，主動(dòng)積極積累檔案資料，及時(shí)挖掘有效數(shù)據(jù)為專業(yè)持續(xù)改進(jìn)提供參考依據(jù)。

三、加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)提高教學(xué)管理能力

現(xiàn)行管理模式下教學(xué)秘書主要圍繞著職能部門、學(xué)院指令開展。教學(xué)秘書的日常工作主要是保證學(xué)院的教學(xué)運(yùn)行，具體分為對學(xué)生工作和對教師工作兩部分。由于教學(xué)秘書平時(shí)的工作繁重、瑣碎，不能長期離開崗位，外出培訓(xùn)機(jī)會(huì)很少，工作時(shí)間基本沒有精力靜心學(xué)習(xí)各專業(yè)的認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)。工程教育認(rèn)證對教學(xué)秘書日常管理能力提出了更高的要求，教學(xué)秘書需要多多利用業(yè)余時(shí)間加強(qiáng)學(xué)習(xí)以適應(yīng)認(rèn)證各環(huán)節(jié)。

（一）加強(qiáng)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)學(xué)習(xí)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)由通用標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)補(bǔ)充標(biāo)準(zhǔn)兩部分構(gòu)成。通用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了專業(yè)在學(xué)生、培養(yǎng)目標(biāo)、畢業(yè)要求、持續(xù)改進(jìn)、課程體系、師資隊(duì)伍和支持條件7個(gè)方面的要求；專業(yè)補(bǔ)充標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定相應(yīng)專業(yè)領(lǐng)域在上述一個(gè)或多個(gè)方面的特殊要求和補(bǔ)充[7]。各專業(yè)對照7個(gè)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)起草申請報(bào)告和自評報(bào)告，專業(yè)教師對本專業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)和各項(xiàng)指標(biāo)體系比較清楚，但對教務(wù)管理系統(tǒng)和教學(xué)檔案不是很了解，如果教學(xué)秘書不了解認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)數(shù)據(jù)的用途，在和專業(yè)教師溝通時(shí)難免會(huì)造成一些不必要的麻煩。如在為畢業(yè)要求指標(biāo)點(diǎn)達(dá)成提供支撐的數(shù)據(jù)時(shí)，專業(yè)教師只提出他們的需求，不會(huì)指導(dǎo)教學(xué)秘書如何從教務(wù)管理系統(tǒng)獲得數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)應(yīng)采取什么樣的格式形式，這樣教學(xué)秘書在采集數(shù)據(jù)資料時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)偏差，處理的數(shù)據(jù)結(jié)果不符合要求?？梢?，教學(xué)秘書需要了解認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)中相關(guān)的培養(yǎng)目標(biāo)、畢業(yè)要求、課程體系等指標(biāo)及達(dá)成度的計(jì)算方法，這樣才能準(zhǔn)確地為認(rèn)證提供所需信息資料。教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)使得他們脫產(chǎn)系統(tǒng)地參加專業(yè)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)少，其主要學(xué)習(xí)途徑是通過專業(yè)教師提供的學(xué)習(xí)資料自學(xué)或咨詢專業(yè)教師，教學(xué)秘書要理解各專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)需要加倍努力。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提升管理能力第一，加強(qiáng)教務(wù)管理系統(tǒng)的學(xué)習(xí)。教學(xué)運(yùn)行的許多工作需要在教務(wù)管理系統(tǒng)中操作，教學(xué)秘書首先需要精通教務(wù)管理系統(tǒng)的各個(gè)功能。如學(xué)生成績可以按專業(yè)年級完成培養(yǎng)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方式導(dǎo)出，也可以按學(xué)年學(xué)期或按課程導(dǎo)出，教學(xué)秘書要隨時(shí)能從系統(tǒng)為認(rèn)證提供不同要求的有效數(shù)據(jù)。第二，加強(qiáng)教學(xué)管理規(guī)章學(xué)習(xí)。教學(xué)秘書要熟悉各項(xiàng)教學(xué)管理的規(guī)章制度和運(yùn)行規(guī)律，為專業(yè)建設(shè)和改進(jìn)提供可操作的規(guī)范建議。第三，加強(qiáng)認(rèn)證專業(yè)培養(yǎng)計(jì)劃學(xué)習(xí)。教學(xué)秘書不一定具備認(rèn)證所在專業(yè)的背景，其對專業(yè)培養(yǎng)計(jì)劃和課程體系了解不透徹，需要通過多向?qū)I(yè)教師請教來提升對專業(yè)的認(rèn)識，這樣才能在教學(xué)運(yùn)行中為學(xué)生和教師提供更專業(yè)的指導(dǎo)和服務(wù)。

（三）提高工作效率和創(chuàng)新意識教學(xué)秘書屬于二級學(xué)院和學(xué)校職能部門雙重管理，既要承擔(dān)學(xué)校職能部門布置的工作，也要完成二級學(xué)院的日常教學(xué)管理工作。同時(shí)，教學(xué)秘書還要及時(shí)做好各種信息的上傳下達(dá)，檔案資料的管理歸檔，協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)完成其他工作等。教學(xué)秘書從事的事務(wù)性工作都是圍繞著教學(xué)運(yùn)行時(shí)間節(jié)點(diǎn)有規(guī)律開展，教學(xué)運(yùn)行的時(shí)效性很強(qiáng)，這使得教學(xué)秘書的主觀能動(dòng)性受到限制。教學(xué)運(yùn)行的特點(diǎn)要求教學(xué)秘書在管理工作中做到工作節(jié)點(diǎn)零延誤、課程管理零誤差、學(xué)生管理零遺漏、檔案管理零丟失[8]。教學(xué)秘書應(yīng)通過提升計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能、文檔和數(shù)據(jù)的處理能力，如利用Word中的郵件分發(fā)下達(dá)各種教學(xué)通知，利用Excel中的相關(guān)公式處理數(shù)據(jù)，減少人為因素造成的失誤，利用QQ平臺、短信平臺等加強(qiáng)與師生間的溝通和信息傳遞等，提高工作效率，確保各項(xiàng)教學(xué)管理工作保質(zhì)保量按時(shí)完成。隨著工程教育認(rèn)證的逐步推進(jìn)，教學(xué)秘書的工作量進(jìn)一步增加，有時(shí)工作應(yīng)接不暇、手忙腳亂容易出錯(cuò)，因此教學(xué)秘書不能自囿于原有的工作習(xí)慣，需要加強(qiáng)創(chuàng)新意識，常思工作方式方法的改進(jìn)，引入工程教育認(rèn)證中的持續(xù)改進(jìn)的理念，不斷調(diào)整、不斷創(chuàng)新、不斷改進(jìn)。

四、注重痕跡工程，規(guī)范檔案管理

教學(xué)秘書涉及的檔案包含課程相關(guān)的教學(xué)檔案，如教學(xué)大綱、教學(xué)日歷、試卷、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）、實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)報(bào)告、成績單等，以及與教學(xué)管理相關(guān)的教學(xué)管理文件，如院校兩級的教學(xué)管理文件，其中包括管理規(guī)定、規(guī)章制度、質(zhì)量過程監(jiān)控記錄、信息反饋等[9]。為便于各專業(yè)查閱教學(xué)檔案，教學(xué)秘書應(yīng)將試卷、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）等教學(xué)檔案資料從原來按學(xué)年學(xué)期的存檔方式改為按專業(yè)分類別歸檔，如在查閱學(xué)生試卷時(shí)以學(xué)生選課課號為檢索依據(jù)可快速查找所需檔案，做到檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化、專業(yè)化。工程教育認(rèn)證強(qiáng)調(diào)過程管理和持續(xù)改進(jìn)，從專業(yè)培養(yǎng)方案的修訂到學(xué)生成績的體現(xiàn)都需要有佐證材料，提倡痕跡工程[10]。當(dāng)今社會(huì)提倡低碳，許多工作采用無紙化辦公，許多職能部門的運(yùn)行指令通過QQ群或郵件，這對工程教育認(rèn)證提倡的痕跡工程帶來難度，這也要求教學(xué)秘書改進(jìn)原有只存結(jié)果不留過程資料的檔案管理習(xí)慣，加強(qiáng)過程管理中痕跡檔案收集意識。如對培養(yǎng)方案修訂過程，轉(zhuǎn)專業(yè)、校際交流學(xué)生的課程替代和體現(xiàn)支撐本專業(yè)畢業(yè)要求學(xué)分認(rèn)定過程，對學(xué)生幫扶過程等都需要留下痕跡。教學(xué)秘書平時(shí)要注重各環(huán)節(jié)電子檔和紙質(zhì)檔的痕跡積累、數(shù)據(jù)積累，定期整理歸檔。

五、挖掘數(shù)據(jù)為教學(xué)運(yùn)行提供決策支持

教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)使得教學(xué)秘書工作時(shí)被動(dòng)性強(qiáng)，工作主要是執(zhí)行主管部門和學(xué)院的指令為主，做什么和怎么做都是由主管部門和學(xué)院明確，對師學(xué)生說什么、怎么解釋都需要按相應(yīng)的文件規(guī)范，教學(xué)秘書的主觀能動(dòng)性發(fā)揮余地小。但教學(xué)秘書能在第一時(shí)間掌握學(xué)院教學(xué)的主要數(shù)據(jù)，如全院課程成績數(shù)據(jù)、選課人數(shù)數(shù)據(jù)、學(xué)評教和教評學(xué)等質(zhì)量監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)，以及師生反饋的訴求。這就需要教學(xué)秘書發(fā)揮主觀能動(dòng)性，挖掘教學(xué)數(shù)據(jù)為學(xué)院教學(xué)運(yùn)行提供決策依據(jù)。為此，應(yīng)對原來對數(shù)據(jù)只做保存轉(zhuǎn)發(fā)的管理方式下做出改進(jìn)。第一，分析每學(xué)期的課程成績數(shù)據(jù)，挖掘出通過率低的課程，為學(xué)院和專業(yè)提出教學(xué)改進(jìn)和安排重修班的依據(jù)。第二，在選課階段及時(shí)反饋選課人數(shù)，合理調(diào)整教學(xué)容量，滿足學(xué)生需求。第三，每學(xué)期分析學(xué)生的成績數(shù)據(jù)，尤其是學(xué)籍警示學(xué)生數(shù)據(jù)，對不及格率高的學(xué)生、成績中曠考、取消、放棄等信息及時(shí)反饋給學(xué)工線和班主任及各專業(yè)教師，為學(xué)風(fēng)建設(shè)和教學(xué)管理提供支持?jǐn)?shù)據(jù)，體現(xiàn)“以學(xué)生為中心”的理念。

六、總結(jié)

教學(xué)秘書是高校教學(xué)和工程教育認(rèn)證中不可缺少的角色，在工程教育認(rèn)證不斷推出的新理念、新要求下，教學(xué)秘書在完成日常工作的同時(shí)要主動(dòng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高工作效能和管理能力，充分理解各專業(yè)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，踐行“以學(xué)生為中心”的理念，及時(shí)了解師生需求，強(qiáng)化服務(wù)意識。同時(shí)，學(xué)校要為教學(xué)秘書創(chuàng)造系統(tǒng)地學(xué)習(xí)工程專業(yè)認(rèn)證知識和專業(yè)檔案管理的機(jī)會(huì)，完善教學(xué)秘書的專業(yè)培訓(xùn)機(jī)制，提高教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)水平。教學(xué)秘書要與時(shí)俱進(jìn)保持良好的狀態(tài)迎接新的挑戰(zhàn)。

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作者：張群艷 雷鷹 楊詠梅 單位：浙江理工大學(xué)機(jī)械與自動(dòng)控制學(xué)院